Справочник секретаря и офис-менеджера. Октябрь 2018

Издается с 2002 года ISSN 1727-2459И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 10 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 10 ОКТЯБРЬ 2018 Секретарь и руководитель Как нельзя добиватьсярасположения руководителя:11 провальных способов 58Делопроизводство Профессия ДелопроизводствоКак без ошибок выдать Безупречныедокументы из архива: секретарь документы: как писать4 ситуации и решения Как сформировать базу числа в реквизитахк ним  26 знаний для коллег- и текстах 18 секретарей 74

Новости от главного редактораПусть осень Вам улыбаетсяи вдохновляет!Оcень в самом разгаре и, надеюсь, для Вас она все еще золо- 1тая. Это прекрасное время, чтобы наслаждаться красотой,общением, работой и любимым журналом. Время чудес октября –и очарований. Чем мы вдохновим Вас и зарядимся от Вас? Международный день Расскажем, как нельзя добиваться расположения улыбкируководителя. Секретами конструктивных отношенийи списком ошибок поделились ваши коллеги на странице 58. Расскажем, как в разных ситуациях выдавать делаиз архива. Дела могут понадобиться вашим коллегам, другиморганизациям, проверяющим органам, бывшим работникам.Как правильно оформить выдачу, читайте на странице 26. Подскажем, как правильно писать числа в реквизи-тах и текстах документов. Вы и сами все знаете, но нюан-сов, согласитесь, слишком много, особенно с числительны-ми (с. 18). Покажем, как превратить сложный документ в про-стой и наглядный. Справиться с этим помогут интеллект-карты из бесплатной программы (с. 46). Сформируем вместе с вами базу знаний дляколлег-секретарей. Выбирайте разные способы,чтобы подать полезную информацию и нарабо-танный опыт, на странице 74. Желаю Вам великолепной осени! ПустьВас радует погода, поощряет руководитель,вдохновляют коллеги, дарят тепло близкиелюди! Улыбчивой и яркой Вам осени! P. S. И проверьте, продлена ли Ваша под-писка на любимый журнал!С уважением,главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ[email protected] 1

№ 10, октябрь 2018СодержаниеКомпас секретаряНомер за 5 минут.............................................................................................. 6Календарь......................................................................................................... 6Новости.............................................................................................................. 8Делопроизводство Информационные технологииИнтервью Компьютер и интернетЧто изменится в нормативной базе Как превратить сложный документделопроизводства и архивного дела в простой и наглядный.................................46до конца 2018 года........................................... 12 Вопрос – ответ Какой бесплатный сервис поможетРабота с документами создать понятную схему?..............................53Безупречные документы: как писать Какие программы и приложениячисла в реквизитах и текстах......................18 помогут отследить дни рождения?.......... 55Секретарь и архив Секретарь и руководительКак без ошибок выдать документыиз архива: 4 ситуации и решения к ним.....26 Взаимодействие Как нельзя добиватьсяПрактикум расположения руководителя:Домашнее задание № 10................................36 11 провальных способов............................ 58 Вопрос – ответОтвет на домашнее задание из № 9........... 38 Как попросить шефа вернуть деньги, которые вы на негоВопрос – ответ потрати ли?........................................................... 71Как секретарю работатьс переходящими делами?.............................. 41Нужен ли журнал приемапосетителей и как его вести?......................... 43

Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспе­чения Российской академии правосудия, к. и. н.Профессия секретарь Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Россий­скогоПрофессиональное развитие государственного гуманитарного университета, к. и. н.Как сформировать базу знанийдля коллег-секретарей................................ 74 В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума-Вопрос – ответ нитарного университета, д. и. н.Как себя вести, если средиколлег есть склочники, которые М.В. Ларин –отравляют атмосферу в коллективе?..........81 завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Россий­скогоКак помощнику руководителя государст­венного гуманитарного университета,справиться с хронической усталостью?.....84 д. и. н., профессор Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Российс­ кого государств­ енного гуманитарного университета, к. и. н.Личная эффективность и офис-менеджера. Практический журналПортрет профессионала e.sekretaria.ruТатьяна КОЛЬЦОВА: «Берите на себябольше зон ответственности. Руководительдолжен быть в вас полностью уверен»....... 88Обучение и карьераКак секретарю найти балансмежду точностью и скоростьювыполнения задач........................................90

Компас секретаряПортрет профессионала«Не бойтесь брать на себя больше ответ-ственности. Руководителю важно вселитьчувство уверенности в своего помощни-ка», – считает ваша коллега, персональ-ный ассистент Татьяна КОЛЬЦОВА 88Делопроизводство ДелопроизводствоКак без ошибок выдать Безупречные документы: какдокументы из архива: 4 ситуации писать числа в реквизитахи решения к ним и текстахСитуация 3. Помните о том, что выемка В текстах документов используют циф-документов строго регламентирована. ровую, буквенную и буквенно-цифровуюПри выемке подлинных документов с них формы числительных. Частые ошибкиделают копии, которые займут место изъ- в количественных и порядковых числи-ятых дел. Копии нужно заверить 26 тельных 18Ноябрь 2018 Календ. дней – 30; рабочих – 21; вых. и праздн. – 9пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1112 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 2526 27 28 29 306 e.sekretaria.ru

Главное в номере Номер за 5 минутКак нельзя добиваться 16расположения руководителя:11 провальных способов октября – День шефаСекретами конструктивных отношений и спис­ком ошибок на пути к ним делятся ваши кол-леги. Учитесь на чужих ошибках! 58Информационные технологии Профессия секретарьКак превратить сложный Как сформировать базу знанийдокумент в простой и наглядный для коллег-секретарейЧтобы проанализировать структуру доку- Включите в базу знаний для своих коллег-мента, найти ошибки и неточности, не так секретарей явные, потенциально явныеважны расширенные графические воз- и неявные знания. Выбирайте различныеможности или дополнительные функции способы, чтобы подать информацию:программы, достаточно минимального тексты, графики, схемы, скрипты, видео-набора и простого интерфейса 46 и аудиоконтент и др. 74Важные даты ноября1 День судебного 4 День народного 8 Всемирный 10 День сотрудника пристава в России единства день качества органов внутренних дел РФ21 День бухгалтера 22 День психолога 26 Всемирный день в России в России информации 30 Международный день защиты информации№ 10, октябрь 2018 7