8. การประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติ

ระบสุ าเหตุ ท่ีแท้จริง

การระบุสาเหตุทีแ่ ทจ้ ริง• ดว้ ยการใชเ้ ทคนิค “ทาไมถงึ ” เช่นสภาพ ปัญหา (สาเหตุ) เริ่มตน้ คือ ขอ้ มูลล่าชา้ ถาม : ทาไมงานถงึ ล่าชา้ ตอบ : เพราะวางแผนงานไม่ดี ถาม : ทาไมถงึ วางแผนงานไม่ดี ตอบ : เพราะขาดการประสานงานกนั ถาม : ทาไมถงึ ขาดการประสานงานกนั ตอบ : เพราะ.......................................

เข้าใจ 1สถานการณ์ กาหนด 2 ปัญหาชัดเจน วเิ คราะห์ 3 สาเหตุสาคญั หาวธิ ีแก้ 4 ทเ่ี ป็ นไปได้

หาวิธีแก้ที่เป็ นไปได้ต้องอาศยั ข้อมลู และความคิดหาวิธีแก้ปัญหาให้ได้มากที่สดุจากนัน้ จึงลดจานวนวิธีแก้ลงให้ เหลือแต่วิธีที่มีประสิทธิผล

๑. คิดหาวิธีแก้ที่เป็ นไปได้

หลกั การคิดหาวิธีการแกไ้ ขสาเหตุ• พยายามคิดนอกกรอบ• ใหค้ วามสาคญั กบั ทุกความคิดเท่ากนั• หลกี เลีย่ งการวิจารณค์ วามคิดใหม่ๆ• ถงึ แมว้ ่าจะคิดว่าไดว้ ิธีแกท้ ี่ดีที่สดุ แลว้ ก็อยา่ หยดุ พยายามคิดหาวิธีต่อไป• พยายามทาความเขา้ ใจกบั ทุกวิธีแก้

เทคนคิ ทีใ่ ชใ้ นการ คิดหาวิธีแกท้ ีเ่ ป็ นไปได้• ทาแผนภูมคิ วามคิด Mind Mapping• การระดมสมอง Brainstorming

MIND MAPPINGเทคนิคการทาแผนภมู ิความคิด• เขียนสาเหตปุ ัญหาไวก้ ลางหน้ากระดาษ• ลากเส้นโยงออกมาเมอื่ คิดวิธีแก้ใดๆ ได้• เขียนวิธีแก้ดงั กล่าวไวเ้ หนือเส้นที่ลากมา• ถ้าความคิดไหนสมั พนั ธห์ รอื สนับสนุนวิธี แก้ที่มีอย่แู ล้วให้เติมความคิดใหม่นัน้ ต่อ ออกมาจากวิธีแก้เดิม (ด้วยการลากเส้นแขนง)

ขอ้ ควรจา ในระหว่างการทาแผนภูมิความ คิดน้ กี ็คือ ไม่จาเป็ นตอ้ งพยายามหากล่มุใหก้ บั ความคิดใหม่ๆ แต่ใหเ้ ขียนมนั ลงบนเสน้ ทีล่ ากออกมาจากสาเหตุปัญหาโดยตรง ไดเ้ ลยเพอื่ ความคิดจะไดไ้ ม่สะดุด

BRAINSTORMINGเทคนิ คการระดมสมอง• ไม่มีการตดั สินว่าความคิดใดดีหรือไมด่ ี• ความคิดยิ่งแปลกย่ิงดี• ทกุ คนควรพยายามหาวิธีแก้ให้ได้มาก ท่ีสดุ เท่าที่จะมากได้• อย่าอายท่ีจะนาเอาความคิดของคนอ่ืน มาผสมผสานกบั ความคิดของเรา

ขนั้ ตอนการระดมสมอง • กาหนดเวลาในการระดมสมอง • กาหนดคนท่ีจะทาหน้าท่ีจดวิธีแก้ปัญหา • เขียนกฎพืน้ ฐานให้ทกุ คนเหน็ ชดั เจน • เขียนสาเหตขุ องปัญหาท่ีต้องการจะแก้ • ให้สมาชิกแสดงความคิดเหน็ • จดทกุ ความคิดเพื่อนาไปคดั เลือก

เข้าใจ 1 สถานการณ์ กาหนด 2 ปัญหาชัดเจน วเิ คราะห์ 3 สาเหตุสาคญั เลือกวธิ ี 5 หาวธิ ีแก้ 4แก้ทด่ี ที ส่ี ุด ทเ่ี ป็ นไปได้

เลือกวิธีแก้ที่ดีท่ีสดุ โดยเปรียบเทียบตวั เลือกทงั้ หมดท่ีได้จากขนั้ ก่อนตามเกณฑป์ ระเมินตวั เลือกแต่ละตวั แล้วจึงตดั สินใจ เลือกวิธีแก้ปัญหาท่ีดีที่สดุ

๑. ส่กู ารตดั สินใจ ครงั้ สาคญั

หลงั จากผา่ นทงั้ สี่ขนั้ ตอนแล้ว ทาให้เราต้องตดั สินใจเสียทีว่า• เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งท่ีจะนาไปส่กู ารวางแผน ในขนั้ ต่อไป• ไม่เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งขณะนี้ แต่จะหาวิธีใหม่• ไมท่ าอะไรเลย ปล่อยให้ปัญหาคลี่คลาย ไปเอง

๒. วิธีเลือกเพื่อ การตดั สินใจ

วิธีการตดั สินใจ• ใช้ประสบการณ์• ใช้การทดลอง / วิจยั• ใช้การศึกษาวิเคราะห์

เข้าใจ 1 สถานการณ์ กาหนด 2 ปัญหาชัดเจนวางแผน 6 วเิ คราะห์ 3การปฏิบัติ สาเหตุสาคญั เลือกวธิ ี 5 หาวธิ ีแก้ 4 แก้ทดี่ ที สี่ ุด ทเ่ี ป็ นไปได้

วางแผนการปฏิบตั ิกาหนดว่าต้องทาอะไรบา้ ง ใครเป็น ผรู้ บั ผิดชอบงานไหน เวลาในการ ทางานแต่ละอย่าง และค่าใช้จ่าย ท่ีจะเกิดขึน้

๑. แผนการปฏิบตั ิท่ีดี

แผนการปฏิบตั ิที่ดี• มีความเป็ นเอกภาพ : เราสามารถแบง่ วิธี แก้ปัญหาออกเป็นงานย่อยๆ หลายๆ งานได้ แต่ ต้องสมั พนั ธก์ นั และเป็นไปในทิศทางเดียวกนั• มีความต่อเน่ือง : ตามลาดบั ขนั้ ตอน ราบรืน่• มีความยืดหย่นุ : แผนต้องพร้อมทีจ่ ะปรบั เปลีย่ นได้เมอื่ ถึงคราวจาเป็น• มีความถกู ต้องแม่นยา

๒. วิธีวางแผน การปฏิบตั ิ

วิธีวางแผนการปฏิบตั ิ• กาหนดงาน : ว่าตงั้ แต่ต้นไปจนส้ินสดุ นัน้ เราต้องทาอะไรบ้าง และต้องทาอะไรก่อน-หลงั• กาหนดคน : ต้องกาหนดตวั บคุ คลทีจ่ ะมารบั ผิด ชอบงานแต่ละอย่างตามความสามารถและเหมาะสม• กาหนดเวลา : จะต้องมีการกาหนดเวลาชดั เจน ต้องเริม่ ต้นเมอื่ ใด และควรส้ินสดุ เวลาไหน• ทาแผนการปฏิบตั ิ

ติดตามและประเมินผลตรวจดคู วามคืบหน้าของการทางานอย่เู สมอเพ่ือจะได้ทราบว่ามีอปุ สรรคอะไรหรือไม่ แล้วปัญหานัน้ หมดไป โดยสิ้นเชิงหรือยงั ย้อนกลบั มาอีก

๑. หลกั การ ติดตาม

หลกั ในการติดตามผล• กาหนดตวั ผรู้ บั ผิดชอบ• คอยตรวจสอบ• มกี ารเกบ็ ขอ้ มูลการดาเนินงานและ รายงานผล• กาหนดเป้ าหมายของงานแต่ละอย่าง ใหช้ ดั เจน• จดั ตารางการประชมุ ทีมผูร้ ่วมแกป้ ัญหา

๒. ประเมินผลการแก้ปัญหา

หลกั การประเมินผลการแกป้ ัญหา • ทาการประเมินเป็นระยะๆ • ควรประเมินในเชิงปริมาณทีเ่ ป็ นตวั เลข มากกว่าเชิงคุณภาพ • ควรมกี ารนาเสนอผลการประเมนิ ให้ คนในองคก์ รทราบ เพอื่ กระตุน้ ผูแ้ ก้ ปัญหามีความตืน่ ตวั กระตือรือรน้

กบั ดกั ในการแก้ปัญหา

ขอบเขตของปัญหากว้างเกินไป หรือระบุปัญหาไม่ถกู ต้องกาหนดวิธีการแก้ก่อนวิเคราะหส์ าเหตุลืมคนท่ีใกล้ชิดกบั ปัญหามากท่ีสดุไม่รวู้ ่าตวั ปัญหานัน้ เกินกาลงั อานาจ

ไม่คิดหาหนทางใหม่ ใช้แต่วิธีเดิมๆกล่าวโทษผอู้ ื่นเป็นนิจตีตนไปก่อนไข้ขาดเกณฑท์ ี่ดีในการตดั สินใจไมม่ ีการวางแผนการปฏิบตั ิและขาดการประเมินผล

จบแล้วครับ [email protected] พ.ย. 59