ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ 3ppt

การใชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารงาน (MIS)

ความสาคญั ของสารสนเทศ ปัจจุบนั เทคโนโลยีสารสนเทศไดเ้ ขา้ มามีบทบาทข้ึนอย่างมาก ทง้ั ในชวี ิตประจาวนั การทางาน และการดาเนินงานขององคก์ รตา่ งๆ จนบางครั้งอาจเปรียบสารสนเทศไดเ้ สมือนกบั สายเลือดท่หี ลอ่ เล้ยี งการทางานแทบทุกดา้ นขององคก์ ร ซ่ึงผลกระทบของสารสนเทศ ไดเ้ กดิ ข้ึนอยา่ งกวา้ งขวาง ทงั้ ในระดบั บุคคลกลุม่ องคก์ ร รวมทง้ั การทางานในสาขาวิชาชพี ตา่ งๆ

ความสาคญั ของสารสนเทศ (ต่อ)1. สารสนเทศเป็นบอ่ เกดิ แหง่ ความรูแ้ ละสติปัญญา • ชว่ ยใหป้ ฏบิ ตั งิ าน วางแผนงาน ตดั สินใจอยา่ งเหมาะสม2. สารสนเทศเป็นอานาจท่สี ามารถสรา้ งความมง่ั คง่ั ได้ โดยใชเ้ ป็นอาวุธสาคญั ใน การแขง่ ขนั3. สารสนเทศเป็นทรพั ยากรท่มี คี ุณคา่ มหาศาล และไมม่ วี นั หมดส้ิน • นา inf.+ inf.+ inf. …มาประมวล วเิ คราะห์ + ประสบการณ/์ ความรู ้ = องคค์ วามรูใ้ หม่4. สารสนเทศเป็นส่ิงท่ชี ว่ ยลดความไมแ่ น่นอน ชว่ ยใหก้ ารตดั สินใจใหม้ คี วาม เป็นไปได้ และถูกตอ้ งมากย่งิ ข้ึน • การทาโพลสารวจความคดิ เหน็ ของประชาชน • การทาวิจยั สารวจความคดิ เหน็ ของผูร้ บั บริการ

ระบบสารสนเทศสรา้ งข้ึนมาเพ่ือจุดมุง่ หมายหลายประการ จุดมุง่ หมายพ้ืนฐานประการหน่ึงคือ การประมวลผล ขอ้ มูล (Data) ใหเ้ ป็น สารสนเทศ(Information) และนาไปสู่ความรู ้ (Knowledge) ท่ชี ว่ ยแกป้ ัญหาในการดาเนินงาน

ความหมายของ ขอ้ มลู (Data) ประศาสตร์ บญุ สนอง : ขอ้ เท็จจริงที่เก่ียวกบั บคุ คล สิ่งของ แนวคิดและเหตุการณท์ ี่เราสนใจศึกษา อาจไดม้ าจากการนับ การวดั ซึ่งเป็ นไดท้ ง้ั ตวั เลขขอ้ ความ สญั ลกั ษณ์ หรือรปู ภาพ แพทย์หญิงเฉลิมสุข บุญไทย : ขอ้ เท็จจริงท่ีมีอยู่ หรือไดม้ าจากเหตุการณท์ ี่เกิดข้ึนโดยมิไดจ้ ดั การเปล่ียนแปลงใดๆ ซ่ึงอาจะเป็ นเครื่องหมายตวั เลข(ขอ้ มูลเชิงปริมาณ) ตวั อกั ษรหรือสญั ลกั ษณใ์ ดๆ (ขอ้ มูลเชิงคุณภาพ) ก็ได้ ขอ้ มูล (Data) คือ ขอ้ เท็จจริงเก่ียวกบั เหตุการณ์ หรือขอ้ มูลดิบที่ยงั ไม่ผ่านการประมวลผล ยงั ไม่มีความหมายชดั เจนในการนาไปใชง้ าน ขอ้ มลู อาจเป็ นตวั เลข ตวั อกั ษร สญั ลกั ษณ์ รปู ภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว

คณุ สมบตั ิขนั้ พ้ืนฐานของขอ้ มลู1. ความถกู ตอ้ ง : หากเชื่อถือไม่ไดจ้ ะทาใหเ้ กิดผลเสีย ผูใ้ ชจ้ ะไม่กลา้ อา้ งอิง หรือนาไปใชใ้ หเ้ กิดประโยชน์2. ความรวดเร็วและเป็ นปัจจุบนั : ทนั ต่อความตอ้ งการของผูใ้ ช้ มีการ ตอบสนองต่อผูใ้ ชไ้ ดเ้ ร็ว3. ความสมบรู ณ์ : ข้ึนอย่กู บั การรวบรวมขอ้ มลู และวิธีการปฎิบตั ิ4. ความชดั เจนและกะทดั รดั : สื่อความหมายได้5. ความสอดคลอ้ ง : ความตอ้ งการของบคุ คล หรือหน่วยงาน

ความหมายของ “ฐานขอ้ มลู ” รวิวรรณ เทนอิสสระ : การจดั เก็บขอ้ มูลท่ีเกี่ยวขอ้ งกนั อย่างมีระบบผใู้ ชง้ านสามารถดู แกไ้ ข เพิ่มเติม หรือลบขอ้ มลู ไดเ้ ป็ นตน้ และมกั จะนาเอาระบบคอมพิวเตอรม์ าช่วยในการจดั เก็บฐานขอ้ มูล เพ่ือใหท้ นั ต่อความตอ้ งการใชแ้ ละถกู ตอ้ งตรงตามความเป็ นจริง เลาดอน : การเก็บรวบรวมขอ้ มูลจานวนมากไวอ้ ย่างเป็ นระเบียบ ช่วยให้การบริหาร จดั เก็บ และคน้ หาขอ้ มูลโดยโปรแกรมประยุกต์เป็ นไปไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพ การรวมขอ้ มลู ทงั้ หมดเขา้ มาเก็บไวใ้ นท่ีเดียวกนั และลดการซ้าซอ้ นของขอ้ มลู ผใู้ ชจ้ ึงมองเห็นขอ้ มลู ทงั้ หมดไดจ้ ากสถานท่ีเดียว ฐานขอ้ มลู หมายถึง การเก็บรวบรวมขอ้ มลู เขา้ ไวด้ ว้ ยกนั อย่างมีแบบแผนณ ท่ีใดที่หน่ึ งในองค์การ เพื่อท่ีผูใ้ ชจ้ ะสามารถนาข้อมูลมาประมวลผลและประยุกตใ์ ชง้ านตามที่ตอ้ งการไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพ

ความสาคญั ของ “ฐานขอ้ มลู ”1. ลดการเก็บขอ้ มลู ที่ซา้ ซอ้ น2. รกั ษาความถกู ตอ้ งของขอ้ มลู3. การป้ องกนั และรกั ษาความปลอดภยั ใหก้ บั ขอ้ มลู ทาไดอ้ ย่างสะดวก4. สามารถใชข้ อ้ มลู ร่วมกนั ได้5. มีความเป็ นอิสระของขอ้ มลู : เพ่ิมเติม/แกไ้ ข/ปรบั ปรุง/ลบ

ความหมายของ “สารสนเทศ” ประศาสตร์ บญุ สนอง : ผลลพั ทท์ ี่ไดจ้ ากการประมวลผลขอ้ มลู ซ่ึงเป็ นส่ิงที่สามารถใชป้ ระโยชนต์ ามวตั ถุประสงคข์ องผูใ้ ช้ ตวั อย่าง คะแนนเฉลี่ย รายได้เฉล่ีย เป็ นตน้ แพทยห์ ญิงเฉลิมสุข บุญไทย : ขอ้ มลู และความสมั พนั ธ์ ซึ่งไดร้ วบรวมหรือจดั การดว้ ยวิธีใดวิธีหนึ่ง ใหอ้ ยู่ในรูปแบบที่สามารถจะนาไปใชป้ ระโยชน์ในการตดั สินใจ กระบวนการวางแผน การควบคมุ กากบั งาน และการประเมินผลงาน สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนาขอ้ มลู ท่ีเก็บรวบรวมไว้ มาผ่านกระบวนการ (Process) เพ่ือใหไ้ ดผ้ ลลพั ธท์ ่ีมีประโยชนต์ ่อการตดั สินใจขอ้ มูล กระบวนการ สารสนเทศ(DATA) (Process) (Information)

ลกั ษณะของสารสนเทศท่ีดี คุณค่าของสารสนเทศของแต่ละคน ไม่จาเป็ นตอ้ งเหมือนกนัลกั ษณะของสารสนเทศที่ดีประกอบดว้ ย 4 มิติ คือ มิติดา้ นเวลา (Time) มิติดา้ นเน้ือหา (Content) มิติดา้ นรปู แบบ (Format) มิติดา้ นกระบวนการ (Process)

มิติดา้ นเวลา (Time)การทันเวลา (Timeliness) สามารถหาไดร้ วดเร็วทันเวลาที่ ตอ้ งการความเป็ นปัจจุบัน (Up-to-date) มีการปรับปรุงขอ้ มูลใหเ้ ป็ น ปัจจบุ นั อยูเ่ สมอมีระยะเวลา (Time Period) มีขอ้ มูลท้งั ในอดีต ปัจจุบนั และ อนาคต ซ่ึงจะเป็ นประโยชนต์ อ่ การวางแผนและการตดั สนิ ใจ

มิติดา้ นเน้ือหา (Content)ความถูกตอ้ งเท่ยี งตรง สารสนเทศซ่ึงไม่มีขอ้ ผิดพลาดความสมั พนั ธก์ บั เรอ่ื ง สอดคลอ้ งกบั เรือ่ งท่ตี อ้ งการความสมบูรณ์ คลอบคลมุ รายละเอียดทส่ี าคญั ทกุ เรอื่ งทต่ี อ้ งการ ทราบความน่าเช่ือถือได้ ข้ ึนอยกู่ บั การเก็บรวบรวมขอ้ มูล และแหลง่ ท่มี า ของขอ้ มูลตรวจสอบได้ ตรวจสอบความถูกตอ้ งและแหลง่ ทม่ี า

มิติดา้ นรปู แบบ (Format)ความชดั เจนระดบั ของการนาเสนอรายละเอียดรูปแบบการนาเสนอสอ่ื ในการนาเสนอความประหยดั

มิติดา้ นกระบวนการ (Process)ความสามารถในการเขา้ ถึงการมีสว่ นรว่ มการเช่ือมโยง

ขอ้ แตกต่างระหวา่ ง ขอ้ มลู และสารสนเทศ ข้อมูลเป็ นส่วนของข้อเท็จจริง โดยไดจ้ ากการเก็บมาจากเหตุการณต์ ่างๆ สารสนเทศเป็ นข้อมูลท่ีนามาผ่านกระบวนการเพ่ือสามารถนาไปใช้ ในการตดั สินใจต่อไปไดท้ นั ทีหรือการนาขอ้ มูลมาประมวลผลเพ่ือการนาไปใชง้ าน ใหม้ ีประสิทธิภาพมากข้ึนตวั อย่างขอ้ แตกต่างระหว่างขอ้ มลู และสารสนเทศระบบรายงานอบุ ตั ิเหตทุ างถนน(จุดตรวจ จดุ เกิดอบุ ตั ิเหตุ ผเู้ สียชีวิต)

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึง กระบวนการต่างๆ ที่จะช่วยใหไ้ ดส้ ารสนเทศตามที่ตอ้ งการอาจรวมถึง เคร่ืองมือ อุปกรณ์ เช่น เคร่ืองคอมพิวเตอร์ เคร่ืองใชส้ านกั งานอุปกรณ์คมนาคม รวมทง้ั ซอฟต์แวร์ทง้ั ระบบสาเร็จรูป และท่ีพฒั นาข้ึนโดยเฉพาะดา้ น ซ่ึงกระบวนการในการนาอุปกรณ์เคร่ืองมือต่างๆมาใช้งานเพื่อรวบรวมขอ้ มูล จดั เก็บ ประมวลผล และแสดงผลเป็ นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ท่ีสามารถนาไปใชป้ ระโยชนไ์ ดต้ ่อไป

เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศในปัจจบุ นัประกอบดว้ ยระบบประมวลผลขอ้ มูล (Data Processing System)ระบบสารสนเทศเพอื่ การบรหิ าร (Management Information System)ระบบสนบั สนุนการตดั สนิ ใจ (Decision Support System)ระบบสารสนเทศเพือ่ ผบู้ รหิ ารระดบั สูง(Executive Information System)ระบบผเู้ ช่ียวชาญ (Expert Systems)

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS) สารสนเทศเพ่ือการบริหาร (Management Information System)หรือ MIS คือระบบที่ใหส้ ารสนเทศตามท่ีผูบ้ ริหารตอ้ งการ เพ่ือสนบั สนุนทางานใหม้ ีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทง้ั สารสนเทศจากภายในและภายนอกสารสนเทศท่ีเก่ียวขอ้ งท้ังในอดีตและปัจจุบนั รวมทงั้ ท่ีคาดว่าจะเป็ นอนาคต ระบบ MIS จะตอ้ งใหส้ ารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็ นประโยชน์เพื่อใหผ้ ูบ้ ริหารสามารถตดั สินใจในการวางแผน การควบคุม และการสงั่การไดอ้ ย่างถกู ตอ้ ง

ทาไมตอ้ งมี MIS (ดร.อนุมงคล ศิริเวทิน / ดร. สมบรู ณว์ ลั ย์ เหมศาสตร)์ การตัดสินใจบางระดับ อาจอยู่ในกรอบกฎเกณฑท์ ี่ระบุไวแ้ ล้วค่อนข้างแน่ชัด ตามสถานการณ์ต่าง ๆ ภายใตเ้ งื่อนไขท่ีกาหนดไว้ล่วงหนา้ ท่ีเรียกว่า “Programmed Decision” การตดั สินใจของผูบ้ ริหารระดับสูง ไม่มีการกาหนดแนวทางไว้ล่วงหนา้ ผบู้ ริหารท่ีมีระดบั ยิ่งสงู ยิ่งมีภาระในการตดั สินใจมากข้ึน ผลการตดั สินใจ จะสะทอ้ นโดยตรงต่อความสาเร็จของหน่วยงานนนั้ ๆ ดงั น้ัน ขอ้ มูลจึงเป็ นพ้ืนฐานสาคญั ท่ีจะช้ีความถูกตอ้ งของการตดั สินใจ ที่ทาใหง้ านบรรลุผลสาเร็จไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพ (efficiency)และ ประสิทธิผล ( effectiveness )

บคุ ลากรที่เก่ียวขอ้ งกบั สารสนเทศเพื่อการบริหาร ผบู้ ริหารระดบั สูง ผบู้ รหิ ารระดบั กลาง ฝ่ ายปฏิบตั กิ าร / ผบู้ ริหารระดบั ตน้

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS) โดยพ้ืนฐานของระบบ MIS แลว้ จะเป็ นระบบที่สามารถสนบั สนุนขอ้ มูลใหผ้ ูบ้ ริหารทงั้ 3 ระดบั คือทงั้ ระดบั ตน้ ระดบั กลาง และระดบั สงู ซ่ึงจะใหร้ ายงานท่ีสรุปสารสนเทศที่รวบรวมจากฐานขอ้ มูลทง้ั หมดขององคก์ รโดยจุดประสงค์หลักของรายงานจะเน้นใหผ้ ู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโนม้ และภาพรวมของสถานการณใ์ นปัจจุบนั รวมทงั้ สามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดบั ปฏิบตั ิการดว้ ย

ตวั อย่างของระบบของ MISระบบเงินเดือนระบบบรหิ ารเวลาการปฏิบตั งิ านระบบสรรหาบุคลากรระบบการฝึ กอบรมระบบการประเมินผลงานระบบควบคมุ สนิ คา้ คงคลงัระบบภาษีมูลคา่ เพ่ิมระบบวิเคราะหง์ าน

ลกั ษณะระบบของ MIS ที่ดีสนบั สนุนการทางานของระบบประมวลผลและการจดั เก็บขอ้ มูล รายวนัใชฐ้ านขอ้ มูลท่ีถูกรวมเขา้ ดว้ ยกัน และสนับสนุนการทางานของฝ่ าย ตา่ งๆ ในองคก์ รช่วยใหผ้ ูบ้ ริหารระดับตน้ ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใชข้ อ้ มูลได้ ตามเวลาที่ตอ้ งการมีความยดื หยนุ่ และสามารถรองรบั ความตอ้ งการขอ้ มูลทีเ่ ปลยี่ นแปลงตอ้ งมีระบบรักษาความลับของขอ้ มูล และกาจดั การใชง้ านของบุคคล เฉพาะผทู้ ีเ่ ก่ียวขอ้ งเท่าน้นั

ปัจจยั ที่จะไดจ้ ากระบบสารสนเทศในระดบั บริหารมีระบบงานพ้ ืนฐานครอบคลมุ ทุกชนิดงานในองคก์ รมีผเู้ ช่ียวชาญและนกั วิเคราะหใ์ นการวิเคราะหร์ ะบบงานผูบ้ ริหารสามารถใชร้ ะบบสารสนเทศเป็ นเครื่องมือประกอบการบริหาร และตดั สนิ ใจมีเจา้ หนา้ ทส่ี าหรบั ปรบั ปรุงขอ้ มูลสารสนเทศใหเ้ ป็ นปัจจุบนั

ประโยชนข์ องสารสนเทศ1. ประสทิ ธิภาพ (Efficiency)2. ประสทิ ธิผล (Effectiveness)3. ความไดเ้ ปรยี บในการแขง่ ขนั (Competitive Advantage)4. คุณภาพชีวิตการทางาน (Quality of Working Life)

ประสิทธิภาพ (Efficiency)1. ทาใหก้ ารปฏิบตั งิ านมีความรวดเรว็2. ช่วยในการเขา้ ถึงขอ้ มูลขนาดใหญ่ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็3. ช่วยใหก้ ารตดิ ตอ่ สอื่ สารเป็ นไปไดอ้ ยา่ งรวดเรว็4. ช่วยลดตน้ ทุน5. ช่วยใหก้ ารประสานงานระหว่างฝ่ ายตา่ ง ๆ เป็ นไปไดด้ ว้ ยดี

ประสิทธิผล (Effectiveness)1. ช่วยในการตดั สนิ ใจ สง่ ผลใหก้ ารดาเนินงานบรรลวุ ตั ถุประสงคไ์ ด้2. ช่วยในการเลอื กบรกิ ารทเ่ี หมาะสม3. ช่วยในการปรบั ปรุงคุณภาพของสินคา้ /บริการใหด้ ีข้ ึน, ทาไดถ้ ูกตอ้ ง และรวดเรว็ ข้ ึน, ตรงกบั ความตอ้ งการของผรู้ บั บรกิ ารไดด้ ีข้ นึ

ความไดเ้ ปรียบในการแข่งขนั มีการนาสารสนเทศมาใชใ้ นการบรหิ ารจดั การงานแบบใหม่ เช่น • E-Government • E-commerce • Knowledge Management

คณุ ภาพชีวิตการทางาน ซ่ึงทาใหป้ ระหยดั ทรพั ยากร และเพ่ิมคุณภาพของงาน ท่ีส่งผลให้ผเู้ กี่ยวขอ้ งเกิดความสุขกบั การทางาน

การประยุกตใ์ ชเ้ ทคโนโลยีสารสนเทศ มีการนาสารสนเทศมาใชใ้ นการประยุกตใ์ ชห้ ลายดา้ น เช่น การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในงานสานกั งาน • งานจดั เตรยี มเอกสาร • งานกระจายเอกสาร • งานจดั เก็บและคน้ ควา้ เอกสาร สาหรบั งานวิชาการหรอื งานวิจยั

ความลม้ เหลวของ MIS1. ผบู้ รหิ ารไม่เห็นความสาคญั2. สารสนเทศที่ได้ ไม่ช่วยการบริหารงาน เพียงแต่ถูกใชค้ วบคุมงาน ประจาวนั เท่าน้นั3. การสรา้ ง MIS อาจใชต้ น้ ทุนสูงเกินความจาเป็ น เช่น ใชเ้ ครื่อง คอมพวิ เตอร์ โปรแกรมประยุกตท์ ี่มีราคาสูง เป็ นตน้

บทสรุป เทคโนโลยสี ารสนเทศ เป็ นระบบท่ีมีพฒั นาการอยา่ งรวดเร็ว พฒั นาการของเทคโนโลยีจะช่วยใหก้ ารดาเนินกิจกรรมของบุคคลและองคก์ รท้ังหลายมีประสิทธิภาพสูงข้ ึน แต่ถึงแมเ้ ทคโนโลยีจะกา้ วหนา้ เพียงใด ถา้ ผูใ้ ชง้ านมองไม่เห็นคุณค่าหรือขาดความรูแ้ ละความสามารถในการนาไปใช้งาน ย่อมไม่ก่อใหเ้ กิดประโยชนแ์ ก่องคก์ ร ตลอดจนอาจก่อใหเ้ กิดค่าใชจ้ า่ ยท่ีไม่จาเป็ นและเกิดปัญหาในการดาเนินงาน ดังน้ันจึงเป็ นความรับผิดชอบทุกฝ่ ายที่ตอ้ งมีวิสัยทัศน์ในการพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีศักยภาพสอดคลอ้ งกับความตอ้ งการและการพัฒนาเทคโนโลยีขององคก์ ร เพื่อใหส้ ามารถใชง้ านเทคโนโลยีที่มีอยู่ใหเ้ กิดประโยชน์แก่องคก์ รไดอ้ ย่างเตม็ ที่ ซ่ึงจะทาใหอ้ งคก์ รสามารถเจริญเติบโตอยา่ งมัน่ คงและยงั ่ ยนื ตอ่ ไป

คำถำมขอ้ เสนอแนะ

ขอขอบคุณ สวสั ดี

• การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในการบริหารงาน (MIS) การใช้เทคโนโลยสี ารสนเทศในการบริหารงาน (MIS)http://122.155.1.145/upload/minisite/file_attach/160/51c95d6872 cdb.ppt