Справочник секретаря и офис-менеджера. Апрель 2019

Издается с 2002 года ISSN 1727-2459 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 04 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 4 АПРЕЛЬ 2019 Секретарь и руководитель 7 качеств, без которых секретарь не построит карьеру: подсказки руководителей и эйчаров 52 Делопроизводство Информационные Секретарь 66 8 ошибок в делах с перепиской, которые технологии и руководитель допускают 90% ваших Как помощнику Как выйти из тени коллег  12 организовать безупречное руководителя: мероприятиев7шагов 38 5 сильных приемов

Новости от главного редактора С нашим праздником, дорогие мои коллеги! С чем у вас ассоциируется апрель? Апрель — солнце, весна, 24 тепло! Что-то еще? НАШ ПРАЗДНИК — Международный апреля – день секретаря отмечают во всем мире именно в апреле. Международный день Это последняя полная рабочая неделя апреля. Апрельский номер, мы верим, порадует вас интересными и полезными секретаря публикациями. Поехали? Узнайте, благодаря каким семи качествам секретари и помощники смогут построить карьеру. Эти качества назвали нам и прокомментировали сами руководители и опытные эйчары (с. 52). Освойте пять приемов, чтобы наверняка выйти из тени своего руководителя. Проявите черты настоящего помощника, от которых зависят ваши взаимоотношения с шефом (с. 66). Научитесь делать схемы-памятки по делопроизводству. Так вы сделаете доступными для коллег организационные документы компании (с. 22). Правильно сформируйте дела с бумажной и элек- тронной перепиской. Посмотрите, не допускаете ли вы восемь основных ошибок в таких делах (с. 12). Превратите подготовку мероприятия в проект. Пройдем вместе семь шагов, чтобы организовать безупречное мероприятие (с. 38). А теперь, самые лучшие, незаменимые, интеллектуальные и прекрасные секретари и помощники, давайте праздновать! И обя- зательно зайдите на сайт sekretariat.ru – там вас ждет много новостей и сюрпризов. Уверена, они порадуют вас и ваших коллег! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1

№ 4, апрель 2019 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 6 Календарь......................................................................................................... 6 Новости.............................................................................................................. 8 Информационные технологии Компьютер и интернет Как секретарю и помощнику организовать безупречное мероприятие в 7 шагов................................ 38 Вопрос – ответ Какие бесплатные мобильные приложения выбрать, чтобы читать книги на смартфоне?.......................47 Делопроизводство Секретарь и руководитель Работа с документами Взаимодействие Электронная и бумажная переписка: 7 качеств, без которых секретарь 8 ошибок в делах, которые не построит карьеру: подсказки допускают 90% ваших коллег...................... 12 руководителей и эйчаров............................ 52 Схемы-памятки для коллег, Как выйти из тени руководителя: или Как их научить 5 сильных приемов....................................... 66 работать с документами...............................22 Вопрос – ответ Практикум Как проявлять инициативу Домашнее задание № 4..................................28 в работе с руководителем, чтобы вас не наказали?...................................73 Ответ на домашнее задание из № 3................................................ 30 Вопрос – ответ Как внести изменения в приказы при смене ответственного лица?............... 33 В какой очередности подписывают гарантийные письма?...................................... 35

Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспеч­ ения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российс­ кого государственного гуманитарного университета, к. и. н. Профессия секретарь В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- Обеспечение жизнедеятельности офиса нитарного университета, д. и. н. Как секретарю оптимизировать затраты на экспресс-доставку: М.В. Ларин – 4 лайфхака...................................................... 76 завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Россий­ского Вопрос – ответ государств­ енного гуманитарного университета, Как помощнику найти д. и. н., профессор и сохранить баланс между работой и личной жизнью?.............................81 Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Россий­ского государств­ енного гуманитарного университета, к. и. н. Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Анна ВАЛЛ: «Чем меньше дистанция с руководителем, тем больше у вас шансов на конфликты, внутреннее выгорание и душевные шрамы».................84 Имидж и стиль Как сделать модные оттенки деловыми: ваш новый образ в сезоне весна-лето—2019.................................90

Компас секретаря Портрет профессионала «Сегодня редко услышишь оригиналь- ную речь — в основном пересказы. Излюбленный жанр — анекдот, хохмы, мемы», — делится Анна ВАЛЛ, тренер по этикету и культуре речи 84 Делопроизводство Делопроизводство Электронная и бумажная Схемы-памятки для коллег, переписка: 8 ошибок в делах, или Как их научить работать которые допускают 90% ваших с документами коллег Добавьте памятки в виде схем во все Формировать в дела и хранить нужно все локальные нормативные акты компании. письма, и бумажные, и электронные. Нельзя Это поможет приблизить правила работы подшить в дело бумажное письмо, а элек- с документами к тем, для кого они созда- тронное оставить в почтовом ящике 12 вались — к работникам организаций 22 Май 2019 Календ. дней – 31; рабочих – 18; вых. и праздн. – 13 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 6 e.sekretaria.ru

Главное в номере Номер за 5 минут 7 качеств, без которых секретари 1-е не построят карьеру: мнения руководителей и эйчаров место среди важных для Любому руководителю хочется видеть рядом секретарей качеств с собой своего человека, которому можно дове- занимает преданность рять, как самому себе 52 руководителю и компании Информационные технологии Профессия секретарь Как секретарю и помощнику Как выйти из тени руководителя: организовать безупречное 5 сильных приемов мероприятие: 7 шагов Между руководителем и вами не может После того как вы сделали структуру быть противостояния: вы дополняете работ по проекту, определите, сколько и продолжаете своего шефа. Именно это- времени они займут и как они связаны го он от вас ожидает. Понять, насколько между собой. Длительность и порядок хорошо вы исполняете роль помощника, работ отразите в таблице 38 без обратной связи — невозможно 66 Важные даты мая 1 Праздник 7 День 9 День 18 Международный Весны и Труда радио Победы день музеев 24 День 25 День 27 День 31 День кадровика филолога библиотекаря адвоката № 4, апрель 2019 7