SGA-บุคคลธุรการ63-complete(8-12-63)

SGA CY 2020 Name Group Present by : HR & Admin HR & Administration Section HR Department Slogan : Development , Forward and Solve the problem

HR & Admin SGA Team Recruitment Payroll General Affair Training Development / Forward / Solve the problem

สมาชกิ ในทีม (จากซา้ ยไปขวา) ท่ีปรกึ ษา สมาชิก แถวหลงั : นายโชคชยั / นายอานนท์ / นายวชริ ะ / นายนพปรชั (observe) แถวหนา้ : น.ส.จารุวรรณ / นางจรรยา / นางพนิดา / นางนิรมล / น.ส.สริ พิ ร / น.ส.จนิ ตนา / น.ส.สุกญั ญา / น.ส.ระเบยี บ / น.ส.ณฎั ฐกานต์ รปู เดย่ี ว : นายณฐั วฒุ ิ (สมาชกิ ) / นายสชุ าติ (ทป่ี รกึ ษา) อายุตัวเฉลย่ี อายงุ านเฉลีย่ วฒุ ิการศกึ ษา สูงสุด 45 ปี 16 ปี ป.4 ป.6 ม.3 ม.6 / ปวช. ปวส. ป.ตรี ป.โท ป.เอก ตา่ สดุ

ตารางการคดั เลอื กหวั ขอ้ ปญั หา ปญั หา / เร่อื งท่ีผู้บริหารกา่ หนด ความเป็นไปได้ ความรุนแรง ความถ่ี คะแนน 1. พนักงานท่าผิดระเบียบมาก (1x2x3) 1 2 341 2 3 4 123 4 12 XX X 2. ขั้นตอนขในัน้ กตาอรลนาใงนากนาใชร้เวลลาางมาากนใชเ้ วลานานมาก X X คะแนน(1x2xX3) = 27 ค2ะแ7นน 3. การตรวจสอบผลการทดสอบ VQ ของพนักงาน X X X 12 ใชเ้ วลานาน 4. พนกั งานลืมสแกนลายนิว้ มือ XX X 12 1) ความเป็นไปได้ 2) ความรุนแรง 3) ความถ่ี 1. เกิดจาหน่วยงานก่อนหนา้ 1. เกดิ ข้ึนแลว้ ไมส่ ง่ ผลอะไรนอกจากความรา่ คาญ 1. ปญั หาทีย่ งั ไม่เคยเกิดข้นึ เลย แต่อาจจะเกิดขนึ้ ได้ (ปัญหาเชิงปอ้ งกัน) 2. เกิดจากหนว่ ยงานท่รี บั ผดิ ชอบ แตเ่ ก่ียวขอ้ งกับหนว่ ยงานอนื่ 2. เกิดขึน้ แลว้ นอกจากสรา้ งความร่าคาญ ยังทา่ ให้เสยี เวลาและ 2. ปญั หาที่นานๆจึงจะเกดิ ข้ึนสกั ครั้ง (1เดือน หรือมากกวา่ นั้นจึงจะเกิด) 3. เกดิ จากหนว่ ยงานที่รบั ผดิ ชอบแต่ต้องมผี ชู้ ่านาญการเฉพาะ 3. ปัญหาท่เี กดิ ข้ึน 2-3ครง้ั /สัปดาห์ ทา่ งานยากขึน้ 4. ปญั หาทีเ่ กิดข้ึนเป็นประจ่าทุกวัน (เกิดขน้ึ มากกว่า 80% ของทงั้ หมด) 4. เกดิ จากหน่วยงานที่รบั ผิดชอบและกลมุ่ สามารถปรับปรุงได้เอง 3. เกิดขึ้นแล้วทา่ ใหต้ ้องนา่ งานนั้นกลบั มาทา่ ใหม่หรือตอ้ งทิง้ 4. เกิดขึน้ แล้วทา่ ให้ตอ้ งท้ิงงานน้ันไปทันที

คะแนน กราฟแทง่ แสดงการคดั เลอื กหัวขอ้ ปญั หา 35 27 30 25 12 12 20 15 12 ปญั หา 10 5 0

หวั ข้อกิจกรรมกลมุ่ 1ลดเวลาในการลางาน (Phase 1 : ระดบั เจา้ หน้าท่ขี ึ้นไป)

1มลู เหตุ เพื่อลดขัน้ ตอนในการลางาน จงู ใจ เพ่ือใหพ้ นกั งานสามารถทราบสถานะการอนมุ ัติการลาได้ ในการท่า เพือ่ ให้ตน้ สังกดั ทราบสถิตกิ ารลาและน่าไปใชใ้ นการ 32กลมุ่ SGA ควบคมุ การลาของ แผนกไดง้ า่ ย

วางแผนแก้ไขปญั หา 1. กาหนดวิธกี ารและรูปแบบการคัดเลือกหัวขอ้ ของปญั หา PLAN 2. จัดทา Check Sheet ในการเก็บขอ้ มูลของปญั หากอ่ นแก้ 3. จดั เกบ็ ขอ้ มลู สภาพปัจจบุ ันก่อนแกป้ ัญหาและปรับปรงุ 4. นาขอ้ มูลที่วิเคราะห์ได้มาหาสาเหตขุ องปัญหาทเี่ กดิ ขนึ้ 1. ตรวจสอบผลที่แกป้ ญั หา(สาเร็จหรอื ไม่) CHECK DO 2. ตรวจสอบผลเปรียบเทยี บกับเป้าหมาย 1. ปฏบิ ตั ติ ามแนวทางตารางวางแผนแกไ้ ขปัญหาทวี่ เิ คราะห์ได้ 2. เกบ็ ขอ้ มูลหลงั แก้ปัญหา ACT 1. จดั ทามาตรฐานการทางานใหม่

แผนดา่ เนนิ งาน ระยะเวลา 36 สปั ดาห์

ขนั้ ตอนในการลางาน (ระดบั เจา้ หน้าท่ีขึ้นไป) – As Is พนักงานเดนิ พนกั งาน แม่บา้ นนา เจ้าหน้าที่ เจา้ หนา้ ที่ เจ้าหนา้ ท่ี มาหยิบใบลา เขยี นใบลาส่ง ใบลาสง่ บคุ คลแยก บคุ คล Key บุคคลเกบ็ ตน้ สังกดั แผนกบคุ คล เอกสาร ใบลาในระบบ ใบลาเข้าแฟ้ม 1 และธรุ การ 2 4 SAP 6 3 5

สารวจสภาพปจั จบุ นั กอ่ นแก้ปญั หา ขอ้ มูล เวลาในการลางาน (ระดับเจ้าหนา้ ที่ข้ึนไป) วนั ที่ 25 กุมภาพนั ธ์ 2563 จำนวนทีต่ รวจ 1 สปั ดาห์ (วันท่ี 17 – 21 ก.พ. 63) สุ่มตรวจพนักงานจานวน 18 คน แหล่งท่มี ำของข้อมูล แผนกบุคคลและธรุ การ ผู้สำรวจ คุณพนดิ า และคณุ สุกัญญา ข้ันตอน เวลารวม (นาที) เวลาท่ีใช้เฉลย่ี /คน (นาที) % 1. พนักงานเดินมาหยบิ ใบลา 126.00 7.00 35.00% 2. พนักงานเขยี นใบลาสง่ ต้นสังกดั 36.00 2.00 10.00% 3. แม่บา้ นนาใบลาสง่ แผนกบคุ คลและธุรการ 60.00 6.00 30.00% 4. เจา้ หน้าท่บี คุ คลแยกเอกสาร 36.00 2.00 10.00% 5. เจา้ หนา้ ท่บี ุคคลคีย์ใบลาในระบบ SAP 18.00 1.00 5.00% 6. เจา้ หนา้ ที่บคุ คลเกบ็ ใบลาเข้าแฟ้ม 36.00 2.00 10.00% รวม 312.00 20.00 100%

เ1ว0ลำที่ใช้ (ช่วั โมง) กรำฟแทง่ สำรวจสภำพปจั จุบนั กอ่ นแกป้ ญั หำ 87 6 6 4 22 22 1 0 ข้นั ตอน

ตารางจัดลา่ ดับขอ้ มลู เพอื่ ท่า Pareto Chart ข้อมลู เวลาในการลางาน (ระดบั เจา้ หนา้ ทีข่ ้ึนไป) วนั ท่ี 25 กุมภาพนั ธ์ 2563 จำนวนท่ีตรวจ 1 สปั ดาห์ (วันที่ 17 – 21 ก.พ. 63) สมุ่ ตรวจพนกั งานจานวน 18 คน แหล่งที่มำของข้อมูล แผนกบุคคลและธุรการ ผู้สำรวจ คณุ พนดิ า และคณุ สกุ ญั ญา ขน้ั ตอน จำนวนนำท/ี คน จำนวนเฉลย่ี สะสม % %สะสม 1. พนักงานเดินมาหยบิ ใบลา 7.00 7.00 35.00 35.00% 2. แม่บ้านนาใบลาส่งแผนกบคุ คลและธุรการ 6.00 3. เจา้ หน้าทเี่ ก็บใบลาเขา้ แฟ้ม 2.00 13.00 30.00 65.00% 4. พนักงานเขียนใบลาส่งต้นสงั กดั 2.00 5. เจา้ หน้าที่บุคคลแยกเอกสาร 2.00 15.00 10.00 75.00% 6. เจา้ หนา้ ท่บี คุ คลคยี ข์ ้อมูลเขา้ ระบบ SAP 1.00 17.00 10.00 85.00% รวม 20.00 19.00 10.00 95.00% 20.00 5.00 100.00% - 100.00 -

Pareto Chart เวลาทใ่ี ชเ้ ฉลยี่ (นาท)ี 65.00 95.00 100 % สะสม 6.00 85.00 20 75.00 100% 18 90% 16 7.00 35.00 80% 14 70% 12 2.00 2.00 2.00 1.00 60% 10 50% 8 40% 6 30% 4 20% 2 10% 0 0% ข้นั ตอน พนกั งานเดนิ แม่บา้ นนา่ พนกั งาน เจ้าหนา้ ท่ี เจา้ หน้าท่ี เจ้าหนา้ ท่ีบคุ คลคยี ์ มาหยิบใบลา ใบลาสง่ เขียนใบลา บคุ คลและ บคุ คลเกบ็ ใบลาในระบบ SAP ทแ่ี ผนก แผนกบคุ คล ส่งตน้ สงั กดั ธรุ การแยก ใบลาเข้าแฟม้ บุคคลและ และธรุ การ เอกสาร ธุรการ

Fishbone Diagram + 4M Machine Man 3 พนกั งานเดินมาหยิบ(คน้ หา) ใบลาระยะทางไมเ่ ทา่ กนั มสี งิ่ กดี ขวางทางเดิน ไมม่ ที างเดนิ สาหรับพนักงาน สถานท่กี ารปฏิบัตงิ านอยูค่ นละจดุ เครอ่ื งพรน้ิ เตอร์ไม่รองรบั พนกั งานเดนิ ช้า การใชง้ าน แมบ่ ้านเดินเอกสารระยะทางไม่เท่ากัน Spac เครอื่ งไม่รองรับ แต่ละฝ่ายกาหนดจดุ รวมเอกสารแยกกนั Function การใชง้ านไมค่ รบ จุดรบั - สง่ เอกสารอยู่คนละท่ี พนักงานเดนิ มาหยบิ ใบลา ใชเ้ วลานาน ใบลาพนกั งานเป้ือนเลอะเทอะ ใบลาเกบ็ ไว้ทีแ่ ผนกบุคคลทเี่ ดียว เปน็ แหลง่ สะสม เพื่อเปน็ หลักฐานในการ ของเชอ้ื โรค ตรวจสอบการลาย้อนหลัง 1 ใบลาผ่านการใชง้ านซ้าๆ ขอ้ มลู การลาทง้ั หมดอยใู่ นใบลา 2 เจ้าหนา้ ทคี่ น้ หา/จดั เก็บ ทาใหส้ กปรก ใบลา ใชเ้ วลานาน เพ่ือควบคมุ ใบลาไมใ่ ห้เกดิ การสูญหาย Material ใบลาอยู่ในรปู แบบกระดาษ Method

วิธกี ารแก้ปัญหา สาเหตุ วิธีแก้ปัญหา 1. ขอ้ มลู การลาทั้งหมดอย่ใู นลา 1.1 จดั ทาระบบการลาอย่ใู นรูปแบบการลาออนไลน์ โดยกาหนดใหฐ้ านขอ้ มลู การลาอยใู่ นระบบ ทา ใหพ้ นักงานสามารถเขา้ ไปทารายการหรอื ดูขอ้ มูลการลาผา่ นระบบคอมพวิ เตอร์ หรอื ผา่ นมือถอื ได้ โดยสว่ นระบบงานแบ่งเป็น 3 สว่ นคอื 1.1.1 พนกั งาน - สามารถเขา้ ไปคียก์ ารลาได้ด้วยตนเอง ดูสถานะการลา ตรวจสอบประวัติการ ลาย้อนหลังในระบบได้ 1.1.2 ผู้อนมุ ัติ - สามารถอนุมัตกิ ารลาไดส้ ะดวกทกุ ทที่ กุ เวลา และสามารถควบคุมการลาของ แผนกได้ 1.1.3 HR. สามารถค้นหา ตรวจสอบ โดยสามารถทาในระบบไดท้ ้ังหมด 2. ใบลาอยูใ่ นรปู แบบกระดาษ 2.1 รปู แบบการลางาน จากเดมิ พนกั งานต้องกรอกขอ้ มูลการลางานลงในแบบฟอร์ม ทเ่ี ปน็ เอกสารของแผนกบุคคลและธรุ การ เปล่ยี นรปู แบบ การกรอกข้อมูลการลางานในระบบลาออนไลน์ 3. สถานทกี่ ารปฏิบัติงานอยูค่ นละจดุ 3.1 เปลย่ี นรปู แบบเปน็ ระบบลาออนไลน์ ทาใหพ้ นกั งานไม่ต้องเดนิ มาหยิบใบลาท่ีแผนกบคุ คลและ ธุรการ โดยพนักงานสามารถลางานไดท้ กุ ที่ทกุ เวลา ทาใหส้ ะดวกรวดเร็ว

1BEFORE ภาพเปรยี บเทยี บก่อน - หลัง AFTER

สอนวธิ ีการเข้าใช้งานระบบใบลาออนไลน์ Learning by Doing

สา่ รวจสภาพปจั จุบนั หลงั แกป้ ญั หา ข้อมูล เวลาในการลางาน (ระดบั เจ้าหน้าที่ขน้ึ ไป) วนั ท่ี 27 สิงหาคม 2563 จำนวนที่ตรวจ 1 สปั ดาห์ (วันท่ี 17 – 21 ก.พ. 63) สมุ่ ตรวจพนกั งานจานวน 18 คน แหล่งท่ีมำของข้อมลู แผนกบุคคลและธุรการ ผสู้ ำรวจ คุณพนิดา และคณุ สุกัญญา ข้นั ตอน เวลารวม (นาที) เวลาที่ใชเ้ ฉล่ยี /คน (นาที) % 1. พนักงานเดินมาหยบิ ใบลา 0.00 0.00 0.00% 2. พนกั งานเขียนใบลาสง่ ต้นสังกัด 19.00 1.06 73.08% 3. แม่บ้านนาใบลาสง่ แผนกบคุ คลและธุรการ 0.00 0.00 0.00% 4. เจ้าหนา้ ที่บคุ คลแยกเอกสาร 0.00 0.00 0.00% 5. เจา้ หนา้ ทบี่ ุคคลคีย์ใบลาในระบบ SAP 7.00 0.39 26.92% 6. เจา้ หนา้ ทีบ่ คุ คลเก็บใบลาเขา้ แฟม้ 0.00 0.00 0.00% รวม 26.00 1.44 100%

เว1ล0ำทใี่ ช้ (ชว่ั โมง) กราฟแท่ง ส่ารวจสภาพปัจจบุ นั หลังแกป้ ญั หา 8 6 4 2 1.06 0 0 0.39 0 ข้นั ตอน 00

เวลำที่ใช้ (ชว่ั โมง) กราฟแท่ง แสดงเปรยี บเทยี บ กอ่ น - หลัง ก่อน หลงั 7.00 6.00 2.00 2.00 2.00 1.06 0.00 0.00 1.00 0.39 0.00 0.00 ขัน้ ตอน

ขนั้ ตอนในการลางาน (ระดบั เจา้ หน้าที่ขึ้นไป) – To Be พนักงานเดนิ พนกั งาน แม่บ้านนา เจา้ หนา้ ที่ เจา้ หน้าท่ี เจา้ หน้าที่ มาหยิบใบลา เขKยี eนyใบลาใสนง่ ใบลาสง่ บุคคลแยก บบุคุคคคลลKสe่งy บุคคลเก็บ ระตบ้นบสOังnกlดัine แผนกบคุ คล เอกสาร ใขบอ้ ลมาลูในเขร้าะบในบ ใบลาเขา้ แฟ้ม 1 และธุรการ ระบSบASPAP 2 4 6 3 5

จดั ทา่ มาตรฐาน : คมู่ ือการลางานในระบบออนไลน์ 1.ไปท่ี http://crm.bangkokcable.com/ess 2.Log in เขา้ สู่ระบบ 3.ไปทีเ่ มนู ระบบลางานออนไลน์ 3.1 เมนูใบลา 3.2 ขอ้ มูลการลา 3.3 ผูอ้ นมุ ตั ใิ บลา

จดั ทา่ มาตรฐาน : คู่มือการลางานในระบบออนไลน์ ใบลา กรอกรายละเอียดการลา

จดั ทา่ มาตรฐาน : ค่มู อื การลางานในระบบออนไลน์ ขอ้ มูลการลา

จดั ทา่ มาตรฐาน : ค่มู อื การลางานในระบบออนไลน์ อนมุ ัตใิ บลา

จดั ทา่ มาตรฐาน : คู่มอื การลางานในระบบออนไลน์ รายงานสรปุ การอนมุ ตั ิ

ดู Video สาธติ วิธีใช้งานระบบการลางานออนไลน์ไดท้ ี่ หรอื ไปที่ Drive R:\\Share Center BCC1\\Leave Online

ผลกำรตรวจตดิ ตำม เน่ืองจำกกำรจัดผังองค์กรใหมใ่ นระบบ SAP ยังไมแ่ ล้ว เสร็จ หำกดำเนนิ กำรเรยี บรอ้ ย จะอบรมวธิ ีกำรใช้งำนระบบ ลำออนไลน์เพ่ือนำมำใช้จริง และจะติดตำมผลแจ้งให้ ผู้บงั คับบัญชำไดท้ รำบต่อไป

สรุปผลทางตรง, ทางอ้อม, ค่าใชจ้ า่ ยในการดา่ เนินงาน ผลทางตรงตามเปา้ หมาย ก่อนปรบั ปรุง หลงั ปรับปรงุ (นำท/ี คน) เปำ้ หมำย ผลกำรปรับปรุง เปรยี บเทยี บเปำ้ หมำย (นำท/ี คน) (%) 1.44 ลดลง 30% จานวน (นาท)ี % 20.00 ดีกว่าเปา้ หมาย 62.80% ลดลง 18.56 92.80 เวลา (นาที) 20.00 25.00 20.00 15.00 1.44 ก่อนปรบั ปรุง หลงั ปรบั ปรุง 10.00 หลังปรับปรงุ 5.00 - ก่อนปรบั ปรงุ ระยะเวลาทท่ี ่ากจิ กรรมทั้งหมด 9 เดอื น

มลู ค่ำสูญเสียทล่ี ดลงได้ 1 684 บาท/เดอื น 1.จำนวนเงินที่ลดได้ = เงนิ เดอื นเฉลีย่ ต่อนำที X เวลำท่ีลดไดเ้ ฉพำะขัน้ ตอนของ จนท.HR. 8,208 บาท/ปี X จำนวนครง้ั ในกำรลำกลุ่มเป้ำหมำย 2 351 บาท = 1.4 X 4.61 X 106 = 684 บำท/เดือน 8,559 บาท/ปี = 684 X 12 = 8,208 บำท/ปี 2. ลดค่ำใชจ้ ำ่ ยในกำร Print = จำนวนกระดำษที่ลดลงต่อครงั้ X (รำคำกระดำษตอ่ แผ่น + ค่ำ Print ต่อแผ่น) = 145 X (2 + 0.42) = 351 บำท รวมท้ังหมด = 8,559 บำท / ปี

ประสิทธิภำพกำรทำงำนทเี่ พม่ิ ข้ึน 1. ผ้บู งั คบั บญั ชาสามารถตรวจสอบการลางานของพนกั งานในระบบได้ตนเอง 2. พนกั งานสามารถตรวจสอบสถานะการลาของตนเองได้ 3. การลางานและการอนุมตั ิ ทา่ ไดอ้ ยา่ งสะดวกรวดเร็ว ทกุ ท่ี ทุกเวลา

1 ค่าใช้จ่ายในการ ดา่ เนินการ 0 บาท ผลทำงออ้ ม 1. เวลาท่ีลดได้สามารถไปทา่ งานอ่นื ได้ 2. ลดการใชท้ รพั ยากรกระดาษ 3. ลดพน้ื ทีใ่ นการจัดเก็บเอกสาร 4. ท่างานง่ายขน้ึ 5. เพ่ิมทักษะแนวคิดในการปรับปรุงพฒั นางานใหด้ ขี ้ึน 6. ลดการเกดิ โรคออฟฟศิ ซนิ โดรม (Office Syndrome)

ปัญหำและอปุ สรรค 11. สมาชิกกลุ่มยังขาดความเข้าใจในการคัดเลือกหัวข้อปัญหา และการวเิ คราะห์ผังกา้ งปลา 2. เรื่องที่จดทะเบยี นเปน็ เร่อื งเฉพาะ ทา่ ใหส้ มาชิกบางคน ไม่เข้าใจในวิธกี ารแก้ปญั หา

New Project การตรวจสอบผลการทดสอบ VQ ของพนกั งานใช้เวลานาน

ขอบพระคุณทกุ ทำ่ นเปน็ อย่ำงสูง 1. คุณปัญญา ศรีดี ผจู้ ดั การฝ่ายบรหิ าร 2. คณุ สชุ าติ โบศรี ผจู้ ัดการแผนกธุรการฯ (ที่ปรกึ ษากลมุ่ ) 3. คุณจุฑามาศ ขนุ อกั ษร คณะกรรมการ SGA 4. คณุ ขจรเกียรติ หนิ ซยุ ผู้จัดการแผนกผสมพวี ซี ี 5. คณุ ดเิ รก ม่วงเผอื ก ผู้จดั การงานบคุ คล 6. คณะกรรรมการประเมนิ ผลกิจกรรมกลุ่มยอ่ ย SGA Shoot for the moon. Even if you miss, you’ll land among the stars.