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Título ESCOLA DIGITAL REGISTO DE EQUIPAMENTOS Manual de Utilizador para AE/EnA Editor Secretaria-Geral da Educação e Ciência Autor Secretaria-Geral da Educação e Ciência Paginação Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares Edição 2.ª edição de dezembro 2020 [2]

CONTEÚDO 1 ENQUADRAMENTO......................................................................................................................................4 1.1 ASPETOS GERAIS........................................................................................................................ 4 1.2 ACESSO À PLATAFORMA ......................................................................................................... 4 2 INSTRUÇÕES DE UTILIZAÇÃO..................................................................................................................5 2.1 AUTENTICAÇÃO .......................................................................................................................... 5 2.2 CONSULTA DOS DADOS DOS EQUIPAMENTOS..................................................................... 7 2.2.1 Consulta dos dados de todos os equipamentos atribuídos................................................ 7 2.2.2 Consulta dos dados dos equipamentos que vão ser entregues pelo(s) fornecedor(es) ... 8 2.3 RECEÇÃO DE EQUIPAMENTOS............................................................................................... 10 2.3.1 Submeter uma Guia de Remessa/Transporte.................................................................. 10 2.3.2 Aceitação ou rejeição dos equipamentos na Plataforma de Registo de Incidentes ........ 11 2.4 ACORDO DE COOPERAÇÃO: CRIAÇÃO E SUBMISSÃO NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS ........................................................................................................................ 15 2.5 ACORDO DE COOPERAÇÃO: CANCELAMENTO E ATUALIZAÇÃO......................................... 18 2.6 ASSOCIAR LISTA DE EQUIPAMENTOS/ GUIAS AO ACORDO DE COOPERAÇÃO............ 20 2.7 DISTRIBUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS....................................................................................... 25 2.7.1 Atribuição de Equipamentos ............................................................................................. 25 2.7.2 Auto de Entrega: Criar, Consultar, Carregar e Atualizar ................................................. 28 2.7.3 Auto de Entrega: Cancelar ............................................................................................... 32 2.8 OUTRAS SITUAÇÕES............................................................................................................... 33 2.9 INFORMAÇÕES DE SUPORTE................................................................................................ 34 2.10 REGISTO DE INCIDENTES E PEDIDOS................................................................................. 36 2.10.1 Enviar um ticket ............................................................................................................... 37 2.10.2 Procurar um ticket............................................................................................................ 40 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................................................................42 [3]

1 ENQUADRAMENTO 1.1 ASPETOS GERAIS O presente documento consolida a informação necessária à utilização da Plataforma de Registo de Equipamentos: Escola Digital. Esta é constituída por um conjunto de menus que permitirão fazer o registo dos equipamentos fornecidos no âmbito do programa Universalização da Escola Digital. 1.2 ACESSO À PLATAFORMA A Plataforma de Registo de Equipamentos encontra-se disponível on-line. Para aceder deve utilizar o endereço eletrónico: https://registoequipamento.escoladigital.min-educ.pt/ Se sentir dificuldade no acesso à Plataforma, poderá enviar mensagem reportando essa situação para: [email protected] . Figura 1 – Ecrã inicial da Plataforma de Registo de Equipamentos [4]

2 INSTRUÇÕES DE UTILIZAÇÃO 2.1 AUTENTICAÇÃO Ao aceder ao link indicado em 1.2 (https://registoequipamento.escoladigital.min-educ.pt/) é apresentado o ecrã inicial da Plataforma, no qual deverá inserir os dados de autenticação do Agrupamento de Escolas ou da Escola Não Agrupada (AE/EnA) que representa. Figura 2 - Quadro de autenticação 1. Em “Selecione uma opção”, deve selecionar a opção AE/EnA; 2. Em “Utilizador” e “Palavra-chave”, deve inserir as credenciais do AE/EnA utilizadas na área privada da DGEstE e nos portais MISI; 3. Depois de preenchidos os dados de autenticação, deve clicar no botão “Aceder”. [5]

Depois da autenticação irá visualizar o seguinte ecrã: Figura 3 – Ecrã inicial após a autenticação do AE/EnA Na parte central deste ecrã é apresentado um Dashboard onde poderá visualizar o estado global dos equipamentos atribuídos ao AE/EnA. Passando o cursor em cima do gráfico verá mais informações. Colocando o cursor em cima da barra lateral azul, do lado esquerdo do ecrã inicial, aparecem os nomes dos vários separadores da plataforma a que pode aceder. Para isso, basta clicar no separador pretendido. Inicialmente estão disponíveis os separadores: - Início; - Receção de Equipamentos; - Carregamento de Acordos de Cooperação; - Carregamento de Outros Documentos; - Informações de Suporte. Quando desbloquear o separador de “Atribuição de Equipamentos” (explicado mais à frente neste manual), este estará também disponível no ecrã inicial. Para aceder a este manual de utilizador deverá clicar em . Para sair da plataforma deve clicar em , que se encontra no canto inferior esquerdo do ecrã. Figura 4 - Separadores da Plataforma [6]

2.2 CONSULTA DOS DADOS DOS EQUIPAMENTOS 2.2.1 Consulta dos dados de todos os equipamentos atribuídos A Plataforma de Registo de Equipamentos permite a consulta de todos os dados dos equipamentos atribuídos/a atribuir aos alunos/professores do AE/EnA. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Na Plataforma de Registo de Equipamentos poderá consultar a lista de todos os equipamentos já atribuídos ao AE/EnA, assim como o estado de cada um desses equipamentos. Para isso, no separador “Receção de Equipamentos”, não selecionando nenhuma Guia de Remessa/Transporte específica, deve clicar no botão “Exportar dados dos equipamentos já atribuídos ao AE/EnA”. Assim, visualizará os dados de todos os equipamentos em trânsito e também já entregues no AE/EnA, assim como o estado de cada um desses equipamentos, num ficheiro Excel. Figura 5 - Exportar dados dos equipamentos já atribuídos ao AE/EnA [7]

2.2.2 Consulta dos dados dos equipamentos que vão ser entregues pelo(s) fornecedor(es) O AE/EnA, no dia da receção dos equipamentos deve verificar se, na Plataforma de Registo de Equipamentos: Escola Digital, estão carregados os dados sobre os equipamentos que vão ser entregues pelo(s) fornecedor(es). No caso de os mesmos ainda não terem sido carregados, o AE/EnA deve contactar a DGEstE, enviando um ticket na ferramenta de “Registo de Incidentes e Pedidos”, selecionando a categoria “Processo de receção/ atribuição/ acompanhamento de equipamentos” e a subcategoria “Falta de informação” (consultar neste manual como enviar um ticket). COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Para consultar os dados dos equipamentos que vão ser entregues pelo(s) fornecedor(es), terá de fazer uma consulta por Guia de Remessa/Transporte. No separador “Receção de Equipamentos” deve selecionar o N.º da Guia de Remessa/Transporte com os dados dos equipamentos que pretende consultar. Figura 6 – Consulta dos dados dos equipamentos por Guia de Remessa/Transporte [8]

São apresentados no ecrã os dados relativos aos equipamentos dessa Guia. O estado dos equipamentos antes da receção dos mesmos é considerado em “Em trânsito”. Figura 7 - Lista dos dados dos equipamentos em trânsito de uma Guia de Remessa/Transporte Para facilitar a consulta, poderá exportar essa informação clicando no botão “Exportar dados dos equipamentos já atribuídos ao AE/EnA da Guia selecionada”. Assim, visualizará todos os dados dos equipamentos, da Guia de Remessa/Transporte selecionada, num ficheiro de Excel. Nota: Na receção dos equipamentos, esse ficheiro será útil para validar se os números de série (computador), os IMEI (Hotspot) e os MSISDN (Cartão SIM) dos equipamentos registados na Plataforma de Registo de Equipamentos online, coincidem com os números identificadores dos próprios equipamentos e com os registados na Guia de Remessa/Transporte. [9]

2.3 RECEÇÃO DE EQUIPAMENTOS O AE/EnA será contactado pelos fornecedores dos equipamentos (ou transportadora contratada) para indicação do dia e hora previstos para a entrega. 2.3.1 Submeter uma Guia de Remessa/Transporte O AE/EnA, nos 2 dias úteis após a receção dos equipamentos, deve digitalizar a Guia de Remessa/Transporte dos equipamentos apresentada pelo distribuidor, datada e assinada de forma legível e submeter na Plataforma de Registo de Equipamentos: Escola Digital online. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Depois de digitalizar e guardar a Guia de Remessa/Transporte, em formato digital, deve submeter esse ficheiro na Plataforma de Registo de Equipamentos. Para isso deve: 1. Aceder ao separador “Carregamento de Outros Documentos”; 2. Escolher o N.º da Guia de Remessa/Transporte; 3. Em “Tipo Documento”, deve escolher a opção “Guia de Remessa”; 4. Em “Arquivo”, deve clicar em “Escolher ficheiro” ou “Procurar…” e selecionar o ficheiro que pretende adicionar; 5. Em “Comentário”, pode adicionar informação que considere pertinente. No entanto, todos os incidentes devem ser comunicados através da criação de um ticket; 6. Termine o carregamento clicando no botão “Carregar Ficheiro”. Figura 8 - Carregamento de outros documentos (exemplo: Guias de Remessa/Transporte) [10]

Figura 9 - Quadro para submissão e posterior consulta da Guia de Remessa/Transporte Depois de carregado o ficheiro na Plataforma de Registo de Equipamentos, aparecerá uma mensagem informando que este foi carregado com sucesso e poderá consultá-lo, na “Lista de Documentos do AE/EnA”, clicando em “Download”. Se o ficheiro carregado não for o desejado, poderá eliminá-lo clicando em X. 2.3.2 Aceitação ou rejeição dos equipamentos na Plataforma de Registo de Incidentes O AE/EnA, nos 2 dias úteis após a receção dos equipamentos, deve registar a aceitação ou rejeição dos equipamentos na Plataforma de Registo de Incidentes online, validando que os respetivos números de série e de imobilizado (Computador), IMEI (Hotspot) e MSISDN (cartão SIM) coincidem com os indicados na Plataforma de Registo de Equipamentos online. [11]

COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Depois da verificação dos equipamentos, é feita a aceitação ou rejeição dos mesmos na Plataforma de Registo de Equipamentos, no separador “Receção de Equipamentos”. Figura 10 - Quadro para aceitação, rejeição de equipamentos ou atualização de estados Neste quadro pode escolher uma das seguintes opções:  “Aceitar Equipamentos” – Para aceitar todos os equipamentos;  “Rejeitar Equipamentos” – Para rejeitar todos os equipamentos;  “Atualizar Estado” - Para alterar estados de equipamentos individualmente. [12]

1. Aceitar Equipamentos: Se todos os equipamentos estiverem em bom estado, deve clicar no botão “Aceitar Equipamentos”. Todos os equipamentos passam para o estado de “Rececionado”. Figura 11 - Quadro com equipamentos aceites (estado \"Rececionado\") 2. Rejeitar Equipamentos: Se nenhum dos equipamentos estiver em bom estado, deve clicar em “Rejeitar Equipamentos”. Surgirá um quadro onde deve explicitar o motivo pelo qual está a rejeitar os equipamentos. Depois de redigir o motivo, deve clicar em “Rejeitar Equipamentos”. Figura 12 - Quadro para rejeição de equipamentos [13]

Todos os equipamentos rejeitados passarão para o estado de “Devolvido”. Figura 13 - Quadro com equipamentos rejeitados (estado \"Devolvido\") 3. Atualizar o estado dos equipamentos Pode alterar o estado de cada equipamento individualmente, clicando em “Atualizar Estado”, que se encontra em frente ao equipamento que pretende atualizar. Surgirá um quadro onde deve escolher o estado que pretende para o equipamento selecionado e onde deve indicar o motivo da alteração. Deve concluir clicando em “Atualizar Estado”. Aparecerá a listagem dos equipamentos com o estado já alterado. Figura 14 – Quadro para a atualização do estado dos equipamentos Nota: Só os equipamentos no estado “Rececionado” poderão ser atribuídos aos alunos. [14]

2.4 ACORDO DE COOPERAÇÃO: CRIAÇÃO E SUBMISSÃO NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS O AE/EnA, nos 2 dias úteis após receber os primeiros equipamentos, deve:  Criar/Gerar, descarregar e imprimir o “Acordo de Cooperação”;  Assinar (por quem vincula o AE/EnA) no local para o efeito e rubricar todas as páginas (se não for assinatura digital) do “Acordo de Cooperação”;  Digitalizar o “Acordo de Cooperação” rubricado e assinado e submetê-lo na Plataforma de Registo de Equipamentos online. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS 1. Selecionar o separador “Carregamento de Acordos de Cooperação”. Figura 15 – Carregamento de Acordos de Cooperação 2. No quadro seguinte, deve clicar no botão “Criar Acordo de Cooperação”. Figura 16 - Criar Acordo de Cooperação O Acordo de Cooperação criado fica no estado “Gerado”. [15]

3. De seguida, deve fazer o Download do Acordo gerado, clicando na mensagem, onde diz, “Download do Acordo de Cooperação gerado aqui” ou, em alternativa, pode clicar em “Opções”, que aparece na linha do Acordo de Cooperação, do lado direito e, de seguida, em frente a “Ficheiro Gerado”, clicar em “Download”. Figura 17 - Acordo de Cooperação no estado \"Gerado\" para fazer Download Notas:  O botão “Opções” destina-se a todas as ações necessárias relativas ao Acordo de Cooperação (fazer Download, carregar ou atualizar Acordo de Cooperação assinado).  O botão “Guias” destina-se a todas as ações necessárias relativas às Listas de Equipamentos/ Guias a associar ou já associadas ao Acordo de Cooperação (fazer Download e carregar). 4. Deverá visualizar o Acordo de Cooperação e verificar se os dados que constam no mesmo estão corretos. Se algum dado do Acordo de Cooperação não estiver correto, deve:  Cancelar o Acordo de Cooperação, clicando no X, em frente ao Acordo de Cooperação, do lado direito.  Criar um ticket reportando essa situação. Até que a incorreção seja corrigida, não deve submeter o Acordo de Cooperação assinado e rubricado.  Depois de corrigida a incorreção deve gerar novamente o Acordo. [16]

5. Se todos os dados estiverem corretos, deve imprimir o Acordo de Cooperação, rubricar em todas as páginas e assinar no local indicado para o efeito. No caso de usar assinatura eletrónica é dispensada a rúbrica em todas as páginas. 6. Deve digitalizar o Acordo de Cooperação rubricado e assinado e guardá-lo em formato digital. 7. Deve carregar o Acordo de Cooperação, rubricado e assinado, na Plataforma. Para isso, em frente ao Acordo de Cooperação gerado, terá de clicar em “Opções” (Ver Figura 17), após o que surgirá o ecrã seguinte: Figura 18 - Carregar Acordo de Cooperação Assinado No ecrã da Figura 18, em frente a “Acordo de Cooperação Assinado”, deve clicar em “Escolher ficheiro” ou “Procurar…” e selecionar o Acordo de Cooperação rubricado e assinado que pretende carregar. Para terminar, deve clicar no botão “Carregar Acordo de Cooperação Assinado”. O mesmo fica a aguardar assinatura da SGEC. Figura 19 - Acordo de Cooperação assinado, carregado e a aguardar assinatura da SGEC [17]

2.5 ACORDO DE COOPERAÇÃO: CANCELAMENTO E ATUALIZAÇÃO Ao longo do processo de criação e submissão do Acordo de Cooperação pode identificar situações que necessitem de proceder ao cancelamento ao à atualização do mesmo. Contudo, na Plataforma, só é possível cancelar um Acordo de Cooperação quando este está no estado “Gerado”. No entanto, se necessário, até que o documento esteja assinado pela SGEC pode substituí-lo. Para outras situações, terá de enviar um ticket reportando a situação em causa. Chama-se a atenção que é obrigatória a utilização do modelo de Acordo de Cooperação gerado pela plataforma, sem qualquer alteração por parte do AE/EnA. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS 1 - Quando o Acordo de Cooperação está no estado “Gerado”, se necessário, pode ser cancelado. Para isso, basta clicar no X que se encontra em frente ao Acordo de Cooperação no estado “Gerado”, do lado direito (ver Figura 17) e confirmar que pretende cancelar esse Acordo. Nota: Se após gerar o Acordo de Cooperação, identificar dados incorretos, deve cancelar esse Acordo e enviar um ticket reportando quais os dados que necessitam de correção. Depois de alterados os dados incorretos, receberá, em resposta ao seu ticket, a informação de que foram corrigidos os dados e já pode gerar o Acordo de Cooperação. [18]

2 - Enquanto o Acordo de Cooperação está a aguardar a assinatura da SGEC, não pode ser cancelado, mas sim substituído/atualizado. Para o fazer, deve clicar em “Opções” que se encontra em frente ao Acordo de Cooperação no estado “A aguardar assinatura SGEC”, do lado direito (ver Figura 19). Depois de clicar em “Opções”, surgirá o ecrã seguinte: Figura 20 - Ecrã para atualizar o Acordo de Cooperação Assinado No ecrã da Figura 20, em frente a “Acordo de Cooperação Assinado”, deve clicar em “Escolher Ficheiro” e selecionar o ficheiro com o Acordo de Cooperação, assinado e rubricado em todas as páginas, que pretende submeter. Para terminar, deve clicar no botão “Atualizar Acordo de Cooperação Assinado”. Assim, o novo Acordo agora submetido, substituirá o anterior e ficará “A aguardar assinatura SGEC”. Notas:  Não é possível ao AE/EnA, cancelar Acordos de Cooperação depois de assinados pela SGEC.  Quando a SGEC submeter o Acordo assinado, receberá um e-mail a comunicar esse facto e o Acordo aparecerá na Plataforma no estado “Fechado”.  Sempre que clica em “Opções” ou “Guias” e necessita de voltar ao ecrã anterior, deve clicar no botão “Voltar à Listagem”.  Qualquer situação anómala deve ser comunicada através do envio de um ticket. [19]

2.6 ASSOCIAR LISTA DE EQUIPAMENTOS/ GUIAS AO ACORDO DE COOPERAÇÃO Depois do Acordo de Cooperação estar assinado e submetido pelo AE/EnA, terá de submeter, na Plataforma de Registo de Equipamentos, a lista com os equipamentos já rececionados/guias, rubricada em todas as páginas e assinada e datada na última página. A submissão desta lista só deve ser feita, depois de colocar os equipamentos recebidos, no estado “Rececionado”. Depois de cumpridos estes procedimentos e da SGEC submeter na Plataforma o Acordo Assinado pelo Senhor Secretário-Geral da Educação e Ciência, o separador de “Atribuição de Equipamentos” fica disponível. No entanto, apenas os equipamentos listados em guias associadas ao Acordo de Cooperação, submetidas na Plataforma de Registo de Equipamentos, ficam disponíveis para atribuição. Esta atribuição poderá acontecer desde que existam kits completos (portátil e conetividade) para atribuir. Nota: Quando o AE/EnA receber mais equipamentos e desejar formar kits para atribuição, deve submeter uma nova lista, para que os novos equipamentos recebidos possam ficar disponíveis para atribuição. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Para associar ao Acordo de Cooperação uma Lista de Equipamentos/ Guias já recebidos pelo AE/EnA, deve: 1. Aceder ao separador “Carregamento de Acordos de Cooperação” (ver Figura 15). 2. Em frente ao “Acordo de Cooperação”, do lado direito do ecrã, clicar na opção \"Guias\" (Ver Figura 19). [20]

3. Selecionar, na primeira tabela, todas as Guias de Remessa disponíveis (com os equipamentos recebidos pelo AE/EnA (já no estado “Rececionado”) e ainda não associados ao Acordo de Cooperação). As guias que forem selecionadas passam para a segunda tabela (para serem associadas ao Acordo). Figura 21 - Associar Guias ao Acordo de Cooperação 4. Clicar no botão \"Associar Guias a Acordo de Cooperação\". [21]

5. Fazer o Download do documento gerado, clicando em “Download do Documento gerado aqui” ou, em frente a “Ficheiro Gerado” clicando no botão “Download”. Figura 22 - Download da Listagem de Equipamentos/ Guias 6. Imprimir, rubricar todas as páginas, assinar a última e digitalizar o documento. No caso de usar assinatura eletrónica é dispensada a rúbrica em todas as páginas. 7. Em frente a “Lista de Equipamentos Assinada”, clicar em “Escolher ficheiro” ou “…Procurar” e selecionar o documento com a listagem dos equipamentos rubricada e assinada que se pretende carregar, clicando, por fim, no botão \"Carregar Documento Assinado\". [22]

Figura 23 - Carregar Lista de Equipamentos assinada, rubricada e datada Notas:  Se a Lista de Equipamentos/ Guias carregada não estiver corretamente assinada ou rubricada, poderá atualizar o documento assinado. Para isso terá de, em frente a “Lista de Equipamentos Assinada”, clicar em “Escolher ficheiro” e selecionar o ficheiro que pretende carregar. Deve terminar clicando em “Atualizar Documentos Assinado”. Esta atualização da Lista de Equipamentos/Guias só pode ser feita, pelo AE/EnA, enquanto a SGEC não submeter na Plataforma a Lista de Equipamentos Assinada pela SGEC.  Se depois de gerar a Lista de Equipamentos / Guias, o AE/EnA verificar que na lista existem equipamentos com estados diferentes do real, poderá atualizar os estados no separador de “Receção de Equipamentos” e depois voltar a “Guias” e clicar em “Gerar novamente Documento” (Ver figura 22). [23]

Nota: Assim que estes procedimentos estiverem cumpridos e o Acordo de Cooperação assinado pela SGEC estiver submetido na Plataforma, o separador de “Atribuição de Equipamentos” fica disponível. Figura 24 – Disponibilização do separador de “Atribuição de Equipamentos” 8. Sempre que pretender associar novas Listas de Equipamentos/ Guias ao Acordo de Cooperação, terá de clicar no botão “Associar Novas Guias ao Acordo” e repetir os procedimentos utilizados para o carregamento/associação da primeira Lista de Equipamentos/Guias” (Do ponto 1 ao ponto 7). Figura 25 - Associar novas Guias ao Acordo [24]

2.7 DISTRIBUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS O AE/EnA deve fazer a distribuição dos equipamentos até 3 semanas depois de os ter recebido. Na Plataforma de Registo de Equipamentos, como já referido, terá disponível o separador “Atribuição de Equipamentos” depois de o Acordo de Cooperação estar assinado por ambas as partes (AE/EnA e SGEC) e de a primeira Lista de Equipamentos/ Guias, ter sido assinada, rubricada e submetida na Plataforma. O AE/EnA no separador “Atribuição de Equipamentos” terá equipamentos disponíveis para atribuir desde que, esses equipamentos já tenham sido colocados no estado “rececionado” e estejam associados ao Acordo de Cooperação numa listagem já submetida pelo AE/EnA na Plataforma de Registo de Equipamentos. A atribuição dos equipamentos e a impressão, em duplicado, do Auto de Entrega deve ser feita pelo AE/EnA, no momento da entrega do equipamento ou em fase anterior, através da Plataforma de Registo de Equipamentos: Escola Digital. Nota: Só poderá imprimir os Autos de Entrega depois da atribuição dos equipamentos na Plataforma de Registo de Equipamentos. 2.7.1 Atribuição de Equipamentos Depois de rececionados, os equipamentos devem ser atribuídos. Para que possam ser atribuídos, terá de se associar um utilizador a um computador portátil, a um hotspot e a um cartão SIM. Esta associação é feita pelo AE/EnA na Plataforma de Registo de Equipamentos. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS No separador “Atribuição de equipamentos”: 1. Selecionar a escola a que pertence o aluno que vai receber o equipamento. Só aparecerão como opção as escolas pertencentes ao AE/EnA que se autenticou. 2. Selecionar o escalão a que pertence o aluno (Escalão A ou Escalão B). 3. Selecionar o aluno (com nome, NIF e ano de escolaridade), procurando na listagem de alunos possíveis para a escola e escalão indicados. [25]

4. Equipamentos 4.1. Selecionar o PC a atribuir. Nota: A etiqueta do n.º de imobilizado e o n.º de série no PC têm de corresponder aos indicados na Plataforma de Registo de Equipamentos. 4.2. Selecionar o hotspot a atribuir. Nota: O n.º de IMEI no Hotspot tem de corresponder ao indicado na Plataforma de Registo de Equipamentos. 4.3. Selecionar o cartão SIM a atribuir. Nota: O n.º de MSISDN do Cartão SIM tem de corresponder ao indicado na Plataforma de Registo de Equipamentos. 5. Proceder à gravação dos dados clicando no botão “Gravar equipamentos”. Figura 26 – Quadro para atribuição dos equipamentos a cada aluno [26]

Nota: Na seleção, só aparecem disponíveis os equipamentos possíveis para entrega ao aluno selecionado, tendo em conta o ano de escolaridade e os equipamentos disponíveis (em estado “Rececionado”), já adicionados a uma Lista de Equipamentos/ Guias submetida. Caso os equipamentos associados ao aluno não sejam os corretos, deve clicar no botão “Eliminar Equipamentos Associados ao Aluno”. Figura 27 - Quadro com os equipamentos associados ao aluno Notas:  Se necessitar alterar o estado de “Aluno” para outro estado, primeiro terá de clicar no botão “Eliminar Equipamentos Associados ao Aluno”, para que os equipamentos possam depois passar para outro estado.  Pode exportar para um ficheiro de Excel todos os dados dos equipamentos atribuídos pelo AE/EnA, clicando no botão “Exportar dados dos equipamentos atribuídos pelo AE/EnA” (Ver Figura 26). [27]

2.7.2 Auto de Entrega: Criar, Consultar, Carregar e Atualizar O AE/EnA deve imprimir em duplicado (um para o EE/aluno outro para o AE/EnA) o Auto de Entrega do equipamento relativo a cada aluno, para ser assinado pelo Encarregado de Educação ou pelo próprio aluno, se maior de idade e pelo representante do AE/EnA, no ato de entrega do equipamento ao aluno. Todas as páginas do Auto devem, também, ser rubricadas por ambas as partes. O Auto de Entrega só pode ser impresso após a atribuição dos equipamentos na Plataforma de Registo de Equipamentos, utilizando obrigatoriamente o modelo disponível. Até 3 semanas depois da entrega dos equipamentos nas escolas, o AE/EnA deve submeter o Auto de Entrega, rubricado em todas as páginas e assinado por ambas as partes, na Plataforma de Registo de Equipamentos. A data de impressão do Auto de Entrega terá de corresponder à data de entrega do equipamento ao aluno ou, no limite (caso não exista a possibilidade física de impressão no ato de entrega), ao dia útil anterior. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS No separador “Atribuição de equipamentos”, depois de associados os equipamentos ao aluno, deve clicar no botão “Criar Auto de Entrega do Aluno” (Ver Figura 27). Aparecerá o seguinte ecrã: Figura 28 – Criar Auto de Entrega do Aluno [28]

Depois de criado, o Auto deve ser impresso em duplicado, para poder ser assinado por ambas as partes. Para o fazer deve clicar em “Download do Auto de Entrega criado aqui” ou, em frente ao Auto de Entrega do aluno, no estado Gerado, clicar em “Opções”. Aparecerá o seguinte ecrã: Figura 29 - Opções do Auto de Entrega do Aluno Em frente ao “Ficheiro Gerado”, deve clicar no botão “Download”. Surgirá o Auto de Entrega cujos dados deve verificar. Nota: Se o Auto de Entrega não estiver correto, deve proceder às alterações necessárias e “Gerar novamente Auto de Entrega”, clicando no botão (Ver Figura 29). Se a informação não correta do Auto, não puder ser alterada pelo AE/EnA, deve ser registado um ticket na ferramenta “Registo de Incidentes e Pedidos”, reportando essa situação (ver neste manual como enviar um ticket). [29]

Se o Auto estiver correto deve imprimir em duplicado. Este deve ser rubricado em todas as páginas e assinado pelo Representante do AE/EnA e pelo Encarregado de Educação ou pelo aluno se este for maior. Depois de rubricado em todas as páginas e assinado por ambas as partes, o Auto de Entrega deve ser digitalizado e guardado em formato digital. De seguida, em frente a “Auto de Entrega Assinado” (Ver Figura 29), deve clicar em “Escolher ficheiro” ou “Procurar…” e selecionar o ficheiro do Auto de Entrega assinado pretendido. Para terminar, deverá clicar em “Carregar Auto de Entrega Assinado”. Os Autos carregados/enviados ficam disponíveis na Plataforma, no separador “Atribuição de Equipamentos”. Em frente ao Auto do aluno desejado, pode clicar em “Opções”, para poder consultar o Auto de Entrega desse aluno e os equipamentos que lhe foram atribuídos. Figura 30 - Lista de Equipamentos Entregues, no separador \"Atribuição de Equipamentos\" [30]

Clicando em “Opções” depois do Auto submetido, poderá, caso necessite, atualizar o Auto de Entrega assinado, escolhendo um novo ficheiro, em frente a “Auto de entrega Assinado” e clicando, por fim, no botão “Atualizar Auto de Entrega Assinado”. Figura 31 - Atualizar Auto de Entrega Assinado No ecrã da Figura 30, pode também:  Consultar os dados dos equipamentos atribuídos pelo AE/EnA, clicando no botão “Exportar dados dos equipamentos atribuídos pelo AE/EnA. Aí poderá visualizar, num ficheiro de Excel, uma lista com vários dados que constam dos Autos de Entrega de cada aluno.  Consultar a lista de alunos do AE/EnA com escalão A ou B, que constam na Plataforma (estes dados são retirados das plataformas E360 e MISI). [31]

2.7.3 Auto de Entrega: Cancelar Por vezes podem acontecer situações que necessitam de cancelamento do Auto de Entrega. A associação errada dos equipamentos, a transferência de AE/EnA, a mudança do aluno para a tipologia de equipamentos seguinte, … são algumas das razões para o cancelamento do Auto de Entrega. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Para cancelar um Auto de Entrega, deve aceder ao separador “Atribuição de Equipamentos” e, na Lista de Equipamentos Entregues, clicar em “Opções”, em frente ao nome do aluno que se pretende cancelar o Auto de Entrega. Surge o quadro seguinte: 1 - No quadro da figura 32, em frente ao Auto que pretende cancelar, deve clicar no X. O Auto fica no estado “Cancelado”. 2 – Deve agora desassociar os equipamentos, clicando no botão “Eliminar Equipamentos Associados ao Aluno” (Ver Figura 27). Nota: Os equipamentos desassociados podem novamente ser atribuídos, desde que estejam no estado “Rececionado”. Figura 32 – Quadro para acesso ao Auto de Entrega do aluno. [32]

2.8 OUTRAS SITUAÇÕES A Plataforma de Registo de Equipamentos permite-lhe carregar outros documentos que considere relevantes. COMO FAZER NA PLATAFORMA DE REGISTO DE EQUIPAMENTOS Para o fazer, deve utilizar o mesmo processo usado para carregar uma Guia de Remessa/Transporte. No entanto, em “Tipo de Documento”, deve escolher a opção “Outro”. Figura 33 - Quadro para carregar outro documento O AE/EnA, para as restantes situações não descritas nos pontos anteriores, deve contatar a DGEstE, criando um registo de incidente ou pedido na ferramenta de “Registo de incidentes e pedidos” (ticket), providenciando a informação relevante de acordo com as situações previstas no Guião: “PROGRAMA ESCOLA DIGITAL - Kit de Computador e de conetividade”. [33]

2.9 INFORMAÇÕES DE SUPORTE A Plataforma de Registo de Equipamentos disponibiliza um separador com Informações de Suporte. Neste separador pode encontrar três subseparadores: 1– Contactos AE/EnA - Onde o Contacto de Referência (Ponto Único de Contacto) do AE/EnA deve registar e atualizar os seus dados de contacto. Figura 34 - Contactos EA/EnA: Contacto de Referência 2 – Contactos dos Fornecedores – Onde estão disponibilizados os contactos de todos os fornecedores para que os AE/ENA possam reportar-lhes os incidentes. Figura 35 - Contactos dos Fornecedores [34]

3 - Documentos de Suporte e FAQ – Onde poderá encontrar o link de acesso ao Portal de Apoio TIC da DGEEC. Neste Portal encontrará o Guião - Escola Digital: Kits de Computadores e Conetividade, o Manual de Utilizador da Plataforma Registo de Equipamentos, as FAQ, … Figura 36 - Documentos de suporte e FAQ [35]

2.10 REGISTO DE INCIDENTES E PEDIDOS No decorrer do procedimento poderão surgir incidentes ou sentir a necessidade, como entidade cooperante na implementação do programa “Escola Digital”, de fazer um pedido de suporte. Quando a Plataforma de Registo de Equipamentos não é suficiente para responder a essas situações, disponibilizamos a ferramenta “Registo de incidentes e pedidos”. Para aceder a esta ferramenta deverá clicar no ícone: Figura 37 – Ícone de acesso à ferramenta \"Registo de Incidentes e Pedidos\" Este ícone está disponível nos vários ecrãs da Plataforma de Registo de Equipamentos: Escola Digital. Ao clicar no ícone “Registo de Incidentes e Pedidos” poderá enviar um ticket com um pedido de suporte ou reportar um incidente (clicando em “Enviar um ticket”). Poderá também visualizar os tickets já enviados (clicando em “Procurar ticket”). Nesta ferramenta poderá também encontrar conteúdos na “Base de conhecimento”, que o ajudarão a esclarecer algumas dúvidas Figura 38 – Ecrã inicial da ferramenta \"Registo de Incidentes e Pedidos\" [36]

2.10.1 Enviar um ticket Usando a opção “Enviar um ticket” deverá escolher a categoria do pedido ou incidente. Figura 39 - Categorias do pedido ou incidente São considerados pedidos os tickets que pretendem obter informações ou conselhos, solicitar alterações ou aceder a um serviço de TI. São considerados incidentes os tickets que reportam eventos que causam ou podem causar uma interrupção do serviço ou uma redução da sua capacidade. Existem 4 categorias de tickets disponíveis:  Deverá selecionar a categoria “Processo de receção / atribuição / acompanhamento de equipamentos” se o seu pedido ou incidente diz respeito a:  Atribuição de equipamento;  Devolução de equipamento;  Documentação (Guião, Manual, contactos dos fornecedores);  Equipamento para abate;  Extravio de equipamento;  Falta de informação;  Receção de equipamento;  Troca de equipamento.  Deverá selecionar a categoria “Equipamentos e conetividade” se o seu pedido ou incidente diz respeito a:  Computador;  Hotspot / SIM card. [37]

 Deverá selecionar a categoria “Aplicações” se o seu pedido ou incidente diz respeito a:  Acessos;  Acesso rede Wi-Fi da escola;  Aplicações (instalação, utilização);  Plataforma de registo de equipamentos.  Deverá selecionar a categoria “Outros” se o seu pedido ou incidente diz respeito a:  Dados pessoais;  Ferramenta de registo de incidentes e pedidos;  Outros incidentes e pedidos não cobertos pelas categorias existentes. Quando seleciona a categoria do ticket que pretende enviar, aparecerá um formulário que deverá preencher com os dados solicitados, podendo anexar, se necessitar, até dois ficheiros (com um limite de 2 MB por ficheiro). O campo “Escola” é preenchido automaticamente pela Plataforma e não pode ser alterado pelo utilizador. Preenchidos os dados, deverá clicar em “Enviar ticket” para submeter o seu pedido ou incidente. Figura 40 - Formulário para envio de um ticket [38]

Enviado o ticket, aparecerá uma mensagem confirmando que o mesmo foi enviado com sucesso e receberá uma mensagem no e-mail inserido no formulário, certificando esse mesmo envio. Figura 41 - Mensagem de confirmação do envio de um ticket Poderá também visualizar o ticket enviado clicando em “Visualizar seu ticket” (se o fizer logo após o envio do mesmo) ou clicando em “Procurar ticket” (se o fizer posteriormente) introduzindo o ID do ticket e o email utilizado na submissão. Se necessitar de acrescentar algo a um ticket já enviado deverá clicar em “Visualizar seu ticket”, adicionar uma mensagem e clicar em “Enviar mensagem”. Receberá a confirmação desse envio. Posteriormente receberá no e-mail uma resposta ao ticket enviado. O processo de envio de mensagem adicional a um ticket já enviado ou de consulta de resposta pode também ser feito clicando em “Procurar ticket”. Sempre que recebe uma resposta a um ticket é colocada a questão abaixo, para a qual solicitamos a sua resposta. Se considerar que a resposta dada ao ticket criado satisfaz as suas necessidades deve, no prazo de 72 horas (3 dias úteis) após a receção da resposta, marcar esse ticket como resolvido. Se nesse tempo não o fizer, o mesmo será automaticamente considerado resolvido. Figura 42 - Marcar ticket como resolvido [39]

2.10.2 Procurar um ticket Usando a opção “Procurar ticket” da página inicial da ferramenta \"Registo de Incidentes e Pedidos\", poderá visualizar os tickets já enviados. Figura 43 - Ecrã inicial da ferramenta \"Registo de Incidentes e Pedidos” Para isso, deverá indicar o ID do ticket a procurar (rastreador) e o e-mail, clicando depois em “Visualizar ticket”. Figura 44 - Quadro para visualizar ticket existente (já enviado) Se não se recordar do ID do ticket que pretende procurar, poderá recuperá-lo clicando em “Esqueceu ou quer receber todos os IDs de rastreamento dos tickets?” e indicando o e-mail utilizado na submissão dos tickets, para receber o(s) ID(s) de recuperação. [40]

Poderá optar por recuperar os IDs apenas dos tickets abertos (ainda não resolvidos) ou de todos os tickets criados (resolvidos e não resolvidos). Para finalizar deve clicar em “Envie-me o ID rastreador”. Figura 45 - Quadro para recuperar IDs dos tickets Terminado o pedido de recuperação do(s) ID(s) do(s) ticket(s), surgirá uma mensagem confirmando que foi enviado, para o endereço indicado, um e-mail com os detalhes sobre o(s) ticket(s). Figura 46 - Mensagem de confirmação da recuperação do(s) ID(s) Com os detalhes do(s) ticket(s) recebidos no e-mail poderá agora realizar a procura do(s) mesmo(s), procedendo como indica a Figura 44 deste manual. [41]

3 CONSIDERAÇÕES FINAIS Sempre que sejam introduzidas novas funcionalidades na Plataforma de Registo de Equipamentos, o presente Manual será atualizado em conformidade. Qualquer situação a reportar, sugestão ou correção sobre este Manual poderá fazê-lo utilizando a ferramenta de registo de incidentes e pedidos ou através do endereço de suporte à aplicação [email protected]. [42]