pettycash1

ปฏบิ ตั งิ านเกย่ี วกบั เงนิ สดยอ่ ยควบคุมและตรวจสอบเก่ยี วกบั การบนั ทกึ และทาเอกสารเก่ยี วกบั เเงนิ สดย่อย

เงินสดย่อย (Petty Cash)เงินสดจำนวนหนงึ่ ทีก่ ิจกำรกำหนดข้ ึนไวจ้ ่ำยค่ำใชจ้ ่ำยทีม่ ีจำนวนไม่มำกนกใชส้ ำหรบกำรจ่ำยทีไม่สำมำรถจ่ำยเป็ นเช็คได้ หรือไม่สะดวกในกำรเขียนเช็คสง่ จ่ำยใชส้ ำหรบรำยกำรทีเ่ มอื่ เกิดรำยกำรน้นข้ ึนแลว้ กิจกำรมคี วำมจำเป็ นที่จะ้อ้ งรีบจ่ำยทนที

ผูร้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ย1. เกบ็ รกั ษาเงนิ สดยอ่ ยไว้ เม่อื มผี ูม้ าขอเบกิ กจ็ ะจา่ ยเงนิ ตามหลกั ฐานน้นั2. บนั ทกึ การจา่ ยเงนิ ในสมดุ เงนิ สดย่อย เพ่อื เป็ นการบนั ทกึ ช่วยจาวา่ ไดจ้ า่ ยอะไรไปบา้ ง3. รวบรวมหลกั ฐานการจา่ ยเงนิ และจดั ทาใบสาคญั เพอ่ื ขอเบกิ ชดเชยเงนิ สดยอ่ ย

Impress System การกาหนดวงเงนิ สดย่อยไว้ในจานวนท่เี หมาะสม และวงเงนิ น้จี ะไม่เปล่ยี นแปลงเม่อื มกี ารจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ แต่จะเปล่ียนเฉพาะเม่อื มกี ารเพ่ิมหรือลดวงเงินสดย่อย

การบนั ทกึ บญั ชีเก่ยี วกบั เงนิ สดย่อย1. การต้งั วงเงินสดย่อย XX Dr. เงินสดย่อย XX Cr. เงนิ ฝากธนาคาร

การบนั ทกึ บญั ชีเก่ยี วกบั เงนิ สดยอ่ ย2. กำรจ่ำยเงินสดย่อย 2.1 ให้ผู้เบกิ จัดทาใบสาคญั จ่ายเงินสดย่อยพร้อมแนบเอกสารประกอบ เช่น ใบเสรจ็ รับเงินสาเนาใบกากบั ภาษี บลิ เงนิ สด บตั รประชาชน เพ่ือเป็นหลกั ฐานในการจ่ายเงนิ สดย่อย 2.2 จัดทาสมุดเงินสดย่อย เพ่ือความสะดวกในการตรวจสอบการจ่ายเงนิ สดย่อยของผู้รักษาเงินสดย่อย และเป็นการบนั ทกึ ความจาของรายละเอยี ดการจ่ายเงนิ สดย่อยเท่าน้นั 2.3 เกบ็ รวบรวมใบสาคญั จ่ายเงินสดย่อยและเอกสารประกอบเพ่ือขอเบิกชดเชยเงนิ จากแผนกการเงินต่อไป

ตวั อยา่ งใบสาคญั จา่ ยเงนิ สดยอ่ ย เลขที่............. ใบสำคญั จำ่ ยเงนิ สดยอ่ ย วันท่ี.................................................................ผู้เบิก.................................................................................................................. ..................ลำดับท่ี รำยกำร จำนวนเงิน………………………… …………………………………….. ………………………………… ผู้อนมุ ัติ ผรู้ ับเงิน ผู้จำ่ ยเงนิ

ตวั อย่างการบนั ทกึ รายการลงในสมดุ เงนิ สดยอ่ ยวนที่ เลขที่ จำนวน ค่ำรบรอง ค่ำเครือ่ ง ค่ำ ค่ำใชจ้ ่ำย บญชีอืน่ ใบสาคัญ เงนิ เขียน พาหนะ เบด็ เตลด็ ช่ือบัญชี จานวนเงิน25x1ม.ค. 2 001 180.- 100.- 80.-4 002 220.- 140.- 80.-8 003 195.- 100.- ค่าไปรษณยี ์ 95.- 95.-16 004 210.- 150.- 60.-25 005 170.- 120.- 50.-31 006 50.- 50.- 1,025.- 290.- 160.- 250.- 230.-

เอกสารประกอบเม่อื ขออนุมตั ทิ าเช็คจา่ ย 1. ใบสาคญั จ่าย 2. ใบเบกิ เงนิ สดย่อย 3. ใบสรปุ เบิกเงินสดย่อย 4. เอกสารประกอบ เช่น ใบเสรจ็ รับเงิน สาเนาใบกากบั ภาษี บลิ เงินสด บัตรประชาชน เป็นต้น 5. นาเอกสาร ข้อ 1-4 ไปบันทกึ บัญชี ทาเชค็ ลงนามอนุมตั ิ จ่ายเชค็ แล้วเกบ็ เข้าแฟ้ ม

การบนั ทกึ บญั ชีเก่ยี วกบั เงนิ สดย่อย3. กำรเบกิ ชดเชยเงินสดย่อย เมือ่ ผูร้ กษำเงินสดย่อยนำใบสำคญมำเบกิ ชดเชยเงินสดย่อยDr. ค่ำเครือ่ งเขียน 200 ค่ำไปรษณีย์ 150 ค่ำพำหนะ 100 ค่ำรบรอง 250 Cr. เงินฝำกธนำคำร 700

การบนั ทกึ บญั ชีเกย่ี วกบั เงนิ สดยอ่ ยเม่อื มกี ารเพ่ิมวงเงนิ สดย่อย (จะบนั ทกึ บญั ชีเหมือนตอนต้งั วงเงนิ สดย่อย)Dr. เงินสดย่อย XX Cr. เงินฝากธนาคาร XX

การบนั ทกึ บญั ชีเกย่ี วกบั เงนิ สดย่อยเม่อื มีการลดวงเงนิ สดย่อย ผู้รักษาเงนิ สดย่อยต้องนาเงนิ ส่งคนื เจ้าหน้าท่กี ารเงนิการบันทกึ บัญชีเป็นดังน้ีDr. เงนิ ฝากธนาคาร XX Cr. เงินสดย่อย XX

การปรบั ปรุงเงนิ สดยอ่ ย ในวันส้นิ ปี หากผู้รักษาเงินสดย่อยมใี บสาคญั จ่ายเงินสดย่อยคงค้างท่ยี ังไม่ได้เบิกชดเชยจากแผนกการเงนิ ผู้รักษาเงนิ สดย่อยต้องแจ้งให้แก่แผนกบญั ชีทราบเพ่ีอท่จี ะบนั ทกึ ปรับปรงุรายการเงินสดย่อยค้างเบกิ ชดเชย ซ่ึงเป็นการปรับปรงุ ให้ยอดเงนิ สดย่อยท่แี สดงรายการในวนัส้นิ ปี ถูกต้องตรงกบั จาวนเงนิ สดย่อยท่ผี ู้รักษาเงนิ สดย่อยถอื ไว้

ตวั อย่าง กรณีมีใบสาคญั เงนิ สดยอ่ ยคา้ งเบกิ ชดเชยสมมติว่า ณ วันท่ี 31 ธนั วาคม 25X1 ผู้รักษาเงินสดย่อยมใี บสาคญั เงนิ สดย่อยค้างเบกิชดเชย ซ่ึงมี รายละเอยี ดดงั น้ี ค่าสาธารณปู โภค 500 บาท ค่าพาหนะ 300 บาท

ตวั อย่าง กรณีมีใบสาคญั เงนิ สดยอ่ ยคา้ งเบกิ ชดเชยข้นั ตอนท่ี 1. บนั ทกึ รายการปรับปรงุ รายการท่คี ้างจ่ายธ.ค. 31 Dr. ค่าสาธารณปู โภค 500ค่าพาหนะ 300 Cr. เงินสดย่อย 800บนั ทกึ ปรับปรงุ ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยท่ยี ังไม่ได้เบกิ ชดเชย

ตวั อย่าง กรณีมใี บสาคญั เงนิ สดย่อยคา้ งเบกิ ชดเชยข้นั ตอนท่ี 2 โอนกลบั รายการท่ปี รับปรงุ ในวันต้นงวดถดั ไปม.ค. 1 Dr. เงินสดย่อย 800Cr. ค่าสาธารณปู โภค 500ค่าพาหนะ 300บนั ทกึ ปรับปรงุ ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยท่ยี ังไม่ได้เบกิ ชดเชย

เงนิ เกนิ หรอื ขาดบญั ชี มบี างคร้ังเม่อื นาหลักฐานใบสาคญั ท้งั หมดมารวมกบั เงินสดย่อยท่คี งเหลืออยู่ในมอื แล้วจะไม่เท่ากบั บัญชีเงนิ สดย่อย และเม่อื ได้ตรวจสอบแล้วปรากฏว่าหลักฐานตามใบสาคญั ถูกต้องดงั น้ี แสดงว่าจานวนเงนิ สดย่อยคงเหลอื ในมอื ไม่ถูกต้อง อนั อาจเน่ืองมาจากจา่ ยเงนิ หรือทอนเงนิ ผดิ น้อย ไปหรือมากไปกไ็ ด้ ในกรณที ่มี เี งินเกนิ บญั ชีหรือขาดบญั ชีเกดิ ข้นึ เช่นน้ี กต็ ้องเปิ ดบัญชีข้นึ อกี บัญชีหน่งึ คอื “บญั ชเี งนิ เกนิ และขาดบัญชี” ( Cash Over and Short Account )

เงนิ เกนิ หรอื ขาดบญั ชีถ้าเป็นกรณเี งินขาดบัญชี การบนั ทกึ รายการบญั ชีตอนเบกิ ชดเชย คือDr. ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ XXภาษซี ้อื XXเงนิ เกนิ และขาดบัญชี XX Cr. เงนิ ฝากธนาคาร XX

เงนิ เกนิ หรอื ขาดบญั ชีถ้าเป็นกรณเี งินเกนิ บัญชี การบันทกึ รายการบญั ชีตอนเบิกชดเชย คอื XX Dr. เงินฝากธนาคาร XX XX Cr. ค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ ภาษีซ้ ือ XX เงนิ เกนิ และขาดบญั ชี

สรุปขน้ั ตอนการจดั การเงนิ สดย่อย 1. กาหนดตัวบุคคลท่มี ีหน้าท่รี ักษาเงนิ สดย่อย (ผู้ถอื เงนิ สดย่อย) และกาหนดวงเงินสดย่อยท่มี ีจานวนเหมาะสมไว้อย่างแน่นอน 2. การเบิกเงนิ สดย่อยทุกคร้ัง ผู้เบิกเงนิ จะต้องมใี บขออนุมัติเบกิ เงิน (ใบขอเบกิ เงินสดย่อย) 3. ทุกคร้ังท่จี ่ายเงนิ สดย่อยต้องประทบั ตรา “จ่ายแล้ว” ในใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพ่ือป้ องกนั การนาเอกสารเหล่าน้ันกลับมาขอเบิกอกี และให้ผู้เบิกเงินเซน็ ช่ือไว้ในใบเบกิ เงินสดย่อยด้วย 4. ต้องเกบ็ เงินสดย่อยแยกจากเงินอ่นื โดยเฉพาะเงนิ สดส่วนตัวของผู้รักษาเงนิ สดย่อยและต้องกาหนดวิธปี ฏบิ ัติให้ทราบท่วั กนั

สรุปขน้ั ตอนการจดั การเงนิ สดย่อย 5. ทุกคร้ังท่มี กี ารเบกิ เงนิ ชดเชย ต้องจดั ทาใบสรปุ การจ่ายเงนิ สดย่อยโดยแนบใบเบกิ เงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกต้อง 6. ต้องจดั ให้มกี ารตดิ ตามทวงถาม “เงนิ ทดรองจ่าย” ว่าเม่อื เสรจ็ ภารกจิ ท่ไี ด้รับมอบหมายแล้ว ผ้เู บกิ เงนิทดรองจ่ายได้นาใบเสรจ็ หรือเอกสารการจ่ายเงินมาคนื หรือไม่ และเงินท่จี ่ายออกไปถกู ต้องตรงกบั วตั ถุประสงค์ท่มี อบหมายไปเพียงใด 7. ตรวจสอบและยนื ยนั ยอดการบนั ทกึ บญั ชีค่าใช้จ่ายท่เี กดิ จากเงนิ สดย่อยอย่างสม่าเสมอ

การควบคมุ ภายในเกย่ี วกบั การจา่ ยเงนิ สดย่อย1. มีเพียงบุคคลเดียวรับผดิ ชอบวงเงนิ แต่ละวง ถ้าจาเป็นต้องมหี ลายวง จะต้องเกบ็ ไวในลักษณะท่สี ะดวกแก่การตรวจสอบแต่ละวงเงนิ2. มกี ารทาเคร่ืองหมาย “จ่ายเงนิ แล้ว” บนหลักฐานประกอบทุกฉบับ เพ่ือป้ องการนามาใช้อกี เม่ือมีการจ่ายเงนิ ต้องมีใบสาคญั จ่ายเงนิ สดย่อย3. การเบิกเงนิ ทดแทนวงเงนิ สดย่อย จะต้องทาโดยผู้รักษาเงนิ สดย่อย4. มีการอนุมตั ิโดยผู้ท่มี ีอานาจ5. ถ้ามีการเปล่ียนแปลงวงเงนิ สดย่อย จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารหรอื เจ้าของกจิ การ6. การเบิกเงนิ ทดแทนจาต้องทาโดยการออกใบสาคญั จ่ายเชค็