5. การสื่อสารเพื่อการพัฒนาองค์การ 2561

  1   การสื่อสารเพอ่ื การพัฒนาองค/การ โดย ผศ.ดร.ป$ยพงษ) สุเมตติกุล หลกั สตู รพัฒนานักบริหารระดับกลาง กระทรวงศึกษาธิการ (นบก.ศธ.) รุ9นท่ี 4 สถาบันพฒั นาครู คณาจารย/ และบุคลากรทางการศกึ ษา วนั พฤหสั บดี ท่ี 24 สงิ หาคม 2560   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  2   การส่ือสารเพ่อื การพัฒนาองคก$ าร การสือ่ สารภายในองคก. ารทด่ี ีจะชว# ยสร#างความเขา( ใจในนโยบายของผู,บรหิ ารและเป#นส่งิเชือ่ มความสัมพนั ธร' ะหวา% งบคุ ลากรในองคก0 ารและเพือ่ ให+เกิดประสิทธิภาพและประสทิ ธผิ ลต\"อองคก& ารในทางบวก เพราะนโยบายการบรหิ ารงานการจัดการขององคก\" ารเป$นสว' นสําคญั ท่ีจะผลักดนั ให)การดำเนนิ งานขององคก% ารเปน# ไปตามเปา# หมายและบรรลุวัตถปุ ระสงค,ท่ีต้ังไว\" การส่ือสารภายในองคก* ารจึงเป'นส่ิงจาํ เป&นและสาํ คญั ย่ิงสาํ หรับกจิ กรรมและการดําเนนิ งานตา\" งๆ ที่จะเกิดข้ึนในองค6การ ทั้งน้ีหากการส่ือสารภายในองค3การดีและมคี วามชดั เจน การสือ่ สารนนั้ ก็จะส\"งผลใหก\" ารปฏิบตั งิ านตามนโยบายเปน# ไปในทศิ ทางเดียวกัน บุคลากรในองคก8 ารเกดิ ความพงึ พอใจและเข&าใจนโยบายได&อย1างชัดเจน จึงจะสง\" ผลตอ\" ประสิทธภิ าพในการทาํ งาน ดังน้ันกระบวนการทาํ งานขององคก% ารเพ่อื ใหบ) รรลเุ ปา. หมายก็ควรจะต$องทาํ ใหก# ารติดต#อสือ่ สารระหว#างบุคลากรในฝ,ายตา/ งๆทงั้ ภายในและภายนอกองคก, ารเปน$ ไปอยา) งคลอ# งตวั เกดิ ความเขา* ใจทีต่ รงกนั เกดิ ความร*วมมือและการประสานงานอย#างมีประสิทธิภาพ เพอ่ื ให6การทาํ งานขององคก' ารประสบผลสําเรจ็ ด\"วยดี ความหมายของการสือ่ สาร เมื่อพิจารณาตามบริบทและความเปน* องค$การแลว# การส่ือสารองคก* าร หมายถึงการแลกเปลีย่ นขา+ วสารระหว%างผูส* ง% สาร และผร*ู ับสาร โดยใชส# ่ือหรอื ชอ* งทาง ตา\" ง ๆเปน# การติดต+อระหว+างบคุ คลในองค6การ มีลกั ษณะเป#นเครอื ขา+ ย (Network) ซ่งึ อาจกระทาํ ได/โดยใช&เครอ่ื งมือในการสอ่ื ความหมายดว& ยการพดู การเขยี น การใช&สญั ลกั ษณ> เพอ่ื ใหผ& อู& ่นื รับทราบได&โดยมจี ดุ มุง# หมายเพ่อื การโนม+ นา+ วจติ ใจให#เกดิ ผลอยา, งใดอยา, งหน่ึง ให#เกดิ การรับรู* เปลีย่ นทัศนคติหรอื เพอ่ื ใหเ) ปล่ียนพฤติกรรมอย#างใดอยา# งหนง่ึ หรอื หลายอย#าง นอกจากน้ยี งั เป-นการสร#างความเข#าใจและสร#างวฒั นธรรมตลอดจนสามารถสร#างความมนั่ คงให#กบั องค*การได# เปน# ศูนย(รวมใหอ. งคก( ารนน้ั ๆทํางานร'วมกันได.อย'างมีประสิทธิผล โดยผ&ูใช&จะต&องเข&าใจและเข&าถึงกระบวนการส่อื สารเปน> อยา? งดี   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  3   วัตถุประสงค,ของการสอื่ สาร 1. เพอ่ื แจ'งใหท' ราบ คอื การรบั และสง- ข-าวสารด2านตา- งๆ การนําเสนอเรื่องราว ความรู2สกึ นึกคดิ ความรู' หรอื สิง่ อน่ื ใด ทตี่ อ' งการให'ผ'ูรบั สารร'แู ละเข'าใจขอ' มูลนัน้ ๆ โดยมุDงให'ความรแู$ ละ สร#างความเข#าใจท่ีถกู ตอ# ง 2. เพอ่ื สนุ ทรยี ะและความบนั เทิง คือ การรับสง* ความร/ูสึกทด่ี ี และมง&ุ รักษามติ รภาพตอ& กัน เปน# การนาํ เสนอเร่ืองราวหรือส่งิ อน่ื ใดที่จะทาํ ใหผ( รู( ับสารเกดิ ความพึงพอใจ 3. เพ่อื การโน*มน*าวและจงู ใจ คือ การนําเสนอเรือ่ งราวหรอื สิง่ อนื่ ใดเพอ่ื ใหเ# กิดความร-วมมือ สรา# งกําลงั ใจ เพ่อื ให#ผูร# ับสารเกดิ ความคดิ คล#อยตาม หรือปฏบิ ัตติ ามทผ่ี ส#ู @งสารต&องการ และนําไปสก+ู ารปรบั ปรงุ แกไ2 ข กระบวนการส่อื สาร การสื่อสารเป)นการที่บคุ คลตงั้ แตส* องคนข้นึ ไป มสี \"วนรว\" มในการแลกเปลย่ี น ขา\" วสารความคิดหรอื ทศั นคติ เพื่อสร4างความเขา4 ใจต9อกัน โดยกระบวนการสือ่ สาร เป#นกระบวนการทีบ่ คุ คลใช*ในการแลกเปล่ียนขา4 วสาํ คัญ และการสอื่ ความคดิ ความรู'สึกซึ่งกันและกัน การสือ่ สารเปน* กจิ กรรมสําคญั ทีม่ นุษยต8 :องการบอกผูอ: นื่ ให:รูว# %าตนเองตอ# งการอะไรโดยผา% นส่ือหรือช%องทางต%าง ๆ ท่เี หมาะสม เพ่อื ก\"อให#เกิดความเขา# ใจทต่ี รงกัน ระหว%างผู*ส\"งสารกบัผ#รู บั สาร การอยร,ู ,วมกันของมนษุ ย4เปน# หมู(เป#นพวกในสังคมต\"องอาศัยศาสตร+และศลิ ป1ในการสือ่ สารเพอื่ กอ\" ใหเ# กดิ ความเข#าใจอนั ดีต\"อกันและส\"งผลเชงิ บวก เช\"น ความเขา1 ใจอันดรี ะหวา* งผ/ูปฏบิ ตั งิ านได/ซ่งึ จะสง\" ผลต\"อประสทิ ธภิ าพและประสิทธผิ ลของงานในทส่ี ุด แตห6 ากการสือ่ สารขาดประสทิ ธภิ าพก็จะกอ$ ใหเ( กดิ ผลลบ เชน& ความลม, เหลวของงาน การทําลายความสามัคคี เปน# ตน& ดังนั้นกระบวนการตดิ ต'อส่อื สารที่ดีควรประกอบไปด\"วยองค(ประกอบดังน้ี 1. แหล$งข'อมลู ขา\" วสาร (Information Source) คือ แหล'งที่มาของขอ/ มูลข'าวสาร 2. ข\"อมูลขา\" วสาร (Information/Message) คือ เน้ือหาทีจ่ ะถูกนาํ ไปส'งไปยังผู(รับข,าวสาร 3. ผูส# ง% ข\"าวสาร (Transmitter/Sender) คอื บคุ คลท่จี ะเปน\" ผดู& ําเนนิ การส/งข/าวสาร 4. สื่อหรอื ชอ& งทางการสง% ข%าวสาร (Media) คอื รปู แบบ วิธกี าร หรอื ตัวชว2 ยทจ่ี ะช2วยนาํ พา ขา\" วสารจากผูส+ ง\" ข\"าวสารไปส\"ผู +รู บั ข\"าวสาร 5. ผู#รับข\"าวสาร (Receiver) คือ ผเ&ู ป)นเปา+ หมายในการรับขา6 วสาร   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  4   ประเภทของช\"องทางเพื่อการให#ขา% วสารนัน้ ถูกสง% ไปยงั ผรู# บั น้นั สามารถแบง( ออกได. 2ประเภทดังนี้ 1. วจั นภาษา หรอื ประเภทการใช*ภาษาและวาจา ไดแ# ก& การพดู คาํ พูด การอา% น เป)นตน+ 2. อวจั นภาษา หรอื ประเภทไมใ, ชภ/ าษา ไดแ# ก& สญั ลกั ษณ( ขอ* ความ บนั ทึก ภาพถา+ ยเคร่อื งหมายตา- งๆ รวมไปถงึ การแสดงออกทางพฤติกรรมและบรรยากาศ ไดแ# ก& ภาษากาย การตบใหล)การบบี มอื การแสดงออกทางสหี น-า เช0น หน#าแดง หนา# บึง้ การหวั เราะ เป#นต&น ความสําคญั ของการสือ่ สารภายในองคก- าร 1. เป#นเคร่ืองมือของผูบ/ ริหารในการบรหิ ารงาน เพราะการสอื่ สารภายในองค1การจะช%วยทาํ ให- สามารถทํางานไดส, ําเรจ็ ลลุ ว2 งไปดว, ยดี เนื่องจากการทํางานตอ, งอาศยั หลายฝา@ ย หลายสว2 นงาน เข#ามาชว' ยเสรมิ สร#างศกั ยภาพใหก# ับองคก8 าร การส่ือสารจงึ เป-นเรื่องจาํ เป-นและหลีกเลยี่ งไมไ8 ด: 2. เปน# เครือ่ งมอื ทช่ี ว/ ยสรา3 งความสมั พันธ8ระหว/างผบ3ู ริหารกบั บุคลากรต/างๆ ภายในองค8การ เดยี วกัน เพอ่ื ใหเ/ กดิ ความเขา/ ใจทต่ี รงกัน และสรา/ งความไวว/ างใจตอ? กัน โดยเฉพาะการ เป#ดโอกาสใหบ, ุคลากรในระดบั ต6างๆได$มสี ว( นรว( มในการส่อื สารการบรหิ ารจดั การงานต1างๆ 3. เป#นการชว% ยกันปฏิบตั ิภารกิจขององคก5 ารและมีการประสานงานระหวา/ งกัน พรอ# มทงั้ ทาํ งาน สอดคล&องกัน แมว# %าจะตา% งฝา, ยกนั ก็ตาม แต%เพอ่ื ความเปน' องค$การเดยี วกัน ผูบ, ริหารก็ สามารถใช(การสื่อสารให'เป*นการส่อื สารเพื่อสรา' งความเป*นหน่งึ เดียวภายในองคก9 ารใหไ$ ด$ 4. เป#นการช%วยใหเ* กิดการพัฒนาและการทาํ งานทีม่ ปี ระสิทธิภาพ จากปจ% จยั ต)างๆ ขา\" งตน\" เม่ือผสมผสานเขา# กนั แลว# กจ็ ะสามารถชว' ยทาํ ใหเ. กิดการพัฒนาองคก: ารได$ โดยเฉพาะพลังขับเคลอื่ นทน่ี าํ โดยผ8บู รหิ ารท่รี 8ูจักการส่ือสารภายในองคAการเป$นอย(างดี อาจกลา& วโดยสรปุ ไดว0 า& การสือ่ สารคือเคร่ืองมอื อย(างหนึง่ ของผบู0 รหิ ารทีจ่ ะทําให*เกดิ ความสัมพนั ธท' ดี่ ภี ายในองคก- าร เม่ือผบู# รหิ ารเปด+ โอกาสใหบ# คุ ลากรทุกระดบั ของการบริหารไดม# สี $วนร\"วมในการบรหิ ารจัดการก็จะสามารถทําใหก& ารดาํ เนนิ งานในองค+การมีประสทิ ธิภาพและกอ0 ให4เกดิ คณุ ภาพชวี ติ ที่ดีให#แกบ# คุ ลากรได,   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  5   กระบวนการส่ือสารภายในองคก- ารทีม่ ีประสทิ ธภิ าพ การสื่อสารเปน) กจิ กรรมทท่ี กุ คนจะตอ# งปฏบิ ตั อิ ยู-เสมอไมว- -าจะดาํ รงตาํ แหนง' ใดในองค$การ บุคคลตา& งๆล*วนแล*วก็ตอ$ งมกี ารสือ่ สารระหว%างกันและกนั เพ่อื ให+ได+มาซ่งึ ข+อมูลการทาํ งานหรอื เพอ่ื การประสานงานและความเข)าใจตา- งๆอย#างเหมาะสม การสอ่ื สารจะชว+ ยสรา. งเสรมิ และจรรโลงวัฒนธรรมขององคก, ารใหย$ นื ยาวสบื ตอ) ไป และหากองค'การเลอื กท่ีจะเป2นองคก' ารแห5งการเรยี นร8ูการสอื่ สารก็จะนำพาองค$การให$กา$ วไปส#คู วามเป*นองค$การแหง$ การเรยี นร'ูท่ีดไี ด&ดว\" ยในทีส่ ดุ การสื่อสารภายในองค+การโดยทัว่ ไปมที ิศทางการสือ่ สารใน 4 ทิศทางใหญ)ๆ คือ 1. การสือ่ สารจากบนลงล-าง (Top-Down หรือ Downward Communication)เป#นการตดิ ต+อจากผูบ& ังคบั บัญชาไปยังผ$ใู ต$บงั คับบญั ชา เป#นลักษณะของการส่ังงาน การชแี้ จงการแถลงเปา' หมายและวัตถุประสงค, การมอบหมายงาน หรอื การใหข& อ& มูลย&อนกลับในการทํางานรวมทง้ั การประชมุ การสือ่ สารจากบนมาล#างท่ีผู*บริหาร นยิ มใช*มากคอื การประชมุ งานการจัดทําวารสารภายใน โดยมกั เป)นความพยายามใหบ' คุ ลากร เหน็ ความสมั พนั ธว- .างานของเขามคี วามสาํ คัญและมผี ลต/อแผนงานโครงการขององค7การอยา$ งไรบา) ง เพอ่ื จะได*ช,วยกันสรา* งสรรคผ7 ลงานใหส# ูงข้ึน 2. การสอ่ื สารจากลา* งข้ึนบน (ฺBottom-Up หรือ Upward Communication)เปน# การสอื่ สารจากบุคลากรไปยังผู&บริหาร เช#น การขอคำแนะนำ การรายงานผลการปฏบิ ัตงิ านให#ผบู# ริหารไดท# ราบ ซ่ึงการส่ือสารแบบนม้ี ักจะสน้ั และไมค6 6อยเกดิ ขน้ึ ในสังคมการทํางานแบบไทยเพราะบคุ ลากรไม-มีความกล#าพอท่ีจะตดิ ตอ/ กบั ผ#บู ริหารเพราะกลวั วา/ ผบ#ู ริหารจะประเมนิ ตนเองวา/ไมม# คี วามสามารถ ไมเ# กง# หรือกลัวว)าจะได/รบั ผลกระทบในทางลบกลับคืนมา หรอื ถ1าจะสื่อก็อาจจะสื่อแต#ขอ\" มูลที่เป,นเร่อื งดเี พอื่ เอาใจผูบ\" ริหาร ทั้งนอี้ งค$กรควรตอ& งสง* เสริมให&มีการสือ่ สารจากล%างข้ึนบนใหม% ากขึน้   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  6   การส่อื สารจากลา* งขึน้ บนจะกอ* ให4เกิดประโยชน< หลายประการดังน้ี 1. ทําให&ผบู& ริหารไดข& อ\" มูลยอ\" นกลบั จากการทำงาน เชน# ปญ\" หาจากการปฏบิ ตั งิ านซึง่ ผูบ5 รหิ าร ควรใชข& &อมูลเหล.านีเ้ ป4นฐานในการกําหนดเปา) หมาย นโยบาย และทิศทางขององค8การด#วย 2. ทาํ ให&ผ&ูบรหิ ารไดร& ับทราบประสทิ ธผิ ลและป-ญหาอปุ สรรคจากการบรหิ ารแบบบนลงลา\" ง 3. ทาํ ให&พนกั งานลดความกดดนั และความเครียดต\"างๆ ลงได)ระดับหน่งึ เพราะได)รบั โอกาส ในการส่อื สารให)ผ)บู รหิ ารไดร) บั ทราบขอ) มูลและป8ญหา 4. ทาํ ให&บุคลากรได&มีสว$ นรว$ มและมีความผกู พนั กบั องคก5 ารมากข้ึน จึงเพม่ิ แรงยึดเหน่ียว ระหวา% งบคุ ลากรกบั องค$การให$สูงขึ้นได$ ดังนัน้ ผู#บรหิ ารจึงควรสง/ เสรมิ ให#บุคลากรมกี ารสื่อสารกบั ผ#บู ริหารมากขึน้ ในรูปแบบตา< งๆ ดังต\"อไปน้ี เช#น จดั ใหม& กี ล+องรบั ความคดิ เห็น จัดสํารวจทัศนคตขิ องบคุ ลากรในเรือ่ งตา* งๆ เชน*สาํ รวจความคดิ เห็นดา/ นการสอ่ื สาร ประกาศนโยบายเป(ดประตกู ว0างใหส\" ามารถเข\"าพบผ\"ูบริหารได#สะดวกข้นึ การประชมุ นดั พิเศษ และการพูดคยุ กนั อยา- งไมเ- ป3นทางการ 3. การส่ือสารในแนวนอน (Lateral หรอื Horizontal Communication)เปน# การสื่อสารในแนวระนาบเดียวกนั กล$มุ งานเดียวกัน หรอื ในระดบั เดยี วกนั จะมีความเป*นมิตรเป#นกันเอง จะชว, ยให1การประสานงานไดด1 ีขน้ึ ซ่งึ ช,วยลดเวลาการส่อื สารแนวดิง่ ตามสายงานหรอื ตามสายการบังคับบัญชา และยังเป\"นช%องทางในการสร.างนวตั กรรมใหมๆ$ ในองค*การเพราะบุคลากรได*มีโอกาสรับรข*ู ,าวสารขอ* มลู ระหวา& งกนั ทาํ ให/เห็นโอกาสต&างๆมากขึ้น   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  7   4. การสอ่ื สารในแนวทแยง (Diagonal Communication)เป#นการสื่อสารข\"ามแผนกและข\"ามระดับ โดยปกติมักจะเป\"นการสือ่ สารของฝ.ายให2คำแนะนำกับฝ%ายปฏิบัตกิ าร เชน# ผู#จดั การฝา+ ยบคุ คลตดิ ต3อไปยังพนักงาน ฝา\" ยการผลิตเพ่อื แจ2งขอ2 มูลด\"านกฎระเบียบทปี่ ระกาศใช\"ใหพ\" นักงานได)รับทราบ จะสังเกตเห็นได#ว%าผบ#ู รหิ ารคอื บุคคลทีส่ าํ คญั ในกระบวนการส่อื สารในองค&การ ดังน้ันจึงควรเลือกใช(กระบวนการสอ่ื สารอยา& งใดอยา# งหนึง่ ให+มีความเหมาะสมกบั วัฒนธรรมองค)การ นอกจากน้นัผบ#ู ริหารควรเป-นผู#มีความสามารถในการแยกแยะความแตกต(างของบคุ ลากรได# โดยเฉพาะองคก, ารทม่ี ีบุคลากรจาํ นวนมากและมาจากต&างสาขาวชิ าชีพ จึงควรตอ\" งใส'ใจในรายละเอียดสว) นนดี้ -วยเนือ่ งจากความสาํ เร็จขององค2การเปน4 ผลจากการทํางานของส-วนงานหลายฝา2 ย จึงจําเป(นต+องอาศัยการสอ่ื สารท่ีสามารถสื่อให+เขา+ ใจถงึ ภารกจิ แตล6 ะดา+ นได+เป\"นอยา& งดี และเปน\" การช&วยลดทอนปญ4 หาภายในองค)การ ซง่ึ ผบ'ู รหิ ารจะต'องรูจ' กั บคุ ลากรในแตล' ะฝา+ ยใหม/ ากขึ้น รจู# ักสภาพท่ีแท#จริงขององค4การอย#างถอ# งแท) ผูบ# รหิ ารจึงจะใช#การสือ่ สารเพือ่ การเอือ้ ประโยชนใ, หก/ ับองค,การได$อย'างสมบรู ณ/ ช\"องทางสอื่ สาร ตามหลักการสือ่ สารทั่วไป เราสามารถจำแนกช&องทางการส่ือสารออกเปน% 2 ช\"องทางดงั นี้ 1. ชอ\" งทางการสอ่ื สารแบบเปน+ ทางการ (Formal Communication Channel)เปน# การติดตอ+ สื่อสารที่มรี ะเบยี บแบบแผน มีขนั้ ตอน โดยผ%านระเบียบข(อบงั คบั โครงสรา( งการบริหารขององค%การ โดยอาจจะเปน0 การสื่อสารจากบนลงลา7 ง หรอื ล7างข้ึนบน หรือในระดบั เดยี วกนั กไ็ ดAการติดต'อสอ่ื สารแบบเป0นทางการน้ีจะมีเงื่อนไขทส่ี อดคลอ% งกับอํานาจหน(าทข่ี องผ(ูส1งขา1 วสารและผร(ู ับขา\" าวสาร โดยการสื่อสารนน้ั ต(องสร#างความเขา# ใจทดี่ ีและถกู ต%องแก#ผู&รับขา# วสาร ขา# วสารที่ถูกสง\"ออกไปตอ& งสอดคล&องกับวตั ถุประสงค2ขององคก% าร การส่อื สารนน้ั ควรสอดคล&องกบั ความสนใจของผรู& บั ขา* วสาร ผ#รู บั ข(าวสารสามารถท่จี ะปฏบิ ตั ิตามหรอื ยอมรบั ข*าวสารนัน้ ไดท' ั้งทางจิตใจและร%างกาย   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  8   การตดิ ตอ' ส่อื สารแบบเป&นทางการจะประสบความสําเรจ็ และมีประสิทธิภาพได1ต\"อเมือ่ ผู*บริหารมีความรอบร*ู และชํานาญในการตดิ ต\"อส่ือสาร และระบบการบริหารองคก? ารที่แตกตา' งกนั กย็ อ' มมีผลต'อการตดิ ต(อส่ือสารด,วย ตัวอยา( งการติดต(อสื่อสารลกั ษณะน้ี เชน(การตดิ ต'อราชการ หรือการกระทาํ ทต่ี -องมีลายลักษณอ5 กั ษรตามระเบยี บบรหิ ารองค5การ ฯลฯ 2. ช\"องทางการตดิ ตอ\" สื่อสารแบบไมเ\" ปน5 ทางการ (Informal Communication Channel)เปน# การติดต+อสอื่ สารระหว+างบุคคลในองค9การตามกล'ุมสังคม หรือความชอบพอโดยตรง อาศัยความสนทิ สนม คน*ุ เคย การแนะนาํ จากเพ่อื นฝูง การรจู% ักกนั เป#นการส)วนตวั โดยไมเ) กย่ี วข5องกบัโครงสรา& งของการบรหิ ารองค.การ เปน# ลกั ษณะของการพบปะพูดคุยสนทนากนั การระบายความทกุ ข;หรอื การขอคาํ ปรึกษากนั ซ่งึ จะเป)นลกั ษณะแบบปากต4อปาก ประสทิ ธภิ าพของการตดิ ต-อสอื่ สารแบบไม%เป(นทางการน้ีจะมีมากหรอื นอ& ยข้นึ กับการยอมรับความเข&าใจ และความสมั พนั ธร; ะหว<างบุคคลในกลม(ุ ที่ไมเ( ป0นทางการด5วยกัน การตดิ ตอ' สื่อสารแบบไมเ' ปน2 ทางการ มลี กั ษณะการกระจายขา( วแบบทวคี ณู ซึง่ อาจเป*นบอ\" เกดิ ของข\"าวลืออันเป1นการทําลายขวญั ช่ือเสยี ง และทา= ทายอาํ นาจหนา= ทท่ี ีม่ ีอยูใ$ นองค)การได/อย#างไรก็ตามหากองคก. ารนําการตดิ ต)อส่อื สารลักษณะนีม้ าใช8เสริมการตดิ ต)อส่ือสารในลักษณะที่เปน<ทางการได( ก็อาจจะช&วยสง& ผลให/งานสําเร็จตามเปา$ หมายขององค,การได1อย#างมีประสทิ ธิภาพยงิ่ ข้ึนกญุ แจสําคัญทจี่ ะนาํ ไปสคู3 วามเขา8 ใจของระบบการตดิ ตอ3 ส่อื สารแบบไม%เปน( ทางการของผบ3ู รหิ าร คอืการใหค& วามสําคญั กบั กลมุ1 บคุ คล การเอาใจใสก1 ับผน&ู าํ กล1ุมบุคคล และการใหค\" วามสนใจกบั กลุม& บคุ คลอย#างสม่าํ เสมอ   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  9   โครงสรา& งของการสื่อสารในองค)การ โครงสร&างการส่อื สารในองค.การ หรอื ทส่ี ามารถเรียกอกี อย+างได/ว+าเป2นรปู แบบเครือข+ายการสอ่ื สาร มหี ลากหลายรปู แบบดว$ ยกนั ดังน้ี 1. เครอื ขา' ยการส่ือสารแบบลกู โซ' (Chain Network) เป#นรปู แบบทม่ี ีการสือ่ สารไปหรอื มาขนึ้ หรือลง หรอื ไปทางเดียวแล-วจงึ ยอ- นกลบั สวนทางกนั เป6นลักษณะของการสอ่ื สารหลายระดบัจงึ มกั เกิดความลา\" ชา% 2. เครอื ขา' ยการส่ือสารแบบวงลอ& (Wheel Network) เปน\" การสอ่ื สารทมี่ ผี นู# าํ อย)ตู รงกลางดังนน้ั สมาชิกทุกคนจึงสามารถตดิ ตอ4 ส่ือสารกบั ผู;นําไดโ; ดยตรง กิจกรรมการส่ือสารในลักษณะนี้มกั ถกู สงั่ ออกมาจากส%วนกลางและหากสมาชิกจะติดต%อกนั ก็จะติดต$อผา$ นส$วนกลางเช#นกนั   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  10   3. เครอื ข'ายรูปแบบตัววาย (Y Network) เป#นเครือขา* ยที่มีบุคคลหน่ึงทาํ หนา- ท่ีสอ่ื สารไปยงั สมาชิกในระดบั ถดั ไป โดยทส่ี มาชิกลาํ ดบั ถดั ไปมีโอกาสติดต6อสื่อสารกันเองได<บางสว6 นสมาชิกคนกลางจะทําหน0าที่รบั และสง7 ข7าวสารให0กบั สมาชกิ คนอนื่ ๆซึง่ จะติดตอ7 ส่ือสารแบบลูกโซ7กบัสมาชิกทอ่ี ยู-ถัดไป 4. เครือข'ายการส่ือสารแบบวงกลม (Circle Network) เปน# การสอ่ื สารทส่ี มาชกิ แตล3 ะคนสามารถตดิ ต)อสอ่ื สารกับสมาชิกขา. งเคียงกับตนโดยตรงได, แตล. ะคนในกล.มุ จะมฐี านะเทา. เทยี มกัน 5. เครอื ขา' ยการสอ่ื สารรูปดาว (Star Network) เป#นการเป(ดโอกาสให/สมาชิกทุกคนได#ติดต&อส่ือสารกันไดท# ว่ั ถงึ และเป#นอสิ ระ ไม#เข&มงวด ไม#มศี นู ยก/ ลางท่เี ป6นทางการ เครอื ขา# ยประเภทน้ีจะรวดเรว็ และเกิดประสทิ ธภิ าพของงานสูง   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  11   ระบบการสื่อสารในองคก, าร การสอ่ื สารในองคก, ารโดยท่วั ไปสามารถจําแนกออกเปน; ระบบได> 3 ระบบดังนี้ 1. ระบบการสอื่ สารแบบภาพรวมท้งั องคก' าร (Macro Approach) เปน# ระบบการสื่อสารทีม่ 2งุ เน#นการตดิ ตามรายงานและวเิ คราะห2ข4อมูลทเี่ กดิ ข้ึนภายนอกกาํ หนดใหพ( นกั งานมหี นา( ที่รับผิดชอบตดิ ตาม ข\"อมูล รายงาน วิเคราะหถ' งึ ผลกระทบจากข%อมูลภายนอกเป#นการพิสจู น*ให-เหน็ จรงิ วา\" องคก' ารได, ทาํ ไดต& ามที่ตกลงไวห& รอื ไม3 ส\"งเสริมการตดิ ตอ' กับองค-การอ่นืโดยการสืบค+นขอ\" มลู ทางวารสารหนงั สือพมิ พ- อนิ เตอรเ- น็ท และการให)ความสาํ คญั กบั ความคดิ เหน็ของผ&ูเชยี่ วชาญอืน่ ๆ โดยจะมกี ารแลกเปลยี่ นข+อมลู ในกล%ุมเครอื ขา' ยเดียวกัน ทั้งน้ีการกำหนดวัตถุประสงค*ของการสือ่ สารแบบภาพรวมทงั้ องค4การน้ีจะ พจิ ารณาจากการวิเคราะหข- อ/ มูลจากภายนอกขีดความสามารถของลูกค0า และการตดิ ตอ' กับสถาบนั อื่น 2. ระบบการสื่อสารแบบหนว, ยงานยอ\" ยในองคก$ าร (Micro Approach) ม#ุงเน#นให#ความสาํ คญั กับการเปน& สมาชกิ ของกล1ุม ส่ือสารเพือ่ การสร#างความเขา# ใจและเพ่อื การดําเนนิ การแบบมีเป%าหมายร*วมกัน มกั เหน็ ได*จากการปฐมนิเทศและการฝก0 อบรมใหบ# คุ ลากรมคี วามร#ู ความสามารถในการปฏบิ ัติงาน สนบั สนนุ การสร%างบรรยากาศในการทํางานผา\" นการพดุ คยุ ปรึกษากนั อย\"างเสรี การควบคมุ และการส่งั งานต\"องอาศัยเครือ่ งมือทางการสื่อสารท่ีดีและมีประสิทธิภาพ เชน1 การประชมุ ภายใน หนังสือเวียน วิทยสุ ่อื สาร Internet Fax โทรศัพท' เปน* ต-นนอกจากนนั้ ยงั มุ,งเนน# การการสรา% งความพอใจ ดว\" ยการสรา# งระบบการสื่อสารในองค/การท่ีเหมาะสมเช#นเสียงตามสาย วารสาร บอรด0 ประชาสมั พันธ0 อเี มล0 จดุ นัดพบ (Meeting Point) และอืน่ ๆตามความชอบของบคุ ลากรเปน. หลัก   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  12   3. ระบบการสือ่ สารแบบเฉพาะบคุ คล (Individual Approach) เปน# พฤตกิ รรมทางการสอ่ื สารแบบแต2ละบคุ คล ม#งุ เน'นการพูดคยุ กันในกล'ุมท่ที ํางานด)วยกนั เพอ่ื สรา) งความเขา) ใจ แลกเปลี่ยนทัศนคติ ความคดิ เหน็ ซ่ึงกนั และกัน แบบเป%นกลุม*ย\"อยมากๆ เช#น การนําเสนอขอ* มลู การแกป* ญ0 หา การโนม* น*าวให*บุคคลอื่นยอมรบั ในทป่ี ระชมุ หรือจะเป#นการเขียนคูม% อื แนวทางการปฏิบตั งิ าน เพื่อเปน# การส่ือสารระหว(าง องค$การกบั บุคลากรในระดับบคุ คล ตวั อยา& งอ่นื ๆของการส่ือสารแบบเฉพาะบคุ คล เช&น การรา$ งจดหมาย ทีใ่ ชเ\" วลาทีจ่ ํากดั แตจ, ะตอ\" งทาํ ให&ผูอ& *านเกิดความประทับใจ การทําสัญญาซอื้ ขาย ทต่ี %องมีความยดึ หยุ+น ตอบสนองความตอ+ งการของลกู ค(าเป#นรายกรณี หรอื การแกป/ ญ0 หาทผ่ี ท#ู จี่ ะประสบผลสําเร็จในการแกป- /ญหาจะตอ$ งเปน) ผู#ที่สามารถให#ความชว) ยเหลือแกบ) คุ คลอ่นื ได# เปน& ตน# ประโยชนข( องการสื่อสารท่มี ตี -อองค/การและสมาชกิ ขององคก+ าร1. ประโยชน(ดา\" นการทาํ งาน • ขอ\" มลู ทีถ่ กู ตอ\" งเหมาะสมที่ได\"จากการส่ือสารจะทาํ ใหร\" \"ูวา; การทาํ งานน้ันเปน, ไปได/ดว/ ยดีหรอื ไม7 • ข\"อมลู จากการสื่อสารช\"วยในการตัดสนิ ใจเรอ่ื งต(างๆ เกีย่ วกับการทาํ งานได6 • การให&ขอ& มลู ย&อนกลับเก่ียวกบั การทาํ งานจะทาํ ให&สามารถแกไ# ขข#อบกพร*องได#ทันกอ\" นเกิดผล เสียหายรา( ยแรง • กลมุ$ งานที่มีการติดตอ$ อยา$ งเป4ดเผยสามารถแกไ( ขปญ\" หาและข*อขดั แย*งท่ีเกิดข้นึ ได- • ความถกู ต)องของข)อมูลและการสอ่ื สารอยา5 งเป8ดเผยจะช5วยให)การทํางานของกลุ,มและของ องค$การมปี ระสทิ ธิผล   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  13  2. ประโยชน(ด\"านความพอใจในงาน • บคุ คลทม่ี ีสว* นอย*ูในเครือขา* ยของการสื่อสารจะมีความพอใจในการทํางานมากกว*าบคุ คลทอี่ ย*ู โดดเดี่ยวลาํ พัง • บุคคล ทม่ี โี อกาสตดิ ตอ1 สื่อสารโดยตรงแบบเผชญิ หนา( จะมคี วามพอใจมากยงิ่ ขึ้นเพราะการ ได#ขอ# มูลย#อนกลบั ทันทที ําใหร# ูค# วามสาํ เร็จหรอื ความล#มเหลวในการติดต>อ สื่อสาร ซึ่งหากการส่อื สารล+มเหลวกส็ ามารถท่จี ะแก+ไขขอ+ ผิดพลาดและปรับความเข+าใจได+ ทันเวลา • ความถกู ต)องของขอ) มูลและการสอื่ สารอย)างเป-ดเผยทําให4เกิดความพึงพอใจในคนและงาน3. ประโยชน(ดา\" นความสัมพนั ธใ, นกลุม1 ผู#ปฏบิ ตั งิ าน • การสื่อสารท่มี ีประสทิ ธภิ าพมากขนึ้ กย็ ิง่ ทําใหเ; กิดความสามคั คีในกลม&ุ ผ#ูปฏิบตั งิ านมากขนึ้ • การปรบั ปรุงการสอื่ สารให/ดีขนึ้ จะช9วยลดผลกระทบทีเ่ กิดจากความขัดแยง6 ในกลุม& ได*4. ประโยชน(ด*านการบริหารงาน • เพื่อแจง( ขอ( มลู ข.าวสาร คอื การแจ)งขอ) มลู ขา/ วสารขององค2การต/อพนกั งาน • เพ่ือใหพ( นกั งานสามารถประสานและบรรลวุ ัตถปุ ระสงค1ร2วมกัน • เพื่อกระตุน* และจงู ใจ การจูงใจเปน* องค.ประกอบสําคัญทก่ี 8อให:เกิดการพัฒนาการทาํ งานของ พนกั งานในองค*การจะไดร0 บั การจงู ใจและการกระต0ุนจากการสอื่ สาร องคก* ารจะมี ประสทิ ธิภาพหรือไมจ0 งึ ขน้ึ อยูก0 บั ความสามารถในการชักจูงผ1านการสื่อสารดังกล$าว • เพอ่ื ประเมนิ ผลการทํางาน ป\"จจุบนั องคก+ ารมกี ารเปล่ียนแปลงตลอดเวลาจึงทําให>ต>องมกี าร ประเมินผล การทาํ งานสมํา่ เสมอเพือ่ ประเมินความกา4 วหน4าของการทํางาน ดงั นั้นกระบวนการ ส่อื สารจะต*อง มปี ระสทิ ธภิ าพและสมบรู ณ2พร3อมมีการส6งข\"อมลู ย\"อนกลบั ซง่ึ จะทาํ ให,องค/การ สามารถดําเนินงาน ไปในแนวทางทถ่ี กู ตอ0 ง • เพื่อสรา( งความสัมพนั ธใ1 นหม5ูคณะ ความสมั พันธร* ะหวา. งผบ2ู ริหารกับพนักงานผบู2 รหิ ารกับ ผบู# รหิ าร พนักงานกบั พนักงานท้งั ในสายการบงั คับบัญชาทีเ่ ป:นทางการและไม@เปน: ทางการ กจ็ ะเกดิ จากการส่อื สารระหวา0 งกันท้ังสิ้น การส่อื สารจงึ เป8นตัวสร'างความสมั พนั ธท. ด่ี ีต3อกนั และทําใหอ& งคก* ารดํารงอย0ูและพัฒนาไปได&ในทกุ สถานการณ* • เพอ่ื วินิจฉยั สั่งการ หนา# ท่ีอย*างหนง่ึ ของฝ/ายบริหารก็คอื การออกคําสั่งกบั กล*ุมบคุ คลท่ี อยู$ในองค)การ การออกคําสัง่ ดงั กล-าวจาํ เปน& ต)องใช)การส่ือสารทร่ี วดเรว็ แนน9 อนและถูกตอ) ง ดงั นนั้ ถ&าผบู& รหิ ารไมใ0 ชก& ารส่อื สารก็ไมส0 ามารถส่ังการหรอื มอบหมายหนา& ท่ี ใหพ# นกั งานดําเนินการไดเ# ลย   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  14   อุปสรรคของการสอื่ สาร การติดต'อสอื่ สารอย'างมีประสทิ ธิภาพมีสาํ คัญเปน; อยา' งย่งิ แตย' ากท่จี ะบรรลคุ วามสาํ เร็จไดEเนอ่ื งจากจะพบอปุ สรรคหลายอย5างทีอ่ าจะรบกวนการติดต5อสอ่ื สารได= ผูบ= ริหารท่ีมีประสทิ ธภิ าพจะปรบั ปรุงการสื่อสารดว( ยการเอาชนะอุปสรรคเหล-านนั้ ท้ังระดบั บคุ คลและระดบั องคก6 าร ความล&มเหลวของการสอื่ สารอาจเกดิ ขนึ้ จากเหตุผลหลายอย2าง เหตุผลบางอย,างอาจจะเพยี งแต(เป*นปญ\" หาด'านทศั นคติ อปุ นสิ ัย ขาดการเตรียมความพรอ' ม หรือทศิ ทางท่คี ลมุ เครอืองค$การสามารถแกไ, ขอุปสรรคเหล(าน้ีไดโ/ ดยหากบุคลากรมสี (วนรว( มและมีความเต็มใจจะแก)ไข ป\"ญหาการส่ือสารสามารถก.อให0เกดิ อปุ สรรคในการถา. ยทอดความคิดระหวา% งบคุ คลได.ปญ\" หาเหล&าน้ีอาจจะเกดิ ขึน้ จากคุณลักษณะของบคุ คล คุณลักษณะขององค%การ วฒั นธรรมภายในองคก$ าร หรือการตกอยภ*ู ายใตว- ัฒนธรรมท่หี ลากหลายของโลก ในขณะเดยี วกนั กระบวนการสือ่ สารอาจมีสงิ่ รบกวน (Noise) เกดิ ข้นึ ในหลายลกั ษณะ เช3นการมตี ัวกรอง (Filtering) ในสมยั เดก็ ๆเราคงเคยเล(นเกมกระซบิ ซึ่งจะเหน็ ไดว- /าข-อมูลจากตน- ทางและปลายทางจะแตกต,างกัน ในองค&กรกเ็ ช,นเดียวกัน เม่ือข'อมูลเคลื่อนผ-านระดบั ชั้นการบรหิ ารตา- งๆขอ\" มลู กจ็ ะเปลี่ยนแปลงไปโดยอาจจะตกหล9นหรอื บิดเบอื นไปจากเดมิ ได# ผูบ# รหิ ารในหลายกิจการจงึ นิยมใช,การบริหารงานแบบ Management by walking aroundหรอื MBWA โดยการลงไปพดู คุยกบั พนกั งาน และสังเกตการณ1ทํางาน จึงทําใหม) ีโอกาสเขา) ถงึ ลกู ค)าและบุคลากรในระดับการปฏบิ ตั กิ ารมากข้ึน และมีโอกาสส่ือสารโดยตรงกบั พนกั งานทาํ ใหไB ดBรับขBอมลูจากพนักงานในระดับลา) งขององคก$ รมากข้ึน ตลอดจนทาํ ใหข, วัญและกาํ ลังใจบคุ ลากรเหล:านส้ี งู ขนึ้ ด,วย อุปสรรคอืน่ ๆ เช#นการเลือกรบั รู+ การมีอารมณข( นั ในขณะส่ือสารกัน หรอื ปญ& หาอันสืบเนือ่ งมาจากภาษาทใี่ ช) ซงึ่ ผูบ' รหิ ารจะต'องแก'ไขปรับปรงุ ใหเ' หมาะสม เชน# ต\"องวิเคราะห-ผูร\" ับสารเพือ่ เลือกใช*ภาษาทเี่ หมาะสม รวมท้งั ตอ) งระมดั ระวงั ภาษาท่ไี มใ3 ช3ภาษาพดู ทีอ่ าจทําให)เกิดความเขา) ใจผิดได) โดย   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  15  ต\"องร&วมสรา# งบรรยากาศของความไว#วางใจกนั เพื่อใหเ( กดิ การสื่อสารอยา) งกว,างขวางและเป3ดเผย ตอ\" งเลือกใชส% ่ือและชอ, งทางทีเ่ หมาะสม ต%องตั้งใจฟ)ง และมีการใหข+ อ+ มูลยอ+ นกลบั อย3างเหมาะสมดว+ ย โดยสรุปแลว# การสอื่ สารภายในองคก. ารจะประสบผลสาํ เร็จและประสทิ ธภิ าพไดน5 นั้ ข้นึ อยู$กับการมีส'วนร'วมของผ/บู ริหารและบุคลากรในทุกระดบั ตลอดจนบุคคลภายนอกองค/ท่เี กยี่ วขอ6 ง โดยเฉพาะอยา( งยง่ิ การตดิ ต(อสอ่ื สารที่จะทาํ ให*สมาชิกทกุ คนรว4 มมือกัน เพอื่ ให(องคก+ รบรรลุผลสําเรจ็ ตามเปา# หมายขององคก, ร ดังน้ันผบ(ู รหิ ารทีฉ่ ลาดและทันสมัยก็ตอ( งร(จู กั ใชก( ารส่อื สารเปBนเครื่องมือในการบริหารและส%งเสรมิ ให-มีการติดตอ% สอ่ื สารระหวา% งผป-ู ฏบิ ตั งิ านจึงจะทําใหก- ารบริหารงานและการดําเนนิกิจการขององค)กรเปน, ไปอย0างมีประสิทธิภาพ การสือ่ สารท่วั ทัง้ องคก- าร บทบาทของผ)ูบริหารในองคก0 าร คอื การกํากบั ติดตามการดาํ เนนิ งานตา) ง ๆ ให-สําเร็จลุล)วงไปด$วยดี การดําเนินงานทกุ อยา& งในองค,การน้นั ต\"องอาศัยบุคลากรผูเ\" กยี่ วข\"อง การส่ือสารจงึ นับไดว) า+เป#นเร่อื งที่สําคญั เพราะถา5 การติดตอ: สอื่ สารดี ผ#ูใตบ# งั คับบญั ชาสามารถเขา* ใจไดอ* ยา1 งถูกต*อง ก็จะสง\" ผล ใหก# ารดําเนนิ งานทกุ อย1างบรรลุเปา% หมายขององคก. าร โดยหลกั การส่ือสารทัว่ ทง้ั องคก) ารมีดังน้ี 1. แสวงหาความกระจ-างในเรือ่ งท่ีจะถ-ายทอดกอ% นทจ่ี ะทําการตดิ ต%อสือ่ สารออกไปเพ่ือช*วยใหก# ารตดิ ต*อสอ่ื สารชดั เจนขน้ึ 2. ตรวจสอบวตั ถปุ ระสงคท/ ่ีแท4จรงิ ของการตดิ ต*อสอ่ื สารแตล* ะคร้งั วา* ต5องการสง* ข*าวสารอะไรมจี ุดมุ&งหมายอยา& งไร เพอื่ ทีจ่ ะไดจ, ดั รูปแบบการสื่อสารใหเ, หมาะสมกบั ผร,ู บั ข;าวสารใหม, ากทีส่ ดุ 3. พิจารณาเตรยี มการเม่ือท'านจะตดิ ต'อสอ่ื สาร โดยเฉพาะสภาพแวดลอ) มของบุคคลโดยในการนี้การสือ่ สารแบบไม3เป6นทางการอาจเปน6 ประโยชน<มากในการเตรยี มการดงั กล&าว 4. วางแผน ปรึกษาหารอื และสรา. งความกระจ4างกบั ผม.ู ีสว4 นไดส. 4วนเสียตามความเหมาะสม   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  16   5. ระมัดระวงั บุคลกิ ภาพและกายวาจาในขณะทีท่ าํ การตดิ ต-อส่อื สารโดยสังเกตการตอบสนองจากผร*ู ับฟง/ โดยเน&นการส่ือสารแบบเข&าถึงกนั และกนั ให&มากทสี่ ุด 6. ควรแสดงถงึ ผลประโยชน0และความสําคัญของการสื่อสารทม่ี ตี \"อผรู& บั สารต้งั แต\"ตน& 7. มกี ารใชัการสื่อสารแบบสองทาง เพ่อื การติดตามผลการสือ่ สาร และ เพอ่ื นํามาปรับปรงุ การส่อื สารครัง้ ตอ- ไปให2ดีขึ้น 8. ผูส# ่ือสารควรตั้งใจฟ3งและสังเกตปฏิกริ ิยาของผรู# บั สารเปน# สงิ่ สาํ คัญ 9. ใช#เครอื ขา* ยทางการส่อื สารทงั้ ที่เปน) เครือข0ายบุคคลและเครอื ข0ายอิเลคโทรนิคใหเ< ป)นประโยชนต( อ* การส่อื สารตามความเหมาะสม ท้ังนี้การส่ือสารเพือ่ กจิ กรรมและการดําเนนิ งานขององค6การควรต9องคํานงึ ถึงประเด็นตา> งๆที่สาํ คญั ดังนี้ 1. การตดั สนิ ใจ ผบ#ู ริหารองค$การต)องสื่อสารเฉพาะข\"อมูลที่ถกู ต\"องเพ่อื ให\"เกดิ การผดิ พลาดให#น\"อยทสี่ ุด 2. ความเจรญิ และการพฒั นาบคุ ลากร องคก$ ารควรหาแหลง( ขอ+ มลู ข(าวสารท่เี ปน5 ประโยชนต; อ(บุคลากรมาสือ่ สารให*เกิดความเข*าใจว3าส่งิ ทก่ี าํ ลงั ส่อื สารกันน้ันม3ุงกอ3 ใหเ6 กดิ ความเจริญงอกงามและการพัฒนาขององคก* าร 3. ความเชยี่ วชาญเฉพาะดา/ น องค$การต\"องสรา\" งความเข\"าใจดว\" ยการสือ่ สารที่ก\"อให&เกิดแรงจูงใจ สร#างความรส'ู กึ ทีด่ ี ความเต็มใจ และความยนิ ดีทจ่ี ะทํางานทีต่ นมีความถนัดเพ่ือการสง* เสริมความสําเร็จขององค.การ 4. เทคโนโลยี องค$การควรจัดใหม& คี มู+ ือ การแนะแนวโครงการฝก( อบรมใหบ. ุคลากรมีความร(ูเทา# ทันต\"อการเปลย่ี นแปลง   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  17   5. การควบคุมและการประสานงาน องคก$ ารควรสรา# งบรรยากาศและออกแบบช\"องทางการสอื่ สารใหท* ัว่ ถงึ ท่งั องคก2 าร 6. สภาพแวดลอ) ม เศรษฐกิจ เทคโนโลยี การเมือง สังคม องคก$ ารตอ\" งตดิ ตามขา* วสารต*างๆเพอ่ื ให(สามารถปรบั ตวั เข(ากับสภาพแวดลอ( มได(อยา# งทนั ทว$ งทีและอย$างมปี ระสทิ ธภิ าพ การส่ือสารกบั การประสานงาน การประสานงาน หมายถงึ การจดั ระเบยี บวธิ ีการทาํ งาน เพอื่ ให(งานและเจา( หนา( ที่ฝา3 ยตา6 งๆรว\" มมอื ปฏบิ ัตงิ านเปน, นาํ้ หนึ่งใจเดยี วกัน โดยไมท< าํ ใหง> านซอ> นกนั ขดั แย&งกัน หรอื เหลอื่ มลา้ํ กันทั้งนี้เพอ่ื ให(งานดาํ เนนิ ไปอย2างราบร่นื สอดคล(องกบั วตั ถุประสงค? และนโยบายขององค-การนน้ัอย#างสมานฉันทแ, ละมีประสิทธิภาพ โดยการประสานงานมีองคป$ ระกอบหลกั ท่ีสําคัญดงั น้ี 1. ความร&วมมอื องค$การควรสรา# งสัมพันธภาพในการทํางานร0วมกันของทกุ ฝ6ายโดยอาศัยความเข-าใจ หรือการตกลงร7วมกนั มกี ารรวบรวมกําลงั ความคิด วธิ กี าร เทคนิคและระดมทรัพยากรมาสนับสนนุ งานร%วมกนั เพื่อใหเ( กดิ ความเป1นอนั หนงึ่ อนั เดียวกันและความเตม็ ใจทีจ่ ะทํางานรว0 มกนั 2. การบริหารจดั การเวลา องคก$ ารควรมุง+ เนน. ใหบ. ุคลากรปฏบิ ัตงิ านตามบทบาทหนา# ท่แี ละความรับ ผิดชอบของแตล& ะคนตามกาํ หนดเวลาที่ตกลงกนั ไวใ# ห#ตรงเวลา 3. ความสอดคลอ) ง องค$การควรพิจารณาความสอดคลอ) งของงานกบั ทักษะของคน 4. ระบบการสือ่ สาร องค$การควรมกี ารสื่อสารทเี่ ข*าใจตรงกันอย3างรวดเร็วและราบร่นื 5. ผูป# ระสานงาน องคก$ ารควรมผี ูป% ระสานงานหนว. ยงานทกุ ฝ5ายเข%าร.วมทํางานรว. มกันเพอ่ื ตรงไปส-ู จุดหมายเดยี วกัน ตามทก่ี าํ หนดเปน1 วัตถุประสงคข9 องงาน   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  18   วตั ถุประสงค,ของการประสานงาน การประสานงานเกดิ จากความตอ1 งการทจี่ ะให1งาน หรอื กจิ กรรมยอ\" ย ๆ เกิดการดาํ เนนิการเปน& ผลสาํ เรจ็ โดยมีการปฏิบตั ิอยา. งสอดคล4องในจังหวะเวลาเดยี วกนั ไดผ, ลงานที่มคี ณุ ภาพตามมาตรฐาน ที่เปน, ไปตามขอ/ กาํ หนด เกิดการประหยดั เวลาและทรัพยากรในการปฏิบัติงานกอ\" นการประสานงาน เราควรกําหนดความต-องการให-แน2ชดั ว\"าเราจะประสานงานให&เกิดอะไรเป#นอย'างไร หรอื จะทําให#ไดผ# ลลพั ธ+อะไร เพราะหากวา) ไม)มีวัตถปุ ระสงคท\" ช่ี ดั เจนเราก็อาจจะประสานงานผดิ ไปจากท่ีควรจะเป-นโดยการประสานงานทั่วไปมวี ัตถปุ ระสงคใ3 นการประสานงานในแต&ละครั้งหรือในแต&ละกรณดี ังน้ี 1. เพื่อแจง( ให(ผู(ซง่ึ มสี ว3 นเก่ียวขอ( งทราบ 2. เพอ่ื รักษาไวซ- ง่ึ ความสัมพันธ6อนั ดี 3. เพื่อขอคาํ ยนิ ยอมหรอื ความเห็นชอบ 4. เพ่อื ขอความชว, ยเหลือ 5. เพอ่ื ขจดั ขอ* ขัดแย*งอนั อาจเกดิ ข้นึ เทคนิคการประสานงาน 1. ปรบั ปรงุ พฤติกรรม และกระบวนทศั นข4 องตนเองให#เขา# กับงานอยเ/ู สมอ 2. สรา# งความคน#ุ เคยและมปี ฏิสัมพนั ธ7กับหนว; ยงานและบคุ ลากรที่เกย่ี วขอ# งด\"วยอยู'เสมอ 3. สรา# งความเข$าใจในประเด็นทต่ี $องการประสานงาน 4. มีวฒุ ิภาวะ สามารถปรับตวั ใหเ) ขา) กบั ทกุ สถานการณ4ได# ใจเยน็ ไมเ) ครยี ด หรือโมโหง)าย 5. นาํ เครือ่ งมืออุปกรณ0ตา2 ง ๆ มาใช6ให#เปน& ประโยชน-ต/อการประสานงานตามความเหมาะสม   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  19   6. เกบ็ สําเนาเอกสารตา, ง ๆ ไว1เป#นหลักฐานอย-างเป#นระเบยี บระบบ 7. ศกึ ษา รวบรวม และวเิ คราะห+ข-อมูลด-วยความละเอยี ดถถ่ี .วน 8. จดจําชือ่ บคุ คล และหน#วยงาน อยา# งถกู ต%องและแมน# ยาํ 9. ศกึ ษาข'อมลู หนว. ยงานที่ตอ' งการติดต.อก\"อนการติดต\"อจรงิ 10. มีความรอบร*ู ยึดหลกั การ มีเจตคตทิ ่ีดี เปน, ผู0ฟ2งทีด่ ี มเี หตุผล และไม'ใชอ* ารมณ/ของตนเอง เหนือเหตุผลที่ถกู ต0องสาํ หรบั องค9การและสว< นรวม 11. เมือ่ ประสานงานแล)ว ควรให)เวลา และไม#เรง# รดั สงิ่ ท่ตี /องการจนเกิดเป,นความรําคาญ 12. ให#เกยี รติและใหค- วามสําคัญต6อหน6วยงานและบุคคลท่ีประสานงานด%วย ประโยชน(ของการประสานงาน 1. ชว\" ยใหก' ารทาํ งานบรรลเุ ปา4 หมายไดอ' ย\"างราบร่ืน รวดเรว็ 2. ชว\" ยประหยัดเวลา และ ทรพั ยากรในการปฏิบัติงาน 3. ช\"วยใหท' กุ ฝายเขา' ใจถึงนโยบาย และวัตถปุ ระสงคข? ององค?การ 4. ชว\" ยสรา' งความสามคั คีและความเขา' ใจในหม\"คู ณะ 5. เสริมสรัางขวญั และกาํ ลงั ใจของผู6ปฏิบัติงาน 6. ลดอนั ตรายจากการทาํ งานใหน1 1อยลง 7. ช\"วยลดขอ( ขัดแยง( ในการทาํ งาน 8. ชว\" ยให'ปฏิบตั ิงานเปน\" หมู'คณะ และ เพ่ิมผลสําเรจ็ ของงาน 9. ชว\" ยเกิดความคดิ ใหมๆ\" และ มีการปรับปรงุ อยเู* สมอ 10. เป#นการปอ\" งกันการทํางานซํ้าซอ. น 11. ทาํ ใหก& ารดําเนินงานเปน+ ไปอยา/ งมีประสทิ ธิภาพ   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  20   ป\"จจัยทเ่ี กย่ี วข-องกบั การประสานงาน 1. นโยบาย โดยแตล& ะหนว% ยงานขององคก% ารตอ* งประสานนโยบายเพือ่ บรรลุผลขององคก% าร 2. ใจ สมาชกิ ในองคก, ารลว/ นมชี ีวติ จิตใจ ในการปฏิบตั งิ านร/วมกันนั้นยอ\" มตอ& งอาศยั ความรว\" มมอื ร\"วมใจ ตลอดจนความจรงิ ใจทม่ี ีตอ2 กันการประสานงานจึงจะสาํ เร็จ ดังนัน้ การประสานใจจึงเป#นภารกิจที่สาํ คญั ไม#ยง่ิ หย#อนไปกว#าการประสานงาน 3. แผน องคก$ ารจะกําหนดแผนงานและโครงการไว4 ดงั น้นั ผู#ปฏิบัติต'องประสานแผนประสานโครงการท่ีเกีย่ วข2องด\"วยจงึ จะเรียกว+าเปน. การประสานงานทม่ี ปี ระสิทธผิ ล 4. งานท่รี บั ผดิ ชอบ ผ#ูประสานงานต)องเตรยี มประสานส'วนท่ีเกี่ยวขอ$ งกบั งานยอ, ยๆในโครงการและนอกโครงการให#ลลุ &วงไปดว# ยดี 5. คน ในการปฏิบตั ิงานทกุ งานยอ( มต,องมคี วามเกยี วขอ, งกบั คน ดงั นน้ั จึงตอ) งประสานผูท# ี่มสี )วนได#สว) นเสยี กบั งานท่เี ก่ียวขอ. งทัง้ ในองค)การ และนอกองคก) ารทง้ั หมดอยา* งเหมาะสม 6. ทรัพยากร องคก$ ารควรต*องมกี ารเตรยี มความพรอ+ มอาคาร สถานท่ี วสั ดุอปุ กรณ1และทรพั ยากรอ่ืนๆทีเ่ กี่ยวข4องให#พรอ# มเสมอสาํ หรับการประสานงาน หลักการปฏิบตั เิ บอื้ งต$นของการประสานงาน 1. การลดความซับซ,อนขององคก1 ารด\"วยการออกแบบและจดั วางรปู แบบงานใหเ( หมาะสม 2. การเพิม่ ความสอดคล-องระหว2างนโยบาย แผนงาน งาน โครงการ และกิจกรรม 3. การสร%างบรรยากาศการทํางานภายในองค1การที่เปน6 กัลยาณมิตร 4. พยายามผูกมิตรในโอกาสแรก   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  21   5. หลกี เลยี่ งการนินทาว/าร0ายหัวหน0างาน 6. ไมโ# ยนความผิดไปให0ผู0อื่น 7. ช่ืนชมและใหก+ าํ ลงั ใจเมอ่ื มีการทาํ ความดี 8. ชว\" ยเหลือเมือมเี หตฉุ ุกเฉนิ 9. เมอ่ื มีงานเกีย่ วขอ. งกบั หน2วยงานอนื่ ควรแจ.งใหเ. ขาทราบ 10. รบั ฟง% คาํ แนะนํา 11. ความเห็นของคนอ่ืน แมเ/ ราจะไม4เหน็ ดว/ ยกค็ วรฟง9 การประสานงาน เป*นศลิ ปะอยา0 งหน่ึง ซงึ่ ต6องอาศยั ความสุภาพ อ0อนน6อมถอ0 มตน ความจริงใจความอดทนอดกลั้น ความย้ิมแยม0 แจ2มใส ในการติดต2อกบั บุคคลอน่ื เพื่อขอรบั การสนบั สนนุขอความรว( มมอื เพอื่ ใหเ' กดิ ความเขา' ใจตรงกนั และควรยึดคติ “หากจะประสานงานกจ็ ําเปน* ต\"องประสานคน หากจะประสานคนก็ควรมุง& ประสานใจ”   Piyapong Egbert Sumettikoon  

  22     Piyapong Egbert Sumettikoon