หน่วยที่ 5

ทุกคร้งั ที่มีรายการคา้ เกิดข้ ึน จะทาใหส้ ินทรพั ย์ หน้ ีสิน และ ส่วนของเจา้ ของเปลีย่ นแปลงซึ่งมผี ลทาใหฐ้ านะทางการ เงินของกิจการ เปลีย่ นแปลง ถา้ กิจการจดั ทางบดุลข้ ึนทุกคร้งั ก็จะไม่สะดวกและเสียเวลา ดงั น้นั กิจการจะบนั ทึกรายการคา้ ในสมุดบนั ทึกรายวนั ทวั่ ไป ก่อน จากน้นั กจ็ ะจาแนกรายการ คา้ ออกเป็ นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวนั ทวั่ ไป ไปบญั ชีแยกประเภท ตามหลกั บญั ชีคู่ ทาใหก้ ิจการสามารถ นาขอ้ มูลมาจัดทางบการเงิน รายงานทางการเงินไดส้ ะดวก และรวดเร็วดงั น้นั ความสาคญั ของบญั ชีแยกประเภท สรุป ดงั น้ ี

1. จาแนกรายการคา้ ออกเป็ นหมวดหมู่ 2. คน้ หาและแกไ้ ขขอ้ มูลไดง้ ่าย 3. ไม่ตอ้ งจดั ทางบดุลข้ ึนทุกคร้งั ที่มรี ายการคา้ เกิดข้ ึน 4. สะดวกในการหายอดคงเหลือและจดั ทางบและรายงาน ต่างๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทาการ เป็ นตน้ 5. ใชเ้ ป็ นหลกั ฐานในการอา้ งอิง

สมุดแยกประเภทแบ่งออกเป็น 2 ชนิด 1. สมุดบัญชีแยก 2.สมุดบญั ชีแยก ประเภทท่วั ไป ประเภทย่อย (General Ledger) (Subsidiary Ledger)

1.สมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป (General Ledger) เป็ น สมุดที่รวบรวมหรือ คุมยอดของบญั ชีแยกประเภททุก บญั ชี ซึ่งใชบ้ นั ทึก การเปลีย่ นแปลงสินทรพั ย์ หน้ สี ินและ ส่วนของเจา้ ของ (ทุน) ต่อจากการบนั ทึกลงในสมุดรายวนั ทวั่ ไป ไดแ้ ก่ บญั ชีแยกประเภท สินทรพั ย์ เช่น บญั ชีเงินสด บญั ชีเงินฝากธนาคาร บญั ชีลูกหน้ ี เป็ นตน้ บญั ชีแยก ประเภทหน้ สี ิน เช่น บญั ชีเจา้ หน้ กี ารคา้ บญั ชีเงินกู้ บญั ชี เจา้ หน้ อี ื่น ๆ เป็ นตน้ บญั ชีแยกประเภทส่วนของเจา้ ของ เช่น บญั ชีทุน บญั ชีรายได้ (Income) บญั ชีค่าใชจ้ ่าย (expense) และบญั ชีถอนใชส้ ่วนตวั

2.สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)เป็ นที่รวบรวมของบญั ชีแยกประเภท ย่ อ ย ข อ ง บั ญ ชี คุ ม ย อ ด ( Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททวั่ ไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหน้ ีรายตัว บัญชี เจ้าหน้ ีรายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยก ประเภท รายตวั ท้งั หมดจะเท่ากบั ยอดรวมใน สมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป

รปู แบบของบญั ชีแยกประเภทท่นี ยิ มใช้กนั ทว่ั ไปมี 2 แบบ 1. แบบบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป (แบบมาตรฐาน) มลี กั ษณะคลา้ ยตวั อกั ษร ภาษาองั กฤษ คือตวั T ซึ่งแบง่ ออกเป็ น 2 ดา้ น ทางดา้ นซา้ ยมือคือดา้ นลูกหน้ หี รือ เดบติ (Debit) ทางดา้ นขวามอื คือดา้ นเจา้ หน้ หี รือดา้ นเครดิต (Credit)

2.แบบบญั ชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) มีลกั ษณะคลา้ ยกบั รูปแบบของ สมุดรายวนั ทวั่ ไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพมิ่ ข้ ึนมา เพอื่ แสดงรายการคงเหลือ ทกุ คร้งั ทีม่ ีการบนั ทึกรายการและเมอื่ ตอ้ งการทราบยอดคงเหลือ

การผ่านรายการ (Posting) หมายถงึ การนารายการคา้ ที่บันทึกไว้ในสมุดข้ันต้นไปบนั ทึกไว้ในบญั ชีแยกประเภทที่ เกี่ยวขอ้ ง ตามลกั ษณะรายการคา้ ที่บนั ทึกไว้ ในสมุดข้นั ตน้ เมื่อ ผ่านรายการเสร็จแลว้ ตอ้ งอา้ งอิงหนา้ บญั ชีของสมุดข้นั ตน้ และ เลขที่บญั ชีแยกประเภทที่เกี่ยวขอ้ งเพือ่ ใหท้ ราบว่ารายการเดบิต หรือเครดิตที่บนั ทึกไวใ้ น บญั ชีแยกประเภทเป็ นการผ่านรายการ มาจากสมุดข้นั ตน้ ประเภทใด หนา้ บญั ชีใด และรายการในสมุด ข้นั ตน้ ที่บนั ทึกไดผ้ ่านรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภทบญั ชีใด และเลขที่บญั ชีอะไร

ทีเ่ ดบติ สมุดรายวนั ทวั่ ไปมาต้งั เป็ นชื่อของบญั ชีแยกประเภทและบนั ทึกไวท้ างดา้ น เดบติ โดยเขียน พ.ศ. เดือน วนั ที่ ตามทีป่ รากฏในสมุดรายวนั ทวั่ ไปเขียนชื่อบญั ชี ทีเ่ ครดิตลงในช่องรายการและเขียนจานวนเงินตามทีป่ รากฏในสมุดรายวนั ทวั่ ไป ลงในช่องจานวนเงินทีเ่ ดบิตการบนั ทึก รายการคา้ ในบญั ชีแยกประเภท 1. เปิ ดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไปและใหน้ าชื่อบญั ชี 2. การผ่านรายการดา้ นเครดิตใหป้ ฏิบตั ิเช่นเดียวกนั กบั ดา้ นเดบิต แต่เปลีย่ นมาบนั ทึกทางดา้ นเครดิตของบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป 3. ในช่องรายการใหเ้ ขียนคาอธิบาย

3.1 ถา้ เป็ นรายการเปิ ดบญั ชีหรือการลงทุนคร้งั แรก เช่น กจิ การนา สินทรพั ยห์ ลายอย่างมาลงทุน และเจา้ หน้ ี ใหเ้ ขียนในช่องรายการว่า “สมุด รายวนั ทวั่ ไป” แต่ถา้ เป็ นการนาเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวใหเ้ ขียน ในช่อง รายการเป็ นชื่อบญั ชีแยกประเภทตรงกนั ขา้ ม 3.2 ถา้ เป็ นรายการเปิ ดบญั ชีโดยเริม่ รอบระยะเวลาบญั ชีใหม่ ในช่อง รายการใหเ้ ขียนคาว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็ นยอดคงเหลือยกมา จากรอบระยะเวลาบญั ชีก่อน 3.3 ถา้ รายการระหว่างเดือน ในช่องรายการใหเ้ ขียนชือ่ บญั ชีแยก ประเภทตรงขา้ มกนั

การบนั ทึกบญั ชีในสมุดรายวนั ทวั่ ไปทางดา้ นเดบิตและ เครดิต ถา้ มีการบนั ทึกบญั ชีมากกว่า 1 บญั ชีแลว้ รายการคา้ ลกั ษณะน้ เี รียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries) การผ่านรายการจากสมุดรายวนั ทวั่ ไปไปบญั ชีแยกประเภท ทวั่ ไปน้นั ในสมุดรายวนั ทวั่ ไปจะตอ้ งใส่เลขบญั ชีตามประเภทบญั ชี น้นั ๆ ทีไ่ ดบ้ นั ทึกไวใ้ นสมุดรายวนั ทวั่ ไปในช่อง “เลขทีบ่ ญั ชี” และ ในช่อง “หนา้ บญั ชี” ของบญั ชีแยกประเภท จะใส่หนา้ บญั ชีของ สมุดรายวนั ทวั่ ไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอา้ งอิงการ ผ่านรายการ (Posting Reference)”

การเขียนช่องรายการในบญั ชีแยกประเภทให้อ้างองิ ตาม ลักษณะของรายการท่เี กดิ ข้นึ ดังน้ี 1. รายการเปิ ดบญั ชี 2. รายการค้าตามปกตทิ ่เี กดิ ข้นึ ระหว่างเดือน

1. รายการเปิ ดบญั ชี คอื รายการแรกท่บี ันทกึ ในสมุดรายวันท่วั ไป แบ่งได้ 3 กรณี ดงั น้ี กรณที ่ี 1 เป็นการลงทนุ คร้ังแรกโดยนาสนิ ทรัพยเ์ พียงชนดิ เดียวมาลงทนุ ในช่องรายการให้เขียน ชื่อบญั ชีทีอ่ ยู่ตรงขา้ มกนั สมดุ รายวนั ทวั่ไป หนา้ 1 เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. 10,000 - ม.ค 1 เงนิ สด 101 10,000 - ทนุ -นายสมคั ร 301 นายสมคั รนาเงนิ สดมาลงทนุ

บญั ชเงี นิ สด เลขท1่ี 01 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 ทนุ -นายสมคั ร ร.ว.1 10,000 - บญั ชที นุ -นายสมคั ร เลขท3่ี 01 เลขท่ี เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เดบติ พ.ศ25x1 รายการ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ ร.ว.1 10,000 - ม.ค 1 เงนิ สด

กรณที ่ี 2 กจิ การลงทุนคร้ังแรกโดยนาสนิ ทรัพย์ชนิดเดียวกนั หรือหลายชนดิ และโอนหน้สี นิ มาลงทุนให้เขียนในช่องรายการว่า สมุดรายวนั ทวั่ ไป ทุกบญั ชีท่นี ามา ลงทุนท้งั ด้านเดบติ และเครดติ สมดุ รายวนั ทวั่ไป หนา้ 1 เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เดบติ บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. 80,000 - ม.ค 1 เงนิ สด 101 50,000 - 120,000 - 30,000 - เงนิ ฝากธนาคาร 102 20,000 - 100,000 - เครอ่ื งตกแตง่สานกั งาน 103 อาคาร 104 เจาห้ น-้ีนายอภสิ ทิ ธ์ิ 201 ทนุ -นายสมคั ร 301 นายสมคั รนาทรพั ยส์ นิ และโอนหนส้ี นิ มาลงทนุ

พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี บญั ชเงี นิ สด รายการ เลขท1ี่ 01 เดอืน วนั ท่ี บญั ชี เดบติ พ.ศ25x1 บาท สต. เดอืน วนั ที่ เลขที่ เครดติ บญั ชี บาท สต. 50,000 - ม.ค 1 สมดุ รายวนั ทวั่ไป ร.ว.1 พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ บญั ชเงี นิ ฝากธนาคาร รายการ เลขท1ี่ 02 เดอืน วนั ท่ี บญั ชี เดบติ พ.ศ25x1 บาท สต. เดอืน วนั ที่ เลขที่ เครดติ บญั ชี บาท สต. 30,000 - ม.ค 1 สมดุ รายวนั ทวั่ไป ร.ว.1 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี บญั ชเคี รอื่ งตกแตง่สานกั งาน รายการ เลขท1ี่ 03 เดอืน วนั ที่ บญั ชี เดบติ พ.ศ25x1 บาท สต. เดอืน วนั ที่ เลขที่ เครดติ บญั ชี บาท สต. 20,000 - ม.ค 1 สมดุ รายวนั ทวั่ไป ร.ว.1

พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี บญั ชอีาคาร รายการ เลขท1ี่ 04 เดอืน วนั ที่ บญั ชี เดบติ พ.ศ25x1 บาท สต. เดอืน วนั ที่ เลขท่ี เครดติ บญั ชี บาท สต. 100,000 - ม.ค 1 สมดุ รายวนั ทว่ัไป ร.ว.1 บญั ชเจี าห้ น-ี้นายอภสิ ทิ ธิ์ เลขท2ี่ 01 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 สมดุ รายวนั ทวั่ไป ร.ว.1 80,000 - บญั ชที นุ -นายสมคั ร เลขท3่ี 01 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 สมดุ รายวนั ทวั่ไป ร.ว.1 120,000 -

กรณที ่ี 3 กจิ การเร่ิมรอบระยะเวลาบญั ชีใหม่ซ่ึงเป็นยอดคงเหลือท่ยี กยอดมา จากงวดบัญชีก่อน ในช่องรายการให้เขียนคาว่า ยอดยกมา ทุกบญั ชีท่ยี กยอดมาจาก งวดบญั ชีก่อนท้งั ด้านเดบติ และเครดติ สมดุ รายวนั ทวั่ไป หนา้ 1 เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. 80,000 - ม.ค 1 เงนิ สด 101 50,000 - 120,000 - 30,000 - เงนิ ฝากธนาคาร 102 20,000 - เครอื่ งตกแตง่สานกั งาน 103 100,000 - อาคาร 104 เจาห้ น-ี้นายอภสิ ทิ ธ์ิ 201 ทนุ -นายสมคั ร 301 บนั ทกึสนิ ทรพั ยห์ นส้ี นิ และทนุ ในวนั เรม่ิ รอบระยะเวลาบญั ชใหี ม่

พ.ศ25x1 รายการ บญั ชเงี นิ สด รายการ เลขท1ี่ 01 เดอืน วนั ที่ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ เลขท่ี เครดติ ร.ว.1 50,000 - บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 ยอดยกมา บญั ชเงี นิ ฝากธนาคาร เลขท1ี่ 02 พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เครดติ เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 ยอดยกมา ร.ว.1 30,000 - บญั ชเคี รอ่ื งตกแตง่สานกั งาน เลขท1่ี 03 พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 ยอดยกมา ร.ว.1 20,000 -

พ.ศ25x1 รายการ บญั ชอีาคาร รายการ เลขท1ี่ 04 เดอืน วนั ที่ เลขที่ เดบติ พ.ศ25x1 บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี เลขท่ี เครดติ ร.ว.1 100,000 - บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 ยอดยกมา บญั ชเจี าห้ น-ี้นายอภสิ ทิ ธ์ิ เลขท2่ี 01 เลขท่ี เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ ร.ว.1 80,000 - ม.ค 1 ยอดยกมา บญั ชที นุ -นายสมคั ร เลขท3ี่ 01 เลขที่ เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เดบติ พ.ศ25x1 รายการ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี ร.ว.1 120,000 - ม.ค 1 ยอดยกมา

2. รายการค้าปกติท่เี กดิ ข้ึนระหว่างเดอื นในช่องรายการให้เขียน ชื่อบญั ชีทีอ่ ยู่ตรงขา้ มกนั แบบท่ี 1 พ.ศ25x1 รายการ สมดุ รายวนั ทว่ัไป เดบติ หนา้ 1 เดอืน วนั ท่ี เลขที่ บาท สต. เครดติ บญั ชี บาท สต. ม.ค 1 เงนิ สด 1,000 - รายไดคา้ ซ่ อ่ม 101 1,000 - 401 รบั รายไดคา้ ซ่ อ่มรถ

บญั ชเงี นิ สด เลขท1ี่ 01 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. ม.ค 2 รายไดคา้ ซ่ อ่ม ร.ว.1 1,000 - บญั ชราี ยไดคา้ ซ่ อ่ม เลขท4ี่ 01 เลขท่ี เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี ร.ว.1 1,000 - ม.ค 2 เงนิ สด

แบบท่ี 2 รายการตรงกนั ข้ามมีมากกว่า 1 บญั ชี สมดุ รายวนั ทว่ัไป หนา้ 1 เครดติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. 2,000 - ม.ค 10 อปุ กรณส์ านกั งาน 105 5,000 - 3,000 - เงนิ สด 101 เจาห้ น้ี 201 ซอ้ือปุ กรณส์ านกั งานราคา5,000บาท จากรา้นชยั อปุ กรณจ์ า่ยเงนิ สด2,000 บาททเห่ี ลอืขอคาง้ ไวก้อ่ น

บญั ชเงี นิ สด เลขท1่ี 01 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ที่ บญั ชี บาท สต. ม.ค 10 อปุ กรณส์ านกั งาน ร.ว.1 2,000 - บญั ชอีปุ กรณส์ านกั งาน เลขท1่ี 05 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เครดติ เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. ม.ค 10 เงนิ สด ร.ว.1 2,000 - ร.ว.1 3,000 - เจาห้ น้ี บญั ชเจี าห้ น-้ีราน้ ชยั อปุ กรณ์ เลขท2ี่ 01 พ.ศ25x1 รายการ เลขท่ี เดบติ พ.ศ25x1 รายการ เลขที่ เครดติ เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. เดอืน วนั ท่ี บญั ชี บาท สต. ม.ค 10 อปุ กรณส์ านกั งาน ร.ว.1 3,000 -