ใบความรู้เรื่อง การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

ความหมายของจดหมายกจิ ธรุ ะ จดหมายกิจธุระ หมายถึง จดหมายที่ใช้ติดต่อธุระที่จําเป็นกับบุคคลอ่ืนเพ่ือ ประโยชน์ ด้านการงาน หรือการดําเนินชีวิต เช่น ขอคําแนะนํา ขอความช่วยเหลือ ขอความร่วมมือ นัดหมาย ขอเข้าชมกิจการ ขอสมัครงาน สอบถามเร่ืองราวต่าง ๆ เป็นต้น ประโยชนข์ องการเขยี นจดหมายกิจธุระ ๑. ใช้ส่ือสารแทนการพูดจาเม่ืออยูห่ ่างไกลกัน หรือบางเร่ืองไมส่ ะดวกที่จะบอกเล่ากัน ด้วยวาจา ไมก่ ลา้ พดู เม่อื เผชิญหนา้ กัน ๒. ใช้เป็นส่ือสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ไมร่ ู้จักกัน เช่น จดหมายเชิญวิทยากร จดหมาย ขอเขา้ ชมกจิ การ เป็นตน้ ๓. ช่วยให้การติดต่อกิจธุระเป็นไปด้วยความสะดวก ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย ในการเดินทางไปพบดว้ ยตัวเอง ๔. ใช้เป็นหลักฐานสาํ คัญในการอ้างอิง ๕. มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็น หรือร้องเรียนไปยังส่วนราชการ ช่วยให้ประชาชน มี สว่ นร่วมในการแกป้ ั ญหาหรอื พฒั นาประเทศ ๖. เป็นการฝึกทกั ษะทางภาษาด้านการเขยี น

จดหมายกจิ ธรุ ะทีด่ ี การเขียนจดหมายกิจธุระที่กอ่ ให้เกิดความประทับใจแกผ่ ูร้ ับ เกิดไมตรีจิตอันจะนาํ ไปสู่ ความสาํ เร็จในสงิ่ ทีม่ งุ่ หวงั ซ่ึงควรมลี กั ษณะดังนี้ ๑. ความชัดเจน ของเน้อื หา ผูอ้ ่านสามารถเขา้ ใจไดง้ า่ ยวา่ ผเู้ ขียนตอ้ งการอะไร ๒. ความกะทัดรัด เขียนให้เน้ือความกระชับ ใช้คําง่าย ตัดคําฟ่ ุมเฟือยออก เขียนตรง ประเด็น ๓. ความถกู ต้อง ใช้ถ้อยคาํ ถกู ตอ้ ง เรยี บเรียงประโยคตามหลักเกณฑแ์ ละตามความนิยม สะกด การันต์ เคร่ืองหมายวรรคตอน รูปแบบของจดหมายถกู ตอ้ ง ๔. ความสมบูรณ์ มีเน้ือความครบถว้ นตามทผี่ เู้ ขียนตอ้ งการ ๕. ความสุภาพ ใช้สํานวนภาษาที่เป็นแบบแผน แสดงออกถึงความสุภาพนุ่มนวล ให้เกยี รตผิ อู้ า่ น เขยี นในลักษณะแนะนํามากกวา่ สงั่ สอน กอ่ ให้เกิดความประทับใจในการส่ือสาร ๖. ความเป็นระเบียบ พิมพ์ด้วยความระมัดระวัง ไม่มีรอยลบ ขีด ฆา่ รอยหมึกสกปรก ควรมีความสะอาด ประณตี เป็นระเบียบเรียบรอ้ ย หลกั ในการเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ การเขียนจดหมายกิจธุระเพ่ือส่ือสารให้ตรงตามวัตถุประสงค์ ตอ้ งทําความเขา้ ใจวิธีการเขียน หรือหลักการเขยี นดงั นี้ ๑. ความถกู ตอ้ ง คอื เน้อื หาถกู รปู แบบถกู ภาษาถกู ตามหลักและความนยิ ม ๒. ความชัดเจน คือ เขียนให้เน้ือความมีความชัดเจน กระจ่างแจ้ง มีความหมายนัยเดียว ไมใ่ ห้มีความเป็นอยา่ งอ่ืน ๓. ความกะทดั รัด คอื ไมเ่ ขียนเยนิ่ เยอ้ หรือใช้ถอ้ ยคาํ ฟ่ มุ เฟือย เขยี นให้สนั้ ไดใ้ จความ ๔. เขยี นให้บรรลุวตั ถปุ ระสงค์ คอื เขียนโนม้ นา้ วจติ ใจให้ผรู้ ับปฏิบตั ติ าม ๕. ระลกึ ถึงผอู้ ่าน คอื การให้เกียรตผิ ูอ้ ่าน คํานึงถึงความรู้สึกของผรู้ ับวา่ จะรู้สึกอยา่ งไร ทาํ ให้ เกิดความสัมพันธท์ ดี่ ตี อ่ กัน

รปู แบบการเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ ๑. ทอี่ ยขู่ องผเู้ ขียน อยสู่ มดา้ นขวาของกระดาษคล้ายการจ่าหนา้ ซองจดหมาย ๒. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย อยู่ก่ึงกลางหน้ากระดาษเย้ืองมาทางซ้ายของตําแหน่ง ที่อยู่ คําวา่ “วนั ท”ี่ “พ.ศ.” ไมต่ อ้ งเขยี น ใส่แตต่ ัวเลข ตัวเลขของ พ.ศ.กบั เดอื นเขยี นเตม็ ไมต่ อ้ งยอ่ ๓. คําข้ึนต้นชิดด้านซ้ายของกระดาษ ห่างจากริมกระดาษด้านซ้ายประมาณ ๑ นิ้ว ใช้ตาม ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งผูส้ ง่ กับผูร้ ับ เช่น “เรยี น” “กราบเรยี น..” “กราบนมสั การ..” ๔. เน้ือความในจดหมาย อยูเ่ ย้ืองกับคําข้ึนต้นไปทางขวามือประมาณ ๑ นิ้ว หรือระยะการยอ่ หน้า โดยทั่วไปนิยมเขียนเป็น ๒ ส่วน (๒ ยอ่ หน้า) ยอ่ หน้าแรกบอกถึงสาเหตุที่เขียนจดหมาย มาหรือ เหตุการณท์ ีเ่ กิดข้ึน ยอ่ หนา้ ทีส่ องเป็นวัตถุประสงคข์ องการเขียนจดหมาย เป็นสว่ นทบี่ อกให้ผรู้ ับทราบว่า ตอ้ งการให้ผรู้ ับทราบหรือทาํ อะไร (คําจบเน้อื ความ) ๕. คําลงท้าย อยตู่ รงกบั ตาํ แหนง่ ของวัน เดือน ปี ทีเ่ ขยี นจดหมาย ๖. ลายมือช่อื อยูเ่ ย้ืองจากคําลงท้ายไปทางขวามือเล็กน้อย พร้อมช่ือเต็มในวงเล็บใต้ลายมือช่ือ โดยเขียนคํานาํ หนา้ ช่อื ตามสถานภาพของผเู้ ขียน เช่น นาย นางสาว นาง ฯลฯ

มารยาทในการเขยี นจดหมายกิจธรุ ะ มารยาทในการเขียนจดหมาย เป็นเคร่ืองแสดงถึงอุปนิสัยใจคอ ความรู้สึกนึก คิดของผู้เขียน ตลอดจนความรู้สึกที่มีต่อผูร้ ับว่าให้เกียรติ ยกยอ่ ง เคารพนับถือผูร้ ับ จดหมายเพียงใด มารยาทในการเขียนจดหมายโดยทัว่ ไปทคี่ วรคํานึงถงึ มีดงั นี้ ๑. ควรเลือกกระดาษและซองสีสุภาพเรียบร้อย สะอาด ขนาดมาตรฐาน ไมม่ ี รอยยับ หรือสกปรก ไมค่ วรฉีกกระดาษจากสมุดมาเขียนจดหมาย หากจําเป็นจริง ๆ ควรตัดริมตรงรอย ฉีกให้เรียบร้อย ซองที่ใช้ไม่ควรมีลวดลายหรือสีสันเข้มฉูดฉาด โดยเฉพาะเม่ือสง่ ถงึ ผูใ้ หญท่ ีเ่ ราต้องให้ความเคารพนบั ถือ ๒. ไมค่ วรใช้ดินสอหรือหมึกสีแดงเขียน ไมม่ ีรอยลบ ขีดฆา่ หรือเขียนทับลงไป ต้องรกั ษา ความสะอาด ควรใช้หมกึ สดี าํ หรอื สีนา เงิน ๓. เขียนตัวอกั ษรชัดเจน วางรปู จดหมายให้เหมาะสม เวน้ ระยะพองาม ไมเ่ ขยี น จนตวั อกั ษรติดริมกระดาษ ๔. ถ้าเป็นการเขียนจดหมายติดต่อราชการ ต้องศึกษาว่าควรส่งถึงใคร เขียน ให้ตรงตําแหน่งหน้าที่การงานและหน่วยงานที่จะติดต่อ ควรสะกดช่ือ นามสกุล ยศ ตําแหนง่ ให้ถกู ต้อง ๕. ควรใช้ภาษาเขียนที่กะทัดรัด ชัดเจน ภาษาเขียนต้องสํารวมมากกว่าภาษา พูดเพราะ ความหมายตามลายลักษณ์อักษร ไม่สามารถใช้อวัจนภาษาประกอบ ความหมาย ความเขา้ ใจได้เทา่ กับการพดู ๖. ใช้คําข้ึนต้น คําลงท้าย หรือถ้อยคําให้เหมาะสมกับความสัมพันธ์ระหว่าง ผูเ้ ขยี นกับผูร้ บั ถ้าเป็นหนังสอื ราชการก็ใช้คําข้ึนต้น คําลงทา้ ยตามแบบแผนทกี่ ําหนด ไวใ้ นระเบยี บงาน สารบรรณ ๗. เม่ือเขียนจดหมายจบแล้วควรอ่านทบทวนหรือตรวจสอบเน้ือความให้ ถูกต้องก่อนพับ บรรจุซอง จ่าหน้าซองให้ละเอียดชัดเจน การจ่าหน้าซองต้องใช้ ตาํ แหนง่ หนา้ ทรี่ าชการของผรู้ บั ในการจ่าหนา้ ซอง