GoogleDocs

คู่มอื การใช้งานเอกสารกเู กลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตวั อยา่ งระบบฐานขอ้ มูลศิษย์เกา่ ของวทิ ยาลัยนวตั กรรม มหาวทิ ยาลัยธรรมศาสตร์ ทา่ พระจันทร์ จดั ทาโดย นายอทิ ธพิ ล มะโนนอ้ ม เจา้ หน้าทีร่ ะบบสารสนเทศ งานสารสนเทศ ฝา่ ยบริหารส่วนกลาง วิทยาลัยนวัตกรรม มหาวิทยาลยั ธรรมศาสตร์ ทา่ พระจนั ทร์

1. เกร่ินนา จะดีกว่าไหม ถ้าคุณสามารถเปิดไฟล์เอกสารของคุณท่ีไหนก็ได้ โดยไม่ต้องนาไฟล์ไปด้วย เพียงแค่คุณมี อีเมล์ของกูเกิ้ล หรือ Google Mail หรือ Gmail และ Internet เท่านั้น คุณก็สามารถเปิดไฟล์เอกสารของคุณได้ ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์เอกสาร (Word), ไฟล์ตาราง (Excel), ไฟล์นาเสนอ (PowerPoint) หรือไฟล์เอกสารแบบอื่นๆ ที่ คุณต้องการ เพยี งแคค่ ุณใช้เอกสารจากกเู กลิ้ หรือ Google Docs 2. เร่ิมต้นการใชง้ าน Google Docs Google Docs เป็นโปรแกรมประยุกต์บน Google Mail ที่คุณสามารถสร้าง แก้ไข และจัดเก็บเอกสาร ของคุณแบบออนไลน์ (เปรียบเสมือนกับการนาเอกสาร Word, Excel, PowerPoint หรืออื่นๆ มาออนไลน์) ซ่ึง เอกสารของคุณสามารถเข้าถึงจากคอมพิวเตอรท์ ุกครัง้ ทเี่ ชื่อมต่อกับอนิ เตอร์เน็ต โดยผ่านเว็บบราวเซอร์ ดงั รปู รปู ที่ 1 หน้าต่างลงช่ือการเข้าใชง้ าน Google Docs การเขา้ ใชง้ าน Google Docs น้ันง่ายนดิ เดยี ว เพยี งแค่คณุ มี Google Mail คณุ กส็ ามารถใช้งาน Google Docs ไดแ้ ลว้ ซึง่ วธิ ีเข้า Google Docs สามารถทาไดห้ ลากหลายวิธี วิธีท่ี 1 ลงทะเบียนเขา้ ใชง้ านโดยตรงผ่าน Google Docs ดงั รูปที่ 1 ตามขน้ั ตอนต่อไปน้ี 1.1 เข้าเว็บไซต์ http://www.google.co.th/ รูปท่ี 2 หน้าตา่ งหนา้ แรกเว็บไซต์ http://www.google.co.th/ ห น้ า [ 1 / 14 ] คู่มือการใชง้ านเอกสารกูเกล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอยา่ งระบบฐานข้อมลู ศษิ ยเ์ ก่า

1.2 พมิ พ์ในชอ่ งคน้ หาว่า Google Docs รูปที่ 3 ใสค่ าคน้ หา “Google Docs” 1.3 จะเขา้ สหู่ น้าตา่ ง หลังจากการค้นหาคาวา่ Google Docs รปู ท่ี 4 หนา้ ตา่ ง หลังจากการค้นหาคาว่า “Google Docs” 1.4 คลิกท่ีข้อความเช่ือมโยง “ยินดีตอ้ นรบั สู่ Google ไดรฟ์” เพื่อเข้าสหู่ น้าต่างลงช่ือเข้าใชง้ าน Google Docs โดยตรง รปู ท่ี 5 หน้าตา่ งลงชอื่ เขา้ ใช้ “Google Docs” ห น้ า [ 2 / 14 ] คมู่ ือการใชง้ านเอกสารกเู กลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอยา่ งระบบฐานข้อมลู ศษิ ย์เก่า

1.5 จะเข้าสหู่ น้าตา่ งการจดั การเอกสาร รปู ท่ี 6 หนา้ ตา่ งการจัดการเอกสารของ “Google Docs” วธิ ที ่ี 2 ลงช่ือเข้าใช้งาน Google Mail แล้วเข้าไปเลือกใช้ผลิตภัณฑ์ Google Docs อีกขั้นหน่ึง ตาม ขัน้ ตอนต่อไปนี้ 2.1 ลงช่อื เขา้ ใช้งาน Google Mail หรอื http://www.gmail.com/ รปู ท่ี 7 หน้าต่างลงชื่อเข้าใช้ “Gmail” คมู่ อื การใช้งานเอกสารกเู กลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอย่างระบบฐานขอ้ มลู ศิษยเ์ ก่า ห น้ า [ 3 / 14 ]

2.2 ขั้นตอนการเขา้ ไปยงั หน้าตา่ งจัดการเอกสาร Google Docs จาก Gmail 1. คลกิ ชือ่ เมล์ฐานข้อมลู  เลอื กบญั ชี 2. คลิกเลือกผลติ ภัณฑ์  เลอื กเอกสาร 3. จะเขา้ ส่หู น้าตา่ ง Google Docs รปู ท่ี 8 ขัน้ ตอนการเข้าใช้ “Google Docs” หรือคณุ สามารถเลือกเมนูไดรฟ์ บนแถบเมนูสีดาทางดา้ นบน กส็ ามารถเข้าส่กู ารจัดการเอกสารได้ รูปที่ 9 หน้าต่างจดั การเอกสารของ “Google Docs” ห น้ า [ 4 / 14 ] ค่มู ือการใชง้ านเอกสารกูเกลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตวั อยา่ งระบบฐานขอ้ มลู ศษิ ย์เก่า

3. มาเรมิ่ ตน้ การสรา้ งเอกสาร (Word) ใน Google Docs กนั จากหน้าต่าง Google Docs ท่ีปรากฏ จะเป็นตัวอย่างหน้าต่างระบบฐานข้อมูลศษิ ย์เก่า ซึ่งในคู่มือฉบับนี้ จะอธิบายต้ังแต่ขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์ และเอกสารใน 5 รูปแบบพื้นฐาน (เอกสาร งานนาเสนอ สเปรดชีต แบบฟอร์ม และภาพประกอบ) มรี ายละเอยี ดการสรา้ ง ดังตอ่ ไปน้ี 3.1 เร่ิมต้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์จัดเก็บเอกสาร ด้วยการคลิก “สร้าง” จะปรากฏหน้าต่างข้อมูล เพมิ่ เติม ดังรปู รปู ที่ 10 หน้าต่างการจัดการเอกสารของ “Google Docs” 3.2 ในลาดับแรก ให้คุณเลือก “โฟลเดอร์” เพ่ือสร้างแฟ้มจัดเก็บเอกสารก่อน โดยให้คุณเปล่ียนช่ือ “โฟลเดอร์” ตามความตอ้ งการ (ในท่นี ้ีขอใช้ชอ่ื Test) พรอ้ มกบั คลิก “สร้าง” เพ่ือสร้างโฟลเดอร์จดั เกบ็ เอกสาร รปู ท่ี 11 หน้าตา่ งสาหรับตง้ั ชื่อ “โฟลเดอร์” คู่มอื การใช้งานเอกสารกูเกลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอย่างระบบฐานข้อมลู ศษิ ยเ์ กา่ ห น้ า [ 5 / 14 ]

รปู ที่ 12 จะปรากฏชือ่ “โฟลเดอร์ Test” ที่ถกู สร้างขนึ้ ใหมภ่ ายในไดรฟ์ของฉนั 3.3 คุณจะได้โฟลเดอร์ Test ข้ึนมา ให้คุณคลิกเข้าไปในโฟลเดอร์ Test จะสังเกตว่า บนคาว่า ช่ือ จะมี ข้อความแสดง ไดรฟ์ของฉนั > Test (คือ การใช้งานภายในโฟลเดอร์ Test) รูปที่ 13 หน้าตา่ งสาหรับต้งั ชื่อ “โฟลเดอร์” 3.4 คุณจะสังเกตเห็นว่า ทางด้านซ้ายของ หน้าต่าง จากการทางานท่ี ไดรฟ์ของฉัน จะเปลี่ยนไป ที่ตาแหน่ง Test ทันที และจากนั้นให้คุณ เลือก “สร้าง” อีกคร้ังหนึ่ง เพื่อเร่ิมต้นการสร้าง เอกสาร (Word) โดยให้คุณคลิกที่สร้าง และเลือก เอกสาร ดงั รูปที่ 14 รปู ที่ 14 ขั้นตอนการสร้างเอกสาร ค่มู ือการใช้งานเอกสารกเู กล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตวั อยา่ งระบบฐานข้อมลู ศิษยเ์ ก่า ห น้ า [ 6 / 14 ]

3.5 คุณจะพบว่า มีหน้าเอกสารถูกเปิดข้ึนมาใหม่ เพื่อให้คุณสามารถเข้าไปจัดการกับเอกสาร (Word) ภายใน Google Docs ได้ รปู ท่ี 15 หนา้ ตา่ งเอกสารท่ีถูกเปดิ ขึน้ มาใหม่ - เริ่มต้น คอื การเปลี่ยนช่อื เอกสารของคณุ คลกิ ท่ี เอกสารไม่มชี ื่อ รูปที่ 16 ข้นั ตอนการเปลีย่ นช่ือเอกสาร 3.6 คุณสามารถใช้งาน เอกสารของ Google Docs ได้เสมือนกับการใช้ Microsoft Office Word แต่ คุณสมบัติบางประการอาจจะหายไป เช่น แบบอักษรมีจากัด เท่าท่ี Google Docs จัดสรรมาให้ ซ่ึงถ้าหากคุณไม่ เข้าใจว่าเมนูใด สญั ลักษณ์ใดทางานอย่างไร เพียงคุณใช้เมาส์ชี้ที่สัญลักษณ์น้ัน จะมีป้ายข้อความแสดงรายละเอียด การใชง้ านสญั ลกั ษณน์ น้ั ๆ ดงั รปู ที่ 17 คูม่ ือการใช้งานเอกสารกเู กลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอยา่ งระบบฐานข้อมลู ศิษยเ์ กา่ ห น้ า [ 7 / 14 ]

รูปที่ 17 รายละเอียดของสญั ลักษณ์ภายในเอกสาร 3.7 คุณสามารถจัดรูปแบบเอกสารได้ตามความต้องการ ดังรูปที่ 18 ได้นาเนื้อหาประเด็นยุทธศาสตรม์ า วาง พรอ้ มกับวางรูปภาพ สว่ นการบนั ทกึ เอกสาร (Word) จะบันทึกโดยอัตโนมัติ ตลอดเวลาท่คี ุณมกี ารทางานอยู่กบั เอกสาร รปู ท่ี 18 รูปแบบการจดั เอกสารภายใน Google Docs 3.8 หลงั จากปดิ หนา้ ต่างเอกสารทไี่ ดจ้ ัดทาขน้ึ จาด Google Docs ท่หี นา้ ต่างไดรฟ์ ภายในโฟลเดอร์ Test จะปรากฏ ชือ่ > Test_Docs ขึน้ มา ถ้าคุณต้องการแก้ไขเอกสารน้ี สามารถคลิกไปยงั Test_docs ได้ทนั ที รูปที่ 19 รูปแบบการจัดเอกสารภายใน Google Docs ห น้ า [ 8 / 14 ] คู่มอื การใช้งานเอกสารกูเกล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอย่างระบบฐานข้อมลู ศิษยเ์ ก่า

4. มาทาความรูจ้ ักกับการสรา้ งเอกสารเพม่ิ เติมใน Google Docs กนั จากทเ่ี กรน่ิ ไว้ตอนเริ่มตน้ ว่า Google Docs สามารถสร้างเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ ในส่วนนี้จะ อธิบายเกี่ยวกับการสรา้ งเอกสารพนื้ ฐานแบบตา่ งๆ และการสรา้ งเอกสารเพิม่ เติม 4.1 การสร้างเอกสารงานนาเสนอ (PowerPoint) เป็นเอกสารท่ีสร้างขึ้นเพ่ือการนาเสนอข้อมูล หรือ ผลงานตา่ งๆ มรี ูปแบบดงั น้ี - เริ่มต้น หลังจากท่ีคุณคลิกสร้าง > งานนาเสนอ จาก Google Docs จะเปิดหน้าต่างจัดการ เอกสารข้ึนมาใหม่ แต่ยังไม่เข้าสู่หน้าการทางาน จะปรากฏหน้า เลือกธีม เพ่ือให้คุณเลือกธีมการใช้งานที่ต้องการ ก่อนการทางานกบั เอกสาร รูปที่ 20 หน้าต่างเร่ิมต้นการสร้างเอกสารงานนาเสนอ รปู ท่ี 21 หน้าต่างจัดการเอกสารงานนาเสนอ คู่มือการใช้งานเอกสารกูเกลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอยา่ งระบบฐานข้อมลู ศษิ ยเ์ กา่ ห น้ า [ 9 / 14 ]

4.2 การสรา้ งเอกสารสเปรดชตี (Excel) เปน็ เอกสารที่ไวส้ าหรับสรา้ งตาราง และสามารถสร้างเป็นกราฟ แสดงผลขอ้ มลู ในตารางได้ - เร่ิมต้น หลังจากที่คุณคลิกสร้าง > สเปรดชีต จาก Google Docs จะเปิดหน้าต่างจัดการ เอกสารขึ้นมาใหม่ คุณสามารถแทรกข้อมูลลงไปในแต่ละช่อง (Cell) ตามความต้องการของคุณ โดยเร่ิมต้น Google Docs จะสร้างแถวภายในตารางให้คุณใช้ได้ 100 แถว แต่คุณก็สามารถเพิ่มแถวได้เรื่อยๆ (โดยมี ข้อกาหนดว่า สเปรดชีตของ Google Docs แต่ละหน้า สามารถมีเซลล์ได้สูงท่ีสุด 400,000 เซลล์เท่านั้น ซ่ึง 400,000 เซลล์ เกดิ จากจานวนแถวคูณด้วยจานวนสดมภ์) รปู ท่ี 22 หน้าต่างจดั การเอกสารสเปรดชตี 4.3 การสร้างเอกสารแบบฟอร์ม (Google Form) เป็นเอกสารที่ไว้สาหรับ สร้างแบบประเมิน หรือ แบบสอบถามต่างๆ มีรปู แบบดงั นี้ - เร่ิมต้น หลังจากที่คุณคลิกสร้าง > แบบฟอร์ม จาก Google Docs จะเปิดหน้าต่างจัดการ เอกสารข้ึนมาใหม่ ซึ่งคร้ังแรกของการใช้งานแบบฟอร์ม บน Google Docs จะมีหน้าต่าง “ยินดีต้อนรับสู่ Google ฟอรม์ ใหม!่ ” ปรากฏขึน้ มา เพ่ือแสดงข้นั ตอนการการทางานของแบบฟอร์ม รูปที่ 23 หน้าต่าง “ยนิ ดตี ้อนรับสู่ Google ฟอร์มใหม่!” ห น้ า [ 10 / 14 ] คมู่ ือการใชง้ านเอกสารกเู กล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอย่างระบบฐานข้อมลู ศษิ ยเ์ ก่า

- เมือ่ คลิก เร่มิ ต้นใช้งาน Google Docs จะพาคณุ เข้าไปสู่หนา้ ตา่ ง “เลือกชื่อและชดุ รูปแบบ” ใหค้ ณุ กรอก ช่ือเรื่อง ท่ีคุณต้องการ และเลอื ก ชดุ รปู แบบ ท่คี ณุ สามารถนาไปใช้งานได้ รูปท่ี 24 หนา้ ต่าง “เลอื กชอ่ื และชดุ รปู แบบ” รูปที่ 25 หนา้ ต่างจดั การแบบฟอร์ม - ชื่อเรอื่ ง Test_Form - ชอื่ Form Test_Form_Docs คมู่ อื การใช้งานเอกสารกเู กล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตวั อย่างระบบฐานข้อมลู ศษิ ยเ์ กา่ ห น้ า [ 11 / 14 ]

4.4 การสร้างเอกสารภาพประกอบ เปน็ เอกสารทไี่ วส้ าหรบั สร้างภาพวาด มรี ปู แบบดงั น้ี - เริ่มต้น หลังจากท่ีคุณคลิกสร้าง > ภาพประกอบ จาก Google Docs จะเปิดหน้าต่างจัดการ เอกสารข้ึนมาใหม่ คุณสามารถระบุชื่อภาพวาดที่คุณต้องการได้ คุณสามารถสร้างภาพวาดได้เพียง 1 กรอบ (Frame) เท่าน้ัน แต่กรอบของภาพ คุณสามารถย่อ – ขยายได้ ด้วยการคลิกที่ตาแหน่ง ตรงกรอบภาพมุม ขวาลา่ งค้างไว้ แล้วลากเพ่อื ยอ่ – ขยายกรอบของภาพได้ รปู ที่ 26 หนา้ ต่างจัดการภาพวาด มาการแบ่งปนั ไฟลเ์ อกสารของคุณกัน ไฟล์เอกสารของคณุ ทีจ่ ดั ทาขึ้นมานัน้ สามารถแบ่งปันให้กับผ้อู ื่นได้ โดยคุณเข้าไปภายในเอกสารท่ีคุณ ตอ้ งการแบง่ ปัน คลิก แบ่งปัน (สญั ลักษณส์ ีฟ้า ตรงมมุ ขวาบนของหน้าต่างจดั การเอกสาร) จะพาคณุ เข้า ไปในส่วนหน้าต่าง แบง่ ปัน ดังรูปท่ี 27 รปู ท่ี 27 หน้าตา่ งการต้งั คา่ การแบง่ ปัน ห น้ า [ 12 / 14 ] คูม่ ือการใชง้ านเอกสารกูเกล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอย่างระบบฐานข้อมลู ศิษย์เกา่

การแบง่ ปันไฟล์เอกสารของคุณมีด้วยกัน 5 สว่ น คือ 1. ผ่าน Link URL ท่ี Google กาหนดให้ ในท่ีน้ี คือ Link: https://docs.google.com/ document/d/1aGzgajyO2F55DuBHQ6fFeEpEAZEaX4eygdKX-0IOZH8/edit?usp=sharing ซ่ึ ง อ ยู่ ตรงช่อง “ลิงค์ทจ่ี ะแบ่งปัน” 2. ผา่ นการส่ง Link ไฟลเ์ อกสารผา่ น Google Mail รปู ท่ี 28 หนา้ ต่างการส่ง Link ไฟลเ์ อกสารผา่ น Google Mail 3. ผ่านการส่งไฟลเ์ อกสารผ่าน Google Plus รปู ที่ 29 หนา้ ต่างการสง่ ไฟลเ์ อกสารผา่ น Google Plus คู่มอื การใชง้ านเอกสารกเู กล้ิ ออนไลน์ (Google Docs) และตัวอย่างระบบฐานข้อมลู ศษิ ย์เกา่ ห น้ า [ 13 / 14 ]

4. ผา่ นการส่งไฟล์เอกสารผ่าน Facebook รูปท่ี 30 หนา้ ตา่ งการส่งไฟลเ์ อกสารผ่าน Facebook 5. ผา่ นการสง่ ไฟลเ์ อกสารผา่ น Twitter รูปที่ 31 หนา้ ต่างการส่งไฟลเ์ อกสารผ่าน Twitter หมายเหตุ เนอ้ื หาการใชง้ านโดยภาพรวม จะมหี ลกั การเดยี วกบั การใช้ Microsoft Office ท่วั ไป ซ่ึงไมน่ า่ ยากเกินความสามารถ แตถ่ ้าหากมขี ้อสงสยั การใชง้ านเพม่ิ เติม กรุณาติดต่อ: นายอิทธิพล มะโนน้อม เจา้ หนา้ ท่ีระบบสารสนเทศ งานสารสนเทศ ฝา่ ยบรหิ ารส่วนกลาง วทิ ยาลัยนวัตกรรม มหาวิทยาลยั ธรรมศาสตร์ ทา่ พระจันทร์ E-mail: [email protected] Tel. 0-2623-5055-8 # 4121 คมู่ อื การใชง้ านเอกสารกูเกลิ้ ออนไลน์ (Google Docs) และตวั อยา่ งระบบฐานข้อมลู ศษิ ยเ์ กา่ ห น้ า [ 14 / 14 ]