pettycashnutarin

เงนิ สดยอ่ ย(Petty Cash) เงนิ สดย่อยหมายถงึ เงนิ สดจานวนหน่งึ ทกี่ ิจการกาหนดข้นึ ไว้จ่ายคา่ ใชจ้ า่ ยทม่ี จี านวนไมม่ ากนักซึง่ไมส่ ามารถจา่ ยเปน็ เช็คได้ หรอื ไมส่ ะดวกในการเขียนเช็คสง่ั จา่ ย ซงึ่ เมือ่ เกิดรายการนั้นขนึ้ แลว้ กจิ การมคี วามจาเปน็ ทจี่ ะต้องรบี จา่ ยทันที และเปน็ การปอ้ งกันการทุจริตในการจ่ายเงินทีม่ จี านวนเงินเพียงเลก็ น้อย เชน่ค่ารบั รอง คา่ ไปรษณีย์ ค่าพาหนะ ซึ่งเงินสดย่อยนจี้ ะอยใู่ นความรับผดิ ชอบของพนักงานการเงิน หรอืพนกั งานบริษทั คนใดคนหนง่ึ กไ็ ด้ เรยี กวา่ “ผรู้ ักษาเงินสดย่อย”ผูร้ ักษาเงนิ สดยอ่ ยมีหนา้ ทีด่ งั น้ี 1. เกบ็ รกั ษาเงินสดย่อยไว้ เมอื่ มผี ู้มาขอเบิกกจ็ ะจา่ ยเงนิ ตามหลกั ฐานน้นั 2. บนั ทกึ การจา่ ยเงนิ ในสมุดเงินสดยอ่ ย เพื่อเป็นการบนั ทกึ ช่วยจาว่าได้จา่ ยอะไรไปบ้าง 3. รวบรวมหลกั ฐานการจา่ ยเงนิ และจัดทาใบสาคญั เพ่ือขอเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย ระบบเงินสดยอ่ ยท่นี ยิ มใช้คอื Impress System โดยจะมกี ารกาหนดวงเงนิ สดย่อยไว้ในจานวนท่ีเหมาะสม และวงเงินนจี้ ะไมเ่ ปล่ียนแปลงเมือ่ มกี ารจา่ ยคา่ ใช้จา่ ยต่าง ๆ แตจ่ ะเปล่ยี นเฉพาะเมื่อมกี ารเพมิ่ หรือลดวงเงนิ สดย่อย เทา่ นนั้ การตง้ั วงเงินสดยอ่ ย กิจการตอ้ งกาหนดวงเงินสดย่อยให้เพียงพอต่อการใชจ้ ่ายของกิจการ และวางระเบยี บเกยี่ วกับการจ่ายค่าใชจ้ า่ ยทไ่ี มเ่ กินจานวนทีก่ จิ การกาหนดไว้ จากนั้นแผนกการเงินจะจา่ ยเช็คให้แก่ผูร้ ักษาเงนิ สดย่อยตามจานวนวงเงินสดย่อย และผู้รกั ษาเงนิ สดยอ่ ยนาเชค็ ไปเบิกจากธนาคารและเกบ็ รักษาเงนิ สดไว้ สมมตวิ า่ กิจการกาหนดวงเงนิ สดย่อยไว้ 3,000 บาท พนกั งานบญั ชีจะบนั ทึกบญั ชี ดงั น้ี วันที่ รายการ เลขท่ี เดบติ เครดติ บญั ชี25X1ม.ค. 1 เงนิ สดยอ่ ย 3,000 - 3,000 - เงนิ ฝากธนาคาร บนั ทึกการตั้งวงเงนิ สดยอ่ ย

การจา่ ยเงินสดย่อย เม่ือมผี มู้ าขอเบกิ เงนิ สดย่อยผู้รกั ษาเงินสดย่อยจะจดั ทาใบสาคญั จ่ายเงนิ สดย่อยเพือ่ เปน็ หลกั ฐานในการจา่ ยเงินสดยอ่ ย ซึง่ จะมีรายละเอียดทเ่ี กยี่ วกบั ผขู้ อเบกิ วันทจ่ี า่ ย รายการทจ่ี ่าย จานวนเงิน ผอู้ นมุ ตั ิ ผ้รู ับเงิน และผจู้ ่ายเงิน และเก็บไว้เพ่อื รวบรวมขอเบกิ ชดเชยเงินจากแผนกการเงินตอ่ ไป เลขที.่ ............ ใบสาคญั จา่ ยเงนิ สดย่อย วันท.ี่ ................................................................ผู้เบิก....................................................................................................................................................ลาดบั ที่ รายการ จานวนเงนิ………………………………. …………………………………….. …………………………………….. ผู้อนมุ ตั ิ ผูร้ บั เงิน ผจู้ า่ ยเงิน เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบการจา่ ยเงนิ สดยอ่ ยของผู้รกั ษาเงนิ สดยอ่ ย ผรู้ ักษาเงนิ สดยอ่ ยจะมีการจดบนั ทึกของตนเอง การบนั ทึกดังกล่าวไมไ่ ดเ้ ปน็ การบันทกึ บญั ชีของกจิ การเป็นเพยี งแค่บนั ทกึ ทรงจา(Memo) ของผ้รู ักษาเงนิ สดยอ่ ยเทา่ น้ัน บันทึกทผี่ รู้ ักษาเงนิ สดย่อยอาจจะจัดทาในรปู ของสมดุ เงินสดย่อยดังน้ี สมดุ เงินสดย่อยวนั ท่ี เลขท่ี จานวน คา่ รบั รอง ค่าเคร่อื ง คา่ ค่าใชจ้ ่าย บัญชีอื่น ๆ ใบสาคญั เงนิ เขยี น พาหนะ เบ็ดเตลด็ ชือ่ บัญชี จานวน25X1 เงนิม.ค. 2 001 180 100 80 95 4 002 220 140 80 100 ค่าไปรษณยี ์ 8 003 195 50 16 004 210 150 60 25 005 170 120 31 006 50 50 1,025 290 160 250 230 95

เมือ่ มีการเพ่ิมวงเงินสดย่อย (จะบนั ทกึ บัญชีเหมือนตอนต้งั วงเงนิ สดย่อย) วนั ที่ รายการ เลขที่ เดบิต เครดิต บัญชี25X1ม.ค. 1 เงนิ สดยอ่ ย 3,000 - 3,000 - เงนิ ฝากธนาคาร บนั ทกึ การตง้ั วงเงินสดยอ่ ย เมอื่ มีการลดวงเงนิ สดย่อย ผู้รกั ษาเงนิ สดย่อยต้องนาเงนิ สง่ คืนเจ้าหน้าทกี่ ารเงนิ การบันทึกบญั ชีเป็นดังนี้ วันท่ี รายการ เลขที่ เดบิต เครดติ บัญชี25X1ม.ค. 1 เงินฝากธนาคาร 3,000 - 3,000 - เงนิ สดยอ่ ย บนั ทกึ การตัง้ วงเงนิ สดยอ่ ยการเบิกชดเชยเงินสดย่อย เมือ่ ถงึ กาหนดการเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยตามท่กี จิ การกาหนดไว้ ซง่ึ อาจจะเบิกชดเชยทกุ สนิ้ เดอื นหรอื บางกิจการอาจจะกาหนดการเบกิ ชดเชยเงินสดยอ่ ยจากจานวนทีเ่ หลือขัน้ ต่าทีผ่ ู้รักษาเงนิ สดย่อยถืออยู่ก็ตามผูร้ กั ษาเงินสดย่อยตอ้ งสรปุ ยอดใบสาคญั จา่ ยเงนิ สดยอ่ ยทไี่ ดจ้ า่ ยไปแล้วเพ่ือขอชดเชยจากแผนกการเงินแผนกการเงินตรวจสอบความถกู ต้องแล้วจะจา่ ยเงนิ ใหแ้ ก่ผรู้ ักษาเงินสดยอ่ ยตาม จานวนเงนิ ทผ่ี รู้ ักษาเงินสดย่อยได้จา่ ยไปแลว้ ซึ่งตามวธิ นี ีถ้ ้าไมม่ กี ารเพม่ิ หรอื ลดวงเงนิ สดย่อย กจ็ ะทาใหย้ อดของเงนิ สดย่อยมียอดคงทอ่ี ยเู่ สมอ สมมตวิ ่าในวนั ท่ี 31 มกราคม 25X1 ผู้รักษาเงนิ สดย่อยตามรายละเอียดท่ไี ดจ้ ่ายเงนิ ไปซ่ึงปรากฏในสมดุ เงินสดยอ่ ย การบนั ทกึ รายการ มีดงั นี้

วนั ท่ี รายการ เลขที่ เดบติ เครดติ บัญชี25X1 ค่ารบั รอง 290 -ม.ค. 31 คา่ เครือ่ งเขยี น 160 - ค่าพาหนะ 250 - ค่าใชจ้ ่ายเบด็ เตลด็ 230 - คา่ ไปรษณยี ์ 95 - เงนิ ฝากธนาคาร 1,025 - บนั ทึกการเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยการปรับปรงุ เงินสดย่อยในวันสนิ้ ปหี ากผรู้ ักษาเงนิ สดยอ่ ยมใี บสาคญั จา่ ยเงนิ สดยอ่ ยคงคา้ งที่ยงั ไม่ได้เบกิ ชดเชยจากแผนกการเงินผู้รักษาเงินสดย่อยต้องแจ้งใหแ้ กแ่ ผนกบัญชที ราบเพ่ีอทจ่ี ะบันทึกปรบั ปรงุ รายการเงนิ สดยอ่ ยคา้ งเบกิ ชดเชย ซงึ่ เปน็การปรับปรงุ ใหย้ อดเงินสดยอ่ ยทแ่ี สดงรายการในวนั สนิ้ ปถี กู ต้องตรงกบั จาวนเงินสดยอ่ ยทผี่ รู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยถือไว้สมมตวิ า่ ณ วนั ท่ี 31 ธันวาคม 25X1 ผรู้ กั ษาเงินสดยอ่ ยมีใบสาคัญเงนิ สดยอ่ ยค้างเบิกชดเชย ซง่ึ มีรายละเอยี ดดงั นี้ - คา่ ไปรษณีย์ 150 บาท - ค่ารถโดยสาร 270 บาท - คา่ ใชจ้ า่ ยเบด็ เตลด็ 120 บาท การบันทกึ รายการปรบั ปรุงบญั ชี มีดงั นี้ เลขที่ เดบิต เครดติวันท่ี รายการ บัญชี25X1 ค่าไปรษณยี ์ 150 -ธ.ค. 31 ค่าพาหนะ 270 - ค่าใชจ้ า่ ยเบด็ เตลด็ 120 - เงินสดยอ่ ย 540 - บันทกึ ปรบั ปรุงเงนิ สดย่อยคา้ งเบิกชดเชย

เมอ่ื ขึ้นงวดบัญชีใหม่ กิจการจะบันทกึ การกลบั รายการปรบั ปรงุ เพอ่ื ทาให้เงนิ สดย่อยมยี อดคงเหลอื เท่าเดิม รายการบนั ทกึ การกลบั รายการปรับปรุง มีดงั น้ี วนั ที่ รายการ เลขที่ เดบติ เครดติ บญั ชี 540 -25X1 150 -ธ.ค. 31 เงนิ สดยอ่ ย 270 - คา่ ไปรษณยี ์ 120 - คา่ พาหนะ คา่ ใชจ้ า่ ยเบด็ เตล็ด บันทึกปรบั ปรงุ เงนิ สดย่อยค้างเบกิ ชดเชยการผา่ นรายการจากสมดุ รายวนั ทวั่ ไปไปยงั บญั ชีแยกประเภทของเงินสดย่อย จะแสดงได้ดงั นี ้25X1 เงนิ สดย่อย คา่ ไปรษณีย์ 103ม.ค. 1 เงินฝากธนาคาร 25X1 คา่ พาหนะ คา่ ใช้จ่ายเบด็ เตลด็ 150 3,000 ธ.ค. 31 ยอดยกไป 270 120 3,000 2,460 3,00025X2 2,460ม.ค. 1 ยอดยกมา 150 270 คา่ ไปรษณีย์ 120 คา่ พาหนะ คา่ ใช้จ่ายเบด็ เตลด็ มบี างครงั้ เมือ่ นาหลักฐานใบสาคญั ทง้ั หมดมารวมกับเงนิ สดย่อยทคี่ งเหลืออยู่ในมือแลว้จะไมเ่ ท่ากบั บัญชเี งินสดยอ่ ย และเม่อื ได้ตรวจสอบแลว้ ปรากฏว่าหลักฐานตามใบสาคัญถกู ต้องดงั น้ี แสดงวา่ จานวนเงินสดย่อยคงเหลือในมือไมถ่ ูกตอ้ ง อันอาจเนื่องมาจากจ่ายเงินหรือทอนเงินผิดนอ้ ยไปหรอื มากไปก็ได้ ในกรณีท่ีมเี งนิ เกนิ บัญชีหรือขาดบัญชีเกิดขึน้ เชน่ นี้ กต็ ้องเปดิ บัญชขี ้ึนอีกบัญชีหนงึ่

คือ “บัญชีเงนิ เกินและขาดบัญชี” ( Cash Over and Short Account ) ถา้ เป็นกรณเี งนิ ขาดบญั ชี การบันทึกรายการบญั ชีตอนเบกิ ชดเชย คือ วนั ท่ี รายการ เลขท่ี เดบติ เครดติ25X1 บญั ชี xxx - คา่ ใช้จ่ายตา่ งๆ xxx ภาษซี ้ือ xxx เงนิ เกนิ และขาดบัญชี xxx เงนิ ฝากธนาคาร ปรับปรุงรายการเงนิ สดยอ่ ยขาดบญั ชี ถา้ เปน็ กรณีเงินเกินบัญชี การบันทึกรายการบัญชีตอนเบกิ ชดเชย คอืวนั ท่ี รายการ เลขท่ี เดบิต เครดติ บัญชี xxx xxx25X1 xxx เงินฝากธนาคาร xxx คา่ ใช้จา่ ยตา่ งๆ ภาษีซือ้ เงนิ เกนิ และขาดบญั ชี ปรับปรงุ รายการเงนิ สดย่อยขาดบัญชี วธิ ีการเงินสดย่อยอีกวิธหี นง่ึ เรียกว่า Fluctuation Fund System หรือเงนิ สดยอ่ ยระบบไมจ่ ากดัวงเงนิ วิธนี ้ตี ้องบนั ทกึ บญั ชใี นสมดุ รายวนั ทั่วไปทุกครงั้ เมื่อมีการจ่ายเงินสดย่อย และเม่ือเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย ก็ไม่จาเป็นต้องเบิกชดเชยเท่ากบั ใบสาคญั ท่ีได้จา่ ยไป อาจเบิกชดเชยเท่ากับ สูงกวา่ หรือตา่ กวา่ใบสาคญั ก็ได้

วธิ นี ้เี ม่ือมกี ารจ่ายเงินสดย่อยแตล่ ะครง้ั จะบนั ทึกบัญชีดงั นี้ วันท่ี รายการ เลขท่ี เดบติ เครดิต25X1 บัญชี xxx ค่าใชจ้ ่ายตา่ งๆ xxx ภาษีซ้ือ xxx เงินสดยอ่ ยการจดั ระบบเงนิ สดย่อย มขี ้ันตอนดงั น้ี 1. กาหนดตัวบคุ คลทมี่ ีหนา้ ท่รี ักษาเงินสดย่อย (ผู้ถือเงนิ สดย่อย) และกาหนดวงเงนิ สดย่อยทีม่ จี านวนเหมาะสมไวอ้ ยา่ งแนน่ อน 2. การเบกิ เงินสดย่อยทุกครั้ง ผู้เบิกเงินจะตอ้ งมใี บขออนุมัติเบกิ เงิน (ใบขอเบิกเงินสดย่อย) 3. ทุกคร้ังทีจ่ ่ายเงินสดย่อยต้องประทับตรา “จา่ ยแล้ว” ในใบเบิกเงนิ สดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบบัเพ่ือป้องกันการนาเอกสารเหลา่ นนั้ กลับมาขอเบิกอีก และใหผ้ เู้ บิกเงนิ เซ็นชือ่ ไว้ในใบเบิกเงินสดย่อยด้วย 4. ตอ้ งเกบ็ เงินสดย่อยแยกจากเงินอนื่ โดยเฉพาะเงินสดสว่ นตัวของผรู้ กั ษาเงินสดย่อยและต้องกาหนดวธิ ีปฏิบตั ใิ หท้ ราบทว่ั กนั 5. ทกุ ครั้งท่มี ีการเบิกเงินชดเชย ตอ้ งจัดทาใบสรุปการจา่ ยเงินสดย่อยโดยแนบใบเบกิ เงินสดยอ่ ยและเอกสารประกอบอยา่ งครบถ้วนและถูกตอ้ ง 6. ตอ้ งจดั ให้มีการติดตามทวงถาม “เงินทดรองจา่ ย” ว่าเมื่อเสรจ็ ภารกจิ ท่ีได้รบั มอบหมายแล้ว ผูเ้ บิกเงนิทดรองจ่ายได้นาใบเสรจ็ หรอื เอกสารการจ่ายเงนิ มาคนื หรือไม่ และเงินทจ่ี ่ายออกไปถูกต้องตรงกบั วัตถุประสงค์ทม่ี อบหมายไปเพยี งใด 7. ตรวจสอบและยนื ยนั ยอดการบันทึกบญั ชีคา่ ใชจ้ ่ายท่เี กดิ จากเงินสดย่อยอยา่ งสม่าเสมอเอกสารประกอบเม่ือขออนุมัติทาเช็คจ่าย 1. ใบสาคญั จา่ ย 2. ใบเบกิ เงนิ สดย่อย 3. ใบสรุปเบกิ เงินสดย่อย 4. เอกสารประกอบ เชน่ ใบเสร็จรบั เงิน สาเนาใบกากบั ภาษี บลิ เงนิ สด บัตรประชาชน เป็นตน้ 5. นาเอกสาร ขอ้ 1-4 ไปบันทึกบัญชี ทาเชค็ ลงนามอนมุ ัติ จา่ ยเชค็ แล้วเก็บเข้าแฟ้ม

การควบคมุ ภายในเกย่ี วกับการจ่ายเงินสดยอ่ ย 1. มีเพยี งบคุ คลเดียวรับผิดชอบวงเงนิ แต่ละวง ถา้ จาเปน็ ต้องมีหลายวง จะตอ้ งเก็บไวในลักษณะที่สะดวกแก่การตรวจสอบแต่ละวงเงนิ 2. มีการทาเคร่อื งหมาย “จ่ายเงินแล้ว” บนหลกั ฐานประกอบทุกฉบับ เพ่ือป้องการนามาใชอ้ กี 3. เม่ือมีการจ่ายเงนิ ต้องมใี บสาคัญจ่ายเงนิ สดย่อย 4. การเบิกเงินทดแทนวงเงนิ สดย่อย จะต้องทาโดยผู้รกั ษาเงินสดย่อย 5. มกี ารอนุมตั ผิ ู้ทีม่ ีอานาจ 6. ถา้ มกี ารเปล่ยี นแปลงวงเงินสดยอ่ ย จะต้องได้รบั อนุมัตจิ ากผบู้ ริหารหรือเจ้าของกิจการ 7. การเบกิ เงนิ ทดแทนจาต้องทาโดยการออกใบสาคญั จา่ ยเช็ค