วางแผนการจัดการองค์การ

Lecture 2KH แนวคิดเกี่ยวกบั การจดั การสานกั งานO Concepts of Office ManagementNK รศ. มาลี กาบมาลาA 412 421 Office Management System หลกั สูตรศิลปศาสตรบณั ฑติE สาขาวชิ าสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์N มหาวทิ ยาลยั ขอนแก่น มถิ นุ ายน 2550UNIV.

ระบบองค์กรกล่มุ ผลประโยชน์ สภาพแวดล้อม ทรัพยากร • วสั ดุ ครุภณั ฑ์ งาน คน วฒั นธรรมองค์กร ผลลพั ธ์ • บริการ เทคโนโลยี เป้าหมาย • คน นักบริหาร • ผลติ ภาพ • เงนิ ผู้นา • ประสิทธภิ าพ • การบริหาร • ประสิทธิผล • เวลา องค์กร • ความพงึ พอใจ โครงสร้างระบบ • มองไกล ข้อมูล เงนิ ประเมินผล

K การจดั การสานกั งาน (Office Management)H  การใชศ้ าสตรแ์ ละศิลปะ นาเอาทรพั ยากรทางการบรหิ าร มาO ประกอบการตามกระบวนการบรหิ ารใหบ้ รรลวุ ตั ถรุ ะสงค์N  เทคนิคที่ใชใ้ นการดาเนินงาน เพ่ือใหบ้ รรลถุ ึงวตั ถปุ ระสงค์ ของ องคก์ รท่ีกาหนดไว้ โดยอาศยั ปัจจยั ต่างๆ ไดแ้ ก่ ทรพั ยากรK มนษุ ย์ อปุ กรณ์ เครอื่ งมือเครอ่ื งใชต้ ่างๆ วิธีการบรหิ าร สิ่งแวดลอ้ ม ทรพั ยากรขอ้ มลู ทรพั ยากรการเงิน ระบบงาน ซึ่งA ปัจจยั เหลา่ น้ีสามารถกาหนดขน้ั ตอนต่างๆ ในการE บรหิ ารงาน  การจดั การสานกั งานเป็ นศิลปะในการ ชกั จงู บคุ ลากรสานกั งานN ในการใชว้ ิธีการท่ีเหมาะสมกบั สงิ่ แวดลอ้ มเพื่อใหบ้ รรล ุ วตั ถปุ ระสงค์UNIV.

K การจดั การสานกั งาน (Office Management)H Zane K. Quible (1996) ไดอ้ ธิบายลกั ษณะของ การO จดั การระบบขอ้ มลู มีลกั ษณะต่อไปน้ี 1. การจดั ระบบขอ้ มลู จะเป็ นงานท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั งานอื่น ๆ ของN องคก์ าร 2. โครงสรา้ งของการจดั การระบบขอ้ มลู จะแบ่งออกตามแต่ละK หนา้ ท่ีขององคก์ ารA 3. สว่ นประกอบต่าง ๆ จะรวมกนั เป็ นระบบ ซ่ึงแต่ละหนา้ ท่ีจะ เก่ียวขอ้ งกนั และตอ้ งมีการประสานงานกนัE 4. กระบวนการปฏิบตั ิงานจะปฏบิ ตั ิเป็ นประจาสม่าเสมอN 5. การบรหิ ารระบบขอ้ มลู มีลกั ษณะรวมศนู ยข์ อ้ มลู กลาง (Information Center)UNIV. 6. ขอ้ มลู ในระบบมีประโยชนต์ ่อฝ่ ายบรหิ ารในการตดั สนิ ใจ

K แนวคิด Henri FayolH การจดั การสานกั งาน ประกอบดว้ ยขน้ั ตอนO 5 ขน้ั ตอน คือN  การวางแผน (Planning)  การจดั องคก์ ร (Organizing)K  การจดั บคุ คลเขา้ ทางาน (Staffing)A  การอานวยการหรอื การสง่ั การ (Directing)E  การควบคมุ (Controlling)NUNIV.

การวางแผนและกระบวนการจัดการ (Planning and Management Process)การจดั การ การ การจดั องค์การ วตั ถุประสงค์ วาง ขององค์การ แผน การจดั คนเข้าทางาน การสั่งการ การประสานงาน การควบคุม

K การวางแผนเป็ นหนา้ ท่ีของใครH หน้าทใี่ นการบริหารO ระดับN ผบู้ ริหารระดบั สูง วางแผน จดั องคก์ าร การบริหารงานบุคคลK อานวยการA ผบู้ ริหารระดบั กลาง ควบคุมงานประจาวนัE ผบู้ ริหารระดบั ตน้NUNIV. การปฏบิ ตั ิงานทางดา้ นการบรหิ ารของผบู้ รหิ ารระดบั ตา่ ง ๆ

KH การวางแผนสานกั งาน (Planning)O การวางแผน หมายถึง การกาหนดN วตั ถปุ ระสงคห์ รอื เป้ าหมายหรอื กจิ กรรมK ของการดาเนินงานท่ีคาดการณไ์ วล้ ว่ งหนา้AENUNIV.

K การวางแผน คือH กระบวนการคิดวิเคราะหป์ ัญหาและสถานการณต์ ่าง ๆ แลว้ ตดั สนิ ใจ โดยอาศยั ขอ้ มลู ในอดีตและคาดคะเนอนาคตO เพื่อกาหนดแผนงาน วิธีการทางานไวล้ ว่ งหนา้ ใหม้ ีโอกาสN ประสบผลสาเรจ็ ดว้ ยอยา่ งมีประสทิ ธิภาพและประสทิ ธิผลK การวเิ คราะห์ การศึกษา การคาดคะเน การกาหนดส่ิง วตั ถุประสงค์A ขอ้ มูลใน สถานการณ์ พยากรณ์ขอ้ มูล ที่พึงกระทา XE อดีต ในปัจจุบนัN ในอนาคต 5W+H เป้าหมายUNIV. แสดงความหมายของการวางแผน

K การวางแผนสานกั งาน(Planning)  การวางแผนกิจกรรมต่าง ๆ ทง้ั ในระยะสน้ั -ยาวH  การกาหนดวตั ถปุ ระสงคแ์ ละเป้ าหมายขององคก์ ารO  การวางแผนความตอ้ งการดา้ นกาลงั คนN  การพิจารณาความตอ้ งการดา้ นส่งิ อานวยความสะดวก  การพิจารณาโอกาสการขยายงานและสถานที่สานกั งานในK อนาคต  การวิเคราะหแ์ ละปรบั ปรงุ ระบบวิธีปฏิบตั ิและกระบวนการA ปฏิบตั ิงานE  การศึกษาหาวีการทางานใหง้ ่ายข้ึน  การพิจารณาออกแบบฟอรม์ และการบนั ทึกN  การะจดั ระบบงานจดหมายและรายงานUNIV.  การจดั ระบบจดั เก็บเอกสารและการบรหิ ารงานเอกสาร

K ประโยชนก์ ารวางแผนสานกั งาน  เป็ นเครอ่ื งมือช่วยคน้ หาหรอื เครอื่ งช้ีใหท้ ราบถึงปัญหาท่ีอาจจะH เกิดข้ึนหรชื ่วยช้ีใหเ้ ห็นถึงปัญหาและโอกาสต่างๆ ท่ีอาจมีข้ึนได้O  ชว่ ยปรบั ปรงุ และยกระดบั คณุ ภาพกระบวนการตดั สินใจภายในN สานกั งานใหด้ ีข้ึน  ช่วยในการปรบั ทิศทางอนาคตของสานกั งานตลอดจนคา่ นิยม และวตั ถปุ ระสงคข์ องสานกั งานอยเู่ สมอK  ช่วยใหแ้ ต่ละบคุ คลหรอื สานกั งาน สามารถปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบัA การเปลีย่ นแปลงกบั สภาพแวดลอ้ มที่จะเกิดข้ึนในปัจจบุ นั และ อนาคตE  ช่วยเหลือผบู้ รหิ ารใหส้ ามารถมน่ั ใจที่จะนาองคก์ ารใหอ้ ยรู่ อดได้NUNIV.

K การจดั องคก์ าร (Organizing)H  การกาหนดหนา้ ที่และความรบั ผิดชอบของบคุ ลากรO  การกาหนดหนา้ ที่และโครงสรา้ งการจดั การองคก์ รN  การกาหนดความสมั พนั ธร์ ะหว่างบคุ คลโดยใชผ้ งั การจดัK องคก์ ร (Organization Chart) การจดั สิง่ แวดลอ้ มในสานกั งานA การจดั พ้ืนท่ีและแผนผงั สานกั งานE หลกั การจดั รปู แบบสานกั งานอยา่ งเป็ นN ทางการ และไมเ่ ป็ นทางการUNIV.

ผงั องคก์ าร (Organization Chart)ตวั อย่าง การจดั ผงั องค์การ ประธาน (President)แผนกเส้ือผา้ บุรุษ แผนกเส้ือผา้ สตรี แผนกเส้ือผา้ เดก็การออกแบบ การผลิต การตลาด (Operations) (Marketing) การตดั การเยบ็ กาคกลาง ภาคเหนือ ภาคตะวนั ออก เฉียงเหนือ

การรวมกลุ่มเป็ นโครงสร้างขององค์การโครงสร้างองค์การแบบแยกตามหน้าที่ (functional structure) ผ้จู ดั การใหญ่ จดั ซอื ้ ผลติ การตลาด การเงินและการ การบริหาร บญั ชี บคุ คล ผงั โครงสร้างองค์การแบบแยกตามหน้าที่

ผ้จู ดั การใหญ่บริหารบคุ คล การเงนิ การผลติ การตลาดผ้จู ดั การ ผ้จู ดั การ ผ้จู ดั การภาคเหนือ ภาคตะวนั ออกเฉียงเหนือ ภาคใต้บคุ คล ผลติ ขาย บญั ชี บคุ คล ผลติ ขาย บญั ชี บคุ คล ผลติ ขาย บญั ชีแสดงโครงสร้างองค์การแบบทม่ี กี ารแบ่งออกเป็ นหน่วยต่างหากโดยแบ่งตามหน้าท่ี

โครงสร้างแบบแบ่งส่วนงานออกเป็ นหน่วยต่างหาก (divisional structure) ผ้จู ดั การใหญ่การเงิน บริหารบคุ คล การผลิต การตลาด ผ้จู ดั การ ผ้จู ดั การ หน่วยค้าเสาเข็มคอนกรีต หน่วยค้าวตั ถกุ ่อสร้างอ่ืน ๆบริหารบคุ คล ผลติ ขาย บญั ชี บริหารบคุ คล ผลติ ขาย บญั ชีแสดงโครงสร้างแบบทมี่ กี ารแบ่งออกเป็ นหน่วยต่างหากโดยแบ่งตามผลติ ภัณฑ์

โครงสร้างแบบผสม ผ้จู ดั การใหญ่การผลิต การผลติ การผลิต การตลาด แบ่งตาม หน้าที่ผ้จู ดั การหนว่ ย ผ้จู ดั การหนว่ ยค้าป๋ ยุ ผ้จู ดั การหนว่ ย แบ่งตาม ค้าแก๊ส ค้าปราบศตั รูพชื ผลิตภณั ฑ์ผลติ บริหารบคุ คล การเงนิ และบญั ชี ขาย แบ่งตาม หน้าที่ โรงงานผลติ โรงงานผลติ สานกั งาน สานกั งาน สานกั งาน ป๋ ยุ อนิ ทรีย์ ป๋ ยุ อนนิ ทรีย์ ขายเขตเหนือ ขายเขตกลาง ขายเขตใต้ แบ่งตาม ตวั แทนขาย ตวั แทนขาย แบ่งตาม ผลติ ภณั ฑ์ แก่สหกรณ์ ให้ร้านค้าปลีก ลกู ค้าแสดงโครงสร้างองค์การแบบผสม

โครงสร้างแบบ Matrix ผู้จดั การใหญ่ ผู้จดั การฝ่ าย ผู้จดั การฝ่ าย จัดหา บริหารบุคคล ผ้จู ัดการฝ่ าย ผู้จัดการฝ่ าย การตลาด โรงงานผจู้ ดั การ 1 ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญผจู้ ดั การ 2 การตลาด การผลิต การจดั หา ความปลอดภยัผจู้ ดั การ 3ผจู้ ดั การ 4 ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ชี่ยวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ การตลาด การผลิต การจดั หา ความปลอดภยั ผเู้ ชี่ยวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ การตลาด การผลิต การจดั หา ความปลอดภยั ผเู้ ช่ียวชาญ ผเู้ ชี่ยวชาญ ผเู้ ชี่ยวชาญ ผเู้ ช่ียวชาญ การตลาด การผลิต การจดั หา ความปลอดภยั

K การจดั องคก์ าร (Organizing)HO ความสาคญั ของการจดั องคก์ าร 1. ช่วยกาหนดขอบเขต ความรบั ผิดชอบ อานาจหนา้ ท่ีและภารกิจต่าง ๆN 2. แสดงใหเ้ ห็นถึงกระแสการไหลของงาน (Work Flow)K 3. ช่วยในการประสานหนา้ ที่ต่างๆ โดยการกาหนดขอบเขตและจดั กลม่ ุ งานท่ี สมั พนั ธก์ นั ใหอ้ ยใู่ นหนว่ ยเดียวกนัA 4. ชว่ ยป้ องกนั การทางานซ้าซอ้ นE 5. ช่วยลดขอ้ ขดั แยง้ และความอึดอดั ใจระหว่างพนกั งานซึ่งเท่ากบั เป็ นการชว่ ยให้ ขวญั กาลงั ใจในการทางานดีข้ึนNUNIV.

K วตั ถปุ ระสงคส์ าคญั ของการจดั การสานกั งานH 1. เพื่อใหม้ ีการรวบรวมอานาจหนา้ ที่และความรบั ผิดชอบท่ีเก่ียวกบัO งานสานกั งานตลอดจนบรกิ ารท่ีจาเป็ นอ่ืน ๆ ซ่ึงไมไ่ ดอ้ ยใู่ นความ รบั ผิดชอบของหนว่ ยใดโดยเฉพาะเขา้ มารวมไวใ้ นสว่ นกลางN 2. เพ่ือประโยชนใ์ นการประสานกิจกรรมของสานกั งานซึ่งกระจดั กระจายอยใู่ นหน่วยงานต่าง ๆ ขององคก์ รเขา้ มาอยใู่ นหนว่ ยK เดียวกนั ทาใหส้ ามารถควบคมุ และรกั ษามาตรฐานเชิงปรมิ าณและ คณุ ภาพของบรกิ ารไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพA 3. เพื่อชว่ ยในการจดั ระบบและปรบั ปรงุ วิธีการปฏิบตั ิงานใหด้ ีE ข้ึนอยเู่ สมอ ชว่ ยใหส้ ามารถรวบรวมขอ้ มลู ที่จาเป็ นแกก่ ารบรหิ ารให้N เป็ นระบบ เกิดเป็ นระบบงานท่ีมีประสิทธิผลได้ 4. เพ่ือสรา้ งใหเ้ กิดสภาพแวดลอ้ มในการทางานทง้ั ดา้ นปัจจยั ทางUNIV. วตั ถแุ ละจิตใจเกิดความพอใจและมีความสขุ แกผ่ ปู้ ฏิบตั ิงานใน องคก์ ร

K ประโยชนข์ องการจดั องคก์ ารHO  ชว่ ยใหก้ ารทางานเป็ นไปโดยสะดวกN  ป้ องกนั การทางานซ้าซอ้ นK  ทกุ คนรหู้ นา้ ท่ีและงานทีไดร้ บั มอบหมายA  การจดั องคก์ ารทาใหโ้ ครงสรา้ งที่สมดลุE  ชว่ ยใหข้ วญั และกาลงั พนกั งานดีข้ึนN  ทาใหก้ ารประสานไดด้ ีข้ึนUNIV.

K หลกั การจดั องคก์ ารHO  หลกั การกาหนดวตั ถปุ ระสงค์N  หลกั การของความรบั ผิดชอบ  หลกั ของการมอบอานาจหนา้ ท่ีควบค่คู วามรบั ผิดชอบK  หลกั ของการมีเอกภาพในการบงั คบั บญั ชาA  หลกั การมอบหมายงานท่ีมีประสทิ ธิผลE  หลกั การกาหนดสายบงั คบั บญั ชาN  หลกั ความสมั พนั ธร์ ะหว่างหนา้ ท่ีUNIV.

K การรวมอานาจและการกระจายอานาจHO การจดั องคก์ ารสานกั งานน้ี จะตอ้ งทาใหเ้ หมาะสมกบั ลกั ษณะของงานN  สถานที่ตง้ั อยรู่ วมกนั และการจดั องคก์ ารแบบรวมK อานาจA  สถานท่ีตงั้ แยกกนั และการจดั องคก์ ารแบบรวมอานาจE  สถานท่ีตงั้ แยกกนั และการจดั องคก์ ารแบบกระจายN อานาจ และ  สถานที่ตง้ั อยรู่ วมกนั และการจดั องคก์ ารแบบกระจายUNIV. อานาจ

K การจดั บคุ คลเขา้ ทางาน (Staffing)HO  การสรรหาและการคดั เลอื กN  การพฒั นาบคุ ลากรและการประเมินผล การ ปฏิบตั ิงานการทดแทนตาแหนง่ เป็ นตน้K  การบรหิ ารเงินเดือน การกาหนดคา่ ตอบแทน การA เลอ่ื นตาแหน่งและการโยกยา้ ยENUNIV.

K การอานวยการหรอื การสงั่ การ (Directing)H  การบงั คบั บญั ชา หลกั การมีผบู้ งั คบั บญั ชาเพียงคนO เดียว (Unity of command)N  หลกั ของการกระจายอานาจหนา้ ที่ (Authority)K  การประสานงาน (Coordination) ในการ สงั่A การจะตอ้ งอาศยั การประสานงาน คือการพฒั นาE ความสมั พนั ธร์ ว่ มกนั ระหว่างบคุ คล กลม่ ุNUNIV.

K การควบคมุ (Controlling)HO การติดตามผลการปฏบิ ตั ิงานและการแกไ้ ขขอ้ ผิดพลาดN  การควบคมุ สานกั งานและมาตรฐาน  แผนการควบคมุ สานกั งานK  การควบคมุ ดา้ นเวลาA  การควบคมุ ตน้ ทนุ และงบประมาณE  การกาหนดวิธีวดั กาหนดมาตรฐานงานสานกั งานN  การจดั เตรยี มงบประมาณ รายงานและค่มู ือในการUNIV. ทางาน

การจัดสภาพแวดล้อมการควบคุมระดับองค์กร นโยบาย/ข้อกาหนด การจัดองค์การ การมอบอานาจ ด้านจริยธรรม สภาพแวดล้อม การบริหารบุคคลคณะกรรมการ ระดบั องค์กร ระบบบริหารทรัพยากรระบบแผนงาน ระบบบริหารจดั การ จดั ระบบงาน การบริหารพสั ดุ การบริหารการเงนิการประเมนิ ผล สวสั ดกิ าร ระบบบริหารทั่วไป การควบคุมภายใน การรักษาความปลอดภยั ระบบงานสารบรรณ การประชาสัมพนั ธ์ ยานพาหนะ

การจัดสภาพแวดล้อมการควบคุมระดบั สานักงานผลผลติ /ผลสัมฤทธ์ิ การจดั องค์การ การมอบหมายงานวตั ถุประสงค์ อตั รากาลงั บุคลากร เป้าหมาย ภารกจิ สภาพแวดล้อม ค่านิยมร่วม ระดบั สานักงาน ระบบวชิ าการ วทิ ยากร/ครูพเ่ี ลยี้ ง คณะกรรมการการเงนิ พสั ดุ ระบบบริหาร ระบบงานทต่ี ้องปฏิบตั ิ การพฒั นาคุณภาพ การศึกษาวจิ ยัการธุรการ การลา ระบบงานตามภารกจิ หลกั