11. ກອ໋ ບປກ້ີໍ ຣາບຈາກ PowerPoint ຫາກວ່າເຮົາມກີ ຣາບທສີ ້າງໄວ້ທໂີ ປຣແກຣມ PowerPoint ຫລື Excel ກສາມາດນາມາໃຊ້ງານຕໄດເ້ ລຍີ ໃນເອກະສານ Word ໂດຍບຕ້ອງສາ້ ງຂີືໍນ້ ໃຫມແ່ ຕູ່ຢູ່າງໃດ ພຽງແຕູ່ເລືອກກຣາບແລ້ວໃຊ້ຄາສັງ Copy & Paste ວາງກຣາບໃນເອກະສານກນາມາໃຊ້ງານຕກົ ແຕູ່ງ ຫລື ແກ້ໄຂກຣາບເພມີ ເຕີມໄດ.້ 45
ການກອ໋ ບປ້ີກໍ ຮາບຈາກໂປຣແກຣມ Excel ມາທີ Word ຫລື ກ໋ອບປີໍ້ຈາກ Word ໄປໃຊ້ໃນເອກສານໂປຣ ແກຣມອີນື ໆກໃຊ້ຄາສັງ Copy & Paste ວາງກຣາບເຊນັ ດຽວກນັ . 12. ການແກຂ້ ມໍ້ ນູ ກຣກາບ (Edit Date) ການແກໄ້ ຂຂ້ໍມນູ ທນີ າມາໃຊງ້ ານໃນກຣາບນ້ັໍນຈະເລືອກແກໄ້ ຂໄດ້ 2 ແບບຄື: Edit Data ຄື ແກ້ໄຂໃນຊີດຂ້ມໍ ູນ (Chart in Microsoft Word) ຄກື ັບຕອນທສີ າ້ ງກຣາບຄັໍ້ງທາອິດ Edit Data in Excel ຄືການເປດີ ຂມໍ້ ູນຂືນ້ີໍ ໄປແກ້ໄຂທໂີ ປຣແກຣມ Microsoft Excel ການແກ້ໄຂໃນໂປຣແກຣມ Excel ກຈະເຮັດໄດຄ້ ືການປ້ອງກັນຂ້ໍມູນຕາມປົກກະຕຂິ ອງ Excel ເຮົາ ສາມາດໃສູ່ຕົວເລກທວັົ ໄປ ຫລື ສ້າງສູດຄານວນໄດ.້ 46
13.ປອ້ ນຂຄໍ້ ວາມໃນຕາຕະລາງ ການປ້ອນຂ້ມໍ ູນໃນ Word ນອກຈາກການປ້ອນແບບຫຍໍ້ຫນ້າແລ້ວ ແຕູບ່ າງຄງັ້ໍ ກອາດຈະມຂີ ໍມ້ ູນທີເປນັ ລກັ ສະນະຕາຕະລາງເພີືອປອ້ ນຂມ້ໍ ູນທີມຫີ ວົ ລາຍການ ແລະ ມຂີ ມ້ໍ ນູ ທສີ າພນັ ກນັ ຄືຂມໍ້ ູນປະເພດຖານຂ້ໍມູນເຮດັ ໃຫ້ ສາມາດແບງູ່ ສັດສ່ວນ ແລະ ຂອບເຂດຂມໍ້ ູນໄດ້ເປນັ ລະບຽບ ແລະ ອາ່ ນໄດຊ້ ັດເຈນຫລາຍຂ້ໍີືນເຊັນ: ການເກັບ ລາຍການສງີິ ຂອງ, ສິນຄາ້ ຫລື ລາຍຊືຕີ າ່ ງໆເປັນຕໍ້ົນ. 47
14. ເຄອືີ ງມປື ບັ ແຕງູ່ ຕາຕະລາງ 48
15. ປບັ ແຕງູ່ ຖນັ (Column) 49
ການໃສູ່ຕາຕະລາງ (Insert) ນອກຈາກການໃສູ່ແຖວ ແລະ ຖັນໂດຍການຄລິກປຸູ່ມເພີມໃນຕາຕະລາງແລ້ວເຮົາຍັງສາມາດໃຊ້ຄາສັງ Insert ໃສູ່ເຊວ, ແຖວ ແລະ ຖັນໄດອ້ ີກ. 50
ແຕ້ມເສໍັ້ນຕາຕະລາງເອງ ເຮົາສາມາດສາ້ ງຕາຕະລາງດ້ວຍການແຕ້ມເສັໍ້ນຕາຕະລາງເອງໄດ້ ໂດຍການໃຊຄ້ າສັງໃນປຸູ່ມ Borders ແລວ້ ເລອື ກ Draw Table ຈາກນັນໍ້ ກຂີດແຕ້ມຕາຕະລາງໃນແນວທີຕ້ອງການໄດ້. 51
ການແບູ່ງເຊວ (Split) ເປັນການແບູ່ງເຊວທເີ ລືອກໃຫ້ເພີມອອກມາເປນັ ຖນັ (Column) ແລະ ແຖວ (Row) ຕາມຈານວນທີລະບຸ 52
ການລວມເຊວ (Merge) ເປນັ ການນາເອົາເຊວໃນຕາຕະລາງຫລາຍໆເຊວມາລວມກັນໃຫ້ເປນັ 1 ເຊວ ເພີອື ໃຊ້ສະແດງຂ້ໍມູນລວມກນັ ເຊັນ: ຫົວລາຍການຂະໜາດໃຫຍ່ທີຕ້ອງໃຊ້ພືນ້ໍີ ທີສະແດງຜົນຫລາຍເຊວເປັນຕໍ້ົນ. ຜນົ ຮບັ ທີໄດ້ 53
ການລບົ ເຊວ (Cells), ແຖວ (Row), ຖນັ (Column) ແລະ ຕາຕະລາງ (Table ຫາຜນົ ລວມໃນຕາຕະລາງ ຂໍ້ມູນຕວົ ເລກໃນຕາຕະລາງຂອງ Word ສາມາດຄານວນຄ່າໄດ້ໂດຍເລືອກຟັງຊັນການຄານວນພືີໍ້ນຖານໄດ້ ຫລາຍກວ່າ 20 ຟງັ ຊນັ ເຊັນ: Sum ຫາຜນົ ລວມ, Average ຫາຜນົ ສະເລູ່ຍ ຫືຼ If ຄານວນຕາມເງີອື ນໄຂເຊີິງຈະ ເລືອກຟັງຊັນໄດ້ຈາກປຸູ່ມ Formula ໃນແຖບ Layout ດັງນີໍ້: 54
ຜົນຮບັ ທີໄດ້ ໂປຣແກຮມຈະຄານວນຂ້ມໍ ນູ ຕາມທິດທາງຂມໍ້ ູນທີຢູ່ດາ້ ນເທິງ (Above) ແລະ ດາ້ ນຊາ້ ຍ (Left) ເຊັນ: Sum (Left) ຄື ການຫາຜນົ ລວມຕົວເລກທາງຊາ້ ຍເປນັ ຕົ້ໍນ. ການນັບເຊວຈະຄກື ບັ ໃນ Excel ເຊັນ: ຖັນຊ້າຍສຸດຄື ຖນັ A ແຖວທາອິດຄແື ຖວທີ 1 ຊີືເຊວຄື A1 ສາມາດ ໃສູ່ສູດໄດ້ຄືກບັ Excel ເຊັນ: = E2+B2 ເປັນຕ້ໍົນ. 55
16. ແປງຂໍຄ້ ວາມຫຍໃໍ້ ຫເ້ ປນັ ຕາຕະລາງ ຖ້າເຮາົ ມຂີ ມ້ໍ ນູ ທີພມິ ເອົາໄວ້ແບບຫຍໍ້ຫນາ້ ຫລື ແບບ Tab ສາມາດນາມາແປງຂມໍ້ ນູ ໃນຕາລາງໄດໂ້ ດຍໃຊຄ້ າ ສັງ Convert Text to Table… ຈາກຄາສງັ ແຊກຕາຕະລາງໄດ້ງາ່ ຍດັງນໍ້ີ: ຜນົ ຮັບທີໄດ້ຮັບ 56
IV. ຈດົ ໝາຍວຽນ, ຊອງຈດົ ຫມາຍ ແລະ ປາ້ ຍສະຫລາກ ນອກຈາກການສ້າງເອກະສານ ຫລື ລາຍງານທົວໆໄປແລ້ວຄວາມສາມາດທີໂດດເດັນຂອງ Word ຄືການ ສ້າງ ຈົດຫມາຍວຽນ (Mail Merge) ເປັນຈົດຫມາຍທີມີເນືີ້ໍອຄວາມດຽວແຕູ່ສົງເຖິງຜູ້ຮັບຈານວນຫລາຍເຊັນ: ຈົດຫມາຍເຊີນຜູ້ຖຮື ຸ້ນເຂົ້ໍາປະຊຸມ, ຈົດຫມາຍເຖິງຜູ້ປກົ ຄອງນັກຮຽນ, ຈົດຫມາຍຂ່າວສານຕ່າງໆ ໂດຍການນາເອົາ ລາຍຊີືທີເກັບໄວ້ມາແຊກໃນໜ້າຈົດຫມາຍ ຫລື ນາມາສັງພິມລົງໃນຊອງຈົດຫມາຍ, ຊອງບັດເຊີນເນີືອງໃນໂອກາດ ຕາ່ ງໆກເຮດັ ໄດ້ເຊັນດຽວກນັ . 1. ສາ້ ງຊອງຈດົ ຫມດົ (Envelopes) ຊອງຈດົ ຫມາຍເປັນເອກະສານອກີ ປະເພດຫນຶີງຂອງ Word ເຊີງິ ເຮາົ ສາມາດສ້າງຊອງຈົດຫມາຍດວ້ ຍການ ສງັ ພິມອອກທາງເຄືີອງພມິ ໂດຍຈະພມິ ເທືອີ ລະຊອງ ຫລື ພິມຊອກຈານວນຫລາຍ 57
58
2. ສາ້ ງຊອງໃສບູ່ ດັ ຕາ່ ງໆ ຫາກຕ້ອງການພິມຊອງສາລັບໃສູ່ບັດເຊີນງານແຕູ່ງ ຫລື ບັດເຊີນເນືີອງໃນໂອກາດຕ່າງໆ ໂດຍປົກກະຕິ ມາດຕະຖານຈະມີຂະໜາດ 5” x 7” ແຕູ່ເຮົາຕ້ອງສ້າງຊອງໃຫ້ອອກມາໃຫຍ່ກວ່າບັດເລັກນ້ອຍ ໂດຍຕັ້ໍງຄ່າຂະໜ າດໄດ້ດັງນ:້ີໍ 59
ຜນົ ຮັບທີໄດ້ 3. ສາ້ ງຈົດຫມາຍວຽນ (Mail Merge) Mail Merge (ຈົດຫມາຍວຽນ) ຄືການສາ້ ງຈົດຫມາຍທີຕອ້ ງການສົງວຽນເຖງິ ຜູ້ຮັບຫລາຍຄົນ ຫລື ຈາ ນວນຫລາຍ ໂດຍຈົດຫມາຍມເີ ນອ້ໍືີ ຫາດຽວກນັ ເຊນັ : ຈົດຫມາຍເຊີນປະຊມຸ , ຈດົ ຫມາຍຂ່າວ, ຈົດຫມາຍເຊີນ ອບົ ຮມົ ຫລື ຊອງຈົດຫມາຍໂດຍສົງເຖງິ ຜຮູ້ ັບທີມີຊືີ ແລະ ທີຢູ່ບຄກື ັນໃນ Word ເຮົາພຽງແຕູ່ສາ້ ງເອກະສານເນອີ້ໍື ຄວາມຈົດຫມາຍ ແລະ ສ້າງເອກະສານເກັບລາຍຊືີ, ທີຢູ່ຈາກນັໍນ້ ກນາຂໍ້ມູນທັງສອງມາຮວມກັນ ຫລື ປະສານກັນ (Merge) ເຊນັ ນາຊທືີ ີຢູ່ມາໃສູ່ຫນາ້ ຊອງຈດົ ຫມາຍ ຫລື ນາຊີືມາໃສູ່ໃນບັນທັດຮຽນເຊີນໃນຈົດຫມາຍເປັນຕົໍ້ນ ນອກຈາກນີໍຈ້ ະນາໄປໃຊ້ກບັ ອີເມວເພີືອສົງຈດົ ຫມາຍໄປທາງອເິ ມວໄດ້ເຊັນດຽວກນັ . Main Document ຄື ເອກະສານຫລກັ ເຊນັ : ຈົດຫມາຍ, ຊອງຈດົ ຫມາຍຂອງບດັ ເຊນີ , ແບບຟອມ, ຂ້ໍຄວາມ, ອເີ ມລ ຫລື ປ້າຍສະຫຼາກທີຕ້ອງການຈະພິມເນອືີໍ້ ຄວາມ ຫລື ຊືີ-ທີຢູ່ລງົ ໄປ. Recipient ຄືລາຍຊືີ, ທຢີ ູຂ່ ອງຜູ້ຮັບ, ລະຫັດສິນຄາ້ ຫລື ຂ້ໍມູນອີນື ໆ ໂດຍຈະເກັບຢໃູ່ ນຮູແບບຕາຕະລາງ ຂອງ Word, ຕາຕະລາງຂອງ Excel, ຕາຕະລາງຖານຂ້ມໍ ູນຂອງ Access ຫລື ຈາກຫນັງສືລາຍຊີື (contacts) ຂອງ Outlook ເພີືອນາມາສະແດງໃນຕົວຢູ່າງຂອງເອກະສານຫລັກໂປຣແກຣມຈະປຽູ່ ນ ລາຍຊືີໃນເອກະສານແຕູ່ລະຊຸດຕາມບັນທກຶ ຂໍມ້ ູນລາຍຊທີື ີນາມາໃຊ້ໃຫ້ໂດຍອັດຕະໂນມດັ . 60
4. ຕຽມເອກະສານຫລກັ ເອກະສານຫຼັກທີຈະນາມາເຮດັ ຈົດຫມາຍວຽນ ສວ່ ນຫລາຍກເປນັ ຈົດຫມາຍ ຫລື ຊອງຈົດຫມາຍໂດຍໃຫ້ ເຮາົ ສາ້ ງ ແລະ ອອກແບບມາໃຫຮ້ ຽບຮ້ອຍຈະໄດ້ນາມາໃຊງ້ ານໄດສ້ ະດວກດັງຕວົ ຢູາ່ ງ. 61
5. ສາ້ ງຕາຕະລາງກບັ ລາຍຊຜືີ ຸ້ຮບັ (Recipient) ລາຍຊືີ ແລະ ທີຢູ່ຂອງຜຸ້ຮັບທີເຮົາຈະສົງໄປໃຫ້ນ້ັໍນ ຈະຕ້ອງເກັບໃນຮບູ ແບບຂອງຖານຂໍ້ມູນ (Database) ປະກອບ ໄປດ້ວຍຟິລ (field ຫຼື ເຂດຂ້ໍມູນ) ທີ ໃຊ້ເປັນຫົວເລືີອງແຍກລາຍການຂໍ້ມູນ ແລະ Record ຫລື ລະບຽບຂ້ໍມູນທີເຮົາຈັດເກັບລົງໄປຕາມ Field ເຊັນ: Field “Name” ກຈະເກັບຊືີ - ນາມສະກຸນ ເປັນຕົ້ໍນ ສາ ລບັ ໃນ word ຈະໃຊ້ວທິ ີສ້າງ ຕາຕະລາງແບູ່ງເປັນຖັນ ແລະ ແຖວເກັບຂໍ້ມູນໄດ້ງ່າຍໆ ໂດຍໃຫ້ແຖວເທງິ ສຸດເປັນຊືີ ຫົວເລືີອງ (ເພືອີ ຮຽກໃຊ້) 62
6. ພມິ ຈົດໝາຍວຽນ (Letters Merge) (ຕຈາກຫວົ ຂທ້ໍ າ່ ນຜາ່ ນມາ) ການສ້າງຈດົ ຫມາຍວຽນໃນຂ້ໍັນຕອນນ້ໍີ ຈະສ້າງໂດຍໃຊ້ຕົວຊ່ວຍສາ້ ງ Mail Merge Wizard… ໂດຍເຮັດ ຕາມ ຂ້ັໍນຕອນ ຫລື Step ເຊງີິ ຈະມີທງັ ຫມດົ 6 Step ດ້ວຍກັນ ແຕູ່ເຮົາສາມາດສ້າງໂດຍບໃຊຕ້ ົວຊ່ວຍສາ້ ງກໄດ້ ໃຫເ້ ບີງິ ເພມີ ໃນຫວົ ຂໍ້ “ພິມຊອງຈົດຫມາຍຈານວນຫລາຍ 63
ໃນຂ້ໍັນຕອນທີ 4 ເລອື ກ Use The current document ຄືເອກະສານທີເປີດຢູ່ Use an existing list ຄືເລືອກເອກະສານລາຍຊທີື ີໄດ້ບັນທຶກເອາົ ໄວ້ແລ້ວ 64
ກລະນເີ ລືອກເອກະສານ Database ທເີ ກບັ ຊີື-ທີຢູທ່ ສີ າ້ ງຈາກໂປຣແກຣມ Access ຈະເລອື ກເອກະສານ ນາມສະກນຸ .accdb ຫລື .mdb ແຕູ່ຖາ້ ໃນຂໍ້ັນຕອນທີເລືອກເປັນ Type a new list ຈະບັນທຶກເປັນ ເອກະສານ Microsoft Office Address List (.mdb) ໃຫແ້ ບບດຽວ. Select from Outlook contacts (ເລືອກຈາກທີຢູຕ່ ດິ ຕ Outlook) ເລອື ກລາຍຊຈືີ າກຫນັງສືລາຍຊີື ຂອງໂປຣແກຣມ Outlook. Type a new list (ພມິ ລາຍການໃຫມ)່ ຖ້າຈະພິມລາຍຊໃີື ຫມ່ ໂດຍຄລກິ ປູຸ່ມ Create (ສາ້ ງ) ແລ້ວໄປ ໃສູ່ຂມໍ້ ູນລງົ ໄປ ແລະ ຈັດໃຫ້ເປັນເອກະສານແບບຖານຂ້ມໍ ູນ access (.mdb). 65
ຂໍັ້ນຕອນການແຊກ Field ລາຍຊີືລົງໄປໃນຈົດຫມາຍ 66
ສະແດງຜນົ ຮັບການລວມ ແລະ ກວດສອບຂ້ມໍ ູນ ຄລກິ Preview results ເພອື ເບິງຜນົ ຮບັ 67
ຂໍ້ັນຕອນການສະແດງຜົນຮັບ ໃນຕອນນຈ້ໍີ ະເລືອກການສະແດງຜນົ ຮບັ ສຸດທ້າຍຂອງຈົດຫມາຍວຽນ ເພີືອນາຂໍມ້ ນູ ທີມີການລວມນັ້ໍນໄປໃຊ້ ງານ ເຊັນ: ສງັ ພິມອອກທາງເຈ້ຍ ຫລື ສະແດງຜົນຮັບໃນເອກະສານໃຫມ່ ເພີອື ກວດສອບຜົນຮັບ ແລະ ຄວາມ ຖືກຕ້ອງ ຈາກນັໍ້ນຈງຶີ ສັງພມິ Print… ຈະສັງພມິ ຈດົ ຫມາຍອອກທາງເຄອືີ ງພມິ ຕາມຕວົ ເລອື ກ Record ທີຈະພມິ ເຊັນ: All ທັງຫມົດ, Current record (ປະຈບຸ ັນທີບັນທຶກຢູ່) ຫລື ລະບຸຫນ້າເລີມຕົໍ້ນ (From) ຈາກ (to) ເຖງິ ຫນ້າທີລະບຸ Edit Individual letters… ຈະສ້າງເອກະສານໃຫມ່ ໂດຍຈະໄດ້ຫນາ້ ເອກະສານເທາົ ກັບຈາ ນວນລາຍຊືີທີມຢີ ູ່ ຫລື ທີເລອື ກ 68
7. ພມິ ຊອງຈດົ ຫມາຍຈານວນຫລາຍ ການພມິ ຊອງຈົດຫມາຍຈານວນຫລາຍກເຮດັ ໄດ້ຄືກັບການສ້າງຈົດໝາຍວຽນທີຜ່ານມາ ແຕ່ຈູ ະສາ້ ງຕາມຂໍ້ັນ ຕອນເອງໂດຍບໃຊ້ Step by Step Mail Merge wizard… ເຊິີງຈະມຂີ ັ້ໍຕອນດັງນ້ໍີ: 69
70
ຜນົ ຮບັ ທີໄດ້ ໃນຂັໍ້ນຕອນທີ 9 ການສັງພມິ ຊອງຈົດຫມາຍຈະເລືອກສັງພິມໄດ້ 2 ແບບ ຄ:ື ພິມອອກມາທາງເອກະສານ ໃຫມ່ (Edit Individual Documents…) ເພືອີ ເບີິງຕົວຢ່າູ ງຊອງຈົດຫມາຍທຸກຊອງກອ່ ນພມິ ເຊີງິ ອາດຈະໃສູ່ ຂ້ໍຄວາມເພີມເຕີມໃນແຕູ່ລະຊອງໃຫແ້ ຕກຕ່າງກນັ ໄດ້ ຫລື ເລືອກ Print documents… ສງັ ພິມອອກທາງເຄືີອງ ພມິ ທນັ ທີຕວົ ເລືອກການພິມຈະຄືການພມິ ຈດົ ຫມາຍທີຜ່ານມາ. 71
ເອກະສານອາ້ ງອງິ 1. ປືໍ້ມຄູ່ມືການນາໃຊ້ Microsoft Word 2016 ຮຽບຮຽງ ໂດຍ ທາ່ ນ ດວງພອນ ທຽ່ ງຄາ (ປະເທດໄທ) 72
Search
