ณัฐธิดา ปั๋นดี

การออกและแบบสารสนเทศ วิชา โปรแกรมสานกั งาน จัดทาโดย ด.ญ.ณฐั ธดิ า ปนั๋ ดี เลขที1่ 6 ช้ันมธั ยมศกึ ษาปีที่ 1/6



รายงาน เร่อื ง การออกแบบและสารสนเทศ เสนอ คุณครู สรุ ิฉาย เป็นเอก จัดทาโดย ด.ญ.ณฐั ธดิ า ปน๋ั ดี เลขท่ี 16 ชนั้ มัธยมศกึ ษาปีท่ี 1/6รายงานนเ่ี ป็นสว่ นหนง่ึ ของรายวชิ าโปรแกรมสานักงาน รหัสวิชา ง22201 ภาคเรียนท่ี 1 ปีการศึกษา 2561 โรงเรยี นแมเ่ มาะวทิ ยา

ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | ก คำนำ รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาโปรแกรมสานักงาน ช้ันมัธยมศึกษาปี่ท่ี1โดยมีจุดประสงค์เพื่อศึกษาและนามาประยุกค์ใช้ในชีวิตประจาวัน และใช้เพ่ือเป็นเอกสารในการประกอบการเรียนรู้ ในรายวิชาน้ีจะต้องขอบคุณ คุณครูสุริฉาย เป็นเอก ที่ให้คาปรึกสาและแนวทางการศึกษา และเพ่ือนๆทุกคนที่คอยชว่ ยเหลือมาโดยตลอด หวังเปน็ อย่างย่งิ วา่ รายงานฉบับนี้จะใหค้ วามรแู้ ละประโยชน์แกท่ ุกๆคน ด.ญ.ณฐั ธดิ า ป๋นั ดี จดั ทาโดย

สำรบัญ ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | ขคานา หนำ้หน้าเปลา่ กสารบัญ ขความหมายของข้อมูล คประเภทของข้อมลู 1การจัดการสาระสนเทศ 1วธิ ีการประมวนผล 2ระดบั ของสาระสนเทศ 3ผังมโนทศั น์สรุปเนอ้ื หา 3แหล่งอ้างองิ 5 6

ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | 1 สารสนเทศ (Information) คือ สิ่งท่ีได้จากการประมวลผลของข้อมูล เพ่ือให้สามารถนามาใช้ประโยชน์ ในด้านการวางแผน การพัฒนา การควบคุม และการตดั สินใจการแบง่ สารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรปู แบบ เชน่ 1. การแบง่ สารสนเทศตามหลกั แหง่ คุณภาพ ได้แก่ สารสนเทศแขง็ และสารสนเทศออ่ น 2. การแบ่งสารสนเทศตามแหลง่ กาเนิด ไดแ้ ก่ สารสนเทศภายในองคก์ รและสารสนเทศภายนอกองค์กร 3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ ไดแ้ ก่ สารสนเทศสาขามนษุ ยศาสตร์ สารสนเทศสาขาสังคมศาสตร์ สาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสารสนเทศสาขาอื่น ๆ 4. การแบ่งตามการนาสารสนเทศไปใชง้ าน ได้แก่ สารสนเทศดา้ นการตลาด สารสนเทศดา้ นการวจิ ัยและพฒั นาบคุ ลากร และสารสนเทศดา้ นการเงิน 5. การแบง่ ตามการใชแ้ ละการถา่ ยทอดสารสนเทศ ไดแ้ ก่ สารสนเทศท่ีเนน้ วชิ าการ สารสนเทศทีเ่ นน้ เทคนิค สารสนเทศที่เนน้ บคุ คล และสารสนเทศท่เี น้นการปฏบิ ัติ 6. การแบง่ ตามข้นั ตอนของการพฒั นาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะแรกเร่ิมและสารสนเทศระยะยาว 7. การแบง่ สารสนเทศตามวิธีการผลติ และการจัดทา ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศปรงุ แตง่ 8. การแบ่งสารสนเทศตามรปู แบบท่ีนาเสนอ ได้แก่ สารสนเทศท่ีมีลกั ษณะเปน็ เสียง สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศท่ีมีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศท่ีมีลักษณะเป็นอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 9. การแบง่ สารสนเทศตามสภาพความตอ้ งการทีจ่ ดั ทาขนึ้ ได้แก่ สารสนเทศท่ที าประจาสารสนเทศท่ีตอ้ งทาตามกฎหมาย และสารสนเทศทไ่ี ดร้ บั หมอบหมายให้จดั ทาขน้ึ โดยเฉพาะประเภทของข้อมูล ตามท่ีได้กล่าวมาแล้วว่า ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงท่ีเกี่ยวข้องกับส่ิงต่าง ๆ เราแบ่งประเภทของข้อมูลได้เป็น 2 ประเภท คือ ขอ้ มูลปฐมภมู ิ และ ข้อมลู ทุติยภมู ิ ข้อมูลปฐมภูมิ หมายถึง ขอ้ มลู ที่ได้จากการเกบ็ รวบรวมหรือบันทกึ จากแหล่งข้อมลู โดยตรง ซ่งึ อาจจะได้จากการสอบถาม การสมั ภาษณ์ การสารวจ การจดบันทกึ ตลอดจนการจดั หามาดว้ ยเคร่อื งจักรอตั โนมัติต่างๆ ที่ดาเนินการจัดเก็บข้อมูลได้ เช่น เคร่ืองอ่านรหัสแท่งเคร่ืองอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลปฐมภูมิ จึงเป็นข้อมูลพ้นื ฐานทไ่ี ดม้ าจากจดุ กาเนิดของข้อมูลนั้น ๆ

ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | 2 ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึง ข้อมูลท่ีมีผู้อ่ืนรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้ข้อมูลไม่จาเป็นต้องไปสารวจเอง ตัวอย่างจากข้อมูลสถิติต่าง ๆ ท่ีหน่วยงานรัฐบาลทาไว้แล้วเชน่ สถติ ิจานวนประชากรแต่ละจังหวัด สถติ กิ ารส่งสินค้าออก สถติ ิการนาสินค้าเข้า ข้อมลู เหลา่ น้ีมีการตีพิมพ์เผยแพรเ่ พ่อื ใหใ้ ช้งานได้ หรือนาเอาไปประมวลผลต่อแฟ้มขอ้ มลู แฟม้ ข้อมูล (File) คอื หนว่ ยของข้อมลู ซึง่ เกิดจากการนาข้อมูลหลายๆ ระเบยี น ที่มีลักษณะ ของเขตข้อมูลเหมือนกันมาจัดเก็บรวมกัน เช่นการจัดเก็บข้อมูลระเบียนของนักศึกษา หลายๆ คน รวมกันเป็นแฟม้ ขอ้ มลู นักศึกษาเปน็ ตน้ ซงึ่ ขอ้ มลู แตล่ ะระเบียนท่ีนามารวมกันจะต้องมี เขตขอ้ มลู อยา่ งนอ้ ย 1 เขต ขอ้ มูลที่แยกความแตกต่างของข้อมูลในแต่ละระเบียนได้หลายๆ คน รวมกันเป็น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา เป็นต้น ซ่ึงข้อมูลแต่ละระเบียนท่ีนามารวมกันจะต้องมี เขตข้อมูล อย่างน้อย 1 เขต ข้อมูลท่ีแยกความแตกต่างของข้อมลูในแต่ละระเบียนได้ ตวั อย่างของหน่วยขอ้ มูลต่างๆการจัดการสารสนเทศ การจัดการสารสนเทศมี 3 ขนั้ ตอน คอื การเกบ็ รวบรวม และ ตรวจสอบขอ้ มูล การประมวลผลข้อมูลและการดูแลรักษาข้อมลูการเกบ็ รวบรวมและตรวจสอบข้อมลู เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซ่ึงควรกระทาควบคู่กันไป คือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็ทาการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที เพ่ือให้ได้ข้อมูลท่ีถูกต้องตามความต้องการมากท่ีสุดการประมวลผลข้อมลู การประมวลผลข้อมูล คือ การนาข้อมูลท่ีมีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมากระทาเพือ่ ใหข้ ้อมูลเปล่ยี นแปลงไปจนเกดิ ผลลพั ธ์ตามที่ตอ้ งการการดูแลรักษาขอ้ มลู การดูแลรักษาข้อมูล เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมลู ไม่ให้สญู หาย ช่วยอานวยความสะดวกในการค้นหาขอ้ มลู สาหรับนากลับมาใชใ้ หม่ในอนาคต

ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | 3วิธกี ารประมวลผลข้อมูลวธิ ีการประมวลผลขอ้ มูลโดยอาศยั เครื่องคอมพวิ เตอร์ มี 2 วิธี คอื 1. การประมวลผลแบบเชอื่ มตรง การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processiog) เป็นวิธีการนาข้อมูลแต่ละรายการท่ีถูกบันทึกเข้ามาประมวลผลทันที นิยมใช้ในงานท่ีต้องได้ผลลัพธ์ให้กับผู้ใช้ทันที หรือในงานที่ข้อมูลจะต้องทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เช่น เม่ือนกั เรียนเบิกเงินจากตู้เอทเี อ็ม รายการการเบิกเงินของนักเรียนแต่ละครั้งจะไปประมวลผลท่ีเคร่ืองหลักที่อาจอยู่ห่างไกลทันที โดยข้อมูลจุถูกนาไปคานวณและบันทึกผอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากของนกั เรยี นทันที เป็นตน้ 2. การประมวลผลแบบกลุ่ม การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาหน่ึงและนาข้อมูลที่ได้รับในช่วงเวลาดังกล่าวมาประมวลผลพร้อมกัน เช่น การเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกของนักเรยี นและเม่ือถึงส้ินเดือนโรงเรียนจะนาข้อมูลมาประมวลผลเป็นรายงานการเข้าช้ันเรียนของนัก เรียนประจาเดือนเป็นตน้ระดับของสารสนเทศ ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสาคัญอย่างยิ่ง เน่ืองจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่าเป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเขา้ ถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอนิ เทอรเ์ น็ตสงู ข้ึน ทงั้ น้เี พราะสารสนเทศเป็นส่ิงท่ีช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยา ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละย่หี ้อเพื่อเปรยี บเทียบด้วยตนเองนนั้นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเคร่ืองคอมพิวเตอร์ เพยี งแต่เข้าอนิ เทอร์เน็ต นกั เรียนจะพบว่ามหี ลายเว็บไซต์ท่ใี หน้ ักเรียนกรอกความต้องการการใช้งานเครื่อง แลว้ เว็บไซตจ์ ะประมวลผลและนาเสนอเคร่ืองคอมพิวเตอรท์ ่ีมคี ุณลักษณะและรนุ่ ใกล้เคียงกับความตอ้ งการไดเ้ พียงเสี้ยววินาที ซง่ึ นีเ่ ปน็ แค่ตวั อยา่ งของการใชง้ าน สารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่าน้ัน ปัจจุบันหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ได้นาสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3ระดับ ดังน้ี1. ระดับบุคคล ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการท่ีแต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพ่ิมประสิทธภิ าพในการทางานส่วนตวั เท่านนั้ เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรม Microsoft Powerpoint ในงานนาเสนอสาหรับการสอนหรือบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคล่ือนไหวและเสียง ท่ีช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้

ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | 4โปรแกรม Microsoft Excel กรอกข้อมูล คานวณ สร้างกราฟ และทานายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสทิ ธภิ าพ เป็นตน้สารสนเทศระดับบคุ คล2. ระดับกลุ่ม ระดับของการเก่ียวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มน้ัน จะเป็นการท่ีกลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทางานรว่ มกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกนั ซึ่งจะสง่ เสริมการดาเนนิ งานของกลมุ่ ใหม้ ีประสทิ ธภิ าพมากขนึ้ หลักการ คือ นาเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเช่ือมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะไกล ทาใหม้ ีการใชท้ รพั ยากร ไดแ้ ก่ ข้อมลู และอปุ กรณ์เทคโนโลยีพ้ืนฐานรว่ มกันสารสนเทศระดบั กล่มุ3. ระดับองค์กร ระดับของการเก่ียวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรน้ัน จะเป็นการท่ีแผนกต่าง ๆ ในองค์กร เช่นแผนการขายและการตลาด แผนการผลิต แผนกจัดซ้ือ แผนกบคุ คล แผนกการเงนิ และการบญั ชี เปน็ ตน้ มกี ารสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหน่ึงได้โดยสร้างสารสนเทศในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพ่ือใหผ้ บู้ รหิ ารนาไปประกอบการตดั สนิ ใจได้ หลักการ คือ นาเคร่ืองคอมพิวเตอร์ของแผนกต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพ่ือให้เกิดการใช้ขอ้ มลู รว่ มกัน สงิ่ ทสี่ าคญั ของระบบสารสนเทศระดบั กลุม่ และระดับองค์กร คอื การเช่ือมโยงคอมพิวเตอรเ์ ปน็ เครือข่ายทั้งภายในองคก์ รและการเชื่อมโยงภายนอกองค์กร เพ่อื ให้มกี ารส่อื สารและส่งขอ้ มูลถงึ กนั ไดอ้ ย่างรวดเรว็ และมีประสทิ ธิภาพ สารสนเทศระดบั องคก์ ร

ผงั มโนทศั น์สรุปเนือ้ หา ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | 5 ขอ้ มูลและสารสนเทศ ขอ้ มูล คือ สิง่ ตา่ งๆหรือข้อเท็จจรงิ ที่เราสนใจ ซึ่งได้รับจากประสาทสมั ผสั หรือส่อื ของข ตา่ งๆการแบง่ ประเภทของข้อมูลขึ้นอยู่กับความต้องกาของผูใ้ ช้ ลักษณะของขอ้ มลู ทีน่ าไปใช้ และเกณฑท์ น่ี ามาพิจารนาความหมายและประเภทของข้อมลู และสารสนเทศ สารสนเทศ คือ สิ่งท่ไี ด้จากการประมวลผลข้อมลู เพ่ือนามาใชป้ ระโยชน์ในดา้ น การวางแผน การพฒั นา การควบคุมและการตัดสินใจการแบง่ ประเภทของ การจดั การสารสนเทศ สารสนเทศสามารถแบง่ ไดห้ ลายรปู แบบ เชน่ การแบง่ สารสนเทศตามหลักแห่ง คุณภาพ ตามแหล่งกาเนดิ ตามสาขา ความรู้ และตามการนาไปใชง้ าน วิธีการประมวลผลข้อมลู การจดั การสารสนเทศเป็นการดาเนินการหรือกจิ กรรมต่างๆที่เกย่ี วกบัระดับของสารสนเทศ สารสนเทศ นามาจดั ทาเปน็ ฐานข้อมลู โดยมุง่ เน้นท่จี ะรวบรวม ประมวลผล และ เผยแพรข่ ้อมูล ซึง่ สามารถดาเนนิ การไดโ้ ดยการเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมลู การประมวลผลข้อมูลและการดแู ลรกั ษาข้อมลู การประมวลผลข้อมูล สามารถทาได้ดว้ ยการประมวลผลแบบกลุ่ม คือ การ ประมวลผลทเ่ี ก็บสะสมข้อมูลไวว้ ันเวลาหนง่ึ แล้วจึงทาการประมวลผลในครง้ั เดยี ว และการประมวลผลแบบทนั ที คือ การประมวลผลท่เี กิดขึน้ พร้อมกับข้อมลู ที่ไดร้ ับ ในขณะนั้น สารสนเทศมคี วามสาคัญกับผ้ใู ชใ้ นทุกระดับองคก์ ร สามารถแบง่ ตามสารสนเทศ ตามระดับขององค์กรเปน็ สารสนเทศระดับบุคคลสารสนเทศระดบั กลมุ่ และ สารสนเทศระดับองค์กร นอกจากน่ยี ังสามารถแบ่งสารสนเทศตามระดับของ ผ้บู ริหารได้เป็นผบู้ ริหารระดับล่าง ผ้บู ริหารระดับกลาง และผบู้ รหิ ารระดับสงู อีก ดว้ ย

ข้ อ มู ล แ ล ะ ส า ร ส น เ ท ศ | 6 อา้ งอิง ร.ศ. ดร. อำนวย เดชชัยศรี . (2556). เทคโนโลยีสารสนเทศ ม.1 . กรุงเทพมหำนคร :วัฒนำพำนิช จำกัด จฬุ ำลยั ปำนพยบั . (2556). หลักการทางานของคอมพวิ เตอร์ (ออนไลน์). แหลง่ ทม่ี ำ : http://www.http://flukeloveskb.blogspot.com สืบค้นเม่อื 18 กรกฎำคม พ.ศ.2561