รายงานเรื่องการจัดทำหนังสือราชการ

46 (1.26 ตวั อย่างหนงั สือท่ีเจ้าหนา้ ท่ีทาขึน้ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รายงานการประชุม 6)

47 สว่ นประกอบพิเศษของหนงั สือภายนอกและหนังสือภายใน หนังสือราชการภายนอกและภายในบางฉบับยังมีองค์ประกอบบางประการ ซึ่งจะ ขึน้ อย่กู บั ลกั ษณะหรือเน้ือความในหนงั สอื อีก ไดแ้ ก่ 1. หนังสือท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดาเนินการ ทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ หนังสือที่มีลักษณะดังกล่าว ระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดชั้นความเรว็ ไว้ 3 ระดับคอื 1.1 ดว่ นที่สุด เปน็ หนงั สอื ท่ีให้เจ้าหนา้ ทีป่ ฏิบัติทันทที ่ีได้รับหนงั สือ 1.2 ด่วนมาก เป็นหนังสอื ทใ่ี หเ้ จ้าหนา้ ทป่ี ฏิบตั โิ ดยเรว็ 1.3 ดว่ น เปน็ หนังสือที่ให้เจา้ หนา้ ท่ีปฏิบตั เิ ร็วกวา่ ปกติ การระบุช้ันความเร็วดังกล่าวข้างต้น ให้ระบุด้วยตัวอักษรสีแดงให้ชัดเจนบนหนังสือและซอง สาหรับหนังสือภายนอกให้ระบุไว้เหนือคาว่า ที่ ส่วนหนังสือภายในให้ระบุไว้เหนือคาว่า สว่ นราชการ โดยใหอ้ ย่ทู างดา้ นขวาครุฑ สว่ นที่ซอง ใหร้ ะบุไว้เหนือส่วนราชการโดยใหอ้ ยู่ดา้ นขวา ของครฑุ 2. หนังสือที่ไม่สามารถเปิดเผยต่อสาธารณชน ซึ่งจัดเป็นหนังสือราชการลับ หากเนอ้ื ความในหนังสือร่ัวไหลไปถงึ บุคคลอื่นที่ไมม่ หี น้าท่ีเก่ยี วข้อง อาจก่อให้เกดิ ความเสยี หายแก่ ประโยชน์แห่งรัฐ ดังนั้นหนังสือดังกล่าวจะต้องสงวนไว้เฉพาะผู้มีหน้าท่ีท่ีเกี่ยวข้อง อันจะเป็น ประโยชน์ต่อการปฏิบัติราชการเท่านั้น ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ. 2552 ซึง่ ได้กาหนดชัน้ ความลบั ไว้ 3 ระดบั คือ 2.1 ลับที่สุด ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยท้ังหมดหรือเพียงบางสว่ น จะกอ่ ใหเ้ กิดความเสียหายแก่ประโยชนแ์ หง่ รัฐอยา่ งร้ายแรงที่สุด 2.2 ลับมาก ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางสว่ น จะกอ่ ใหเ้ กิดความเสียหายแก่ประโยชนแ์ หง่ รัฐอย่างรา้ ยแรง 2.3 ลับ ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยท้ังหมดหรือเพียงบางส่วนจะ ก่อให้เกดิ ความเสียหายแกป่ ระโยชน์แหง่ รัฐ การแสดงชั้นความลบั ดงั กล่าว ให้แสดงด้วยตัวอักษรแดงหรือสีอื่นท่ีสามารถมองเห็นได้ชัดเจนบน หนังสือและซอง โดยหนังสือภายนอก ให้ระบุไว้ตรงก่ึงกลางหน้ากระดาษด้านบน เหนือตราครุฑ และกึ่งกลางหนา้ กระดาษด้านล่างในแนวตรง ส่วนหนงั สอื ภายในใหร้ ะไว้ตรงกึง่ กลางหน้ากระดาษ ดา้ นบนเหนือคาว่า บนั ทกึ ขอ้ ความ และกง่ึ กลางหนา้ กระดาษดา้ นลา่ งในแนวตรงกนั 3. การทาสาเนาหนังสือเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ คือ เอกสารที่จัดทาข้ึน เหมือนต้นฉบับ ไม่ว่าจะทาจากต้นฉบับ หรือถ่ายจากอีกสาเนาอีกช้ันหน่ึง หรือพิมพ์จาก

48 เครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนต้นฉบับก็ได้ แต่จะต้องประทับตราว่า ‘สาเนาคู่ฉบับ” หรือ “สาเนาหนงั สอื โดยมีคารับรอง” แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ ดงั นี้ 3.1 สาเนาคู่ฉบับ โดบปกติหนังสอื ราชการที่จะส่งออกจากหน่วยงานใด ๆ จะตอ้ งมกี ารทาสาเนาไว้ 2 ฉบับ ซง่ึ เรยี กวา่ สาเนาคฉู่ บับ ฉบับหนึ่ง เก็บไว้ที่ต้นเร่ือง และอีกฉบับจะเก็บไว้ท่ีหน่วยงานกลางของส่วน ราชการ ใบสาเนาคู่ฉบบั จะต้องลงลายมือช่ือหรือลายมอื ชอื่ ย่อของผู้ลง ช่ือในหนังสือเพ่ือเก็บไว้เป็นหลักฐาน นอกจากนี้ให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และ ผตู้ รวจ ลงลายมือชอ่ื ไว้ที่สว่ นล่างด้านขวาของหนงั สอื ดว้ ย 3.2 สาเนาหนงั สอื โดยมีคารับรอง ในกรณีท่จี ะนาสาเนาหนังสือราชการ ไปใช้เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหน่ึง จะต้องรับรองความถูกต้องของ สาเนาหนังสือ โดยให้ประทับตราคาว่า สาเนาถูกต้อง ท่ีส่วนด้านซ้าย ของหนังสือ แล้วให้ข้าราชการต้ังแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซงึ่ เป็นเจ้าของเร่ืองลงลายมอื ช่ือ พรอ้ มพิมพ์ชอื่ นามสกลุ และตาแหนง่ ในบรเิ วณดังกล่าวดว้ ย

49 สงิ่ ท่คี วรพิจารณาในการเขียนหนังสอื ภายนอกและหนงั สอื ภายใน 1. ตราครุฑที่ปรากฏในหนังสือราชการ จะต้องมีขนาดตามที่ระเบียบสานัก นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดไว้ คือ - ขนาดของครฑุ ในหนงั สอื ภายนอก 3 เซนตเิ มตร - ขนาดของครฑุ ในหนงั สอื ภายใน 1.5 เซนตเิ มตร 2. การติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงานต่าง ๆ ด้วยหนงั สือภายนอกหรอื ภายใน จะ ถือว่าเป็นการติดต่อในนามของส่วนราชการ ดังนั้น สรรพนามท่ี 1 ที่ใช้แทน เจ้าของหนังสือจะไม่ใช้คาว่า กระผม ดิฉัน หรือ ข้าพเจ้า แต่จะใช้เป็นช่ือส่วน ราชการทอ่ี อกหนงั สือน้ัน ๆ 3. กรณีท่ีเน้ือหาของหนังสือมีความยาวมากกว่า 1 หน้า ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ซ่ึงตราครุฑอาจพิมพ์ด้วยสีดา หรือทาเป็นครุฑดุนเพียงหน้าแรกหน้าเดียว เท่าน้ัน ในหน้าตอ่ ไปให้ใช้กระดาษขาวธรรมดาท่ีมีขนาดและคณุ ภาพเทา่ เทียม กบั กระดาษตราครุฑใบหน้าแรก 4. แสดงให้ผู้รับหนังสือเห็นว่าหน่วยงานของหนังสอื รู้สึกซาบซ้ึง และตระหนักถงึ ความร่วมมือหรือความช่วยเหลือที่จะได้รับ จึงควรใช้คาท่ีแสดงความรู้สึก ดงั กลา่ วไวต้ อนทา้ ยของหนังสือดว้ ย เช่น - จงึ เรยี นมาเพื่อทราบและดาเนินการตอ่ ไป จะขอบคุณยง่ิ - จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดพจิ ารณาอนมุ ัติ จักเป็นพระคุณยิ่ง - หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และ ขอขอบพระคุณมา ณ โอกาศนี้ 5. คาหรือข้อความใด ๆ ที่ปรากฏในหนังสือราชการ ต้องเป็นคาหรือข้อความท่ี ถูกตอ้ งตามหลกั ไวยกรณ์ มคี วามหมายชดั เจน ไมค่ วรเขียนอกั ษรยอ่ ซ่ึงอาจจะ ทาใหผ้ อู้ ่านสับสน เกิดความคลาดเคลอ่ื นหรือผิดพลาดในการส่ือสาร อย่างไรก็ ตามหากมีความจาเป็นหลกี เลี่ยงไม่ได้ หรือต้องการให้หนังสือราชการมีความสน้ั กระชับ การใชอ้ ักษรย่ออาจใชไ้ ดใ้ นกรณี ดงั ตอ่ ไปน้ี - เป็นคาทใี่ ช้กันอย่างแพร่หลาย และเม่อื พจิ ารณาบริบทแล้ว คาย่อดังกล่าว เปน็ ทที่ ราบความหมายกันโดยทัว่ ไป เช่น • กทม. ย่อมาจาก กรงุ เทพมหานคร • พ.ร.บ. การศึกษาแห่งชาติ ย่อมาจาก พระราชบญั ญตั กิ ารศึกษาแห่งชาติ

50 • ศศ.บ (ปรญิ ญา) ย่อมาจาก ศิลปศาสตรบัณฑติ • รร. (สถาบนั การศกึ ษา) ยอ่ มาจาก โรงเรียน การกล่าวถึงหรือข้อความดังกล่าวมาครั้งหน่ึงแล้วโดยเขียนเป็นคาหรือ ข้อความครบถ้วน สมบูรณ์ และตามด้วยอักษรย่อของคาหรือข้อความ ดังกล่าวในวงเล็บ เมื่อเขียนคาหรือข้อความนั้นในคร้ังต่อมา ก็สามารถใช้ อกั ษรย่อได้เลย 6. ในการกล่าวถึงสง่ิ ใดสง่ิ หน่ึง ซื่อเป็นคาวิสามานยนามและหรือเป็นคาทีม่ ีขนาด ยาวอาจเขียนคากล่าวโดยเขียนเป็นชื่อเต็มเพียงครั้งแรกที่กล่าวถึงเพียงครั้ง เดียว สาหรับการกล่าวถึงส่ิงน้ันในคร้ังต่อไป อาจเขียนในลักษณะของการยอ่ คาโดยใช้เคร่ืองหมายไปยาลน้อย (ฯ ) กากับท้ายคาท่ีเขียนย่อนั้น เช่น “พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542” อาจเขียนย่อเป็น “พจนานกุ รม ฯ” เป็นตน้ 7. ในการเขียนหนังสือราชการ พึงระลึกไว้เสมอว่าเป็นการเขียนเพื่อให้ผู้รับเป็น ผู้อ่านและให้มีความเข้าใจในเน้ือหาหรือข้อความน้ัน ๆ การเขียนจึงควร คานึงถึงการใช้คาโดยยดึ ผู้อ่านเป็นหลัก 8. การพิมพ์หนังสือราชการ ควรยึดรูปแบบตามท่ีปรากฏในระเบียบสานั ก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ประกอบหนังสือสานัก นายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106 / ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ซ่ึง ได้อธบิ ายวธิ ีการพมิ พ์หนังสอื ราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ การ พิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้อย่างชัดเจน กล่าวคือ พยัญชนะต้นอยู่บรรทัด หน่ึง แต่สระและตัวสะกดของคาคาเดียวกันอยู่ในบรรทัดต่อมา เช่น คาว่า “มหาวิทยาลัย” ตัดคาเป็น “มหาวิท” อยู่อีกบรรทัดหน่ึง และ “ยาลัย” อยู่ อกี บรรทดั หนึ่ง 9. การลงชื่อตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่บุคคล ซึ่งดารงตาแหน่งทตี่ อ้ ง ลงนามเป็นเจ้าของหนังสือ ได้มอบหมายให้ผู้อื่นลงนามแทน หรือบุคคลน้ันไม่ สามารถปฏิบตั ิราชการได้ตอ้ งใหผ้ ูอ้ ืน่ ลงนามแทน การพมิ พช์ ื่อตาแหนง่ จะตอ้ ง พิมพ์ตาแหน่งของผู้ท่ีลงนามและลักษณะของการปฏิบัติงานแทน เช่น ปฏบิ ัติราชการแทน รกั ษาราชการแทน ทาการแทน ฯลฯ ไว้บรรทัดเดยี วกัน และระบตุ าแหน่งของบุคคลที่เป็นเจา้ ของเรื่องตัวจริงไวใ้ นบรรทัดตอ่ มา เชน่

51 - ลายมือชือ่ (นางปิยะพร พลู เพ่มิ ) รองผอู้ านวยการฝ่ายพฒั นากิจการนักเรียน นักศกึ ษา ผ้อู านวยการวทิ ยาลัยการอาชีพเทิง 10.การจ่าหน้าซอง ท้ังท่ีส่งทางไปรษณีย์และส่งโดยคนเดินสาร จะต้องระบุเลขที่ หนังสือราชการท่ีอยู่ในซองด้วย โดยให้เลขท่ีหนังสอื ราชการน้ันอยใู่ นตาแหน่ง ด้านล่างของสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ ส่งิ ท่คี วรทราบในการจดั ทาหนงั สือราชการ ส่ิงท่ีมีหน้าที่เก่ียวข้องกับหนังสือราชการควรทราบ นอกเหนือจากรูปแบบและ วธิ กี ารเขยี นหนังสือราชการ มดี ังนี้ 1. กระดาษท่ีใช้สาหรับหนังสอื ราชการ เป็นกระดาษปอนด์ขาว น้าหนักไม่น้อยกวา่ 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด 210 มิลลิเมตร * 297 มิลลิเมตร หรือเรียก โดยท่วั ไปวา่ กระดาษขนาดเอ 4 2. ซองสาหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษสีขาวหรือน้าตาล โดยมีตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร พมิ พด์ ้วยหมึกสีดาทีม่ มุ บนดา้ นซา้ ยของซอง มี 4 ขนาด คือ - ขนาดซี 4 เป็นซองท่ีทาด้วยกระดาษน้าหนัก 120 ปอนด์ ต่อ ตารางเมตร มีขนาด 229 มิลลเิ มตร * 324 มิลลเิ มตร - ขนาดซี 5 เป็นซองที่ทาด้วยกระดาษน้าหนัก 80 ปอนด์ ต่อ ตารางเมตร มขี นาด 162 มลิ ลิเมตร * 229 มลิ ลิเมตร - ขนาดซี 6 เป็นซองท่ีทาด้วยกระดาษน้าหนัก 80 ปอนด์ ต่อตาราง เมตร มขี นาด 114 มิลลเิ มตร * 162 มิลลิเมตร - ขนาดดีแอล เป็นซองท่ีทาด้วยกระดาษน้าหนัก 80 ปอนด์ ต่อ ตารางเมตร มีขนาด 110 มลิ ลเิ มตร * 220 มลิ ลิเมตร 3. การจ่าหน้าซอง ในการจ่าหน้าซองหนงั สือราชการนั้น จะขึ้นอย่กู ับวิธกี ารส่ง แบ่งออกเปน็ 2 กรณี ดงั น้ี - กรณีทสี่ ่วนราชการเป็นผู้จดั สง่ หนงั สือโดยมีพนักงานหรอื เจา้ หน้าท่ี ของส่วนราชการเปน็ ผู้นาสง่ ด้วยตนเอง พร้อมท้ังให้ผ้รู ับหนงั สือลง นามในสมดุ ส่งหนังสือไวเ้ ป็นหลักฐาน วธิ กี ารจ่าหน้าซองให้ระบุช่ือ

52 ส่วนราชการท่ีออกหนังสือไว้ท่ีมุดบนด้านซ้ายของซอง โดยไม่ต้อง ลงท่ีต้ังของสว่ นราชการท่อี อกหนังสอื ส่วนนามผู้รบั น้ันใหร้ ะบไุ ว้ท่ี ก่ึงกลางซองโดยไม่ต้องลงช่ือและท่ีตั้งของส่วนราชการท่ีผู้รับ หนังสอื สังกดั อยู่ - กรณที สี่ ว่ นราชการจดั ส่งหนังสอื โดยทางไปรษณีย์ ไม่ว่าจะเป็นการ จัดส่งโดยการติดดวงตราไปรษณีย์หรือจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับ การสื่อสารแห่งประเทศไทย ขอชาระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใหป้ ฏบิ ตั ิ ดงั น้ี • ใหร้ ะบชุ ่อื ส่วนราชการ สถานท่ตี ง้ั และเลขทหี่ นงั สอื ของ สว่ นราชการท่อี อกหนังสือไว้ทีม่ มุ บนด้านซา้ ยของซอง ใต้ ตวั ครุฑ • ติดดวงตราไปรษณีย์ หรือพมิ พข์ อ้ ความ “ชาระคา่ ฝากสง่ เปน็ รายเดือน” ใบอนญุ าตท่ี..../.... (ชื่อทท่ี าการฝากสง่ ) ใน กรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน ขนาด 2 * 4 เซนติเมตร ทีม่ ุมบนดานขวาของซอง • ระบุนามผู้รับ พร้อมทั้งชื่อและที่ตั้งของส่วนราชการที่ ผรู้ ับหนังสือสังกัดไวท้ กี่ ลางซอง • ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ผี ูร้ บั ผิดชอบในการฝากส่ง ลงลายมือชือ่ หรอื ประทับตราลายมือซ่อื กากบั ไว้ทมี่ ุมลา่ งด้านซา้ ยของซอง โดยให้พิมพช์ ือ่ เต็มและตาแหนง่ ไว้ด้วย

53 บรรณานกุ รม พรทพิ ย์ เริงธรรม. การเขียนหนงั สอื ราชการ. [ออนไลน์]. จาก https://www.econ.cmu.ac.th/genadm/files/formal_doc1/1.%20%E0%B8%81%E0% B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8% 99%E0%B8%AB%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%AA%E0%B8%B7% E0%B8%AD%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%8A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0 %B8%A3.pdf. (วันที่สืบคน้ ข้อมูล : 6 เมษายน 2563). ไตรรัตน์ ดสี ุ่น. คู่มือการเขยี นหนงั สือราชการ. [ออนไลน์]. จาก https://secreta.doae.go.th/wp- content/uploads/2019/03/%E0%B8%84%E0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E 0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0% B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99%E0%B8%AB%E0%B8%99%E0%B8% B1%E0%B8%87%E0%B8%AA%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%A3%E0%B8%B2 %E0%B8%8A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3.pdf. (วันท่สี ืบคน้ ขอ้ มูล : 6 เมษายน 2563). พันตารวจโท ทกั ษิณ ชินวัตร. ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2548. [ออนไลน]์ . จาก http://www.oic.go.th/FILEWEB/CABINFOCENTEROPM/DRAWER01/GENERAL/DATA000 4/00004366.PDF. (วนั ท่ีสืบค้นข้อมลู : 6 เมษายน 2563). เปรม ตณิ สลู านนท์. ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526. [ออนไลน์]. จาก http://www.personnel.psu.ac.th/word/9.262.pdf. (วันท่ีสบื ค้นขอ้ มูล : 6 เมษายน 2563). ชวน หลีกภยั . ระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.2544. [ออนไลน์]. จาก http://www.vru.ac.th/file_links/Government-secret.pdf. (วนั ที่สืบคน้ ข้อมลู : 6 เมษายน 2563).

54 ปราณี กันธมิ า. เนือ้ หาการเขียนหนังสือราชการ. [ออนไลน์]. จาก https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=708. (วันที่สบื ค้นข้อมูล : 6 เมษายน 2563). Woody Thailand. ตัวอยา่ งหนงั สอื ภายนอก. [ออนไลน์]. จาก : https://www.slideshare.net/WoodyThailand/ss-5773215. (วันที่สืบค้นขอ้ มูล : 7 เมษายน 2563). Justymew. แบบฟอร์มหนังสอื ภายใน. [ออนไลน์]. จาก : https://www.slideshare.net/justymew/ss-46813611. (วันทีส่ บื ค้นขอ้ มูล : 7 เมษายน 2563). PROFILE THANAPHAN. หนงั สือที่เจ้าหน้าทท่ี าขน้ึ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ. [ออนไลน์]. จาก : https://sites.google.com/site/thanaphanmakmanee/hnangsux-thi-cea-hnathi- tha-khun-hrux-rab-wi-pen-hlak-than-ni-rachkar. (วันทส่ี ืบค้นขอ้ มูล : 8 เมษายน 2563).

55