โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี

1. ระบบต่าง ๆ ในโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป SmartBiz ภาพที่ 1 ระบบตา่ งๆ ของโปรแกรม SmartBiz Accounting สัมพนั ธ์เชื่อมโยงกบั ฝ่ ายต่างๆ ในองคก์ ร 2. การตดิ ต้งั โปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป SmartBiz การติดต้งั โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป SmartBiz แบ่งข้นั ตอนการติดต้งั ออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดต้งั ซอฟทแ์ วร์พ้นื ฐาน และการติดต้งั โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป ซ่ึงมีวธิ ีการติดต้งั ดงั น้ี 1. นาแผน่ CD โปรแกรม ใส่เขา้ ไปใน Drive CD-ROM ของเครื่องคอมพวิ เตอร์ เขา้ ไปที่ Drive CD-ROM หาไฟลช์ ่ือ “Setup.bat” (ภาพที่ 2) จากน้นั ดบั เบิลคลิกท่ีไฟลน์ ้ี เพอ่ื เร่ิมข้นั ตอนการติดต้งั โปรแกรม) ภาพท่ี 2 ไฟลช์ ่ือ “Setup.bat สาหรับติดต้งั โปรแกรม

1 2. จะปรากฏหนา้ ต่างเตรียมการติดต้งั ดงั ภาพที่ 3 คลิกป่ ุม “ถดั ไป” รอจนกระทงั่ ปรากฏหนา้ ตา่ งการ ติดต้งั โปรแกรม ดงั ภาพที่ 4 คลิกป่ ุม “ถดั ไป” ภาพท่ี 3 หนา้ จอเริ่มการติดต้งั ภาพที่ 4 หนา้ ต่างติดต้งั โปรแกรม 3. จะปรากฏหนา้ ตา่ ง แสดงการติดต้งั ซอฟตแ์ วร์พ้นื ฐาน (ภาพท่ี 5) คลิกป่ ุม “ถดั ไป” จะปรากฏหนา้ ตา่ ง แสดงการติดต้งั โปรแกรมบญั ชี (ภาพที่ 6) เลือกทาเคร่ืองหมายในช่อง SmartBizAll คลิกป่ ุม “ถดั ไป” รอจนปรากฏ หนา้ ต่างเสร็จสิ้นการติดต้งั (ภาพท่ี 7) คลิกป่ ุม “เสร็จสิ้น” ภาพที่ 5 หนา้ ตา่ งแสดงการติดต้งั ซอฟตแ์ วร์พ้ืนฐาน ภาพที่ 6 หนา้ ต่างแสดงการติดต้งั โปรแกรมบญั ชี

2 ภาพที่ 7 หนา้ ตา่ งเสร็จสิ้นการติดต้งั โปรแกรมบญั ชี 4. เมื่อตวั โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป SmartBiz ถูกติดต้งั เสร็จเรียบร้อยแลว้ โปรแกรมชุดติดต้งั จะทาการ ติดต้งั ในส่วนของฐานขอ้ มลู ใหอ้ ตั โนมตั ิดว้ ย โดยสามารถเลือกติดต้งั ได้ 4 แบบ (ภาพท่ี 8) คือ แบบท่ี 1 “เพ่ือใชก้ บั ขอ้ มลู เดิมท่ีมีอยแู่ ลว้ (UPDATE)” การที่ผใู้ ชง้ านจะเลือกติดต้งั แบบที่ 1 น้ี กต็ ่อเม่ือ ผใู้ ชง้ านไดม้ ีการใชโ้ ปรแกรม Version เก่าอยกู่ ่อนแลว้ เม่ือติดต้งั โปรแกรมใหมก่ วา่ ก็จะตอ้ งทา การ Update ฐานขอ้ มูลเดิมใหใ้ ชก้ บั Version ใหมไ่ ด้ แบบท่ี 2 “ขอ้ มลู ใหมม่ ีผงั บญั ชี,แบบฟอร์ม และขอ้ มูลบริษทั ตวั อยา่ ง (DEMO)” การที่ผใู้ ชง้ านจะเลือก ติดต้งั แบบท่ี 2 น้ี ก็ต่อเมื่อ ตอ้ งการทดลองบนั ทึกเอกสารต่างๆ หรือตอ้ งการดูการกาหนดคา่ ใน ฐานขอ้ มลู จากบริษทั ตวั อยา่ ง แบบท่ี 3 “ขอ้ มูลใหม่แบบมีผงั บญั ชีและแบบฟอร์มงบตวั อยา่ ง” ผใู้ ชง้ านควรจะเลือกการติดต้งั แบบท่ี 3 น้ีก็ ตอ่ เม่ือมีความเขา้ ใจในการใชง้ านโปรแกรมพอสมควรแลว้ และตอ้ งการท่ีจะเริ่มทางานจริง แบบท่ี 4 “ขอ้ มลู ใหม่แบบขอ้ มูลวา่ งท้งั หมด” การติดต้งั แบบท่ี 4 น้ี ผใู้ ชง้ านจะตอ้ งทาการสร้างขอ้ มลู ผงั บญั ชี แบบฟอร์มพิมพ์ แบบฟอร์มงบการเงินใหม่ท้งั หมด ภาพท่ี 8 หนา้ ต่างแสดงขอ้ ความวา่ ตอ้ งการติดต้งั ฐานขอ้ มลู แบบใด

3 5. เม่ือเราเลือกติดต้งั ฐานขอ้ มลู แบบไหนแลว้ โปรแกรมก็จะระบุวา่ ใหเ้ ก็บขอ้ มูลไวท้ ี่ใด ถา้ เกบ็ ขอ้ มูลไวใ้ น ส่วนที่โปรแกรมแนะนา ใหค้ ลิกที่ป่ ุม OK (ภาพที่ 9) ภาพที่ 9 หนา้ จอแสดงขอ้ ความวา่ ตอ้ งการติดต้งั ฐานขอ้ มูลไวท้ ี่ใด 6. เมื่อเราระบุวา่ ใหเ้ กบ็ ขอ้ มูลไวท้ ี่ใดแลว้ ถา้ เคยมีการลงโปรแกรมไปแลว้ ก่อนหนา้ จะมีหนา้ ตา่ งแจง้ ให้ ทราบวา่ มีขอ้ มูลแลว้ ตอ้ งการลบขอ้ มลู เดิมแลว้ ลงขอ้ มูลใหมห่ รือไม่ ใหค้ ลิกท่ีป่ ุม “Yes” (ภาพท่ี 10) รอจนกระทง่ั ปรากฏหนา้ ต่างเสร็จสิ้นการติดต้งั (ภาพที่ 11) ภาพท่ี 10 หนา้ ตา่ งแจง้ ใหท้ ราบวา่ มีขอ้ มลู แลว้ ภาพที่ 11 หนา้ ต่างเสร็จสิ้นการติดต้งั ตอ้ งการลบขอ้ มลู เดิมแลว้ ลงขอ้ มลู ใหม่ หรือไม่ 7. โปรแกรมจะทาการสร้าง Shortcut ไวท้ ่ีหนา้ Desktop ใหอ้ ตั โนมตั ิ (ภาพที่ 12) เพื่อใหผ้ ใู้ ชง้ านสามารถ เรียกใชโ้ ปรแกรมไดส้ ะดวก ภาพที่ 12 Shortcut โปรแกรม SmartBiz ท่ีสร้างไวท้ ี่หนา้ Desktop

4 8. ผทู้ ่ีใช้ Windows 7, Windows 8 เม่ือจะเปิ ดใชง้ านโปรแกรมจะคลิกขวาท่ี Shortcut จะปรากฏเมนู ดงั ภาพท่ี 13 เลือก “Run as administrator” (หากไม่ทาตามที่แนะนา เม่ือ double click ท่ี icon โปรแกรมจะข้ึน error “ Operator /operand type mismatch” และจะหลุดออกมาจากโปรแกรม) (Smartbiz All version 10.1 จะแสดงชื่อเมนู และหนา้ จอการทางานเป็ นภาษาองั กฤษ หากตอ้ งการ เปลี่ยนเป็นภาษาไทย ใหเ้ ขา้ ไปที่ “Organization Structure” หวั ขอ้ “Configuration’ เลือกเมนู “Change Screen Interface’s Language” และ “ Change Menu’s Language”) ภาพที่ 13 หนา้ ต่างเมนู “Run as administrator” เริ่มเขา้ ใชง้ านโปรแกรม 9. จะมีหนา้ ตา่ ง Login ใหใ้ ชง้ านโปรแกรม ใหใ้ ส่ User Name : BIGBOSS และ Password : BIGBOSS (ภาพท่ี 14) แลว้ กดป่ ุม “Login” 10. จะปรากฏหนา้ ต่างแสดงลิขสิทธ์ิโปรแกรม (ภาพที่ 15) กดป่ ุม “Accept/ยอมรับ” ภาพท่ี 14 หนา้ ต่าง Login เขา้ ใชง้ านโปรแกรม ภาพที่ 15 หนา้ ต่างแสดงลิขสิทธ์ิโปรแกรม 11. จะปรากฏหนา้ ตา่ ง “เลือก directory ขอ้ มลู ของบริษทั ท่ีตอ้ งการทางาน” (ภาพท่ี 16) การเริ่มเขา้ ทางาน กบั โปรแกรมคร้ังแรกจะเลือก ช่ือบริษทั [Underline] ที่ Folder “FMDATA” คลิกป่ ุม “Enter”

5 15. จะปรากฏหนา้ ตา่ งโปรแกรม SmartBiz (ภาพที่ 17) เพ่ือเขา้ ใชง้ านโปรแกรมบญั ชี ภาพท่ี 16 หนา้ ต่างเลือก directory ขอ้ มลู ของบริษทั ภาพท่ี 17 หนา้ ต่างโปรแกรม SmartBiz ที่ตอ้ งการทางาน 3. การเพม่ิ ชื่อบริษัทใหม่ การกาหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบญั ชี ก่อนเร่ิมใชง้ านในแต่ละระบบ จะตอ้ งทาการเพ่มิ ช่ือบริษทั กาหนดขอ้ มลู ประจาบริษทั และ กาหนดนโยบาย ทางบญั ชีที่มีผลในระดบั บริษทั ดงั น้ี 3.1 เขา้ ที่ระบบ โครงสร้างองค์กร ⇨ โครงสร้างองค์กร ⇨เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายละเอยี ดของบริษัท หรือ เขา้ ท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร ⇨ เปิ ด work flow ⇨Organization Structure ⇨เพมิ่ และแก้ไขรายละเอยี ดของ บริษัท (ภาพที่ 18) 3.2 กดป่ ุม F3-เพมิ่ เพ่อื เพิม่ รายช่ือบริษทั (ภาพท่ี 19) 3.3 บนั ทึกรายละเอียดของบริษทั ในหนา้ จอตา่ งๆ 3.4 กดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือใหโ้ ปรแกรมเกบ็ รายละเอียดท่ีบนั ทึกเขา้ เคร่ือง ภาพท่ี 18 work flow ระบบโครงสร้างองคก์ ร ภาพท่ี 19 หนา้ ต่าง เพมิ่ /แกไ้ ขรายละเอียดของบริษทั

6 ภาพที่ 20 หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ที่ 1 ภาพท่ี 21 หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ที่ 2 ภาพที่ 22 หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 3 ภาพท่ี 23 หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ที่ 4 ภาพที่ 25 หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 6 ภาพที่ 24 หนา้ จอรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 5 อธิบายเพม่ิ เติมการเพมิ่ บริษัทใหม่ 1. หลงั จากท่ีกดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือใหโ้ ปรแกรมบนั ทึกขอ้ มลู แลว้ โปรแกรมจะถามวา่ เก็บขอ้ มลู ไวท้ ่ีไหน ซ่ึงปกติโปรแกรมจะทาการเก็บขอ้ มลู ไวท้ ี่ C:\\SMARTBIZ.WIN (ช่ือบริษทั ท่ีต้งั ไว)้ แตผ่ ใู้ ชง้ านสามารถแกไ้ ข เปล่ียนแปลงได้ ในท่ีน้ีจะเกบ็ ขอ้ มลู ไวท้ ี่ D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษทั คริสตอลซอฟท์ จากดั

7 ภาพที่ 26 หนา้ จอเลือกตาแหน่งในการเก็บขอ้ มลู บริษทั ท่ีสร้างใหม่ 2.โปรแกรมจะใหผ้ ใู้ ชง้ านเลือกวา่ จะใชข้ อ้ มลู อะไรบา้ งจากบริษทั ที่จะเอามาเป็นตน้ ฉบบั หลงั จากท่ีกดป่ ุม OK แลว้ โปรแกรมจะข้ึนชื่อบริษทั ที่จะนามาเป็นตน้ ฉบบั ใหเ้ ลือก ภาพท่ี 27 หนา้ จอเลือกบริษทั ตน้ ฉบบั 3.คลิกเลือกช่ือบริษทั ที่ตอ้ งการใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั (ยงั ไมร่ ะบุเจา้ ของ) หลงั จากเลือกบริษทั ตน้ ฉบบั แลว้ โปรแกรมจะทาการคดั ลอกขอ้ มูลใหร้ อจนกวา่ โปรแกรมจะข้ึนขอ้ ความท่ีมุมขวาดา้ นบนวา่ “เก็บขอ้ มูลแลว้ ...เพมิ่ ได้ อีกทนั ที” ภาพที่ 28 หนา้ จอเม่ือทาการเพ่ิมบริษทั ใหม่ *** เม่อื เพม่ิ บริษทั ใหม่เสร็จแล้ว ให้ทำกำรออกจำกโปรแกรมทันที *** 4. เขา้ โปรแกรมอีกคร้ัง หากเขา้ โปรแกรมแลว้ ไม่เห็นช่ือบริษทั ที่เพ่ิมไว้ ใหค้ ลิกที่ (ลูกศรช้ี 1 ) และ เลือกชื่อบริษทั ในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลูกศรช้ี 2 ) หลงั จากน้นั ก็จะปรากฏช่ือบริษทั ที่เพ่ิมไวข้ ้ึนมาให้เลือก ทาการคลิกเลือกช่ือบริษทั ท่ีสร้างไว้ (ลูกศรช้ี 3) จะเห็นวา่ มีบริษทั เพิม่ เขา้ มา ซ่ึงจะมีชื่อบริษทั ที่นามาเป็นตน้ ฉบบั ซ้า กนั อยู่ แต่ช่ือ Folder ท่ีเก็บขอ้ มูลต่างกนั ใหเ้ ลือกชื่อบริษทั และช่ือ Folder ท่ีจะใชง้ านใหถ้ ูกตอ้ ง หลงั จากน้นั โปรแกรมจะทาการลบขอ้ มลู ของบริษทั ที่ไมเ่ กี่ยวขอ้ งออกให้ และเมื่อเขา้ โปรแกรมในคร้ังต่อไป กจ็ ะเหลือเพียง บริษทั ท่ีจะใชง้ านเทา่ น้นั

8 ภาพท่ี 29 หนา้ จอเลือกบริษทั ที่ตอ้ งการทางาน การเพมิ่ /แก้ไข รายละเอยี ดสาขา 1. เขา้ ที่ระบบ โครงสร้างองค์กร ⇨ โครงสร้างองค์กร ⇨เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายละเอยี ดสาขา 2. ถา้ บริษทั มีสานกั งานใหญ่แห่งเดียว ใหก้ ดป่ ุม F3-แก้ไข เพอ่ื เขา้ ไปแกไ้ ขรายละเอียดสาขา “สานกั งาน ใหญ่” แต่ถา้ มีสาขาอ่ืนๆ ดว้ ย ใหก้ ดป่ ุม F3-เพม่ิ เพ่อื เพ่ิมรายช่ือสาขา 3. บนั ทึกรายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ชื่อสาขา ท่ีอยู่ ฯลฯ 4. เมื่อบนั ทึกรายละเอียดครบแลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพื่อบนั ทึกขอ้ มลู เขา้ เคร่ือง ภาพที่ 30 หนา้ จอรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 1 ภาพที่ 31 หนา้ จอรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 2