หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมประมวลผลคำ

บทท่ี ความร้พู น้ื ฐานเก่ยี วกับโปรแกรมประมวลผลคา แนวคิด การศึกษาความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา ประวัติของโปรแกรมประมวลผลคาคุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี ความสาคัญของโปรแกรมประมวลผลคา และประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา นับว่าเป็นพ้ืนฐานที่สาคัญของการเรียนรู้โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีในอนาคต สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา 2. ประวัติของโปรแกรมประมวลผลคา 3. คุณลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาทีด่ ี 4. ความสาคญั ของโปรแกรมประมวลผลคา 5. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา จุดประสงค์เชงิ พฤติกรรม 1. บอกความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา 2. บอกประวัตขิ องโปรแกรมประมวลผลคา 3. อธิบายคณุ ลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาที่ดี 4. จาแนกคณุ ลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาท่ดี ี 5. อธบิ ายความสาคญั ของโปรแกรมประมวลผลคา 6. อธบิ ายประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคา

ความรู้พ้นื ฐานเกย่ี วกบั โปรแกรมประมวลผลคา 1 Microsoft Word 2010 เน้อื หาสาระ พืน้ ฐานทสี่ าคญั ของการเรยี นรโู้ ปรแกรมประมวลผลคา อนั ดับเร่มิ แรกควรศกึ ษาความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา เพ่ือจะได้เข้าใจคุณลักษณะ ความสาคัญ และประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา1. ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา การประมวลผลคา (Word Processing) เป็นการนาหลายๆ คามาเรียงกันให้อย่ใู นรูปแบบท่ีกาหนด ซ่ึงเราสามารถกาหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอกั ษรต่อหนง่ึ บรรทัด หรือหน้าละก่ีบรรทัด กั้นระยะหน้าหลังเท่าไร และสามารถแก้ไขเพ่ิมเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆออกมากี่ชุดก็ได้ ซึ่งเอกสารท่ีได้จะเหมือนกันทุกประการ โปรแกรมหรือชุดคาสั่งที่ทาให้เราสามารถทางานกับเอกสารและสั่งงานต่างๆ นี้ได้ มีช่ือเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word ProcessorProgram) โปรแกรมประมวลผลคา เป็นโปรแกรมท่ีช่วยสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเรว็ อาทเิ ชน่ จดหมาย บนั ทึกขอ้ ความ ใบปะหนา้ โทรสาร แบบฟอร์มตา่ งๆ เปน็ ต้น โดยเก็บในส่ืออิเล็กทรอนกิ ส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพ่มิ เตมิ หรือแกไ้ ขขอ้ มูลทีจ่ ัดเก็บได้ โดยทไ่ี มต่ อ้ งพมิ พ์ใหม่ทั้งหมด2. วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคา โปรแกรมประมวลผลคายุคแรกๆ ใช้โปรแกรมของต่างประเทศ เช่น โปรแกรม WORDSTARของบริษัทไมโครโปร จากัด ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่าน้ัน จึงทาให้ไม่ได้รับความนิยมจากผู้ใช้ชาวไทยนัก ต่อมาในปี พ.ศ. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาท่ีมีช่ือว่า “ราชวถิ ”ี ซ่ึงโปรแกรมน้ีเขียนขึ้นด้วยภาษา Assembly ทัง้ หมด การใช้งานเหมอื นกบั โปรแกรม WORDSTAR แต่สามารถพิมพข์ ้อความภาษาไทยได้ และมีการปรับปรุงพัฒนามาเรื่อยๆ จึงทาให้ได้รับความนิยมจากผู้ใช้งานอย่างสูงสุดในเวลาต่อมา ในปี พ.ศ. 2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์ และภาควิชาวศิ วกรรมคอมพวิ เตอร์ คณะวศิ วกรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั ได้ร่วมมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาภาษาไทยและองั กฤษ โดยออกแบบใหง้ า่ ยต่อการใช้งานและมีความสามารถในการทางานเช่นเดียวกับโปรแกรมประมวลผลคาอื่นๆ โดยต้ังช่ือว่า \"ซียูไรด์เตอร์ (CUWriter)\" มีลักษณะการทางานเหมือน WORDSTAR และประกาศใหใ้ ช้เปน็ โปรแกรมสาธารณะ(Public Domain) โปรแกรมประมวลผลคาในปัจจบุ นั จะใช้ชดุ ซอฟตแ์ วร์ ซง่ึ เป็นโปรแกรมสาเรจ็

2 ความรพู้ น้ื ฐานเกยี่ วกบั โปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Word 2016(Package) ชดุ ซอฟต์แวรน์ ้บี างทีเรยี กวา่ “โปรแกรมชดุ สานักงาน (Office Program)” โดยบริษัทไมโครซอฟต์คอร์เปอร์เรชัน จากัด (Microsoft Corporation) ได้ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟต์ออฟฟศิ(Microsoft Office) ออกสตู่ ลาดครง้ั แรกมชี อ่ื วา่ “ไมโครซอฟต์ออฟฟศิ รุ่น 4.3” ซึ่ งประกอบด้วย เวริ ด์(WORD) เปน็ โปรแกรมประมวลผลคา (Word Processing Software) เอกซ์เซล (Excel) เปน็ โปรแกรมตารางทาการ แอ็กเซส (Acess) เป็นโปรแกรมดา้ นฐานข้อมูล (Database Software) พาวเวอร์พอยต์(PowerPoint) เป็นโปรแกรมนาเสนอภาพกราฟิก (Presentation Software) ซ่ึงได้มีการพัฒนามาเรื่อยๆ ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2.0 และ 6.0 เป็นโปรแกรมท่ีทางานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 3.1 และพฒั นาปรับปรงุ เปน็ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 7.0 หรือไมโครซอฟออฟฟิศ 95 ต่อมาเปลีย่ นเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 97 เป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2000 เปน็ ไมโครซอฟออฟฟิศ 2002 หรือโมโครซอฟต์ออฟฟิศเอกซ์พี ซึ่งจะทางานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ (Windows) ของบริษัทไมโครซอฟต์และเป็นซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธ์ิ (License) และพัฒนาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2007 ปัจจุบันได้พัฒนาปรับปรงุ เปน็ ไมโครซอฟออฟฟิศ 20163. คณุ ลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคาท่ดี ี โปรแกรมประมวลผลคาที่ดี ควรมีคุณลักษณะดงั ต่อไปน้ี 1. มีระบบขอความช่วยเหลอื (Help) โปรแกรมประมวลผลคาทดี่ ี ควรจะมรี ะบบขอความช่วยเหลอื ที่จะคอยชว่ ยให้คาแนะนาช่วยเหลอื ให้ผู้ใช้สามารถทางานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่นหากเกิดปญั หากับการใชง้ าน หรอื สงสัยเกีย่ วกับวธิ ีการใช้งาน แทนทจ่ี ะตอ้ งเปดิ หาในหนังสอื คมู่ อื การใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมไดท้ ันที 2. มีระบบอัตโนมัติ โปรแกรมประมวลผลคาที่ดี ควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทางานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากข้ึน เช่น การตรวจสอบคาผิดอตั โนมัติ (Spell)การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใส่ข้อความอัตโนมตั ิ ตรวจสอบการสะกดคาผดิ ไดท้ ้ังภาษาไทยและอังกฤษ เป็นตน้ 3. การใช้ข้อมูลรว่ มกันกับโปรแกรมอ่นื ๆ ได้ โปรแกรมประมวลผลคาทีด่ ี ควรจะมีความสามารถในการนางานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่นๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรกภาพอักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผังองค์กร กราฟ เป็นต้น นอกจากน้ีควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อน่ื ๆ มาใช้งานในโปรแกรมได้ 4. เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย โปรแกรมประมวลผลคาที่ดี ไม่ควรใช้เวลานานเกินไปสาหรับการเรียนรู้โปรแกรม ควรมีบทเรียนช่วยสอนหรือสาธิต (Demo) เก่ียวกับขั้นตอนต่างๆ ในการใช้งานของโปรแกรม เพอ่ื ใหส้ ามารถเรียนรกู้ ารใช้งานโปรแกรมไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว

ความรู้พน้ื ฐานเกย่ี วกับโปรแกรมประมวลผลคา 3 Microsoft Word 2010 5. มรี ะบบการคน้ หา และแทนทค่ี า โปรแกรมประมวลผลคาท่ดี ี ควรจะระบบการคน้ หา และการแทนทค่ี า เพ่อื ให้ผใู้ ชส้ ามารถท่จี ะทาการค้นหาคาเพอ่ื การแกไ้ ข หรอื ทาการแทนทีไ่ ดส้ ะดวกและรวดเร็วยงิ่ ขนึ้ 6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี ควรจะมีเคร่ืองมือที่ช่วยให้การจัดรปู แบบของเอกสารได้สะดวกและรวดเรว็ ซ่ึงควรจะมีความสามารถท่ีจะจดั รปู แบบได้รวดเร็วมขี ้ันตอนในการจัดรปู แบบที่ไม่ย่งุ ยาก 7. กาหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ หลายขนาด โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี ควรจะมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลงและกาหนดรปู แบบของตัวอักษร และขนาดของตัวอักษรได้หลายรปู แบบ รวมทัง้ ตวั อกั ษรพิเศษต่างๆ ท่ไี ม่มีบนแป้นพมิ พ์ด้วย4. ความสาคัญของโปรแกรมประมวลผลคา ปัจจุบันสานักงานทั้งภาครฐั และเอกชน ได้มกี ารนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากข้ึน ท้ังน้ีเน่ืองจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างย่ิงการพฒั นาความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์ (Processor)และประสิทธิภาพการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมูลสารองต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ (Hard Disk) หรือแฟลซไดร์ฟ (Flash Drive) ท่ีมีความจุสูงข้ึน รวมถึงการผลิตเคร่ืองพิมพ์ (Printer) ความเร็วสูงประกอบกับราคาเครอ่ื งคอมพวิ เตอรม์ ีราคาถกู ลงแต่มีประสทิ ธภิ าพสงู ขนึ้ ทาให้สานกั งานตา่ งๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลผลข้อมูล ซ่ึงสามารถจัดทาเอกสาร บทความ รายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและเลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความรวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนท่ีจะพิมพ์เอกสารจริงออกมานอกจากนี้ยงั สามารถบนั ทึกเอกสารต่างๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลท่ีได้เก็บบันทึกไว้ข้ึนมาใช้งานในภายหลงั ได้5. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา 1. การจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่พมิ พข์ ้ึนด้วยกระดาษน้นั อาจจะสูญหายหรือฉีกขาดได้ง่าย แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์น้ัน ข้อมูลต่างๆ จะอยู่ครบถ้วนตราบเท่าที่สื่อท่ีใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น ดิสก์เก็ต ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี ฯลฯ อยู่ในสภาพท่ีดีและสมบรู ณ์ 2. การคน้ หาและการเรียกใชข้ ้อมูล โปรแกรมประมวลผลคาจะมีความสามารถในการค้นหาข้อความหรือคาท่ีเราต้องการได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถค้นหาข้อความหรือคาแล้วแทนท่ีด้วยข้อความหรือคาใหม่ได้โดยอัตโนมัติ ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทาได้โดยง่ายและสะดวก

4 ความรู้พนื้ ฐานเก่ยี วกับโปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Word 2016เพียงแต่ทราบชื่อไฟล์ และตาแหน่งท่ีจัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวกรวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหา และเรียกใชเ้ อกสารธรรมดา 3. การทาสาเนา การทาสาเนาเอกสารด้วยเครอ่ื งพิมพ์ดดี จะตอ้ งใชก้ ระดาษคารบ์ อน และสามารถทาสาเนาได้เพียงคร้ังละ 3-4 แผ่นเท่านั้น ในขณะที่การทาสาเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทาไดอ้ ย่างไม่จากัดและทุกสาเนามีความชัดเจนเทา่ เทยี มกัน 4. การเปล่ียนแปลงแก้ไขเอกสาร การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด มักจะมีการพิมพ์ผดิ อยูเ่ สมอๆ ทาให้เสียเวลาในการแก้ไขเอกสาร ซึง่ เป็นเรือ่ งทค่ี ่อนข้างยุ่งยาก นอกจากนี้เอกสารท่ีพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดกไ็ มส่ วยงามเท่าที่ควร และจะปรากฏร่องรอยของการแก้ไขขูดลบ แต่ถ้าใช้เครื่องคอมพิวเตอรใ์ นการพิมพเ์ อกสาร ปญั หาตา่ งๆ เหลา่ น้ีจะหมดไป ซ่งึ ช่วยใหป้ ระหยัดเวลาและค่าใชจ้ า่ ย 5. การจัดรูปแบบเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคามีความสามารถในการจัดทารูปแบบเอกสารได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะหน้าและหลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดเอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทางานเหนอื กว่าการทางานแบบเอกสารธรรมดาสรุปท้ายบท โปรแกรมประมวลผลคา หรอื ท่นี ิยมเรียกว่า โปรแกรมเวริ ด์ โพรเซสเซอร์ (Word ProcessorProgram) เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว อาทิเช่น จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ เป็นต้น โดยเก็บในส่ืออิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษผใู้ ชส้ ามารถเพมิ่ เตมิ หรอื แก้ไขข้อมูลทจี่ ดั เกบ็ ได้ โดยทีไ่ ม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด โปรแกรมประมวลผลคา ยังมรี ะบบทีค่ อยช่วยเหลือแนะนาในการใชง้ านให้สามารถใช้งานได้สะดวก มีการตรวจสอบการสะกดคาผิดได้ทงั้ ภาษาไทยและอังกฤษ สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นได้มกี ารจดั รูปแบบเอกสาร และสามารถจัดรูปแบบอัตโนมัติ ช่วยใหเ้ กดิ ความสะดวกในการทางานมากยิ่งข้ึน นอกจากนี้โปรแกรมประมวลผลคา เข้ามามีบทบาทในด้านการจัดการกับเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น บทความ รายงาน จดหมาย โดยสามารถจัดขอ้ ความและเลือกแบบอักษร แกไ้ ข เพมิ่ เตมิ ปรับปรุงแทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพมิ พ์เอกสารจริงออกมา อีกทั้งยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลท่ีได้เก็บบันทึกไว้ข้นึ มาใช้งานในภายหลงั ได้อยา่ งรวดเร็ว ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา สามารถจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูล การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล การทาสาเนา การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร ตลอดจนการจัดรูปแบบเอกสารสามารถทาได้สะดวกช่วยประหยัดเวลาและค่าใชจ้ ่ายได้ ☺☺