บทที่ 5 การเขียนรายงานเพื่อการปฏิบัติงานเชิงวิชาชีพ

บทท่ี การเขียนรายงานเพ่ือ 5 การปฏิบัติงานเชิงวชิ าชพี

สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมายของการเขียนรายงาน 2. ความสําคัญของรายงาน 3. ประเภทของรายงาน

1. ความหมายของการเขยี นรายงาน “การเขยี นรายงาน” หมายถึ ง ก าร เขี ยนข้ อมูล ข่ าวส าร เรื่องราวท่ีผ่านการรวบรวมผลวิเคราะห์ ประเมินผล เพื่อนํามาเสนอเป็นข้อมูลท่ี น่าเชื่อถือ ผ่านรูปแบบการเขียนท่ีมีระบบ ระเบยี บวิธีทางการเขียนรายงาน

2. ความสาํ คัญของรายงาน “การเขียนรายงาน” รายงานเป็นเคร่ืองมือสําคั ญที่ทําให้องค์ กร หน่วยงานเกิดความรู้ความเข้าใจร่วมกัน เป็นการ ส ร้า ง อ ง ค์ ค ว า ม รู ้ใ ห ม่ ที่ ส่ ง ผ ล ใ ห้ เ กิ ด ก า ร ป รับ ป รุ ง เปลี่ยนแปลง สรา้ งสรรค์ และพฒั นาการปฏิบัติงานให้ มีประสทิ ธภิ าพ ทนั เหตกุ ารณ์ นอกจากน้ีผลการรายงานยังสามารถใช้เป็ น หลักฐานเอกสารอ้างอิง ดังนั้น รายงานที่ดีจะต้อง ละเอียด ทันสมัย มีหลักฐานและข้อเท็จจรงิ ท่ีแม่นยํา ชัดเจน เช่ือถือได้

3. ประเภทของรายงาน 3.1 รายงานเหตุการณ์ รายงาน รายงานเหตุการณ์เป็นการเขียนรายงานเพื่อ บรรยายเห ตุการณ์ ให้ ผู้ บังคั บบัญ ชาทราบถึ ง รายละเอียดของเหตุการณ์ ตลอดจนวิเคราะห์ สรุปผล และให้ข้อเสนอแนะอย่างครบถ้วนลงใน รายงาน การรายงานเหตุการณ์ประกอบด้วย 4 ส่วน สาํ คัญ ได้แก่ 1. ขน้ั สว่ นนํา 2. ขั้นเน้ือหา 3. ข้ันสรุปผล 4. ข้ันการให้ขอ้ เสนอแนะ

3. ประเภทของรายงาน 3.2 รายงานผลการปฏิบัติงาน รายงาน รายงานผลการปฏิบัติงานเป็นงานเขียนที่ไม่กําหนด รูปแบบ แต่อย่างไรก็ตาม ต้องเขียนให้มีรูปแบบสวยงาม คือ 1. รูปแบบการเขียนรายงานผลการปฏิบัติงาน ควร ลําดับความสําคัญ เร่ิมท่ีรูปแบบตามที่หน่วยงานน้ัน ๆ กําหนด, เขียนในรูปของจดหมายหรอื บันทกึ ติดต่อ และเขียน ในรูปของรายงานขนาดส้ัน 2. วิธเี ขียนรายงานผลการปฏิบัติงาน ไพรถ เลิศพิรยิ ก มล (2543 : 128) ได้เสนอแนวทางการเขียนไว้ 2 ลักษณะ คือ เขียนอย่างละเอียดทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน และ เขียนแบบสรุปความ

3. ประเภทของรายงาน 3.3 รายงานการประชุม รายงาน ร า ย ง า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม จั ด เป็ น ห นั ง สื อ ร า ช ก า ร ประเภทหนึ่ง เลขานุการในแต่ละหน่วยงานเป็นผู้มี หน้าท่ีในการจดการประชุม และนําเสนอในรูปแบบ รายงานการประชุม พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 (2554 : 999) ให้ความหมายของ การประชุม ไว้ว่า น. รายละเอียด หรอื สาระของการประชุมท่ีจดไว้ เปน็ ทางการ

3. ประเภทของรายงาน 3.3 รายงานการประชุม รายงาน ใน ก า ร ป ร ะ ชุ ม ผู้ เข้ า ร่ ว ม ป ร ะ ชุ ม จํ า เป็ น ต้ อ ง เข้าใจคําศัพทเ์ ฉพาะทใ่ี ช้ในการประชมุ เพ่ือช่วยให้ สามารถสอ่ื สารได้เข้าใจและตรงประเด็น ดังน้ี - การประชุมสมัยสามัญ - การประชมุ สมัยวสิ ามัญ - องค์ประชุม - ครบองค์ประชมุ - ญตั ติ - ระเบียบวาระการประชมุ - จดหมายเชญิ ประชุม

3. ประเภทของรายงาน 3.3 รายงานการประชุม รูปแบบรายงานการประชุม รายงาน

3. ประเภทของรายงาน 3.4 รายงานทางวิชาการ รายงาน หมายถึง การนําเสนอผลการศึกษาค้นคว้า ซ่ึง ร ว บ ร ว ม แ ล ะ ร้อ ย เรีย ง ข้ อ มู ล อ ย่ า ง มี แบ บ แ ผ น เกี่ยวกับวิชาความรู้เรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซ่ึงช่วยให้ ผู้รับรายงานทราบผลของการศึกษา ค้นคว้า ข้อมูลอย่างเป็นระบบขั้นตอนของผู้จัดทํารายงาน สามารถนํามาใช้ในการอ้างอิงได้ อีกทั้งยังแสดง ถึงความรูค้ วามสามารถของผู้จัดทํารายงาน อัน จะนําไปสูก่ ารประเมินผลการปฏิบตั ิงานได้

สว่ นประกอบของรายงาน 1. สว่ นต้น 1. ปกนอก เปน็ หน้าบอกรายละเอียดเก่ียวกับชื่อรายงาน ชื่อผ้จู ัดทาํ รายงาน ชือ่ หน่วยงาน 2. ปกใน เปน็ หน้าซง่ึ มีรายละเอียดเชน่ เดียวกับปกนอกแต่ เปน็ กระดาษปอนด์ 3. คํานํา หน้าคํานําจะกล่าวถึงจดุ ประสงค์ ขอบเขต และ อาจกล่าวถึงวิธดี ําเนินการรวบรวมข้อมูลด้วยก็ได้ 4. สารบัญ เปน็ หน้าบอกรายการ หัวขอ้ เรอ่ื งตามลําดับที่ ปรากฏในรายงาน พรอ้ มทง้ั ระบุลําดับหน้าไว้

ส่วนประกอบของรายงาน 2. ส่วนกลาง 1. เน้ือหาส่วนต้น มักกล่าวเกรนิ่ ถึงความเปน็ มาของปัญหา สภาพการณ์ ทวั่ ๆ ไปทป่ี รากฏในด้านต่าง ๆ 2. เน้ือหาส่วนกลาง สาระสาํ คัญของรายงาน ในสว่ นน้ีควรมีการอ้างอิง ขอ้ มูลหลักฐานทไี่ ด้จากการค้นควา้ และสํารวจ 3. เนื้อหาสว่ นทา้ ย บทสรุปและข้อเสนอแนะทผี่ ูจ้ ัดทาํ รายงานมงุ่ เน้นให้ผมู้ ี อํานาจสั่งการและเกี่ยวขอ้ งได้พจิ ารณาเปน็ พิเศษ

ส่วนประกอบของรายงาน 3. สว่ นท้าย 1. บรรณานุกรม เปน็ รายช่ือเอกสาร หนังสอื ต่าง ๆ ทใี่ ช้ประกอบหรอื อ้างอิงในการจัดทาํ รายงาน 2. ภาคผนวก เปน็ ข้อมูลต่าง ๆ ทเี่ พมิ่ เติมนอกเหนือจากสาระสาํ คัญ ของรายงาน 3. ดรรชนี คือ บญั ชคี ําต่าง ๆ ทปี่ รากฏในรายงาน ระบุวา่ คําใดอยู่ หน้าใดบ้าง เพื่ออํานวยความสะดวกแก่ผู้อ่านในการ ค้นหาคําสาํ คัญ ๆ ในรายงานนั้น

สรุปทา้ ยบท การเขียนรายงานถือเป็นส่วนสําคัญส่วนหน่ึงใน ก า ร ทํ า ง า น ข อ ง ทุ ก อ ง ค์ ก ร ผู้ เ ขี ย น ร า ย ง า น จําเป็นต้องมีทักษะทางการสื่อความ จากนั้นกําหนด รูปแบบที่เหมาะสมกับลักษณะของรายงาน แล้วจึง ลงมือเขียนโดยเลือกใช้ภาษาที่ส่ือความอย่างตรง ประเด็นและชัดเจน การเขียนรายงานท่ีดี ย่อมจะ ชว่ ยแสดงผลของการปฏิบัติงานให้เปน็ ทปี่ ระจักษ์ได้