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MN AES 001 22 Vigência: NORMA ZERO 03/06/2019 à 02/06/2022 Abrangência: CORPORATIVO Macroprocesso/ Executivo / Planejamento Estratégico. Processo: Alteração em a) Retirado o item que trata de processo de adequação organizacional, relação à versão assunto que deve ser consultado no MN REH 034. anterior (resumo) b) Alteração de GESCO por GERBES. c) Mudança no item 2.2.1.8. MANUAIS VINCULADOS CÓD./ORG. Descrição PROC AES 001 NORMA ZERO CÓD./ORG. SUSEP + BACEN REFERÊNCIAS NORMATIVAS Descrição Tipo Circular SUSEP nº 249, de 20 de fevereiro de 2004 Externa Externa Circular BACEN 3078, de10 de janeiro de 2002. CÓD. /ORG. DOCUMENTOS CITADOS PO 008 Descrição MN AES 009 Política de Segurança da Informação MN AES 015 Manual de Classificação da Informação MN AES 035 Manual de Emissão de Documentos Administrativos e Normativos MN AES 043 Manual de Canais de Comunicação Interna Padronização da Regra de Formação E Uso das Siglas das Unidades Organizacionais da Caixa Seguradora DIR./GER. ELABORADOR Data DIRRIS/GECEL Nome 03/06/2019 Fabiano Alves Monteiro CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 1/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 DIR./GER. APROVADOR DA UNIDADE DE IMPACTO Data DIRPE/GERBES Nome 03/06/2019 DIRRIS/GESEG 03/06/2019 DIRCEC/GECOM Renata Helena Villaron Xavier Moll 03/06/2019 DIRRIS/GEMAT Darlan Santos Ferreira 03/06/2019 DISIO/GECAF Rodrigo Gouvea Cicutti 03/06/2019 Gabriela Nogueira Feres Leandro Doutor Branquinho CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 2/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 SUMÁRIO 1. OBJETIVO.................................................................................................................................. 4 2. NORMAS................................................................................................................................... 4 3. ANEXOS .................................................................................................................................. 12 CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 3/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 1. OBJETIVO 1.1. Estabelecer regras para elaborar, publicar, atualizar e revogar os manuais administrativos 1.2. (Políticas - PO, Manual de Normas - MN, Manual de Procedimento - PROC, Manual de 1.2.1. Organização - MN ORG; Guias; Regulamento Interno de Comitê - RIC; Cartilhas - CA e 2. Formulários Padronizados - FOP) e programas, alinhados às estratégias estabelecidas pela 2.1. Diretoria Executiva - DIREX da Caixa Seguradora. 2.1.1. 2.1.2. ABRANGÊNCIA 2.1.2.1. Esse normativo abrange todas as empresas da Caixa Seguradora e suas empresas 2.1.3. controladas. 2.1.4. 2.1.5. NORMAS 2.1.6. Regras Básicas 2.1.7. 2.1.7.1. Os manuais administrativos e programas são de uso exclusivo dos empregados e estagiários da Caixa Seguradora, os quais têm a responsabilidade de cumprir e fazer cumprir, no exercício de suas funções. Os titulares das Unidades Organizacionais - UOs são responsáveis pela normalização e atualização dos manuais administrativos e programas relacionados aos produtos, serviços ou processos geridos por sua UO, e ainda pela aprovação do conteúdo de outros manuais administrativos que impactarem em suas atribuições e responsabilidades. O titular da UO elaboradora também responde pelo acesso aos programas e manuais administrativos confidenciais e por eventuais dúvidas que possam vir a ocorrer quando da sua aplicação ou utilização. Os manuais administrativos classificados como confidenciais são submetidos em sua integralidade ao conhecimento da GECEL, por meio da caixa institucional [email protected] quando da elaboração ou atualização de versão. Os modelos (macros) dos manuais administrativos estão disponíveis na Intranet, no Institucional “Identidade Corporativa”. A divulgação oficial de um manual administrativo e programa ocorre por intermédio de canal próprio, definido dentre os canais de comunicação interna (MN AES 035). A publicação do PROC fica a critério da UO elaboradora, sendo obrigatório: a) Dar ciência do documento à GECEL; b) Publicar e divulgar a capa na Intranet. c) Arquivar a íntegra do PROC em pasta específica da UO elaboradora, analisando a pertinência da disponibilização quando solicitada. Os manuais administrativos devem conter somente as atividades/processos executados pelos empregados e estagiários da Caixa Seguradora. As atividades a serem executadas por terceiros deverão constar nos instrumentos contratuais pertinentes. CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 4/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 2.1.8. As informações constantes em todos os manuais administrativos e programas são 2.2. classificadas de acordo com manual de normas de Classificação da Informação (MN AES 009). 2.2.1. 2.2.1.1. Responsabilidades 2.2.1.2. Unidade Elaboradora 2.2.1.3. Deliberar, se necessário com a consultoria da GECEL, sobre o perímetro da matéria a ser contemplada em um ou mais manuais administrativos relacionados ao mesmo produto, 2.2.1.4. serviço ou processo, privilegiando-se a clareza e a síntese do conteúdo, evitando quando 2.2.1.5. possível: 2.2.1.6. 2.2.1.7. a) Multiplicação de manuais administrativos sobre rotinas afins; e b) Produção de único manual administrativo complexo e volumoso sobre uma ou mais rotinas e procedimentos afins. Classificar e controlar a vigência dos manuais administrativos e programas, em conformidade com a Política de Segurança Institucional (PO 008) e com o Manual de Classificação da Informação (MN AES 009). Em caso da vigência expirada, a UO terá 90 dias corridos para publicar nova versão, podendo ocorrer a atualização a qualquer momento. Em caso de elaboração e atualização dos manuais administrativos e programas, solicitar a publicação diretamente à Intranet e/ou Extranet, com exceção das políticas, manuais de organização e normas de subscrição/aceitação, que obrigatoriamente são publicados pela GECEL. a) No caso da Política de Auditoria Interna é de responsabilidade da DIAUD encaminhar a política para a publicação por meio da caixa institucional [email protected], bem como encaminhar uma cópia devidamente assinada e digitalizada para a DIRRIS. Solicitar a publicação da capa dos documentos confidenciais cuja íntegra não será publicada na Intranet. Dirimir as dúvidas de conformidade referentes à elaboração e/ou atualização de manuais. Receber e avaliar os impactos de disponibilizar, no todo ou em parte, as informações contidas em documentos confidenciais, eventualmente requeridas pelos titulares das UOs interessadas. Submeter à análise e aprovação da GECEL todos os MN ORG, norma de subscrição/aceitação e PO em qualquer versão, com exceção da Política de Auditoria Interna. a) No caso da norma de subscrição/aceitação, havendo qualquer alteração no item “Alçadas”, o voto de aprovação da DIREX deve ser enviado à GECEL e à GEMAT, juntamente com o manual para a devida avaliação. b) No caso da Política de Auditoria Interna, considerando a independência de sua atuação e sua vinculação organizacional, esta deverá ser submetida à aprovação do Conselho de Administração - CA e Comitê de Auditoria - COAUD, e, somente após a CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 5/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 obtenção da aprovação por esses órgãos, ser encaminhada para a publicação, conforme item 2.2.1.3, alínea “a”. c) No caso de MN ORG, submeter inicialmente à área de estrutura da Gerência de Remuneração Benefícios e Estrutura – GERBES para aprovação das linhas de responsabilidade e estrutura. d) Após a aprovação da GERBES, encaminhar à GECEL para avaliação e emissão de parecer de conformidade quanto à elaboração e publicação. e) Após de acordo da GERBES e GECEL no MN ORG, a Unidade Elaboradora e/ou área de conformidade deverá colher as assinaturas no documento conforme fluxo de aprovação a seguir: Diretor Responsável da Unidade elaboradora, respectivo Superior Imediato do Diretor da Unidade elaboradora, Diretoria de Pessoas e Presidência. f) Disponibilizar o MN ORG, conforme descrito no item 1.1.11.6 do PROC AES 001. 2.2.1.8. Submeter o manual administrativo, em elaboração ou atualização, às UOs de impacto, para análise e aprovação do teor de sua participação no processo, no prazo de 10 dias corridos. a) Visando dar celeridade ao processo de atualização, em casos de manuais que não sofreram alteração no conteúdo e/ou na participação do processo envolvendo a unidade de impacto, o documento poderá ser encaminhado apenas para conhecimento. b) Caso alguma unidade impactada identifique a necessidade de atualizar e/ou alterar o que lhe compete, deverá sinalizar a unidade elaboradora. c) Será adotado o prazo de 10 dias corridos, para que as unidades de impacto realizem ajustes quanto às suas competências. 2.2.1.9. Manter arquivadas as evidências da aprovação da publicação ou revogação e realizar alterações caso seja solicitado pela UO impactada. 2.2.1.10. Manter atualizado, no Unio, o estágio dos planos de ação, referente a manuais, do qual seja responsável. 2.2.1.11. Manter a guarda das Políticas atualizadas e assinadas. 2.2.2. Unidade Impactada 2.2.2.1. Autorizar, formalmente, o conteúdo referente às suas atividades, citados em manuais administrativos, no prazo indicado, contados a partir da data de recebimento da solicitação. Caso contrário a aceitação do conteúdo será tácita. 2.2.2.2. Esse item não se aplica aos programas. 2.2.3. GECEL 2.2.3.1. Abrir plano de ação para a UO, em caso de identificação de vigência expirada e/ou insuficiência dos manuais administrativos e programas. A UO terá 90 dias para regularização e publicação. CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 6/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 2.2.3.2. Fornecer e controlar a numeração referente aos manuais administrativos e programas, e 2.2.3.3. prestar consultoria quando solicitada pelas UOs. 2.2.3.4. 2.2.3.5. Avaliar, emitir parecer, no prazo de 15 dias corridos, contados a partir do recebimento da 2.2.3.6. solicitação de análise do manual e solicitar a publicação de quaisquer versões das PO, normas de subscrição/aceitação e MN ORG. 2.2.3.7. Avaliar, emitir parecer, no prazo de 15 dias corridos, contados a partir do recebimento da solicitação da revogação dos manuais administrativos e programas. Submeter as Políticas, com exceção àquela citada na alínea ‘b’ do subitem 2.2.1.7, para aprovação e assinatura da DIREX e posterior envio de todas as Políticas à Unidade elaboradora para arquivo. À GECEL compete analisar, quando de elaboração e atualização de manuais organizacionais, subscrição/aceitação e políticas, sem a isso se limitar: a) Conformidade em relação aos padrões estabelecidos nos manuais administrativos e exigências de órgãos reguladores e fiscalizadores; b) Conformidade em relação às normas internas e externas; c) Consistência e clareza de novas atribuições, em casos de criação de UO e adequação organizacional; d) Coerência entre o objetivo e o conteúdo dos manuais administrativos; e) Efeitos das revogações eventualmente indicadas de manuais administrativos preexistentes; f) Definição da instância competente para homologação e assinatura dos manuais administrativos; g) Aspectos de prevenção à fraude, à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo e à corrupção; h) Aspectos de classificação da informação, caso necessário, com consultoria da GESEG; i) Macroprocessos e processos ao qual o manual administrativo se relaciona, bem como a orientação estratégica da Caixa Seguradora, caso necessário, com consultoria da GERBES; j) Aderência às POs formalizadas, juntamente com a missão, valores, estratégias e objetivos da Caixa Seguradora; k) Conformidade sob os aspectos de conflito de interesse na execução de processos e atividades. l) Outros fatores vinculados ao ambiente de controle, gerenciamento de risco, atividades de controle, informação e comunicação, sem a isso se limitar. Monitorar os manuais administrativos e programas, por meio da abertura de plano de ação, estabelecendo um prazo de 90 dias corridos para ajuste, tais como: a) Desconformidades com normas internas ou externas; CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 7/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 2.2.3.8. b) Necessidade de adequação em função da veiculação de avisos com caráter normativo; 2.2.4. 2.2.4.1. c) Adequação em função de vigência expirada ou revogação. Cabe a GECEL a realização de testes de conformidade nos manuais administrativos e programas vigentes, promovendo a abertura de plano de ação quando identificada qualquer desconformidade nos padrões estabelecidos para elaboração e atualização de manuais. GESEG Prestar consultoria às UOs, sobre assuntos relacionados à segurança institucional ou classificação da informação. 2.2.5. GERBES 2.2.5.1. Prestar consultoria às UOs, sobre assuntos relacionados à orientação estratégica da Caixa 2.2.5.2. Seguradora, considerando a organização, sistemas e métodos efetivamente divulgados e implementados, respectivamente. 2.2.6. 2.2.6.1. Com relação aos Manuais Organizacionais – MN ORG: 2.2.6.2. 2.2.6.3. a) Apoiar as UO na elaboração dos manuais, quando demandada; 2.2.7. b) Prestar consultoria e avaliar os manuais quanto à estrutura organizacional e linhas de 2.2.7.1. responsabilidades e atribuições de cada UO; 2.2.7.2. 2.2.8. c) Desenhar e fornecer o organograma; 2.2.8.1. d) Apoiar a UO na definição ou alteração das siglas das unidades, conforme MN AES 043; e) Manter a guarda dos manuais devidamente assinados. BIBLIOTECA AMPLIAR Gerir o Glossário da Caixa Seguradora, constante na Intranet. Analisar o pedido das UOs quanto à inserção de conceitos no glossário, evitando-se a duplicidade de verbetes. Dirimir dúvidas relativas a significados preexistentes inseridos no Glossário, se pertinente, intermediando o consenso entre as UOs que utilizam dos mesmos termos com conceituações eventualmente distintas. GEMAT Prestar consultoria às UOs, sobre assuntos relacionados às normas de subscrição/aceitação. Revisar e validar as normas de subscrição/aceitação, elaboradas pelas BUs, antes de sua publicação. GECOM Publicar e divulgar os manuais administrativos e programas, de acordo com o MN AES 035 e com o disposto neste manual. CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 8/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 2.2.8.2. Elaborar e padronizar os formulários da Caixa Seguradora, em até 3 dias úteis, contados a 2.2.8.3. partir do recebimento da solicitação. 2.3. 2.3.1. Zelar para que os manuais administrativos e programas sejam publicados e divulgados 2.3.1.1. somente por intermédio de canais formalmente instituídos no âmbito da Caixa Seguradora. 2.3.1.2. Organização e Estrutura dos Manuais Administrativos e Programas 2.3.1.3. 2.3.1.4. Regras Gerais 2.3.1.5. Os manuais administrativos e programas têm vigência máxima de 3 anos, com exceção das 2.3.1.6. Políticas que tem vigência de 1 ano. 2.3.1.7. 2.3.2. Utilizar redação formal, conforme MN AES 015, observando-se os aspectos de coesão, 2.3.2.1. clareza, concisão, precisão, ênfase e objetividade, considerando-se que: 2.3.2.2. 2.3.3. a) As informações são transmitidas em sequência lógica; 2.3.3.1. 2.3.3.2. b) Os períodos são curtos, com exposição do pensamento na ordem direta; e 2.3.3.3. 2.3.3.4. c) Todos os parágrafos são numerados. 2.3.3.5. São evitadas palavras estrangeiras, mas, quando seu uso for imprescindível, são escritas “entre aspas” ou grafadas em itálico. É permitida a referência a assunto constante em outro manual administrativo quando o assunto for indispensável à complementação das informações já prestadas, evitando-se redundâncias. Na menção a outro manual administrativo, é citado o seu código, sem indicação da versão. Os modelos dos manuais administrativos seguem, estritamente, ao padrão constante na Intranet, instituído e pré-formatado pela GECEL. Todo manual administrativo dever conter capa. Manual de Organização - MN ORG Conter o organograma vigente, a vinculação hierárquica, as responsabilidades e as atribuições de cada UO, incluindo as Coordenações. Ter a aprovação conforme item 2.2.1.7, alínea “c” para a publicação. Manual de Normas - MN Conter em um único MN todas as regras relacionadas à operação de um serviço, processo e/ou produto. Indicar quem executa ou pode executar a atividade descrita. Pode ter mais de um PROC vinculado, desde que tenha o mesmo código. Caso todas as atividades normatizadas sejam executadas por terceiros o MN deve conter, na capa, a seguinte informação: “Os procedimentos referentes às atividades deste manual são executados por terceiros e estão formalizados em contrato vigente. ” Sobre as normas de subscrição/aceitação: CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 9/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 2.3.4. a) Devem ser elaboradas pelas UENs, obedecendo a Política de Subscrição (PO 004) 2.3.4.1. corporativa, com a aprovação da GEMAT e revisão da GECEL. 2.3.4.2. 2.3.4.3. Manual de Procedimentos - PROC 2.3.4.4. Estar vinculado, obrigatoriamente a um MN. 2.3.4.5. 2.3.4.6. A UO elaboradora do PROC pode ser diferente da UO elaboradora do MN, ao qual está 2.3.5. vinculado. 2.3.5.1. Caso o PROC não seja publicado junto com o manual de normas, será aberto um plano de 2.3.5.2. ação para a publicação em até 90 dias corridos, a contar da data de publicação do MN ao qual é vinculado. 2.3.5.3. 2.3.5.4. Ter o código, versão e vigência igual ao MN vinculado. 2.3.5.5. 2.3.6. Indicar como é executada a atividade. 2.3.6.1. 2.3.6.2. Não há um formato padrão definido, podendo ser utilizado o que melhor se aplicar ao 2.3.6.3. conteúdo ou necessidade da UO. 2.3.7. Políticas - PO A política é o conjunto de princípios e diretrizes que visam divulgar, de forma ampla, as linhas de atuação a serem observadas para o alcance dos objetivos organizacionais, alinhamento com a visão, missão e valores da Caixa Seguradora e orientar a elaboração das normas, programas, planos e projetos correspondentes. A política deve contemplar de modo claro, pelo menos: a) Os objetivos; b) Os processos/atividades executadas e a pessoa ou função responsável pelas mesmas; c) O dever das UOs em informar às funções de gestão de riscos, de auditoria interna, de conformidade e atuarial, quaisquer fatos relevantes para o exercício das correspondentes atribuições. Ter a aprovação da DIREX para a publicação, exceto a Política de Auditoria Interna. Ser revisada anualmente. Não há um formato padrão definido, podendo ser utilizado o que melhor se aplicar ao conteúdo ou necessidade da UO, devendo ser utilizada a capa padrão. Cartilhas - CA São documentos que contém informações adicionais às citadas, ou não, em algum manual, abrangendo conteúdo educacional/didática e lúdico. Não há um formato padrão definido, podendo ser utilizado o que melhor se aplicar ao conteúdo ou necessidade da UO, devendo ser utilizada a capa padrão. Não é obrigatório o vínculo a um manual. Guias CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 10/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 2.3.7.1. São documentos que contém informações adicionais às citadas, ou não, em algum manual, 2.3.7.2. porém sua apresentação requer informações mais detalhadas. 2.3.7.3. 2.3.7.4. Não há um formato padrão definido, podendo ser utilizado o que melhor se aplicar ao 2.3.8. conteúdo ou necessidade da UO, devendo ser utilizada a capa padrão. 2.3.8.1. 2.3.9. Poderá ser considerado procedimento do manual de norma, se contemplar todos os 2.3.9.1. processos descritos na norma. 2.3.9.2. Não é obrigatório o vínculo a um manual, exceto no caso do item anterior. 2.3.10. 2.3.10.1. Regulamento Interno de Comitê - RIC 2.3.10.2. Em caso de RIC a UO deve observar as normas estabelecidas no MN AES 022. 2.3.10.3. 2.3.11. Formulários Padronizados - FOP 2.3.11.1. Vínculo obrigatório a um manual administrativo. Pode ser publicado sem vínculo, tendo a UO 2.3.11.2. elaboradora o prazo de até 90 dias corridos, contados a partir da data de publicação, para 2.3.11.3. realizar este vínculo. 2.3.12. O padrão e estrutura do FOP são de responsabilidade da GECOM e em caso de FOP eletrônico, o desenvolvimento é de responsabilidade da GECAF. Solicitação de Revogação dos Manuais Administrativos A revogação é realizada exclusivamente pela GECEL, após prévia análise da solicitação da UO, mediante justificativa do pedido de revogação. A revogação ocorre quando há a necessidade de substituição das informações publicadas por outras ou quando o manual administrativo não mais exerce a competência de se fazer cumprir, deixando de existir tal documento. Cabe à UO responsável comunicar as UOs impactadas, se houver, sobre a revogação, para que seja providenciado a atualização do manual impactado. Programas – PROG Entende-se por programa o conjunto de instruções que orientam o desenvolvimento de um plano de atividades e/ou processos, objetivando sua correta execução a partir de planejamento e organização com definição de metodologias, de forma a facilitar a identificação e correção de irregularidades, e estabelecer ações para alcançar o resultado esperado. Não há um formato padrão definido, podendo ser utilizado o que melhor se aplicar ao conteúdo ou necessidade da Unidade elaboradora, devendo ser utilizada a capa padrão. O programa tem vigência máxima de até 3 anos. Resumo dos prazos ASSUNTO PRAZO Manuais em desconformidade com normas internas ou externas; com 90 dias necessidade de adequação em função da veiculação de avisos com caráter normativo; com vigência expirada ou revogação CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 11/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.

MN AES 001 22 Análise de impacto 10 dias Parecer GECEL 15 dias Elaboração e padronização dos formulários da Caixa Seguradora 3 dias úteis Publicar PROC e FOP após a publicação do manual ao qual 90 dias obrigatoriamente será vinculado 3. ANEXOS 3.1 Capa dos Manuais Para modelos de documentos atuais, acesse o link: Identidade Corporativa e clique na aba MODELO DE DOCUMENTOS. 3.2 Orientações para preenchimento da capa dos Manuais e Programas Para preenchimento da capa dos manuais acesso o link: Como preencher a capa dos manuais. CLASSE: Restrito à Caixa Seguradora – Classificado por: GECEL – Data: 03/06/2019 Pág. 12/12 O grupo Caixa Seguradora reúne empresas de Seguros, Previdência, Consórcios, Capitalização e Saúde.