คู่มือการใช้งาน microsoft team

คมู่ ือการใช้งาน Microsoft Teams 1 คู่มือการใชง้ าน Microsoft Teams การเขา้ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft Teams หลงั จากทที่ างผดู้ ูแลระบบของท่านเปดิ service Teams ของระบบ Office 365 ขององค์กรท่านแลว้ ทา่ นจะสามารถเข้าถงึ แอพพลิเคชัน Teams ไดส้ องวิธีหลักๆ ดังน้ี 1. เข้าผ่าน Web Application ให้ทา่ นกดที่ปุ่ม Teams จากเมนูลัด ในมมุ ซา้ ยบนของหนา้ จอ หรือเข้า จาก Url โดยตรงท่ี https://teams.microsoft.com 2. เขำ้ จำก Desktop หรือ Mobile Application หลงั จำกท่เี ขำ้ โปรแกรม Teams จำกในขอ้ 1 แลว้ นน้ั ทำ่ นสำมำรถ download Application Teams for Desktop หรอื Mobile ไดจ้ ำกเมนทู ่อี ยดู่ ำ้ นมมุ ขวำบน สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

คู่มอื การใชง้ าน Microsoft Teams 2 การสร้างและใชง้ าน Microsoft Teams Menu สำหรับกลมุ่ เมนหู ลกั ของตัวโปรแกรม Teams จะอยู่ในแถบด้านซา้ ยมือ ในโซนสีเขม้ ๆเปน็ หลัก ซง่ึ จะประกอบดว้ ย 1. Activity สำหรับเรยี กดูกจิ กรรมต่างๆท่ีทา่ นทำงานอยู่ในระบบ (เสมือน News Feed) 2. Chat สำหรบั สนทนากับผใู้ ช้งานอน่ื ๆ ทัง้ แบบเดยี่ วและแบบกลุ่ม 3. Teams พืน้ ทีก่ ารทำงานสำหรับกลมุ่ ของท่าน (จะอธบิ ายละเอียดในหัวข้อถัดไป) 4. Meetings เรียกดูตารางนัดหมายและสร้างการประชมุ 5. File เรยี กดู file ของทา่ นทเี่ กบ็ อยู่ในสว่ นต่างๆ ในทีเ่ ดยี ว 6. Assignments หากท่านสรา้ งพนื้ ที่กลุ่มในรปู แบบ Classes หรือเป็นสมาชิกท่านสามารถสร้าง Assignment หรือตรวจสอบงานที่ทา่ นส่งไปแล้วได้ โดยสำหรบั เมนใู นสว่ นของ feature Team จะแบง่ หลกั เป็น 3 สว่ น ดงั นี้ 1. Team กล่มุ สำหรบั พนื้ ท่กี ำรทำงำนของทมี ตำ่ งๆ ท่ที ่ำนเป็นสมำชกิ อยู่ 2. Channel หวั ขอ้ ยอ่ ย สำหรบั แบง่ หมวดหมหู่ รอื หวั ขอ้ ภำยในทีมอีกชน้ั หน่งึ 3. Services Tab ฟังกช์ ่นั กำรทำงำนตำ่ งๆของ Office 365 ท่รี วมมำใหใ้ ชง้ ำน สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

คมู่ ือการใชง้ าน Microsoft Teams 3 การสรา้ ง Teams ปุม่ จากด้านลา่ งของเมนู 1. กด 2. จากนนั้ กด Create Team เม่อื ท่านกด Create Team จะพบประเภทในการสรา้ ง Team อยู่ 4 ประเภทคือ • Classes เหมำะสำหรับ กำรสรำ้ งชั้นเรียนและใหน้ ักเรียนเขำ้ มำส่งงำน รวมถึงกำรสรำ้ ง assignment ติดตำมและ ตรวจสอบรำยงำนของนกั เรยี น สรำ้ งแบบทดสอบ แบบสำรวจ สำมำรถเชญิ อำจำรยท์ ำ่ นอน่ื เขำ้ มำรว่ มเป็นอำจำรยใ์ นกลมุ่ ได้ • PLCs เหมำะสำหรบั สมำชกิ ท่เี ป็น นกั วชิ ำกำรศกึ ษำ ผทู้ ่เี กี่ยวขอ้ งกบั กำรวำงแผนกำรศกึ ษำ ซง่ึ ทมี ประเภท นจี้ ะสนบั สนนุ กำรทำงำนรว่ มกนั บนเอกสำรออนไลนพ์ ดู คยุ แลกเปลี่ยน ประชมุ ออนไลนแ์ บ่งปันขอ้ มลู ท่ี เกี่ยวขอ้ งในกำรทำงำน • Staff Members เหมำะสำหรบั กล่มุ ท่มี ีleader ในกำรควบคมุ ขำ่ วสำร ควบคมุ สทิ ธิส์ มำชกิ ในกำรเขำ้ ถงึ เอกสำรบำง งำนเทำ่ นนั้ แบ่งบนั สถำนะควำมกำ้ วหนำ้ รำยงำน ประชมุ ออนไลนแ์ ละบนั ทึกวิดิโอกำร ประชมุ ออนไลน์ สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

คมู่ ือการใชง้ าน Microsoft Teams 4 • Other เหมำะสำหรบั สโมสร ชมรม ชมุ นมุ หรือ staff ท่ตี อ้ งทำงำนรว่ มกบั กล่มุ ตวั แทนนกั ศกึ ษำ ใน กำรสรำ้ งข่ำว ประชำสมั พนั ธแ์ บง่ ปันขอ้ มลู ประชมุ ออนไลนแ์ บบย่อยและแบบทงั้ กล่มุ ตงั้ คำ่ สิทธิ์ของ สมำชกิ ในทมี 3. ตงั้ ช่ือและระบรุ ำยละเอยี ดของกล่มุ งำนหรอื ทีมของท่ำน รวมถงึ ตงั้ คำ่ ชนิดของทมี ของทำ่ นดงั นี้ a. Public เปิดใหเ้ ขำ้ ถงึ สำหรบั ผใู้ ชท้ กุ คนในองคก์ รของทำ่ น b. Private ใหส้ ทิ ธิเฉพำะบำงคนท่จี ะเขำ้ ถงึ ไดโ้ ดยเจำ้ ของทีมเป็นผอู้ นญุ ำต 4. เพม่ิ สมำชกิ ในทมี โดยกำรพิมพช์ ่ือผใู้ ชช้ ่ืออเี มล หรือ mail group จำกนนั้ กด Add สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

ค่มู ือการใช้งาน Microsoft Teams 5 5. หำกทำ่ นตอ้ งกำร แกไ้ ขหรือตงั้ คำ่ ใดๆสำหรบั ทีมของทำ่ น ใหท้ ำ่ นกดท่ปี ่มุ Option บรเิ วณขวำมือของช่ือทมี นนั้ ๆ การเข้ารว่ ม Teams ผู้ใช้งานสามารถเขา้ ร่วมทีมได้3 ชอ่ งทาง คือ a. Leader ของทีมเชิญให้เขา้ กลุ่ม ทา่ นจะอยู่ในกล่มุ โดยอัตโนมตั ิ b. กล่มุ ที่สรา้ งแบบสาธารณะ ทา่ นสามารถคลิกเพื่อเข้าร่วมทีมได้โดยอัตโนมตั ิ สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

คมู่ ือการใชง้ าน Microsoft Teams 6 c. ไดร้ บั รหสั สำหรบั กำรเขำ้ รว่ มกล่มุ เม่อื ผใู้ ชง้ ำนไดร้ บั รหสั แลว้ ใหผ้ ใู้ ชง้ ำนไปท่ี จำกนน้ั จะพบ หนำ้ ตำ่ งกำรเขำ้ รว่ มกล่มุ ดงั ภำพ กำรสรำ้ งรหสั สำหรบั เขำ้ รว่ ม Teams ผใู้ ชง้ ำนท่เี ป็นเจำ้ ของกล่มุ สำมำรถสรำ้ งรหสั เขำ้ รว่ มกลมุ่ ไดโ้ ดยไปท่กี ำรตงั้ คำ่ (Setting) Team code คลกิ Generate สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

คู่มอื การใชง้ าน Microsoft Teams 7 การสรา้ ง Channel สำหรับ Channel เปรียบเสมือน กลุ่มย่อยที่อยู่ภายใต้Team อีกชั้นหนึ่ง ซึ่งการออกแบบในการแบ่งกลุ่ม team และตัว Channel นั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการในการใช้งาน รูปแบบข้อกำหนดของการเข้าถึงข้อมูลขององค์กร ท่าน หรือออกแบบได้ ตามที่ท่านใช้งานสะดวก เช่น มีการสร้าง Team ชื่อ IT จากนั้นมีการแบ่ง channel ตามฝ่าย การทำงานเช่น Dev, Web, Server, Network เป็นต้น ซึ่งแทนที่จะไปสร้างแยกไปเป็นทีมอื่นๆ เนื่องจากทุกคนยังถือ เป็นสมาชิกกล่มุ หลกั อย่ำง IT อยู่ เพียงแต่แบ่งช่องทำงย่อยในกำรทำงำนเท่ำนนั้ โดยหลงั จำกท่ีสรำ้ ง Team เสร็จ ตวั โปรแกรม จะมี Channel General มำให้ โดยอตั โนมตั ิ 1. คลกิ ขวำท่ที มี ของทำ่ น เลือก Add Channel สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

ค่มู ือการใชง้ าน Microsoft Teams 8 การใช้งาน Service tab 1. จากในหนา้ จอของ Team นัน้ ด้านบนจะมtี ab ทจี่ ะเปน็ ตัวเรยี กใช้service ตา่ งๆของ Office 365 ให้ท่าน เลือก เปิดใชไ้ ด้ตามต้องการ. 2. กดท่ีเมนเู ครื่องหมาย บวก เพอ่ื ทำการเพ่ิม service อื่นๆ ที่โปรแกมรองรบั และให้บรกิ ารอยู่ 3. หลงั จากทเี่ ลอื ก service แล้ว ระบบจะใหท้ ่านเลือก source data ทเ่ี กีย่ วขอ้ ง หรือให้สรา้ งขน้ึ ใหม่ (เมนูจะ แตกต่าง กนั ไปตามแต่ละ service) เช่น กรณีน้ผี ู้เขยี นเลือกเป็น word และดึงเอาข้อมลู ท่ีมอี ยู่ในแลว้ OneDrive Business จากใน Office 365 เอง ตวั โปรแกรม จะทำการเรยี กใชห้ รอื แสดงผลลัพธ์ขน้ึ ในหน้าจอใน tab นั้นๆทนั ที ฉะนั้นท่าน สามารถสลับไปใช้งาน service อนื่ ๆได้อย่างงา่ ย เพยี งแค่กดสลับไปที่ tab อ่ืนๆที่ต้องการ โดยทีไ่ ม่ต้องออก จาก โปรแกรมหรือสลบั หนา้ จอไปมา สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

คูม่ ือการใช้งาน Microsoft Teams 9 การใช้งาน Conversation Tab 1. เลอื ก Channel ของ Team ที่ท่านตอ้ งการจะสนทนาหรอื แจง้ ข้อมูลตา่ งๆ จากนน้ั หน้าจอทางขวามอื จะ แสดงเมนทู ่ี ใชส้ ำหรบั สนทนาขึน้ มา 2. ทา่ นพิมพข์ ้อความลงในกล่องเมนูดา้ นลา่ ง โดยสามารถใชต้ วั @ แล้วตามด้วยชื่อของบุคคลเพื่อเปน็ การ Mention โดยตรงถึงบุคคลน้ันๆ สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

คมู่ ือการใช้งาน Microsoft Teams 10 3. ภายใตเ้ มนูกล่องขอ้ ความ ท่านสามารถใช้ฟังกช์ นั่ อื่นๆได้ดังน้ี a. การแกไ้ ขรปู แบบอกั ษร เช่น ขนาด ตวั หนา ตวั เอียง เลขที่ลำดบั การแบ่งหนา้ เปน็ ต้น b. การแทรกไฟลแ์ นบ c. แทรก Emotion, Stickers ต่างๆ d. สรา้ ง meeting แบบ ad-hoc 4. การโตต้ อบการสนทนา ท่านสามารถกดปุ่ม reply ที่อยูภ่ ายใตแ้ ตล่ ะหัวข้อของการสนทนาก่อนหน้า เพ่ือสำหรบั พูดคยุ ภายใตห้ ัว ข้อความได้ หากไม่ต้องการท่ีจะขึ้นหัวข้อใหม่ เครอื่ งมอื การสนทนา สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

คูม่ ือการใชง้ าน Microsoft Teams 11 การใชง้ าน Chat เป็นเคร่ืองมือการสนทนาด้วยข้อความส่วนตัว ผใู้ ช้งานสามารถส่ือสารกบั คนภายในสถาบันไดด้ ว้ ยการคลิกท่ี New chat และพิมพช์ ่ือผทู้ ต่ี ้องการจะสอ่ื สาร ระบบรายชื่อจะทำการค้นหาชื่อให้โดยอัตโนมัติ นอกจากน้ีผใู้ ชง้ านสามารถค้นหาขอ้ ความหรอื ไฟลเ์ อกสารจากข้อความสนทนาไดจ้ ากช่องคน้ หาดา้ นบน ระบบ จะแสดง ข้อความ บุคคล และไฟล์ทีเ่ ก่ียวข้องกับคำคน้ หา รายชอื่ บคุ คลอนื่ ๆ หรือ ประวตั ิการสนทนากับบุคคลนัน้ ครัง้ ก่อนหนา้ ในเมนูดา้ นซ้ายมือ ภายในห้องแชท ผ้ใู ช้งานสามารถปรบั แตง่ ขอ้ ความ แนบไฟลห์ รือนัดหมายได้เหมือนการสนทนาแบบกล่มุ จาก คำสั่งที่อยู่ ภายใต้กล่องข้อความ รวมถึงการค้นหาไฟลแ์ ละแอพพลเิ คชัน ท่ีแชร์รว่ มกันภายในขอ้ ความผ่าน conversation tab สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

คู่มือการใช้งาน Microsoft Teams 12 การโทรดว้ ยเสียง (call) ผู้ใชง้ านสามารถโทรหาผสู้ นทนาได้ด้วยเสยี ง โดยไมเ่ สยี ค่าใช้จ่าย เพียงอุปกรณ์จำเป็นต้องเชือ่ มต่ออินเตอร์เน็ต ผ่านเมนู Audio call ในฟังกช์ ันการโทรดว้ ยเสยี งผู้ใชง้ านสามารถแชร์เอกสารหรือหน้าจอ ผ่านไอคอน Open sharetray ดังภาพ ภาพท่ี x แสดงหนา้ จอหรอื ไฟลท์ ี่ต้องการแชรก์ ับผูส้ นทนา สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

ค่มู ือการใชง้ าน Microsoft Teams 13 ภาพที่ x แสดงหน้าจอการแชร์เอกสารพรเี ซน็ ตก์ ับผ้สู นทนา นอกจากน้ผี ใู้ ชง้ านยงั สามารถพกั สายการโทร สง่ ต่อการโทรไปยังบคุ คลอืน่ ไดจ้ าก เมนูmore actions ดงั ภาพ สำนกั งำนสง่ เสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอด็

คู่มอื การใชง้ าน Microsoft Teams 14 การโทรด้วยภาพและเสยี ง (video call) ผู้ใชง้ านสามารถโทรดว้ ยภาพและเสยี ง โดยไมเ่ สียคา่ ใช้จา่ ย คล้ายกับ การโทรด้วยเสียง แต่ฟงั ก์ชนั การโทรด้วยภาพและเสียง ผู้ใชง้ านจำเป็นต้องมกี ล้องที่อปุ กรณแ์ ละการโทรด้วยภาพและ เสียงสามารถใชฟ้ ังก์ชนั แชร์เอกสารหรือหน้าจอ รวมถงึ ฟังก์ชัน more actions ได้เหมือนกับการโทรดว้ ยเสยี ง สำนกั งำนส่งเสรมิ กำรศกึ ษำนอกระบบและกำรศกึ ษำตำมอธั ยำศยั จงั หวดั รอ้ ยเอ็ด

ขอขอบคุณ เน้อื หา สำนักบริการคอมพวิ เตอร์ สถาบนั เทคโนโลยพี ระจอมเกลา้ เจ้าคณุ ทหารลาดกระบัง ทป่ี รกึ ษา นายสรุ ตั ิ วิภกั ด์ิ ผู้อำนวยการสำนกั งาน กศน.จงั หวดั ร้อยเอ็ด นายสญั ญา ยบุ ลชิต รองผอู้ ำนวยการสำนักงาน กศน.จังหวดั ร้อยเอ็ด ผู้จัดทำคูม่ ือ นายกฤตลักษณ์ ชาวตั ร นักเทคโนโลยสี ารสนเทศ