Компьютер и интернет исходящая корреспонденция. В каждом из этих потоков Обратите внимание! могут присутствовать электронные документы. Столбец 21 Сведения о переадресации доку- В общем виде структура журнала регистрации входя- мента заполняют для щих, исходящих и внутренних документов представлена входящих документов, в образце на страницах 54–55. Она включает 42 столбца. Ска- которые поступили чать структуру журнала регистрации вы можете на сайте в организацию, у кото- sekretariat.ru/examples. рой нет полномочий для их исполнения. А стол- Чтобы вам было удобно использовать журнал регистра- бец 22 Гриф ограниче- ции, насыщенные информацией столбцы рекомендуем раз- ния доступа заполняют бить на дополнительные графы. Например, столбцы 14–16 в отдельном регистраци- Отметка о приложении. Целесообразно сделать внутри них онном журнале для соот- графы: Количество приложений, Общее количество листов ветствующих документов приложений, Вид физически обособленного электронного носителя. Столбцы 17–20 Сведения о связанных документах разбиваем на графы: Регистрационный номер, Дата, Наиме- нование вида документа, Тип связи – то есть инициативный документ, который будет результатом исполнения. Столбцы 24–28 Указания по исполнению документа, 30–34 Отметка об исполнителе, 35–37 Сведения об электронной подписи, 38–40 Проверка электронной подписи, 41–42 Файлы электронного документа – также лучше разбить на отдель- ные графы. Какие инструменты помогут отформатировать шапки таблиц журнала Все параметры форматирования ячеек есть на вкладке «Глав- ная». Кнопка «Формат» (рис. 2 на с. 52) в группе «Ячейки» выполняет те же команды, что и контекстное меню к ярлыч- ку листа. Чтобы текст в ячейках располагался не в строку, а был виден полностью, щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выберите пункт «Формат ячеек…». На вкладке «Выравнивание» установите галочку «Перено- сить по словам». Чтобы скопировать формат, установите кур- сор в ячейку. На вкладке «Главная» в группе команд «Буфер обмена» нажмите кнопку «Формат по образцу» – курсор мыши № 1, январь 2019 51
Информационные технологии Рис. 2. Параметры форматирования ячеек в меню кнопки «Формат» Полезный совет примет вид метелочки. Затем выделите ячейку – формат Если в вашей организа- скопирован. Курсор примет форму метелочки с плюсом. ции документы регистри- Щелкните по любой ячейке – к ней применится формати- руют разные сотрудники, рование из скопированной ячейки. создайте для них копии файла. В каждой копии По умолчанию границы ячеек не видны при печати. оставьте журнал реги- Разлиновать таблицу можно, используя кнопку «Границы» страции документопото- группы команд «Шрифт» вкладки «Главная». Выделите диа- ка, который необходим пазон ячеек, которые вам нужно разлиновать, и из раскры- конкретному сотруднику, вающегося списка на кнопке «Границы» выберите нужный листы с остальными жур- тип границ. налами удалите Если по какой-то причине в ячейках образовалось пустое место после текста, используйте автоподбор высоты. Для этого щелкните по ячейке нужной строки. На вкладке «Глав- ная» в группе команд «Ячейки» нажмите кнопку «Формат», а в появившемся меню выберите команду «Автоподбор высоты» (рис. 3 на с. 53). Как создать регистрационные журналы для различных документопотоков Чтобы создать журнал регистрации определенного докумен- топотока, скопируйте лист со всеми столбцами и скройте те столбцы, в которые не будете вносить данные. 52 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Пример. Для исходящих документов не вносят данные в столбцы Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения), соответственно графы 24–28 можно скрыть. Не вносят данные и в столбцы Отметка об исполнителе и Проверка электронной подписи, поэтому графы 30–34 и 38–40 также можно скрыть. Чтобы скрыть столбцы, щелкните по заголовку столбца Рис. 3. Фрагмент вкладки правой кнопкой мыши и нажмите «Скрыть». Чтобы скрыть «Главная», подсказка к кнопке несколько столбцов, наведите курсор на буквенный заголо- «Копировать формат» вок первого столбца и выделите их. Затем щелкните правой кнопкой мыши по одному из столбцов и нажмите «Скрыть». Столбец будет скрыт, а граница между заголовками столб- цов листа электронной таблицы станет толще обычной. Чтобы отобразить скрытые столбцы, выделите два сосед- них столбца, между которыми есть утолщенная граница. Щелкните правой кнопкой мыши по одному из столбцов и нажмите «Показать». Файл системы регистрации документов готов к работе, заполните справочники, защитите их листы, сохраните файл. Пример файл со справочниками и журналом смотрите на сай- те sekretariat.ru/examples. Когда регистрационный период закончится, можете собрать все регистрационные массивы под единую шапку таблицы, раскрыть скрытые столбцы и проанализировать данные по документам компании. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Перед тем как приступить к созданию журнала регистрации документов, подготовьте: номен- клатуру дел или классификационную схему, классификатор структурных подразделений, классификатор должностных лиц, перечень контрагентов. 2. Структура журнала регистрации включает 42 столбца. Они станут основой для создания жур- налов регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. 3. Чтобы создать журнал регистрации определенного документопотока, скопируйте лист со все- ми столбцами журнала и скройте те столбцы, в которые не будете вносить регистрационные данные. № 1, январь 2019 53
Информационные технологии Код 2 Шапка классификатора структурных подразделений Наименование структурного подразделения 1 Шапка классификатора должностных лиц Наименование должности Код подразделения Ф. И. О. сотрудника Код 1 2 3 4 Шапка перечня контрагентов (адресатов/корреспондентов) Наименование Юридический Адрес Тел. Должность Ф. И. О. руководителя организации контрагента адрес руководителя 6 1 2 34 5 Сведения об электронной подписи Сертификат Владелец Действителен с… по… 7 89 Шапка журнала регистрации документов организации Регистрационный Дата Наименование Индекс дела Дата поступления номер документа документа вида документа по номенклатуре дел документа 1 2 3 4 5 Регистрационный Адресант Адресат Должность лица, Фамилия и инициалы номер входящего (автор) подписавшего лица, подписавшего документ документа 78 документ 9 6 10
Компьютер и интернет Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений) Заголовок Краткое Количество Отметка Отметка Вид физически к тексту содержание листов о приложении о приложении обособленного документа (количество (общее количество электронного основного приложений) листов приложений) носителя документа 11 12 13 14 15 16 Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи) Регистрационный Дата Наименование Тип Сведения Гриф Отметка номер вида документа связи о переадреса- ограниче- о кон- ции документа ния доступа троле 17 18 19 20 21 22 23 Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения) Поручение Подразделение – Ответствен- Исполнители Срок Срок ответственный испол- ный исполни- исполнения исполне- нитель документа тель (план) ния (факт) 24 25 26 27 28 29 Отметка об исполнителе Наименование струк- Наименование Фамилия и инициалы фак- Адрес элек- Теле- турного подразделения должности тического исполнителя тронной почты фон 30 31 32 33 34 Сведения об электронной подписи Проверка электронной подписи Сертифи- Владе- Действителен с… Результат проверки Дата Фамилия и инициалы кат лец по… электронной под- провер- сотрудника, осуще- писи ки ствившего проверку 35 36 37 38 39 40 Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов) Количество файлов электронного документа Имена файлов электронного документа 41 42 № 1, январь 2019 55
Вопрос – ответ Как отредактировать видеоролик? В ноябрьском номере журнала вы рассказали, как Отвечает записать видео с экрана компьютера. Расскажите, Анна СОСНОВАЯ, как можно отредактировать получившееся видео? бизнес-тренер Центра профессионального развития Татьяна, секретарь руководителя «Профи-Карьера», куратор направления «Секретариат» Рассмотрим бесплатный и простой в использовании видео Еще по этой теме редактор Avidemux. С его помощью вы сможете перевести «Как записать видео видео из одного формата в другой, выполнить цветокоррек с экрана компьютера цию, применить фильтры, обрезать видео, изменить размер с голосовыми коммента- изображения в видео и т. д. риями?», № 11, 2018 Скачайте, установите и запустите программу. Перей дите по адресу sourceforge.net/projects/avidemux/files/ latest/download – загрузка установочного файла начнется автоматически. Когда скачаете файл, установите програм му и запустите ее. Интерфейс редактора достаточно прост (рис. на с. 58). В центре находится область предпросмотра, вверху – строка меню. На панели слева вы можете указать параметры кодирования. Внизу находится панель навига ции и инструментов, позволяющая перемещаться по видео, просматривать его и редактировать. Вырежьте лишние фрагменты из видео. Если в видео произошла техническая заминка, удалите этот фрагмент. Добавьте видео в программу через пункт меню «Файл» либо перетащив его на окно программы. Задайте отрезок, кото рый нужно удалить, с помощью маркера-ползунка и двух кнопок «А» и «B» на панели инструментов. Передвиньте ползунок до начала этого участка, затем нажмите кноп ку «А». На полосе воспроизведения появится прямоуголь ник, отмечающий область выделения. Затем переместите ползунок к концу участка и нажмите кнопку «B». Вырежьте фрагмент – в пункте меню «Правка» выберите пункт «Уда лить». Если вы хотите вырезать эту часть, чтобы затем вставить куда-то еще, выберите «Вырезать». № 1, январь 2019 57
Информационные технологии Рис. Интерфейс видеоредактора Avidemux Полезный совет Добавьте фильтры. В Avidemux вы можете скоррек Сохраните ваш файл как тировать яркость, контрастность, насыщенность, резкость проект, чтобы вернуться видео, добавить логотип или рамку, повернуть изображение, к редактированию поз- добавить субтитры и др. Например, если видео получилось же. Для этого откройте темным, настройте яркость и контрастность. Изначально пункт меню «Файл», эта функция недоступна. Чтобы ее активировать, на пане затем «Скрипт проек- ли слева в разделе «Видео на выходе» установите значение та» и выберите команду Mpeg4 AVC (x264) вместо Copy. Теперь в пункте меню «Видео» «Сохранить как проект» щелкните кнопку «Фильтры». Откроется окно «Видеофиль тры». Выберите нужный фильтр, дважды щелкните по его имени и настройте параметры. В окне со списком фильтров вы можете нажать «Предпросмотр», чтобы посмотреть результат. Когда вы закончите, нажмите ОК. Сохраните видео. Установите на панели слева в разделе «Выходной формат» значение MP4 Muxer. Это значит, что ваше видео сохранится в формате MP4 – его можно воспро извести с любого устройства, а также загрузить в соцсети. Чтобы сохранить файл, нажмите «Сохранить как» во вклад ке «Файл». 58 e.sekretaria.ru
Киовхг ш дтааахвкме,Бдаакеитлашськпытьаа.енспассерклрииГейр гбпаорсывиоаозтнар-иыыик-,,Мифвгоеиррдлааоиллсеосф, Секретарь и руководитель Как договориться с руководителем: скрипты и приемы эффективных переговоров 60 Инна ИГОЛКИНА, психолог, бизнес-тренер Вопрос – ответ Как понять, что имел в виду руководитель? 69
Секретарь и руководитель Как договориться с руководителем: скрипты и приемы эффективных переговоров Комментирует Инна ИГОЛКИНА, психолог, бизнес-тренер Из статьи вы узнаете: Как вести переговоры с шефом по выбору оптимального варианта Какие сложности в переговорах для секретаря Как вести переговоры с представителями других организаций В каких ситуациях секретарь ведет переговоры с руководителем Переговоры – это то, что вы делаете практически все рабочее время. Для вас это обычное взаимодействие с руководителем. Однако вы убеждаете и переубеждаете шефа, настаиваете на своем, спорите, добиваетесь целей. Вы можете все это делать более эффективно. Расскажем, как правильно вести переговоры с руководителями, предложим скрипты пере- говоров в разных ситуациях и приемы, которые работают. Еще по этой теме Какие сложности в переговорах «Как нельзя добиваться для секретаря и как их преодолеть расположения руково дителя: 11 провальных Переговоры — это коммуникация между сторонами для способов», № 10, 2018 достижения своих целей, при которой каждая из сторон имеет равные возможности, чтобы контролировать ситуа- цию и принимать решения. Вы ведете переговоры не на равных. Вы занимаете под- чиненное положение по отношению к своему руководителю 60 e.sekretaria.ru
Взаимодействие и топ-менеджерам других компаний. Чтобы переубедить Обратите внимание! руководителя, вам нужно приложить максимум смекалки Чем сложнее вопрос, и навыков презентации, и сделать это ненавязчиво и неза- по которому идут метно, как будто шеф сам дошел до какой-то мысли и при- переговоры, тем луч нял нужное решение. ше, если переговоры будут проходить лично. Ваша цель – помочь начальнику, а не доказать, что Если же вопрос не особо вы умнее, более информированы и знаете, как сделать важен, то можно начи правильно. Если вместо того, чтобы поднимать само- нать с общения по элек оценку, вы будете сосредоточены на том, чтобы сделать тронной почте или жизнь вашего руководителя проще, комфортнее и удобнее, в мессенджере. Иногда он обязательно это заметит и оценит. Если будете думать приходится вести пере только о том, как блеснуть своими знаниями, показать себя говоры по телефону – с лучшей стороны и т. д. – скорее всего, ваши желания пара- обычно в случаях, когда доксальным образом будут мешать вам достичь своей цели. мало времени, а вопрос надо решить быстро Вы должны знать приемы и структуру перегово- ров. Это поможет избежать ошибок и добиться своих целей более простыми способами. Последовательная структура переговоров включает четыре этапа: подготовка, процесс переговоров, достижение согласия и выход из переговоров. Рекомендуем вам освоить основную модель пере- говоров. Одна из главных моделей переговоров – ТАП – «тезис – аргумент – поддержка». Эту модель можно приме- нить в любых, но особенно – в сложных переговорах, когда надо убедить собеседника, чтобы он принял вашу позицию. Тезис нужно сформулировать в одном предложении, иначе его будет сложно доказать. Например: «Вам нужно выбрать более ранний рейс, чтобы успеть на переговоры вовремя». Чтобы этому научиться, задайте себе два главных вопроса: каков мой тезис и чего я хочу добиться? Аргумен- ты – логические доводы, которые подтверждают правоту вашего тезиса в противовес тезису собеседника – «Вы можете попасть в пробку», «Этот рейс уже неоднократно задержи- вали» и т. п. На этапе подготовки к переговорам запишите от 3 до 10 аргументов в поддержку вашего тезиса. Поддерж- ка – конкретные факты, которые подтверждают ваши слова: «От аэропорта до гостиницы ехать примерно 1,5 часа, плюс полчаса на заселение в гостиницу». № 1, январь 2019 61
Секретарь и руководитель Дополнительно В каких ситуациях секретарь ведет на сайте! переговоры с руководителем Пройдите тест «Уме ете ли вы договаривать Это переговоры о покупке чего-либо для офиса с бережливым ся с людьми» на сайте шефом или о выборе из нескольких вариантов для шефа, sekretariat.ru/examples который категорически настаивает на своем. Секретари часто ведут переговоры с руководством сторонней органи- зации об участии шефа в мероприятии. Разберем эти ситуа- ции, предложим для них скрипты и приемы. Руководителя обозначим значком , секретаря – . Ситуация 1. Переговоры о покупке Скрипт. В российском представительстве крупной межна- циональной компании ожидают визита вице-президента. Секретарь обратила внимание на то, что чайный сервиз при- шел в негодность. В то же время ее руководитель отличается бережливостью и не готов покупать новый сервиз. Еще по этой теме Иван Иванович, разрешите обсудить с вами один вопрос? «Managing up: научитесь Да, пожалуйста. понимать руководителя Вы говорили, что на следующей неделе к нам приезжает с офици- и управлять его ожидани альным визитом Джон Смит, вице-президент компании. А наш чайный ями», № 9, 2018 сервиз не соответствует столь важному мероприятию. Мне кажется, что он еще вполне ничего… Часть чашек разбита, посуда не одинаковая. Для таких событий есть свои нормы этикета и протокола. Вы же не хотите, чтобы из-за такой мелочи о нас сложилось плохое впечатление? Да, вы правы. Цена вопроса? Я найду несколько подходящих вариантов, покажу вам и мы с вами выберем, какой из них купить. Хорошо, завтра принесите мне варианты, договорились. В примере мы видим этап переговоров и этап достиже- ния согласия. Этап подготовки – осмотр чайного сервиза, решение о необходимости его заменить, изучение вариантов 62 e.sekretaria.ru
Взаимодействие и т. д. – остался «за кадром», так же, как этап выхода из пере- говоров. Можно считать, что переговоры секретарь выигра- ла – получила принципиальное согласие руководителя. Какие приемы использовать Просите больше. Найдите три варианта чайных сервизов Еще по этой теме и начните демонстрацию с самого дорогого и статусного. «Секреты эффективного В этом случае руководитель охотнее одобрит дорогой вариант, взаимодействия с руко который вы изначально выбрали. Третий вариант должен водителем», № 4, 2017 быть совсем неподходящим и примитивным. Обесценивайте. Тщательно опишите все недостатки того сервиза, который у вас есть. Например: некомплект- ный, слишком дешевый, есть дефекты и т. д. Задавайте вопросы. Поставьте руководителя в такую ситуацию, чтобы он сам начал «продавать» себе идею при- обретения нового сервиза. В нашем примере это было сде- лано с помощью фразы «Вы же не хотите, чтобы из-за такой мелочи о нас сложилось плохое впечатление?». Ссылайтесь на договоренности. Если руководитель договаривался с вами о том, что вы можете решать вопро- сы с покупкой до определенной суммы самостоятельно, сошлитесь на это. Если сумма превышает ту, которая была оговорена, объясните, почему необходимо купить что-то значительно лучше обычного. Просите дополнительно что-то еще. Пусть это будет то, что вам не нужно, и чем вы можете легко пожертвовать, например, набор ложечек для мороженого. В ходе перегово- ров сделайте «уступку», отказавшись от этого. Ситуация 2. Переговоры о выборе 63 оптимального варианта Скрипт. Переговоры секретаря с руководителем по вопро- сам выбора оптимального рейса на самолет. № 1, январь 2019
Секретарь и руководитель Обратите внимание! Иван Иванович, давайте обсудим варианты рейсов Москва – Берлин В разговоре не начинай для вашей командировки? те ответ на возражение со слова «Нет!». Гово Да, хорошо, давайте. рите вместо этого «Да, Я предложила вам рейс на 8.20. Однако вы настаиваете на рейсе и вместе с тем…». Это в 10.15. Более ранний рейс прибывает в 9.05 по местному времени. снижает агрессию собе Более поздний – в 11.05. Вам необходимо получить багаж, отвезти его седника и создает впе в гостиницу прежде, чем уехать на переговоры, назначенные на 13.00. чатление, что вы с ним Если вы выберете вариант, который я вам предлагаю, у вас останется на одной стороне немного времени, чтобы отдохнуть и подготовиться. В случае более позднего рейса есть риск, что самолет задержится, и вы окажетесь в цейтноте. У меня слишком мало времени, чтобы тратить его на ожидание. Я хочу, чтобы переговоры были по времени как можно ближе к моменту прилета! Да, я с вами согласна. Однако статистика показывает, что каждое 10-е место багажа теряется, а задержки рейсов происходят по раз- личным причинам – опоздание самолета, плохие метеоусловия, тех- нические неполадки и т. д. Если вы действительно уверены, что готовы с некоторой долей вероятности опоздать на встречу, я возьму билет на 10.15. Ну хорошо! Пожалуй, вы правы. Бронируйте рейс на 8.20, ничего, посплю в самолете. И спасибо за заботу! Секретарь в данном разговоре применила модель ТАП. Тезис. «Вам нужно выбрать более ранний рейс, чтобы успеть на переговоры вовремя». Аргументы. В данном случае можно сослаться на то, что руководитель во время предыдущей командировки опоздал на переговоры, так как рейс задержали из-за метеоусловий. Можно использовать аргумент «У вас останется немного времени, чтобы отдохнуть и подготовиться к переговорам». Еще несколько аргументов: «В среднем получение багажа занимает до 30 минут, от аэропорта до гостиницы вы доедете примерно за 1 час, плюс полчаса на заселение в гостини- цу, итого на все уйдет минимум 2 часа, а вам необходимо перед встречей отдохнуть и немного подготовиться». Если вы знаете, какие контраргументы выскажет руководитель, 64 e.sekretaria.ru
Взаимодействие например: «Я возьму только ручную кладь»; «Я поеду на обще- ственном транспорте»; «Я буду заселяться в гостиницу после переговоров», – ищите другие аргументы, которые окажутся «железобетонными». Так, вы знаете, что на общественном транспорте руководитель точно не поедет, поэтому сделайте упор на то, что такси может попасть в пробку. Поддержка. В данном случае это – время прибытия самолетов, время начала встречи. Ссылка на статистику о потере ручной клади – еще один конкретный факт. Хорошо, когда в качестве подтверждения аргументов вы приводите сведения, которые можно проверить с помощью внешних источников. Какие приемы использовать Никогда не начинайте со слабых аргументов. Руково- Еще по этой теме дитель может опровергнуть первый из них и не захочет «Как проверить, что вы слушать вас дальше. Начинайте со второго или третьего нашли идеального руко по значимости, заканчивайте самым весомым. водителя и работу меч ты», № 4, 2018 Не рассчитывайте, что сможете сходу выигрывать любые переговоры. На исход переговоров влияет множе- ство различных факторов: настроение руководителя, само- чувствие и т. д. Важно подойти с вопросом в нужный момент. Однако не всегда время можно выбирать. Тот же вопрос с покупкой авиабилетов обычно необходимо решать срочно. Учитывайте, кто берет на себя ответственность за решение. Если руководитель настаивает на спорном варианте, то ответственность за выбор должна лежать на нем, а не на вас. Желательно, чтобы ваш разговор закончился конкретной фразой, где шеф скажет, что так решил. Напри- мер: «Бронируйте билеты на рейс 10.15». Тогда, даже если руководитель опоздает на переговоры, он не сможет обвинить вас. Это действует не во всех случаях. Есть руководители, которые «забывают», что они говорили пару минут назад. Фиксируйте договоренности письменно. С помощью документов, почты, сообщений в мессенджерах и т. д. № 1, январь 2019 65
Секретарь и руководитель Ситуация 3. Переговоры с представителями других организаций Вам часто приходится говорить с людьми, которые значи- тельно выше по статусу – с руководителями других компа- ний, государственных учреждений, экспертами. Скрипт. Руководитель едет на конференцию, и вам необходимо договориться с организатором о том, чтобы ему предоставили лучшее время для выступления. Дополнительно Здравствуйте! Это Ольга Иванова, секретарь компании «Единение». на сайте! Здравствуйте, чем я могу помочь? Скрипт «Переговоры Доклад моего руководителя, Ивана Ивановича Рябинкина, назна- с несколькими руко чен на 11.00. Мне необходимо перенести его на вторую половину дня, водителями по поводу после обеда. должностных обязанно Да, но мы уже запланировали на это время выступление других стей» смотрите на сайте спикеров… sekretariat.ru/examples Мы сотрудничаем с вами вот уже 5 лет. Вы же можете внести изме- нения, пока проект еще на этапе согласования. Да, безусловно, но… Я вас очень прошу!!! Хорошо, ради вас я готов это сделать. 15.00 вас устроит? Да, договорились! Пришлите, пожалуйста, исправленный график выступлений на мою рабочую почту. Хорошо, до свидания! До свидания! Какие приемы использовать Научитесь «держать лицо». Будьте в меру дружелюбны, но не заискивайте, так как вы представляете вашу компанию. Будьте вежливы, пользуйтесь комплиментами, и в то же время гните свою линию. Работайте с возражениями. Внимательно слушайте речь собеседника. Часто возражения – это ключи, подобрав которые, вы сможете «открыть замок», который мешает 66 e.sekretaria.ru
Взаимодействие вам договориться. Задавайте вопросы к фразам, которые Обратите внимание! скрывают возможности для торга: «Мы не можем…» – «А что Нельзя превышать свои вы можете?»; «Правилами не предусмотрено…» – «А что полномочия. Опасно, можно сделать, чтобы в рамках правил добиться того, что когда секретарь пытается нам нужно?»; «Это невозможно!» – «Хорошо, а что можно решить вопрос, который сделать?». не входит в его компетен цию. Это может прине Научитесь предугадывать вопросы собеседников. сти компании серьезные Если вы не подготовились, то вам придется много раз брать убытки, как финансовые, тайм-аут, чтобы искать ответы на очевидные вопросы. Отне- так и имиджевые ситесь к процессу подготовки серьезно. Узнайте из открытых источников и от людей, которые могут вам помочь, необ- ходимую информацию заранее, чтобы не выглядеть глупо. Перед переговорами подумайте, чем вы можете пожертвовать, а чем – нет. Готовясь к переговорам, набро- сайте краткую памятку для себя – какие уступки вы готовы совершить. Такая подготовка позволит вам избежать нелов- ких ситуаций. Однозначно нельзя жертвовать имиджем вашей компании и руководителя. Как только добились желаемого – завершайте перего- воры, зафиксировав договоренности. Например, вы може- те завершить переговоры фразой: «Итак, мы договорились о том, что…» – перечислите, о чем конкретно вы только что договорились. Не затягивайте! Выходите из переговоров, так как дальнейшее обсуждение может привести к тому, что достигнутые договоренности могут отозвать назад. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Переговоры с руководителем – это серьезный вызов, к которому необходимо как следует гото- виться. 2. Хорошие переговоры – те, где вы четко заранее поняли, чего вам необходимо добиться, рассчи- тали свои ресурсы, аргументировали свою точку зрения, поддержали ее фактами и победили. 3. Никогда не рассказывайте коллегам и кому-то еще о том, как вы достигли договоренностей с шефом – есть вещи, которые должны оставаться в тайне. Совершенствуйте свои навыки ведения переговоров, и вы будете чаще побеждать. № 1, январь 2019 67
Вопрос – ответ Как понять, что имел в виду руководитель? В ноябрьском номере журнала вы рассказали о том, Отвечает как научиться понимать руководителя на невер- Талина ВЕНГРЖНОВСКАЯ, бальном уровне. Расскажите теперь о том, как пра- эксперт в области управления вильно понимать то, что сказал руководитель. Часто человеческим капиталом, бывают случаи, когда он просит меня что-то сделать, лектор магистерской а потом говорит, что я сделала не то и он вообще программы «Психология имел в виду совершенно другое. в бизнесе» НИУ ВШЭ Ольга, секретарь руководителя Поговорим о вербальной коммуникации: как происходит Еще по этой теме передача информации, каких ошибок нужно избегать в про- «Как понимать своего цессе общения и какие техники использовать. руководителя на уровне невербальной коммуни- Избегайте искажения информации. Например, руко- кации?», № 11, 2018 водитель поручил вам сделать презентацию, а когда вы при- несли ее на утверждение, он почему-то оказался недоволен и потребовал все переделать. Скорее всего, когда он давал вам задание, вы поняли информацию искаженно. То, что один сказал, – это не то же самое, что другой услышал, понял и сделал. Почему так происходит? В практике это называет- ся «воронка информационного смысла». Вся информация, которую мы получаем, проходит через фильтры нашего сознания: убеждения, прошлый опыт. Также на восприятие информации влияют настроение и состояние здоровья. Если вы болеете или чем-то расстроены, будете воспринимать информацию совсем не так, как когда здоровы и бодры. Если раньше вас предавали друзья, вам будет непросто поверить новому человеку. И таких фильтров может быть очень много. В результате после фильтрации до сознания дойдет толь- ко часть информации. Что с этим делать? Подробно уточни- те, что ваш руководитель имел в виду и какого результата он от вас ждет. № 1, январь 2019 69
Секретарь и руководитель Задание. Перед разговором с руководителем задайте себе вопросы: «Для чего я начинаю говорить?», «Какая основная цель моих слов: передать информацию, получить поддержку, побудить к действию, пожаловаться, выговориться?», «Что я действительно хочу сказать?», «Сможет ли руководитель правильно интерпретировать мои слова?», «Как мои слова могут быть еще поняты?». Еще по этой теме Используйте слова, понятные руководителю. Обра- «Как уточнить у руково- тите внимание, какими словами вы и руководитель выра- дителя формулировку жаете значимые действия, состояния, мысли. Словарный задачи?», № 12, 2018 запас каждого человека формируется в зависимости от сре- ды, где он вырос, образования, сферы деятельности и т. д. Важные для нас вещи мы определяем разными словами. Например, когда человеку что-то нравится, один говорит: «Замечательно!», второй – «Чудесно!», третий – «Круто!» и т. д. Если хотите, чтобы руководитель вас понял, старай- тесь выражать мысли его словами. Вам станет проще найти эмоциональную взаимосвязь с руководителем. Задание. Послушайте, какими словами ваш руководитель выражает позитивные и негативные состояния. Какие слова он употребляет чаще всего? Пообщайтесь с ним, используя его слова. Старайтесь исполь- зовать позитивно окрашенные слова. Используйте слова, связанные со способом воспри- ятия информации руководителя. Существует четыре основных способа восприятия – визуальный, аудиальный, кинестетический и дискретный. Для людей с каждым из этих способов восприятия характерны определенные слова. Примеры этих слов – в таблице на странице 71. Конечно, в одном человеке сочетаются несколько систем восприя- тия, но наверняка вы сможете услышать ведущие слова. Старайтесь использовать их в разговоре с руководителем. Задание. Понаблюдайте за руководителем. Постарайтесь услышать его «любимые» слова. К какой системе восприятия их можно отне- сти? Понаблюдайте за собой. Как вы говорите? Какая у вас ведущая 70 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответ Таблица. Любимые слова людей с разными способами восприятия информации Тип человека Способ Любимые слова по способу восприятия восприятия Визуал Через зрение «Красиво», «Посмотри», «Цвет был…», «Можно Аудиал увидеть…» Кинестет Через слух «Послушай», «Как звучит», «Приятно на слух», Дискрет «Рассказали» Через тактильные или «Я чувствую, что…», «Мне некомфортно», «При- вкусовые ощущения ятно», «Вкусно» Через логику и мыс- «Логично», «Факты», «Структуры», «Схемы», «Про- лительные процессы цессы» система восприятия информации? Какими словами (лучше – глаголами) вы чаще всего описываете этот мир? Опишите ваш отпуск или работу четырем разным людям, у которых ярко проявляются разные системы. Опишите это как «картинку», «процесс», «ощущение», «звучание». Поймите, какой смысл ваш руководитель вкладыва- Еще по этой теме ет в слова. Такие слова, как «успех», «счастье», «любовь», «Руководитель-мужчина: «богатство» каждый человек понимает по-разному. Успех секреты общения», для одного – это обыденность для другого, любовь для одного № 1, 2018 члена семьи – это совсем не то, что думает про это другой. Как понять и объяснить другому, что мы имеем в виду? Задание. Выберите слово, которое имеет комплексный смысл, – напри- мер, «любовь». Напишите сначала 10 вариантов того, как вы понимаете любовь, как вы понимаете, что вас любят. Затем 10 вариантов того, как вы любите и как проявляете любовь. Например: «Я чувствую любовь, когда мне дарят подарки», «Когда я люблю, то люблю заботиться о любимом» и т. д. Важно написать именно действия! Делайте так каждый раз, когда вы с руководителем гово- рите о значимых вещах. В бизнесе это могут быть слова «успех», «процветание», «ответственность». Определяйте их значение для вас, проясняйте их смысл для руководителя. № 1, январь 2019 71
ЕчсНттаоьпбвреыищмиием,рДк ,охжктрооноафрГнеоыил.пелсруисоотзрвасоеииякр,таинн тдогрлсоаитгмйосаь,кт.иурйг Профессия секретарь Как выбрать кофеварку или кофемашину в офис 74 Елена ЗАВЕРТКИНА, помощник генерального директора ООО «Кузбасслегпром» Вопрос – ответ Что брать с собой помощнику на выездную встречу? 83
Профессия секретарь Как выбрать кофеварку или кофемашину в офис Елена ЗАВЕРТКИНА, помощник генерального директора ООО «Кузбасслегпром» Из статьи вы узнаете: Как выбрать кофемашину для сотрудников и гостей Какие типы кофеварок и кофемашин подходят для офиса Как выбрать кофемашину для приемной или кабинета руководителя По каким критериям выбирать автоматическую кофемашину Вам поручили выбрать или обновить кофемашину для офи- са – в приемную шефа или для всех сотрудников. Эта статья поможет сориентироваться в типах кофеварок и кофемашин, критериях их выбора и найти модель, которая полностью отвечает запросу. Расскажем, какой аппарат приобрести для сотрудников и гостей, а какой – для руководителя. Еще по этой теме Чем отличается кофеварка от кофемашины «Как организовать доставку питьевой воды Кофемашина полностью автоматизирует процесс приготов- в офис», № 3, 2017 ления кофе – от помола зерна до розлива готового напитка. А кофеварка требует участия пользователя и готовит кофе только из молотых зерен или кофейных капсул. Для офиса подойдут как кофемашины, так и кофеварки с высокой степе- нью автоматизации. Рассмотрим подробнее типы аппаратов. Капельная кофеварка. Самый простой аппарат, который готовит только один тип кофе – фильтрованный американо. Состоит из нагревателя, бака для воды и отсека для кофе. Кофе помещают в специальный отсек в фильтре. 74 e.sekretaria.ru
Обеспечение жизнедеятельности офиса Плюсы Минусы – Низкая стоимость – Готовит только один вид кофе. Кофе полу – Компактность – П ростоиспользовать чается не очень насыщенным и некрепким – П ри большом объе – Т ребует много действий от пользователя: ме бака можно полу помолоть зерна, заложить их в фильтр, чить до 10 порций почистить фильтр кофе одновременно – С ложно дозировать порции напитка – Н евысокая скорость приготовления кофе Для кого. Незаменима для обслуживания кофе-пауз. Обратите внимание! Подойдет в условиях ограниченного бюджета. Фильтры для капельных кофеварок могут быть Рожковая кофеварка. Применяется для приготовления одноразовыми и много- эспрессо и напитков на его основе. Молотый кофе засыпают разовыми. Одноразо- в рожок и утрамбовывают. Под сильным давлением горячая вый фильтр после одно- вода поступает в рожок и проходит сквозь слой кофе. кратного использования заменяют на новый. Плюсы Минусы Многоразовый после – Низкая стои – М ожно использовать только молотый кофе каждого использования – Низкая степень автоматизации необходимо промывать мость – Кофейную таблетку в рожке нужно формировать под проточной водой, – Надежность а раз в два-три месяца – В ысокая ско вручную чистить спецсредствами – Н ужно чистить рожок каждый раз после приго рость приго товления товления кофе кофе – Мало вариантов вкуса напитка – Х ороший вкус – Вкус напитка зависит от навыков бариста и трам напитка бовки кофе Для кого. Выбирайте эту кофеварку, если вам достаточно эспрессо, ограничен бюджет, и вы готовы ее обслуживать. Чалдовая кофемашина. Принцип работы такой же, как у рожковой кофеварки. Горячая вода под давлением прохо- дит через кофе и превращается в эспрессо. Только в рожок помещают не молотый кофе, а чалду с кофе. Плюсы Минусы – Н изкая стоимость, компактность – Высокая стоимость чалд – Чалды нужно подбирать под и простота использования – Не нужно чистить рожок модель кофеварки – у них раз – Точная дозировка кофе ный диаметр – Качество готового напитка – Ч алды можно приобрести только через интернет зависит только от качества чалд – Мало вариантов вкуса напитка – В ысокая скорость приготов – Невозможно контролировать кре пость и насыщенность готового ления кофе напитка на этапе приготовления – Простота учета и контроля за расходом кофе № 1, январь 2019 75
Профессия секретарь Для кого. Подойдет для небольшого офиса с объемом потребления эспрессо до 10 чашек в день. На этапе выбора кофемашины уточните, где можно приобрести чалды. Капсульная кофемашина. В таких кофемашинах используются капсулы с молотым кофе в вакуумной упа- ковке. Капсулу помещают в гнездо и закрывают рычажком. После нажатия кнопки запуска оболочку капсулы прокалы- вает специальное устройство, горячая вода под высоким дав- лением проходит через содержимое капсулы, превращаясь в порцию напитка. Доступны различные варианты вкусов. Для кого. Выбирайте ее в маленький офис или в кабинет руководителя при объеме потребления две–четыре чашки кофе в день. Высокая стоимость порции компенсируется минимальными объемами потребления и простотой ухода. Обратите внимание! Плюсы Минусы Чалдовые и капсульные – Н евысокая стоимость по срав – Высокая стоимость капсул кофемашины – самые – У никальность кофейных капсул. дорогие в эксплуатации. нению с автоматическими кофе За год-два вы потратите машинами Капсулы и кофемашины разных на расходные материалы – Простота использования и обслу брендов несовместимы больше, чем сэкономили, живания. Достаточно чистить – Некоторые капсулы можно отказавшись от полно- один раз в неделю купить только в фирменных ценной зерновой кофе- – Компактные размеры магазинах и через интернет машины – В ысокая скорость приготовле – М олочные напитки изготавли ния напитка ваются с применением сухого – Хорошие вкусовые качества молока готового напитка – Вкус кофе задан производите – Вариативность вкусов: некото лями капсул рые производители предлагают – Некоторые производители до 25 различных вкусов, в том наполняют капсулы не молотым, числе и молочных а растворимым кофе Автоматическая кофемашина. Делает за пользовате- ля практически все: от помола зерна до чистки механизмов от накипи и кофейных масел. В отдельные резервуары добав- ляют кофе в зернах, воду и, если нужно, молоко. При необхо- димости настраивают степень помола, крепость, вид напитка, количество порций и т. д. После запуска кофемашина сама перемалывает нужное количество зерен для каждой порции, спрессовав их в таблетку. Вода под давлением проходит через таблетку и превращается в эспрессо или кофейный напиток с молоком. Жмых отводится в специальную емкость. 76 e.sekretaria.ru
Обеспечение жизнедеятельности офиса Плюсы Минусы Дополнительно – Высокое качество готового напитка – В ысокая на сайте! – П олностью автоматизированный процесс Чтобы выбрать кофе- стоимость варку или кофема- приготовления кофе – Б ольшие шину в соответствии – Есть дополнительные функции с потребностями вашей – Высокая производительность габариты компании, воспользуй- – Низкая стоимость порции кофе по сравнению тесь таблицей на сайте – Вариативность напитков от эспрессо до макиато с кофеварками sekretariat.ru/examples – Простота использования – Надежность Еще по этой теме «Как закупить канцто- Для кого. Автоматическая кофемашина – лучший выбор. вары: состав, бюджет, Если бюджет позволяет, остановитесь на этом варианте. документы и поставщи- ки», № 10, 2017 Какую кофемашину выбрать для офиса Автоматические кофемашины все чаще покупают в офисы, что- бы заменить ими менее функциональные кофеварки. На какие параметры обращать внимание при выборе автоматической кофемашины, вы узнаете из таблицы на страницах 80–81. Чтобы определить, какая кофемашина вам нужна, четко сформулируйте требования к ее характеристикам. Ответьте на вопрос: для кого вы приобретаете кофемашину и в каком месте офиса она будет стоять? Например, если кофемашину установить в общедоступном месте, то пользоваться ею смо- гут все сотрудники и гости офиса. Если в офисе 10 сотруд- ников, суточный объем потребления кофе будет в преде- лах 20–30 чашек. Другой пример – кофемашина нужна для руководителя. Суточный объем потребления кофе в данном случае будет зависеть от его предпочтений и количества его гостей, но он будет значительно ниже, чем в первом случае. Как выбрать кофемашину для сотрудников Если пользоваться кофемашиной будет большое количество человек, она должна отвечать следующим требованиям. Высокая производительность. Предварительно рассчи- тайте суточные объемы потребления кофе в вашем офисе. № 1, январь 2019 77
Профессия секретарь Полезный совет Для большого офиса рассматривайте варианты кофемашин Выбирайте кофемашины с производительностью от 50 чашек в день. известных брендов. Убе- дитесь, что в комплекте Надежность и простота дизайна. Кофемашина в люд- с кофемашиной есть ном месте должна быть прочной, с простым дизайном, подробная инструкция минимальным набором дополнительных функций. на русском языке Удобство эксплуатации. Кофемашина должна быть Еще по этой теме простой в обращении, чтобы сотрудники могли без затруд- «Курьерские службы нений ею пользоваться. Выбирайте полностью автоматизи- доставки: как выбрать рованные модели с понятным интерфейсом. надежного партнера», № 10, 2015 Объемные контейнеры для зерен, воды и отходов. С учетом высокой проходимости все резервуары кофема- шины должны быть максимально объемными. Материал жерновов. Выбирайте модели со стальными жерновами. Они более прочные и способны выдерживать большую нагрузку, чем керамические. Автоматический капучинатор. Если сотрудникам и гостям не обойтись без кофейных напитков на основе молока, приобретите кофемашину с капучинатором. Такая кофемашина может быстро сломаться и потребовать доро- гостоящего ремонта. Поэтому выбирайте дорогую модель с автоматическим капучинатором с отводящей трубкой. Необходимость обслуживания. Чтобы поддержи- вать работоспособность кофемашины, нужно ее регулярно чистить. При халатном отношении и нерегулярном обслу- живании неизбежен дорогостоящий ремонт, который можно соотнести со стоимостью кофемашины. До покупки кофе- машины решите, кто будет ее обслуживать – отдельный сотрудник или подрядная организация. Как выбрать кофемашину для руководителя На первое место выходит статусная и имиджевая составля- ющие. Обратите внимание на премиальные модели извест- ных брендов. Разберемся, какие критерии наиболее важные. Внешний вид. Какими должны быть дизайн и материал корпуса кофемашины, зависит от личных предпочтений 78 e.sekretaria.ru
Обеспечение жизнедеятельности офиса приобретателя. Но в то же время модели с металлическим Дополнительно корпусом выглядят благороднее. на сайте! Сравнительная таблица Качество и разнообразие напитков. Обратите внима- параметров выбора для ние на кофемашины с готовыми рецептами напитков. В их кофемашин премиум- программе заложено до 20 рецептов. класса, которые подойдут вашему руководителю, – Количество контейнеров для зерен. Если для вас важно на сайте sekretariat.ru/ разнообразие напитков, рассматривайте модели кофемашин examples с более чем одним контейнером для кофе. Базовые настройки и дополнительные функции. Обращайте внимание на наличие базовых настроек – память на объем порций, регулировка помола зерна, крепости, тем- пературы заваривания и т. д. Производители кофемашин предлагают множество дополнительных функций. Напри- мер: встроенный счетчик количества порций; систему регу- лирования помола зерен; возможность одновременно делать две чашки кофе; автоматическую очистку и т. д. Материал жерновов. Для приемных и личных кабине- тов крайне важен низкий уровень шума, поэтому выбирайте модели с керамическими жерновами либо со стальными жерновами, но с дополнительной шумоизоляцией. Надеж- ность и отказоустойчивость аппарата не так критичны, потому что отношение к кофемашине будет более бережным и объемы потребления не такими высокими, как в местах общего пользования. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Определите, какой тип кофеаппарата подойдет для вашего офиса. Сформулируйте требова- ния к его характеристикам и функциям. Определите место установки, круг пользователей и суточные объемы потребления. 2. Для размещения в холле выбирайте простой, надежный, высокопроизводительный, полно- стью автоматизированный зерновой аппарат с минимальным количество дополнительных функций и акцентом на черном кофе. 3. Для приемных выбирайте премиальную модель зерновой автоматической кофемашины с акцентом на качестве и вариативности напитков. № 1, январь 2019 79
Профессия секретарь Таблица. Критерии выбора кофемашины для офиса 1. Производительность Стоимость кофемашины напрямую зависит от ее производительности. По производительности делятся на 2 категории: до 50 чашек в день (для небольшого офиса) и от 50 чашек в день (для крупного офиса) Рекомендации. Выбирайте аппарат с показателем производительности, который соответствует суточным объемам потребления. Недостаточно мощный аппарат при большой загрузке быстро выйдет из строя 2. Надежность Некоторые производители гарантируют работу кофемашины в течение 3–5 лет, если правильно за ней ухаживать – регулярно чистить и производить сервисное обслуживание Рекомендации. Изучите данные о надежности разных моделей кофемашин, а также отзывы 3. Удобство использования и ухода Офисная кофемашина должна быть максимально проста и комфортна в использовании. Полностью автоматизированные модели позволяют готовить кофе нажатием одной кнопки Рекомендации. Выбирайте несложную в эксплуатации и уходе кофемашину 4. Габариты, материал корпуса и дизайн Выбирайте аппарат с оптимальными для предполагаемого места установки размерами. Корпус кофе машины может быть выполнен из металла, пластика или их сочетания. Всегда считалось, что металл более долговечен и устойчив к повреждениям. Но современные виды пластика по качеству не хуже Рекомендации. Определите место установки кофемашины и соотнесите его с габаритами аппарата 5. Вид панели управления Она может быть сенсорной, кнопочной или с поворотными переключателями. Обратите внимание на дисплей и наличие понятного русскоязычного интерфейса Рекомендации. Выбирайте тип панели управления, ориентируясь на предпочтения сотрудников офиса 6. Материал жерновов Жернова кофемашины изготавливают из стали или керамики. Керамические жернова работают тише, не пережигают и не окисляют зерно, но рассчитаны на небольшую нагрузку. Стальные жернова долго вечнее и рассчитаны на высокую производительность. Кофемашина с керамическими жерновами дороже Рекомендации. Выбирайте модели с керамическими жерновами для помещения, где громкий шум нежелателен. Если нужна высокая производительность – выбирайте модель со стальными жерновами 7. Тип загружаемого кофе Многие модели современных кофемашин универсальны – позволяют использовать как зерновой, так и молотой кофе. Но некоторые модели работают только на зерновом кофе Рекомендации. Если вы не планируете готовить кофе из молотых зерен, выбирайте модель кофема шины, которая работает только на зерновом кофе Быстрая подписка: 8 (800) 222-15-37
Обеспечение жизнедеятельности офиса 8. Устройство заварного механизма В современных кофемашинах используют два типа заварных механизмов: съемный и несъемный. Съемный механизм нужно промывать проточной водой 1–2 раза в неделю. Несъемный предполагает только автоматическую очистку с помощью специальных чистящих средств. Наиболее удобны моде ли со съемным механизмом и функцией автоматической чистки гидросистемы заварного устройства Рекомендации. Выбирайте модели, которые совмещают съемный заварной механизм с автоматиче скими программами чистки 9. Тип водонагревателя Существует 2 типа водонагревателей – бойлер и термоблок. Бойлер пополняют по мере необходи мости. Недостаток – вода в баке может застаиваться, что повлияет на вкус кофе. К тому же на нагрев уходит много электроэнергии. Кофемашина с термоблоком нагревает только необходимый для порции объем воды. Напиток получается более вкусным Рекомендации. Отдавайте предпочтение кофемашинам с термоблоком 10. Капучинатор Капучинаторы делятся на механические (панарелло) и автоматические (автокапучинатор). В механиче ском капучинаторе молоко вспенивается с помощью специальной насадки: в отдельной емкости – пит чере – или непосредственно в чашке. Автоматический капучинатор рассчитан на минимальное участие пользователя. Автокапучинатор может быть с отводящим шлангом или кувшином для молока. Модели со встроенным капучинатором позволяют готовить напиток в одно нажатие, поэтому они более дорогие Рекомендации. Выбирайте модели с автоматическим капучинатором – пользоваться насадкой панарелло довольно сложно. Встроенный капучинатор проще в эксплуатации, но капризнее в уходе 11. Дополнительные функции К дополнительным опциям относятся: встроенный счетчик количества порций; система регулирования помола зерен; программирование точного градуса заваривания; возможность одновременного при готовления двух чашек кофе; подогрев чашек; датчик наполнения поддона для капель; автоматическая очистка от накипи и кофейных масел; дополнительная шумоизоляция, запоминание рецептов и т. д. Дополнительные функции значительно увеличивают стоимость аппарата и усложняют обслуживание Рекомендации. Модели с набором дополнительных функций хороши для статусных персон 12. Производитель Есть компании, которые специализируются на кофейном оборудовании, и компании, в линейке товаров которых кофемашины присутствуют среди других товаров. Первые: JURA, Gaggia. Вторые: Siemens, Philips, Bosch, Miele. Они также выпускают кофемашины высокого качества Рекомендации. Выбирайте известных производителей кофемашин, которые заслужили доверие поку пателей производством безупречного кофейного оборудования на протяжении длительного периода 13. Гарантийный срок Стандартная гарантия производителя на кофемашину – 1 год, но некоторые компании дают расширен ную гарантию на 2 года. Важно наличие широкой сети авторизованных сервисных центров по продукту Рекомендации. Убедитесь в том, что в вашем городе есть сервисный центр производителя Быстрая подписка: 8 (800) 222-15-37
Вопрос – ответ Что брать с собой помощнику на выездную встречу? С недавнего времени я сопровождаю руководителя Отвечает на выездных встречах. Посоветуйте, пожалуйста, Екатерина НОВИКОВА, что стоит носить с собой? Что может пригодиться исполнительный ассистент мне, руководителю, его коллегам? генерального директора Анна, секретарь руководителя Я часто организовываю и принимаю участие в выездных Еще по этой теме мероприятиях. Это помогло мне составить список необ- «Долой ежедневники! ходимых вещей, которые наверняка пригодятся или даже Какие программы помо- спасут вас, шефа или кого-то из коллег в непредвиденной гут секретарю спланиро- ситуации. Что я всегда беру с собой на встречи? вать рабочий день руко- водителя», № 12, 2016 Аптечка. Она у меня всегда с собой, где бы я ни находи- лась – будь то рабочее место, встреча с партнерами за преде- лами нашего офиса или выездное событие. Аптечка с лекар- ствами – это лучшее, чем вы можете помочь не только себе, но и окружающим. У всех время от времени болит голова, живот, ноги, руки, трещит по швам нервная система и т. д. В аптечке я ношу обезболивающее, средство против аллергии, активированный уголь – для улучшения пищеварения, пла- стыри, пару антисептических салфеток с перекисью водорода, жаропонижающее, леденцы от боли в горле и успокоительное. Все лекарства я вынимаю из упаковок, по возможности разре- заю на части и складываю в небольшую удобную косметичку. Зарядное устройство для гаджетов, флешки. Я всег- да ношу с собой портативное зарядное устройство и кабель для его подзарядки. Ведь как только ваши коллеги и руко- водитель обнаружат, что у вас есть «энергия», вы не только станете звездой на ближайшие пару часов, но рискуете сами лишиться связи с внешним миром. А работу никто не отме- нял. Также вам может пригодиться флешка, чтобы скинуть, распечатать или записать информацию. № 1, январь 2019 83
Быстрая подписка: 8 (800) 222-15-37 Какой набор полезных вещей должен быть у вас всегда с собой Небольшая текстильная косметичка с лекарствами Текстильная папка, в которую сложена канцелярия, включая ежедневник Текстильный кармашек со жвачками и парой вкусных батончиков Зарядное устройство – лучше носить без папки, так его проще найти Косметичка для косметики и средства гигиены Еда. В моей практике часто случалось, что босс или кол- лега не успевали на обед перед важной встречей. Маленькая шоколадка или протеиновый батончик чуть ли не спасали им жизнь. Также рекомендую вам брать с собой жеватель- ную резинку для себя и коллег, потому что «свежее дыхание облегчает понимание». Канцелярские принадлежности. Пара ручек, карандаш, скотч, небольшие ножницы, пачка стикеров, тонкий блокнот А5 с белыми листами – все это вам понадобится на любой встрече вне офиса. Даже если вы несколько раз проверили канцелярские принадлежности, которые берет с собой руко- водитель, рекомендую вам их продублировать. Директор легко может оставить их в машине, а вы узнаете об этом только в тот момент, когда он попросит вас одолжить ему ручку. Рекомендую брать с собой на встречи и ежедневник. Средства гигиены и косметика. Я не ношу с собой всю косметичку, но у меня всегда при себе антиперсперант, сухие и влажные салфетки. На всякий случай ношу губную 84 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответ помаду, если внезапно вечером нужно будет отправиться Еще по этой теме на важный ужин. Про пудру, тушь, крем для рук и т. п. «Организуем команди- говорить не стану – у всех свои «боевые подруги». Кстати, ровку руководителя: влажные салфетки отлично заменят губку для обуви, кото- до, во время, после. рую ваш босс, конечно, с собой не носит. Как учесть все нюансы», № 7, 2018 Рюкзак. Весь этот «набор для переезда в другую страну» нужно уместить в сумку. Я уже давно перешла не вмести- тельные женские рюкзачки. Это модно, стильно и практич- но. Я разложила все по небольшим текстильным папкам, чтобы в моем рюкзаке был порядок и я могла быстро найти то, что нужно. Такие папки вы можете найти в большинстве книжных магазинов. Документы я обычно вожу в пласти- ковых папках – они лучше держат форму. Получается, что при любом запросе вы открываете ваш вол- шебный рюкзак и легко решаете проблему. Конечно, невозмож- но быть готовым ко всему, но несколько проблем вы решить точно сможете. Успех помощника зависит от мелочей. № 1, январь 2019 85
Днрау жгоийзняьз.ык –итэатльояФндсеркдиуейргиоккийоновФрзееглжлляиисднсие,р Личная эффективность «Умение слушать и слышать – один из главных навыков, которые я приобрела на должности ассистента» 88 Блицинтервью c Екатериной НОВИКОВОЙ, исполнительным ассистентом генерального директора Обучение и карьера Искусство small talk – встречаем иностранных партнеров компании 90
Личная эффективность «Умение слушать и слышать – один из главных навыков, которые я приобрела на должности ассистента» На вопросы отвечает: Екатерина НОВИКОВА, исполнительный ассистент генерального директора 1 Как Вы стали помощником руково- произошел апгрейд того, чем я занималась дителя? Как развивались в профессии? раньше. Я стала персональным ассистен- том топ-менеджера. У меня значительно – На пятом курсе университета меня при- расширился круг обязанностей. А совсем гласили на практику в ЗАО «Банк Инте- недавно я приняла решение покинуть за». Руководитель отметил, что я быстро МЕТРО Кэш энд Керри. Теперь я работаю выполняю задачи, поэтому предложил исполнительным ассистентом генераль- мне устроиться на неполный рабочий ного директора компании, которая только день в отделение банка. А после защиты выходит на российский рынок. диплома меня порекомендовали на долж- ность ассистента директора регионального 2 Чему Вы учились у своих руково- центра. Мне сразу понравилась эта работа, дителей? так как я очень люблю помогать. – В первую очередь я научилась тайм- После банка меня пригласили на работу менеджменту и поняла, что в работе с руко- в МЕТРО Кэш энд Керри, где, как я считаю, водителем важно уважение с обеих сторон. Безусловно, я старалась внимательно СПРАВКА наблюдать за своими руководителями, прислушивалась к тому, что они говорили, Стаж работы в компании: 3 месяца с какими просьбами и заданиями обращались Опыт работы в административной сфере: более 8 лет не только ко мне, но и к другим прямым Образование: РЭУ (РЭА) им. Г. В. Плеханова, подчиненным. Умение слушать и слышать – финансовый менеджмент один из главных навыков, которые я при- Хобби: корейский язык, сочинительство, путешествия обрела на своей должности. Использую его не только в работе, но и в личной жизни. 88 e.sekretaria.ru
Я научилась сохранять спокойствие 4 Поделитесь Вашими лайфхаками в любых стрессовых ситуациях и сразу реагировать на проблему. На новом месте – Два моих главных лайфхака – относиться работы разобралась с таким популярным ко всему проще и сохранять уверенность сейчас life balance, когда успеваешь сразу в себе. Любую проблему можно решить. Ста- все: и в личной жизни, и на работе. Мне райтесь находить компромиссы. Руководите- нравится, что я буквально «лечу» на работу. ли плохо относятся к ответам с приставкой «нет» или «не», поэтому я советую поме- 3 Какие нестандартные поручения нять их на утвердительные, например, «да, Вам приходилось выполнять? хорошо, мы найдем выход». Руководители ценят в нас то, как мы умеем реагировать – Сейчас, оглядываясь назад, я понимаю, на стрессовые ситуации. Даже если ваш что все поручения были стандартными, директор поддался стрессу, старайтесь даже те, которые мне казались необычными. оставаться спокойными. Это возможно. Например, сделать сводку всех московских Я тоже научилась этому не сразу. школ по рэгби, заказать букет в Лондоне и отправить его получателю, бронировать Берегите себя и свое здоровье! Все в ваших рестораны и планировать мероприятия руках. Скажите себе, что вы – прекрасный в других странах – все это уже давно меня ассистент (помощник, секретарь) и никто не удивляет, но до сих пор приносит радость. лучше вас не знает, что нужно делать с той или иной проблемой. Возьмите и решите ее! № 1, январь 2019 89
Личная эффективность Искусство small talk – встречаем иностранных партнеров компании Екатерина ЧЕГНОВА, академический директор школы иностранных языков Star Talk Из статьи вы узнаете: Как правильно делать комплименты иностранцу Как приветствовать иностранного гостя Какими фразами уместно прощаться с гостями компании Как использовать small talk в разговоре Обратите внимание! Обычно именно помощники руководителей организуют Вам не обязательно встречи и в числе первых взаимодействуют с иностранными говорить свободно партнерами компании. Расскажем, как беседовать с гостями и с красивым акцентом, на английском языке, если вы не можете говорить свободно не нужно использовать и у вас небольшой словарный запас. Как приветствовать, и всю палитру англий- использовать small talk, делать комплименты, прощать- ских времен. Сегодня ся? Зачем вам такие навыки? Английский был и остается актуальны вежливость, самым популярным языком деловой коммуникации. Даже умение общаться, жела- если родной язык ваших партнеров не английский, вести ние установить контакт светскую беседу во всем мире принято на английском языке. Как приветствовать иностранного гостя Важно правильно поприветствовать иностранного гостя. От того, как начнется встреча, во многом зависят ее ито- ги. Мы подготовили для вас таблицу с фразами, которые вы можете использовать для приветствия. Вы найдете здесь 90 e.sekretaria.ru
Обучение и карьера Таблица 1. Как приветствовать иностранного гостя: основные шаги Шаг Действие Фраза Перевод на русский 1 Доброжелательно – W elcome to our company! We are – Д обро пожаловать в нашу ком- поприветствовать very happy to see you here панию! Рады приветствовать Вас здесь 2 Предложить гостю – Shall I take your coat? – Позвольте взять Ваше пальто? забрать его пальто – May I take your coat? 3 Спросить гостя о том, – H ow was your trip? Is everything – К ак Вы добрались? Как прошел как он добрался OK with your flight? Ваш полет? Никаких проблем? до офиса 4 Предложить гостю чай – W ould you like anything to drink? – Не хотите чаю, кофе или воды? или кофе Tea, coffee or water perhaps? – Is there anything I can get you? – Принести Вам что-нибудь? 5 Проверить, все ли – Is your hotel comfortable? – Все ли в порядке с Вашим отелем? в порядке с отелем – Is everything all right with your hotel? 6 Предложить заказать – L et me know if you need a taxi – Е сли Вам потребуется такси, такси after the meeting. дайте мне знать. – Shall I book a taxi to your hotel? – Заказать Вам такси до отеля? 7 Спросить, первый ли – Is it your first time in Moscow? – Это Ваш первый визит в Москву? раз гость в городе – Have you been here before? – Вы бывали здесь раньше? и алгоритм действий во время встречи посетителей (табли- 54 ца выше). А чтобы выразить свою готовность помочь гостю, используйте универсальную фразу: «Let me know if there is страны мира, anything I can do for you. I will be happy to assist you» – «Если в которых английский вам что-то потребуется, дайте мне знать, я с удовольствием является официальным помогу». языком Как использовать small talk Пока гость ожидает начала встречи, скоротайте время за легкой непринужденной беседой – small talk. Такая бесе- да – отличная тренировка не только языка, но и терпения. Ситуации. Продемонстрировать, как вы умеете владеть small talk, можно, когда вы: приветствуете гостя по телефону, сопровождаете его до переговорной, ожидаете в холле и т. п. № 1, январь 2019 91
Личная эффективность Темы. Допустимые темы: погода (weather), еда (food), конференция (conference), работа (work), путешествия (trip), новости (news) и хобби (hobbies). Темы должны быть универ- сальными и безопасными. Избегайте разговоров о политике. Ваша задача. Вам нужно показать внимание и интерес к персоне гостя. Для этого используйте отзеркаливание – незаметно копируйте слова и настроение собеседника. Принцип отзеркаливания означает, что в диалоге ответ на фразу должен быть симметричным (таблица 2 на с. 93). Вместо попытки придумать смысловой ответ, вы зеркалите фразу собеседника, используя параллельные конструкции. Так вы демонстрируете, что готовы продолжать общение. Это актуально именно для англоязычной коммуникации, мы в России не привыкли вести разговор «ни о чем» и отве- чать вопросом на вопрос. Еще по этой теме Фраза собеседника Ваш ответ «Вы много лет учили иностранный язык: как – Nice weather today, isn’t it? – Yeah, the weather is fine, isn’t it? наконец его выучить», – Отличная погода, не так ли? – Да, замечательная погода, согласны? № 8, 2017 По правилам отзеркалить нужно первые три фразы и после этого переходить к смысловой беседе. Принцип отзеркаливания избавит вас от необходимости вести бесе- ду искренне и эмоционально в тех ситуациях, когда это не требуется. Простые и короткие фразы позволят участво- вать в межнациональных беседах даже после пары уроков английского языка. Ошибки. Светская беседа – не тот момент, где следует выражать активную жизненную позицию. Покажем вам примеры того, как не стоит вести small talk. Вы не знаете, что ответить собеседнику, поэтому просто киваете и соглашаетесь. – The weather is nice today, isn’t it? – Yeah…. – The meal is delicious, isn’t it? – Aha. Вы вступаете с собеседником в спор, чтобы как-то под- держать беседу. 92 e.sekretaria.ru
Обучение и карьера Таблица 2. Примеры фраз для small talk с зеркальными ответами Фраза собеседника Ваш ответ It’s good weather today, isn’t it? It‘s not bad, is it? Хорошая погода сегодня, не так ли? Да, неплохая погода, согласны? It’s an amazing conference, isn’t it? It’s unbelievably useful, isn’t it? Отличная конференция, согласны? Очень полезная! He doesn’t seem to know the answer, does he? He seems to be an amateur, doesn’t he? Кажется, он не знает ответа! Да, кажется, он в этом деле новичок The meal tastes marvelous, doesn’t it? Yeah, it’s delicious, isn’t it? Еда изумительная, правда? Да, очень вкусная! – The weather is rainy today, isn’t it? – No, it isn’t. It is very sunny. Maybe not so sunny, but in the morning when I woke up… bla-bla. Как делать комплименты В России принято делать комплименты только женщинам. Еще по этой теме В англоязычной культуре искусство делать друг другу ком- «Какие английские плименты как среди женщин, так и среди мужчин – признак фразы используют при хорошего тона. Важно знать, каким объектам можно делать организации деловых ответные комплименты, а каким нельзя. Например, делать встреч?», № 1, 2017 комплименты можно обуви, сумке, часам, костюму, очкам, прическе. Нельзя делать комплименты внешности или стилю человека. Если в ваш адрес прозвучал комплимент, можете его отзеркалить. Комплимент собеседника Ваш ответ I love your bag! Thank you! Your suit is amazing! Мне нравится ваша сумка! Спасибо! У вас отличный костюм! Your shoes are adorable! Oh, thank you! I love your watch! У вас прелестные туфли! О, спасибо! Мне нравятся ваши часы! № 1, январь 2019 93
Личная эффективность Таблица 3. Английские фразы, которыми уместно попрощаться с гостем компании Фраза Перевод It was nice meeting you! Была рада с вами встретиться! It was a pleasure meeting you. Thank you for coming! Было приятно познакомиться. Спасибо, что посетили нас! We look forward to seeing you again! Надеемся вновь увидеться! It was good to finally meet you in person! Было приятно наконец-то с вами познакомиться! Hope next time we will reach an agreement on this! Надеюсь, в следующий раз мы придем к соглаше- нию по этому вопросу! Have a safe trip back home! Хорошей дороги! Have a nice rest of the day! Прекрасного окончания дня! I will get back to you as soon as I finish with the minutes Как только я составлю протокол встречи, я дам вам знать We will stay in touch Остаемся на связи Как правильно прощаться По окончании встречи поблагодарите гостя, обменяйтесь любезностями, выразите надежду на следующий контакт. Фразы, которые уместно сказать на данном этапе, найдете в таблице 3 выше. Ваш иностранный язык и умение им управ- лять добавят вам козырей как профессионалу. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Важно правильно поприветствовать иностранного гостя. От того, как начнется встреча, во многом зависят ее итоги. Мы подготовили для вас таблицу с фразами, которые можно использовать во время приветствия. 2. По правилам, отзеркалить нужно первые три фразы и после этого смело переходить к смыс- ловой беседе. 3. В англоязычной культуре принято делать комплименты и женщинам, и мужчинам. Важно знать, каким объектам можно делать ответные комплименты, а каким нельзя. 94 e.sekretaria.ru
Search
