การจัดเก็ยตามระบบสี

ระบบจัดเก็บเอกสาร (ทางธุรกิจ)

ความหมายของการจดั การเอกสาร เปน็ การดาเนินการเอกสารที่ใช้ในสานักงานให้เป็นระบบ นับต้ังแต่การผลิต การใช้ การจดั เกบ็ การค้นคืน และการกาจดั พร้อมท้งั การนาเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ เพื่อให้บริการในด้านต่าง ๆ ที่เกีย่ วข้องกับเอกสารภายในสานักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความสาคัญของการจัดการเอกสาร ช่วยในการบริหารงานในยคุ ที่มีการแข่งขนั กนั ทั่วโลก ช่วยลดเวลาและ ทรัพยากรในการดาเนินงาน เปน็ หลักฐานกิจกรรมและการดาเนินงานของ หน่วยงาน กฎหมาย เป็นเอกสารจดหมายเหตุการจัดการภาพกราฟิก

การจาแนกเอกสารเพื่อจัดเกบ็ การเก็บเอกสารตามสตี ู้เอกสาร การจดั เกบ็ เอกสารตามสี ( Color Filing ) เปน็ วิธีการเก็บจดั เกบ็ เอกสารทีใ่ ช้สีเข้าช่วยใน การเก็บโดยอาศยั สีเปน็ ตวั จาแนกหมวดหมู่เอกสาร การเก็บเอกสารตามสแี ฟม้ เอกสาร

องคป์ ระกอบในการเก็บเอกสาร 1. เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร ซึ่งจะทาหน้าที่ดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ ในสภาพทีพ่ ร้อมจะใช้งานได้ตลอดเวลา 2. เอกสาร ซึง่ อาจจะอยู่ในรูปของรปู ภาพ ฟิล์ม ข้อความ แผ่นพับ ภาพโฆษณา จดหมาย 3. ระบบการจดั เก็บ คือ ระบบหรือวิธีการจดั เก็บเอกสารให้ เอกสารอยู่ในสภาพทีพ่ ร้อมจะใช้งาน ซึง่ แต่ละบริษัทอาจ จะมีระบบการเกบ็ เอกสารทีแ่ ตกต่างกันขึ้นอย่กู บั ความ เหมาะสมของแต่ละธุรกิจน้ัน

องคป์ ระกอบในการเก็บเอกสาร (ตอ่ ) 4. อุปกรณ์ในการจดั เก็บ การเก็บเอกสารจาเปน็ ต้องอาศยั อปุ กรณ์ต่าง ๆ ช่วยเพื่อให้การเกบ็ เอกสารมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 5. สถานที่ในการเกบ็ หมายถึง แหล่งเก็บเอกสาร ธรุ กิจควรจะมีการ จดั สถานที่ในการเกบ็ เอกสารอย่างเป็นสัดส่วนและเพียงพอ ห้องเกบ็ เอกสารควรเปน็ ห้องทีโ่ ปร่ง มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก

ข้นั ตอนในการจดั เก็บเอกสาร 1. การเตรียม คดั แยก จดั เอกสาร 2. การสร้างโครงสร้างในการจดั เกบ็ เอกสาร 3. การสแกนเอกสาร 4. การปรบั แต่งเอกสารในเครื่องสแกน 5. การตรวจสอบคุณภาพของเอกสาร 6. การนาเอกสารเข้าระบบเข้าสู่เครื่องระบบซอฟท์แวร์ 7. การจัดเอกสารต้นฉบับในสภาพเดิม

ประโยชนท์ ีไ่ ดร้ ับจากระบบเอกสาร 1. สามารถทางานและการค้นหาเอกสารได้รวดเรว็ และถกู ต้องมากขึ้น 2. ประหยดั เวลาในการคดั แยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถกู บนั ทึกลง ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครื่องสแกนเนอร์ 3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ 4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจดั เก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ ชวี ติ จะไมม่ ที างเป็นเหมือนเดิม

ประโยชนท์ ี่ไดร้ ับจากระบบเอกสาร (ต่อ) 5. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจดั เกบ็ ในรูปแบบของเอกสาร อิเลก็ ทรอนิกส์ ในระบบคอมพิวเตอร์ 6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถกู ต้อง 7. ประหยดั พื้นทีใ่ นการจัดเกบ็ ลดความซ้าซ้อนในการเกบ็ เอกสาร

Thank you