การทำจดหมายเวียน

การทาจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม MICROSOFT WORD

จดหมายเวยี น จดหมายเวียน ก็คือการทาจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยมีเน้อื ความเหมือนกัน แตม่ ชี ือ่ และทอ่ี ยูข่ องผู้รับท่ีไมเ่ หมอื นกันเท่านั้น ซ่งึ แทนทจี่ ะต้องพิมพ์ จดหมายแตล่ ะฉบับสาหรบั ผรู้ ับแตล่ ะราย กเ็ พยี งแตส่ ร้างไฟล์ทเี่ กบ็ ช่อื และที่ อย่ไู วก้ ่อน และสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายไว้อกี ไฟลห์ นึ่งแยกจากกนั แล้วจึงนาข้อมลู ทงั้ สองไปรวมหรอื ผนวกกัน ทาใหไ้ ด้จดหมายที่มีรปู แบบและ ขอ้ ความทีเ่ หมือนกนั หมด เว้นแตช่ ่ือและทอี่ ย่ขู องผ้รู ับเทา่ นัน้ เมื่อต้องการทา จดหมายเวียนในลกั ษณะนีอ้ กี ก็เพียงสร้างไฟลท์ ่ีเกบ็ ขอ้ ความในจดหมายใหม่ แล้วนาไฟลร์ ายชือ่ ของผู้รบั ท่ีไดส้ รา้ งไวแ้ ล้วมาใชอ้ ีก ช่วยทาใหท้ างานเรว็ ขึ้น

องค์ประกอบของจดหมายเวียน 1) เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารท่เี ร่ิมต้นจะเปน็ จดหมาย แบบฟอรม์ ข้อความอีเมลข์ องจดหมาย หรือเกยี รติบตั ร ที่ได้กาหนดให้มี ขอ้ ความ ขนาดและรปู ร่างท่เี หมือนกันไวเ้ พื่อใช้เป็นต้นแบบของการพิมพ์ จานวนมาก 2) แหลง่ ขอ้ มูล (Data Source) คอื รายชอ่ื และทอ่ี ย่ขู องผูร้ บั e-mail Address ฯลฯ ซง่ึ ส่วนใหญจ่ ะเกบ็ อยใู่ นรปู แบบของตารางรายชื่อของ Excel หรือตารางฐานขอ้ มลู ของ Access เพ่ือนามาผนวกเข้ากบั ตวั เอกสารหลกั เมอ่ื สั่งพิมพจ์ ดหมาย ซอง หรอื เกยี รติบัตรโปรแกรมจะเปลย่ี นรายชือ่ ใน เอกสารแต่ละชดุ ใหโ้ ดยอัตโนมัติ

ขัน้ ตอนการทาจดหมายเวยี น สรา้ งเอกสารหลัก สร้างเอกสารท่มี ีเนอ้ื ความที่ต้องการ เช่นเดียวกบั การสารเอกสารทว่ั ไป ส่วนจะแทนที่ด้วยขอ้ มูลให้เวน้ ไว้ เสรจ็ แล้วบันทกึ สร้างด้วยโปรแกรม Microsoft Wordตวั อยา่ ง การทาเกยี รตบิ ัตร

ขนั้ ตอนการทาจดหมายเวียน สรา้ งแหล่งข้อมลู กาหนดคอลัมน์ของข้อมลู ที่จะเรยี กใชใ้ นเอกสาร เป็นตารางโดยกาหนดเป็นภาษาไทยหรอื ภาษาองั กฤษกไ็ ด้ สรา้ งดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel ตวั อย่างรายชื่อ

ขน้ั ตอนการทาจดหมายเวยี น เรม่ิ สรา้ ง  ขนั้ ตอนท่ี 1 เลอื กเอกสารหลกั 1. เปดิ ไฟลเ์ อกสารหลกั ขึ้นมา → เลือกเมนู Mailings → เลอื กเริ่มจดหมาย เวียน → จดหมาย ตามรปู

ข้นั ตอนการทาจดหมายเวยี น ข้ันตอนที่ 2 เลือกขอ้ มูลผ้รู ับ เลอื กผู้รับ → เลอื กรายช่อื ที่มอี ย่แู ล้ว ตามรปู

ขัน้ ตอนการทาจดหมายเวียนข้นั ตอนท่ี 2 เลอื กข้อมลู ผู้รับ (ตอ่ ) เลอื กไฟลร์ ายชื่อทไ่ี ด้สร้างไว้ ตามรปู

ขนั้ ตอนการทาจดหมายเวียน ขน้ั ตอนท่ี 3 การแทรกฟิลด์ในเอกสาร วางจดุ แทรกตามตาแหนง่ ท่ตี ้องการ ตามรปู

ขน้ั ตอนการทาจดหมายเวียน ขัน้ ตอนท่ี 3 การแทรกฟิลด์ในเอกสาร (ตอ่ ) วางจดุ แทรกตามตาแหนง่ ที่ตอ้ งการ จนครบทกุ ตัว ตามรปู

ขนั้ ตอนการทาจดหมายเวยี น โปรแกรมจะแสดงตวั อยา่ ง ขนั้ ตอนท่ี 4 แสดงจดหมายทไ่ี ด้ เลือก การส่งจดหมาย → แสดงตัวอย่างผลลพั ธ์ ผลลัพธ์ทไ่ี ด้ ตามรูป

ข้นั ตอนการทาจดหมายเวยี น ข้นั ตอนที 5 ผสานขอ้ มูลเขา้ กับเอกสารและพมิ พ์ เลอื กการสง่ จดหมาย → เสร็จสนิ้ และผสาน → เลอื กพมิ พ์