คู่มือปฏิบัติงานการกลั่นกรองและตรวจสอบหลักฐานจ่าย

20 สว่ นท่ี 4 ขน้ั ตอนหลกั เกณฑแ์ ละวธิ ีการปฏิบัตงิ านในระบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (ระบบ MIS) ขน้ั ตอนหลักเกณฑแ์ ละวิธีการปฏิบตั งิ านในระบบอเิ ล็กทรอนิกส์ (ระบบ MIS) ในการจัดทาเอกสารรายงานทางการเงินและการจัดทาใบสาคัญการบันทึกบัญชีรายงาน ทางการเงินซ่ึงเกิดจากเงินนอกงบประมาณ และงบทดลองด้วยระบบบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ (ระบบ MIS) โดยมขี ั้นตอนการทางานเริ่มตน้ และสน้ิ สดุ กระบวนการดังต่อไปน้ี 1. การจัดทาใบสาคัญการบันทึกบัญชีด้านการรับเงินประจาวันในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ MIS เพื่อลงบัญชี (ด้านรบั ) ดังน้ี รูปที่ 1 หน้าโปรแกรมบันทกึ การรับเงนิ - ข้ันตอนการเพิม่ รายการรบั เงินใหม่ รปู ที่ 2 ฟอร์มการเพิ่มรบั เงินใหม่

21 1.1 ขนั้ ตอนการจัดทาใบสาคัญการลงบัญชีดา้ นรับ (เงนิ รายได้) รปู ที่ 3 ฟอรม์ การดงึ รายการ โดยมรี ายละเอียดการทางานดังต่อไปนี้ 1. กดปุม่ เลอื กประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผน่ ดิน - เงินรายไดม้ หาวทิ ยาลยั - เงนิ รับฝากถอนคนื 2. เลอื กวันทกี่ ารลงบญั ชี 3. กดปุ่มเลือกประเภทการรับ - เงนิ สด - จา่ ยตรง - หักภาษี ณ ที่จา่ ย 4. กดปมุ่ ดึงรายการ รูปที่ 4 ฟอรม์ การดึงรายการการรับเงนิ

22 รูปที่ 5 ฟอรม์ รายการท่ีสามารถดึงมาได้ - กรณที ี่ตอ้ งการเพิ่มรายการนอกเหนอื จากการดึงรายการ รูปท่ี 6 ฟอรม์ การเพมิ่ รายการด้านรับ รปู ท่ี 7 ฟอรม์ การคน้ หารายการบญั ชี GL

23 รปู ท่ี 8 ฟอร์มการเลือกรายการในบัญชี GL รูปที่ 9 ฟอร์มการลงจานวนเงินรบั - ข้นั ตอนการลบรายการ รปู ที่ 10 ฟอร์มการเลือกลบรายการ

24 - ขนั้ ตอนการแยกรายการ รูปที่ 11 ฟอร์มการเลือกรายการ รปู ท่ี 12 ฟอร์มการแยกรายการ หมายเหตุ ข้อสงั เกตการบันทึกจานวนเงินทั้งสองชอ่ งต้องใหเ้ ทา่ กัน รปู ที่ 13 ฟอร์มรายการทีแ่ ยก

25 - ข้ันตอนการรวมรายการ รปู ที่ 14 ฟอร์มการรวมรายการ - ข้ันตอนการบันทกึ รายการด้านรับ รูปท่ี 15 ฟอร์มการบันทกึ รายการดา้ นรบั ตัวอย่างรายงานการรับเงนิ รปู ที่ 16 ตวั อย่างฟอร์มรายงานการรบั เงนิ

26 ตวั อย่างใบสาคัญการลงบัญชี รูปที่ 17 ตัวอย่างฟอรม์ ใบสาคัญการลงบญั ชี - ข้นั ตอนการคน้ หารายการรับเงนิ รูปที่ 18 ฟอรม์ การค้นหารายการ รูปที่ 19 ฟอร์มแสดงรายการดา้ นรับเงิน

27 1.2 ขั้นตอนการจัดทาใบสาคญั การลงบญั ชีด้านรับ (เงนิ รบั ฝาก) รูปท่ี 20 ฟอร์มการดงึ รายการ มีรายละเอียดดังต่อไปน้ี 1. กดปุม่ เลอื กประเภทงบประมาณ - เงินงบประมาณแผ่นดิน - เงนิ รายไดม้ หาวทิ ยาลัย - เงินรับฝากถอนคนื 2. เลือกวนั ทกี่ ารลงบัญชี 3. กดปุ่มเลอื กประเภทการรับ - เงนิ สด - จ่ายตรง - หกั ภาษี ณ ทีจ่ า่ ย 4. กดปมุ่ ดึงรายการ รปู ท่ี 21 ฟอร์มการดึงรายการการรับเงิน

28 รูปที่ 22 ฟอร์มรายการที่ดึงมา - กรณที ี่ตอ้ งการเพ่มิ รายการนอกเหนอื จากการดงึ รายการ รปู ท่ี 23 ฟอร์มการเพ่มิ รายการด้านรับ รูปที่ 24 ฟอรม์ การคน้ หารายการบัญชี GL

29 รปู ที่ 25 ฟอร์มการเลือกรายการในบญั ชี GL รปู ที่ 26 ฟอร์มการลงจานวนเงินรบั - ข้นั ตอนการลบรายการ รปู ท่ี 27 ฟอร์มการเลือกลบรายการ

30 - ข้ันตอนการแยกรายการ รปู ท่ี 28 ฟอร์มการเลือกรายการ รปู ท่ี 29 ฟอร์มการแยกรายการ หมายเหตุ ข้อสังเกตบันทกึ จานวนเงนิ ทงั้ สองช่องตอ้ งใหเ้ ท่ากนั รปู ท่ี 30 ฟอร์มรายการทแ่ี ยก

31 - ขนั้ ตอนการรวมรายการ รูปที่ 31 ฟอร์มการรวมรายการ - ขนั้ ตอนการบันทกึ รายการดา้ นรบั รูปท่ี 32 ฟอร์มการบันทกึ รายการด้านรบั

32 1.3 ข้นั ตอนการจัดทาใบสาคัญการลงบัญชีด้านรบั (เงนิ งบประมาณแผ่นดนิ ) รูปที่ 33 ฟอรม์ การดึงรายการ มรี ายละเอียดดังต่อไปนี้ 1. กดป่มุ เลอื กประเภทงบประมาณ - เงินงบประมาณแผน่ ดิน - เงนิ รายไดม้ หาวิทยาลัย - เงนิ รบั ฝากถอนคนื 2. เลือกวันทีก่ ารลงบัญชี 3. กดปมุ่ เลือกประเภทการรับ 4. กดปุ่มดึงรายการ รปู ท่ี 34 ฟอร์มการดึงรายการการรบั เงิน

33 รูปที่ 35 ฟอร์มรายการที่ดึงมา - กรณที ี่ตอ้ งการเพ่มิ รายการนอกเหนอื จากการดงึ รายการ รปู ท่ี 36 ฟอร์มการเพ่มิ รายการด้านรบั รูปที่ 37 ฟอรม์ การคน้ หารายการบัญชี GL

34 รปู ที่ 38 ฟอร์มการเลือกรายการในบญั ชี GL รปู ที่ 39 ฟอร์มการลงจานวนเงินรบั - ข้นั ตอนการลบรายการ รปู ท่ี 40 ฟอร์มการเลือกลบรายการ

35 รูปท่ี 41 ฟอร์มการเลือกรายการ รปู ที่ 42 ฟอรม์ การแยกรายการ หมายเหตุ ข้อสังเกตบันทกึ จานวนเงนิ ท้ังสองช่องตอ้ งใหเ้ ท่ากนั รปู ท่ี 43 ฟอร์มรายการที่แยก

36 - ขนั้ ตอนการรวมรายการ รูปที่ 44 ฟอร์มการรวมรายการ - ขนั้ ตอนการบันทกึ รายการดา้ นรบั รูปท่ี 45 ฟอร์มการบันทกึ รายการด้านรบั

37 2. การจัดทาใบสาคัญการบันทึกบัญชีด้านการจ่ายเงินประจาวันในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ MIS เพ่อื ลงบญั ชี (ดา้ นจา่ ย) รูปที่ 1 หนา้ โปรแกรมบนั ทึกการจ่ายเงิน - ขน้ั ตอนการเพ่ิมรายการจา่ ยเงนิ ใหม่ รปู ที่ 2 ฟอรม์ การเพ่ิมรายการจ่ายเงนิ ใหม่

38 2.1 ข้นั ตอนการจัดทาใบสาคญั การลงบัญชดี า้ นจ่าย รปู ที่ 3 ฟอรม์ การดงึ รายการ มรี ายละเอยี ดดงั ต่อไปนี้ 1. กดปมุ่ เลือกประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผ่นดิน - เงนิ รายไดม้ หาวทิ ยาลยั - เงินรับฝากถอนคืน 2. เลือกวนั ท่ีการลงบัญชี 3. กดปุ่มเลือกประเภทการจา่ ย 4. กดปมุ่ ดงึ รายการ รปู ท่ี 4 ฟอรม์ การดงึ รายการการจ่ายเงนิ

39 รปู ท่ี 5 ฟอร์มรายการท่ดี ึงมา - กรณที ี่ตอ้ งการเพ่มิ รายการนอกเหนือจากการดึงรายการ รูปที่ 6 ฟอร์มการเพิม่ รายการด้านจา่ ย รูปที่ 7 ฟอร์มการค้นหารายการบญั ชี GL

40 รูปท่ี 8 ฟอร์มการเลือกรายการในบญั ชี GL รูปท่ี 9 ฟอรม์ การลงจานวนเงินด้านจ่าย - ขนั้ ตอนการลบรายการ รปู ที่ 10 ฟอร์มการเลือกลบรายการ

41 - ข้ันตอนการแยกรายการ รปู ที่ 11 ฟอร์มการเลือกรายการ รปู ท่ี 12 ฟอร์มการแยกรายการ หมายเหตุ ข้อสังเกต บันทึกจานวนเงนิ ท้ังสองช่องตอ้ งใหเ้ ท่ากนั รปู ท่ี 13 ฟอร์มรายการท่แี ยก

42 - ขน้ั ตอนการรวมรายการ รูปท่ี 14 ฟอรม์ การรวมรายการ - ขนั้ ตอนการบนั ทึกรายการด้านจา่ ย รปู ท่ี 15 ฟอร์มการบนั ทึกรายการด้านจา่ ย ตวั อย่างรายงานการจ่ายเงนิ รูปที่ 16 ตัวอย่างฟอรม์ รายงานการจา่ ยเงนิ

43 ตัวอย่างใบสาคัญการลงบัญชี รูปที่ 17 ตัวอยา่ งฟอรม์ ใบสาคญั การลงบัญชี 2.2 ข้ันตอนการจัดทาใบสาคัญการลงบญั ชีดา้ นจา่ ย (จ่ายเงินสด) รปู ที่ 18 ฟอรม์ การดงึ รายการ มรี ายละเอยี ดดงั ต่อไปน้ี 1. กดปมุ่ เลือกประเภทงบประมาณ - เงินงบประมาณแผ่นดิน - เงนิ รายไดม้ หาวทิ ยาลยั - เงนิ รบั ฝากถอนคนื 2. เลอื กวันท่กี ารลงบัญชี 3. กดปุ่มเลือกประเภทการจา่ ย 4. ตก๊ิ ล้างใบสาคัญ 5. กดปุ่มดงึ รายการ

44 รปู ท่ี 19 ฟอร์มการดึงรายการการจ่ายเงิน รูปท่ี 20 ฟอรม์ รายการท่ดี ึงมา - กรณีท่ตี อ้ งการเพิ่มรายการนอกเหนือจากการดึงรายการ รปู ท่ี 21 ฟอร์มการเพิม่ รายการด้านจ่าย

45 รปู ท่ี 22 ฟอร์มการคน้ หารายการบัญชี GL รปู ท่ี 23 ฟอร์มการเลือกรายการในบญั ชี GL รูปที่ 24 ฟอร์มการลงจานวนเงินด้านจา่ ย

46 - ข้นั ตอนการลบรายการ รปู ท่ี 25 ฟอร์มการเลือกลบรายการ - ขั้นตอนการแยกรายการ รปู ที่ 26 ฟอร์มการเลือกรายการ รูปท่ี 27 ฟอรม์ การแยกรายการ หมายเหตุ บันทึกจานวนเงินทั้งสองช่องใหเ้ ทา่ กัน

47 รปู ท่ี 28 ฟอร์มรายการที่แยก - ข้ันตอนการรวมรายการ รปู ท่ี 29 ฟอร์มการรวมรายการ - ขน้ั ตอนการบนั ทกึ รายการด้านจา่ ย รปู ที่ 30 ฟอร์มการบนั ทกึ รายการด้านจ่าย

48 2.3 ขัน้ ตอนการจดั ทาใบสาคัญการลงบัญชดี า้ นจา่ ย (จ่ายผ่านธนาคาร) รปู ท่ี 31 ฟอรม์ การดึงรายการ มรี ายละเอียดดังต่อไปน้ี 1. กดปมุ่ เลือกประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผน่ ดิน - เงินรายได้มหาวทิ ยาลัย - เงินรับฝากถอนคนื 2. เลอื กวันทก่ี ารลงบญั ชี 3. กดปมุ่ เลอื กประเภทการจ่าย 4. ตก๊ิ ล้างใบสาคัญ 5. กดปุม่ ดงึ รายการ 6. ติก๊ เลอื ก ล้าง-ใบสาคญั ค้างจา่ ย 7. กดปุ่มตกลง รูปท่ี 32 ฟอร์มการดงึ รายการการจา่ ยเงนิ

49 รปู ท่ี 33 ฟอรม์ รายการที่ดึงมา - ขั้นตอนการบนั ทึกรายการดา้ นจา่ ย รปู ท่ี 34 ฟอร์มการบนั ทึกรายการดา้ นจ่าย

50 2.4 ข้นั ตอนการจดั ทาใบสาคญั การลงบัญชีด้านจา่ ย (จ่ายตรง) รูปท่ี 35 ฟอรม์ การดึงรายการ มีรายละเอียดดงั ต่อไปน้ี 1. กดป่มุ เลือกประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผ่นดนิ - เงนิ รายได้มหาวทิ ยาลัย - เงนิ รบั ฝากถอนคนื 2. เลือกวนั ท่กี ารลงบัญชี 3. กดปุ่มเลอื กประเภทการจา่ ย 4. คลิกล้างใบสาคัญ 5. กดปมุ่ ดงึ รายการ 6. คลกิ เลอื ก ลา้ ง-ใบสาคัญค้างจ่าย 7. กดปุ่มตกลง รปู ที่ 36 ฟอร์มการดงึ รายการการจา่ ยเงิน

51 รปู ท่ี 37 ฟอรม์ รายการที่ดึงมา - ขั้นตอนการบนั ทึกรายการดา้ นจา่ ย รปู ท่ี 38 ฟอร์มการบนั ทึกรายการดา้ นจ่าย

52 2.5 ขน้ั ตอนการจดั ทาใบสาคัญการลงบัญชีด้านจ่าย (ลา้ งลกู หนี้เงนิ ยืมรายได้) รปู ท่ี 39 ฟอร์มการดงึ รายการ มีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 1. กดป่มุ เลอื กประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผน่ ดนิ - เงินรายได้มหาวทิ ยาลยั - เงินรับฝากถอนคืน 2. เลอื กวันที่การลงบัญชี 3. กดปุ่มเลอื กประเภทการจา่ ย 4. กดลา้ งใบสาคัญ 5. กดปมุ่ ดงึ รายการ รปู ท่ี 40 ฟอร์มการดงึ รายการการจา่ ยเงิน

53 รปู ที่ 41 ฟอร์มรายการทีด่ ึงมา - ขน้ั ตอนการบันทึกรายการด้านจา่ ย รปู ที่ 42 ฟอร์มการบันทกึ รายการด้านจา่ ย 3. การจัดทาใบสาคัญการลงบัญชดี ้านทว่ั ไป รูปท่ี 1 หน้าโปรแกรมบันทึกใบสาคญั การลงบญั ชี

54 - การเพิม่ รายการใบสาคัญการลงบญั ชี รปู ที่ 2 ฟอร์มหน้าเพิ่มใหม่ใบสาคัญการลงบญั ชี 3.1 ขั้นตอนการลงบญั ชีดา้ นทัว่ ไป (กรณนี าเงินสดฝากธนาคาร) รูปที่ 3 มรี ายละเอียดดังต่อไปน้ี 1.กดปุ่มเลือกประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผ่นดนิ - เงนิ รายไดม้ หาวทิ ยาลยั - เงนิ รบั ฝากถอนคนื 2. เลอื กวันทก่ี ารลงบญั ชี 3. กดปุ่มเลอื กประเภท 4. กรอกเลขอ้างองิ 5. กรอกรายการคาอธิบาย 6. กดปุม่ เพ่ิมรายการ

55 รปู ท่ี 4 ฟอร์มการเลอื กรายการในบญั ชี GL รปู ท่ี 5

56 3.2 ข้ันตอนการบนั ทึกใบสาคัญการลงบัญชดี ้านทวั่ ไป (กรณปี รบั ปรุงบญั ชี) รปู ท่ี 6 มีรายละเอียดดังต่อไปน้ี 1. กดปมุ่ เลอื กประเภทงบประมาณ - เงนิ งบประมาณแผน่ ดนิ - เงนิ รายได้มหาวิทยาลยั - เงนิ รบั ฝากถอนคนื 2. เลือกวนั ทกี่ ารลงบัญชี 3. กดปมุ่ เลอื กประเภท 4. กรอกเลขอา้ งอิง 5. กรอกรายการคาอธบิ าย 6. กดปมุ่ เพิ่มรายการ รูปท่ี 7 ฟอรม์ การเลือกรายการในบญั ชี GL

57 รปู ท่ี 8 4. การจัดทารายงานทางการเงินในรูปแบบต่างๆ 4.1 รายงานงบทดลอง รูปที่ 1

58 รูปที่ 2 ตวั อยา่ งรายงานงบทดลอง รปู ที่ 3 รูปท่ี 4

59 4.2 รายงานงบกาไร/ขาดทนุ รปู ที่ 1 รปู ที่ 2 ตัวอย่างรายงานงบกาไร/ขาดทุน รปู ท่ี 3

60 4.3 รายงานงบดุล รูปท่ี 1 รปู ที่ 2 ตัวอย่างรายงานงบดุล รปู ท่ี 3

61 4.4 รายงานบัญชแี ยกประเภท รูปที่ 1 รปู ที่ 2 ตัวอยา่ งรายงานบัญชีแยกประเภท รูปท่ี 3

62 4.5 รายงานสมดุ รายวนั รปู ท่ี 1 รปู ที่ 2 ตัวอยา่ งรายงานสมุดรายวัน รปู ท่ี 3

63 4.6 รายงานการลงบัญชี รปู ท่ี 1 รปู ที่ 2 ตัวอย่างรายงานการลงบญั ชี รปู ท่ี 3

64 5. รายงานงบเดือน 5.1 รายงานบัญชธี นาคาร รูปท่ี 1 รปู ที่ 2 ตัวอย่างรายงานบัญชธี นาคาร รูปท่ี 3

65 5.2 รายงานลูกหนเี้ งินยืม รปู ที่ 1 รูปที่ 2 ตวั อย่างรายงานลกู หนเี้ งนิ ยืม รูปท่ี 3

66 ตัวอย่างรายงานลูกหนีเ้ งนิ ยมื (แบบแจงรายการคนื ) รูปท่ี 4 5.3 รายงานเงนิ รบั ฝาก รูปที่ 1 รปู ที่ 2

67 ตวั อยา่ งรายงานเงินรบั ฝาก รูปท่ี 3 5.4 รายงานเงินมดั จาสัญญา รปู ท่ี 1 รปู ท่ี 2

68 ตัวอยา่ งรายงานเงนิ มัดจาสัญญา รปู ท่ี 3 5.5 รายงานสรปุ ยอดคงเหลือ (เงนิ นอกงบประมาณ) รูปที่ 1 รปู ท่ี 2

69 ตวั อย่างรายงานสรุปยอดคงเหลอื (เงินนอกงบประมาณ) รปู ที่ 3 5.6 รายงานรายได้ (เงนิ นอกงบประมาณ) รูปที่ 1 รปู ท่ี 2