account

เงินสดย่อย(Petty Cash)หมายถึง หมายถึง เงินสดจานวนหน่ึงท่กี จิ การกาหนดข้ึนไวจ้ า่ ยคา่ ใชจ้ า่ ยท่มี จี านวนไมม่ ากนักซ่ึงไมส่ ามารถจา่ ยเป็นเชค็ ได้ หรือไมส่ ะดวกในการเขยี นเชค็ ส่งั จา่ ย ซ่ึงเม่ือเกดิ รายการนั้นข้ึนแลว้กจิ การมคี วามจาเป็นท่จี ะตอ้ งรีบจา่ ยทนั ที กจิ การมอบใหพ้ นักงานคนหน่ึงเป็นผูด้ ูแล เรียกวา่ผูร้ ักษาเงนิ สดยอ่ ย (Petty Cash Vustdiam) วธิ กี ารเงนิ สดยอ่ ยแบง่ เป็น 2 ระบบ คือ 1. ระบบวิธกี ารปฏิบตั แิ บบระบบจากดั วงเงนิ (Impress System) 2. ระบบวิธกี ารปฏิบตั แิ บบระบบไมจ่ ากดั วงเงิน (Fluctuating System) วธิ ที ่นี ิยมใชม้ ากท่สี ุดคือ Impress Cash System โดยจะมกี ารกาหนดวงเงินสดยอ่ ย ไวใ้ นจานวนท่เี หมาะสม และวงเงนิ น้ีจะไมเ่ ปล่ยี นแปลงเม่ือมกี ารจา่ ยคา่ ใชจ้ า่ ยตา่ ง ๆ แต่ จะเปล่ยี นเฉพาะเม่ือมกี ารเพ่มิ หรือลดวงเงนิ สดยอ่ ย เทา่ นั้น

การบนั ทึกบญั ชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย วธิ ปี ฏบิ ตั เิกย่ี วกบั เงนิ สดยอ่ ย มขี น้ั ตอนดงั น้ี 1. การตง้ั วงเงินสดย่อย 2. การจ่ายเงินจากเงินสดย่อย 3. การขอเบิกชดเชยเงินสดย่อยอ.พมิ พผ์ กา วงศก์ องแกว้ (โปรแกรมวชิ าการบญั ช)ี

ตัวอย่างใบสาคัญเงินสดย่อย บริษทั .................จากดั เลขท.ี่ .................. ใบสาคญั เงนิ สดย่อย วนั ท.่ี .............................. ขา้ พเจา้ ขอเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยดงั รายการ ต่อไปน้ี เลขทบ่ี ญั ชี จานวนเงนิลาดบั รายการ(ตวั อกั ษร ) รวมเงนิ_______ผอู้ นุมตั ิ ______________ผจู้ ่ายเงิน

ตัวอย่างสมดุ เงินสดย่อย บริษทั .................จากดั สมุดเงนิ สดย่อย วนั / เลขท่ี จานวน รวมจ่าย รายจ่ายเดอื น/ปี ใบ เงนิ สด สาคญั ย่อย ค่าวสั ดุ ค่าพา ค่ารับรอง บญั ชีอน่ื ๆ หนหะ ชื่อบญั ชี จานวนเงนิ

การบนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ทวั่ ไปการตง้ั วงเงินสดย่อย XX25x5ม.ค. 1 Dr.เงินสดย่อย XX Cr.เงินสด/เงินฝากธนาคาร

ตวั อยา่ ง บริษัท มีดี จากดั วนั ท่ี 1 มิถุนายน 25X1 กิจการกาหนดต้ัง วงเงินสดย่อย จานวน 8,000 บาท และได้จ่ายเช็คให้ผู้รักษา เงินสดย่อยไปเบิกเงินท่ีธนาคารเพ่ือต้ังวงเงินสดย่อย โดย กจิ การให้เบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อยได้ทุก วนั สิ้นเดอื น25x1 8,000.-ม.ิ ย. 1 8,000.- Dr.เงินสดย่อย Cr. เงินฝากธนาคาร

 บนั ทกึ ค่าใช้จ่ายและการเบิกชดเชยเงนิ สดย่อย25x5ม.ค. 30Dr.ค่าไปรษณยี ์อากร XX ค่าวสั ดุสานักงาน XX ค่าแรงงาน XX Cr.เงนิ สด/เงินฝากธนาคาร XX

ตวั อย่าง  ในเดอื นมถิ ุนายน มรี ายการเบกิ ค่าใช้จ่ายเงนิ สดย่อย ดงั นี้ ม.ิ ย. 10 จ่ายค่าพาหนะ 400 บาท ตามใบสาคญั จ่ายเลขท่ี 01 ม.ิ ย. 15 จ่ายค่าเครื่องเขยี น 150 บาท ตามใบสาคญั จ่ายเลขท่ี 02 ม.ิ ย. 20 จ่ายค่าไปรษณยี ์ 130 บาท ตามใบสาคญั จ่ายเลขท่ี 03 ม.ิ ย. 28 จ่ายค่ารับรอง 450 บาท ตามใบสาคญั จ่ายเลขที่ 04 ม.ิ ย. 31 ผู้รักษาเงนิ สดย่อยได้รวบรวมใบสาคญั จ่ายเงนิ สดย่อยมาเบกิ ชดเชย 25x1 ม.ิ ย. 31 Dr. ค่าพาหนะ 400.- ค่าเครื่องเขยี น 150.- ค่าไปรษณีย์ 130.- ค่ารับรอง 450.- Cr. เงนิ ฝากธนาคาร 1,130.-

 กรณที ต่ี ้องการลดวงเงนิ สดย่อย25x5ม.ค. 30Dr.ค่าไปรษณยี ์อากร XX ค่าวสั ดสุ านักงาน XX ค่าแรงงาน XX Cr.เงนิ สด/เงินฝากธนาคาร XX XX เงนิ สดย่อย

 กรณที ตี่ ้องการเพมิ่ วงเงินสดย่อย25x5ก.พ. 1Dr. เงินสดย่อย XX ค่าไปรษณยี ์อากร XX ค่าวสั ดุสานักงาน XX ค่าแรงงาน XX Cr. เงินสด/เงนิ ฝากธนาคาร XX

ตวั อย่างการบนั ทึกรายการในสมุดเงินสดย่อย รายการจ่าย ว.ด.ป. รายการ เลขที่ รายรับ รวม ค่าพาหนะ ค่าเคร่ืองเขียน ไปรษณีย์ โทร บญั ชีอื่น ๆ ใบ สาคญั รายจ่าย เลข ซ่ือบญั ชี เลขท่ีบญั ชี จานวนเงิน25x5ม.ค. 1 รับเงินสดยอ่ ย √ 15,000ม.ค. 2 ค่าพาหนะม.ค. 4 ค่าเคร่ืองเขียน 01 500 500ม.ค. 8 ค่าไปรษณียโ์ ทรเลขม.ค.12 รับคืนสินคา้ 02 350 350ม.ค.17 ค่าพาหนะม.ค.20 ค่าโฆษณา 03 120 120ม.ค.25 ค่าไปรษณียโ์ ทรเลข รับคืนม.ค.28 ค่าเคร่ืองเขียน 04 2,700 2,700 250 ค่าโฆษณา รวม 05 1,250 1,250 370 4,000 ยอดยกไป 370 6,700 06 4,000 6,700ม.ค.31 ยอดยกมา รับเงินสดยอ่ ยชดเชย 07 250 08 700 700 15,000 9,870 1,750 1,050 √ 5,130 15,000 15,000 1,750 1,050 √ 5,130 9,870

การบันทกึ รายการปรับปรุงในสมุดรายวนั ทว่ั ไป ดงั นี้25x5ธ.ค. 31Dr. ค่าไปรษณยี ์อากร XXค่าวสั ดุสานักงาน XXค่าแรงงาน XXค่าพาหนะ XX Cr. เงินสดย่อย XX(บนั ทึกรายการปรับปรุงค่าใชจ้ ่ายที่จ่ายเงินสดยอ่ ยซ่ึงคา้ งเบิกชดเชย)

ตวั อย่าง ในวนั ที่ 31 ธันวาคม 25X1 ซ่งึ เป็นวันสนิ้ งวดบัญชีมี คา่ ใช้จ่ายอยู่ 3 รายการทีย่ ังไมไ่ ด้เบิกชดเชยดังนี้ คา่ พาหนะ 320 บาท คา่ วสั ดุสานักงาน 80 บาท ค่าใช้จ่ายเบด็ เตลด็ 120 บาท รวม 520 บาท 25X1 ธ.ค. 31 Dr. ค่าพาหนะ 320.- ค่าวสั ดุสานักงาน 80.- ค่าใช้จ่ายเบด็ เตลด็ 120.- Cr. เงนิ สดย่อย 520.-

25x6ม.ค. 1Dr. เงนิ สดย่อย XX Cr. ค่าไปรษณยี ์อากร XX ค่าวสั ดุสานักงาน XX ค่าแรงงาน XX ค่าพาหนะ XX(บนั ทึกกลบั รายการปรับปรุงเก่ียวกบั ใบสาคญั คา้ งเบิกท่ีไดบ้ นั ทึก รายการปรับปรุงไว้ เม่ือวนั ท่ี 31 ธ.ค. 25x5)

ตวั อย่าง บนั ทึกกลบั รายการปรับปรุงเกี่ยวกบั ใบสาคญั คา้ งเบิกที่ไดบ้ นั ทึก รายการปรับปรุงไว้ เม่ือวนั ท่ี 31 ธ.ค. 25x125X1 520.-ม.ค. 1 320.- 80.- Dr. เงนิ สดย่อย 120.- Cr. ค่าพาหนะ ค่าวสั ดุสานักงาน ค่าใช้จ่ายเบด็ เตลด็

การตรวจสอบเงินสดย่อยในมือ วงเงินสดยอ่ ยทก่ี าหนด = เงินสดย่อยคงเหลอื ในมือ+ ใบสาคัญจา่ ยทีย่ ังไมไ่ ดเ้ บิกชดเชยหากเกิดข้อผิดพลาดวงเงินสดยอ่ ยน้อยกวา่ เงินสดย่อยคงเหลือในมือรวมใบสาคัญจ่ายทยี่ ังไม่ไดเ้ บกิ ชดเชย = เงนิ สดขาดบัญชีวงเงนิ สดยอ่ ยมากกว่าเงินสดย่อยคงเหลือในมือรวมใบสาคัญจ่ายทยี่ งั ไมไ่ ดเ้ บิกชดเชย = เงินสดเกนิ บัญชี

ถา้ มีการเปลี่ยนแปลงวงเงินสดยอ่ ย มีเพยี งบุคคลเดียวรับผดิ ชอบวงเงินแต่จะตอ้ งไดร้ ับอนุมตั ิจากผบู้ ริหาร ละวงเงิน ถา้ จาเป็นตอ้ งมีหลายวง จะตอ้ งเกบ็ ไวใ้ นลกั ษณะท่ีสะดวกแก่ หรือเจา้ ของกิจการ การตรวจสอบแต่ละวงเงินมีการทาเคร่ืองหมาย “จ่ายแลว้ ” การควบคุมภายใน การเบิกเงินทดแทนจาเป็นตอ้ งทาบนหลกั ฐานประกอบทุกฉบบั เกี่ยวกบั เงินสดยอ่ ย โดยการออกใบสาคญั จ่ายเชค็ เพอื่ ป้ องกนั การนามาใชอ้ ีก มีการอนุมตั ิโดย เม่ือมีการจ่ายเงินตอ้ งมี การเบิกเงินทดแทนวงเงินสดยอ่ ย ผทู้ ี่มีอานาจ ใบสาคญั จ่ายเงินสดยอ่ ย จะตอ้ งทาโดยผรู้ ักษาเงินสดยอ่ ย