Guia_Usuario_Conteo_Fisico

GUÍA DE USUARIO CONTEO FÍSICO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de Diseño implementación: Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha: 12/11/2018

Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO ...................................................................................... 3 CONTEO FÍSICO ............................................................................................................................. 5 Configuración de Cuentas Contables........................................................................................ 5 Actualización / Cambio de Fecha .............................................................................................. 7 Crear Conteo de Inventario......................................................................................................... 9 Bloqueo / Desbloqueo de Ubicaciones ................................................................................... 12 Restricción de Acceso a Usuarios ........................................................................................... 15 Reporte de Comprometidos...................................................................................................... 16 Generación de Hojas de Conteo.............................................................................................. 18 Impresión de Hojas de Conteo................................................................................................. 20 Generación de Plantilla de Encontrados ................................................................................ 37 Reportes desde Iniciar el conteo – hasta antes del Pre-cierre ........................................... 25 Captura de Hojas de Conteo .................................................................................................... 29 Captura de Artículos Encontrados........................................................................................... 38 Proceso de Pre-Cierre / Sobrantes y Faltantes ..................................................................... 38 Cierre del Conteo Cíclico / Anual............................................................................................. 39

NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se Transacciones introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos * el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el

permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver.

CONTEO FÍSICO Configuración de Cuentas Contables Registro Donde se debe configurar las cuentas contables que va a tomar el sistema para realizar los ajustes de sobrantes y faltantes dependiendo de la Subsidiaria, Clase, Ubicación, Departamento y Tipo de Artículo Pasos a seguir 1 Ir a Transacciones > NSPC Conteo Físico > Configuración de cuentas contables > Crear 2 Completar los campos: -Subsidiaria -Clase -Ubicación -Departamento 3 Completar las cuentas contables requeridas por el Sistema -Cuenta Entrada -Cuenta Entrada Encontrados -Cuenta Entrada Series -Cuenta Salida -Cuenta Salida Encontrados -Cuenta Salida Series Si se realiza un conteo sin tener configuración de cuentas, el sistema tomará la cuenta nativa que genera Netsuite

Seleccionar las cuentas contables según la política contable de DECAMERON

Las cuentas seleccionadas son ejemplo de referencia Actualización / Cambio de Fecha Proceso Masivo para cambiar la fecha de próximo recuento en todos los artículos. Pasos a seguir 4 Ir a Transacciones > NSPC Conteo Físico > Actualización de Fechas de Conteo 5 Seleccionar: -Subsidiaria -Ubicación -Grupo. El filtrar por grupo permite seleccionar solo ese grupo de artículos para asignar fechas del Conteo y ayuda a mejorar el desempeño al actualizar un menor número de artículos con la fecha del Conteo. Posteriormente, se podrá generar un Conteo particular para ese Grupo de Artículos.. -Subgrupo (es opcional) 6 Indicar: -Próxima Fecha -Intervalo (debe ser en días) 7 Dar clic en el botón El proceso de cambio de fechas al finalizar manda correo electrónico al usuario que está llevando a cabo el proceso.

Dar clic en el Al finalizar el cambio de botón Fecha el sistema envía correo electrónico

Crear Conteo de Inventario El conteo de físico de inventario se realiza de acuerdo con las fechas programadas en el sistema. Pasos a Seguir 1 Ir a Transacciones > Inventario-> Crear Recuento de Inventario 2 Completar los campos mandatorios: -Subsidiaria -Ubicación 3 Para establecer más criterios para filtrar el conteo, completar los campos: -Fecha de Inicio del Recuento -Fecha de Finalización del Recuento 4 Dar clic en la casilla de verificación ORDENAR FILAS POR DEPÓSITO Esta opción permite ordenar el resultado del Conteo por Bin. Y marcar la Casilla de \"Recuento de Hileras de Depósito con Cantidad Cero\" si desea incluir artículos con cantidad Disponible en cero 5 Seleccionar el grupo de artículos a contar. El seleccionar un Grupo para el Conteo por Grupo permite realizar los Conteos fraccionados dependiendo del grupo de Artículos. Facilita el manejo y permite mejor desempeño por seleccionar una cantidad menor de artículos a contar. 6 Seleccionar uno a uno los artículos a incluir en el conteo, dando clic en la casilla de verificación o dar clic al botón 7 Dar clic al botón 8 Seguidamente dar clic en el botón 9 Dar clic en el botón Pestaña Artículo: se genera el listado de los artículos que serán contados, en esta misma pestaña se van actualizando las diferencias aprobadas. Pestaña: Personalizado es donde se van a visualizar las hojas de conteo que se generan y donde se va a llevar a cabo la captura de las cantidades NSPC | Control de Tomas

Seleccionar la subsidiaria donde comenzar el recuento Seleccionar la ubicación / Almacén, donde se va a realizar el conteo físico

Los Campos de Fecha son filtros usados como rango Marcar la casilla de \"Ordenar Filas por Depósito\" para ordenar el resultado del conteo por BIN. Marcar la Casilla de \"Recuento de Hileras de Depósito con Cantidad Cero\" si desea incluir artículos con cantidad Disponible en cero

Dar clic en el botón \"Marcar todo\" para seleccionar todos los artículos mostrados en Pantalla al ENVIAR el conteo, el sistema omite los artículos que no tienen existencia o que ya están en otro conteo Bloqueo / Desbloqueo de Ubicaciones Al comenzar el recuento el conteo comienza bloqueando la ubicación

En cualquier momento del conteo, se puede bloquear o desbloquear la ubicación ❖ Pasos a seguir 1 Para desbloquear, dar clic en el botón 2 Dar clic en el botón El bloqueo no permite crear/guardar ejecuciones de pedidos, recepciones, traslados de inventario, ni ajustes de inventario, por eso es importante que antes de iniciar el conteo se asegure la culminación de transacciones de inventario pendientes como : Traslados de Inventario, Ejecuciones de Pedido.

Dar clic en el botón \"Comenzar recuento\" Seguidamente dar clic en el botón \"Completar recuento\"

Restricción de Acceso a Usuarios La restricción de accesos no permite guardar las transacciones que afectan inventario Pasos a seguir 1 En el conteo dar clic al botón 2 En la ventana emergente se selecciona el o los usuarios en el campo Empleado que se les va a restringir el acceso 3 Dar clic en el botón 4 Se muestra el siguiente mensaje:

5 Para devolver el acceso dar clic de nuevo en el botón Accesos 6 Marcar la casilla a los usuarios que se les va a devolver el acceso 7 Dar clic en el botón Reporte de Comprometidos Esta Búsqueda muestra los artículos con transacciones pendientes de concluir y que pueden afectar la toma de inventario como Ordenes de Venta y Ordenes de Traslado ❖ Pasos a seguir 1 Dar clic en el botón Muestra las Transacciones abiertas (órdenes de venta y ordenes de traslado) para la ubicación que se está trabajando y los artículos seleccionados en el conteo

Es importante antes de iniciar el conteo completar todas las transacciones que afectan el inventario, como órdenes de Venta y Ordenes de Traslado Reporte Comprometidos, permite validar los artículos con transacciones pendientes por completar

Generación de Hojas de Conteo Corresponde a la generación del listado para impresión de los artículos a realizar el conteo. Pasos a seguir 1 Ingresar al recuento, por la búsqueda global o desde la ruta Transacciones > Inventario > Introducir Recuento de Inventario > Ver 2 Dar clic en el botón 3 Validar en pantalla la información que será generada y dar clic en el botón

Dar clic en el botón \"Generar Hojas de Conteo\" para realizar la impresión de las hojas de toma física Pantalla que permite previsualizar las hojas que se van a generar para la toma física

Dar clic en \"Generar Formato de Conteo\" Impresión de Hojas de Conteo Luego de generar el formato de conteo, se presenta el botón Impresión Masiva Pasos a seguir 1 Ingresar al recuento, por la búsqueda global o desde la ruta Transacciones > Inventario > Introducir Recuento de Inventario > Ver 2 Dar clic en el botón 3 Se despliega nueva pestaña con las hojas en PDF y se genera en automático descarga del archivo en formato .xls 4 En caso de que se pierda o se requiere reimprimir una hoja en particular, se puede ir a: 5 Personalizado > NSPC | Control de Tomas, dar clic en el número de la toma

6 Dar clic en el botón Dar clic en el botón Impresión masiva, para generar el PDF y el archivo Excel de la toma física generada

Descarga automática de la toma en formato .xls

En caso de requerirlo, puede reimprimir el listado

Dar clic en la subpestaña: NSPC | Control de Tomas Dar clic en el número de la toma

Al abrir la toma, dar clic en el botón Imprimir hoja Reportes desde Iniciar el conteo – hasta antes del Pre-cierre Pasos a seguir 1 Ir a Transacciones > Inventario > Introducir recuento de Inventario > Lista 2 Dar clic en Ver sobre el conteo a revisar 3 , contiene la información el inventario al momento de Comenzar el conteo 4 , Muestra los artículos que han no han sido contados durante el avance del conteo físico El reporte de Items no contados, se genera luego de haber generado el listado de toma física. 5 , muestra por cada conteo realizado cuantas unidades se fueron contando de cada artículo

Proceder a generar el Reporte de Artículos Debe tener permitidas las ventanas emergentes para visualizar el reporte

El reporte se descarga en automático en Excel Dar clic en este botón para generar reporte de los artículos pendientes por capturar en sistema luego de haber contado

Este botón muestra las cantidades contadas / capturadas por cada toma realizada

Captura de Hojas de Conteo En esta opción se registran las cantidades contadas para cada uno de los artículos incluídos en el Conteo. Pasos a seguir 1 Ir a Transacciones > NSPC Conteo Físico > Pantalla de Captura 2 Seleccionar el # de Captura a Ingresar 3 Completar los campos: Anotador Captador Mesa Control 4 Ir colocando las cantidades contadas en el campo Contados 5 Al finalizar la captura dar clic en el botón Se puede ir guardando parcialmente la captura siempre que vayan quedando artículos sin ningún tipo de información captada 6 De existir diferencias en las cantidades captadas el sistema genera automáticamente el siguiente

conteo de los artículos, en una pestaña nueva El equipo debe tener permitido generar los elementos emergentes del explorador, para poder visualizar la hoja de conteo siguiente 7 Cuando no hay diferencias, al finalizar la captura el sistema indica: Los Conteos automáticos se generan según la siguiente regla de negocio: 2do Conteo: Las unidades captadas son diferentes a la cantidad que marca el sistema 3er o más conteos: las unidades captadas son diferentes a la cantidad que marca el sistema y a cualquier conteo anterior 8 Por regla de negocio DECAMERON, en el momento que se esté generando el 3er conteo se debe marcar la casilla de verificación. Si no se marca, el sistema continuará generando Conteos hasta que se haya marcado. Desplegar lista para escoger número de toma

Validar número de Control de Toma y número de recuento antes de comenzar a capturar

Este check solo se debe marcar cuando se esté ejecutando la captura del 3er conteo Capturar las cantidades en cada artículo que corresponda

Puede dar clic en el botón Terminar Captura, para ir guardando parcialmente las capturas. Al guardar, el sistema genera en automático el siguiente conteo, al haber diferencias entre la captura y las existencias en sistema Se puede consultar dentro del conteo el porcentaje de avance que llevan los datos capturados

Dar clic en la pestaña personalizado Dar clic en NSPC | Control de Tomas

El sistema va mostrando el porcentaje de Avance de la Captura El sistema indica que se terminó la captura de tomas de ese conteo

Se puede ir a Validar en el conteo que ya está al 100% Ingresar en el recuento

Cada una de las tomas debe estar al 100% Generación de Plantilla de Encontrados Formato para capturar artículos que no están contemplados dentro de las hojas de conteo físico El formato genera un código secuencial que es el utilizado para incluir la captura en el sistema ❖ Pasos a seguir 1 Ir a Transacciones > Inventario > Introducir recuento de Inventario > Lista 2 Dar clic en Ver sobre el conteo a revisar También se puede buscar el recuento desde la búsqueda global 3 En cualquier momento del conteo dar clic en botón

Captura de Artículos Encontrados Pantalla para introducir los códigos de artículos y las cantidades considerados como “artículos encontrados” durante el conteo Pasos a seguir 1 Ir a Transacciones > NSPC | Conteo Físico > Pantalla Captura Encontrados 2 Seleccionar el número de folio del conteo donde se va a ingresar el o los artículos 3 Completar los campos de: Artículo BIN Cantidad 4 Al finalizar la captura dar clic en el botón La captura de artículos encontrados NO permite grabar de forma parcial. Los artículos encontrados se almacenan dentro del conteo en la pestaña: Personalizado / NSPC | Artículos Encontrados Proceso de Pre-Cierre / Sobrantes y Faltantes Al finalizar el conteo, se muestran los botones de pre-cierre / Sobrante y Faltante El botón de pre-cierre solo se muestra cuando se ha llegado al 100% del porcentaje global de capturas Pasos a seguir

1 Ir a Transacciones > Inventario > Introducir recuento de Inventario > Lista 2 Dar clic en Ver sobre el conteo a revisar 3 Para generar los reportes de sobrante y faltante dar clic en Al dar clic al botón de sobrantes o Faltantes, se descarga en automático archivo de Excel con la información del reporte 4 se despliega la pantalla para realizar cualquier Al Dar clic al botón corrección a las diferencias generadas 5 Al finalizar la corrección dar clic en el botón Si no ser tiene diferencias o no se va a corregir nada, igual dar clic al botón pre-cierre y al botón terminar corrección de artículos para poder pasar al cierre del conteo Al volver a dar clic en los reportes de sobrante y faltante, se visualizan las correcciones realizadas. Cierre del Conteo con Ajuste / Sin Ajuste El cierre o aprobación del conteo físico, se hace en automático con el botón “APROBAR CON AJUSTE” o “APROBAR SIN AJUSTE” APROBAR SIN AJUSTE: no genera ajuste de inventario, deja el conteo Aprobado. APROBAR CON AJUSTE: Genera ajuste de inventario por separado de las diferencias positivas y negativas, dependiendo de las cuentas contables que se hayan configurado. Pasos a seguir 1 Ir a Transacciones > Inventario > Introducir recuento de Inventario > Lista 2 Dar clic en Ver sobre el conteo a revisar

3 Desplazar la pantalla a la derecha para visualizar los botones de aprobación 4 Si se aprueba el conteo con ajuste, el sistema generará ajuste de inventario en automático, el mismo se verifica en Personalizado > NSPC | Ajustes de Inventario El ajuste de los artículos encontrados se guarda a parte en la pestaña Personalizado > NSPC | Ajustes Inventario Encontrados Se pueden revisar los Ajustes de Inventario generados por el sistema después de Aprobado el Conteo con Ajustes

Ir por la pestaña \"Personalizado\" Ir a la Pestaña de Ajustes de Inventario

El sistema despliega el o los Ajustes generados Se puede dar Click en el enlace al Ajuste de Inventario para revisarlo en detalle

Se puede abrir el enlace al Ajuste de Inventario en una pestaña nueva El sistema muestra el Ajuste de Inventario

El Valor se muestra en negativo, ya que se trata de un Ajuste por Faltantes La cantidad ajustada aparece en Negativo, por tratarse de un Ajuste por Faltante

En la Pantalla de Personalizado, también se puede revisar el Ajuste de Inventario por Sobrantes Ir a la Pestaña de Ajuste de Inventario

Dar Clic en el enlace al Ajuste de Inventario El sistema despliega el Ajuste de Inventario

Por tratarse de una cantidad positiva, se trata de un Ajuste por Sobrantes La cantidad ajustada es positiva, por tratarse de un Sobrante

De esta forma se revisan los ajustes generados por el Conteo Sobre la transacción, verifique el impacto contable desde la siguiente opción: El impacto se visualiza de la siguiente forma: