ST-SDC-คู่มือ_วิธีการขึ้นทะเบียนเอกสารบนโปรแกรม iDocume 01-08-65 - Copy

คมู อื การใชง าน วธิ กี ารขนึ้ ทะเบียนเอกสารบนโปรแกรม iDocument System สํานกั ระบบมาตรฐาน-สายธุรกจิ ไกไข ฉบับที่ 1 Date: 01/08/65 จัดทาํ โดย นางสาวกฤษณา วิยา เจาหนา ที่ควบคมุ เอกสาร 1

หัวขอ Slide 1. Flow ขั้นตอนการสรา งเอกสาร 1-6 2. Document Action Request (DAR) 7-27 3. Action 28-60

Flow ขั้นตอนการสรา งเอกสาร

Document Action Request (DAR) คอื Menu สาํ หรับการขอ (Request) เพอื่ ขอจดั ทํา แกไ ข หรือยกเลิก เอกสารมาตรฐาน (Standard) ประเภทตางๆ บนระบบ เชน เอกสาร Procedure, Work Instruction, Form และ Support Document โดยเม่ือเอกสารดงั กลาวไดร ับการอนมุ ัติบนระบบเรียบรอยแลวจะถูกแจกจา ย ไปยงั ผเู กยี่ วของ (Distribute) เพอ่ื นาํ Request No. ทไี่ ดไ ปทําการสราง Action เอกสารตามการ ขอของเอกสารแตละประเภทบนระบบตอ ไป

Action คือ Menu สําหรับนาํ Request No. จากการทาํ DAR ทีผ่ านการอนมุ ตั เิ รียบรอยแลวมาจัดทํา เอกสารตามใบคําขอ (Request) ใน DAR คือ การขอสรางใหม, การขอแกไข (โดยการขอแกไข เอกสารเทานัน้ จะไดเ ปน เอกสารใหมที่มี Issue (Version) เพิม่ ใหอตั โนมตั ิ

Document Action Request (DAR)

01 | Request DAR

Request (DAR)

Request (DAR) 1. คลิกปมุ Request 2. คลิกปุม Document Action Request

Request (DAR) 3. ระบบจะแสดงหนา จอ DAR : Document Action Request ใหด าํ เนนิ การกรอกขอมลู ดังน้ี

Request (DAR)

Request (DAR) 3.1 Plant* ใหด าํ เนินการกรอกขอมูล ดงั นี้

Request (DAR) 3.2 Org* ใหด ําเนินการกรอกขอมูล ดงั นี้

Request (DAR) 3.3 Request Doc Type* ใหดําเนินการกรอกขอมูล ดังน้ี

Request (DAR) 4. กรอกรายละเอยี ดขอมลู ของเอกสารในชอง New Document ดงั น้ี

Request (DAR) 5. ดําเนินการใสข อมูลเอกสารท่ตี องการขอจดั ทํา ดังน้ี 5.1 แท็บ Detail ใหใสรายละเอียดเนอื้ หาของขอมูลทขี่ อจดั ทําขึ้นใช ใหม

Request (DAR) 5. ดําเนนิ การใสข อมูลเอกสารทต่ี องการขอจดั ทาํ ดงั น้ี 5.2 แท็บ Attact File ใชในการแนบไฟลเอกสาร**สาํ หรับกรณีท่ขี อจัดทําเอกสารแบบฟอรม หรอื ไฟล

Request (DAR) จากนัน้ ระบบจะทําการ Create Request No. ของเอกสารและสง เมลแจงไปยังผรู บั ผิดชอบในข้นั ตอน ถัดไป ตาม Flow การสรางเอกสารท่ถี ูกกําหนดไวใ น Master Data > P Plant Org DocType

|02 DRAeRview/Approve

Review / Approve (DAR)

Review / Approve (DAR) ระบบแจง เมลมายังผรู ับผดิ ชอบ เพ่ือทําการ Review / Approve ใบ DAR ที่มกี ารขอ Request

Review / Approve (DAR) หรือ กรณีที่มเี อกสารใหด ําเนนิ การหลายฉบับ เมือ่ ดําเนินการ login เขาใชร ะบบ iDocument เรียบรอยแลว ใหคลกิ ที่เมนู My Job

Review / Approve (DAR) ในเมนู My Job จะแสดงสถานะรายการของเอกสารทั้งหมดท่รี อผูรบั ผดิ ชอบดําเนนิ การตอ ใหด าํ เนินการดบั เบิ้ลคลิกเปดเอกสารทีละรายการ / หรอื คลิกทเ่ี อกสารและคลกิ ปุม Open

Review / Approve (DAR)

03 | Distribute DAR

Distribute (DAR)

Distribute (DAR) เม่อื เอกสาร DAR ไดรับอนุมตั ิ ระบบจะมีการแจงเมล Distribute ไปยังผูรบั ผิดชอบเพ่ือนาํ Request No. ทีไ่ ดไ ปทาํ การสราง Action เอกสารตามการขอเอกสารแตล ะประเภท