RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PENGELOLAAN LAYANAN ADMINISTRASI KP 4 YANG EFEKTIF (PELAT KP 4 YE) Di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Oleh : ABDDURAHMAN HARIS,SE.MM NHD. XX Kasubag Keuangan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Provinsi Kalimantan Tengah 1
LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN ”(PLAT KP 4 YE) Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif ” SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DAN PEMADAM KEBAKARAN KABUPATEN KAPUAS Di Setujui Diseminarkan Pada Tanggal :………. Reformer : ABDDURAHMAN HARIS,SE.MM NHD. XX Menyetujui, Mentor Coach 2
LEMBAR PENGESAHAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN ”(PLAT KP 4 YE) Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif ” SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DAN PEMADAM KEBAKARAN KABUPATEN KAPUAS Di Susun Oleh : ABDDURAHMAN HARIS,SE.MM NHD. XXPalangka Raya, Penguji Coach MENYATAKAN RANCANGAN PESERTA TELAH DIEVALUASI DAN DISAHKAN MENJADI BUKTI IMPLEMENTASI RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI YAG INOVATIF DAN BERKUALITAS PERUBAHAN 3
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan dengan judul ”(PLAT KP 4 YE) Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif ” Keberhasilan penulis Rancangan Aksi Perubahan ini berkat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, Maka dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak- pihak : 1. Ibu SRI WIDANARNI,S.IP.,M.Si selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Kalimantan Tengah; 2. Bapak/ Ibu Para Widiaiswara BadanPengembangan Sumber daya Manusia Provisnsi Kalimantan Tengah 3. Bapak /ibu .................................selaku coach/pembimbing. 4. Bapak SYAHRIPIN,S.Sos selaku Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas; 5. Bapak TEGUH YULNANTORO.SP selaku Mentor 6. Bapak/Ibu..................... selaku penguji; 7. Rekan Rekan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan II Tahun 2023; 8. Kepala Bidang, Kasubag, Kasi, Pejabat Fungional serta Anggota dSatuan Polisi dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas dan Tim efektif Aksi Perubahan; 9. Anak dan Istri yang mendukung serta memberi semangat utnuk terus mengiikuti kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas sampai selesai. Penulis menyadari dalam penulisan Rancangan Aksi Perubahan ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penulis mengharapakan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhir kata penulis berharap semoga Rancangan Aksi Perubahan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya, terutama bagi penulis sendiri . Palangka Raya, XX 2023 ABDDURAHMAN HARIS,SE.MM 4
DAFTAR ISI COVER i LEMBAR PERSETUJUAN………………………………………………….. ii LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………... iii KATA PENGANTAR………………………………………………………… iv DAFTAR ISI………………………………………………………………….. v DAFTAR TABEL…………………………………………………………….. 1 A. BAB I 1 PENDAHULUAN……………………………………………………....... 2 1. Latar Belakang……………...………………………………………... 2 2. Tujuan………...……………………………………………………… 3. Manfaat……….……………………………………………………… B. BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN………………………………………. C. BAB III ANALISA PENYELESAIAN MASALAH………………………………. D. BAB IV vi STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH……………………………... vii 1. Terobosan/ Inovasi…………………………………………………… 2. Tahapan Kegiatan……...…………………………………………….. 3. Sumber Daya (Peta Dan Pemanfaatanya)………...………………….. 4. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan………………..…………. 5. Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan…………………………………………………………….. E. BAB V HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI DALAM AKS PERUBAHAN………………………………………….. DAFTAR REPERENSI………………………………………………………... LAMPIRAN……………………………………………………………………. 5
DAFTRA TABEL Tabel 1 Tabel 2 6
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Gambar 2 7
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenaga Kerjaan; Undang Undang Nomor 3 Tahun 1992 Tentang jaminan Sosial Tenaga Kerja: Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Gaji Pegawai Negeri Sipil; Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2019 Tentang Perubahan Kedelapan Belas Atas Atuaran Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Gaji Pegawai negeri Sipil. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2028 Tentang Satuan Polisi Pamong Praja (Lembar Negara Republik Indonesia Tahun 20218 Nomor 9, Tambahan Lembar Negara Republik Indonesia Nmomor 6205; Peraturan Daerah Kabupaten Kapuas Nomor 10 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Kapuas Tahun 2016 Nomor 10, Tambahan Lembar Daerah Kabupaten Kapuas Nomor 33); Peraturan Bupati Kapuas Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Suami/ Istri dan Anak berhak mendapatkan tunjagan keluarga KP 4 salah satu permasalahan yang sering terjadi dalam KP 4 adalah kesalahan atau ketidak sesuaian data yang tercantum dalam folmulir hal ini dapat 1
meliputi kesalahan nama, identitas pegawai atau jumlah penghasilan yang diajukan. Ketidak lengkapan dokumnen pendukung memerlukan pemahakan antara aturan dan prosedur PNS tidak sepenuhnya memahami langkah langka yag harus di ikuti dalam KP 4. Ketidak jelasan aturan da kebijakan yang dapat menyebabkan kebingungan proses pengajuan dan pengolahan KP 4. Berdasarkan analisa diatas, maka penulis membuat judul aksi perubahan ”(PLAT KP 4 YE) Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif ” 2. Tujuan Dalam rangka Aksi Perubahan terdapat tujuan yang ingin dicapai : a. Tujuan Jangka Pendek - Membuat Folmulir untuk pengisian KP 4 dan diisi sesuai data akan meningkatkan pengahasilan pegawai kartu ini bertujuan memberi kesempatan kepada pegawai untuk meningkatkan penghasilan sebagai tambahan dari pendapatan pokok yang diterima - Mendorong motivasi dan kinerja pegawai untuk menambah penghasilan dan termotivasai untuk bekerja lebih giat dan meningkatkan kinerjanya. b. Tujuan Jangka Mengengah - Meningkatkan kesejahteraan pegawai dengan adanya tambahan penghasilan untuk memenuhi kebutuha dan meningkatkan taraf hidup. 2
- Meningkatkan kepuasan pegawai denga adanya peluang tambahan penghasilan pegawai merasa lebih dihargai. c. Tujuan Jangka Panjang - Menciptakan kesempatan pengembangan keterampilan melalui pelatihan dan pendidikan tambahan - Meningkatkan program kesejahteraan pegawai yang dapat mencakup manfaat seperti asuransi kesehatan, program pension atau tunjangan lainnya dalam membangun citra positif bagi organisasinya 3. MANFAAT AKSI PERUBAHAN Manfaat yang diharapkan dengan dilaksanakanya inovasi dan perubahan. antara lain sebagai berikut : a. Internal - Meningkatkan kesejahteraan keluarga Tunjangan KP 4 PNS membantu meningkatkan kesejahteraan keluarga PNS untuk memenuhi kebutuhan seperti biaya pendidikan anak, perwatan kesehatan dan kebutuhan sehari hari. - Menaikan Motofasi kerja dengan adanya tunjangan keluarga PNS merasa dihargai untuk meningkatkan motivasi kerja serta memberikan kontribusi yang lebih baik dalam tugas dan tanggung jawab sebagai PNS. 3
- Meningkatkan loyalitas terhadap instansi tempat bekerja b. Eksternal - Meningkatkan citra pemerintah dimasyarakat menunjukan pemerintah peduli kesejahteraan terhadap keluarga PNS dan memberikan perlindungan social pagi PNS. - Dampak ekonomi lokal, tunjangan keluarga yang diterima PNS dapat berdampak positif pada perekonomian - Tunjangan keluarga memeliki peran penting dalam mendukung kesejahteraan PNS dan mendorong kinerja sector public. 4
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN Dalam mengantipasi tantangan dalam pelaksanaan pengadministrasian keuangan perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi baru, Perubahan tersebut disusun dalam tahapan tahapan yang terencan, konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas yang berorientasi pata pelayana, dan pencapaian hasil dan manfaat. Sehubungan dengan itu Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas melakukan perubahan yang diarahkan dan apa yang dicapai agar tetap eksis, antisipasi dan inovatif dalam upaya upaya yang akan dilaksanakan sesuai tugas dan fungsi dengan harapan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal Instansi dan mengetahui alasan keberadaan dan peran. Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas berdasarkan Peraturan Bupati Kapuas Nomor 15 Tahun 2022 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja Dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. 5
Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas mempunyai tugas membantu Bupati Kapuas melaksanakan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangn daerah dan tugas membantu di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenanggan daerah. Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupatn Kapuas dalam melaksanakan tugas dan kewajiban menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi : a. Perumusan kebijakan daerah di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi Sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan Sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenangan daerah; b. Pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi Sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan Sub Urusan Kebakaran yang menjadi kewenangan daerah; c. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Perlindungan Masyarakat meliputi Sub Urusan Ketenteraman dan Ketertiban Umum (Satuan Polisi Pamong Praja) dan Sub Urusan Kebakaran 6
yang menjadi kewenangan daerah; d. Pelaksaanaan administrasi dan penyelenggaraan urusan kesekretariatan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran; dan e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas, menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan administrasi umum, evaluasi pelayanan publik, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, perlengkapan, organisasi dan tatalaksana, analisis jabatan, merencanakan, memantau, mengendalikan dan mengevaluasi aset/barang milik daerah, program/kegiatan, dan pengembangan di bidang urusan umum, penataan ruang, dan kebersihan serta pembinaan organisasi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat menyelenggarakan fungsi : a. penyusunan kebijakan teknis administrasi kepegawaian, administrasi keuangan dan aset, perencanaan pelaporan dan urusan rumah tangga; b. penyelenggaraan kebijakan administrasi umum; c. pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, pengawasan program dan kegiatan Subbagian; d. penyelenggaraan evaluasi program dan kegiatan Subbagian; 7
e. evaluasi penyelenggaraan pelayanan publik; dan f. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya. Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud, Sekretaris mempunyai uraian tugas : a. merencanakan operasional pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan perundangan yang berlaku agar pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik dan lancar; b. membagi dan mendistribusikan tugas kepada kepala Subbagian dan fungsional umum berdasarkan pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan uraian tugasnya agar tugas dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu; c. memberikan petunjuk dan membina teknis operasional pelaksanaan tugas kepada kepala Subbagian dan fungsional umum secara lisan maupun tertulis sesuai dengan Petunjuk Teknis Operasional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan sesuai dengan rencana, prosedur dan ketentuan yang berlaku; d. menyelia (melakukan supervisi/pengawasan) pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan pedoman dan petunjuk teknis yang berlaku sehingga pelaksanaan tugas berjalan dengan baik dan tidak menyalahi aturan yang ada; e. melaksanakan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran ke instansi 8
terkait yang berlaku berdasarkan disposisi Pimpinan sehingga didapatkan kejelasan prosedur, sistem dan tata kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku; f. mengatur urusan tata usaha, keuangan, aset, perencanaan dan pengendalian serta pembinaan kepegawaian Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan pedoman yang berlaku sesuai dengan keadaan yang terjadi di lapangan untuk mendapatkan pertimbangan, saran dan petunjuk dari pimpinan; g. melaksanakan inventarisasi semua barang bergerak dan tidak bergerak milik Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan pedoman yang berlaku agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tata aturan yang ada; h. memberi petunjuk pemeliharaan keamanan dan ketertiban pada lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan diposisi pimpinan sehingga didapatkan kejelasan prosedur, sistem dan tata kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku; i. menyusun nota pertimbangan, saran dan telaah terkait pelaksanaan kegiatan dan tugas-tugas Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran berdasarkan peraturan dan pedoman yang berlaku sesuai dengan keadaan yang terjadi di lapangan untuk mendapatkan pertimbangan, saran dan petunjuk dari pimpinan; j. memberikan pelayanan koordinasi dan konsultasi terkait pelaksanaan tugas Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran kepada pihak 9
yang membutuhkan sesuai dengan peraturan dan pedoman yang berlaku sehingga didapatkan informasi yang akurat dan tepat; k. mengevaluasi pelaksanaan tugas kepala Subbagian dan fungsional berdasarkan laporan pelaksanaan tugas agar dapat dilakukan pemberian umpan balik/fecdback dan pembenahan sehingga pelaksanaan tugas dapat berjalan lebih baik di waktu yang akan datang; dan l. melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan berdasarkan disposisi dan petunjuk dari pimpinan agar pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik. Seksi Pencegahan kebakaran mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaaan Pencegahan, pengendalian, pemadaman, penyelamatan, dan penanganan bahan berbahaya dan beracun kebakaran dalam Daerah Kabupaten. Subbagian Keuangan dan Aset mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan anggaran berbasis kinerja dan pertanggungjawaban administrasi keuangan, Pengelolaan Aset/barang milik daerah, bimbingan dan pembinaan serta pengawasan Bendaharawan. Dalam melakukan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian Keuangan dan Aset menyelenggarakan fungsi : 10
a. pembinaan pengelolaan administrasi keuangan, pembukuan pelaksanaan anggaran pengeluaran dan pelaporan akuntansi keuangan; b. penyelenggaraan penerimaan serta penerbitan surat perintah membayar dan verifikasi pertanggungjawab anggaran pembangunan dan rutin; c. penyelenggaraan pembukuan pelaksanaan anggaran pengeluaran dan penerimaan; d. penyiapan urusan keuangan dan pengelolaan barang milik daerah; e. membina dan membimbing bendahara; f. penyiapan bahan koordinasi dan petunjuk teknis kebutuhan dan pengadaan perlengkapan aset/sarana serta inventarisasi, pendistribusian, penyimpanan, perawatan dan pemusnahan; g. mengajukan usulan penghapusan barang milik daerah kepada Pengelola Barang Milik Daerah; h. pembinaan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan i. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya. Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Subbagian Keuangan dan Aset mempunyai uraian tugas : a. merencanakan kegiatan Subbagian Keuangan dan Aset sesuai dengan rencana kerja Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan agar terwujudnya keserasian dan kesesuaian pelaksanaan tugas sesuai dengan sasaran strategis dinas; 11
b. membagi tugas, membimbing dan membina fungsional umum sesuai dengan rencana kerja dan pedoman pelaksanaan tugas agar tugas-tugas dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu; c. menyiapkan bahan dan melaksanakan evaluasi realisasi anggaran sesuai dengan peraturan dan pedoman yang berlaku agar terlaksana dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan; d. melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan penyelenggaraan pembukuan anggaran serta pengarsipan pelaksanaan pengeluaran dan penerimaan di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga tercipta tertib administrasi keuangan; e. melaksanakan verifikasi pencairan dana, baik LS maupun GU sesuai peraturan, pedoman dan prosedur yang ada sehingga didapatkan laporan yang rapi, lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan; f. melaksanakan pembinaan ketatausahaan keuangan dan perbendaharaan sesuai dengan peraturan dan pedoman yang berlaku agar tercipta tertib administrasi keuangan di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran; g. melakukan urusan perbendaharaan, pengelolaan penerimaan negara bukan pajak dan pelaporan keuangan sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga dapat dipertanggungjawabkan; h. melaksanakan penyusunan konsep laporan keuangan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada 12
sehingga didapatkan laporan yang rapi, lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan; i. melaksanakan penyiapan urusan keuangan dan pengelolaan barang milik Negara/daerah sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga dapat dipertanggungjawabkan; j. melaksanakan administrasi, penatausahaan barang, pengelolaan barang, perlengkapan dan aset di lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran sesuai dengan peraturan dan pedoman yang ada sehingga terlaksananya tertib administrasip k. mengevaluasi pelaksanaan tugas fungsional berdasarkan laporan pelaksanaan tugas agar dapat dilakukan pemberian umpan balik/feedback dan pembenahan sehingga pelaksanaan tugas dapat berjalan lebih baik di waktu yang akan datang; l. melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan berdasarkan disposisi dan petunjuk dari pimpinan agar pelaksanaan tugas terlaksana dengan baik. Adapun struktur organisasi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, sebagai berikut : Gambar I STRUKTUR ORGANISASI Kasat Pol PP dan Sekertaris Damkar Kab.Kapuas 13
Kelompok Jabatan Fungsional Kasubbang Kasubbang Kasubbang TU Perencanaan Keuagan dan Aset Kabid Gakda Kabid Trantib Kabid Linmas Kabid Damkar Kasi Gakda Kasi Pengawasan Kasi Trantibum Kasi Data dan Kasi Bahaya Informasi Kebakaran Kasi Tranmas Kasi Pelatihan Kasi Pem Mas Dlm Mobilisasi Pencegahan Kebakaran Unit Pelaksana Sat Pol PP Kecamatan Adapun capaian organisasi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Bidang Kesekertariatan, sebagai berikut : Tabel I Capaian Organisasi No Sasaran Indikator Target Uraian Indikator Pagu Realisasi 2 Sasaran Sasaran 5 Program 7 89 1 1. 3 2023 6 4 BAB III ANALISA MASALAH PELAYANAN 1. METODE USG (Urgent, Serious, Growth) 14
Sabagaimana telah dinyatakan dalam Bab II Kinerja Organisasi Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Sub Bagian Keuangan dan Aset, Isu permaslahan yang dihadapai dalam masalah pengdaministrasian untuk mendapatkan tunjangan keluarga sebagai berikut : - Ketidak sesuaian data yang tercantum dalam folmulir hal ini dapat meliputi kesalahan nama, identitas pegawai atau jumlah penghasilan yang diajukan. - Ketidak lengkapan dokumnen pendukung memerlukan pemahakan antara aturan dan prosedur PNS tidak sepenuhnya memahami langkah langka yag harus di ikuti dalam KP 4. - Ketidak jelasan aturan da kebijakan yang dapat menyebabkan kebingungan proses pengajuan dan pengolahan KP 4. Berdasarkan analisa diatas untuk mengidentifikasi masalah pengdaministrasi untuk mendapatkan tunjagan keluarga KP 4, reformer akan mengunakan metode USG (Urgent,Serious,Growth) untuk menentukan factor apa saja yang mempengaruhi baik internal maupun eksternal, sebagai langka awal untuk menetapkan program terobosan yang akan diambil, Hasil metode USG diperoleh rangking/prioritas permasalahan sebagai berikut : Tabel II USG (Urgent,Serious,Growth) NO PERMASALAHAN U S G SKOR PRIORITAS/ RENGKING 1. Sumber Daya 554 14 II Manusia (SDM) 15
tidak memadai 2. Anggaran Kegiatan 5 4 3 13 IV 12 III Tidak Maksimal 15 I 3. Sarana dan prasarana 5 4 4 11 V 10 VI penunjang kegiatan 4. Kurangnya 555 Sosialisasi Pengadministrasian Keuangan untuk mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP 4) 5. Lemahnya 443 koordinasi baik di internal maupun exsternal 6. Lemahnya 334 Partisipasi ASN Sat Pol PP dan Damkar dalam Pelaksanaan Pengadministrasian Keterangan : ● U = Urgency, tingkat kegawatan apabila masalah tidak ditangulangi akan semakin gawat. ● S = Seriosness, tingkat keseriusan masalah dengan masalah lainnya ● G = Growth, tingkat luas/besarnya masalah ● 5 = Sangat gawat/serius/kuat ● 4 = Gawat/serius/kuat 16
● 3 = Cukup gawat/serius/kuat ● 2 = Tidak gawat/serius/kuat ● 1 = Tidak ada pengaruhnya Dari hasil analisa USH (Urgent, Serios, Growth) terdapat enam (6) masalah yang menyebabkan masih Kurangnya Sosialisasi Pengadministrasian Keuangan untuk mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP 4). Untuk mengatasi masalah utama tersebut diatas, serta untuk mencapai sasaran pencapaian kinerja sub bidang keuangan Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas maka, reformer mencetuskan ide/ gagasan aksi perubahan berupa program yaitu ” Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) ” di Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas. Dari penentuan prioritas masalah mengunakan teknik USG maka di peroleh isu prioritas yaitu ,” Kurangnya Sosialisasi Pengadministrasian Keuangan untuk mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP 4). melalui akar permasalahan mengunakan fishbone dilakukan analisis diagram sebagai berikut : Lemahnya Partisipasi Gambar II Kurangnya Fishbone Sosialisasi Lemahnya koordinasi 17
Kurangnya Optimal Peng Adm Keuangan untuk mendapatkan Tunjangan KP4 Sarana dan prasarana Anggaran Kegiatan SDM penunjang kegiatan Tidak Maksimal Dalam pelaksanaan penerapan kondisi tersebut, terdapat beberapa permasalahan pelayanan yang dihadapi antara lain : 1. Sumber Daya Manusia (SDM) 2. Anggaran Kegiatan Tidak Maksimal 3. Sarana dan prasarana penunjang kegiatan 4. Kurangnya Sosialisasi Pengadministrasian Keuangan untuk mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP 4) 5. Lemahnya koordinasi baik di internal maupun exsternal 6. Lemahnya Partisipasi ASN Sat Pol PP dan Damkar dalam Pelaksanaan Pengadministrasian. Setelah diketahui akar permasalahan yang menjadi penyebab kurang optimalnya pelayanan di Pencegahan Kebakaran, maka dibuatalah alternative penyelesaian masalah, antara lain : 18
1. Pelatihan dan pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang melaksanakan di Sub Bagian Keuangan dan Aset Satuan Polis Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 2. Pengalokasian anggaran untuk peningakatan pelayanan di Sub Bagian Keuangan dan Aset Satuan Polis Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 3. Pengadaan Sarana dan Prasarana penunjang kegiatan di Sub Bagian Keuangan dan Aset Satuan Polis Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas Untuk mengatasi masalah utama tersebut diatas, serta untuk mencapai sasaran kinerja di Sub Bagian Keuangan dan Aset Satuan Polis Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas reformer melaksanakan gagasan aksi perubahan berupa program yaitu ” Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) ” BAB IV STATEGI PENYELESAIAN MASALAH 19
1. Terobosan/Inovasi Berdasarkan hasil Analisa pada permasalahan dan perumusan maka dapat didentifikasi adanya kendala/masalah yang menyebabkan kinerja pelayanan tidak bisa optimal, tidak Akuntabel, tidak efektif dan efisien, tidak mudah dilaksanakan oleh Sub bBidang Keuangan dan Aset Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas dan semua pemangku kepentingan yang memungkinkan tidak optimalnya Pengadministrasian Keuangan untuk mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP 4), dikerenakan belum maksimalnya Sumber daya Manusia dan Anggaran. Adapun gagasan yang merupakan unsur terobosan dan inovasi dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan pada Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas pada Bidang Pemadam Kebakaran yaitu dengan Inovasi implementasi : - Membuat Folmulir untuk pengisian KP 4 dan diisi sesuai data akan meningkatkan pengahasilan pegawai kartu ini bertujuan memberi kesempatan kepada pegawai untuk meningkatkan penghasilan sebagai tambahan dari pendapatan pokok yang diterima - Mendorong motivasi dan kinerja pegawai untuk menambah penghasilan dan termotivasai untuk bekerja lebih giat dan meningkatkan kinerjanya 20
2. Tahapan Kegiatan Dalam rangka pencapaian rencana kerja yang ditetapkan maka perlu secara rinci lingkup rencana aksi perubahan ini dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut : a. Membentuk Tim Efektif b. Mengalang dukunga dari Stakeholder c. Penyusunan pedoman petunjuk kegiatan d. Uji coba Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) Pengisian Folmulir KP 4 e. Pengembangan Aksi Perubahan Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) f. Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) Tabel III Tahapan Kegiatan (Milestones) No Tahapan Kegiatan Output Waktu Bukti Kegiatan Jangka Pendek 1. Membentuk Tim Efektif Melaporkan SK Kasat SK Tim efektif rancangan tim Pol PP dan Undangan, Daftar efektif kepada Damkar Hadir, Notulen mentor (dokumen dan foto) Membuat surat Surat keputusan terkait Undangan pembentukan tim efektif Menyusun Notulen/ris persiapan rapat alah, 21
Absen, Dokumenta si 2. Mengalang Penggalangan Pernyataan Surat pernyataan dukungan dukungan komitmen dukungan dan foto stekholder stekholder dan Undangan, Daftar dukungan Hadir, Notulen stakeholder (dokumen dan foto 3. Menyusun Rapat rencana Uji Notulen/ris Laporan rencana dan coba Aksi alah, dokumen dan foto teknis kegiatan perubahan Absen, Dokumen/ Pengelolaan Dokumenta Foto Kegiatan Layanan si Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) 4. Uji coba Implementasi Terlaksana rencana Aksi Kegiatan nya perubahan Pengelolaan Implement Layanan asi Administrasi KP 4 Kegiatan Yang Efektif Pengelolaa (PELAT KP 4 YE) n Layanan Administra si KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) 1 Pelaksanaan Jangka Menengah Kegiatan 22 (Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang
Efektif (PELAT KP 4 YE) Jangka Panjang 1 Monitorng dan Melakukan Kegiatan DPA evaluasi monitoring (Pengelolaa pekasnaan terhadap n Layanan Kegiatan Pengelolaan Administra Pengelolaan Layanan si KP 4 Layanan Administrasi KP 4 Yang Administrasi Yang Efektif Efektif KP 4 Yang (PELAT KP 4 YE) (PELAT Efektif (PELAT KP 4 YE) KP 4 YE) berkelanjut an Jadwal kegiatan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam mewujudkan aksi perubahan, sebagai berikut : Tabel IV JADWAL KEGIATAN NO KEGIATAN JUNI JULI AGUS OUTPUT TUS III IV I II III IV I II TAHUN 2023 A. MEMBENTUK TIM EFEKTIF 1. Koordinasi/Konsultas x Arahan/ petunjuk i dengan Kasat Pol kegiatan PP dan Damkar pencegahan Kab.Kapuas 23
Koordinasi/Konsultas x Arahan/ petunjuk i dengan Mentor kegiatan pencegahan Pembentukan tim x efektif pelaksanaan SK Tim efektif aksi perubahan berisi tugas dan kewenangan 2. Melaksanakan rapat x persiapan dengan Undangan rapat mentor da tim efektif Notulen Absensi yang akan membantu reformer melaksnakan aks perubahan 3. Pembagia tugas tim x Surat Tugas efektif Undangan rapat B. MEMBANGUN TIM EFEKTIF Notulen Absensi 1. Melaksanakan Rapat x persiapan dengan mentor dan tim efektif membahas rencana aksi perubahan 2. Mencari dukungan x Surat Dukungan stakeholder 3. Pendataan Pegawai x Data dan belum mendapatkan Informasi tunjangan keluarga 4. Pembuatan x Surat Dukungan penandatanganan surat dukungan aksi perubahan dengan stakeholder 24
C. UJI COBA RANCANGAN AKSI PERUBAHAN 1. Koordinasi dengan x Arahan/ petunjuk mentor mengenai kegiatan rencana uji coba pelaksanaan aksi Arahan/ petunjuk perubahan kegiatan Arahan/ petunjuk 2. Koordinasi dengan x kegiatan pihak terkait tentang kegiatan aksi Dokumentasi dan perubahan pelapora 3. Memberikan x Dokumentasi dan bibingan teknis pelapora tentang aksi perubahan Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) 4. Mengadakan x Kegiatan aksi perubahan Pengelolaan Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 4 YE) D LAPORAN KEGIATAN 1. Mengumpulkan x bahan bahan dan bukti bukti aksi perubahan 25
2. Menyusun laporan x Dokumentasi dan kegiatan pelapora 3. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan) Dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan sangat penting untuk mengetahui siap saja stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap proyek perubahan yang akan dilakukan, apakah mereka menunjukan sikap mendukung, tidak peduli atau menolak. Untuk itu perlu dilakukan analisis Stakeholder, yaitu dengan pemetakan posis stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan dengan harapan : a. Memunculkan rasa memiliki dan bertanggung jawab terhadap aksi perubahan b. Mendapat gambaran lebih jelas tentang potensi kesulitan c. Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi rencana aksi perubahan d. Mendukung atau memperkuat posisi juka ada penolakan terhadap program, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan aksi perubahan. Dengan pemetaan diharapkan dapat memperoleh manfaat antara lain : a. Identifikasi Stakeholder Tabel Identifikasi Stakeholder 26
STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER ESTERNAL 1.Kasat Pol PP dan Damkar 1.Plt Bupati Kapuas 2.Sekda Kab. Kapuas Kab.Kapuas 3. Badan Keuangan dan aset 2.Sekertaris Sat Pol PP dan Daerah Kabupaten Kapuas Damkar Kab. Kapuas 4. BKPPD Kabubaten Kapuas 3.Kabid Gakda 5. dst 4.Kabid Trantib 5.Kabid Linmas 6.Kabid Damkar 7.Kasubag Perencanaan 8.Kasubang TU 9.Kasi-kasi 10. Pejabat Fungional b. Pemetaan Stakeholder Gambar Pemetaan Stakeholder HIGH POWER PROMOTOR : LATENS a. Kasat Pol PP dan Damkar Kab.kapuas 1. Plt Bupati Kapuas 2. Sekda Kab. Kapuas b. Sekertaris Sat Pol PP dan Damkar Kab.Kapuas APATHETICS : DEFENDERS : 27
c. Strategi Komunikasi Tabel Strategi Komunikasi KELOMPOK STAKEHOLDER STRATEGI KOMUNIKASI PROMOTOR Strategi Komunikasi yang digunakan 1. Kasat Pol PP dan Damkar Kab.Kps adalah yang akan meningkatkan 2. Sekertaris /Mentor dukungan dan minat promotors terhadap 3. Pejabat Internal proyek perubahan ini (closely managed 4. Pejabat Fungsional strategy) diantaranya : 5. Tim Kerja ● Konsultasi secara reguler ● Pelaporan secara reguler LATENS ● Diskusi secara regular 1. Plt Bupati Kapuas Sterategi yang digunakan adalah 2. Sekda Kab.Kapuas meningaktkan minat stakeholder terhadap perubahan yaitu : APATHETICS - Arahan dan diskusi agar mereka bisa 1. menjadi promotor DEFENDERS Sterategi yang digunakan adalah 1. meningaktkan minat stakeholder terhadap perubahan yaitu : - Arahan dan diskusi agar mereka bisa menjadi promotor Sterategi yang digunakan adalah meningaktkan minat stakeholder terhadap perubahan yaitu : - Arahan dan diskusi agar mereka bisa menjadi promotor d. Pemanfaatan Sumber Daya Organisasi Lainnya Pembentukan Tim 28
Kerja Pelaksanaan aksi perubahan ini perlu dibentuk Tim yang efektif agar mencapai tujuan yang diharapkan untuk peningkatan layanan informasi perizinan. Susunan Tim Pengelola Aksi Perubahan ini akan diusulkan kepada Kepala Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas,sebagai berikut : Tabel Susunan Tim Kerja 1. Mentor : Sekertaris Satuan Polisi Pamong Praja dan 2. Reformer Leader Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 3. Anggota Tim : Kepala Sub Bagian Keuangan dan Aset Efektif Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas 4. Kontributor 5. Coach : 1. 2. 3.sdt : Bidang Bidang Terkait : Rincian tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing personal adalah: 1. Mentor : Memberikan otorisasi untuk penyusunan aksi perubahan, menyetujui rencana aksi perubahan, melakukan intervensi dan memantau kemajuan aksi perubahan. 2. Reformer Leader : 29
- Menetapkan area perubahan. - Merencanakan, menyusun, melaksanakan, mengevaluasi aksi perubahan. - Merumuskan aksi perubahan sehingga membentuk peningkatan kinerja pegawai dan organisasi. 3. Tim Kerja : - Menyusun dan merancang produk aksi perubahan. - Melaksanakan sosialisasi produk perubahan kepada pihak internal dan eksternal. - Membantu penerapan aksi perubahan. - Melaksanakan evaluasi aksi perubahan. 4. Kontributor (eksternal) Menyediakan data informasi lain yang diperlukan. 5. Coach : - Memastikan area perubahan telah ditetapkan; - Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung mengenai kemajuan rencana aksi perubahan; - Melakukan bimbingan; - Melakukan monitoring terhadap rencana aksi perubahan yang dikomunikasikan kepada atasan langsung; - Melakukan intervensi jika aksi perubahan mengalami kendala. Gambar 30
Struktur Tim efektif COACH MENTOR TEGUH YULNANTORO,SP REFORMER ABDDUL RAHMAN HARIS TIM ADMINISTRASI TIM LAPANGAN e. Jejaring Kerja Dalam pelaksanaan aksi perubahan ini, banyak stakeholder yang saling terkait baik di internal Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Kapuas, juga eksternal baik SOPD Teknis seperti : - Badan Keuangan dan aset Daerah Kabupaten Kapuas - BKPPD Kabupaten Kapuas - dst 4. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan a. Identifikasi Potensi Masalah, Resiko dan Mitigasi Resiko Dalam perencanaan pelaksanaan (KECAPI) Kesiapsiagaan Cegah Api, setiap faktor resiko ketidaksesuaian harus dipetakan dan dianalisa untuk strategi pengawasan dan pengendaliannya. 31
Tabel Pemetaan Resiko No Potensi Masalah Potensi Resiko Mitigasi Resiko 1. Resistensi, Miskomunikasi, Aksi Perubahan Melakukan dan Miskoordinasi denga Tim tidak dapat komunikasi dan dilaksanakan koordinasi dengan Tim 2. Inskonsisten pelaksanaan Pelaksanaan Menunjuk tahapan proyek perubahan Aksi Perubahan anggota disetiap tidak sesuai tahapan kegiatan tahapan 3. Kesibukan Masing Masing Aksi perubahan Membangun Anggota Tim dangan tidak selesai integritas Tim Kegiatan lain tepat waktu diperkuat dengan SK Tim 4. Keterlambatan Aksi perubahan Menetapkan mengumpulkan Data tidak selesai waktu batasan tepat waktu pada setiap tahapan kegiatan b. Manajemen Pengendalian Mutu Manajemen pengendalian mutu adalah proses manajemen yang bertujuan menjaga mutu dari aksi perubahan. Dalam aksi perubaha ini mutu dari setiap proses kegiatan dikendalikan dan dilaksanakan demi tercapainya kepuasan dari semua pihak yang terlibat dalam suatu proses kegiatan. Pengendalian Mutu dalam aksi perubahan ini dapat dilihat sebagai mana berikut ini : Tabel Manajemen Mutu Pekerjaan 32
Tahapan Sasaran Output Metod Pic Konsultasi Pengendalian Projek dengan Kasat Mendukung Laporan dan Komunikasi Leade Pol PP dan Aksi Konsultasi r Damkar Perubahan Pengelolaan Laporan dan Komunikasi Projek Konsultasi Layanan Konsultasi Leade dengan Mentor Administrasi r KP 4 Yang Surat Melaksanakan, Pembentukan Efektif Keputusan mengawasi dan Projek Tim Efektif (PELAT KP Kasat Pol otentifikasi Leade 4 YE) PP dan r Rapat Tim Mendukung Damkar Tim Efektif Aksi Efekti Perubahan f Pengelolaan Projek Layanan Leade Administrasi r KP 4 Yang Tim Efektif Efekti (PELAT KP f 4 YE) Tersusunya Tim Efektif Terbangunny Gambaran Mengawasai a Pengelolaan Kegiatan tahapan, Layanan Aksi Monitoring Administrasi Perubahan KP 4 Yang Pengelolaan Efektif Layanan (PELAT KP Administrasi 4 YE) KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 33
Pengumpulan Tersusunya 4 YE) Mengawasai Projek Data dan Bahan Data dan tahapan, Leade Informasi Pengelolaan Informasi Monitoring r untuk bahan Layanan Tim kegiatan Administrasi Aksi Menyusun Efekti KP 4 Yang Perubahan Kegiatan f Perencanaan Efektif Pengelolaan Pengelolaan Kegiatan (PELAT KP Layanan Layanan Projek (KECAPI) 4 YE) Administrasi Administrasi Leade Kesiapsiagaan Terbangunny KP 4 Yang KP 4 Yang r Cegah Api a Pengelolaan Efektif Efektif Tim Layanan (PELAT KP (PELAT KP 4 Efekti Sosialisasi Administrasi 4 YE) YE) f Kegiatan KP 4 Yang Aksi Menyusun Pengelolaan Efektif Perubahan Kegiatan Projek Layanan (PELAT KP Pengelolaan Pengelolaan Leade Administrasi 4 YE) Layanan Layanan r KP 4 Yang Administrasi Administrasi Tim Efektif Dikenalnya KP 4 Yang KP 4 Yang Efekti (PELAT KP 4 Kegiatan Efektif Efektif f YE) Pengelolaan (PELAT KP (PELAT KP 4 Penyempurnaa Layanan 4 YE) YE) Projek n Kegiatan Administrasi Aksi Monitoring, Leade Pengelolaan KP 4 Yang Perubahan Penyempurnaa r Layanan Efektif Pengelolaan n Tim Administrasi (PELAT KP Layanan Efekti KP 4 Yang 4 YE) Administrasi f Efektif Perbaikan KP 4 Yang (PELAT KP 4 atas Efektif YE) kekurangan (PELAT KP kegiatan 4 YE)siap Pengelolaan dilaksanaka Layanan Administrasi KP 4 Yang Efektif (PELAT KP 34
Impelementasi 4 YE) n Pemantauan Projek Pengelolaan Pelaksanaan Pelaksanaan Oleh Tim Leade Layanan Aksi Aksi Efektif r Administrasi Perubahan Perubahan Tim KP 4 Yang Pengelolaan Pengelolaan Efekti Efektif Layanan Layanan f (PELAT KP 4 Administrasi Administrasi YE) KP 4 Yang KP 4 Yang Efektif Efektif (PELAT KP (PELAT KP 4 YE) 4 YE) 5. Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan Dalam menimpelementasikan Strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan induvidu dalam organisasi diperlukan dan memiliki keterampilan, pengetahuan. Hal ini akan membantu mencapai aksi perubahan denga lebih efektif dan efisien. Strategi pengembangan kopempetensi dalam aksi perubahan, yaitu : a. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Membangun integritas dan akuntabilitas dalam pengembagan strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan juga harus memiliki nilai nilai etika yang tinggi dan bertanggung jawab atas tindakan. Beberapa cara untuk membangun integritas dan akuntabilitas dalam strategi pengembangan kompetensi, yaitu : - Menanamkan nilai nilai Menanamkan nilai nilai mencakup integritas, kejujuran, tanggung jawab dan etika 35
- Petalihan etika Pelatihan etika berfokus pada memahami dan menerapkan prinsip prinsip etika membantu memahami integritas, akuntabilitas dan taggung jawab - Kebijakan dan prosedur - Kebijakan dan prosedur terkai dengan etika, integritas dan akuntabilitas. Kebijakan mencakup standar yang diharapkan dan konsekuensi atas pelangaran etika. - Pemantauan dan evaluasi Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan aksi perubahan memastikan bahwa nilai nilai etika dan bertanggung jawab dipatuhi dalam pelaksanaannya. - Trasnparans dan komunikasi Transparansi dan komunikasi terbuka mendukung pelaporan, dan pertanggung jawaban terlaksannya aksi perubahan. Komunikasi yang efektifakan bisa segera menyelesaaikan masalah masalah yang timbul dalam aksi perubahan. Dengan Membangun integritas dan akuntabilitas Strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan akan mengembangkan kompetensi, memiliki nilai nilai etika dan bertanggung jawab dalam tindakan dan perbuatan dalam menciptakan budaya kerja yang sehat dan mendukung kesuksesan aksi perubahan. 36
b. Pengelolaan Budaya Pelayanan Pengelolaan budaya pelayanan dalam strategi penegmbangan kompetensi dalam aksi perubahan, yaitu : - Pemahaman budaya pelayanan Budaya mencakup nilai nilai norma dan sikap yang akan mendukung pelayanan yang berkualitas. - Komunikasi dan Kesadaran Komunikasi dengan jelas dan konsisten, Tindakan kesadaran penting dalam budaya pelanyana dimana untuk meningkatakannya dengan pelaksnaan pelatihan. - Pemodelan Perilaku Pemimpin dan atasan harus menjadi contoh yang baik dalam menerapkan budaya pelayanan. Pemodelan perilaku membantu mengubah sikap dan tindakan induvidu dalam mendukung budaya pelayanan. - Pengembangan kompetensi pelayanan Kompetensi perlu di kembangkan meliputi keterampilan. Empati, penyelesaian masalah dan manajemen konflik untuk meningkakan pemahaman dan keterampilan dalam memberikan pelayanan yang berkualitas. - Pengakuan dan penghargaan Pengakuan dan penghargaan ini dapat berupa apresiasi, insentif atau kesempatan dalam pengembangan untuk berkomitmen dalam 37
menerapkan budaya pelayanan. - Pemantauan dan umpan balik Melakukan pembinaan terhadap aksi perubahan, umpan balik berupa evaluasi kinerja yang konstruktif akan meningkatkan kualitas pelayanan. - Perbaikan berkenajutan Budaya pelayanan yang menjadi fokus perbaikan berkelanjutan, evaluasi secara berkala terhadap impelemtasi aksi perubahan dapat meningkatkan kompetens pelayanan untuk mendukung perubahan dalam memberika pelayanan yang berkualitas c. Mengembangkan Jaringan Kerja dan Koloborasi Jaringan kerja dan koloborasi membantu untuk mendapatkan ide ide baru dan meningkatkan efektivitas dakan mengembangkan jaringan kerja dan kaloborais antara lain : - Indentifikasi pemangku kepentingan Identifikasi dan memahami pemangku kepentingan yang terlibat termasuk tim efektif, instansi unit kerja lain, dan pihak eksternal lainya dalam memnuhi kepentingan dan kontribusi yag diberikan dalam aksi perubahan. - Komunikasi yang terbuka Komunikasi yang terbuka dan jujur dengan semua pemangku kepentingan dan tersediaya saluran komunikasi yang efektif untuk berbagai informasi membantu membangun kepercayaan, mengurangi 38
resistensi dan dapat menjadi fasilitas kaloborasi yang efektif. - Pertemuan dan Diskusi Dengan diadkannya pertemuan dan diskusi dengan pemangku kepentingan dan rapat tim tujuannya untuk bebrbagi pemikiran, pengalaman dan ide idi baru yang dapat memperkaya aksi perubahan. - Tim Linast Instansi atau Tim Efektif Pembentukan Tim lintas Instansi atau tim efektif bertujuan untuk kaloborasi, koordinasi dan sosialisasi untuk mendorong impelementasi aksi perubahan. - Kaloborasi melalui teknologi Teknologi koloborasi seperti platform kaloborasi online,aplikasi pesan instan atau alat berbagi dokumen untuk mengefisienkan waktu jarak. d. Pemanfaatan Tehnologi Informasi Dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam strategi pengembangan aksi perubahan, Hal ini dapat meningkatkan efisiensi, fasilitas koloborasi memungkinkan pemantauan dan evaluasi yang lebih baik, serta mendukung pengembangan kompetensi, Pemanfaatan teknologi informasi dalam strategi pengembangan aksi perubahan dapat memberikan bayak manfaat da mempercepat proses perubahan. Beberapa cara pemanfaatan teknologi informasi dalam strategi pengembangan aksi perubahan antara lain : - Komunikasi dan kaloborasi 39
Teknologi informasi seperi email, koloborasi platform online dan aplikasi pesan instan memungkinkan komunikasi yang efektif dalam koloborasi antara tim efektif yang terlibat dalam aksi perubahan. - Palatihan dan pembelajaran online Teknologi Informasi dapat digunakan untuk menyediakan pelatiahn dan pembelajaran online, Platform e-learning atau webinar memberikan materi pelatihan.modul interaktif dan evaluasi tes sehingga dapat mepasilitasi pengembangan kompetensi. - Alat manajemen proyek Pengunaan perangkat lunakmemungkinkan pemantauan dan pengelolaan secara efisien mencakup penugasan tugas, pemantauan kemajuan, pelaporan dan tim kaloborasi menagtaur dan melacak aktivitas perubahan sehingga memastikan aksi perubahan berjalan sesuai jadwal dan tujuan yang ditetapkan - Analasisi dan pelaporan Tehnologi Informasi digunakan untuk pengumpulan, menganalisis dan melaporkan data terkait perubahan, Pengunaan perangkat lunak analitik dan sistem manajemen berbasis data mengidentifikasi dampak perubahan dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat. - Media Sosial dan platform online Pemanfaatan media sosal dan platform online membantu memperomosikan perubahan, meningkatkan kesadaran dan mendapatkan 40
dukungan dari pemangku kepentingan - Automatisasi proses Teknologi Informasi dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses proses mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi waktu dan sumber daya untuk fokus pada tugas tugas yang lebih strategis. - Pemantauan dan evaluasi Teknologi informasi dapat digunakan untuk memantau dan mengevaluasi. Pengunaan alata pemantau dan evaluasi yang terintegrasi memungkinkan dapat melacak indikator kinerja mengukur dampak dan membuat penyesuaian perubahan e. Pengelolaan Tim Pengelolaan tim yang efektif dalam strategi pengembanga aksi perubahan sangat penting dilakukan. Beberapa langkah yag dimabil dalam strategi pengembangan aksi perubahan antara lain : - Pemilihan tim efektif Yaitu dengan memilih anggota tim yang memiliki kompetensi, pengetahuan dan pengalaman yang relevan dengan aksi perubahan dan dipastikan anggota tim memiliki kemampuan untuk beberja sama dan berkaloborasi denga baik. - Pembagian peran dan tangung jawab Menetapkan peran dan tanggung jawab dan dipastikan bahwa setiap anggota tim mengetahui apa yang diharapkan dan bagaimana 41
berkonteribusi dalam aksi perubahan. - Komunikasi yang efektif Mengkomunikasikan tujuan aksi perubahan dengan jelas dengan memastikan setiap anggota Tim untuk memahami, dan tersedianya saluran komunikasi yang terbuka untuk mempasilitasi pertukaran informasi. - Koloborasi dengan Tim efisien Mengadakan pertemuan rutin untuk memberi ruang setiap anggota tim untuk berkontirbusi dengan ide ide dan persepektif untuk mendorong kerjasama, mendukung dan mengahargai akas perubahan. - Pematauan dan evaluasi Melakukan pemantauan terhadap kemajuan tim dalam impelemntasi aksi perubahan dengan evaluasi berkala dalam neningkatkan kualitas kerja. 42
BAB V HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGA POTENSI STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH (PRIN EXEL) 43
Search
