Manual del Participante_ Tema 3_Plan y ProgTrab

Herramientas del Liderazgo I “Manual del Participante” Dirección Corporativa de Operaciones 1 Unidad de Servicios Técnicos Centro Nacional de Capacitación Noreste

Planeación y programas de trabajo “Manual del Participante” Mayo, 2021 2

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Contenido Página Legal o de Derechos .....................................................................¡Error! Marcador no definido. Introducción .............................................................................................................................................. 4 Planeación…………………………………………………………………………………………………… …....5 Que es la planeación y sus fases……………………………………………… ………………………….…....6 Planeación estratégica…………………………………………………………………………………………....7 Sistemas de gestión de la calidad: base de la planeación eficaz…………………………………………....8 Planeación operativa.............................................................................................................................. 13 Contexto de la organización: FODA…………………………….……………… ……………………………..14 Riesgos de proceso…………………………….………………………………………………………………..16 Partes interesadas………………………………………………………………… …………………………...17 Objetivos y metas .................................................................................................................................. 18 Programas de trabajo ............................................................................................................................ 20 Determinación de acciones .................................................................................................................... 21 Diagrama de Gantt ................................................................................................................................ 22 Glosario .................................................................................................................................................. 24 Referencias ............................................................................................................................................ 25 Anexos ................................................................................................................................................... 25 3

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Objetivo Particular Al término del tema el participante desarrollará programas de trabajo acorde a los requerimientos del direccionamiento estratégico en su ámbito divisional, en base a requisitos del Sistema Integral de Gestión con una efectividad del 100%. Introducción al tema La planeación produce beneficios relacionados con la capacidad de realizar una gestión más eficiente, liberando recursos humanos y materiales, que nos llevan a la mejora y a ser más productivos de una manera intencional y coordinada, a través de acciones enfocadas. CFE Distribución lleva a cabo el despliegue de la planeación desde la estrategia hasta la operación, con el fin de establecer acciones específicas y enfocadas para el logro de objetivos y metas. 4

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Desarrollo de los subtemas 3.1 ¿Qué es planeación? Objetivo específico: Al término del subtema el participante identificará los elementos de la planeación, así como los componentes que integran las cinco fases de la planeación. Introducción al subtema: En el presente subtema se comprenderá el concepto de planeación y sus beneficios, así como las cinco fases que comprenden la planeación, y la relevancia que tiene dentro de la gestión de los procesos por nivel jerárquico de la Empresa. Así mismo, se reforzará el aprendizaje de las 5 fases de la planeación a través de una dinámica de participación. 5

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO ¿Qué es la planeación? Es la formulación, ejecución y evaluación de estrategias, tácticas y acciones que permitirán que una organización logre orientar sus acciones a buenos resultados. Algunos de los beneficios de una buena planeación son: · Mejora el desempeño de la Empresa · Permite visualizar anticipadamente las dificultades que se pueden presentar. · Mayor organización al plantear una gestión más organizada. · Los recursos son implementados de manera más eficaz y se obtiene mayor efectividad. · Menor desgaste emocional en los líderes y colaboradores. • Fases de la planeación El proceso de planeación para CFE Distribución comprende el desarrollo secuencial de varias fases 6

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO 3.2 Planeación estratégica Objetivo específico: Al término del subtema el participante identificará los elementos de la planeación estratégica, así como los sistemas de gestión como componente fundamental para la planeación. Introducción al subtema: En el presente subtema se abordarán los elementos de la planeación estratégica desde la parte filosófica de la organización, así como los elementos que enmarcar la vocación de la organización. Así mismo, puntualiza los sistemas de gestión con los que cuenta la organización, que forma parte de la entrada para una planeación operativa efectiva. Lo anterior se reforzará a través de una dinámica, la cual tiene como objetivo leer, analizar y comentar la misión, visión, política y objetivos estratégicos. 7

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO ¿Qué es la planeación estratégica? La planeación estratégica comprende la fase uno (filosofía de la empresa) y la dos (vocación de la empresa), que corresponden al nivel jerárquico más alto de nuestra Empresa, es decir, por la Dirección Genera y la Dirección de Distribución. La planeación estratégica en nuestra organización se encuentra totalmente definida e identificada, además contamos con herramientas para su gestión: · El Sistema Integral de Gestión (SIG) · Sistema de Control Interno (SCI) • Sistemas de gestión de calidad: base de la planeación eficaz Toda organización debe de tener un control de la gestión de sus procesos, con el fin de asegurar que sus operaciones se lleven a cabo adecuadamente, además de que se obtengan los resultados esperados optimizando recursos, elevando la productividad y mejorando continuamente. CFE Distribución tiene implementado algunos sistemas que coadyuban a garantizar una gestión de procesos de conformidad con las leyes mexicanas y con normas internacionales. Gran parte de lo que corresponde a la fase uno se encuentra declarada en el Manual de Calidad del Sistema Integral de Gestión (M-1020-001) Visión Consolidarnos como la empresa de energía líder en México, con solvencia técnica y financiera, que procura el fortalecimiento de nuestro capital humano y garantiza el servicio de energía eléctrica con calidad y sentido social a nuestros clientes en todos los segmentos del mercado, para contribuir al desarrollo sustentable del país, generando valor económico y rentabilidad al Estado Mexicano. Misión Suministrar insumos y bienes energéticos requeridos para el desarrollo productivo y social del país de forma eficiente, sustentable, económica e incluyente, mediante una política que priorice la seguridad y la soberanía energética nacional y fortalezca el servicio público de electricidad. Política Transversal de Calidad de CFE Realizar una gestión de calidad y mejora en la operación del Corporativo y de los proceso de Generación, Transmisión, Distribución y Comercial, con soberanía energética a fin de recuperar y fortalecer el sector eléctrico en México para el bienestar de la población, mediante el uso efectivo de los recursos y de las tecnologías adecuadas, garantizando un servicio eléctrico seguro, confiable y oportuno, con responsabilidad social y sustentable, a través del trabajo conjunto con las partes interesadas del sector que propicien crecimiento, productividad e innovación, potenciando el desarrollo económico nacional. 8

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Objetivos Por otra parte, en el Manual del SIG se encuentran identificados los procesos pertinentes para la operación de CFE Distribución. Así mismo, se tienen definidas las fichas de proceso que despliegan el funcionamiento sistemático al que deben estar apegados todos los procesos. Las fichas de proceso de Operación y Mantenimiento son las siguientes: · Análisis de SED a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Calidad de la Energía a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Comunicaciones a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Control a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Mantenimiento a Redes Aéreas de Distribución a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Mantenimiento a Redes Subterráneas de Distribución a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Mantenimiento a Subestaciones de Distribución a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Mantenimiento de Alta Tensión de Distribución a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Operación de RGD a nivel Nacional, Divisional y Zonas. · Protecciones a nivel Nacional, Divisional y Zonas. 9

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Tener implementado un Sistema de Control Interno es un requisito legal para nuestra Empresa, por tanto, es de cumplimiento obligatorio. El SCI tiene por objeto proporcionar a la organización un grado de seguridad razonable para el cumplimiento de objetivos y metas. Como parte de garantizar su implementación CFE Distribución, desarrolló una herramienta informática nacional que despliega su contenido de manera gráfica e interactiva. Se puede consultar · La normatividad aplicable a cada proceso (en ambiente de control) · Fichas de proceso · Riesgos por proceso homologados a nivel nacional · Objetivos estratégicos: Direccionamiento estratégico · Códigos de ética y conducta Sistema de Control Interno - SCI La normatividad aplicable de Operación y Mantenimiento se puede consultar en ambiente de control en el diagrama de procesos. 10

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO En el SCI también se puede consultar los RIESGOS HOMOLOGADOS. Sin embargo, en su momento cada División determinó cuales son aplicables o no a su ámbito. 11

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HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO 3.3 Planeación Operativa Objetivo específico: Al término del subtema el participante elaborará un análisis FODA y objetivos identificando riegos de proceso y necesidades de las partes interesadas, como parte de la planeación operativa. Introducción al subtema: En el presente subtema se abordarán los elementos de la planeación operativa desde la parte de análisis, la estructuración táctica, hasta llegar a la acción. Se aprenderán algunos de los elementos que se requieren para una buena planeación operativa, como son: FODA, Riesgos, Partes Interesadas y Objetivos. La planeación operativa comprende las fases tres y cuatro de la planeación, que son: analítica y táctica, las cuales se desarrollan y ejecuta a nivel Divisional y de Zona. Para la parte de planeación operativa se requiere de conocimiento, comprensión e identificación de lo que corresponda de la parte estratégica, ya que será la entrada para el proceso de análisis y establecimiento de tácticas. La fase analítica consiste en el análisis del entorno en el que se desenvuelve los procesos de la Empresa, lo cual se puede realizar a través de diferentes métodos. CFE Distribución tiene declarado en su Manual del SIG, que el análisis del contexto de la organización se llevará a cabo por medio del método FODA. Por otra parte, tanto en el SCI como el SIG, establecen que se deben ejecutar un proceso de gestión de riesgos, que consiste en identificar, evaluar y llevar a cabo planes de tratamiento de estos. • Análisis del contexto de la organización: FODA El análisis del contexto con la herramienta FODA permite determinar las cuestiones internas y externas que influyen en el logro de los resultados previstos. 13

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Es de suma importancia tener un diagnóstico de la situación actual tanto de los recursos financiero, humano, materiales, herramientas, equipos, clima organizacional, etc. Para ello se recomienda ampliamente tener conocimiento de la toda la alineación estratégica, pero sobre todo del funcionamiento del proceso declarado en su Ficha de Proceso. Recomendación. Para enmarcar y delimitar el pensamiento de los participantes que realizaran el análisis FODA se debe considerar lo siguiente: · Factores externos son todos los que se encuentran fuera del ámbito de acción del Proceso que se esté analizando. Por ejemplo: Si el análisis en cuestión es el contexto del Proceso de Operación de ZONA, se considera externo todo lo que está fuera de su ámbito de acción, incluyendo Operación Divisional. De igual forma lo que está fuera de la empresa. · Factores internos son todos los que se encuentran dentro del ámbito de acción del Proceso que se esté analizando. De manera inversa de los factores externos. 14

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Nota. Es importante destacar que el cumplimiento de un requisito o de cualquier DEBE del proceso, NO ES UNA FORTALEZA ya que, aunque se realice de una manera muy puntual y bien hecho no es suficiente para generar ventaja. Ejemplo: “Todo el personal se encuentra capacitado para realizar sus funciones” no se considera fortaleza ya que es un DEBER que el personal tenga la capacitación necesaria para desempeñar su puesto. Ejercicio 1 Indicaciones: formar 4 equipos de trabajo para llevar a cabo un análisis FODA A cada equipo se le asignará uno de los elementos: 1. Fortalezas, 2. Debilidades, 3. Oportunidades y 4. Amenazas. 2. · Proceso a analizar: Subgerencia Divisional de Operación y Mantenimiento. 15

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO · · Duración: 20 min Al terminar el tiempo, cada equipo expondrá su análisis. Resultado esperado: FODA de la subgerencia divinal de operación y mantenimiento. • Riesgos operativos Riesgo es un hecho, una acción o una omisión que podría afectar negativamente la capacidad de un proceso para lograr sus objetivos y ejecutar sus estrategias con acierto. Tanto el SCI como el SIG, establecen que se deben identificar riesgos de proceso y los dos sismas hacen referencia al procedimiento P-1020-014 de Gestión de riesgos y oportunidades. Como ya se mencionó existen riesgos que se encuentran homologados desde la Dirección de Distribución, sin embargo, aunque se encuentren identificados las Divisiones les corresponde el análisis y evaluación. Los riesgos homologados no son limitativos y las Divisiones e incluso Zonas pueden agregar riesgo que se identifiquen en el ámbito local. Es importante tener en cuenta que una vez identificado y evaluado el riesgo, se tiene que hacer un plan de tratamiento lo cual se debe incluirse en la Planeación Operativa. Ejemplos de riesgos evaluados 16

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO • Partes interesadas Partes interesadas, son aquellos personas, procesos o grupos que de alguna forma se puedan ver afectados por la actividad de un proceso o cuyas decisiones puedan afectarlas. El Manual del SIG establece que se debe llevar un análisis de la interacción del proceso con sus partes interesadas, es decir, analizar el entorno 360° y los puntos de interacción con: ü Otros procesos de la organización ü Organismos externos ü Clientes ü Personal ü Cualquiera que requiera de algún servicio de parte de nuestro proceso. El propósito es determinar las necesidades qué hay que cubrir y las expectativas qué hay que cumplir. Una vez determinadas las necesidades y expectativas de las partes interesadas, estas sirven de ENTRADA para la planeación operativa, ya que son acciones qué hay que realizar en un futuro. La forma oficial de realizar el análisis de partes interesadas es llenando el formato de registro M-1020- 001-R01 Identificación de Requisitos y Expectativas de las Partes Interesadas. 17

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO • Objetivos y metas Objetivo es el resultado deseado hacia el cual se orienta un acto intencionado, no necesariamente se alcanza dentro del período de planeación. En la planeación estrategia se determinan algunas líneas estratégicas, de las cuales se tiene que identificar las aplicables. En esta etapa de la planeación operativa, se tiene que empezar a analizar lo correspondiente, con el fin de perfilar acciones alineadas concretamente a lo que se quiere lograr. Los Objetivos determinados por la planeación estratégica no son limitativos, es decir, cada División o Zona puede determinar objetivos propios, cuidando que no vayan en contra de la estrategia. Como se verá en el siguiente ejercicio. Ejercicio 2 18

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Indicaciones: formar 2 equipos de trabajo. Se llevará a cabo la determinación de objetivos específicos que aborden las DEBILIDADES Y OPORTUNIDADES que se determinaron en el ejercicio 1. La redacción debe ser de la siguiente manera: VERBO + ¿Qué? + ¿Quién? + ¿Para qué? + +Identificar el nivel de conocimiento en materia de seguridad del personal de +campo con el fin de realizar el programa anual de capacitación. Duración: 15 min Al terminar el tiempo, comentar el resultado frente al grupo. Resultado esperado: Redacción de dos o tres objetivos por equipo Los objetivos nacionales no son limitativos, es decir, las Divisiones e incluso Zonas pueden agregar objetivos alineados a la estrategia, que se identifiquen en el ámbito local. Por otra parte, las metas son resultados deseados al finalizar una planeación, generalmente son medibles y pueden ser evaluadas. Las metas generalmente son negociadas y establecidas conforme a comportamientos históricos, sin embargo, antes de establecerse lo ideal es considerar todo el despliegue de la planeación, lo cual podría prevenir incumplimientos debido a situaciones no previstas y que se encuentran fuera de la capacidad de respuesta del proceso. Algunos de los sistemas de consulta de metas son: 19

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO 3.4 Programa de trabajo Objetivo específico: Al término del subtema el participante elaborará un diagrama causa-efecto (Ishikawa) para determinar acciones, así mismo, realizará un programa de trabajo en un diagrama de Gantt. Introducción al subtema: En el presente subtema se abordarán los elementos de la planeación operativa desde la parte de análisis, la estructuración táctica, hasta llegar a la acción. Se aprenderán algunos de los elementos que se requieren para una buena planeación operativa, como son: FODA, Riesgos, Partes Interesadas y Objetivos. 20

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Un programa es un esquema en el que se pueden visualizar todas las acciones que un proceso debe llevar a cabo para realizar un trabajo específico. El despliegue de una correcta planeación comprende desde la Planeación Estratégica, pasando por la Planeación Operativa, hasta llegar al punto de determinar programas de trabajo. • Determinación de acciones Las acciones son la parte final del despliegue de la planeación, por lo tanto, su correcta determinación es de suma importancia, ya que dependen de ellas para que todo lo planeado se materialice. Para determinar acciones, se pueden emplear herramientas que permitan una mejor precisión y enfoque. En este caso vamos a usar el método CAUSA- EFECTO (Ishikawa), ya que se requiere incidir directamente en un efecto deseado. 21

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Ejercicio 3 Indicaciones: realizar 5 equipos de trabajo para llevar a cabo un análisis ISHIKAWA Cada equipo deberá analizar un factor causal tomando en cuenta la pregunta central: ¿Qué se debe mejorar? Analizar: mejora del SAIDI (De preferencia centrarse en una situación específica de una Zona) Duración: 30 min Nota: para el factor causal PROCEDIMIENTO O METODO, se recomienda analizar los datos básicos del indicador y sus componentes. Al terminar el tiempo, entre los 5 equipo deben integrar el diagrama de pescado y comentar el resultado Resultado esperado: Acciones de mejora para el SAIDI • Diagrama de Gantt Gantt Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para las diferentes actividades o tareas a lo largo de un tiempo total determinado. 22

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Un programa es un esquema en el que se pueden visualizar todas las acciones que un proceso debe llevar a cabo para realizar un trabajo específico. Según el SIG en sus procedimientos, los programas deben incluir lo siguiente: 1. Las actividades necesarias para el logro de los objetivos y la evaluación de la eficacia de las acciones. 2. El responsable de ejecutar o coordinar la acción. 3. El periodo de inicio y fin de la actividad. 4. Los recursos necesarios para su ejecución. Un ejemplo de un programa de trabajo es el formato P-1020-002-R01 Planeación del Sistema Integral de Gestión, en el que se usa un diagrama de ganta al mismo tiempo que cumple con los requisitos de un programa. Ejercicio 4 Indicaciones: Continuando con los mismos equipos del ejercicio 2, ahora se integrará un programa de trabajo con el resultado obtenidos del diagrama Ishikawa. Para efectos del ejercicio, usaremos el formato P-1020-002-R01 para integrar las acciones obtenidas del ejercicio 2. Duración: 20 min Al terminar el tiempo, cada equipo expondrá sus programas. Resultado esperado: Acciones de mejora en un programa de trabajo en el formato P-1020-002- R02. 23

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Glosario · FODA. Metodología para el análisis de contexto de la organización, a través de determinar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. · Partes interesadas. Todos los grupos de interés que de alguna forma se puedan ver afectados por la actividad de un proceso o cuyas decisiones puedan afectar al Sistema de Gestión. · Planeación estratégica. Proceso que consiste en decidir sobre una organización, estableciendo objetivos a largo plazo, los recursos que serán utilizados y las políticas que se orienten para la consecución de dichos objetivos. · Planeación operativa. Proceso que consiste en formular planes, metas y objetivos a corto plazo para cumplir la planeación estratégica. · Programa de Trabajo. Es un esquema que sirve como hoja de ruta para tener en un único lugar todas las metas, procesos y tareas que debe de realizar una persona o equipo de personas para alcanzar. · Riesgo. Evento adverso o incierto (externo o interno) que puede obstaculizar o impedir el logro de los objetivos y metas establecidas. · SCI. Sistema de Control Interno, es el conjunto de principios, políticas, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por los Consejos de Administración, los directores generales de la CFE, los titulares de las áreas que dependen de la Dirección General de la Comisión Federal de Electricidad, y el resto del personal de la CFE, para proporcionar un grado de seguridad razonable para el cumplimiento de sus objetivos y metas. · SIG. Sistema Integral de Gestión, es un conjunto de principios, políticas, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación en materia de gestión de la calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con los requisitos de los estándares internacionales ISO 9001:2015/NMX-CC-9001-IMNC-2015, ISO 14001:2015/NMX-SAA-14001- IMNC-2015, ISO 4500:2018. 24

HERRAMIENTAS DEL LIDERAZGO I PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE TRABAJO Referencias Documentos del Sistema Integral de Gestión http://ldgita11.cfemex.com/apps/ope/cd1020.nsf Sistema de Control Interno http://cfedistribucion.dis.cfemex.com/SC_interno/Paginas/default.aspx Direccionamiento Estratégico http://10.4.23.12/planest/ Anexos Formato P-1020-002-R02 “Planeación del sistema integral de gestión” 25