ms_excel

1 ความรู้เบ้ืองต้นเกี่ยวกับ โปรแกรม Microsoft Office Excel โปรแกรม Microsoft Office Excel เป็นโปรแกรมประเภท “ตารางคานวณ” หรือ “Spreadsheet” มกั ใช้ในการคานวณทางธรุ กิจ ซง่ึ จะชว่ ยลดขนั้ ตอนความยงุ่ ยากและลดเวลาการ คานวณ และยงั สามารถสรุปและวเิ คราะห์ข้อมลู ในรูปแบบตา่ งๆ เพื่อชว่ ยในการตดั สินใจ  เร่ิมการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel  สว่ นประกอบของหน้าจอโปรแกรม  การเพ่มิ ลบ และแก้ไขข้อมลู  การทางานกบั แผน่ งาน  การเลือกชว่ งข้อมลู  ลาดบั การจดั เรียงเร่ิมต้น  การใช้งานตาราง  การจดั รูปแบบข้อมลู ในแผน่ งาน, การใสเ่ ส้นขอบตาราง, การใสเ่ งาหรือใสส่ ี  การเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบการจดั รูปแบบตามเง่ือนไข  การสร้างกราฟ  ชนิดของกราฟ  การเปลี่ยนชนิดของกราฟ  การลบกราฟ  การใสส่ ตู รคานวณปกติ  ลาดบั ความสาคญั ของเครื่องหมายทางการคานวณ  การคานวณหาผลรวม และการสร้างสตู รด้วยฟังก์ชน่ั  การบนั ทกึ เอกสาร เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟศิ เบ้ืองต้น

2  เร่ิมใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel วิธีท่ี 1 : 1. คลิกป่ มุ Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs จากนนั้ เลือกไปท่ี Microsoft Office 3. เลือก Microsoft Office Excel จะเปิดให้ใช้งานได้ทนั ที วิธีท่ี 2 : Microsoft Office Excel จะ 1. เลือกดบั เบิลคลิกท่ีไอคอนสญั ลกั ษณ์ สามารถเปิดใช้งานได้ทนั ที เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศเบ้ืองตน้

3  ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม กอ่ นท่ีจะทางานกับโปรแกรม Microsoft Office Excel คณุ จะต้องรู้จกั กบั สว่ นประกอบของ หน้าจอโปรแกรมก่อน เพื่อจะได้เข้าใจถงึ สว่ นตา่ งๆ ท่ีจะกลา่ วอ้างถึงได้ง่ายขนึ ้ Quick Access Toolbar แถบ Ribbon Title bar Name box Formula bar Active cell Worksheet  Quick Access Toolbar เป็ นแถบเคร่ืองมือให้คณุ เรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผ้ใู ช้ สามารถเพ่ิมป่ มุ คาสง่ั ที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือได้  Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและช่ือไฟล์ปัจจบุ นั ท่ีคณุ เปิ ดใช้งาน  แถบ Ribbon เป็นแถบรวบรวมคาสงั่ ตา่ งๆ ของเมนหู รือ Tools bar เพื่อให้  Name box ผ้ใู ช้ สามารถเลือกใช้งานงา่ ยขนึ ้  Formula bar แสดงตาแหนง่ เซลล์ปัจจบุ นั  Active cell แถบแสดงสตู รคานวณหรอข้อมลู ที่คณุ พิมพ์  Worksheet เซลล์ปัจจบุ นั ท่ีกาลงั ทางานอยู่ พืน้ ท่ีใช้งานของโปรแกรม เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้ืองต้น

4  การเพ่มิ ลบ และแก้ไขข้อมูล การป้ อนข้อมูล มี 3 วิธี วธิ ีที่ 1 พิมพ์ข้อมลู ที่ต้องการ เสร็จแล้วกดป่ มุ Enter วิธีท่ี 2 พิมพ์ข้อมลู ท่ีต้องการ เสร็จแล้วคลกิ ป่ มุ Arrow key (ลกู ศรสี่ทิศ) ท่ีคีย์บอร์ด วิธีท่ี 3 พิมพ์ข้อมลู ที่ต้องการ เสร็จแล้วคลิกป่ มุ ป้ อนคา/Enter บน Formula bar การยกเลิกข้อมลู ที่กาลงั พมิ พ์ มี 2 วธิ ี วธิ ีท่ี 1 กดป่ มุ Esc ที่คีย์บอร์ด วิธีท่ี 2 คลิกป่ มุ ยกเลิก/Cancel บน Formula bar การแก้ไขข้อมูล มี 3 วธิ ี 1. เลือกตาแหนง่ เซลล์ท่ีต้องการแก้ไข วิธีท่ี 1 กดป่ มุ F2 ที่คีย์บอร์ด วธิ ีท่ี 2 คลิกตาแหนง่ ท่ีจะแก้ไขบน Formula bar วิธีท่ี 3 ดบั เบลิ ้ คลิกตาแหนง่ เซลล์นนั้ 2. ทาการแก้ไขข้อมลู เสร็จแล้วกด Enter เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศเบ้อื งต้น

5 การลบข้อมูลมี 3 วธิ ี เลือกตาแหนง่ เซลล์ที่ต้องการลบข้อมลู วธิ ีท่ี 1 กดป่ มุ Delete ท่ีคยี ์บอร์ด วธิ ีท่ี 2 คลิกขวาเลือกคาสงั่ ล้างเนือ้ หา/Clear Contents 1 2 วิธีท่ี 3 ท่ีแท็บ หน้าแรก / Home คลกิ ลกู ศรลงของป่ มุ ล้าง/Clear จะ ปรากฏคาสง่ั ตา่ งๆให้เลือกใช้ ลบทงั้ ข้อมลู และรูปแบบ ลบเฉพาะรูปแบบ เหลอื ข้อมลู เดมิ ลบเฉพาะข้อมลู เหลอื รูปแบบ ลบ Comment ลบลงิ ค์ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟศิ เบ้อื งตน้

6  การเลือกช่วงข้อมูล ไมว่ า่ จาทาอะไรกบั ข้อมลู ใน Worksheet อยา่ งแรกคอื การเลือกข้อมลู การเลือกชว่ งข้อมลู ซงึ่ มี หลายวิธี ดงั นี ้ วิธีการเลือก สัญลักษณ์ของเมาส์ เลือกข้อมลู เป็นชว่ ง วางเมาส์เป็นรูป drag คลมุ ข้อมลู ท่ีต้องการ เลือกข้อมลู เป็นชว่ งหา่ งกนั Drag คลมุ ข้อมลู ชดุ แรก กดป่ มุ Ctrl+drag เลือกข้อมลู ทงั้ คอลมั น์ ทงั้ แถว คลมุ ชว่ งอ่ืน เลือกข้อมลู ทงั้ หมด sheet คลิกสว่ นหวั คอลมั น์ หรือ หวั แถวที่ต้องการ คลิกจดุ ตดั ระหวา่ งหวั คอลมั น์กบั หวั แถว             เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้อื งต้น

7  ลาดับการจดั เรียงเร่ิมต้น เมื่อนางานฐานข้อมลู มาสร้างในโปรแกรม Excel สว่ นใหญ่หลงั จากสร้างงานเรียบร้อยแล้ว สิ่ง ที่จะทาตอ่ ไป คือ การจดั เรียงข้อมลู มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. คลิกตาแหนง่ เซลล์ในหวั ข้อท่ีต้องการจดั เรียง จากตวั อยา่ งนี ้เลือก เซลล์ใดก็ได้ในหวั ข้อ Salary หรือเลือกชว่ งข้อมลู ที่ต้องการแล้วคลกิ ขวา เลือกคาสง่ั เรียงลาดบั จากนนั้ เลือกคาสง่ั ท่ีต้องการ ในตวั อยา่ งเลอื ก จากมากไปน้อย 2. ที่แถบ ข้อมล / Data เลือกหวั ข้อเรียงลาดบั และกรอง / Sort & Filter คลิกป่ มุ บนทลู บาร์ เพ่ือ เลือกเกณฑ์การจดั เรียง โดยมีรายละเอียดดงั นี ้ Sort Smallest to Largest จดั เรียงจากน้อยไปมาก (AZ) Sort Largest to Smallest จดั เรียงจากมากไปน้อย (ZA) เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศเบ้อื งต้น

ตวั อยา่ ง การเรียงลาดบั จากมากไปน้อย Z -> A 8     การทางานกบั แผ่นงาน (Sheet) ปกตแิ ฟ้ มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 1 sheet ให้ใช้งาน ถ้าต้องการเพิม่ sheet, ลบ Sheet, copy sheet, ฯลฯ มีขนั้ ตอนดงั นี ้  คลกิ ขวาช่ือ sheet ที่ต้องหาร จะปรากฏคาสงั่ ให้เลือกใช้ เพิม่ sheet ใหม่ แทรก/เพ่มิ sheet ใหม่ ลบ sheet ทเ่ี ลอื ก เปลยี่ นชื่อ sheet ย้ายหรอคดั ลอก sheet แสดง code ทเี่ ขียนในโปรแกรม Visual Basic ป้ องกนั การแก้ไขข้อมลู ใน sheet เปลยี่ นสชี ่ือ sheet ซอ่ น/แสดง sheet เลอื ก sheet ทงั้ หมด เพ่มิ sheet 2 เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้อื งตน้

9  การใช้งานตาราง ในกรณีท่ีต้องการแทรกข้อมลู หรือลบตาราง มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เลือกชว่ งข้อมลู ที่ต้องการ เชน่ คอลมั น์ C ถงึ E 2. คลิกขวาท่ีหวั คอลมั น์ / แถว จะปรากฏคาสง่ั ให้เลือก แทรก / Insert แทรกคอลมั น์ / แถว ลบ / Delete ลบคอลมั น์ / แถว ความกว้างคอลมั น์.../ Column Width ปรับความกว้างคอลมั น์ ซอ่ น / Hide ซอ่ นคอลมั น์ / แถว ยกเลิกการซอ่ น / Unhide ยกเลกิ การซอ่ นคอลมั น์ / แถว หรือ ใช้ป่ มุ เคร่ืองมือในการทางานก็ได้ ท่ีแทบ็ Home เลือกจากหวั ข้อ Cells แทรก / Insert แทรกคอลมั น์ / แถว ลบ / Delete ลบคอลัมน์ / แถว ความกวา้ งคอลัมน์... ปรบั ความกว้างของคอลมั น์ ซอ่ น / Hide ซ่อนคอลัมน์ / แถว่ยกเลกิ การ ซ่อน / Unhide ยกเลิกการซอ่ นคอลัมน์ / แถว  การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วก็ทาการตกแตง่ ข้อมลู ให้สวยงาม มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เลือกชว่ งข้อมลู ท่ีต้องการ 2. แถบ Ribbon ชื่อหน้าแรก / Home คลกิ ป่ มุ เคร่ืองมือบน Tools bar ใช้ตกแตง่ ตวั อกั ษร การจดั วางข้อความ จัดรูปแบบตวั เลข เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้อื งต้น

10 หรือจดั รูปแบบข้อมลู โดยการใช้เมนู มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เลือกชว่ งข้อมลู ที่ต้องการ จดั รูปแบบเซลล์.../Format Cells 2. คลิกขวาเลือกคาสงั่ ตวั เลข / Number จดั รูปแบบตวั เลข การจดั แนว / Alignment การจดั วางข้อความ แบบอกั ษร / Font ชนดิ ของตวั อกั ษร เส้นขอบ / Border กาหนดเส้นขอบ การเตมิ / Fill กาหนดสีพืน้ และลาย การป้ องกนั / Protection ป้ องกนั การแก้ไขข้อมลู จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ของการจดั รูปแบบเซลล์ขนึ ้ มา ให้เลือกรายละเอียดในสว่ น ตา่ งๆ ที่ต้องการให้เรียบร้อย 1 2 3. กาหนดรายละเอียดเสร็จแล้วคลกิ ป่ มุ ตกลง / OK  การใส่เส้นขอบตาราง 1. เลือกคมุ ตารางในส่วนที่เราต้องการ จากนนั้ เลือก Ribbon หน้าแรก ในส่วนจดั การของ คาสง่ั ฟอนต์ จะมีคาสงั่ เส้นขอบตาราง คลิกลกู ศรลงตรงคาสงั่ จะมีคาสง่ั ตา่ งๆ ให้เลือก ใน ตวั อยา่ งนี ้เราเลือกคาสงั่ เส้นขอบทงั้ หมด เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้ืองตน้

11 1 คลมุ สว่ นทเี่ ราต้องการ 2 เลอื กคาสง่ั เส้นขอบตาราง นาเส้นขอบของ เซลลไ์ ปใช้กบั เซลลท์ เ่ี ลอื กในปัจจบุ นั 3 เลอื กคาสงั่ เส้นขอบทงั้ หมด เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้อื งตน้

12   เส้นตารางทป่ี รากฏในสว่ น 4 ท่เี ราเลอื ก         การใส่เงาหรือใส่สี 1. เลือกคมุ ตารางในสว่ นที่เราต้องการ จากนนั้ เลือก Ribbon หน้าแรกในสว่ นของคาสง่ั ฟอนต์ จะมีคาสงั่ เส้นขอบตาราง คลกิ ลกู ศรลงตรงคาสง่ั จะมีคาสงั่ ตา่ งๆให้เลือก ในตวั อยา่ งนี ้เรา เลือกคาสงั่ เส้นขอบทงั้ หมด 1 เลอื ก Ribbon หน้าแรก 1 คลมุ สว่ นท่ีเราต้องการ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้ืองต้น

13 2 เลอื กคาสงั่ สเี ติม จะเป็ นการใสส่ พี่ นื ้ หลงั ของเซลล์ เพอื่ เน้นความสาคญั 3 เลอื กสที ตี่ ้องการ ใน ทน่ี เี ้ราจะเลอื กสฟี ้ า สฟี ้ าปรากฏในสว่ นทเ่ี ราเลอื ก 4  การจดั รูปแบบแบบมีเง่อื นไข บางครัง้ ถ้าต้องการกาหนดเงื่อนไขในการจดั รูปแบบข้อมลู เชน่ ตวั เลขของเงินเดือนพนกั งาน ให้ เป็นสีนา้ เงินเฉพาะคนที่เงินเดอื นไมเ่ กิน 40,000 ให้ใช้ในเรื่องของการจดั รูปแบบตามเงื่อนไข / Conditional Formatting มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เลือกชว่ งข้อมลู ที่ต้องการจดั รูปแบบ จากตวั อยา่ งเงื่อนไขด้านบนใช้ชว่ งข้อมลู ของ เงินเดอื น เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้ืองตน้

14 เลอื กชว่ งข้อมลู 1 ที่ต้องการ 2. แถบ Ribbon ชื่อหน้าแรก / Home หวั ข้อ ลกั ษณะ/Styles คลกิ ป่ มุ ลกู ศรลงตรง การจดั รูปแบบตามเงื่อนไข 3. จะปรากฏคาสง่ั ให้เลือกใช้ 1 Highlight เซลล์ท่ตี รงตามเงื่อนไขกาหนด แสดงข้อมลู ตวั เลข 10 อนั ดบั สงู สดุ หรือต่าสดุ แสดงข้อมลู เป็ นกลมุ่ เดยี วแบบกราฟแทง่ แสดงข้อมลู เป็ นกลมุ่ เดียวกนั ด้วยสตี า่ งๆ แสดง ข้อมลู เป็ นกลมุ่ เดยี วกนั ด้วยสญั ลกั ษณ์ไอคอน สร้าง เงือ่ นไขเอง ลบเงื่อนไขทไ่ี มต่ ้องการใช้งาน จดั การเง่ือนไขทกี่ าหนด ในท่ีน่ีเลือกคาส่ัง กฎใหม่.../ New Rule จากนัน้ จะปรากฏ ไดอะล็อกบ็อกซ์ กฎการจดั รูปแบบใหม่ / New Formatting Rule โดยในตวั อยา่ งนีจ้ ะเลือก คาสงั่ จดั รูปแบบเฉพาะที่มี / Format only cells that contain จากนนั้ กาหนดเงื่อนไข โดย ไปที่สว่ นคาสง่ั กาหนดเง่ือนไขเอง เมื่อกาหนดเสร็จให้ คลกิ ป่ มุ ตกลง/OK เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้ืองตน้

15 ไดอะล็อกบ็อกซ์ใหม่ 2 กาหนดเงื่อนไข ระหวา่ ง 1-40,000 3 4 5 ในขัน้ ตอนที่ 4 เมื่อกดรูปแบบ จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ใหม่ขึน้ มา ชื่อว่าการ จัดรูปแบบเซลล์ ซง่ึ จะมีหลายฟังก์ชน่ั ให้เลือกใช้ คอื ตวั เลข, แบบอกั ษร, เส้นขอบ, และการ เตมิ ให้เลือกแบบที่ต้องการ ในท่ีนี ้ เลือก ฟังก์ชน่ั การเตมิ โดยในตวั อยา่ งกาหนดให้ใช้สีนา้ เงิน จากนนั้ คลิกป่ มุ ตกลง เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศเบ้ืองต้น

ตวั อยา่ ง การจดั รูปแบบแบบมเี ง่อื นไขสาเร็จ 16 จะมสี นี า้ เงินเฉพาะชว่ ง ที่เลอื ก คือ 1-40,000  การเปล่ียนเง่อื นไขหรือรูปแบบท่ีกาหนด หลงั จากกาหนดเงื่อนไขในการจดั รูปแบบของข้อมลู แล้ว ต้องการเปล่ียนเงื่อนไขจากเดมิ เป็น ตวั เลข ของเงินเดือนพนกั งานโดยเปล่ียนรูปแบบสีพืน้ เป็ นสีเหลือง เฉพาะคนท่ีเงินเดือนตงั้ แต่ 30,000 - 50,000 ซง่ึ สามารถแก้ไขได้ โดยมีขนั้ ตอน ดงั นี ้ 1. เลือกชว่ งข้อมลู เดมิ ท่ีทาการจดั รูปแบบไว้ 2. แถบ Ribbon ช่ือ หน้าแรก/Home หวั ข้อ ลกั ษณะ/Styles จากนนั้ คลกิ ที่ป่ มุ การจดั รูปแบบตามเงื่อนไข 3. เลือกคาสงั่ การจดั การกฎ.../ Manage Rules จะปรากฏ ไดอะล็อกบ็อกซ์ขนึ ้ มาใหม่ ช่ือว่า ตวั จดั การกฎตามรูปแบบเง่ือนไข จากนนคลิกที่ ป่ มุ แก้ไขกฎ.../ Edit Rule เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้ืองต้น

17 1 2 ตวั อยา่ ง ไดอะล็อกบ็อกซ์ตวั จดั การกฎการจดั รูปแบบตามเง่ือนไข เลอื กแก้ไข กฎ... 3 จากนนั้ จะปรากฏ ไดอะล็อกบ็อกซ์แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ ขึน้ มาใหม่ ให้เลือก แก้ไขคาอธิบายกฎ ให้เป็ นส่วนท่ีเราต้องการในท่ีนี ้ เลือกชว่ งเป็ นระหว่าง 30,000-50,000 และเปลี่ยนสีเป็ นสีเหลืองในชว่ งที่เลือก เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้อื งตน้

18 1 3 เลือกชว่ ง เงินเดอื น เป็ น 30,000- 50,000 ตวั อยา่ ง การจดั รูปแบบแบบมเี งื่อนไข แบบสาเร็จที่แก้ไขแล้ว จะเป็ นสเี หลอื งเฉพาะ ช่วง 30,000-50,000  การลบรูปแบบข้อมูลแบบกาหนดเง่ือนไข ชว่ งข้อมลู ท่ีมีการจดั รูปแบบเงื่อนไขตามที่ตงั้ ไว้ เมื่อไมไ่ ด้ใช้งานแล้วคณุ สามารถทาการยกเลกิ เงื่อนไข ได้โดยมีขนั้ ตอน ดงั นี ้ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้ืองต้น

19 1. เลือกชว่ งข้อมลู ที่ทาการจดั รูปแบบไว้ 2. แถบ Ribbon ช่ือ หน้าแรก/Home หวั ขอ ลกั ษณะ/Styles จากนนั้ คลิกลกู ศรลงที่ป่ มุ การจดั รูปแบบตามเง่ือนไข 3. เลือกคาสง่ั ล้างกฎ / Clear Rules จะปรากฏแถบเมนขู นึ ้ มาให้ เลือก ด้านข้าง ในตวั อยา่ งนีจ้ ะเป็ นการเลือกคาสง่ั ล้างกฎจากเซลล์ท่ีเลือก จะเป็ นการล้างกฎทงั้ หมด  การสร้างกราฟ ข้อมลู ในโปรแกรม Excel เป็ นข้อมลู เก่ียวกบั ตวั เลข ถ้านาตวั เลขเหลา่ นนั้ มาแสดงเป็นกราฟจะ ทาให้ข้อมลู ง่ายขนึ ้ มีขนั้ ตอน ดงั นี ้ 1. เลือกช่วงข้อมลู ท่ีต้องการนามาสร้างกราฟ ดงั ตวั อยา่ ง เลอื กช่วงข้อมลู 2. คลิกที่ Ribbon แทรก/ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหวั ข้อ แผนภมู ิ / Chart จาก ตวั อยา่ งเลือกแบบ คอลมั น์/Column เลอื กแบบคอลมั น์ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศเบ้ืองตน้

3. จะปรากฏรูปแบบย่อยคลิกได้ทนั ที 20 เลอื กคอลมั น์สองมติ ิ 4. จากนนั้ จะแสดงรูปกราฟที่สร้างไว้ พร้อมกบั แถบ Ribbon ช่ือ เครื่องมือแผนภมู ิ / Chart Tools หวั ข้อ ออกแบบ/ Design ให้กาหนดรายละเอียดเพิ่มเตมิ ตวั อยา่ ง แผนภมู ิ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟศิ เบ้ืองตน้

21 ตวั อยา่ ง เครื่องมอื แผนภมู ิ  การเปล่ียนชนิดกราฟ หลงั จากสร้างกราฟเสร็จแล้ว ต้องการเปลี่ยนแบบกราฟใหม่ มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เลือกกราฟท่ีต้องการเปลี่ยนรูปแบบ 2. แถบ เครื่องมอแผนภมู ิ / Chart Tools จากนนั้ เลือกท่ี ออกแบบ / Design เลือก คลิกที่หวั ข้อ ชนิด/ Type 3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ เปลี่ยนชนดิ แผนภมู ิ / Change Chart Type ให้คลกิ เลือกแบบ แผนภมู ทิ ่ีต้องการ 1 2 เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้ืองตน้

22  การลบกราฟ กราฟที่ไมใ่ ช้แล้วต้องการลบออก มีขนั้ ตอนดงั นี ้คลิกกราฟที่ต้องการลบ กดป่ มุ Delete ที่ คยี ์บอร์ด  การใส่สูตรคานวณปกติ 1. เลือกเซลล์ท่ีต้องการและแสดงผลลพั ธ์ จากตวั อยา่ งนี ้ ตาแหนง่ เซลล์อยทู่ ่ี D4 2. พิมพ์เคร่ืองหมาย = แล้วตามด้วยตาแหนง่ เซลล์ เชน่ =D2*D3 เสร็จแล้วกดป่ มุ Enter 3. ท่ีเซลล์ D4 จะแสดงผลลพั ธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสตู รคานวณที่กาหนดไว้ Formula bar D2 D3 ลาความสาคญั ของเครื่องหมายทางการคานวณ การคานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กับการ คานวณจากเครื่องคิดเลข ผลลพั ธ์ที่ได้จะต่างกัน เน่ืองจากการคานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะลาดบั ความสาคญั ของเครื่องหมายทางการคานวณด้วย เคร่ืองหมายท่ใี ช้ ความหมาย () วงเล็บ ^ ยกกาลงั *, / คณู , หาร +,- บวก , ลบ ความสาคญั ของเครื่องหมายทางการคานวณจะไล่ลาดบั จากบนลงล่าง ในสตู ร คานวณสตู รหนง่ึ ก็จะทาการคานวณตามเคร่ืองหมายนนั้ ก่อนแล้วไลต่ ามลาดบั ไปเร่ือยๆ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศเบ้อื งต้น

23  การคานวณหาผลรวม ถ้าต้องการหาผลรวมตวั เลขหลายๆตาแหน่ง ให้ใช้ฟังก์ชน่ั ของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มี ขนั้ ตอน ดงั นี ้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตวั อย่างนี ้ ตาแหน่งเซลล์อยู่ที่ B10 2. ท่ี Ribbon หน้าแรก/Home คลิก ป่ มุ ผลรวมอตั โนมตั /ิ Sum บนทลู บาร์ 3. จะปรากฏสูตรคานวณ =SUM (B2:B9) ให้ดชู ่วงข้อมูลตวั เลขท่ีจาคานวณว่าถูกต้องหรือไม่ สังเกตจากเส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดป่ มุ Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วง ข้อมูลใหม่แล้ว กดป่ มุ Enter ผลรวมอตั โนมตั ิใน Ribbon หน้าแรก ผลรวมของ B2 ถงึ B9 ผลลพั ธ์ ตวั อยา่ งนจี ้ ะอย่ทู ี่ B10  การสร้างสูตรด้วยฟังก์ช่ันท่ใี ช้งานบ่อย โปรแกรม Excel จะทาการแบง่ ชดุ ของสตู รคานวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าต้องการใช้สตู ร คานวณประเภทใด คลิกเลือกป่ มุ นนั้ ได้เลยเลย หรอคลิกป่ มุ แทรกฟังก์ชน่ั /Insert Function ก็ได้ สูตรคานวณที่นามายกตวั อย่างจะเป็นสตู รที่ใช้งานบอ่ ยๆ มีขนั้ ตอนดงั นี ้ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟศิ เบ้อื งตน้

1. เลือกเซลล์ท่ีต้องการแสดงผลลพั ธ์ จากตวั อย่างนี ้ตาแหนง่ เซลล์อยทู่ ่ี B10 24 ผลลพั ธ์ B10 ผลลพั ธ์ จะแสดงทช่ี ่องนี ้ 2. ท่ีแถบสตู ร/Formula จะแสดงประเภทของสตู รคานวณให้เลือกใช้ ในที่นีค้ ลิกป่ มุ ลกู ศรลงของ ผลรวมอตั โนมตั ิ / AutoSum 1 2 ในตวั อยา่ งนเี ้ลอื กคา่ มากทส่ี ดุ เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟทอ์ อฟฟิศเบ้อื งตน้

25 3. จะปรากฏสตู รคานวณที่ใช้งานบอ่ ยๆให้เลือก ผลรวม / Sum ตวั อยา่ ง ฟังก์ชน่ั ยอ่ ยทใ่ี ช้งานบอ่ ยๆ คา่ เฉล่ีย / Average นบั ตวั เลข / Count Numbers สตู รการหาผลรวม คา่ มากที่สดุ / Max สตู รการหาคา่ เฉล่ีย คา่ น้อยท่ีสดุ / Min สตู รการนบั จานวนข้อมลู ฟังก์ชน่ั เพมิ่ เตมิ ... / More Functions สตู รการหาคา่ สงู สดุ สตู รการหาคา่ ต่าสดุ สตู รอ่ืนๆ 4. ในท่ีนีเ้ลือกคาสง่ั สงู สดุ คลกิ ที่ฟังก์ชน่ั คา่ มากที่สดุ / Max จากนนั้ drag คลมุ ชว่ งข้อมลู ตวั เลขท่ีต้องการ เสร็จแล้วกดป่ มุ Enter ตวั อยา่ ง ผลลพั ธ์ทค่ี า่ ออกมาก ข้อผดิ พลาดทว่ั ไปเมื่อสร้างสตู ร #VALUE! หมายถงึ ในสตู รคานวณปกตมิ ี การอ้างอิงตาแหนง่ เซลล์ท่ีเป็ นตวั อกั ษร #NAME? หมายถึง ช่ือฟังก์ชนั่ ที่ใช้ พิมพ์ผดิ จะปรากฏผลในช่องถดั ไป คือ A10 และ B10 เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟศิ เบ้อื งตน้