คู่มือฝ่ายธุรการกลุ่มงาน

1 

   

  คูม่ อื การปฏบิ ตั งิ านฝา่ ยธรุ การกลมุ่ งาน และการใชง้ านระบบ e-document  

  สารบญั เรอื่ ง หนา้ 1. คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ านธรุ การกลมุ่ งาน 1-3 - ข้ันตอนลงรับหนงั สอื เขา้ กลุ่มงาน 4-5 - ขนั้ ตอนการปิดเรอื่ งหนงั สอื ในเว็บไซตส์ ารบรรณ 6-10 - ข้ันตอนการสง่ เลขหนังสอื จากกลมุ่ งานฯ 2. การมอบหมายงานใหแ้ กเ่ จา้ หนา้ ทใ่ี นระบบ e-document ของกลมุ่ งาน - หนา้ ทขี่ องฝา่ ยธรุ การ 11-12 - หัวหนา้ งาน/ฝ่าย มอบหมายงานใหเ้ จา้ หน้าทีใ่ นฝา่ ยดาํ เนนิ การ 12-13 - หนา้ ที่ของผูร้ ับมอบหมายงาน 13-15 3. การเวยี นหนงั สอื ในระบบ e-Document ของกลมุ่ งานใหเ้ จา้ หน้าที่ รบั ทราบแทนการลงชอื่ - หนา้ ท่ขี องฝ่ายธรุ การ 16-18 - หนา้ ทขี่ องเจา้ หน้าทใี่ นกลมุ่ งาน 18-20 4. Work Flow การเสนอหนงั สอื ให้ ผอู้ าํ นวยการกลมุ่ งาน พิจารณา ในระบบ e – Document ข้นั ตอนการเสนอหนังสือให้ ผอู้ ํานวยการกลมุ่ งานฯ 21-28 พิจารณาในระบบ e – Document - เจ้าของเรอ่ื ง ดาํ เนินการดงั น้ี 21-23 - ผูท้ ถี่ ูกมอบหมายงาน ดาํ เนนิ การดงั น้ี 24-25 - ผูอ้ ํานวยการกลุ่มงาน ดําเนนิ การดงั นี้ 26-28  

  หนา้ 1   เรอ่ื งที่ 1 คมู่ อื การปฏบิ ตั งิ านงานธรุ การกลมุ่ งานฯ ขั้นตอนลงรบั หนงั สอื เขา้ กลมุ่ งาน 1. เข้าสหู่ น้าเวบ็ ไซต์งานสารบรรณกลุ่มงานสารสนเทศความปลอดภัยฯ และใส่รหสั USER: 51799 PASSWORD: ****** 2. เมอื่ กด Login แลว้ จะแสดงผลหน้าต่างดงั ภาพด้านล่างนี้  

  หนา้ 2   3. คลิก รอรบั แถบด้านซา้ ยมอื ของหน้าจอ คลิกทนี่ ่ี 4. หาเรื่องจากเลขท่ีหนงั สือและคลกิ ทชี่ อ่ งสเี่ หลย่ี มเล็กๆ คลิกทน่ี ่ี  

    หนา้ 3 5. คลิก “ลงชอื่ รบั /ลงสมดุ รบั ” คลกิ ทน่ี ่ี 6. คลกิ “ตกลง” และจะปรากฏเลขท่ีลงรับหนงั สอื เข้ากล่มุ งานฯ นําเลขไปเขยี น บนหนังสอื เป็นเลขทล่ี งรบั หนงั สอื คลิกทนี่ ่ี  

  หนา้ 4   ขั้นตอนการปดิ เรอื่ งหนงั สอื ในเวบ็ ไซตส์ ารบรรณ 1. คลกิ ค้างสง่ แถบด้านซา้ ยมอื คลกิ ทน่ี ่ี 2. คลิกหนังสือท่ีตอ้ งการจะปิดเรอื่ งและคลกิ ที่ “คาํ สง่ั การ” คลิกทน่ี ี่  

  หนา้ 5   3. ใส่คําสงั่ การจากผอู้ ํานวยการกลุม่ งาน และคลกิ “ตกลง” คลิกทนี่ ่ี 4. คลิกหนงั สือที่ตอ้ งการปดิ เรอ่ื งอีกคร้งั และคลิก “ปิดเรอ่ื ง” และใสค่ ําสงั่ การอกี ครัง้ กอ่ นคลกิ “ตกลง” คลกิ ทน่ี ่ี  

    หนา้ 6 ขน้ั ตอนการสง่ เลขหนงั สอื จากกลมุ่ งานฯ 1. คลิก “การสร้างหนังสือ” อยู่แถบดา้ นบนและเลือก “สรา้ งหนงั สอื ภายใน” ทุกครั้งทม่ี กี ารออกเลข คลกิ ทน่ี ี่ 2. ใสเ่ ลข รง 0504.19/ (ทุกครง้ั ) พิมพ์ .19 ตรงนี้  

    หนา้ 7 3. เลือกหน่วยงาน/บุคคลท่ีเราตอ้ งการจะส่งหนังสอื ถงึ และดาํ เนนิ การค้นหา 2.คลิกทนี่ ่ี 1.คลกิ ทน่ี ่ี 4. ใส่ชอื่ เร่ืองของหนังสอื ทเี่ ราต้องการจะสง่ ออก 1.ใสช่ อื่ เรอื่ งตรงนี้ 2.เลอื กประเภทหนงั สือตรงนี้  

    หนา้ 8 5. คลิกเคร่ืองหมายบวกมุมบนด้านขวามือและคลิก “ออกเลขหนังสือ” และคลิก “ดาํ เนนิ การ” 1.คลกิ ทน่ี ี่ 2.คลกิ ทน่ี ่ี 6. นาํ เลขด้านบนมาเขยี นในสําเนาหนังสือออก นำเลขหลงั เครื่องหมาย / มาเขยี น  

    หนา้ 9 7. คลกิ “สง่ หนงั สอื ” เพื่อดาํ เนินการสง่ ไปยังกลุ่มงานบรหิ ารทัว่ ไป หรอื กลุ่มงาน ที่ตอ้ งการส่งหนังสือ คลกิ ทนี่ ี่ 8. กรณีเป็นหนังสือออกจากกองความปลอดภยั แรงงาน คลกิ ผ้อู าํ นวยการกอง ความปลอดภัยแรงงาน ทุกคร้ังที่ส่งหนังสือออกไปสู่หน่วยงานภายนอก กรณี ส่งถึงกลุ่มงานอื่นๆ ในกองความปลอดภัยแรงงาน คลิกตามช่ือผู้อํานวยการ กลุ่มงานนน้ั ๆ ได้เลย 2.เลอื กหวั หนา้ หนว่ ยงาน 1.คลิกค้นหาตรงนี้  

  หนา้ 10   9. คลกิ “สง่ ออกหนงั สอื ” ดา้ นบนขวามือเป็นการสง่ หนังสอื คลกิ ทน่ี ่ี  

    หนา้ 11 เร่อื งท่ี 2 การมอบหมายงานใหแ้ กเ่ จา้ หนา้ ที่ ในระบบ e-document ของกลมุ่ งาน หนา้ ทข่ี องธรุ การ 1. เมื่อ Upload งานที่ตอ้ งการมอบหมายตามทผ่ี อ.กลุ่มงานเกษียนหนงั สอื ลง ในระบบ e-document แลว้ คลกิ “สง่ ไฟลง์ าน” คลิกทน่ี ี่ 2. เลือก “New Task” เลอื ก new task ที่นี่  

    หนา้ 12 3. เพิ่มข้อความ และเลือก “ผทู้ ถ่ี กู มอบหมาย” แลว้ คลิก “Start Workflow” 1. ใสข่ ้อความ เชน่ มอบหมาย (ชอ่ื เจ้าหนา้ ท)่ี 2. เลือกผูร้ บั มอบตรงนี้ หวั หนา้ งาน / ฝา่ ย มอบงานใหเ้ จา้ หนา้ ทีใ่ นฝา่ ยดาํ เนนิ การ 1. เม่ือรับทราบฝ่ายธุรการมอบหมายงานแล้ว ต้องการมอบหมายงานต่อให้ เจ้าหน้าที่ต่อไป หัวหน้างานต้องใส่ความคิดเห็น “ท่ีหัวหน้าต้องการให้เจ้าหน้าที่ ดาํ เนินการ” ตามภาพทปี่ รากฏ ใสข่ อ้ ความตรงน้ี  

    หนา้ 13 2. กดกลับไปยงั หน้าแรก แล้วคลิกท่ี “reassign” เพ่ือกําหนดรายช่อื เจ้าหนา้ ทท่ี ี่ มอบหมายงานให้ เลอื กผรู้ บั มอบตรงน้ี หนา้ ทข่ี องผูท้ ร่ี บั มอบหมายงาน 1. เมอื่ งานธุรการกล่มุ งานมอบหมายงานแลว้ ผ้ถู กู มอบหมายงานจะมีขอ้ ความสง่ ถึงในกลอ่ ง “งานของคณุ ” โดยแสดงในหน้าแรกเมื่อเขา้ ส่รู ะบบ งานทร่ี บั มอบหมายจะอยูต่ รงนี้  

    หนา้ 14 2. เม่ือคลิกเข้าไปในไฟล์งานที่ได้รับมอบหมาย จะปรากฏดังในภาพ และผู้ถูก มอบหมายงานต้องเพ่ิมความคิดเห็น “รับทราบ” เพื่อเป็นการบ่งบอกว่าตนเองได้ รบั ทราบงานแลว้ ใสข่ อ้ ความตรงนี้ 3. เมอ่ื ใสข่ ้อความแลว้ เสรจ็ คลิก “Task Done” คลิกทน่ี ่ี  

    หนา้ 15 4. เม่ือผู้รับมอบหมายงานรับทราบงานที่ตนถูกมอบ และคลิก Task Done แล้ว ข้อความจะปรากฏในหน้าแรกของงานธุรการของกลุ่มงาน “Task Completed” หมายความวา่ ผูถ้ กู มอบหมายงานให้รับทราบงานเรยี บร้อยแลว้ ฝ่ายธรุ การจะเหน็ ว่างานสำเรจ็ (Task Completed) ตรงนี้  

    หนา้ 16 เรอ่ื งท่ี 3 การเวยี นหนงั สอื ในระบบ e-Document ของกลมุ่ งาน ใหเ้ จา้ หนา้ ทรี่ ับทราบแทนการลงชอื่ หนา้ ทข่ี องฝา่ ยธุรการ 1. ฝ่ายธุรการกลุ่มงาน Upload เอกสารที่ต้องการเวียนเจ้าหน้าที่ภายในกลุ่มงาน ทราบ และเลือก “จัดการสิทธ์ิ” เป็นการเปิดสิทธิ์ให้ทุกคนในกลุ่มสามารถมองเห็น ไฟลเ์ อกสารได้ คลกิ ทนี่ ี่ 2. กําหนดสิทธ์บิ คุ คลที่สามารถมองเห็นไฟล์เอกสารได้ 1.คลิกทน่ี ี่ 2.ค้นหากลมุ่ ตรงนี่ 3.คลกิ ทน่ี ่ี  

  หนา้ 17   3. เลอื ก “Send Document (s) for Review” เลือก Send document for review ท่ีนี่ 4. ใสข่ ้อความเพ่ือแจ้งเวียนให้เจา้ หนา้ ท่ีภายในกลุ่มงานรบั ทราบ และเลือก “ผู้ทบทวน” 1.ใสข่ ้อความตรงนี้ 2.เลือกเจ้าหนา้ ที่เวยี น  

    หนา้ 18 5. เมื่อคลิก “ผู้ทบทวน” แล้วหน้าจอจะปรากฏตามรูปภาพ ให้ธุรการกลุ่มงาน ค้นหารายช่อื เจ้าหน้าท่ีในกลุม่ งานทกุ คน 1.เลือกเจา้ หนา้ ที่เวียน หนา้ ทขี่ องเจา้ หนา้ ทีใ่ นกลมุ่ งาน 6. ไฟล์เอกสารจะปรากฏบนหน้าแรกของ e-Document ของเจ้าหน้าที่ตาม รายชื่อที่ธรุ การกลมุ่ งานกําหนด ตามข้อ 4 หนังสือเวยี นจะอยู่  

    หนา้ 19 7. เจา้ หนา้ ท่ภี ายในกลุม่ งานตอ้ งอ่านไฟล์เอกสารท่ีธุรการกลุ่มงานเวียนในระบบ หากรบั ทราบแล้ว ให้เจา้ หนา้ ทีใ่ สข่ อ้ ความรบั ทราบในกล่อง “ความคดิ เหน็ ” อยูใ่ ต้ ไฟลเ์ อกสารแลว้ คลกิ “เพ่ิมความคดิ เหน็ ” ใสข่ ้อความตรงน้ี คลกิ ทนี่ ี่ 8. ไฟล์เอกสารท้ังหมดจะกลับมายังฝ่ายธุรการกลุ่มงาน เพ่ือตรวจสอบและปิด เร่ืองและส่งไฟล์งานดังกล่าวเข้าเก็บใน “หนังสือทั่วไป” และสามารถเช็คได้ว่า เจ้าหนา้ ที่ทา่ นใดยังไม่อา่ น/รับทราบ  

    หนา้ 20 เรอื่ งท่ี 4 Work Flow การเสนอหนงั สือให้ ผอู้ าํ นวยการกลมุ่ งานฯ พิจารณาในระบบ e – Document เจ้าของเรอ่ื ง Upload ไฟลเ์ อกสาร สง่ ให้ นักวิชาการแรงงานชาํ นาญการพิเศษ (ชพ.) พิจารณาในเบอื้ งต้น นกั วชิ าการแรงงานชาํ นาญการพิเศษ (ชพ.) ส่งใหธ้ รุ การกลุ่มงานตรวจสอบคาํ ผดิ และการจดั หนา้ เอกสาร ธรุ การกลมุ่ งานตรวจสอบและสง่ ตอ่ ให้ ผู้อํานวยการกลมุ่ งาน ผูอ้ าํ นวยการกลมุ่ งาน พิจารณาและสง่ คนื เจา้ ของเรอ่ื ง เจา้ ของเรอ่ื งพิมพ์เอกสาร เสนอ ผูอ้ ํานวยการกลมุ่ งาน ลงนามในหนงั สอื  

  หนา้ 21   ข้ันตอนการเสนอหนงั สอื ให้ ผอู้ าํ นวยการกลมุ่ งานฯ พิจารณาในระบบ e – Document เจา้ ของเรอื่ ง ดาํ เนินการดงั น้ี 1. Upload ไฟลเ์ อกสารทีต่ ้องการเสนอผอู้ ํานวยการกลุ่มงาน พิจารณา เขา้ ในระบบ e - Document / “My File” คลิกทน่ี ี่   2. กําหนดสิทธิ์ของไฟล์ เพ่ือใหบ้ คุ คลทเ่ี กีย่ วขอ้ งสามารถเห็นได้เทา่ นั้น โดยคลกิ ไฟล์เอกสารที่ Upload ไว้ และเลอื ก “จดั การสทิ ธ”ิ์   คลิกทน่ี ่ี    

  หนา้ 22   1 3. กาํ หนดบคุ คลทีส่ ามารถเห็นโฟล์เอกสารได้ 2. 3. 4. 5. กําหนดให้เปน็ “สทิ ธิแก้ไข” 6. บันทกึ  

  หนา้ 23   4. เรม่ิ ตน้ สง่ โฟลง์ าน (Work Flow) โดยเลอื กคาํ สั่ง “สง่ โฟลง์ าน” ส่งโฟล์งาน 5. กําหนดประเภท Work Flow โดยกาํ หนดเป็น Review and Approve 1 คลกิ Please select a workflow 2 คลกิ เลือก Review and Approve 6. กรอกรายละเอียด ใสข่ ้อความเพ่ือแจ้งให้ผ้ถู กู มอบหมายทราบ กําหนดผทู้ ี่มอบหมายให้ตรวจสอบงาน กดส่งงาน  

    หนา้ 24 ผูท้ ถี่ กู มอบหมายงาน ดาํ เนนิ การดงั นี้ 1. ผทู้ ถ่ี ูกมอบหมายงาน จะมีข้อความสง่ ถึงในกลอ่ ง “งานของคณุ ” โดยแสดง ในหนา้ แรกเมอื่ เข้าสูร่ ะบบ e-Document 2. เมอื่ คลกิ งานที่ได้รบั มอบหมาย จะปรากฏ ไฟลง์ านที่ส่งถงึ  

    หนา้ 25 3. ผทู้ ไี่ ดร้ บั มอบหมายงานปรบั แก้เอกสาร โดยสามารถทําไดท้ ัง้ การอ่านในระบบ e – Document หรอื Download ไฟลเ์ อกสาร 4. กรณีมีการแก้ไขเอกสาร ให้ Upload ไฟล์เอกสารที่ปรับแก้แล้วเข้าระบบ e – Document โดยคลิกไฟล์เอกสารเดิม / เลือกคําส่ัง “นําเข้าเอกสารเวอร์ช่ัน ใหม่“ / เลือกคําสั่ง “เลือกไฟล์อัพโหลด“ เลือกไฟล์เอกสารที่แก้ไข / กําหนด ระดับความเปล่ียนแปลงของเอกสาร / เลือกคําส่ัง “อัพโหลด“ แล้วกลับมาที่ หนา้ “แกไ้ ขงาน” 5. กําหนดความคบื หนา้ การตอบสนอง และสง่ ตอ่ ใหธ้ รุ การกลุ่มงาน 3 4 1 5 2 แจง้ วา่ ได้มกี ารแก้ไขเอกสารแล้ว ธรุ การกลมุ่ งาน ดาํ เนนิ การดงั น้ี 1. ธุรการกลุ่มงาน จะมีข้อความส่งถึงในกล่อง “งานของคุณ” โดยแสดงในหน้า แรกเมื่อเข้าสู่ระบบ e-Document และให้ดําเนินการในลักษณะเดียวกันกับผู้รับ มอบหมายงาน ขอ้ 2 - 4 2. ส่งต่องานเสนอ ผู้อํานวยการกลุ่มงาน พิจารณา โดยดําเนินการเช่นเดียวกับข้อ 5 ของผู้รับมอบหมายงาน แต่กาํ หนด “Reassign” ไปยงั ผอ.กลุม่ งาน  

    หนา้ 26 ผอู้ าํ นวยการกลมุ่ งาน ดาํ เนินการดงั นี้ 1. ผอู้ าํ นวยการกล่มุ งาน สามารถดูงานท่ตี อ้ งพิจารณาไดจ้ ากหนา้ แรกเมื่อเขา้ สู่ ระบบ e-Document โดยเลอื ก “งานที่ดาํ เนินการอย”ู่ คลิกทนี่ ่ี 2. จะพบไฟลง์ านทสี่ ่งเพ่ือให้พิจารณา คลกิ ทน่ี ่ี 3. เลอื กไฟล์เอกสารทต่ี ้องการพิจารณา และดาํ เนนิ การในลักษณะเดยี วกนั กับ ผรู้ บั มอบหมายงาน ข้อ 2 – 4  

    หนา้ 27 5. เมือ่ พิจารณาแกไ้ ขไฟล์เอกสารเรียบรอ้ ยแลว้ ใหแ้ จง้ Approve งาน โดย - กาํ หนดความคืบหน้า เป็น Completed - แจง้ การตอบสนอง - กด Approve 1 2 3 ไฟลเ์ อกสารกลบั ไปยงั เจา้ ของเรอื่ ง 1. เมือ่ ผอู้ ํานวยการกลุ่มงานพิจารณาเอกสารเรียบร้อยแล้ว ไฟล์เอกสารจะถูกส่งคืน มายังเจ้าของเร่ือง โดยจะแสดงท่ี “งานของคุณ” ในหน้าแรกเมื่อเข้าสู่ระบบ e-Document ซงึ่ จะแสดงสถานะวา่ ไดม้ กี าร Approved งานเรยี บรอ้ ยแลว้  

    หนา้ 28 2. เจ้าของเร่ืองสามารถพิมพ์เอกสารฉบับสมบูรณ์ เสนอ ผู้อํานวยการกลุ่มงาน ลงนามไดต้ ่อไป 3. เมอ่ื ดาํ เนนิ การเสรจ็ สนิ้ แลว้ เจ้าของเรอื่ งดําเนนิ การจบ “Work Flow” งาน โดยคลกิ Task Done Task Done *************************  

  หนา้ 29   บันทึก  

  หนา้ 30   บันทึก  

  หนา้ 31   จัดทาํ โดย นางอรอุมา กุลวานิชไชยนันท์ ผู้อาํ นวยการกลุ่มงานสารสนเทศความปลอดภัย ในการทํางานและความร่วมมือระหว่างประเทศ นายอัครพงษ์ นวลอ่อน นักวิชาการแรงงานชาํ นาญการพิเศษ นางสาวอติกานต์ ซ่ือสัตย์ นักวิชาการแรงงานชาํ นาญการ นางสาวชมัยพร เทพานวล นักวิชาการแรงงานชาํ นาญการ นางสาวฉัตรสุดา ถาวรสถิตย์วงศ์ นักวิชาการแรงงานปฏิบัติการ นายระพีพัฒน์ มาตย์วังแสง นักวิชาการแรงงานปฏิบัติการ นางสาวจิรวรรณ ภู่ทอง นักวิชาการแรงงานปฏิบัติการ นายณัฐพล มีเทศ นักวิชาการแรงงาน นายณัฐพล เปล่ียนผึ้ง นักวิชาการแรงงาน นายกิตติภัค จงอักษร เจ้าหน้าที่ธุรการและบันทึกข้อมูล นายพีรศักดิ์ อนุกูลธรรมโชติ เจ้าหน้าที่สารสนเทศ