แบบหนังสือราชการ

คมู อื การพมิ พหนงั สอื ราชการ

2 คํานาํ คูมือการการพิมพหนังสือราชการ ซึ่งประกอบดวยหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือ ประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ หนังสือที่เจาที่ทําขนึ้ หรอื รับไวเปนหลักฐานในราชการ ซึ่งจัดทํา ขึ้นเพ่ือเปนการใหความรู ความเขาใจเกี่ยวกับแนวทางในการปฏิบัติการพิมพหนังสือราชการ การตั้งคา หนากระดาษในการพิมพห นังสือราชการ การตง้ั ขอบเขตขอความ ขนาดตัวครุฑ การต้ังคาระยะหา งระหวา งบรรทัด แบบฟอรม และตัวอยางหนังสือราชการคูมือการปฏิบัติงานการ พิมพหนังสือราชการ ผูจัดทําหวังเปนอยางย่ิงวา คูมือเลมน้ีจะใหความรูและเปนแนวทางในการปฏิบัติงานไดอยางถูกตอง ตามระเบียบงานสารบรรณเพ่ือใหเกิดมี ประสิทธภิ าพและประสิทธผิ ลมากยิ่งขึ้นการพิมพห นงั สือราชการดว ยโปรแกรม Microsoft Word ฝา ยบริหารงานทั่วไป

3 สารบัญ 1. ประเภทหนังสือราชการ .................................................................................................................................... 4 2. แบบหนังสอื ราชการ.......................................................................................................................................... 6 2.1. แบบของกระดาษตราครฑุ ......................................................................................................................... 6 2.2. แบบของกระดาษบันทกึ ขอ ความ............................................................................................................... 7 2.3. การสรางหนังสอื ราชการ ........................................................................................................................... 8

4 1. ประเภทหนงั สอื ราชการ หนงั สือราชการ หมายถึง หนังสือราชการ ตามระเบยี บสํานักนายกรฐั มนตรวี าดวยงาน สารบรรณ พ.ศ.2526 และระเบยี บสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ.2548 หมายถึง เอกสารทเ่ี ปน หลกั ฐานในราชการ ( ชนิดของหนงั สือราชการ มี 6 ชนิด ไดแก 1. หนังสือภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน 3. หนงั สือประชาสัมพนั ธ 4. หนังสอื ที่เจาหนา ท่ีทําขน้ึ หรือรบั ไวเปนหลกั ฐานในราชการ 5. หนังสอื ประทับตรา หนังสอื ส่ังการ 1. หนงั สือภายนอก คือ หนังสือตดิ ตอ ราชการทเ่ี ปน แบบพิธี โดยใชกระดาษตราครุฑ เชน หนังสอื ติดตอ ราชการระหวา งสวนราชการ หรือสวนราชการท่ีมีถึงหนวยงานอ่นื ใด ซ่งึ มิใชสว นราชการหรือทมี่ ีถึงบคุ คล ภายนอก 2. หนงั สือภายใน คอื หนงั สอื ตดิ ตอราชการที่เปนแบบพิธีนอ ยกวา หนังสือภายนอก เปนหนงั สือติดตอ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดียวกนั โดยใชก ระดาษบันทึกขอความ 3. หนงั สือประทบั ตรา คอื หนงั สือท่ใี ชป ระทบั ตราแทนการลงชื่อของหวั หนา สว นราชการระดับกรมขนึ้ ไป โดยใหหวั หนา สว นราชการระดับกองหรือผูท่ีไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปเปน ผูรับผดิ ชอบลงชือ่ ยอ กํากับตราหนังสือประทบั ตราใหใ ชไดท ั้งระหวา งสว นราชการกับสวนราชการและระหวางสว น ราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณที ่ีไมใชเ รอ่ื งสําคัญ ไดแก 1) การขอรายละเอียดเพิ่มเตมิ 2) การสงสําเนาหนงั สือ สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร 3) การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญหรือการเงนิ 4) การแจงผลงานท่ีไดด าเนินการไปแลว ใหส ว นราชการท่ีเกยี่ วขอ งทราบ 5) การเตือนเรื่องท่ีคาง เรือ่ งซึง่ หัวหนา สว นราชการระดับกรมข้ึนไปก าหนดโดยทาํ เปนคาํ สัง่ ใหใ ชห นงั สือประทบั ตรา 4. หนังสอื สงั่ การ ม3ี ชนดิ ไดแ ก คําส่ัง ระเบียบ และขอบังคับ 1) คําส่งั คือ บรรดาขอความทีผ่ ูบงั คบั บญั ชาสงั่ การใหปฏิบัติโดยชอบดว ย กฎหมาย 2) ระเบียบ คือ บรรดาขอความทผี่ ูมีอํานาจหนา ท่ีไดว างไว โดยจะอาศยั อาํ นาจของกฎหมายหรือไมก็ได เพอื่ ถือปฏิบตั ิเปน การประจํา 3) ขอบังคับ คือ ขอความทผ่ี มู ีอาํ นาจหนา ทกี่ าํ หนดใหใ ชโดยอาศยั อํานาจของกฎหมายที่บญั ญัตใิ หกระทาํ ได

5 5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธม ี 3 ชนิด ไดแ ก ประกาศ แถลงการณ และขา ว 1) ประกาศ คือ บรรดาขอความทีท่ างราชการประกาศ หรือชแ้ี จงใหทราบหรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ 2) แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพ่ือความเขา ใจในกจิ การของทางราชการ หรือ เหตุการณห รือกรณีอน่ื ๆ ใหทราบชัดเจนทัว่ กัน 3) ขาว คอื บรรดาขอ ความท่ีทางราชการ เห็นสมควรเผยแพรใ หท ราบ 6. หนังสอื ท่ีเจา หนาท่จี ัดทาํ ขึ้นหรอื รบั ไวเ ปน หลกั ฐานในราชการ คือ หนังสือทีท่ างราชการทาํ ขน้ึ นอกจากท่ีได กลา วมาแลว ขา งตน หรอื หนังสือที่หนวยงานอนื่ ใดซึง่ มิใชหนว ยงานราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สวนราชการ และสวนราชการบั ไวเ ปนหลกั ฐานของราชการ ม4ี ชนดิ คอื 1) หนงั สือรบั รอง คือ หนังสอื ท่ีสวนราชการออกใหเ พอื่ รบั รองแกบ ุคคล นติ ิบุคคลหรอื หนวยงาน เพอ่ื วัตถปุ ระสงคอยา งหนง่ึ อยางใดใหป รากฏแกบุคคลโดยทวั่ ไปไมจ าเพาะเจาะจง 2) รายงานการประชมุ คือ การบันทกึ ความคิดเหน็ ของผมู าประชุม และมตขิ องที่ประชมุ ไวเปนหลักฐาน 3) บนั ทึก คือ ขอความซึ่งผูใตบงั คับบัญชาเสนอตอผูบงั คับบัญชาหรือผูบ ังคบั บญั ชาสงั่ การแกผูใต บงั คับ บญั ชา หรอื ขอความทเ่ี จา หนาที่ หรอื หนวยงานระดับต ากวา สวนราชการระดบั กรมติดตอกนั ในการปฏบิ ตั ิราชการ 4) หนังสืออ่ืน คอื หนงั สือ หรอื เอกสารอ่นื ใดท่ีเกิดขึ้น เนื่องจากการปฏบิ ตั งิ านของเจา หนาทเี่ พื่อเปน หลกั ฐานในทางราชการ ซึ่งหมายรวมถงึ ภาพถา ย ฟมลเ ทปบนั ทึกเสียง และเทปบนั ทึกภาพดวย หรอื หนงั สือของ บุคคลภายนอกทีย่ ่ืนตอเจาหนาที่ และเจาหนาทไ่ี ดรบั ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว มรี ปู แบบตามที่ กระทรวง ทบวง กรม จะกาํ หนดขน้ึ ใชต ามความเหมาะสม เวน แตมีแบบกฎหมายเฉพาะเรอื่ งใหท าํ ตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผงั หลกั ฐานการสบื สวน และสอบสวน และคาํ รอง เปน ตน

6 2. แบบหนังสือราชการ 2.1. แบบของกระดาษตราครฑุ

7 2.2. แบบของกระดาษบันทึกขอความ

8 2.3. การสรางหนังสือราชการ 2.3.1. การตั้งระยะขอบหนากระดาษ 1) คลิกท่ีแทบ layout เลือกในกลมุ page setup - ขอบซา ย 3 เซนติเมตร - ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร - ขอบบน 2.5 เซนตเิ มตร - ขอบลา ง 2 เซนติเมตร

9 2.5 ซม 3 ซม 2ซม 2 ซม 2) การตง้ั ระยะขอบหนา กระดาษ การตั้งระยะบรรทดั ใหใ ชค าระยะบรรทัดปกติ คอื 1 เทา หรือ Single

10 2.3.2 การขนาดตราครุฑ 1) ตราครฑุ สูง 3 เซนติเมตร ใชส าํ หรับการจัดทํากระดาษตราครฑุ การวางตราครฑุ ใหว างหา งจาก ขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบน) 3 ซม 2) ตราครุฑสูง 1.5 เซนตเิ มตร ใชส าํ หรบั การจัดทาํ บันทึกขอ ความ การวางตราครฑุ ใหวางหาง จากขอบกระดาษบน ประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (ชิดขอบบนดา นซา ย) 1.5 ซม การวางตราครุฑ มีวธิ กี ารปฏบิ ตั ิดังนี้ 1. คลิ๊กทตี่ ัวครุฑ 2. ใช เมาส น าครฑุ ไปวางต าแหนงทีต่ องการ 3. กดปุม Ctrl + ลกู ศรชี้ (ข้ึน ลง ซา ย ขวา) เพอื่ เลื่อนตัวครุฑ 2.3.3 การพิมพหนงั สือภายนอก 1) ใชรูปแบบตัวพมิ พไทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT๙) ขนาด 16 พอยท 2) การพิมพ “ที่” และ “สวนราชการเจาของหนังสอื ” ใหพ ิมพต รงกับแนวเทาของตราครุฑ 3) การพิมพช ่ือเดอื น ใหตัวอักษรตัวแรกอยตู รงกับแนวเทาขวาของตราครุฑ 4) การพมิ พเรื่อง คาํ ข้ึนตน อา งถึง สิ่งท่สี งมาดว ย ใหม ีระยะบรรทดั ระหวา งกัน เทากับระยะบรรทัดปกติ และเพ่มิ คากอ นหนาอีก 6 พอยท 5) การยอหนาขอ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค และภาคสรปุ ใหมรี ะยะยอหนาตามคาไม บรรทัด ระยะการพมิ พ เทา กับ 2.5 เซนติเมตร

11 6) การพิมพคาํ ลงทาย ใหพิมพตัวอักษรตวั แรกอยูตรงกบั แนวกึงกลางของตราครุฑ และหาง จากบรรทัด สุดทายของภาคสรปุ เทากบั ระยะบรรทัดปกติ และเพ่มิ คากอนหนาอกี 12 พอยท 7) การพิมพชือเต็มของเจาของหนังสือ (ชือ สกุล) และตําแหนง เวนระยะบรรทัดการพิมพ 3 บรรทัด 8) ใหถอื คําลงทายเปนหลัก โดยใหอ ยูกงึ่ กลางซงึ่ กันและกัน ในกรณีท่ีตองพิมพตําแหนง 2 บรรทัด ระหวางบรรทัดใหใชร ะยะ 1 Enter 9) ระยะระหวา งตาํ แหนง กับสว นราชการเจาของเร่อื ง ใหเ วน บรรทัดการพมิ พ 3 บรรทัด (4 Enter) จากตําแหนง เจาของหนงั สือ หรอื ใหพจิ ารณาตามความเหมาะสมของพื้นท่ที ี่เหลืออยใู นหนากระดาษนั้น โดย สามารถเลอื กใชร ะยะบรรทัด 1 Enter หรอื 1 Enter + Before 6 pt หรือ 2 Enter ไดตามความเหมาะสม

12 2.3.4 การพิมพห นังสือภายใน 1) ใชรปู แบบตวั พมิ พไ ทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท 2) การพิมพส วนหวั ของแบบบันทึกขอความ 2.1) คาํ วา “บันทกึ ขอความ” พิมพดวยอักษรตัวหนา ขนาด 24 พอยท และปรับคาระยะ บรรทัดจาก 1 เทา เปน คา แนนอน (Exactly) 35 พอยท 2.2) คําวา “สว นราชการ วันท่ี เร่ือง” พิมพด วยอักษรตวั หนา ขนาด 20 พอยท 2.3) การพิมพค ําวา “วนั ที่” ใหพ ิมพตรงกบั ตัวอักษร “ข” และใหพิมพตวั อักษรตวั แรกของ ชือ่ เดือน ตรงกบั แนวหลังของตวั อกั ษร “ม” ของคาํ วา “บันทกึ ขอความ” (ดูแบบฟอรม ประกอบ) 2.4) ใชจ ดุ ไขปลาแสดงเสน บรรทดั ทเี่ ปน ชอ งวางหลงั ค า สวนราชการ ท่ี วันท่ี และ เรอ่ื ง 3) การพิมพคาํ ขึ้นตน ใหม ีระยะบรรทัดหางจากเรอ่ื งเทากบั ระยะบรรทดั ปกติและเพิ่มคากอ นหนา อีก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 pt) 4) การยอหนาขอ ความ ใหม รี ะยะยอ หนา ตามคา ไมบ รรทัดระยะการพิมพ เทา กบั 2.5 เซนตเิ มตร 5) การพิมพช ือ่ เต็มในวงเล็บ (ชื่อ สกลุ ) ใหพิมพอยใู นแนวกึ่งกลางกระดาษ เวนระยะบรรทัดการ พมิ พ 3 บรรทัดปกติ (4 Enter) จากบรรทัดสดุ ทายของขอ ความ และการพิมพต าแหนง ใหพมิ พ อยูก่ึงกลางซง่ึ กนั และ กัน ในกรณีทีต่ อ งพิมพต าแหนง 2 บรรทัด ระหวางบรรทดั ใหใชระยะ 1 Enter 6) จํานวนบรรทดั ในแตละหนาใหเ ปน ไปตามความเหมาะสมกับจาํ นวนขอความ

13

14 2.3.2 การพมิ พคําสง่ั / ประกาศ 1) ใชรูปแบบตัวพมิ พไทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท 2) ระหวางตวั ครฑุ กับขอ ความใหใชร ะยะบรรทัด (1 Enter+Before 6 pt) หรอื ปรบั ใหดูวา สวยงาม ไมช ดิ หรือหา งจนเกินไป 3) หวั เรือ่ งใหใชค ากึ่งกลางสาํ หรับการจดั ใหใชเ สนขีดระหวางหัวเรือ่ ง (ค าส่งั /ประกาศ) เสนที่ ขดี ระยะ พอประมาณ 4) ระหวา งเสนขน้ั กับภาคเหตุ ใหใชระยะบรรทัด (1 Enter+Before 12 pt) 5) การพิมพข อ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค ระยะการพิมพเ ทา กบั 2.5 เซนตเิ มตร และเพิม คา กอ นหนาอีก 6 พอยท (1 Enter+Before 6 pt) 6) การพิมพย อหนากอนยอหนาสุดทาย (ทง้ั นีต้ ง้ั แต. /จงึ ประกาศใหทราบโดยทว่ั กัน) ระยะการ พมิ พยอหนาเทากบั 2.5 เซนติเมตร และเพม่ิ คากอ นหนา อีก 6 พอยท (1 Enter+Before 6 pt) 7) การพิมพยอหนาสุดทาย (ส่ัง ณ วันท่ี ..../ ประกาศ ณ วนั ที่ ) ใหตัง้ คายอหนาเทากับ 4 เซนตเิ มตรและเพ่ิมคากอนหนาอีก 12 พอยท (1 Enter+Before 12 pt) 8) การพิมพคําลงทา ย ใหถือปฏบิ ัติเชน เดียวกับการพิมพหนังสือภายนอก



บรรณานกุ รม 1. https://district.cdd.go.th/huaithapthan/wp-content/uploads/sites/652/2017/06/crut-ext.jpg 2. https://forrememberblog.wordpress.com/2016/05/23/หนงั สอื ราชการ/ 3. www. namphrae.org/download/20170502100339_การพิมพห นงั สือราชการ.pdf