หน่วยที่1 ส่วนต่าง ๆ ของ excel 2010

E-Book หน่วยที่ 1 สว่ นประกอบของโปรแกรม Excel 2010 ชณภา เขยี วงาม วิทยาลยั การอาชีพสระบรุ ี E-Book

หน่วยท่ี 1 ในการอธบิ ายสว่ นประกอบหนา้ จอของโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 ดังนี้ 1). Quick Access Toolbar (แถบเครือ่ งมอื ดว่ น) เป็นปุม่ คาส่ังดว่ นและคาสัง่ สาคัญๆ ทีใ่ ช้เปน็ ประจา ผูใ้ ชส้ ามารถเพิม่ หรอื ลดปุ่มคาสัง่ ไดต้ ามต้องการ 2). Title Bar (แถบช่อื เรื่อง) เปน็ สว่ นแสดงช่ือโปรแกรม ชือ่ สมุดงานและประเภทของสมุดงาน 3). Menu Bar (แถบเมนู) เป็นส่วนแสดงกล่มุ ของชุดคาสัง่ ต่างๆ ในการทางานของโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 ประกอบดว้ ยแท็บ 9 แทบ็ คอื File, Home, Insert, Page Layout,Formulas, Data, Review, View และ Add-Ins 4). Minimize Button ปมุ่ สาหรับยอ่ หน้าจอ 5). Maximize Button ปุ่มสาหรบั ย่อ-ขยาย 6). Close Button ปุม่ สาหรับปิดโปรแกรม 7). Ribbon เป็นชุดของกลุ่มคาส่ังและปุ่มเคร่ืองมือต่างๆ โดยจัดเป็นกล่มุ ตามการใชง้ านให้ สะดวกขึ้น 8). Active Cell (เซลล์ทีท่ างานอยู่) เปน็ ส่วนแสดงการทางานในขณะน้ันวา่ ทางานอยทู่ ่ีเซลล์ใด 9). Formula Bar (แถบสตู รคานวณ) เปน็ ส่วนแสดงสูตรในการคานวณ 10). Scroll Bar (แถบเลือ่ น) เป็นสว่ นที่ใช้เลอื่ นหนา้ จอขนึ้ -ลง หรือเลอื่ นไปซา้ ย-ขวาเพอ่ื แทรก ไปดูข้อมูลบนแผน่ งาน 11). Sheet Tab เปน็ สว่ นแสดงชอ่ื ของแผ่นงานท่ใี ชง้ านอยู่ในสมดุ งาน 12). Worksheet Area เป็นสว่ นแสดงพนื้ ที่ในการทางานตา่ งๆ ของแผ่นงาน ท่ีสรา้ งลงไปใน ชอ่ งตารางเลก็ ๆ เรียกวา่ เซลล์ (Cell) 5.ครูอธบิ ายเพ่ิมเตมิ เรอื่ งสว่ นประกอบของแผน่ งาน (Worksheet) ซง่ึ ได้แก่ 1). Name Box (กลอ่ งชอื่ เซลล์) เปน็ สว่ นแสดงชอื่ เซลล์ท่ีทางานอยู่ขณะนน้ั 2). Row (แถว) เป็นสว่ นแสดงพนื้ ทใ่ี นแผ่นงานตามแนวนอน มที ้ังหมด 1,048,576 แถว

3). Column (คอลัมน์/สดมภ์) เป็นสว่ นแสดงพืน้ ท่ีในแผน่ งานตามแนวตงั้ มที ั้งหมด 16,384 คอลัมน์ ต้งั แต่คอลมั น์ A ถึงคอลมั น์ XFD 4). Cell (เซลล์) เปน็ สว่ นท่ีใช้ในการอ้างอิง โดยเปน็ สว่ นของ Column และ Row ตัดกัน ดงั ภาพขา้ งต้น Active Cell อยทู่ ่ี C5 ซ่ึงหมายความวา่ ขณะน้ีทางานอยู่ทเี่ ซลล์ C5 6.ครสู าธิตการเรยี กเปิดจากระบบปฏบิ ตั ิการ Windows 7 และ Windows 8 ซงึ่ มีขั้นตอนดังน้ี 1).เปิดเรียกเปดิ จากระบบปฏบิ ัตกิ าร Windows 7 มีวธิ กี ารเปิดได้หลายวธิ ี ดงั นี้ วิธที ี่ 1 คลิกปมุ่ Start เลอื ก All Programs เลอื ก Microsoft Office เลอื ก Microsoft Office Excel 2010 จากน้นั คลิกเมาสห์ รือกดป่มุ Enter วธิ ีท่ี 2 คลกิ เลือกท่ี Shortcut Icon บนหน้าจอ Desktop โดยดบั เบลิ คลิกทรี่ ปู 2).การเรยี กเปดิ จากระบบปฏิบตั ิการ Windows 8 ทหี่ น้า Start ให้เลอ่ื นหน้าจอไปทางด้านขวาโดยปมุ่ ลูกศรขวามือ กดเลือ่ นไปหรอื ใช้ปุ่มเลื่อน บนเมาส์ จนพบไอคอน Microsoft Office Excel 2010 คลกิ เมาส์ 1 คร้ัง 7.ครูและผเู้ รยี นสาธิตการบันทกึ สมุดงานในรูปแบบแฟ้มอ่ืนและการบันทกึ แฟ้มในรปู แบบแฟม้ Excel 2010 ซึง่ มขี ั้นตอน ดังน้ี บันทึกสมดุ งานในรปู แบบแฟม้ อ่นื 1). เปดิ สมุดงานที่ต้องการบันทกึ เพ่ือใช้ในโปรแกรมอ่ืน 2). คลกิ ปมุ่ เมนู File แล้วคลกิ บนั ทกึ เปน็ (Save As) 3). ในกล่อง File Name (ช่อื แฟ้ม) ใหพ้ มิ พ์ชอื่ ใหมส่ าหรบั สมุดงาน 4). ในรายการ Save as type (บันทกึ เปน็ ชนดิ ) ใหค้ ลิกรูปแบบแฟ้มท่จี ะนาไปเปดิ ในโปรแกรม อน่ื หรอื Excel เวอรช์ ันอืน่ 5). รูปแบบแฟ้มที่สามารถใชง้ านได้จะแตกตา่ งกันไปตามชนิดของแผน่ งานทีใ่ ชง้ านอยหู่ รอื แผน่ งานชนิดอืน่ ๆ สาหรับขอ้ มลู เก่ียวกบั รปู แบบแฟ้มท่สี นบั สนนุ 6). คลกิ บันทึก (Save) บันทกึ แฟ้มในรูปแบบแฟ้ม Excel 2010 สามารถบนั ทึกสมดุ งาน Microsoft Office Excel 2010 ในรปู แบบแฟ้มอื่นไดส้ ามารถบันทกึ สมดุ งาน

ในรปู แบบแฟ้มรนุ่ ก่อน รปู แบบแฟ้มข้อความและรปู แบบแฟม้ อนื่ ๆ ได้ เช่น PDFหรอื XPS และยงั สามารถ บันทกึ ในรปู แบบแฟ้มใดๆ ทสี่ ามารถเปดิ ใน Microsoft Office Excel 2010 เป็นสมดุ งาน Excel 2010 ไดโ้ ดย คา่ เริ่มต้น Excel 2010 จะบันทึกแฟ้มในรูปแบบแฟ้ม .xlsx แตส่ ามารถเปลี่ยนรปู แบบแฟม้ เร่ิมตน้ สาหรับการ บันทกึ ได้ 8.ครสู าธิตขนั้ ตอนการปดิ โปรแกรม Microsoft Excel 2010 โดยผเู้ รยี นปฏบิ ตั ิตาม ดงั น้ี การปดิ โปรแกรม Microsoft Excel 2010 สามารถสงั่ ปดิ โปรแกรมผ่านไอคอนสญั ลักษณ์ท่มี ุมขวา บนสดุ ซงึ่ เหมือนกบั การปดิ การใช้งานโปรแกรมอน่ื ๆ ถ้ามีไฟลง์ านทเี่ ปิดคา้ งหรือกาลังแก้ไขอยหู่ ากจะส่งั ปิด โปรแกรมจะเตือนอัตโนมัติว่ามงี านทีท่ าค้าง และยังไม่ได้บันทึกหรอื ไม่ โดยจะมีคาว่า “Yes”หรือ “No” เพื่อ ยืนยันให้ Save 9. ครอู ธิบายและสาธิตการใชง้ านริบบอน (Ribbon) ซึง่ หมายถงึ การจดั กลุ่มของชุดคาสง่ั แบง่ เป็น ประเภทของการใช้งาน เพื่อใหผ้ ใู้ ช้งานทางานไดส้ ะดวกและงา่ ยข้นึ โดยประกอบด้วยปุ่มของเครือ่ งมือ 7 แทบ็ ดังนี้ 1). แทบ็ Home (หน้าแรก) ประกอบด้วยกลมุ่ คาส่งั 7 กลมุ่ ไดแ้ ก่ 2). แท็บ Insert (แทรก) ประกอบดว้ ยกลุ่มคาสั่ง 8 กลุ่ม ได้แก่

3). แท็บ Page Layout (เค้าโครงหน้ากระดาษ) ประกอบด้วยกลุ่มคาส่ัง 5 กลุ่ม ได้แก่ 4). แท็บ Formulas (สูตร) ประกอบด้วยกล่มุ คาส่ัง 4 กล่มุ ไดแ้ ก่ 5). แท็บ Data (ขอ้ มูล) ประกอบดว้ ยกล่มุ คาสง่ั 5 กลุ่ม ได้แก่

6). แท็บ Review (ตรวจทาน) ประกอบด้วยกล่มุ คาสั่ง 4 กลุ่ม ได้แก่ 7). แทบ็ View (มมุ มอง) ประกอบด้วยกลุ่มคาสง่ั 5 กลมุ่ ได้แก่ 10.ครอู ธบิ าย พร้อมทัง้ สาธิตขนั้ ตอนการสร้างสมุดงานใหม่ ซง่ึ ผ้เู รยี นปฏบิ ตั ติ ามดังนี้ 1). คลิกที่เมนู File 2). เลอื กคาสงั่ New (สรา้ ง) หรือคลกิ ที่ปุ่ม (หากไดม้ ีการกาหนดไวท้ ่ีแถบเคร่ืองมอื ดว่ น) หรือกดปุม่ Ctrl+N บนแปน้ พิมพ์ 3). จะปรากฏ Dialog Box ของ Templates (แมแ่ บบ) ขน้ึ มาจากน้นั คลิกท่ี Blank and recent (วา่ งและลา่ สดุ ) 4). คลกิ ท่รี ูป Blank Workbook (สมดุ งานเปล่า) 5). คลิกทปี่ ุ่ม Create (สร้าง) 11.ครอู ธิบายขน้ั ตอนการบนั ทกึ สมดุ งาน พร้อมทงั้ สาธิตให้ผูเ้ รยี นปฏิบตั ติ าม 1). คลกิ ทีเ่ มนูFile

2). เลือกคาส่ัง Save As (บนั ทกึ แฟ้มเป็น) หรือคลิกทป่ี มุ่ (หากได้มีการกาหนดไวท้ ่ีแถบ เคร่ืองมือดว่ น) หรอื กดปุ่ม Ctrl + S บนแป้นพมิ พ์ จะปรากฏ Dialog Box ของSave a copy of the document (บันทกึ สาเนาเอกสาร) ซึ่งมรี ายละเอยี ดดงั น้ี -Excel Workbook (สมดุ งาน Excel) : บนั ทึกแฟ้มเป็นสมุดงาน Excel 2010 (.xlsx) -Excel Macro-Enabled Workbook (สมุดงาน Excel แบบใชแ้ มโคร) : บันทึกสมุดงานใน รูปแบบแฟ้มที่ใช้ XML และในแบบการใชแ้ มโคร -Excel Binary Workbook (สมดุ งานไบนารี Excel) : บันทึกสมดุ งานเปน็ แฟ้มไบนารีทเ่ี หมาะ สาหรบั การโหลดและบันทึกอย่างรวดเรว็ -Excel 97-2003 Workbook (สมุดงาน Excel 97-2003) : บนั ทึกสาเนาของสมุดงานท่ีเข้ากนั ได้ กับ Excel Version 97-2003 (.xls) -OpenDocument Spreadsheet (กระดาษคานวณ Open Document) : บันทึกสมดุ งานใน ลกั ษณะของรูปแบบ Open Document -PDF or XPS (PDF หรอื XPS) : การประกาศสาเนาของสมุดงานทีเ่ ขา้ กนั กับ Excel -Other Formats (รปู แบบอ่ืนๆ) : การเปดิ กล่องโต้ตอบ “บนั ทึกเปน็ ” เพ่อื เลือกรูปแบบของไฟล์ที่ จะบันทกึ ลงในรูปแบบท่ีเปน็ ไปไดต้ ่างๆ ทั้งหมด 1. คลิกท่ี Excel Workbook (สมุดงาน Excel) 2. ระบุ Folder ท่ใี ชใ้ นการจัดเก็บท่ี Save in: 3. ตง้ั ช่อื สมดุ งาน (ไฟล์) ในชอ่ ง File name: 4. คลกิ ทป่ี ่มุ Save 12.ผู้เรยี นปิดสมดุ งานและเปิดสมดุ งานท่ตี นบันทกึ ไว้อีกครงั้ ดังขนั้ ตอนตอ่ ไปน้ี การปิดสมดุ งาน (Close) 1). คลิกทเี่ มนู File 2). เลอื กคาสง่ั Close (ปิด) หรือคลกิ ทีป่ ่มุ Close Window (ปิดหน้าตา่ ง) หรอื กดปมุ่ Ctrl+W บนแปน้ พมิ พแ์ ตถ่ า้ สมุดงานน้ันยงั ไม่ไดม้ ีการบนั ทึกหรอื จัดเกบ็ หนา้ จอจะ ปรากฏ Dialog Box ข้นึ มาให้ผใู้ ช้ยืนยนั โดยคลิกเลอื ก Yes (ใช่) หรือ No (ไม่ต้องการจดั เก็บ) หรอื Cancel (ยกเลกิ การจดั เก็บ) การเปิดสมุดงาน 1). คลกิ ที่เมนู File 2). เลือกคาสัง่ Open (เปิด) หรอื คลกิ ท่ีปุ่ม (หากได้มกี ารกาหนดไว้ทแ่ี ถบเครื่องมือด่วน)หรือกดปมุ่ Ctrl + O บนแปน้ พิมพ์ 3). จะปรากฏ Dialog Box ข้ึนมาโดยปกติโปรแกรม จะทาการจัดเก็บไว้ท่ี Folder :My Documents แตผ่ ูใ้ ช้สามารถเลอื ก Folder ทีต่ ้องการได้จากนั้นคลกิ เลือกสมุดงานท่ตี ้องการ 4). คลิกที่ป่มุ Open (เปิด)