Guia_tecnica_Manual_Procedimientos

FUERZA TERRESTRE DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA Manuales de Procedimientos UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS 2020

1. INTRODUCCIÓN Un procedimiento es un conjunto de actividades ordenadas en secuencia lógica, cronológica y concatenada, que precisan la forma sistemática de hacer el trabajo. La Dirección de Planificación y Gestión Estratégica ha desarrollado la presente Guía para la elaboración de Manuales de Procedimientos como una acción que permita establecer bases sólidas que contribuyan a la transformación de la Institución, en una organización más eficiente, transparente, responsable y menos burocratizada, mediante el fortalecimiento de su gestión interna y por lo tanto, con mayor capacidad de dar resultados satisfactorios tanto a nuestra comunidad, como a la sociedad. El objetivo fundamental consiste en definir las bases para la elaboración, presentación y actualización de los manuales de procedimientos, y de esta manera unificar criterios de contenidos que permita la realización de las funciones de dirección, coordinación, asesoría, apoyo y evaluación administrativa a través de la sistematización de las actividades, la identificación de los procedimientos y la definición del método para efectuarlas. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades, no es igual al manual de procesos, sin embargo, es un soporte fundamental en las actividades administrativas que no están detalladas en el manual de procesos para su cumplimiento adecuado. 2. ELEMENTOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Los manuales de procedimientos deberán contener los siguientes apartados: a. Portada b. Tabla de contenido c. Diagrama de flujo d. Nombre y Código e. Propósito y Alcance f. Descripción del procedimiento g. Control de cambios h. Firmas de responsabilidad 2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS a. Portada Se refiere a la primera página o portada del manual de procedimientos, en ella deberá anotarse los siguientes datos: logo y nombre de la institución, nombre y/o siglas de la unidad administrativa, operativa o de servicios responsable de su elaboración, nombre del procedimiento, nombre del proceso al que pertenece y año de elaboración; como se muestra en la siguiente hoja.

b. Tabla de contenido Es la presentación de manera sintética y ordenada referente a los contenidos que constituye el manual de procedimientos, una vez actualizada la información requerida en el manual, es necesario actualizar la tabla de contenidos, a efecto de unificar la presentación de estos documentos.

c. Diagramas de Flujo Es la representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso, El diseño de diagramas para los manuales de procedimientos se lo realiza mediante la herramienta Bizagi Modeler. Constituye una de las partes más importantes de este manual, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual. Este estudio nos va a permitir conocer de estos elementos, su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente. Para analizar la información obtenida, es conveniente responder los siguientes cuestionamientos: ¿Qué trabajo se hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Dónde se hace?, ¿Por qué se hace? La respuesta a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el análisis de la información recolectada, lo que permitirá más adelante detallar el procedimiento sin obviar elementos que posteriormente pudieran incidir en el mismo. Es así que este paso indica la forma secuencial en la que se deben realizar las tareas. Además, se debe diagramar el procedimiento con exactitud disponiendo de las tareas en el flujo siempre de izquierda a derecha y la jerarquía de los responsables siempre el superior jerárquico en la parte superior y el de menor jerarquía en la parte inferior. Las preguntas a realizar para generar la documentación de las tareas del procedimiento son las siguientes: a) ¿Existen entradas significativas asociadas con esta tarea, tales como materias primas, información, etc.? b) Se deberá señalar todas las entradas, por medio de los símbolos apropiados y describirlas si es necesario en las observaciones asociadas a la tarea en el diagrama. c) ¿Existen resultados significativos como consecuencia de esta tarea, tales como información, etc.? d) Se deberá señalar estos resultados por medio de los símbolos apropiados en el diagrama. e) Una vez realizada esta actividad ¿Cuáles son las actividades inmediatamente siguientes que debemos realizar? Puntos de decisión o bifurcación: Cuando se llega a una tarea en la que exista un punto de decisión o de bifurcación se debe: a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada. En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo una pregunta y la

notación de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con la notación Sí/No. b) Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación (SI) y desarrollarla, según lo dispuesto anteriormente, hasta completar todas las tareas que permitan llegar al fin del procedimiento. Ejemplo: d. Nombre y código Es el nombre que se le da a un conjunto de tareas mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales trasforman elementos de entrada en resultados. Se debe escribirse con letras en mayúscula. El código es designar el registro alfanumérico que identifique de manera única los elementos que componen el manual, se enumera en base al código de la tarea que consta en el manual de procesos. e. Propósito y Alcance El propósito. Son enunciados breves que definen los resultados esperados de la unidad, así como las acciones para lograrlos. Alcance. La mejor forma de definir el alcance del procedimiento es definir cuál es la primera y última tarea del Diagrama de Flujo, de acuerdo con lo planteado en la matriz de caracterización del procedimiento. Para el análisis del alcance se debe identificar muy bien tres dimensiones o coberturas de su estudio, las cuales son, ¿Cuál es el procedimiento que se va a definir?, ¿Dónde se inicia?, ¿Dónde termina?

f. Descripción del procedimiento Se establecen y describen en detalle las actividades que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para ser realizada. Se tienen los siguientes parámetros: 1) Actividad. 2) Rol 3) Descripción y 4) Documento / producto 1) Actividad: Se describen las actividades que tiene el procedimiento, las cuales deben tener una secuencia lógica y ordenada. 2) Rol: Los roles son funciones que le son atribuidas a una persona para que actué, en determinadas situaciones o circunstancias. Su clasificación está definida en los verbos establecidos por el ministerio de trabajo. 3) Descripción: Se debe describir con mayor detalle las acciones que habrán de realizarse dentro del procedimiento, utilizar un lenguaje

sencillo, que sea comprensible a cualquier nivel y utilizar párrafos cortos evitando abreviaturas que no hayan sido previamente definidas. 4) Documento: Describe el documento o producto generado en la actividad. g. Control de Cambios El control de cambios permite mantener un versionamiento controlado y debidamente autorizado de los diferentes cambios que han ocurrido en los procedimientos o en sus tareas. Para la elaboración y actualización de los manuales de procedimientos se deberá hacer un análisis previo por parte del responsable del procedimiento, que permita determinar puntos de conflicto, acciones de mejora, tareas de control y disminución de cuellos de botella, con la finalidad de incrementar la eficacia y calidad en el procedimiento. Se registrará el número de la versión, las fechas, la descripción de los cambios que se hayan realizado al manual, se registrará el nombre de quién realiza el cambio, así como su firma y se registrará también el nombre de quién aprueba con la firma correspondiente, como se muestra en la siguiente tabla. FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA 16-SEP-020 1.0 ENTREGA-RECEPCIÓN DE EQUIPO DE INTENDENCIA EN PRÉSTAMO TEMPORAL AL PERSONAL MILITAR PROFESIONAL Y UNIDADES h. Firmas de responsabilidad Deberán firmar el personal que interviene en la elaboración, revisión y aprobación del manual de procedimientos. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Nombre:………………………………… Nombre:………………………………… Nombre: …………………………………. Firma: Firma: Firma: Cargo: ENCARGADO DE Cargo: JEFE DE Cargo: COMANDANTE DEL PROCESOS ABASTECIMIENTOS C.A.L 11 Fecha: 14-SEP-020 Fecha: 15-MAY-2018 Fecha: 16-MAY-2018