PENGENALAN 5S

5S KE ARAHPENGURUSAN KERJA YANG BAIK DAN EFEKTIF

PENGENALANAktiviti-aktiviti 5S telah bermula di Jepun selepas Perang Keduabertujuan menghapuskan kekotoran dan mengemaskinikankilang-kilang mereka.Hampir setiap syarikat mempraktikkan prinsip-prinsip 5S tanpadisedari.Banyak syarikat pula telah melaksanakan pengurusan dankebersihan untuk mengurangkan senarai harta benda (inventori ), barangan persendirian, peralatan dan lain-lain daritempat kerja.

PENGENALANSebelum perlaksanaan 5S, erti kata 5S ialah :  SELERAK  SEMAK  SAMPAH-SARAP  SUSAH  SAKIT

JENIS-JENIS TEMPAT KERJATempat Kerja Kelas 3 :  Tempat kerja yang baik mempunyai ramai pekerja membuang sampah di merata- rata tempat tetapi tiada seorang pun membersihkannya.Tempat Kerja Kelas 2 :  Tempat kerja yang mempunyai ramai pekerja membuang sampah di merata-rata tempat tetapi mempunyai sekumpulan pekerja-pekerja membersihkannya.Tempat Kerja Kelas 1 :  Tempat kerja di mana tiada seorang pun membuang sampah di merata-rata tempat tetapi setiap pekerja menjaga kebersihan persekitaran.

SINDROM “NIH”Senarai Sindrom “Not Invented Here ( NIH )” X Itu bukannya cara kita X Budaya mereka berlainan X Kita tidak mempelajari cara begitu X Kita telah mencubanya, tetapi tidak berhasil X Kita buat apa yang terdaya

JENIS SINDROM “NOT INVENTED HERE ( NIH )” Jenis A : Menolak Sepenuhnya Terlalu yakin kerana kejayaan yang lalu atau terlalu memihak Kepada budaya atau cara tersendiri Jenis B : Meniru Tanpa Batasan Apabila adanya idea-idea yang baru, perlaksanaan dilakukan secara terbuka dan boleh mengakibatkan kegagalan dan menyerah kalah pada akhirnya Jenis C : Penerimaan Secara Pemilihan Memilih perkara-perkara yang boleh dilaksanakan pada mulanya dan melaksanakan dengan teliti. Mempelajari dengan berlatih sehingga perkara-perkara yang sesuai dilaksanakan dan diperbaiki kemudian.

SINDROM “NIH”Halangan-halangan yang selalu dihadapi apabila sesuatu idea dicadangkan:- Terlalu sibuk untuk mempelajari Masa yang tidak mengizinkan Tiada peruntukan Teori berbeza dari latihan Tidak mematuhi polisi syarikat Tiada pertalian atau perhubungan Tidak waras atau tidak masuk akal Tiada apa-apa lagi perlu anda lakukan? Adakah anda tidak berpuas hati dengan kerja anda? Saya sudah mengetahui akan keputusannya, walaupun kita tidak melakukannya Saya tidak akan bertanggungjawab Anda perlu fikir yang lebih baik dari yang ini

KEPENTINGAN-KEPENTINGAN 5SKepentingan #1 : Manfaat kepada pekerja-pekerja Memupuk sikap berdisiplin dan kesedaran terhadap tempat kerja Mendorong ke arah kerja yang lebih bersih dan kemas Mempertingkatkan semangat berpasukan Pekerja akan lebih berdisiplin dalam mengikuti prosedur kerja yang menghasilkan tempat kerja yang lebih selamatKepentingan #2 : Manfaat kepada mesin / peralatan Masalah mesin atau kerosakan boleh dikesan dengan cepat Memastikan ketetapan pengukuran yang lebih baik Menambahkan kecekapan dan ketahanan mesin / peralatan

KEPENTINGAN-KEPENTINGAN 5SKepentingan #3 : Manfaat kepada barangan separa-siap Memastikan pemprosesan yang lancar Memperbaiki dan meningkatkan produktiviti Bahan mentah atau produk mudah diuruskan Penggunaan sepenuhnya kawasanKepentingan #4 : Manfaat kepada barangan siap dan pelanggan Menghasilkan imej yang baik dan bersih kepada pelanggan Kualiti barangan yang tinggi Mempromosikan syarikat sebagai salah satu syarikat yang terbaik

PERLAKSANAAN 5S5S adalah satu pendekatan yang dapat digunakan untuk memperbaikidan mengekalkan asas-asas pengurusan.5S adalah asas pengurusan sebagai :-  Satu prinsip pentadbiran  Satu teknik pentadbiranAktiviti-aktiviti 5S adalah bertujuan untuk mengubahkan secara berkualitike atas cara manusia berfikir dan berkelakuan, dan, melalui perubahanini, mutu penyelenggaraan peralatan dan suasana kerja dapat diperbaikidan dipertingkatkan.

PERLAKSANAAN 5S“5S” bermaksud :-  SEIRI (SISIH) – simpan apa yang perlu sahaja, asingkan dan buang yang benar-benar tidak perlu, i.e permudahkan.  SEITON (SUSUN) – mengaturkan lokasi untuk semua, i.e susun.  SEISO (SAPU) – utamakan kebersihan, i.e kebersihan.  SEIKETSU (SERAGAM) – melaksanakan Seiri, Seiton dan Seiso seluruh organisasi, i.e piawaian.  SHITSUKE (SENTIASA AMAL) – memastikan bahawa setiap orang patuh peraturan-peraturan 5S, i.e mematuhi.

PERLAKSANAAN 5SPanduan untuk melaksanakan SEIRI (SISIH) :- Asingkan barang-barang yang diperlukan dari yang tidak diperlukan Asingkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja :- i. Barang-barang yang tidak pernah digunakan : perlu dilupuskan ii. Barang-barang yang jarang digunakan : simpan dengan rapi Asingkan semua barang-barang yang berlebihan dari tempat kerja seperti :- i. barangan pembuatan ( work pieces ) ii. barangan bekalan iii. barangan persendirian iv. Peralatan Gunakan tag-tag atau penanda seperti TAG MERAH untuk membuangkan barang- barang yang tidak diperlukan lagi. Menetapkan seseorang untuk mengemaskan dan menguruskan tempat penyimpanan am.

PERLAKSANAAN 5S Simpankan barangan yang diperlukan sahaja oleh setiap individu di tempat masing-masing. Uruskan tempat-tempat kerja / penyimpanan.Mempraktikkan SEIRI (SISIH)LANGKAH 1 Lihat di sekeliling anda atau tempat kerja anda. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaklah dikenal pasti seperti :- i. Diari-diari atau memo-memo lama yang tidak lagi mengandungi maklumat yang diperlukan ii. Pena-pena yang sudah kehabisan dakwat dan tidak lagi boleh digunakan iii. Alat-alat yang sudah patah atau haus Buangkan serta-merta!

PERLAKSANAAN 5SLANGKAH 2 Lihat di sekeliling anda atau tempat kerja anda sekali lagi. Kenal pasti barangan kepunyaan rakan sekerja atau kolej anda. Barangan tersebut tidak harus dilupuskan tetapi memerlukan simpanan untuk seketika sebelum dilupuskan. Perlaksanaan “Notis Pelupusan” perlu dipertimbangkan untuk mengenal pasti barangan yang perlu dilupuskan. Notis pelupusan mestilah mengandungi maklumat-maklumat seperti :- i. Kenyataan tentang barangan yang tidak diperlukan ii. Tarikh notis tersebut dikeluarkan iii. Jangka masa penyimpanan sebelum dilupuskan iv. Tarikh pelupusan atau tarikh luput v. Ruangan maklum balas dari empunya barangan tersebut untuk kebenaran pelupusan atau tidak

PERLAKSANAAN 5SLANGKAH 3 Pada akhir jangka masa tersebut, Notis Pelupusan harus diperiksa semula sama ada maklum balas telah diberikan dan tindakan perlu diambil. Untuk melupuskan harta benda syarikat yang tidak diperlukan lagi, harus mendapat kebenaran dari pihak pengurusan terlebih dahulu atau ianya ditentukan oleh pihak pengurusan.

PERLAKSANAAN 5S Mempraktikkan SEITON (SUSUN) OBJEKTIF a) Barangan yang diperlukan mudah dicapai, dicari, disimpan dan dikeluarkan b) FIFO (First in First out) c) Penjimatan ruang dan masa PANDUAN i. Tempat untuk setiap benda dan setiap benda mempunyai tempatnya sendiri ii. Letakkan atau simpankan semua peralatan dan buku panduan / rujukan dekat dengan tempat kerja iii. Mencipta tempat penyimpanan seperti rak, supaya ianya lebar dan tidak jauh ke dalam.

PERLAKSANAAN 5Siv. Tempat penyimpanan hendaklah diatur sepanjang dinding untuk menjimatkan ruangan.v. Simpan sekali benda-benda yang sama, benda-benda yang berlainan disimpan di barisan yang berasingan.vi. Jangan menindan barangan, gunakan rak atau para jika perlu.vii. Gunakan bekas-bekas yang kecil untuk mengemas barangan yang kecil.viii. Gunakan warna untuk mengenal dengan lebih cepat.ix. Label perlulah jelas untuk setiap barangan dan tempat penyimpanan.x. Gunakan pendinding, pintu atau tingkap yang lut sinar untuk penglihatan.xi. Gunakan troli yang khas untuk menyimpan peralatan, penyukat, alat-alat pengukur yang diperlukan.

PERLAKSANAAN 5SLANGKAH 1 Lihat bagaimana benda-benda disusun di tempat kerja anda dan periksa sama ada anda berpuas hati dengan susunan itu atau tidak. Dapatkan masa yang diambil untuk mencari sesuatu yang diperlukan. Susunan barangan di tempat kerja anda haruslah mudah diperoleh dan dikenali oleh anda dan rakan sekerja anda.LANGKAH 2 Perancangan perlu dilakukan untuk menyimpan barangan. Lokasi penyimpanan haruslah berdekatan dengan tempat kerja anda iaitu mudah dicapai. Keperluan yang jarang sekali digunakan, harus disimpan pada jarak yang agak munasabah jaraknya Yang penting sekali adalah penjimatan masa apabila mencapai apa yang diperlukan.

PERLAKSANAAN 5SLANGKAH 3 Melabelkan dan / atau menandakan adalah amat penting apabila mempraktikkan “ SEITON”(SUSUN). Dengan melabelkan susunan anda atau lokasi, sesuatu benda yang perlu dicari mudah diperoleh dan perlulah dikembalikan ke tempat asalnya pada masa yang singkat.

PERLAKSANAAN 5S Mempraktikkan SEISO (SAPU) OBJEKTIF a) Kebersihan menjamin tempat kerja yang lebih selesa dan selamat. b) Kebersihan akan menghasilkan suasana yang lebih jelas begitu juga menjimatkan masa. c) Kebersihan dapat memastikan mutu kerja yang tinggi dan barangan. PANDUAN i. Alat mengumpul habuk atau lain-lain alat yang sesuai digunakan untuk menghindar atau mengurangkan habuk. ii. Menyiasat punca kekotoran dan melaksanakan satu pelan tindakan untuk membasmi punca kekotoran. iii. Gelungan wayar, kaki mesin dan meja perlu ditutup supaya kekotoran senang dibersihkan dan dikeluarkan.

PERLAKSANAAN 5S iv. Pekerja-pekerja harus membersihkan peralatan / mesin, kawasan kerja masing-masing dan juga melakukan asas-asas penyelenggaraan. v. Kebersihan perlu dikekalkan sentiasa.LANGKAH 1 Kenal pastikan tempat kerja anda dan jumlah rakan sekerja / tenaga kerja. Aturkan mereka dengan mengagih aktiviti-aktiviti “SEISO”/SAPU sama rata. Sediakan jadual harian seperti Jadual Kebersihan untuk sebelum dan selepas kerja.

PERLAKSANAAN 5SLANGKAH 2 Jadual tersebut hendaklah dipatuhi sama ada sebelum dan selepas kerja mahu pun pada bila-bila masa. Berikut adalah contoh-contoh untuk melakukan “SEISO” (SAPU) :- a) Jangan biarkan kekotoran terkumpul. Bersihkan setiap masa / hari supaya kekotoran dapat dikawal sepenuhnya. b) Kerja-kerja membersih menjadi mudah dan cepat jika dilakukan setiap hari, di mana habuk-habuk terkumpul adalah sedikit. Oleh yang demikian, bersihkan tempat kerja anda sekurang-kurangnya 3 – 5 minit setiap hari. c) Anda dan rakan sekerja anda haruslah bertanggungjawab membersihkan persekitaran anda.

PERLAKSANAAN 5SMenganalisa Semasa Melaksanakan SEISO (SAPU) Kaedah 5W & 1H digunakan untuk melaksanakan SEISO secara lebih berkesan :-  Why – Mengapa harus dibersihkan?  Kebersihan adalah tanggungjawab semua  Where – Di manakah perlu dibersihkan?  Kawasan penyimpanan, peralatan & mesin dan persekitaran  Who – Siapakah yang harus membersihkannya?  Kerja-kerja kebersihan bukan sahaja untuk tukang sapu  Setiap orang harus menjaga kebersihan tempat kerjanya sendiri  Bergilir-gilir untuk menjaga kebersihan dan penyelenggaraan peralatan dan mesin dan sebagainya  Berkongsi kerja-kerja kebersihan dapat mengurangkan bebanan kerja

PERLAKSANAAN 5SMenganalisa Semasa Melaksanakan SEISO (SAPU) When – Bilakah perlu dibersihkan?  3 kaedah yang telah dikenal pasti :- i) Kebersihan yang ditetapkan ii) Kebersihan berkala iii) Jadual kebersihan How – Bagaimana hendak dibersihkan?  Sediakan peralatan kebersihan seperti kain, penyapu dan sebagainya di tempat am supaya senang di capai.  Carta susunan mesin atau carta susunan kawasan kerja digunakan untuk menunjukkan kawasan-kawasan kritikal dan tidak kritikal untuk kebersihan.  Kaedah-kaedah menjaga kebersihan dipamerkan untuk tempat / bahagian kritikal.

PERLAKSANAAN 5SPengenalan kepada SEIKETSU (SERAGAM) &SHITSUKE (SENTIASA AMAL) Langkah seterusnya adalah :- i. Mengekalkan semua standard pengurusan yang tinggi ii. Melatih semua orang mengikut peraturan-peraturan pengurusan yang baik Langkah pertama, tubuhkan Jawatankuasa 5S di mana diwakili dari pelbagai peringkat dan jabatan. Ahli-ahli jawatankuasa tidak harus berat sebelah Peranan-peranan ahli-ahli 5S adalah :- a) SEIKETSU (SERAGAM) b) SHITSUKE (SENTIASA AMAL)

PERLAKSANAAN 5S JAWATANKUASA 5S SERAGAM SENTIASA AMAL 5S TINDAKAN LATIHAN PROMOSIAUDIT PENCEGAHAN

PERLAKSANAAN 5SPengenalan kepada SEIKETSU (SERAGAM) &SHITSUKE (SENTIASA AMAL)  SEIKETSU (SERAGAM) Terdapat dua cara untuk memastikan dan mengekalkan mutu pengurusan yang tinggi :- a) Melakukan Audit 5S  Menghasilkan Kertas SEMAK  Melakukan Audit  Mengenal pasti apa yang dijumpai / kawasan bermasalah  Mengambil tindakan pembetulan  Periksa dan tindakan susulan

PERLAKSANAAN 5S b) Menghasilkan Tindakan Pencegahan  Tubuhkan Pasukan Projek  Perkenalkan Skim Cadangan  Mengutamakan Standardisasi SHITSUKE (SENTIASA AMAL) Terdapat juga dua cara untuk mencapai tahap pengurusan yang baik :- a) Latihan  Mengadakan kelas-kelas latihan 5S  Mendidik setiap pekerja pada setiap hari

PERLAKSANAAN 5Sb) Promosi  Pertandingan Kebersihan (Audit)  Kempen Kesedaran  Hari 5S (Big Cleaning Day) – Gotong Royong Perdana  Lawatan ( Pusat-pusat yang mempraktikkan 5S) IPMA / Kilang

PERLAKSANAAN 5SPanduan untuk melaksanakan SEIKETSU (SENTIASA AMAL):- Punca-punca kekotoran disiasat dan melaksanakan satu pelan untuk melenyapkan punca kekotoran tersebut. Lindungi objek –objek dari habuk-habuk. Kekalkan kesemuanya dalam keadaan bersih. Lakukan pengawasan berjadual atau Audit 5S untuk memastikan pelaksanaannya dikekalkan. Periksa kawasan-kawasan yang perlu diperbaiki.

PERLAKSANAAN 5SMempraktikkan SEIKETSU (SENTIASA AMAL)LANGKAH 1 Rancang untuk mengekalkan kesemua 3S yang pertama dengan menjadualkan aktiviti-aktiviti kebersihan dan menyusun tempat kerja. Pamerkan jadual supaya semua orang boleh mengikutinya. Rancang untuk sesuatu pembaharuan yang diperlukan untuk mempertingkatkan tempat kerja anda.LANGKAH 2 Jadual-jadual kerja dan penyelenggaraan perlu dipatuhi. Lakukan Audit 5S atau pemeriksaan berjadual. Pastikan kesemuanya dapat dilihat dengan jelas. Pastikan semua orang mematuhi peraturan-peraturan

PERLAKSANAAN 5SMempraktikkan SHITSUKE Pastikan semua orang mematuhi peraturan-peraturan. Semua orang perlu mendisiplinkan dirinya terhadap 5S. Lakukan 5S sebagai satu tabiat ke arah pengurusan yang baik. Mendidik dan menyediakan latihan. Peranan dan tanggungjawab dikenal pasti. Didik dan latih rakan sekerja dan pekerja-pekerja anda.

PERLAKSANAAN 5SLANGKAH 1 Tugas pekerja-pekerja pentadbiran adalah membentuk satu budaya kerja di dalam kolej ini. Tugas penyelia pula adalah menanam sikap pengurusan kerja yang baik dan menjadikan 5S sebagai satu tabiat untuk semua pekerja-pekerja. Pekerja-pekerja bertanggungjawab memastikan pengurusan kerja yang baik dilaksanakan dan dikekalkan.LANGKAH 2 Berkongsi pendapat dengan mengajar konsep yang baik tentang 5S untuk memperbaiki tempat kerja. Bertukar-tukar pendapat adalah salah satu cara mengajar dan melatih pekerja- pekerja dan rakan sekerja. Sedar akan sikap dan tabiat sendiri.

PERLAKSANAAN 5S SEIRI (SISIH) Jangan meletakkan barang-barang :- yang tidak diperlukan di atas / di bawah meja yang boleh menghalang laluan di tempat kerja di bilik mesyuarat atau bilik yang tertutup

PERLAKSANAAN 5S SEITON (SUSUN) Simpan barang-barang dan peralatan-peralatan dengan teratur supaya senang dicapai. Jangan meletakkan barang-barang dalam keadaan melindungi atau menghalang alat pemadam api dan alatan keselamatan.

PERLAKSANAAN 5S SEISO (SAPU) Sentiasa bersihkan ‘locker’, mesin-mesin dan peralatan-peralatan. Bersihkan tempat rehat (pantry) dan peti sejuk secara bergilir-gilir.

PERLAKSANAAN 5S SEIKETSU (SERAGAM) Sentiasa memelihara kebersihan pakaian dan kasut kerja. Gunakan tempat membasuh tangan dan tandas dengan betul.