Fotografía del frente de la caja donde se 6. Confirmar recolección de los documentos pueda visualizar el código de barras el rótulo de caja y el precinto. No es Al momento de ser recogidas las cajas o bolsas necesario que se visualice el número del con documentos, el transportador entregará un precinto, para facilitar un mayor encuadre comprobante, el cual se enviará a Gestión Documental, de la información del rótulo. al correo [email protected], como adjunto. Al hacer las validaciones respectivas, En caso de haber recibido por parte de Gestión GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión Documental retornará un correo Documental la confirmación de activación de con las novedades a corregir en caso de transferencia, y no se ha hecho efectivo el que existan, y por las cuales no pueda ser transporte en las 48 horas siguientes, favor programada la recolección, si todo está reportar la novedad. correcto, se autoriza la recolección. 7. Consulta de documentos Para consultar documentación que haya sido enviada a custodia, en atención a requerimientos de clientes o de dependencias internas, se enviará un correo a [email protected]. Donde se especificará la tipología requerida, adicionando toda la información que permita agilizar su recuperación, tal como: fondo contenedor, número de caja, fecha, información del cliente, y número del documento. 51 ENTREGAS CASA CLIENTE ¿Qué Es? Es la modalidad de transporte a través de la cual se entregan las ventas de mercancía de gran volumen en los domicilios de los clientes. ¿Cómo Se Hace? Las entregas se hacen a través de la integración eficiente de un conjunto de recursos técnicos, físicos y humanos. Objetivo Garantizar la entrega de mercancía de gran volumen en los domicilios de los clientes, con la calidad esperada, dentro de la promesa de entrega establecida y al menor costo posible. Documento Clave La entrega del producto en el domicilio del cliente se hace a través de un documento denominado “Remisión De Mercancía”, que sirve como medio para certificar que el cliente recibe el producto a satisfacción.
GESTIÓN DOCUMENTAL Entregas Casa Cliente 2. Promesa de Entrega: Es el tiempo de servicio expresado en días hábiles, con el cual FLAMINGO Las tiendas impactan directamente el objetivo se compromete para realizar la entrega en el de entregas casa cliente con la elaboración de la domicilio del cliente. “Remisión De Mercancía”, principalmente en tres aspectos: 3. Cubrimiento de Entrega: Son los Departamentos, Municipios e incluso barrios dentro del territorio 1. Modalidad Y Tipo De Entrega: Indica desde nacional, donde FLAMINGO se compromete para qué dependencia sale el inventario que se va a realizar la entrega en el domicilio del cliente. entregar en el domicilio del cliente. Si está en el inventario disponible o si debe pedirse a un proveedor. Remisión De Mercancía 52
Tipos de Entrega Remisión Tipo A CEDI O PLATAFORMA ALMACÉN DOMICILIO DEL CLIENTE Cuando el artículo se encuentra en el Almacén pero la Plataforma o CEDI debe recogerlo, para prestar el servicio de entrega en el domicilio del cliente. Tipo B sin Pedido GESTIÓN DOCUMENTAL Cuando el artículo se encuentra en la Plataforma o CEDI y desde allí se hace la entrega en el domicilio del cliente. CEDI O PLATAFORMA DOMICILIO DEL CLIENTE 53 Tipo B con Pedido Cuando el artículo se encuentra en el inventario del proveedor y éste lo entrega en Plataforma o CEDI, quien hace la entrega en el domicilio del cliente. FÁBRICA PROVEEDOR CEDI O PLATAFORMA DOMICILIO DEL CLIENTE Tipo P Cuando el artículo se encuentra en el inventario del proveedor y hace la entrega en el domicilio del cliente directamente. FÁBRICA PROVEEDOR CEDI O PLATAFORMA DOMICILIO DEL CLIENTE
Cubrimiento De Entrega Proveedor Notificación y seguimiento a entregas de Proveedor. Se debe vender con cubrimiento de entrega en las distintas regiones, departamentos y municipios del 3. Servicio al Cliente país según el documento “MATRIZ NACIONAL DE Asesoría al cliente. CUBRIMIENTO CASA CLIENTE”. Custodia de mercancía. Autorización devoluciones. El cubrimiento de entrega FLAMINGO lo define Generar Devolución. considerando los siguientes criterios: 4. Proceso Logístico Inverso y de Soporte GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Volumen de ventas por municipio o localidad. (Operaciones, Logística, Inventarios) 2. Generación de rutas lógicas considerando los Gestión y entrega de repuestos. barrios, municipios o localidades que componen Gestión de recogida de mercancía. un perímetro urbano o Departamento. 3. Recorridos(Km)dentrodelaRegión,Departamento Estado De Remisiones y Municipio de entrega, tomando como punto de origen la tienda donde se origina la venta. Desde que se genera una remisión va pasando por 4. Proveedor (Cuando es casa cliente). diferentes etapas, de tal forma que el sistema permite identificar en qué punto del proceso está una Promesa De Entrega remisión, que finalmente debe entregarse en el domicilio de un cliente. 54 Se debe asignar la promesa de entrega según el documento “MATRIZ NACIONAL DE CUBRIMIENTO Remisión Tipo B, B Con Pedido Y Tipo A: CASA CLIENTE”. 1. Generada: Cuando se crea y se graba la La promesa de entrega FLAMINGO la define información de la remisión. considerando los siguientes criterios: 2. Registrada: Cuando la remisión es registrada en 1. Modalidad y tipo de entrega. las cajas POS. 2. Región, Departamento y Municipio de entrega. 3. Volumendeventaspormunicipioolocalidad. 3. Autorizada: Cuando la dependencia logística 4. Proveedor (Cuando es casa cliente). valida que sí hay disponibilidad en inventario del producto que se debe entregar. Flujo De Remisiones 4. Cita de entrega: Cuando la dependencia logística 1. Proceso de Venta ya confirmó con el cliente su disponibilidad para Asesoría y venta de mercancía especializada. recibir el producto. Diligenciamiento e impresión de remisión. Registro de remisión en POS. 5. Ruteada: Cuando la dependencia logística cargó el producto en un vehículo y se encuentra en 2. Proceso Logístico distribución urbana. Según tipo de Remisión 6. Entregada: Cuando el cliente certificó el recibo del producto por medio de la remisión firmada y la dependencia logística lo descargó de su inventario teórico. CEDI Autorización cita de entrega. Asignación de cita. Picking de Mercancía. Despacho de Mercancía. Entregado de Mercancía. Ensamble de Mercancía
Remisión Tipo P: Diariamente se debe realizar conteo de la base asignada a cada caja (POS $200.000 y Recaudos 1. Generada: Cuando se crea y se graba $300.000) la información de la remisión. Consignacion 2. Registrada: Cuando la remisión es registrada en las cajas POS. Bancolombia o efecty: Debenconsignarlodiariamente y anexar en el cuadre el recibo correspondiente. 3. En Proveedor: Cuando el pedido se transmite al proveedor para que realice la entrega Transportadora Brinks: todo el efectivo GESTIÓN DOCUMENTAL directamente. correspondiente a la venta y al recaudo, que se acumule entre una parada de la transportadora y la 4. Entregada: Cuando el cliente certificó el recibo siguiente, debe ser enviado en su totalidad. del producto por medio de la remisión firmada y la dependencia logística legalizó la entrega El documento único (DU) se debe almacena en la para compensarelinventariodelalmacénquehizo carpeta de los cuadres y físicamente con los la venta. informes fiscales y debe ser enviado el mismo día por correo electrónico a Claudia Gomez TESORERIA [email protected] Ines Elena Giraldo [email protected] y Sandra Florez PROCESO CUADRE DE TESORERIA AMIGOS [email protected] y tesorería encargada del cuadre. Generalidades Los títulos valores del almacén (Efectivo) son Cuadre de medios de pago 55 responsabilidad de los colaboradores asignados a la tienda (asesor comercial – cajero recaudos) Diligenciar el total de cada medio de pago en el Las recogidas parciales, la base fija y caja menor, fomato “Cuadre de medios de pago Flamingo Amigo” deben estar dentro de caja fuerte. y anexar en la carperta los siguientes documentos Al finalizar la operación del dia todo el efectivo escaneados: saldos a favor, tarjetas debito y credito, de la tienda debe quedar en caja fuerte (bases, soporte de sistecredito, cierre del datafono, voucher ventas y recaudos) de bono saldo y bono regalo. Diligenciar el fomato “Cuadre de medios de pago Flamingo Amigo” por cada cajero que se asigne a Documentos fiscales la caja POS y/o Recaudos, discriminando el valor de cada medio de pago recibido durante el dia a Cuando la tesoreria realiza el cuadre de la tienda, cuadrar, esto debe quedar almacenado junto con almacena en la carpeta compartida los informes los soportes correspondientes en la carpera fiscales y los cierres correspondientes que deben ser Cuadre Amigos antes de las 12:00 del dia. impresos y almacenados hasta el envio a Gestion Documental. Cuadre de efectivo Diariamente al finalizar el turno o al inicio de la Los documentos que deben imprimir son: jornada del siguiente dia, es responsabilidad de cada cajero realizar el cuadre de su caja (POS – 1. Los informes fiscales Recaudos), separando la base asignada (POS $200.000 y Recaudos $300.000) y dejando el valor INFOMP.TXT / EAMRPT12.DATA / INFGRUDE.TXT / INFOCLIE.TXT / INFOGRUP.TXT de las ventas o de recaudo en una bolsa aparte. Se deben realizar recogidas parciales durante el 2. Informe ventas devoluciones (SICAF) dia, el monto máximo para tener en la gaveta 3. Informe ventas devoluciones tarjetas para Recaudos y POS es de $500.000, cada recogida debe ser ingresada en la caja fuerte de regalo y tarjeta saldo(SICAF). forma inmediata. 4. Reporte de precierre.
GESTIÓN DOCUMENTAL Estos informes y todos los soportes fisicos de las ventas ( documentos Mefia, ordenes de retiro FIO, vaucher de tarjetas, saldos a favor, bonos, soporte sistecredito) se almacenan en la 56 bolsa transparente designada para el proceso. CAJA MENOR Monto maximo para gasto por caja menor $50.000 Cada gasto de caja menor debe estar autorizado por el jefe inmediato a traves del correo. Se tiene maximo 72 horas para enviar el correo con los soportes correspondientes para el reembolso Correo de autorizacion Factura electronica, cuenta de cobro y/ o recibo de caja menor RUT Los documentos deben ser enviados a la tesoreria o persona que realiza el cuadre de tienda, con copia a Sandra Florez, Ines Giraldo, Claudia Gomez. FONDOS EXTRAORDINAROS N o t a Revisar politicas de caja menor.
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