ใบงานหน่วยที่ 1 องค์การและการจัดการองค์กรeb

หนว่ ยท่ี 1 องค์การและการจดั การองคก์ าร โดย ครู เกณกิ า หมื่นเตยี ง

ใบความรู้หนว่ ยการเรียนรทู้ ี่ 1 เรอื่ ง องคก์ ารและการจดั องคก์ าร เทคนคิ วิธสี อนแบบบรรยาย (Lecture Method) ด้วยการเลา่ อธบิ ายใหผ้ ูเ้ รยี นเปน็ ผูฟ้ งั และเปดิ โอกาสใหผ้ ู้เรยี นซักถามปัญหาได้ในตอนท้ายของการบรรยายเกย่ี วกบั ลักษณะขององคก์ ารโดยท่ัวไป ซงึ่ แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะใหญ่ๆ คือ 1). องค์การทางสงั คม เปน็ องคก์ ารที่มวี ัตถุประสงคใ์ นการทาหน้าที่ท่เี กย่ี วข้องสมั พันธ์กบั สมาชิก ในสงั คม ได้แก่ ครอบครวั มหาวทิ ยาลยั โรงเรยี น และกลมุ่ กจิ กรรมตา่ งๆ 2). องค์การทางราชการ เป็นหน่วยงานทางราชการต่างๆ ที่ทาหน้าที่ในทางสาธารณะ หรอื บรกิ ารประชาชน และเปน็ องค์การท่ีมรี ะบบสลบั ซับซ้อนมาก ไดแ้ ก่ กระทรวง เทศบาล สขุ าภิบาล และ องค์การต่างๆ ทอ่ี ยใู่ นระบบราชการ 3). องค์การเอกชน เป็นองค์การท่มี ีการดาเนนิ การเพ่ือผลประโยชนท์ างการค้าและบริการ โดย ผลประโยชน์หรือกาไรจะตกแก่บคุ คลหรือกลมุ่ บุคคลท่ีเป็นเจา้ ของ ได้แก่ สถาบันการเงนิ โรงงานอตุ สาหกรรม บริษทั ห้างหุ้นส่วน เปน็ ตน้ เทคนคิ วิธีสอนแบบใชโ้ สตทัศนวัสดุ (Audio-Visual Meterial of Instruction Method) เปน็ วิธีสอน ที่นาอปุ กรณ์โสตทัศน์วัสดุมาช่วยพฒั นาคณุ ภาพการเรยี นการสอน โสตทศั น์วัสดดุ ังกล่าว ไดแ้ ก่ Power Point เพอื่ แสดงใหผ้ ้เู รยี นไดเ้ รยี นรู้โครงสร้างขององค์การ เป็นการมององค์การในลกั ษณะท่ีคงท่ี ทีเ่ ก่ียวกบั ความสมั พนั ธ์ และบทบาทหน้าทีท่ ่เี ปน็ ระบบ เพ่ือการจัดการและบรหิ ารใหม้ ีประสทิ ธิภาพสูงสุด เพ่ือ ความสาเรจ็ ขององค์การ โครงสรา้ งขององค์การจะประกอบด้วยสว่ นสาคัญดงั น้ี 1). มีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ เปน็ ส่งิ ท่อี งค์การจะต้องกาหนดเอาไวใ้ นการจัดตง้ั องคก์ าร ว่า ตงั้ ขึน้ มาเพื่ออะไรบา้ ง 2). มภี ารกิจหน้าท่ี องคก์ ารทุกประเภทจะตอ้ งกาหนดภารกิจหนา้ ทอ่ี ย่างชัดเจน โดยท่ัวไปแลว้ จะ กาหนดไว้อย่างถาวร 3). มีการแบ่งงานกันทา โดยมอบอานาจหน้าทแ่ี ละความรับผิดชอบ เปน็ การแบ่งงานหรือจัดกลุ่ม งาน แล้วมอบหนา้ ท่ีใหแ้ ต่ละคนหรือแต่ละกลมุ่ รับผดิ ชอบอยา่ งเปน็ ระบบ 4). มสี ายการบังคับบัญชา เป็นการจดั ตามความสมั พันธข์ องอานาจหนา้ ที่ และความ รับผดิ ชอบ ตามขอบเขตอานาจหนา้ ท่ีความรบั ผิดชอบแตล่ ะคน หรือแต่ละหนว่ ยงาน 5). มชี ่วงการควบคุม เปน็ เทคนคิ สาคัญในการจัดองค์การ เพอื่ แสดงใหเ้ ห็นวา่ ใครมขี อบเขตอานาจ หนา้ ท่ี และความรบั ผดิ ชอบเพยี งใด มีผใู้ ตบ้ งั คบั บัญชากคี่ น มีหน่วยงานที่อยใู่ ต้ความรบั ผิดชอบก่หี นว่ ย 6). มีความเอกภาพ หรอื ความเป็นอนั หนึง่ อันเดยี วกนั ในการบังคับบัญชา เป็นการจัดอานาจการ ควบคุมบังคับบัญชาให้รวมอยู่กบั บคุ คลใดบุคคลหน่ึง หรือคณะบุคคลใดบุคคลหนงึ่ อย่างชัดเจน เพ่ือการปฏบิ ัติ หน้าทไี่ มซ่ ้าซ้อนกัน และไม่กา้ วก่ายกนั ประเภทขององค์การ ไดแ้ ก่ 1). องค์การแบบปฐมและมธั ยม 1.1 องค์การแบบปฐม (Primary Organization) เป็นองค์การท่ีเกิดขนึ้ ตามธรรมชาติ โดย สมาชิกขององคก์ ารมีความสนิทสนมคุ้นเคยกันดี และรปู แบบของความสัมพันธ์นัน้ เป็นไปตามลักษณะสว่ นตวั ไม่มีพิธรี ีตองและเป้าหมาย เชน่ ครอบครวั เพอ่ื นบา้ น

1.2 องค์การแบบมธั ยม (Secondary Organization) เป็นองค์การท่ีสมาชิกมีความสัมพันธ์กนั อย่างมเี หตุผล อันเปน็ ผลสืบเนอ่ื งมาจากบทบาทท่ีกาหนดข้ึนไว้ภายในองค์การ ความสมั พนั ธ์ระหวา่ งสมาชกิ เป็นไปแบบไมเ่ ปน็ ส่วนตัว และวตั ถปุ ระสงค์ในการจดั ตั้งชัดเจน เชน่ หน่วยงานทางราชการ หน่วยงานทาง เอกชน เปน็ ต้น 2). องค์การรปู นยั และอรปู นัย 2.1 องค์การรปู นยั หรือองค์การทเ่ี ป็นทางการ (Formal Organization) เป็นองค์การที่มี รปู แบบ มีระเบยี บแบบแผนที่ชัดเจน เป็นองค์การทจี่ ัดตั้งข้ึนตามกฎหมาย มสี ายการบงั คับบญั ชา มกี ารแบง่ งานกนั ทาตามความสามารถของแต่ละบุคคล เพ่อื ดาเนนิ การให้บรรลวุ ัตถปุ ระสงค์ท่ีได้กาหนดไว้ 2.2 องค์การอรปู นยั คอื องค์การทไ่ี มเ่ ป็นทางการ (Informal Organization) เปน็ องค์การที่ เกิดขึ้นจากความสัมพันธข์ องสมาชิกในองคก์ ารทม่ี ลี ักษณะเปน็ ส่วนตวั ไมเ่ ปน็ ทางการ ไม่มโี ครงสรา้ ง กฎ ระเบียบ สายการบังคับบัญชา และวตั ถปุ ระสงคท์ ี่ชัดเจนแน่นอน โดยต้งั อย่บู น พื้นฐานความพอใจ ความสมัคร ใจ และความศรัทธาตามธรรมชาติของมนุษย์ เช่น สมาคม ชมรม สโมสร เปน็ ต้น อภปิ รายเป้าหมายขององค์การ ซ่ึงแบ่งออกเปน็ 3 ประเภทใหญๆ่ คือ 1). เปา้ หมายทางเศรษฐกจิ หรือกาไร 2). เป้าหมายเก่ยี วกบั การให้บรกิ าร 3). เป้าหมายดา้ นสงั คม หลักการจดั องค์การ โดยมหี ลักสาคญั ดังนี้ 1). การกาหนดหน้าท่ีการงาน การกาหนดหนา้ ทข่ี องงาน (Function) น้นั ขน้ึ อยกู่ ับวัตถุประสงค์ขององค์การ หนา้ ทก่ี ารงานและ ภารกจิ จงึ หมายถงึ กจิ กรรมที่ต้องปฏิบตั ิ เพอื่ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ หน้าท่ีการงานจะมีอะไรบา้ ง มี กก่ี ลุ่ม ขน้ึ อยู่กับเปา้ หมายขององค์การ ลกั ษณะขององค์การ และขนาดขององคก์ ารด้วย 2). การแบ่งงาน การแบ่งงาน (Division of Work) หมายถงึ การแยกงานหรอื รวมหนา้ ท่ีการงานทม่ี ลี ักษณะ เดียวกัน หรอื ใกล้เคยี งกันไว้ด้วยกัน หรือแบง่ งานตามลกั ษณะเฉพาะของงาน แล้วมอบงานนน้ั ๆ ให้แก่บุคคลที่ มีความสามารถหรอื ความถนัดในการทางานน้ันๆ โดยต้ังเป็นหนว่ ยงานยอ่ ยขนึ้ มารับผดิ ชอบ 3). สายการบงั คับบัญชา 3.1. จานวนระดับชน้ั แต่ละสายไม่ควรใหม้ จี านวนมากเกนิ ไป จะทาให้ไม่สะดวกแก่การ ควบคมุ อาจทาใหง้ านค่งั ค้างได้ 3.2. สายบังคับบญั ชาควรมีลกั ษณะชัดเจนวา่ ใครเป็นผ้มู ีอานาจส่งั การ และสงั่ ไปยงั ผู้ใด และ จะมีการรายงานต่อใคร มที ศิ ทางเดินไปในทศิ ทางใด 3.3. สายการบังคับบัญชาไมค่ วรใหก้ า้ วกา่ ยกัน หรอื ซอ้ นกัน งานอยา่ งหนึ่งควรมี ผู้รับผดิ ชอบ เพยี งคนเดียว 4). อานาจการบังคับบัญชา 4.1. การรวมอานาจ (Centralization) หมายถงึ ระบบบริหารที่รวมศูนยอ์ านาจอยู่ท่ี ผู้บังคบั บญั ชา หรอื หน่วยงานระดบั สูงเพียงจุดเดียว จะตัดสินใจเรอื่ งใดตอ้ งรอใหผ้ ูบ้ รหิ ารระดับสูงตดั สินใจสั่งการ กอ่ นจงึ จะดาเนินการได้ ทางานไดล้ ่าชา้ ผบู้ รหิ ารระดับลา่ งไม่ต้องรับผดิ ชอบใดๆ จงึ ไม่มีความคดิ จะรเิ รม่ิ งานหรอื พัฒนางานเท่าท่คี วร

4.2. การกระจายอานาจ (Decentralization) หมายถงึ ระบบบรหิ ารที่กระจายอานาจลงไป ใหผ้ ้บู รหิ ารระดบั ลา่ ง หรอื หนว่ ยงานท้องถิ่นเป็นผูต้ ดั สนิ ใจในหน้าทกี่ ารงานที่ตนรบั ผิดชอบ โดยกระจาย อานาจสว่ นใหญ่ลงไปให้ผ้บู ริหารระดบั ลา่ งสามารถตดั สินใจได้ทันที 5). ชอ่ งการควบคุม ช่องการควบคมุ จะกว้างหรือแคบ ขนึ้ อย่กู บั องค์ประกอบดังต่อไปนี้ 5.1. ความสามารถของผู้ใตบ้ ังคบั บญั ชา 5.2. การได้รับการฝึกฝนอบรมของพนักงาน 5.3. ความย่งุ ยากสลบั ซับซ้อนของงาน 5.4. ความสมั พนั ธก์ บั หน่วยงานอน่ื 6). แผนภูมอิ งค์การ 6.1. แผนภูมิโครงสร้างหลกั (Skeleton Chart) เป็นแผนภมู ิแสดงการจัดโครงสร้างทง้ั หมด ขององค์การ ว่าประกอบดว้ ยหนว่ ยยอ่ ยอะไร มคี วามสมั พันธก์ นั อย่างไร หนว่ ยงานย่อยใดขึน้ กบั หนว่ ยงานใด 6.2. แผนภูมิแสดงตัวบคุ คล (Personnel Chart) เปน็ แผนภูมแิ สดงตาแหน่งและหนว่ ยงาน ยอ่ ย และบอกหน้าทย่ี อ่ ๆ ของแต่ละตาแหนง่ ไว้ดว้ ย ผเู้ รยี นอภปิ รายรว่ มกันเปน็ กลุ่มวา่ ปจั จุบันองค์การราชการใช้หลักการจัดองคก์ ารแบบใด พร้อมท้ังให้ เหตุผลประกอบให้ชดั เจน ผเู้ รยี นสารวจการจดั องค์การของหนว่ ยงานประเภทสมาคม สถาบนั การเงนิ แลว้ ใหส้ รปุ หนว่ ยงาน เหลา่ นน้ั ประสบผลสาเรจ็ อยา่ งไร พร้อมอธบิ ายเหตผุ ลประกอบ การจดั องคก์ ารให้มีประสทิ ธิภาพตามท่เี ออรเ์ นสต์ เดล ได้เสนอแนะไว้เบ้ืองตน้ 3 ข้ันตอน ดงั น้ี 1). การกาหนดรายละเอียดของงาน เพื่อให้องคก์ ารบรรลเุ ป้าหมายท่ีองค์การได้ตง้ั ข้นึ มา เพ่อื ให้ บรรลุวตั ถปุ ระสงค์อยา่ งใดอย่างหน่งึ งานต่างๆ ขององค์การยอ่ มมีมากน้อยต่างกนั ตามประเภท ลักษณะ และ ขนาดขององค์การ การแจกแจงรายละเอียดของงานวา่ มีอะไร เปน็ ส่งิ จาเป็น 2). การแบ่งงานให้แต่ละคนในองค์การได้รับผิดชอบตามความเหมาะสม และตามความสามารถ 3). การประสานงาน เมื่อไดจ้ ัดแบ่งงานใหแ้ ต่ละฝ่าย แตล่ ะแผนกแล้ว ข้ันต่อไป คือ การประสานงาน ระหวา่ งแผนกตา่ งๆ เพอ่ื ใหก้ ารดาเนนิ งานเปน็ ไปอย่างราบรื่น และบรรลเุ ป้าหมายอยา่ งมีประสิทธภิ าพ