เอกสารประกอบการเรียน

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 3. ทช่ี อ่ ง Order เลือกเกณฑ์การจัดเรียง 4. คลกิ ปุ่ม เพื่อเพ่มิ หวั ข้อรอง หวั ข้อที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรยี ง 5. คลิกป่มุ OK การกรองข้อมลู แบบอตั โนมตั ิ (AutoFilter) การกรองข้อมลู เป็นการนาข้อมลู จานวนมากทีม่ ีอยมู่ าวิเคราะห์ โดยมีรูปแบบการทางานดังน้ี การกรองข้อมลู ตามค่าในเซลล์ เป็นการเลือกข้อมูลจากรายการโดยตรง ซึ่งมีรูปแบบการใช้งานใหม่เพ่ือให้ผู ใ้ ช้สามารถเลือกค่าท่ี ต้องการไดม้ ากกวา่ 1 ค่า 1. จาก Ribbon Data กล่มุ Sort & Filter 2. เลือกปุ่ม จะปรากฎลูกศรในแถวหวั ขอ้ ดังรปู 3. คลกิ ปมุ่ ลูกศรลงของหวั ข้อทีจ่ ะคน้ หา เลอื กข้อมลู ทีต่ ้องการ 4. คลกิ ปมุ่ OK แถบสถานะจะแสดงจานวน Record ทก่ี รองได้ การยกเลิกข้อมูลทีก่ รอง (Filter) 1. ท่ี Ribbon Data กลุม่ Sort & Filter 2. คลิกปมุ่ การกาหนดเงอื่ นไขการกรองขอ้ มูล (Advanced Filter) การกาหนดเงื่อนไขการกรองข้อมูล เพอื่ ให้ได้ข้อมูลตรงกบั ความต้องการในการนาไปใชง้ านมากที่สดุ สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 49

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การกาหนดเง่ือนไขอยา่ งงา่ ย การกาหนดเง่ือนไขด้วยวิธนี ้ี ผลข้อมูลท่ีไดจ้ ะแทนท่ีค่าข้อมูลเดมิ 1. เลอื กเคร่ืองมือการกรอง 2. จากนน้ั ท่ีคอลัมนท์ ี่ต้องการกรองข้อมูลคลกิ ปุ่ม  3. เล่ือนเมาส์ท่ีคาสั่ง Text Filter หรือ Number Filter ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่ทาการเลือก จะ ปรากฏเมนดู ังรูป 4. เลือกใสร่ ูปแบบการกรองตามทีต่ อ้ งการ การกาหนดเง่ือนไขแบบระบุตาแหนง่ ใหมใ่ ห้กับผล เปน็ วธิ ีการกรองทสี่ ามารถเลือกแสดงผลในตาแหน่งอืน่ ได้ 1. จาก sheet ทจ่ี ัดทาเปน็ ตารางขอ้ มลู 2. Ribbon Data คลิกเลอื กปุ่ม จะปรากฎหนา้ ตา่ ง Advance Filter Action - Filter the list, in-place ให้ค้นหาและแสดงผลลัพธใ์ นพน้ื ทเี่ ดิม - Copy to another location ให้คน้ หาและนาขอ้ มลู ที่ค้นหาได้ไปแสดงในพน้ื ที่อ่นื List range: พนื้ ทท่ี ี่จะเข้าไปค้นหาและกรองข้อมูล Criteria range: พ้ืนทที่ ่ใี ช้สาหรับวางเงอ่ื นไขท่ีจะนาไปคน้ หา Copy to: กาหนดเซลลป์ ลายทางท่จี ะนาข้อมลู ท่ีค้นหาได้ไปวางแสดงผลลพั ธ์ Unique record only: ให้ค้นหาเฉพาะข้อมูลที่แตกต่าง 3. เมือ่ เลือกข้อมูลที่ตอ้ งการเรยี บร้อยแล้ว คลิกปมุ่ OK การจดั การฐานขอ้ มลู ใน Microsoft Excel 2013 Microsoft Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทาให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข และลบ ข้อมลู และนาขอ้ มูลมาประมวลผลในรปู แบบของรายงานแบบต่าง ๆ ได้ สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 50

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การแก้ไขคอลมั นใ์ น worksheet ทม่ี อี ยู่ การแยกคอลัมนข์ องข้อมลู หากมีขอ้ มลู ภายใน worksheet และต้องการกาหนดค่าแยกคอลมั น์ มีขัน้ ตอนการจัดการข้อมูลดงั น้ี 1. เลอื กตาแหนง่ เซลลท์ ตี่ ้องการแยกคอลมั น์ 2. คลิกแท็บ Data > คลิกคาส่ัง Text to Columns 3. หน้าตา่ ง Text Import Wizard - Step 1 of 3 ตอ้ งกาหนดคา่ ในส่วนตา่ งๆ > คลกิ Next - Original data type จะมีค่าให้เลือก 2 ค่า คือ Delimited กรณีที่ไฟล์ข้อมูลมีการแบ่งข้อความด้วย สัญลกั ษณแ์ ละ Fixed width กรณที ไ่ี ฟล์ข้อมลู ใชก้ ารเว้นวรรคด้วยชอ่ งวา่ งแบ่งขอ้ ความ 4. หนา้ ตา่ ง Text Import Wizard : Step 2 of 3 Excel จะทาการแบง่ เสน้ Column ให้อัตโนมตั ิ โดยดจู าก ข้อมูลในไฟลท์ ่ีจะนาเข้าเป็นหลัก 5. หน้าต่าง Text Import Wizard : Step 3 of 3 เป็นการกาหนดรูปแบบของข้อมูลในแต่ละ Column จะ เป็นรูปแบบ General, Text, Date หรือจะเลือกไม่นาเข้า Column น้ันโดยการเลือก Do not import column (skip) ซ่ึงปกติ Excel จะกาหนดให้เป็น General ทุก Column และกาหนดว่าจะนาข้อมูลที่มี การ Convert ไปวางไวท้ ีต่ าแหน่งใด สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 51

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” Import from another program: การนาเข้าข้อมูลจากภายนอก การจัดเก็บข้อมูลใน Microsoft Excel สามารถทาได้ทั้งการกรอกข้อมูลลงใน Excel โดยตรง หรือการ นาเข้าข้อมูลจากภายนอกได้ เช่น ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อ่ืนๆ (*.xlsx) ไฟล์ข้อความหรือ Text files (*.txt) ไฟลจ์ ากโปรแกรม Microsoft Access (*.mdb) โดยมีข้ันตอนการนาเข้าขอ้ มูลดงั นี้ 1. เลอื กตาแหน่งเซลล์ที่ตอ้ งการให้นาข้อมลู จากภายนอกมาวาง 2. คลิกแท็บ Data > เลือกคาส่ัง From Text > หน้าต่าง Import Text File ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ข้อมลู และไฟล์ขอ้ มูลทีต่ ้องการนาเขา้ > คลกิ ปุ่ม Import 3. หน้าต่าง Text Import Wizard - Step 1 of 3 ตอ้ งกาหนดค่าในสว่ นตา่ งๆ แลว้ คลิกNext - Original data type จะมีค่าให้เลือก 2 ค่า คือ Delimited กรณีท่ีไฟล์ข้อมูลมีการแบ่งข้อความด้วย สัญลักษณ์และ Fixed width กรณีทไ่ี ฟลข์ ้อมูลใช้การเวน้ วรรคด้วยช่องวา่ งแบง่ ขอ้ ความ - Start import at row ให้เลือกวา่ จะนาเขา้ ขอ้ มูลตงั้ แตแ่ ถวใด - File origin เปน็ การกาหนดภาษาของข้อมลู ท่จี ะนาเข้า สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 52

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 4. หนา้ ต่าง Text Import Wizard : Step 2 of 3 Excel จะทาการแบง่ เสน้ Column ให้อัตโนมัติ โดยดูจาก ข้อมลู ในไฟล์ทจี่ ะนาเข้าเป็นหลกั 5. หน้าต่าง Text Import Wizard : Step 3 of 3 เป็นการกาหนดรูปแบบของเซลข้อมูลว่า ข้อมูลในแต่ละ Column จะเป็นรูปแบบ General, Text, Date หรือจะเลือกไม่นาเข้า Column น้ันโดยการเลือก Do not import column (skip) ซ่งึ ปกติ Excel จะกาหนดใหเ้ ป็น General ทุก Column 6. หน้าต่าง Import Data ให้กาหนดว่าจะนาข้อมูลวางไว้ที่เซลใดในชีทท่ีปรากฎอยู่ (Existing worksheet) หรอื ให้นาไปวางในชที ที่สรา้ งใหม่ (New worksheet) สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 53

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” Data Validation การป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในแผ่นงาน เพื่อให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากข้ึน ควร กาหนดขอ้ บังคบั ในการปอ้ นข้อมลู มขี ้ันตอนดงั น้ี 1. เลือกชว่ งขอ้ มูลท่ีต้องการ 2. Ribbon Data คลิกคาสั่ง 3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation ท่หี วั ข้อ Settings ใหก้ าหนดเงื่อนไขท่ีต้องการ เง่อื นไขประกอบดว้ ย - Any value อนุญาตใหพ้ มิ พ์ค่าใดๆ ได้ - Whole number อนญุ าตใหพ้ มิ พเ์ ฉพาะตวั เลข - Decimal อนญุ าตใหพ้ มิ พเ์ ฉพาะเลขจดุ ทศนิยม - List อนุญาตให้เลอื กจากรายการ - Date อนญุ าตใหพ้ มิ พเ์ ฉพาะรูปแบบวนั ที่ - Time อนญุ าตใหพ้ ิมพ์เฉพาะรปู แบบเวลา - Text Length อนญุ าตให้พมิ พต์ ามจานวนตวั อกั ษรทก่ี าหนด - Custom กาหนดรปู แบบเอง 4. คลิกหัวข้อ Input Message ระบุข้อความท่ีต้องการแสดงเม่ือตาแหน่งเซลล์อยู่ในชว่ งนน้ั เป็นการบอกให้ user ทราบว่าใหท้ าอะไร สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 54

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 5. คลกิ หวั ขอ้ Error Alert เพอ่ื กาหนดว่า ถา้ user ปอ้ นขอ้ มูลไม่ตรงตามกฎข้อบงั คบั ให้แสดงMessage และ ไอคอนเตือน 6. คลกิ ปุม่ OK 7. ถ้าต้องการยกเลิกเงอ่ื นไขทก่ี าหนดให้คลกิ ปุ่ม Clear All การใช้ Quick Analysis Quick Analysis คือเครื่องมือท่ีใช้ในการช่วยแปลงข้อมูลที่อยู่ในตาราง ให้เป็นรูปแบบของกราฟท่ี เหมาะสมต่อการวิเคราะห์ สามารถใช้งานไดโ้ ดย เลือกช่วงของข้อมูลหรือตารางท่ีต้องการวเิ คราะห์ มุมขวาล่าง จะปรากฏ Quick Analysis lens แสดงขนึ้ มา สามารถเลือกใช้งานรูปแบบทตี่ ้องการได้ สามารถเลอื กใช้งานได้ ทั้ง - Formatting การจดั รูปแบบของช่องเซลล์ แบบมีเงอื่ นไข - Chart การสร้างแผนภูมิ โดยโปรแกรมจะเลือกแผนภูมิท่เี หมาะสมกบั ข้อมูลทผ่ี ู้ใชเ้ ลอื ก - Total การใช้ฟังก์ชันในการคานวณ 55 - Tables การเลือกใชเ้ คร่อื งมอื ในการวิเคราะห์ข้อมูล เชน่ Pivot Table - Sparkline เครื่องมือในการวเิ คราะห์ข้อมูลในรปู แบบของกราฟที่แสดงในช่องเซลล์ สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” Pivot Table ในกรณีที่ผู้ใช้งานมีข้อมูลท่ีซับซ้อน และต้องการหาผลสรุปเพื่อนาข้อมูลมาวิเคราะห์ Pivot Table สามารถช่วยผู้ใช้งานในการสร้างรายงานสรุปผลของข้อมูลได้ง่ายและมีความยืดหยุ่นสงู เช่น ผู้ใช้งานได้ทาการ สร้างการสรุปผลของข้อมูลไว้แบบหนึ่งตามหัวข้อที่สนใจในขณะน้ัน แต่ภายหลังต้องการรายงานการสรุปผล ข้อมูลใหม่ โดยการปรับมุมมองของขอ้ มลู กส็ ามารถทาไดด้ ว้ ย Pivot Table หรือ Pivot Chart ข้นั ตอนการสร้าง Pivot Table 1. เลือกขอ้ มูลทตี่ ้องการสร้าง Pivot Table หรือ Pivot Chart 2. ที่ Ribbon Insert เลือกชนดิ ของ Pivot ที่ต้องการ PivotTable หรือ PivotChart 3. จะปรากฎหนา้ ต่าง Create PivotTable with PivotChart - ช่อง Table/Range: ตรวจสอบช่วงของขอ้ มูลทเ่ี ลือกไว้ - Choose where you want the Pivot Table and Pivot Chart to be placed : กาหนดตาแหนง่ ในการวาง Pivot - คลกิ ปมุ่ OK 4. ปรากฏแทบ็ ชีทใหม่ ใหล้ าก fied ทตี่ อ้ งการทราบลงในช่องแถบด้านขวาจะได้ข้อมูลที่ต้องการพร้อมกราฟ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 56

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 5. หากเป็นการสร้าง Pivot Table สามารถปรับแต่งได้โดยใช้ Ribbon Pivottable Tools Analyze และ Ribbon Pivottable Tools Design 6. หากเป็นการสร้าง Pivot Chart สามารถปรับแต่งได้โดยใช้ Ribbon Pivotchart Tools Analyze, Ribbon Pivotchart Tools Design และ Pivotchart Tools Format การใชไ้ ทม์ไลนใ์ น PivotTable Timeline ใชใ้ นการแยกข้อมูลตามเวลาอกี ครั้ง โดยตอ้ งเป็นขอ้ มลู รูปแบบของ วัน เดือน ปี หรือรายไตร มาส ซง่ึ สามารถใชเ้ ปน็ เคร่อื งมือในการวิเคราะห์ข้อมลู และสถิติต่างๆ ในแบบอา้ งองิ กับวนั เวลาได้ โดยสามารถ ทาได้ดงั น้ี 1. เลือกข้อมูลและสรา้ ง PivotTable 2. Ribbon Pivottable Tools Analyze เลือกคาสงั่ Insert Timeline สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 57

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” วิเคราะหข์ ้อมลู อย่างมืออาชีพด้วย Power View Power View คือเคร่ืองมือท่ีช่วยแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นแผนภูมิแบบ Inter Active ผู้ใช้สามารถ สร้างรายงานและจาลองสถานการณ์ที่จะเกดิ ข้ึนเมื่อข้อมลู มีการเปลี่ยนแปลงได้ - ใชง้ านโดย เลอื กขอ้ มูลทีต่ ้องการวิเคราะห์ > Insert > ในกล่มุ Report เลือก Power View - โปรแกรมจะทาการสร้าง Worksheet ใหม่เพ่ือแสดง Power View ผู้ใช้สามารถเลือกรูปแบบการ วเิ คราะห์ โดยเลอื กข้อมลู จากหน้าต่างด้านขวา มาแสดงผล และวเิ คราะห์ข้อมลู ตามรูปแบบท่ตี ้องการ ได้ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 58

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การตงั้ คา่ ระยะขอบกระดาษก่อนพมิ พ์แผ่นงาน ระยะขอบกระดาษ คือพ้ืนท่ีว่างที่อยู่ระหว่างข้อมูลบนแผ่นงานกับขอบหน้ากระดาษ ระยะขอบบนและ ขอบกระดาษสามารถใช้เป็นสว่ นหัว สว่ นท้าย และเลขหนา้ ได้ เพื่อใหก้ ารจดั วางแผ่นงานบนหนา้ ทพี่ ิมพ์สมบูรณ์ อาจกาหนดการต้ังระยะขอบหนา้ กระดาษ หรือจัดให้แผ่นงานอยู่ก่ึงกลางตามแนวนอนหรือแนวตั้งของหน้า ซึ่ง สามารถทาไดด้ ังนี้ การตง้ั ค่าขนาดกระดาษ และต้งั ค่าหนา้ กระดาษ 1. Ribbon Page Layout ในกลุ่ม Page Setup คลิก Dialox box luncher 2. กาหนดการต้ังค่าตา่ งๆ ตามต้องการ การตั้งคา่ การพิมพซ์ า้ หัวตาราง การตั้งค่าการพิมพ์ซ้าหัวตารางคือการกาหนดการพิมพ์ซ้าเมื่อเอกสารมีการขึ้นหน้าใหม่ สาหรับข้อมูล ตารางที่มีความยาวมากๆ สามารถทาไดโ้ ดย 1. Ribbon Page Layout ในกล่มุ Page Setup เลอื กคาส่ัง Print Title 2. คลิกที่ลูกศรสแี ดงด้านหลังแถว Rows to repeat at top > เลือกแถวหัวเรอื่ ง ส่วนทเี่ ลอื กจะต้องรวมแถว แรกของตารางดว้ ย สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 59

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การกาหนดพน้ื ทกี่ ารพิมพ์ 1. เลอื กชว่ งขอ้ มูลท่ีต้องการกาหนดพ้ืนท่ีการพมิ พ์ 2. Page Layout > Print Area > Set Print Area สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 60

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การใชง้ าน Workbook ร่วมกนั การแทรก และจดั การขอ้ คดิ เห็น (Comment) การใช้งาน Worksheet อาจมีการใช้งานร่วมกัน หรือมีการจัดการพร้อมกัน จึงต้องมีการกาหนดการ ส่ือสารให้ผู้ใช้งานร่วมกันทราบเพื่อแจ้งรายละเอียดของงาน วีธีการง่ายและสะดวกท่ีสุดคือการกาหนดข้อคิด เป็นลงใน Cell โดยสามารถทาได้ดังน้ี New Comment 2 1 คลกิ เลอื ก Ribbon Review พมิ พข์ อ้ คดิ เหน็ ท่ี ตอ้ งการ 4 Tracking Changes: การตดิ ตามการแกไ้ ข 61 สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” เม่ือมีการ share file ให้สามารถเขา้ ถึง และแกไ้ ขได้พร้อมกัน หลายๆ users ยอ่ มจะตอ้ งมขี ้อจากัดและ มักพบปญั หาเรือ่ งขอ้ มลู บน file น้นั ๆ Excel สามารถใช้คาส่ังในการติดตามการแก้ไข โดยบนั ทกึ การแก้ไขเก็บไว้ เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาการแก้ไขก็ จะสามารถแสดงการบนั ทกึ นัน้ ได้ 2 วิธีดงั น้ี 1. แสดงด้วย comment ซ่ึงมีลักษณะเป็น สามเหล่ียมสีน้าเงิน ด้านซ้ายของ cell หลังการแก้ไข และ save file แล้วจะปรากฏสัญลักษณ์ของ comment เมื่อเลื่อน mouse ชี้ลงบน cell ท่ีมีสัญลักษณ์จะปรากฎ ข้อความทแี่ สดงถงึ user ทีไ่ ดท้ าการแกไ้ ข วนั ท่ี เวลาที่ได้แกไ้ ข comment จะแสดงใหเ้ หน็ เพียงคร้งั เดียว เท่านัน้ คือการเปล่ยี นแปลงล่าสุด หลงั จากนั้นเมอื่ ปิด file ลง comment จะไม่ปรากฏอีกจนกวา่ จะมีการ เปลยี่ นแปลงครง้ั ใหม่เกิดข้ึน 2. แสดงด้วย History ซงึ่ เกบ็ บนั ทึกไวช้ วั่ คราวบน Worksheet นน้ั ๆ ดว้ ยวธิ กี ารกาหนดดงั นี้ - Ribbon Review กลุ่ม Changes - คลกิ ปุม่ Track Chages - เลือกคาสง่ั Highlight Changes  When: ใหท้ าการตดิ ตามบนั ทกึ เม่ือใด  Who: ให้ทาการติดตามบันทึกวา่ ใครเปลยี่ นแปลง  Where: ให้ทาการติดตามบนั ทกึ cell หรือ range ใด ถา้ ไม่กาหนดหมายถึงท้ังหมด  Highlight changes on screen แสดงการเปลย่ี นแปลงให้เห็นทันที เป็น comment  List changes on a new sheet แสดงรายการเปลี่ยนแปลงบน sheet ใหม่ - กาหนดค่าเรียบร้อยแลว้ คลกิ ป่มุ OK การป้องกนั ขอ้ มลู 62 การปอ้ งกนั ข้อมูล เป็นการกาหนดรหสั ผ่านในการเข้าใชง้ านไฟล์ข้อมูล โดยสามารถทาได้ดังนี้ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 1. ป้องกันการเปิดสมดุ งานแบบใส่รหัส - File เลือก Info > เลือกคาส่งั Protect Workbook > เลือกคาสง่ั Encrypt with Password - ใส่ Password ที่ตอ้ งการ > คลกิ OK - ยืนยันรหัสผา่ น > คลิก OK 2. การป้องกนั การแก้ไขข้อมลู ทง้ั Worksheet เปน็ การปอ้ งกันไม่ใหแ้ ก้ไขข้อมลู ใน Worksheet แต่สามารถดูข้อมลู ได้อย่างเดยี ว โดยสามารถกาหนดได้ ว่าสามารถแก้ไขส่วนใดได้บ้าง ซึง่ ทาไดด้ ังน้ี - Ribbon Review > เลอื กคาสั่ง Protect Sheet - เลอื กรปู แบบการป้องกันทตี่ อ้ งการ > กาหนดรหสั ผ่าน > คลิก OK การตรวจสอบเอกสาร (Inspect Document) การตรวจสอบคุณสมบัติ รายละเอียดข้อมูลส่วนบุคคลที่มีอยู่ใน Workbook เพ่ือลบ หรือกาหนดข้อมูลที่ ต้องการ ทาไดด้ งั นี้ สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 63

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” คลกิ File เลอื กคาสงั่ Info 2 เลอื กคาสงั่ Check for 3 เลอื กคาสงั่ Inspect Document Issues 1 4 เลอื กหวั ขอ้ ทต่ี อ้ งการตรวจสอบ 5 คลกิ ป่มุ Inspect 6 โปรแกรมแสดงสญั ลกั ษณ์ เม่อื พบขอ้ มลู ทม่ี ใี นเอกสาร หากตอ้ งการลบขอ้ มลู ทม่ี ี 7 อยู่ คลกิ ป่มุ Remove All 8 คลกิ ป่มุ Close การกาหนด Property ใหก้ บั Excel 64 การกาหนดคุณสมบตั ขิ อง Microsoft Excel สามารถทาได้ดังนี้ 1. บันทึกไฟล์ข้อมูลทีต่ ้องการกาหนดคุณสมบัติ 2. File > Info > คลกิ Properties > คลกิ Show Document Panel สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” หากต้องการกาหนดคุณสมบัติอื่นๆ เพิ่มเติม > คลิก Document Properties > คลิก Advanced Properties > แล้วกาหนดค่าคุณสมบตั ติ ามต้องการ การสรา้ งหรอื เอาการเช่ือมโยงหลายมติ อิ อก การเชื่อมโยงหลายมิติคือ การเชื่อมโยงจากเอกสารท่ีเปิดอยู่ไปยังเพจหรือแฟ้มอ่ืนเม่ือทาการคลิก โดย ปลายทางมักจะเป็นเวบ็ เพจอื่น แต่กอ็ าจจะเปน็ รูปภาพ หรอื ทอี่ ยอู่ ีเมล หรอื โปรแกรมได้เช่นกัน โดยตัวของการ เช่ือมโยงหลายมติ เิ องสามารถเปน็ ได้ท้งั ข้อความหรือรูปภาพ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 65

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” เม่ือผู้ใช้คลิกที่การเชือ่ มโยงหลายมิติ ปลายทางจะแสดงขึ้นในเว็บเบราว์เซอร์ท่เี ปิดข้ึน หรือเรียกใช้อยู่ โดย ขึ้นอยูก่ บั ชนดิ ของปลายทาง ตวั อย่างเชน่ การเชอื่ มโยงหลายมิติไปสเู่ พจ จะแสดงเพจในเว็บเบราวเ์ ซอร์ เป็นต้น วิธีใช้การเชอื่ มโยงหลายมิติ 1. เลือกช่องเซลล์หรือวัตถทุ ่ตี ้องการสรา้ งการเช่ือมโยง 2. Insert > Hyperlink สรา้ งการเชื่อมโยงหลายมิตไิ ปยงั แฟ้มใหม่ 1. เลือก Create New Document 2. ในชอ่ ง Name of new document ใหพ้ มิ พช์ ่ือสาหรับแฟ้มใหม่ 3. เม่ือต้องการระบุตาแหน่งอ่ืนนอกเหนือจากตาแหน่งท่ีแสดง สามารถพิมพ์ตาแหน่งใหม่นาหน้าชอ่ื ในกลอ่ ง ช่ือเอกสารใหม่ หรือคลิกปมุ่ Change เพอื่ เลอื กตาแหนง่ ท่ตี อ้ งการ แล้วคลิก OK สำนักวิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 66

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” สรา้ งการเชอ่ื มโยงหลายมติ ไิ ปยังแฟ้มหรือเว็บเพจทมี่ ีอยู่ 1. เลอื ก Existing File or Web Page และทาการเลือกอยา่ งใดอย่างหนงึ่ ต่อไปน้ี - เมื่อต้องการเลอื กแฟ้ม ให้คลิก Current Folder แลว้ คลิกแฟ้มทตี่ อ้ งการเชอื่ มโยง - เม่อื ต้องการเลอื กเว็บเพจ ให้คลิก Browsed Pages แลว้ คลกิ เว็บเพจท่ีต้องการเชอื่ มโยง - เมอ่ื ต้องการเลือกแฟ้มท่ีใชล้ า่ สุด ให้คลิก Recent Files แลว้ คลิกแฟ้มทีต่ ้องการเช่ือมโยง - เมอ่ื ต้องการป้อนชื่อและตาแหน่งทีต่ ัง้ ของแฟม้ หรือเว็บเพจท่ตี ้องการเชื่อมโยง ให้พมิ พ์ ขอ้ มูลน้นั ลงในกลอ่ ง Address 2. คลิกปมุ่ OK สร้างการเชอ่ื มโยงหลายมติ ไิ ปยังตาแหน่งที่ต้งั หน่ึงในสมุดงาน 1. เลอื ก Place in This Document 67 2. ช่อง Type the cell reference ใส่ชอื่ ของช่องเชลลท์ ต่ี ้องการเชื่อมโยงไปถึง 3. ในชอ่ ง select a place in this document เลือกช่อื Sheet ทีต่ อ้ งการ 4. คลกิ ปุม่ OK ลบการเช่อื มโยงหลายมิติ 1. เม่ือต้องการลบการเชื่อมโยงหลายมติ ิ และข้อความทแ่ี สดงแทนการเชอื่ มโยงน้นั 2. คลกิ ขวาเซลลท์ ี่มีการเชอ่ื มโยงหลายมิติ 3. คลกิ Remove Hyperlink สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การสร้าง Macro Recording Macro การจัดการกับข้อมลู ใน Excel ทีม่ กี ารทาบ่อยๆ เช่น การจดั รูปแบบท่ซี า้ ๆ กัน การสร้างกราฟ หรือการ ใช้คาสั่งที่ใช้บ่อย หากเราสามารถรวบรวมงานในทุกข้ันตอนที่เก่ียวข้องไว้ภายใต้คาสั่งเดียว จะสามารถทาให้ การทางานเปน็ ไปไดอ้ ยา่ งอัตโนมตั ิ สะดวกและรวดเร็ว และยงั ชว่ ยประหยัดเวลาในการทางานมาข้ึน Macro จากข้อมูลข้างต้น เราสามารถทาได้โดยการใช้ Macro ซ่ึงเป็นการบันทึกการกระทาต่างๆ บน Program Excel เปรียบเทียบได้กับการบันทึกเสียงลงบนเคร่ืองบันทึกเสียง หรือการบันทึกภาพเคล่ือนไหว ต่างๆ หลังจากทาการบันทึกเรียบร้อยแล้วสามารถนาส่วนที่บันทึกไว้ออกมาแสดงหรือใช้งานได้อีก ตามความ ต้องการ Macro (แมโคร) คือ คาสั่งหรือชุดคาสงั่ อัตโนมัติท่ีผ้ใู ช้งานสรา้ งขึ้น เพื่อการนาคาสั่งหลายๆ คาส่ังตาม ข้ันตอนท่ีใช้บ่อยๆ มาเก็บในช่ือ Macro 1 ชื่อ เมื่อเรียกใช้หรือส่ัง Run Macro คาสั่งท่ีบันทึกไว้จะทางาน ตามลาดับอัตโนมัติ และสามารถนาคาสั่ง Macro ไปสร้างไว้บนปุ่มกราฟิคหรือรูปภาพ เพ่ือให้เรียกใช้งานได้ สะดวกย่งิ ขึ้น ขั้นตอนการ Recording Macro 1. Ribbon View เลอื กคาสง่ั Macro > เลือกคาสั่ง Record Macro… 2. หน้าตา่ ง Record Macro กาหนดค่า - Macro Name: กาหนดช่ือของแมโคร - Shortcut key: เลอื กคีย์ลดั ที่ใช้ในการเรียกใช้แมโครอย่างรวดเรว็ - Store macro in: เลอื กทเ่ี ก็บแมโคร - Description: ใสค่ าอธิบายการใช้งานแมโคร คลิกปมุ่ OK 3. กาหนดรปู แบบการทางาน (ระหวา่ งนี้ Macro จะทาการบนั ทึกคาสั่งการทางานเก็บไว)้ 4. เม่ือเกบ็ รปู แบบการทางานเรยี บร้อยแล้ว คลกิ Ribbon View เลอื กคาสั่ง Macro > Stop Recording สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 68

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การเรยี กใช้แมโคร (Run Macro) เม่ือเก็บค่ารูปแบบการใช้งานแมโครท่ีต้องการเรียบร้อยแล้ว หากต้องการเรียกใช้งานแมโครสามารถทา ได้โดย 1. เลือกช่วงของขอ้ มลู ทีต่ ้องการใชง้ านแมโคร 2. Ribbon View เลอื กคาสั่ง View Macros 3. จากหน้าต่าง Macro เลือกชอ่ื ของ Macro ทีต่ ้องการใชง้ าน > คลิกป่มุ Run 4. หากต้องการแก้ไขแมโคร ใหค้ ลกิ เลอื กแมโครทต่ี ้องการแกไ้ ข แลว้ คลิกเลอื กปุม่ Options… หรอื Edit 5. หากต้องการลบแมโครท่ีไม่ใช้งาน ให้คลิกเลือกแมโครทไ่ี ม่ใช้งาน แล้วคลกิ ปุ่ม Delete หมายเหตุ : - การตง้ั ช่ือ Macro 1. ไมเ่ วน้ วรรค หากตอ้ งการเว้นวรรค ใหใ้ ช้ underscore “_” แทน 2. ไม่กาหนดซา้ กบั macro name ท่ีเคยกาหนดไว้ 3. กาหนดตวั อกั ษรไดไ้ ม่เกิน 64 ตวั อักษร - Shortcut key : 1. ช่วยให้การเรียกใช้คาสั่งจากแมโครง่ายขึ้น โดยการกดปุ่ม Ctrl หรือ Ctrl+Shift ร่วมกับการกด ตัวอักษรท่มี กี ารกาหนดไว้ 2. ไม่อนุญาตให้มีการกาหนด Shortcut key ซ้ากับที่เคยกาหนดไปแล้ว หากกาหนดซ้าจะปรากฏ Message เตอื นใหก้ าหนดใหม่ 3. ถ้ามีการกาหนด Shortcut key ซ้ากับ Shortcut key ของระบบ เช่น Ctrl + c จะมีผลทาให้ Shortcut key ของระบบเหล่าน้นั ไม่สามารถทางานได้ 4. จะทาการกาหนด Shortcut key หรือไมก่ าหนดกไ็ ด้ สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 69

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การกาหนดแมโครใหก้ ับออบเจค็ รูปภาพและปุม่ เม่ือมีการสร้างแมโครเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้สามารถนามาใช้งานได้โดยการส่ัง Run จากปุ่มแมโคร และ เรียกช่ือแมโคร แต่ผู้ใช้สามารถนาแมโครเหล่านั้นมาใส่ไว้บนออบเจ็ค รูปภาพ หรือปุ่มกราฟิคที่สร้างข้ึนมาได้ เพื่อใหใ้ ช้งานแมโครไดส้ ะดวกขึน้ 1. สร้างปุม่ รูปกราฟคิ ท่ีต้องการ 2. คลิกขวาท่ีรูปกราฟคิ เลอื กคาสงั่ Assign Macro… 3. เลือกชื่อของแมโครทส่ี รา้ งไว้ 4. คลกิ ปมุ่ OK 5. เมื่อต้องการใช้งานแมโครสามารถใช้งานได้เหมือนปกติโดยใช้ปุ่มกราฟิคที่สร้างข้ึนเป็นปุ่ม Run Macro แทน Relative Reference การอ้างองิ ตาแหนง่ ผลลัพธ์เมอื่ มีการเรยี กใช้ Macro แบง่ ไดเ้ ป็น 2 ลักษณะคอื 1. Absolute การอ้างอิงตาแหน่งคงที่ หมายถึง เมื่อมีการเรียกใช้ Macro เม่ือใดจะมีการแสดงผลลัพธ์ ลงบนตาแหน่งเดิมทุกคร้ัง เช่น ระบุตาแหน่งที่ A2 ไว้เมื่อมีการเร่ิมต้นบันทึก Macroหลังจากนั้นเม่ือมี การเรยี กใช้ Macro จะแสดงผลลัพธ์ ณ ตาแหน่ง A2 เสมอ การกาหนดลักษณะ Absolute นี้ ไม่ต้องคลิกเลือกปุ่ม Relative Reference แต่ก่อนจะเร่ิมทา การบันทกึ ขั้นตอนการทางานให้เลือกตาแหน่งท่ตี ้องการกอ่ น 2. Relative การอา้ งอิงตาแหน่งแบบสมั พนั ธ์ หมายถึง เมอ่ื มีการเรยี กใช้ Macro เมือ่ ใดจะมกี ารแสดงผล ลัพธ์ ณ ตาแหน่งปัจจุบันเสมอ ซึ่งตาแหน่งปัจจุบันนั้น อาจไม่ใช่ตาแหน่งเดียวกันในทุกคร้ังท่ีมีการ เรียกใช้ Macro การกาหนดลักษณะ Relative น้ี ให้คลกิ เลือกปมุ่ Relative Reference ก่อนจะเร่ิมทาการบันทึก ขนั้ ตอนการทางาน การบนั ทึกไฟลท์ ี่มแี มโคร เม่ือมีการกาหนดแมโครในไฟล์ข้อมูล Excel จะต้องบันทึกไฟล์ให้เป็นชนิดของ Excel Macro- Enabled Workbook เท่าน้นั โปรแกรมจึงจะสามารถเกบ็ รายช่อื แมโครไวส้ าหรับใชง้ านครง้ั ต่อไปได้ สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 70

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” หากผู้ใช้งานมีการบันทึกไฟล์เป็น Excel ไฟล์ธรรมดา โปรแกรมจะแจ้งเตือนให้มีการบันทึกแบบที่ใช้ แมโครได้ 1. คลกิ เมนู File เลือกคาสั่ง Save As 2. ช่อง File Name: กาหนดชอ่ื ไฟล์ตามปกติ 3. ชอ่ ง Save as type: เลือกเปน็ Excel Macro-Enabled Workbook สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต 71

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” Tips & Tricks เพิม่ เติม เทคนิคการแยกขอ้ ความ เม่ือมีข้อมูลท่ีต้องการใช้งานอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น คานาหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล ถูกกรอกข้อมูลไว้ใน คอลมั น์เดียวกัน ถ้าต้องการแยกข้อมลู ท้งั สามส่วนออกเปน็ คนละคอลัมน์ สามารถทาได้โดย 1. เพมิ่ พ้นื ที่ดา้ นหลงั หากคานาหนา้ ชื่อ โดย คลิกเลือกชอ่ งเซลลใ์ ดช่องเซลลห์ น่ึงในคอลัมน์ B 2. Home > Find&Select > Replace หรอื กดปุ่ม Ctrl+F แล้วคลกิ เลอื ก Tab Replace 3. พมิ พค์ านาหนา้ ชอื่ ลงในชอ่ ง Find what และชอ่ ง Replace with เชน่ Find what: นาย Replace with: นาย (พร้อมเว้นวรรค 1 ครัง้ ) คลกิ ป่มุ Replace All > ทาเชน่ เดยี วกนั จนครบทุกคานาหน้าช่อื 4. แก้ไขชื่อของคอลัมน์ “ช่ือ-นามสกุล” เป็น “คานาหน้าช่ือ” เพ่ิมคอลัมน์ “ชื่อ” และ คอลัมน์ “นามสกลุ ” 5. เลอื กขอ้ มลู ทมี่ อี ยู่ในคอลัมน์ “B” > Data > Text to Columns 72 สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 6. Step 1 of 3 เลอื กหัวข้อ Delimited > คลกิ ปมุ่ Next 7. Step 2 of 3 เลอื ก Space > คลกิ ปมุ่ Next 8. Step 3 of 3 ในแตล่ ะคอลมั น์ เลือกรูปแบบของข้อมูลเป็นแบบ Text > คลิกปุ่ม Finish 9. คลิกปมุ่ OK เพอ่ื วางข้อมูลทมี่ ีการแยกคอลมั น์ 73 สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 10. ขอ้ มลู จะถกู วางลงในพืน้ ท่คี อลัมน์ “C” และ คอลมั น์ “D” การป้องกนั การคียค์ ่าซา้ เม่อื ต้องการกรอกข้อมูลที่ไม่ซ้ากันใน Excel สามารถกาหนดไดว้ ่าหากมีการกรอกข้อมลู ซ้าแลว้ ให้มีขอ้ ความ เตือน จะทาให้ชว่ ยลดเวลาในการตรวจสอบข้อมูลซา้ ได้มาก โดยสามารถทาได้ดงั น้ี 1. เลือกช่วงเซลล์ทต่ี ้องการคียข์ ้อมูล 2. เข้าเมนู Data เลือก Validation 3. เลอื กแถบ Settings ที่ Allow เลอื ก Custom 4. ที่ Formula box คยี ส์ ตู ร =COUNTIF($C$2:$C$11,C2)=1 5. เลอื กแถบ Error Alert ตรง Title box กรอก \"คีย์รายการซา้ \" 6. ในช่อง Error message box กรอก \"ค่าท่คี ุณกรอกมีอยู่แล้ว\" 7. คลกิ ป่มุ OK สำนักวิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 74

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” Status Bar แสดงข้อมลู สรุปทางสถติ ิ Excel สามารถแสดงค่าการคานวณเบ้ืองต้น โดยไม่ต้องใช้สูตรคานวณ ซึ่งแสดงไว้ที่ Status Bar เม่ือ ผู้ใช้ทาการเลือกพื้นที่ที่ต้องการหาค่าการคานวณเบ้ืองต้น สามารถเพ่ิม หรือลดฟังก์ชันการใช้งานได้โดย คลิก ขวาที่ Status Bar แล้วเลอื กฟังกช์ นั ที่ตอ้ งการให้แสดงผล สำนักวิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 75