Account Payable

บทท่ี 3 สมุดรายวนั เฉพาะความหมายของสมุดรายวนั เฉพาะ สมุดรายวนั ขาย ประเภทของสมุดรายวนั เฉพาะ สมุดรายวนั รับคืนและจานวนทล่ี ดให้ สมุดรายวนั แยกประเภท สมุดรายวนั รับเงนิข้นั ตอนการบนั ทกึ รายการในสมุดรายวนั เฉพาะ สมุดรายวนั จ่ายเงนิ สมุดรายวนั ซื้อ งบทดลอง สมุดรายวนั ส่งคืนและจานวนทไ่ี ด้ลด สมุดเงนิ สดย่อย

ความหมายของสมุดรายวนั เฉพาะ สมุดรายวนั เฉพาะ (Specialized journal) หมายถงึสมุดรายการข้ันต้ นที่ใช้ บันทึกรายการเรื่ องใดเร่ื องหน่ึงโดยเฉพาะ ในกรณีกิจการมีรายการค้าเกิดขึน้ จานวนมากและมรี ายการซ้ากนั

สมุดรายวนั เฉพาะ(Specialized journal) เป็ นสมุดข้นั ต้นทใี่ ช้บนั ทกึรายการค้าทเี่ กดิ ขนึ้ ในลกั ษณะเดียวกนั เข้าไว้ในสมุดเล่มเดียวกนั แบ่งออกเป็ น2 ประเภทคือ 1. สมุดรายวนั เฉพาะสาหรับบันทกึ รายการค้าทเี่ กยี่ วกบั สินค้า เป็ นสมุดข้นั ต้นทใ่ี ช้บนั ทกึ รายการค้าทเ่ี กยี่ วข้องกบั การซื้อขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือโดยกจิ การต้องใช้ระบบการบันทกึ บญั ชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodicinventory system) แบ่งออกเป็ น 4 ประเภท

1.1 สมุดรายวนั ซื้อ (Purchases Journal) เป็ นสมุดข้นั ต้นท่ีใช้บนั ทกึ รายการซื้อสินค้าเป็ นเงนิ เชื่อเท่าน้ัน โดยมีใบกากบั ภาษหี รือใบกากบั สินค้าทผ่ี ู้ขายส่งมาให้เป็ นหลกั ฐานในการบันทกึ บญั ชี 1.2 สมุดรายวนั ขาย (Sales Journal) เป็ นสมุดข้นั ต้นที่ใช้บนั ทกึ รายการขายสินค้าเป็ นเงนิ เช่ือเท่าน้ัน โดยใช้ใบกากบัภาษหี รือใบกากบั สินค้าทจ่ี ดั ทาขนึ้ เพ่ือส่งให้ผู้ซื้อเป็ นหลกั ฐานในการบนั ทกึ บญั ชี

1.3 สมุดรายวนั ส่งคืนและส่วนลด (Purchases return &allowances journal) เป็ นสมุดข้นั ต้นทใี่ ช้บันทกึ รายการส่งคืนสินค้าในกรณที ซ่ี ื้อสินค้าเป็ นเงนิ เชื่อหรือเรียกว่าสมุดรายวนั ส่งคืน 1.4 สมุดรายวนั รับคืนและส่วนลด (Sales return &allowances Journal) เป็ นสมุดข้นั ต้นทใี่ ช้บนั ทกึ รายการรับคืนสินค้าในกรณที ข่ี ายสินค้าเป็ นเงนิ เช่ือหรือทเ่ี รียกว่า สมุดรายวนั รับคืน

2. สมุดรายวันเฉพาะสาหรับบันทึกรายการท่ีเกี่ยวกับการเงินเป็ นสมุดข้ันต้นท่ใี ช้บันทกึ รายการค้าทเ่ี กย่ี วข้องกบั การรับและจ่ายเงินสดหรือเงนิ ฝากธนาคารกจิ การ แบ่งออกเป็ น 2 ประเภท 2.1 สมุดรายวนั รับเงิน (Cash receipts journal) เป็ นสมุดข้นั ต้นทใ่ี ช้บนั ทกึ รายการรับเงินสดหรือฝากธนาคาร 2.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal orCash payment journal) เป็ นสมุดข้ันต้นทใ่ี ช้บันทกึ รายการจ่ายเงินหรือถอนเงนิ จากธนาคาร และใช้ควบคู่กบั สมุดรายวนั รับเงิน





2. สมุดบญั ชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็ นสมุดบญั ชีแยกประเภทอกี ลกั ษณะหนึ่ง ซ่ึงกจิ การอาจจะทาหรือไม่กไ็ ด้ แต่ถ้าจกั ทาจะช่วยให้ทราบข้อมูลละเอยี ดมากขนึ้ โดยทวั่ ไปมักจะประกอบด้วย 2.1 สมุดบญั ชีแยกประเภทลูกหนี้ (Accounts Receivable Ledger) เป็ นสมุดบญั ชีแยกประเภท ทจ่ี ะให้รายละเอยี ดเพม่ิ มากขนึ้ เกยี่ วกบั ลูกหนีข้ องกจิ การว่ามอี ะไรบ้าง ช่ืออะไรและจานวนเงนิ เท่าใด โดยทวั่ ไปจะใช้กบั ลูกหนีก้ ารค้าของกจิ การ เน่ืองจากมีลูกหนีเ้ ป็ นจานวนมาก 2.2 สมุดบญั ชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Accounts Payable Ledger) เป็ นสมุดบญั ชีแยกประเภทย่อย ทจี่ ะให้รายละเอยี ดเพม่ิ มากขนึ้ เกยี่ วกบั เจ้าหนีข้ องกจิ การว่ามใี ครบ้าง ช่ืออะไรและเป็ นจานวนเท่าใด และเช่นเดยี วกนั การใช้สมุดแยกประเภทเจ้ากเ็ พื่อจาแนกรายช่ือเจ้าหนีก้ ารค้าของกจิ การ

แบบฟอร์มของบัญชีแยกประเภท แบ่งออกเป็ น 2 ชนิด ดงั นี้ 1.บัญชีแบบมาตรฐาน (Standard account form) หรือ แบบทวั่ ไป 2.บัญชีแบบแสดงยอดดุล (Balance account form) เป็ น บญั ชีแยกประเภททแี่ สดงให้เห็นถงึ ยอดคงเหลือได้ทุกขณะ







ข้นั ตอนการบันทกึ รายการในสมุดรายวนั เฉพาะ1. บันทึกรายการค้าในสมุดรายวันเฉพาะ โดยวิเคราะห์รายการค้าที่เกดิ ขนึ้ ว่าจะบันทึกรายการ้าดงั กล่าวในสมุดรายวนั เฉพาะประเภทใด ดงั นี้ 1.1 รายการค้าท่เี กย่ี วข้องกบั การซื้อเช่ือ บันทกึ ในสมุดรายวนั ซื้อ 1.2 รายการค้าทเ่ี กย่ี วข้องกบั การขายเชื่อ บนทกึ ในสมุดรายวนั ขาย 1.3 รายการค้าที่เก่ียวข้องกับการส่งคืนสินค้าท่ีซื้อเป็ นเงินเชื่อบนั ทึกในสมุดรายวนั ส่งคืน

1.4 รายการค้าที่เกยี่ วข้องกบั การรับคืนสินค้าท่ีขายเป็ นเงินเชื่อ บันทกึ ในสมุดรายวนั รับคืน 1.5 รายการค้าที่เก่ียวข้องกับการรับเงินสดและนาเงนิ ฝากธนาคาร บนั ทกึ ในสมุดรายวนั รับเงนิ 1.6 รายการค้าทีเ่ กย่ี วข้องกบั การจ่ายเงินสดและถอนเงินจากธนาคาร บันทกึ ในสมุดรายวนั จ่ายเงนิ

2. ผ่านรายการจากสมุดรายวันเฉพาะไปยังบัญชีแผกประเภทย่อย คือ บัญชีเจ้าหนี้รายตัวหรือบัญชีลูกหนี้รายตัวทุกคร้ังที่บันทึกรายการค้า เพื่อจะได้ทราบว่ามียอดเคล่ือนไหวในบัญชีอย่างไร และมียอดคงเหลือเท่าใด 3. นายอดรวมจากสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภทผ่านรายการไปยงั บัญชีแยกประเภททวั่ ไป 4. หายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป เพ่ือนาไปจัดทางบทดลองและงบการเงนิ ต่อไป

สมุดรายวนั ซื้อ สมุดรายวนั ซื้อ (Purchases Journal) คือสมุดข้ันต้นที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็ นเงินเช่ือเท่าน้ันโดยใช้เอกสารใบกากบั ภาษี หรือใบกากบั สินค้า ทผ่ี ู้ขายส่งมาเป็ นหลกั ฐานในการบันทึกบัญชี และผ่านรายการไปบัญชีเจ้าหนีร้ ายตวั ทุกคร้ังทบี่ นั ทกึ รายการค้า



การผ่านรายการจากสมุดรายวันซื้อไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้รายตัว จะผ่านรายการทุกคร้ังท่ีบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อโดยทาเคร่ืองหมาย “√” ในช่องเลขท่ีบัญชีของสมุดรายวันซื้อทุกคร้ังท่ีผ่านรายการ พร้อมกับบันทึกหน้าบัญชีในบัญชีเจ้าหนี้รายตัวโดยใช้อักษรย่อว่า“ช” แทนสมุดรายวนั ซื้อ



ส่วนประกอบของสมุดรายวนั ส่งคืนสินค้าและจานวนทไี่ ด้ลด 1. ระบุช่ือ”สมุดรายวนั ส่งคืนสินค้าและจานวนที่ได้ลด” 2. หน้าของสมุดรายวันสมุดรายวนั ส่งคืนสินค้าและจานวนท่ีได้ลดโดยเรียงลาดับเลขที่ 3. ช่อง วนั เดือน ปี ใช้บันทกึ รายการตามลาดบั ก่อนหลงั 4. ช่องเลขที่ Debit Note ใช้บันทึกรายการตามลาดับก่อนหลงั 5. ช่องชื่อเจ้าหนีแ้ ต่ละราย

6. ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย “√” เม่ือผ่านรายการไปสมุดบญั ชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนีร้ ายตวั แล้ว 7. ช่องเครดิต มี 2 ช่องคือบัญชีส่งคืนสินค้าและบัญชีภาษีซื้อจะผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทคุมยอดเมื่อวันสิ้นเดือนด้วยยอดรวมจานวนเงนิ ของแต่ละบัญชี 8. ช่องเดบิตบัญชีเจ้าหนี้ จะผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้รายตัว และผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทคุมยอดเจ้าหนี้เมื่อสิ้นเดือนด้วยยอดรวมจานวนเงินของช่องเจ้าหนีก้ ารค้า 9. ช่องรวมเครดิต 2 บัญชี คือ บัญชีส่งคืนสินค้า และบัญชีภาษีซื้อ และช่องรวมเดบิตเจ้าหนีก้ ารค้า



ส่วนประกอบของสมุดรายวนั ขายมดี งั นี้1. ระบุชื่อ “สมุดรายวนั ขาย”2. หน้าของสมุดรายวนั ขาย โดยเรียงลาเลขที่3. ช่อง วนั เดือน ปี ใช้บนั ทกึ รายการตามลาดบั ก่อนหลงั4. ช่องเลขทใ่ี บกากบั สินค้าหรือใบกากบั ภาษี5. ช่องชื่อลูกหนี้

6. ช่องเงื่อนไขการชาระหนีต้ ามใบกากบั สินค้า 7. ช่องหน้าบัญชีจะใช้เครื่องหมาย “√”เมื่อผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนีร้ ายตวั แล้ว 8. ช่องเครดติ มี 2 ช่อง คือ บัญชีขายสินค้า และบญั ชีภาษขี าย 9. ช่องเดบติ บญั ชีลูกหนี้10. ช่องรวมเครดิต 2 บัญชี คือบัญชีขายสินค้า และบัญชีภาษีขายและช่องรวมเดบิตบัญชีลูกหนีก้ ารค้า

การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภทย่อยลูกหนีร้ ายตวั การผ่านรายการจากสมุดรายวันขายไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนีร้ ายตวั จะผ่านรายการทุกคร้ังท่บี ันทกึ รายการในสมุดรายวนัขายโดยทาเคร่ืองหมาย √ ในช่องหน้าบัญชีของสมุดรายวนั ขายทุกคร้ังท่ีผ่านรายการ พร้อมกับบันทึกหน้าบัญชีในบัญชีลูกหนี้รายตัว โดยใช้อกั ษรย่อว่า “ข” แทนสมุดรายวนั ขาย

สมุดรายวนั รับคืน และจานวนทล่ี ดให้ สมุดรายวันรับคืน และจานวนท่ีลดให้(Sale return and Allowance Journal)คือสมุดข้ันต้นทใี่ ช้บันทกึ รายการรับคืนสินค้าในกรณีท่ีขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือ รายการรับคืนสินค้าจะทาให้ยอดบัญชีลูกหนีก้ ารค้าลดลง โดยเดบิตบัญชีรับคืนสินค้าและบัญชีภาษีขาย เครดติ ยญั ชีลูกหนีก้ ารค้า สาหรับรายการรับคืนสินค้าทตี่ ้องจ่ายเงนิ สดคืนผู้ซื้อน้ัน จะต้องนาไปบันทึกในสมุดรายวันจ่าย หลักฐานที่ใช้ในการบันทึกรายการรับคืน คือ ใบลดหนี้หรือใบหักหนี้(Credit Note) ท่ีออกให้กับผู้ซื้อสินค้า เมื่อผู้ขายได้บันทึกรายการรับคืนสินค้าและจานวนทล่ี ดให้ในสมุดรายวันรับคืนสินค้าแล้วจะผ่านรายการไปยงั บัญชีแยกประเภทรายตวั ลกู หนีท้ นั ทโี ดยอ้างองิ “ร.ค.” ในช่องหน้าบญั ชีเมื่อสิ้นเดือนจะรวมยอดในสมุดรายวนัรับคืนสินค้าแล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภทประเภทท่ัวใบ 3 บัญชีคือบัญชีรับคืนสินค้าบัญชีภาษีขาย ด้านเดบิต และบัญชีลกู หนี้ (บัญชีคุมยอดลูกหนี)้ ด้านเครดติ









การผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภทท่ีเกย่ี วข้องในสมุดแยกประเภททวั่ ไป รายการคา้ ที่บนั ทึกในช่องบญั ชีอื่นๆ ใหผ้ า่ นรายการไปยงั สมุดบญั ชี แยกประเภททวั่ ไปทนั ที ยกเวน้ การฝากเงิน และการถอนเงินจากธนาคารมา ใชใ้ นกิจการน้นั ๆการผ่านรายการจากสมุดรายวนั รับเงินไปยงั บัญชีแยกประเภทย่อยลกู หนีร้ ายตวั การผ่านรายการ ใหผ้ า่ นรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภทยอ่ ยลูกหน้ีรายตวั ทุก คร้ังที่มีรายการเกิดข้ึน โดยผา่ นไปยงั บญั ชีแยกประเภทยอ่ ยลูกหน้ีรายตวั ทางดา้ นเครดิตแลว้ ทาเครื่อง“√” ไวใ้ นช่องตรงกบั รายการท่ีเกิดข้ึน

สมุดรายวนั จ่ายเงนิ สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal or Cashpayment journal) คือสมุดรายวนั ข้นั ตน้ เช่นเดียวกบั สมุดรายวนั รับเงินและใชค้ วบคู่กนั โดยจะใชบ้ นั ทึกรายการทางดา้ นการจ่ายเงินสด หรือการถอนเงินจากธนาคาร การบนั ทึกรายการในสมุดรายวนั จ่ายเงิน จะคลา้ ยกบัการบนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไป ไดแ้ ก่ การจ่ายค่าใชจ้ ่ายต่างๆ เป็ นเงินสด จ่ายชาระหน้ีให้เจา้ หน้ี ซ้ือสินคา้ เป็ นเงินสด เป็ นตน้ ดงั น้ัน สมุดรายวนั จ่ายเงิน จึงใช้แทนการบันทึกรายการในสมุดรายวนั ทัว่ ไป เพื่อประหยดั เวลาในการผา่ นรายการต่างๆ ไปยงั สมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป







ข้นั ตอนในการบันทกึ รายการในสมุดรายวนั รับเงนิ1. เขยี นวนั ท่ี ลงในช่อง วนั เดือน ปี2. บันทึกรายการเรียงตามลาดับวันที่ และกรอกรายการลงในช่องเลขทใี่ บสาคญั3. เขยี นชื่อบัญชีทบ่ี ันทึกทางด้านเดบติ ลงในช่องช่ือบญั ชี4. บันทกึ จานวนเงินของบัญชีด้านเครดติ ลงในช่องทเี่ ก่ียวข้องได้แก่ เงนิ สด ธนาคาร และส่วนลดรับ

5. บันทึกจานวนเงินของบัญชีท่ีบันทึกด้านเดบิต ลงในช่องทีเ่ กยี่ วข้องได้แก่ เจ้าหนี้ ภาษซี ื้อซื้อสินค้า และบญั ชีอื่นๆ 6. ใส่เคร่ืองหมาย “√” ลงในช่องเจ้าหนี้ หน้าจานวนเงินเมื่อผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้รายตัว และอ้างอิงเลขที่บัญชี ในช่องบัญชีอื่นๆ หน้าช่องจานวนเงินเม่ือผ่านรายการไปบญั ชีแยกประเภททั่วไป

งบทดลอง (Trial Balance) คือ สิ่งท่จี ัดทาขึน้ เพื่อพสิ ูจน์ความถูกต้องของการจดบันทึกรายการค้าลงในสมุดบัญชีว่าได้บันทึกถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่นามาใช้หรือไม่ ซึ่งจะสังเกตได้จากการบันทึกรายการในสมุดรายวันทว่ั ไปว่าการบนั ทกึ รายการทุกรายการจะต้องประกอบด้วยด้านเดบติ และเครดิตเสมอ รวมท้ังจานวนเงินทางด้านเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากัน ดังน้ัน ตัวเลขจานวนเงินในบัญชีต่างๆ ท่ีอยู่ด้านเดบิตกต็ ้องเท่ากบั ตัวเลขจานวนเงินในบัญชีต่างๆ ทอี่ ยู่ด้านเครดติ เช่นเดียวกนั

งบทดลองไม่ใช่งบการเงนิ แต่เป็ นงบท่ีใช้พสิ ูจน์ความถูกต้องของข้ อมูลทางบัญชี เท่ าน้ันเพื่อนาข้ อมูลทางบัญชี ไปใช้ ในการแสดงผลการดาเนินงานว่ากจิ การมีกาไรหรือขาดทุนจานวนเท่าใด และการแสดงฐานะการเงินของกิจการว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่ วนของเจ้าของท้ังสิ้นจานวนเท่าใด จึงจาเป็ นต้องได้ข้อมูลจากการจดบันทึกและวิเคราะห์รายการค้าลงในสมุดบัญชีการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี ก็คือการจัดทางบทดลอง



เพ่ือให้การจัดทางบทดลองมีความสะดวกและรวดเร็วย่ิงขึ้น จึงควรท่ีจะทาการหายอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ ในสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไปก่อน ดังน้ัน จึงมักจะใช้ดินสอดาเพ่ือหายอดคงเหลือ (Pencil Footing)



สมุดเงนิ สดย่อย (Petty Cash Fund) กิจการค้าโดยท่ัวไปจะจ่ายค่าใช้จ่ายรายใหญ่เป็ นเช็ค ส่ วนค่าใช้จ่ายรายย่อย เช่น ค่าพาหนะ, ค่าแสตมป์ , ค่าเบีย้ เลยี้ ง ฯลฯ ถ้าไม่จ่ายเป็ นเงินสด อาจเกิดความไม่สะดวกขึน้ ดังน้ัน กิจการค้า จึงนิยมต้งั เงินสดย่อยขนึ้ ไว้จานวนหน่ึง ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบจ่ายรายจ่ายย่อยๆ จากเงนิ จานวนนี้

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash Fund) มหี ลายระบบด้วยกนั แต่ที่นิยมใช้กนั มากเรียกว่า Imprest Petty Cash System หรือเงนิ สดย่อยระบบจากัดวงเงิน หมายความว่าผู้รักษาเงินสดย่อยจะได้รับมอบให้ถือเงินสดจานวนหน่ึง เมื่อได้จ่ายเงนิ สดย่อยออกไปจานวนหนึ่งแล้วกน็ าใบสาคญั มาขอเบิกชดเชย เพื่อให้ครบวงเงินซึ่งกาหนดไว้แต่เดิม วงเงินสดย่อยท่ีกาหนดไว้นีอ้ าจเปลย่ี นแปลงได้ภายหลงั ตามความจาเป็ นของงาน

1. การต้งั วงเงนิ สดย่อย โดยจ่ายเงนิ ให้ผู้รักษาเงนิ สดย่อย 2. ผู้รักษาเงินสดย่อยจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ และบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ในสมุดเงนิ สดย่อย กจิ การจะไม่บันทึกบัญชี 3. ผู้รักษาเงินสดย่อยรวบรวมค่าใช้จ่ายท่ีได้จ่ายไปเพ่ือเบิกเงนิ ชดเชยเงินสดย่อย 4. กจิ การจ่ายเงนิ ชดเชยเงนิ สดย่อย