การบริหารงานบุคคลฯ นายชาย มะลิลา ชุดที่ 2

การบริหารงานเลขานกุ าร องคค์ ณะบุคคล

รูปแบบของการประชุม 1. การประชมุ ตามปกติ คอื การประชุมทท่ี าตามกาหนดนัดหมายกนั ไว้ ลว่ งหน้าอยา่ งแน่นอน 2. การประชมุ สามัญ คอื การประชมุ ที่ขอ้ บังคับกาหนดไว้ตายตวั 3. การประชมุ วิสามัญ คอื การประชุมทข่ี ้อบงั คบั เปดิ โอกาสให้ทาได้ตาม ความจาเปน็ 4. การประชมุ ลบั คอื การประชมุ ที่จะเปดิ เผยไดเ้ ฉพาะมตหิ รอื ขอ้ ปฏบิ ตั ิ เมอ่ื ถงึ กาหนดเทา่ น้นั

รปู แบบของการประชมุ 5. การประชุมชแ้ี จง คอื การประชมุ ทผี่ ู้รับผิดชอบของหนว่ ยงานเรยี กบคุ คลที่เกีย่ วขอ้ ง ในหน่วยงานน้นั มารบั ทราบขอ้ เทจ็ จริง แนวทางการปฏิบตั ิ โดยไมม่ กี ารอภิปราย แลกเปลีย่ นความคดิ เหน็ โดยตรง 7. การประชุมปฏบิ ตั กิ าร คือ การประชมุ ของคณะบคุ คลที่ปฏิบัตงิ านประเภทเดยี วกัน เพอ่ื แสวงความรู้ ความเขา้ ใจ และแนวทางปฏบิ ตั งิ านให้บังเกดิ สมั ฤทธิผลสงู สดุ 6. การประชมุ สมั มนา คือ การประชุมเฉพาะกลุ่มแบบหนึ่งตามหัวขอ้ ทกี่ าหนด เพือ่ ประมวลข้อคดิ และเสนอแนะจากทป่ี ระชมุ ผเู้ ข้าร่วมสัมมนาจะมาจากแหลง่ ตา่ งๆ กนั

บคุ คลท่เี ก่ียวข้องกบั การประชมุ 1. ผมู้ สี ิทธเิ์ ข้าประชุม คอื ผู้มสี ิทธ์หิ รอื ได้รบั เชญิ ให้เข้าประชมุ 2. ผ้เู ข้าประชมุ คือ บคุ คลท่ีปรากฏตวั อยู่ ณ ที่ประชมุ 3. องค์ประชมุ คอื จานวนผู้ที่มีหนา้ ทเี่ ข้าประชมุ ได้แก่ ประธาน รองประธาน กรรมการ และเลขานุการ โดยทว่ั ไปตอ้ งไม่นอ้ ยกวา่ กง่ึ หน่ึงของสมาชกิ ท้ังหมด 4. ประธาน คือ ผู้ท่ีทาหน้าทคี่ วบคมุ การประชมุ ทงั้ หมด โดยมีรองประธานทาหนา้ ทแี่ ทน เมือ่ ประธานไมอ่ ยู่

บุคคลท่เี กีย่ วขอ้ งกับการประชมุ 5. รองประธาน คือ ผู้ทท่ี าหนา้ แทนประธาน เม่อื ประธานไม่สามารถปฏิบตั ิหนา้ ทไ่ี ด้ 6. เลขานุการ คือ ผทู้ าหนา้ ทจี่ ัดระเบยี บวาระการประชมุ และบันทึกรายงานการ ประชุม โดยมีผู้ช่วยเลขานุการชว่ ยปฏบิ ตั งิ าน พร้อมทั้งอานวยความสะดวกตา่ ง ๆ 7. กรรมการ คอื ผู้ทาหน้าท่พี ิจารณาเรื่องทีอ่ ยู่ในวาระการประชมุ และต้งั ขอ้ เสนอ เพอ่ื ใหท้ ป่ี ระชุมพจิ ารณา โดยมีคณะอนุกรรมการชว่ ยทาหน้าทเี่ ฉพาะเรอ่ื งใดเร่ืองหน่งึ 8. ท่ปี ระชมุ คือ บรรดาผู้เข้าประชมุ ทั้งหมด

การดาเนนิ การจัดประชมุ 1. นาเรียนประธานคณะกรรมการ แจ้งวาระหรือเร่อื งที่จะนาเข้าท่ีประชุม เพ่อื กาหนดวันประชุม (อาจมีการกาหนดนัดหมายวันประชุมไว้เปน็ การลว่ งหนา้ ) 2. ประสานคณะกรรมการเพ่ือแจง้ กาหนดวนั ประชุม 3. ดาเนนิ การจองหอ้ งประชุม 4. จดั ทาหนังสอื เชิญประชมุ เสนอผมู้ ีอานาจลงนามตามทไี่ ดร้ บั มอบหมาย ซงึ่ หนงั สอื เชญิ ประชมุ ต้องมสี าระสาคัญ คือ เรอื่ งทจี่ ะประชมุ วนั เวลา สถานท่ี พร้อมทั้งระเบยี บวาระ โดยใช้ สานวนภาษาท่ชี ัดเจน รดั กมุ ได้ใจความ และควรสง่ ใหท้ ราบลว่ งหนา้ อยา่ งนอ้ ย 3 วนั

การดาเนนิ การจัดประชุม 5. จดั ทาบนั ทกึ ยืมเงนิ ทดรองราชการเพอื่ เปน็ คา่ ใชจ้ ่ายในการจัดประชมุ ตามประมาณการ ค่าเบยี้ ประชมุ คา่ ตอบแทนกรรมการ คา่ พานะ คา่ อาหารว่าง และเครอื่ งดืม่ 6. ส่ังอาหารวา่ งและเครอื่ งด่ืม ตามอตั ราท่ีกระทรวงการคลงั กาหนด 7. การยนื ยันการประชมุ เพอ่ื ตรวจสอบผเู้ ขา้ รว่ มประชุมเพอื่ ปอ้ งกนั การมาประชมุ ไม่ครบองค์ประกอบ 8. การเตรยี มสถานทีป่ ระชุม

การจดั โตะ๊ ประชมุ การจดั โต๊ะประชมุ เพอ่ื ใหเ้ กดิ ความสะดวกในการนง่ั ประชุม และเพอ่ื ใหผ้ เู้ ขา้ รว่ ม ประชมุ ทกุ คนสามารถมองเห็นทง้ั ประธาน รองประธาน และเลขานุการ รวมถงึ ผเู้ ข้าร่วมประชุมทุกคน การจัดโตะ๊ ประชุมมหี ลายรปู แบบ แต่แบบทเ่ี ป็นทนี่ ยิ มใชก้ นั ในการจัดประชุม มีดงั นี้

แบบที่ 1 จดั แบบตวั อกั ษรไอในภาษาองั กฤษ ประธาน เลขานุการ รองประธาน

แบบที่ 2 จดั แบบตวั อักษรยใู นภาษาองั กฤษ เลขานกุ าร รองประธาน ประธาน

แบบที่ 3 จดั แบบตวั อกั ษรทใี นภาษาองั กฤษ ประธาน เลขานุการ รองประธาน

แบบที่ 4 จดั แบบตวั อักษรโอในภาษาอังกฤษ ประธาน เลขานุการ รองประธาน

แบบท่ี 5 จดั แบบเกือกมา้ ประธาน เลขานุการ รองประธาน

แบบที่ 6 จดั แบบรูปครงึ่ วงกลม เลขานกุ าร รองประธาน ประธาน

แบบที่ 7 จัดแบบรูปสี่เหลีย่ ม เลขานกุ าร รองประธาน ประธาน

วิธีการส่อื สารในการประชมุ 4.1 เสนอ คือ ผู้เข้าประชุมมีสิทธทิ์ ่ีจะเสนอเรื่องใดเรื่องหนึง่ ให้ทป่ี ระชุมพิจารณา 4.2 ข้อเสนอ คอื เร่อื งทีเ่ สนอในที่ประชมุ 4.3 สนับสนุน คอื การเหน็ ด้วยกับขอ้ เสนอในท่ปี ระชุม 4.4 คดั ค้าน คือ การไมเ่ หน็ ด้วยกับขอ้ เสนอในที่ประชุม 4.5 การอภิปราย คอื การแสดงความคิดเหน็ ในที่ประชมุ

วิธกี ารสอื่ สารในการประชุม 4.6 ผ่าน คอื ข้อเสนอทที่ ป่ี ระชุมยอมรับ 4.7 ตก คือ ขอ้ เสนอทท่ี ปี่ ระชมุ ไม่ยอมรับ 4.8 มติ คอื การขอความคิดเหน็ จากผู้ทเ่ี ขา้ ประชมุ เพอ่ื หาข้อยุติ 4.9 มติของท่ีประชุม คือ ขอ้ ตัดสินใจของทปี่ ระชมุ เพอ่ื ใหน้ าไปปฏบิ ตั ิ 4.10 มตโิ ดยเอกฉันท์ คอื มตทิ ผ่ี เู้ ข้าประชุมเหน็ พอ้ งต้องกนั ทกุ คน 4.11 มตโิ ดยเสยี งข้างมาก คือ มติทผี่ ู้เขา้ ประชมุ สว่ นใหญ่เหน็ ดว้ ยกับขอ้ ตดั สนิ ใจน้นั

การจดั ทาระเบยี บวาระการประชมุ

1. รวบรวมเน้ือหาวาระการประชมุ กรณีมีผู้รบั ผดิ ชอบเนื้อหาวาระหลายคน ใหแ้ จง้ ผ้รู ับผดิ ชอบในแต่ละเรือ่ งใหเ้ ตรยี มจัดทาเนอื้ หาวาระการประชุม ส่งให้ผจู้ ดั ประชมุ หรอื ฝ่ายเลขานกุ าร เพ่อื รวบรวมเรียบเรยี งเป็นวาระการประชมุ ใหแ้ ล้วเสรจ็ กอ่ นการประชุมอยา่ งนอ้ ย 3 วนั 2. จัดทาระเบยี บวาระการประชุมตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรไี ด้กาหนด แนวปฏบิ ตั กิ ารจัดวาระการประชุม แบ่งออกเปน็ 5 วาระ โดยเรียงลาดบั ตามหวั ขอ้ วาระ ดงั น้ี

ระเบียบวาระท่ี 1  ระเบยี บวาระการประชมุ ระเบียบวาระท่ี 2 ครง้ั ท.่ี ..../..... ระเบียบวาระที่ 3 วนั ท่ี...........................เวลา...............น. ระเบียบวาระที่ 4 ณ ห้องประชุม............................. ระเบียบวาระท่ี 5  ------------------------------------------------------------------------------------ ระเบยี บวาระท่ี 6 เรือ่ งที่ประธานแจง้ ให้ท่ปี ระชมุ ทราบ เรอ่ื งการรบั รองรายงานการประชมุ ครัง้ ท่ี...../.....เมอ่ื วันท่ี.................................. เร่อื งสืบเนอื่ งจากการประชมุ คร้งั กอ่ น (ถ้ามี) 3.1 ........................................... เรอ่ื งท่เี สนอใหท้ ่ีประชมุ ทราบ 4.1 ........................................... เร่ืองที่เสนอให้ทป่ี ระชมุ พจิ ารณา 5.1 ........................................... เร่ืองอื่น ๆ (ถ้ามี) 6.1 ...........................................

ระเบียบวาระที่ 1 เรือ่ งประธานแจ้งทปี่ ระชมุ ทราบ เป็นเรอ่ื งทปี่ ระธานพจิ ารณาเหน็ วา่ เปน็ ประโยชน์และทป่ี ระชุมควรรบั ทราบ เช่น ประธานแจง้ ใหท้ ป่ี ระชมุ ทราบถึงเหตุผลที่จดั ประชมุ การจดั กิจกรรม จากการที่ ประธานหรอื สมาชกิ ไดไ้ ปรว่ มประชมุ กบั หน่วยงานอนื่ ความเคลอื่ นไหวต่าง ๆ ภายใน หน่วยงาน และการแนะนาสมาชกิ ใหม่ เป็นตน้ ระเบียบวาระท่ี 2 เร่ืองรบั รองรายงานการประชุมคร้ังทแ่ี ลว้ เปน็ การพจิ ารณารบั รองรายงานการประชมุ จากครั้งทแี่ ลว้ ซ่งึ ในรายงาน การประชุมนนั้ จะตอ้ งระบวุ ่าเปน็ รายงานการประชุมสามัญ หรือวสิ ามญั ครั้งทเี่ ทา่ ไร พร้อมท้งั วนั เดอื น ปี ด้วย รายงานการประชุม

จากครง้ั ท่แี ล้วนน้ั ควรส่งให้สมาชิกหรอื คณะกรรมการล่วงหนา้ เพื่อใหอ้ า่ นมากอ่ น และ เมอื่ ถงึ เวลาประชมุ ในวาระน้ี ประธานจะใหท้ ปี่ ระชมุ ไดม้ ีเวลาอ่านอีกครง้ั ทีละหน้าดว้ ย ความรวดเร็ว ถา้ มขี ้อความผดิ พลาดหรอื มไิ ดเ้ ปน็ ไปความข้อตกลงของทีป่ ระชมุ ครงั้ ทแ่ี ล้ว กส็ ามารถทักท้วงไดเ้ พอื่ นาไปแกไ้ ข แต่มิใช่เป็นการนาเร่อื งท่ตี กลงมตกิ นั แลว้ มาอภิปราย ใหม่ เม่ือทป่ี ระชมุ ลงมตริ บั รองรายงานการประชุมแลว้ โดยไม่มีแกไ้ ข หรือฉบบั ท่ไี ด้มีการ แก้ไขประธานและเลขานกุ ารจะลงลายมอื และวันท่ีในตอนทา้ ยของรายงานการประชุม ระเบียบวาระท่ี 3 เรอื่ งสบื เนอ่ื ง ได้แกเ่ รอื่ งทต่ี ดิ ตามความคบื หนา้ จากการประชุมครงั้ ทแี่ ลว้ ทม่ี ผี ูไ้ ดร้ ับมอบหมาย จากท่ปี ระชมุ ใหไ้ ปดาเนินการและนามารายงานต่อทปี่ ระชุม หรอื เรอื่ งทเ่ี คยเสนอต่อท่ี ประชมุ มาแล้วครั้งหน่งึ และยังไม่ได้พจิ ารณาน้ี

ระเบยี บวาระที่ 4 เรือ่ งทเี่ สนอใหท้ ปี่ ระชุมทราบ เป็นเรอื่ งท่ีฝา่ ยเลขานกุ าร แจง้ ใหท้ ป่ี ระชมุ ทราบเกยี่ วกบั การดาเนนิ งานของ ฝ่ายเลขานกุ าร ระเบียบวาระที่ 5 เรอ่ื งเสนอเพ่ือพจิ ารณา เป็นเร่ืองนาเสนอเข้าสู่ท่ีประชุมเพ่ือร่วมกันพิจารณา ซ่ึงถือว่าเป็นประเด็น หัวข้อสาคัญที่ต้องจัดให้มีการประชุมข้ึน อาจนาเสนอโดยประธานหรือสมาชิกเพ่ือ บรรจุเข้าเป็นวาระการพิจารณา ถ้ามีหลายเรื่องควรจัดเรียงลาดับความสาคัญทีละ เรอ่ื งและตอ้ งเปน็ เรื่องที่สอดคล้องกนั

ระเบยี บวาระท่ี 6 เร่ืองอน่ื ๆ (ถา้ ม)ี ในการประชุมบางคร้ังประธานหรือสมาชิก อาจมีเร่ืองท่ีต้องแจ้งให้ที่ประชุม ทราบหรือหารือเพิ่มเติมซ่ึงอาจเป็นเรื่องเร่งด่วนท่ีไม่สามารถบรรจุในวาระการ ประชุมไดท้ นั กอ็ าจนามาพจิ ารณาในวาระเร่ืองอื่น ๆ นี้ แตค่ วรคานงึ ถึงความจาเป็น เรง่ ด่วนและระยะเวลาท่ีมอี ยดู่ ว้ ย

รายงานการประชุม พจนานุกรมฉบับราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ให้ความหมายว่า “รายละเอียด หรอื สาระของการประชุมทจ่ี ดไว้อย่างเปน็ ทางการ” ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมาย วา่ “การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผมู้ าประชุม ผู้ร่วมประชมุ และมติของทปี่ ระชมุ ไว้ เปน็ หลักฐาน” รายงานการประชมุ จดั เปน็ หนังสอื ราชการชนิดที่ 6 คือ หนงั สอื ทเี่ จา้ หนา้ ที่ จัดทาข้ึนหรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ ดังนน้ั การจัดทารายงานการประชมุ ตอ้ ง จดั ทาใหถ้ ูกตอ้ งตามระเบียบ

วธิ ีจดรายงานการประชมุ การจดบันทึกรายงานการประชุม อาจปฏิบัติได้ 3 วิธี แล้วแต่ความประสงค์ ของที่ประชมุ นนั้ ๆ คือ วิธีที่ 1 จดละเอียดทุกคาพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าประชุมทุกคนพร้อมด้วย มติใช้ในการประชุมใหญ่ ๆ ซึ่งต้องบันทึกคาพูดไว้เป็นหลักฐานให้ชัดเจนว่าใครให้ ความเห็นไว้ว่าอย่างไร และใช้ถ้อยคาอย่างไร เหมาะสมแก่การเป็นตัวแทนของตน หรอื ไม่อย่างไร นิยมใชใ้ นการประชุมรฐั สภา สภาผแู้ ทนราษฎร์ วุฒิสภาเปน็ ต้น

วิธีท่ี 2 จดย่อคาพูดที่ประเด็นสาคัญของกรรมการ หรือผู้เข้าประชุม อันเป็นเหตุผลนาไปสู่มติของท่ีประชุม พร้อมด้วยมติ ใช้สาหรับเน้ือหาของรายงาน การประชุมจาเป็นต้องเขียนให้ส้ัน แต่ให้แจ่มแจ้งปราศจากข้อเคลือบแคลงสงสัย อนั จะทาให้เกิดข้อโต้แย้งข้ึนภายหลังได้ ถ้าเป็นข้อตกลงที่เป็นตัวเลขจะเป็นจานวน เงินหรือจานวนสิ่งใดก็ตาม หรือเป็นข้อความที่เกี่ยวพันถึง วัน เดือน ปี สถานท่ี จะเว้นไม่บันทึกหรือจะย่อให้ส้ันไม่ได้จานวนเงินนิยมบันทึกเป็นตัวหนังสือในวงเล็บ ต่อจากตัวเลข เพ่ือป้องกันผิดพลาดหรือแก้ไข นิยมใช้ในการประชุมคณะกรรมการ สมาคม สโมสร เพ่ือเปน็ หลกั ฐานการประชมุ

วธิ ีท่ี 3 จดแต่ความเห็นโดยรวมของที่ประชุม อันเป็นเหตุผลนาไปสู่มติของ ที่ประชุมพร้อมด้วยมติ จะมุ่งให้ผู้อ่านทราบจุดประสงค์โดยเร็ว และสามารถเข้าใจ และจดจาไดท้ ันที นิยมใชใ้ นการประชมุ คณะกรรมการตา่ ง ๆ ของทางราชการ วิธีท่ี 4 จดเฉพาะมติของท่ีประชุมเท่านั้น นิยมใช้ในธุรกิจครอบครัวหรือ ธรุ กจิ เจ้าของคนเดียว ผู้เขา้ ประชุมเม่อื ได้ออกความเห็นใด ๆ ไปแล้ว ก็เป็นที่รับรู้ใน ท่ีประชุม ไม่มีความจาเป็นต้องบันทึกไว้รายงานให้ผู้ใดทราบอีกความคิดเห็นท่ีดีมี ประโยชน์ก็ได้รับเครดิตในที่ประชุมแล้ว จึงกาหนดให้จดเฉพาะมติของที่ประชุมไว้ เปน็ การใชอ้ า้ งองิ เทา่ นนั้

ความสาคญั ของรายงานการประชุม 1) เปน็ หลกั ฐานการปฏบิ ตั ิงาน การปฏบิ ตั ิงานในองคก์ รใด ๆ กต็ ามยอ่ มมี การประชุมเพอื่ รายงานผลการปฏิบตั ิงาน แลกเปลยี่ นความคดิ เหน็ กาหนดนโยบาย พิจารณาขอ้ เสนอ ฯลฯ 2) เป็นเคร่ืองมือติดตามงาน รายงานการประชุมท่ีมีการจดมติไว้อย่างชัดเจน จะเป็นหลักฐานสาคัญให้เลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมายได้ติดตามงานตามมติท่ี ประชุม ส่วนใหญ่จะมีระเบียบวาระการประชุม เรื่องที่เสนอให้ท่ีประชุมทราบ หรือ เร่ืองสืบเน่ือง ซึ่งผู้ปฏิบัติจะรายงานผล หรือความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน ตามมตทิ ่ีประชุมคร้งั กอ่ น ท้ังน้ีจะเปน็ ประโยชน์แกอ่ งคก์ รให้สามารถเร่งรัดพฒั นางาน อยา่ งเตม็ ท่ี

ความสาคญั ของรายงานการประชุม 3) เป็นหลกั ฐานอา้ งอิง รายงานการประชุมที่มกี ารรับรองจากท่ีประชุมแล้วถือ เป็นเอกสารท่ีใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย หากมีปัญหาหรือความขัดแย้งในทางปฏิบัติ สามารถใช้มติการประชุมเพ่ือยุติข้อขัดแย้งได้ หรือหากมีปัญหาทางกฎหมาย เช่น บคุ คล หรือหน่วยงานปฏิบตั ิงานโดยไม่เป็นไปตามมตกิ ็สามารถใช้รายงานการประชุม เป็นหลักฐานสว่ นหนง่ึ ในการดาเนนิ การตามกฎหมายได้ 4) เป็นขอ้ มลู ข่าวสาร เลขานุการจะสง่ รายงานการประชมุ ใหผ้ เู้ ข้าประชมุ ได้รบั ทราบข้อมูลหรือทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมครั้งก่อนเพ่ือให้ต่อเนื่องกับ การประชุมคร้ังต่อไป นอกจากน้ัน ยังเป็นประโยชน์สาหรับผู้ไม่มาประชุม ได้ศึกษา ขอ้ มลู และรับทราบมตทิ ป่ี ระชุมด้วย

รูปแบบรายงานการประชุม รายงานการประชุมอาจมีรปู แบบแตกตา่ งกนั ตามท่หี นว่ ยงานเหน็ ว่าเหมาะสม โดยทว่ั ไปจะใชร้ ปู แบบตามระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดังน้ี 1) รายงานการประชุม ให้ลงชอื่ คณะทป่ี ระชุม หรือชอื่ การประชุมน้ัน 2) ครัง้ ที่ ให้ลงครัง้ ท่ีประชุม 3) เม่อื ใหล้ งวนั เดอื น ปที ป่ี ระชุม 4) ณ ให้ลงสถานทท่ี ี่ประชุม 5) ผมู้ าประชุม ให้ลงชื่อและ/หรือตาแหนง่ ของผไู้ ด้รบั แตง่ ตง้ั เปน็ คณะทีป่ ระชมุ ซึง่ มา ประชมุ ในกรณที ีม่ ีผมู้ าประชมุ แทนให้ลงช่ือผู้มาประชุมแทนและลงว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรอื ตาแหนง่ ใด

รูปแบบรายงานการประชุม 6) ผู้ไมม่ าประชมุ ให้ลงชอ่ื และหรอื ตาแหนง่ ของผทู้ ีไ่ ดร้ ับการแตง่ ตง้ั เปน็ คณะท่ี ประชุมซึ่งมิไดม้ าประชุม พรอ้ มทั้งเหตุผล (ถา้ ม)ี 7) ผู้เขา้ ร่วมประชุม ให้ลงช่ือและ/หรอื ตาแหน่งของผูท้ ี่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ี ประชุม ซ่งึ ได้เขา้ ร่วมประชมุ (ถา้ มี) 8) เร่ิมประชมุ เวลา ให้ลงเวลาท่ีเริ่มประชมุ 9) ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกขอ้ ความท่ปี ระชมุ โดยปกติให้เร่ิมต้นดว้ ยประธานกลา่ วเปดิ ประชุมและเรอ่ื งที่ประชมุ กับมติ หรอื ขอ้ สรุปของท่ปี ระชมุ ในแตล่ ะเรื่องตามลาดบั 10) เลกิ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเี่ ลิกประชมุ 11) ผ้จู ดรายงานการประชุม ใหล้ งช่อื ผู้จดรายงานการประชุมครั้งนน้ั

แบบรายงานการประชมุ (ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณฯ ข้อ 25) รายงานการประชุม..................................................... คร้งั ท่ี ................/.................. เมือ่ ............................................................. ณ .............................................................................. --------------------------------------- ผูม้ าประชุม ผ้ไู มม่ าประชมุ (ถ้ามี) ผู้เข้ารว่ มประชมุ (ถา้ มี) เรม่ิ ประชมุ เวลา (ข้อความ) ....................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... เลกิ ประชุมเวลา .................................................................... (.................................................................) ผจู้ ดรายงานการประชุม

การรบั รองรายงานการประชมุ อาจทาได้ 3 วิธี ไดแ้ ก่ 1.) รับรองในการประชุมครั้งน้ัน ใช้สาหรับกรณีเร่ืองเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการ ของท่ปี ระชุมอา่ นสรปุ มตใิ หท้ ี่ประชมุ พิจารณารบั รอง 2.) รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุมครั้งท่ี แล้วมาให้ที่ประชุมพจิ ารณารบั รอง 3.) รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยัง กาหนดเวลาประชุมคร้ังต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งน้ันมากให้ เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายใน ระยะเวลาที่กาหนด

กรรมการ กศจ. ที่ได้รับแตง่ ต้ังให้เป็น อกศจ. จะเขา้ รว่ มประชุม กศจ. อีก ไดห้ รือไม่ - อกศจ. เป็นเพียงคณะอนุกรรมการท่ีตั้งข้ึนมาเพอื่ ช่วยทาหน้าทข่ี อง กศจ. - อกศจ. ทาหนา้ ทก่ี ลนั่ กรองและเสนอแนะความคดิ เหน็ หรือใหข้ ้อแนะนาต่อ กศจ. - การกลนั่ กรองของ อกศจ. จึงเป็นเพยี งกระบวนการภายในและเป็นกระบวนการยอ่ ย ในชน้ั ที่เปน็ กระบวนการพิจารณาของ กศจ. เท่านน้ั - อกศจ. มิได้มีอานาจในอนั ทจ่ี ะพิจารณาหรอื มมี ติหรือมคี าสง่ั ในเร่ืองนั้น ๆ ซ่งึ อยใู่ นอานาจ หนา้ ทข่ี อง กศจ. แต่อย่างใด

กรรมการ กศจ. ทไี่ ด้รบั แตง่ ตงั้ ให้เป็น อกศจ. จะเข้าร่วมประชุม กศจ. อกี ได้ หรือไม่ (ต่อ) - ดงั นัน้ การทาหนา้ ท่ีของกรรมการ กศจ. ทค่ี ณะกรรมการขบั เคล่ือนการปฏริ ูป การศึกษาของกระทรวงศกึ ษาธิการในภูมภิ าค แตง่ ต้งั ให้เป็นอนุกรรมการใน อกศจ. เม่ือไดเ้ ข้าร่วมประชุมกลนั่ กรองเรอ่ื งใด ในชั้น อกศจ. แลว้ สามารถเข้าร่วมประชุม พจิ ารณาเรื่องนน้ั ใน กศจ. ได้ โดยไม่ถอื ว่าเปน็ ผมู้ สี ่วนไดส้ ว่ นเสียหรือ มีสภาพร้ายแรงที่ทาให้ผลการพจิ ารณาของ กศจ. ไม่ชอบด้วยกฎหมาย

การหามติของ กศจ. กรณีกรรมการลงมติเหน็ ชอบนอ้ ยกว่าจานวนกรรมการที่งด ออกเสียง หลกั การท่วั ไปในการหามติของคณะกรรมการโดยการ นบั คะแนนเสียง แบ่งออกไดเ้ ปน็ 2 แบบ - เสียงข้างมากแบบธรรมดา (Simple Majority) หมายถงึ คะแนนเสียงขา้ งมาก ของผซู้ ง่ึ ประกอบเป็นองคป์ ระชมุ และไดอ้ อกเสียงลงคะแนนให้ความเหน็ ชอบหรอื ไมใ่ ห้ ความเห็นชอบในเรอ่ื งน้นั การงดออกเสียงลงคะแนนหรอื ไม่อยใู่ นที่ประชุมไมถ่ ือวา่ เปน็ การ ออกเสยี ง จึงไม่อาจนับคะแนนเหล่าน้ันไปรวมกบั การออกเสียงลงคะแนนของฝา่ ยท่เี ห็นดว้ ย หรอื ไมเ่ หน็ ด้วยได้

การหามติของ กศจ. กรณีกรรมการลงมตเิ หน็ ชอบนอ้ ยกวา่ จานวนกรรมการทง่ี ด ออกเสียง (ต่อ) - เสยี งข้างมากแบบเดด็ ขาด (Absolute Majority) หมายถึง คะแนนเสียงข้างมากของ จานวนทั้งหมดหรือเทา่ ทมี่ ีอยู่ ในกรณนี ้กี ารหามติของท่ีประชมุ จงึ ต้องใหไ้ ดค้ ะแนนเสยี ง ตามทกี่ าหนดไวไ้ มว่ ่าจะมีผูล้ งคะแนนเสียงเทา่ ใด มาประชุมเทา่ ใด หรอื งดออกเสียงเท่าใด คะแนนเสยี งที่จะถือเป็นมติไดต้ ้องได้ตามจานวนทีก่ าหนดไว้เทา่ นั้น

การนดั ประชมุ ล่วงหนา้ กอ่ น 3 วนั แตใ่ นวันประชมุ กลับมีเรื่องพจิ ารณาซึง่ เป็นวาระ จร โดยไมม่ เี หคุผลอันสมควร ถอื ว่ามตนิ ั้นชอบดว้ ยกฎหมายหรือไม่ - ตามมาตรา 80 แห่งพรบ.วธิ ปี ฏบิ ตั ิราชการทางปกครองฯ บญั ญัตวิ า่ \"การนัดประชมุ ตอ้ งทา เปน็ หนังสือและแจง้ ใหก้ รรมการทกุ คนทราบล่วงหนา้ ไมน่ อ้ ยกวา่ สามวัน...\" การประชุมครั้งใด ทไ่ี ม่เป็นตามหลักเกณฑน์ ี้ ยอ่ มไม่ชอบด้วยกฎหมาย เว้นแต่ - ไดม้ กี ารบอกนดั ประชุมแลว้ ในทีป่ ระชมุ ครงั้ ก่อน และกรรมการทีไ่ ม่ได้รบั หนงั สอื นดั ประชมุ หรือกรรมการท่ีได้รับหนังสือนดั ประชมุ ช้ากวา่ เวลาที่กาหนดกอ็ ยใู่ นที่ประชุมครัง้ กอ่ นดว้ ย (มาตรา 80 วรรคสอง)

การนดั ประชมุ ล่วงหนา้ ก่อน 3 วัน แต่ในวันประชมุ กลบั มีเรือ่ งพจิ ารณาซึ่งเป็นวาระ จร โดยไม่มเี หคุผลอันสมควร ถือวา่ มตินนั้ ชอบดว้ ยกฎหมายหรือไม่ (ต่อ) เว้นแต่ - กรรมการท่ีไม่ไดร้ ับหนงั สือนดั ประชุมหรือกรรมการท่ีได้รบั หนังสือนดั ประชมุ ชา้ กวา่ เวลา ทก่ี าหนด มาประชุมดว้ ยและไมไ่ ดแ้ สดงปฏิกริ ิยาคัดค้านการประชมุ แต่อยา่ งใด - มเี หตจุ าเป็นเรง่ ด่วน ทาใหไ้ มอ่ าจทาหนงั สอื นดั ประชุมและแจง้ ให้กรรมการทุกคน ทราบล่วงหน้า ไมน่ ้อยกว่าสามวัน ในกรณนี ีป้ ระธานกรรมการจะนัดประชุมเปน็ อย่างอน่ื กไ็ ด้ (มาตรา 80 วรรคสาม)

การนดั ประชมุ ล่วงหน้ากอ่ น 3 วนั แต่ในวนั ประชุมกลบั มีเรอ่ื งพิจารณาซึง่ เป็นวาระ จร โดยไมม่ เี หตผุ ลอนั สมควร ถือวา่ มตนิ ั้นชอบดว้ ยกฎหมายหรือไม่ (ต่อ) ดังนนั้ จะตอ้ งพจิ ารณาในข้อเทจ็ จริงว่า วาระจร ทีป่ ระธานหยิบยกขึน้ มาพิจารณาน้ัน - หนงั สอื นัดประชมุ ไดก้ าหนดวา่ มี \"วาระอนื่ ๆ\" ไวห้ รือไม่ - เมอ่ื พิจารณาในวาระจร กรรมการคนใดคนหนง่ึ ได้โตแ้ ยง้ คดั ค้านไวห้ รอื ไม่ - แม้กรรมการจะคัดค้าน หากเป็นกรณเี หตุจาเป็นเร่งดว่ น กส็ ามารถกระทาได้

“ขอได้รับความขอบคุณ นายชาย มะลลิ า รองเลขาธิการ ก.ค.ศ.” สานักงานคณะกรรมการข้าราชการครูและบคุ ลากรทางการศกึ ษา www.otepc.go.th