บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสำนักงาน

สํานักงาน (Office) Chapter 1แนวคดิ วัตถปุ ระสงค สํานกั งานเปรยี บเสมือนสถานท่ี 1 เพอ่ื ใหเ ขาใจถงึ ความหมายของท่ีใชเพือ่ ทํางานในดานตาง ๆ เชน คาํ วา “สํานักงาน”งานดานบริหาร งานดานทรัพยากรมนุษย งานดานขอมลู ขาวสาร 2 เพอ่ื ใหเขา ใจถึงหนาท่ี และเปนตน บทบาทของสํานกั งาน ในบทเรยี นนีจ้ งึ ไดนําเสนอถงึ 3 เพ่อื ใหเขา ใจถึงลกั ษณะของการความสําคัญของสาํ นกั งานท่ีมีตอ บริหารงานภายในสํานกั งานองคกร ซึง่ เปนส่ิงท่ีทําใหองคกรประสบความสาํ เรจ็ และลุลวงตาม 4 เพ่อื ใหทราบถึงลกั ษณะของวัตถุประสงคข ององคกร สาํ นกั งาน 5 เพอื่ ใหท ราบถงึ ความสาํ คญั ถึง การวางแผนผังสาํ นักงาน

สาํ นกั งานอัตโนมัติ 21 สํานักงาน (Office) สาํ นกั งานเปรยี บเสมอื นสถานท่ีในการทาํ งาน บรหิ ารงาน จดั การเก่ียวกบั ขอมูลและเอกสาร สํานกั งานจึงประกอบดวยบุคลากร อุปกรณ และแผนงาน เพอื่ ใหการทาํ งานบรรลุวัตถุประสงคเดียวกนั นอกจากนี้สํานักงานยงั เปน หวั ใจในการทาํ งานของการบรหิ ารงานทัว่ ๆไป เชน งานบัญชี งานการเงิน งานสารบรรณ เปน ตน จงึ มีผใู หค ํานิยามของคาํ วา ”สาํ นักงาน”ในความหมายตา ง ๆ กัน ดังน้ี สาํ นักงาน แปลวา ท่ีพัก ทอี่ าศยั ที่ทําการ แหลง สถาบนั หรืออาคารท่ใี ชเ ปนทที่ าํ งาน(พจนานุกรมไทย พ.ศ. 2530) สํานักงาน หมายถงึ ท่สี าํ หรับบรหิ ารงาน จัดการเกีย่ วกับขอมูลและเอกสาร โดยมกี ารรวบรวม บนั ทึก และประมวลผลใหไดข อ มลู ที่เปน ประโยชน และมีความหมาย และเปนทที่ ม่ี ีรูปแบบการทาํ งานเปนระเบียบแบบแผนแนน อน นอกจากนี้อาจดาํ เนินการเก่ียวกบั การบญั ชีการเงินและงบประมาณ และการส่ังงาน สาํ นกั งานประกอบดว ยบคุ ลากรทีใ่ ชว สั ดุ อุปกรณ และระเบยี บวธิ ปี ฏบิ ตั งิ าน ในอนั ทีจ่ ะทําใหองคกรสามารถดาํ เนินการธรุ กรรมตาง ๆ ไดบ รรลตุ ามวตั ถปุ ระสงค (แววตา เตชาทววี รรณ) สาํ นักงาน หมายถงึ สถานทป่ี ฏิบตั ิงานของผูบริหาร หรอื หมายถึง สถานท่ดี าํ เนินงานหนังสอื งานเอกสาร หรอื งานขาวสารขอ มูล (พรรณี ประเสรฐิ วงษ) สํานักงาน คอื สถานท่ที มี่ กี ารโตตอบจดหมาย การจัดเตรยี มแบบฟอรม และรายงานการจดั เก็บเอกสาร และการบรหิ ารงานเอกสาร ซง่ึ งานเหลา นเี้ ปนท่ีหนา ของ นกั งานพิมพดีดเลขานกุ าร ผจู ัดเกบ็ เอกสาร พนกั งานบญั ชี ผใู ชเ ครอ่ื งใชส าํ นักงาน ผูควบคมุ และผูจัดการสํานกั งาน (Keeling and Kallaus)

บทที่ 1 สาํ นกั งาน 3 รูปภาพ ตัวอยา งของสํานกั งานในรูปแบบตาง ๆ2 หนา ที่และบทบาทของสํานักงาน หนา ทข่ี องและบทบาทของสาํ นกั งานในแตล ะแหง มคี วามแตกตางกนั ตามแตป ระเภทของงาน แตสวนใหญแลวหนว ยงานภายในองคก ารดําเนนิ การเก่ยี วกับงานสารสนเทศขององคก ร เก่ียวขอ งกบั งานการวางแผน การควบคุมดําเนนิ การ ใหบริการเกีย่ วกับสารสนเทศทกุชนดิ ขององคก ร และบรกิ ารสงิ่ อาํ นวยความสําดวกในการปฏบิ ตั งิ านใหส ว นงานทง้ั หมดขององคกร เพ่อื ใหด ําเนนิ งานอยางมีประสิทธภิ าพ จึงไดแบงบทบาทของสาํ นักงานไดเ ปน 2 ระดับคอื ระดับพน้ื ฐาน และระดบั สูง

สํานกั งานอัตโนมตั ิ 42.1 บทบาทระดบั พน้ื ฐาน (Primary Functions) ประกอบดวย 7 หนาที่ ดงั นี้ 1. งานทเ่ี ก่ียวกบั เอกสาร (Paperwork) สาํ นกั งานเปรยี บเสมือนศนู ยป ฏบิ ตั ิการดานเอกสาร และเปนศูนยก ลางที่ใชจดั เกบ็ และคนคืนเอกสารทง้ั หมด เพ่ือใชใ นการอางอิง ประกอบการตดั สนิ ใจ หรือเพือ่ ใชเปนหลักฐานตาง ๆ เปนตน รปู ภาพ งานท่เี กยี่ วกบั เอกสาร ในปจ จุบนั งานท่ีเก่ยี วของกบั เอกสารมแี นวโนมท่ีจะลดปริมาณจาํ นวนเอกสารลงเนื่องจากมีเทคโนโลยี เขามาชวยในการบริการจัดการ ทําใหไมจ าํ เปน ตองใชกระดาษ แตผ ูอน่ื ก็ยังสามารถไดรบั ขอมลู ตาง ๆ ครบถว น อาจโดยการสง ผา นระบบอีเมล หรือระบบสารสนเทศ ในประเภทตา ง ๆ เปน ตน

บทท่ี 1 สาํ นกั งาน 52. งานตดิ ตอสอื่ สารและการประชาสมั พนั ธ (Communication and PublicRelation)การตดิ ตอสื่อสารและการประชาสมั พันธน ้นั สามารถทาํ ไดทั้งภายในองคก ร และระหวา งองคกร ท้ังทางวาจา ลายลกั ษณอักษร หรือชองทางส่อื สารอ่นื ๆ เชน โทรศพั ท ระบบการประชมุทางไกล จดหมาย โทรเลข หรือจดหมายอเิ ลก็ ทรอนกิ ส เปนตน ปจจุบันเทคโนโลยกี ารสื่อสารแพรห ลายมากขนึ้ จงึ ไดป ระยุกตเทคโนโลยดี า นน้มี าชวยในการติดตอ ส่ือสาร และการประชาสมั พันธอ งคก รมากย่ิงข้ึน เชน การประชาสมั พนั ธผ า นเวบ็ ไซต หรือจดหมายอเิ ล็กทรอนกิ ส เปนตน รปู ภาพ การประชาสัมพนั ธองคกรในรปู แบบตา ง ๆ 3. งานจดั ใหมีสิ่งอํานวยความสะดวกทางภายภาพในสาํ นักงาน (Facilities) งานดา นอาํ นวยความสะดวกภายในสํานักงาน โดยทวั่ ไปเรยี กวา งานอาคารสถานท่ี หรืองานพัสดคุ รุภณั ฑ ซง่ึ เปนสาํ หรับจดั หาเครื่องมือเครอื่ งใชภ ายในสํานกั งาน และยังรวมถึงการวางแผนการใชพน้ื ทีส่ าํ นักงาน การเลือกทําเลที่ตัง้ การจัดแผนผังองคก ร การจดั สภาพแวดลอมดานตา ง ๆ เปนตน รูปภาพ การจดั ใหมีส่งิ อาํ นวยความสะดวกภายในสาํ นักงาน

สาํ นักงานอตั โนมัติ 6 4. งานวเิ คราะหแ ละจดั ระบบงาน (System Analysis and Operation Management) งานท่เี กีย่ วของกบั การวิเคราะหระบบงานจะเก่ยี วกบั การวเิ คราะห และปรบั ปรุงงานการกําหนดมาตรฐาน และปรบั ปรงุ ใหเ กดิ วิธกี ารทํางานท่ีงายขนึ้ (Work Simplification) เพอื่ประหยัดเวลา แรงงาน และลดคา ใชจายตา ง ๆ ภายในสํานักงาน การจัดลกั ษณะรูปแบบงานภายในสาํ นกั งาน (Workflow Process) การควบคมุ ออกแบบ และการผลติ แบบฟอรม ใชในสํานกั งาน (Forms Control, Design and Production) การทําคูมือ (Manuals) งานเหลานี้ตองอาศัยทีมงานที่มีความเชยี่ วชาญเปนพเิ ศษ อกี ทงั้ ยังตองมีความรู และประสบการณอ ยางมากในการบริหารสาํ นกั งาน 5. งานควบคมุ ระบบงานในสาํ นกั งาน (Control) การควบคมุ ระบบงานในสาํ นกั งาน สวนใหญแ ลว จะมมี าตรฐานกลางทีใ่ ชในการควบคมุเพื่อใหก ารทาํ งานในสาํ นกั งานมีลักษณะ แบบแผนทีเ่ ปน มาตรฐาน เชน ISO และ QC เปนตนเพื่อควบคุมคณุ ภาพของงาน ควบคุมสายการผลติ เพอื่ ใหตรงตามมาตรฐานทไ่ี ดก ําหนดไว รปู ภาพ ตวั อยา ง ISO ทใี่ ชใ นการควบคมุ มาตรฐานตา ง ๆ 6. งานบรหิ ารทรัพยากรมนษุ ย (Human Resource Management) งานเกีย่ วกบั การบริหารทรัพยากรมนุษย หรอื เรยี กกันคุนปากวา HR เปนงานท่ตี องมีความรบั ผดิ ชอบสงู เน่อื งจากเปน การบรหิ ารงานเก่ียวกบั มนุษย หรือบคุ คล ซึ่งตอ งใชค วามพถิ พี ิถนั และความละเอยี ดรอบคอบสงู เนอื่ งจากมนุษยม ีจิตใจออนไหว ทาํ ใหง า ยตอการชักจงูท้ังในส่งิ ท่ีถูก และผดิ ดังน้นั ในการคัดสรรบุคลากร จะตองคัดสรรทีเ่ หมาะสมกับงานท่ตี องการดงั นัน้ งานดา นนจ้ี งึ ตองมีการกาํ หนดความรบั ผดิ ชอบของผปู ฏบิ ัติงานในแตล ะตาํ แหนงที่ชดั เจนแนนอน อกี ท้งั ยงั ตองทําการฝกอบรมบุคลากร เพื่อเพม่ิ ความรคู วามสามารถของพนกั งาน เพือ่นํากลบั มาพฒั นาองคก ร

บทท่ี 1 สํานักงาน 7 รูปภาพ มาตรฐานในงานบริหารทรพั ยากรมนุษย 7. งานการเงนิ และบัญชี (Finance Management) งานดา นการเงนิ และบญั ชี ถอื วา มคี วามสาํ คญั ตอองคก รเปน อยางย่ิง เนื่องจากเปนการควบคมุ งบประมาณตาง ๆ ทัง้ รายได คาใชจ า ย การเงนิ คาจาง เพื่อไมใหอ งคก รเกดิ การขาดทุนเปนตน รปู ภาพ ลักษณะงานดา นการเงินและบญั ชี2.2 บทบาทระดบั สูง (Secondary Functions) บทบาทระดบั สงู คือการรวมมือกนั ระหวางสํานักงานกับแผนกตา ง ๆ ในองคก ร ในการใหบ รกิ ารเปน สํานักงานยอ ยในแผนกตาง ๆ เพือ่ ใหการบรกิ ารทสี่ ะดวก และรวดเรว็ ตอ แผนกตา ง ๆ และยงั รวมถงึ การประสานงานอยางใกลช ดิ กับฝายบรหิ ารในการรวบรวม จดั เกบ็วิเคราะห และนาํ เสนอขอมูลเพือ่ ใชในการตดั สนิ ใจ การวางแผนและจดั ทาํ นโยบายตา ง ๆ ขององคก รเพอื่ รองรบั การขยายตวั ของสาํ นักงานในอนาคต

สาํ นักงานอัตโนมัติ 8รปู ภาพ อปุ กรณส อ่ื สารทชี่ วยในการตดิ ตอ สือ่ สารกับภายนอกองคก ร รปู ภาพ ลกั ษณะการตดิ ตอ ส่ือสารในลักษณะตา ง ๆ3 ความสาํ คญั ของสํานักงาน สํานักงานเปรียบเสมือนศนู ยรวมของการทาํ งานทุกอยา ง ไมวา จะเปน การติดตอประสานงานกับหนวยงานภายนอก หนว ยงานภายใน หรอื แมก ระท่ังการจดั ทําเอกสารตา ง ๆเพื่อคอยอํานวยความสะดวกตอ พนักงานภายในองคกร กิจกรรมตาง ๆ ไมวา จะสง ผลดี หรอืผลเสียตอ องคก ร ขึน้ อยกู ับการจัดระบบการทํางาน หรือทีเ่ รยี กวา การบรหิ ารงานภายในสาํ นักงาน ดงั นน้ั ทุกองคกรควรตอ ง บริหารงานในสาํ นักงานใหมปี ระสิทธภิ าพมากทส่ี ดุเนือ่ งจากสาํ นกั งานมคี วามสาํ คัญตอ องคก ร ดงั นี้

บทที่ 1 สาํ นกั งาน 9 1. เปนศูนยก ลางรับสง ขอ มูล 2. เปน ศนู ยก ลางความจํา 3. เปนศนู ยก ลางการบริการ 4. เปนศนู ยกลางในการตดั สินใจ การบริหารงานสํานักงานจงึ ตอ งอาศยั ความรู ความสามารถ ประสบการณ และยุทธวิธี(Tactic) ท่ชี าญฉลาด ดงั น้ันนักบรหิ าร ควรทจ่ี ะมีการพฒั นาตวั เองอยูตลอดเวลา4 องคป ระกอบของสาํ นักงาน องคประกอบของสาํ นกั งานควรประกอบไปดวย 3 องคป ระกอบ ดงั นี้4.1 อาคารสถานท่ี สถานที่ตง้ั ขององคกร ถอื เปนสิ่งท่สี ําคัญ เน่ืองจากในยคุ ปจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะรถตดิ เกิดปญ หาสภาพสงิ่ แวดลอม ดังนน้ั ในการเลือกสถานทีต่ ัง้ ขององคก รควรทีจ่ ะเลอื กสถานที่ท่เี หมาะสม ซึง่ จะชว ยใหพนักงานสามารถมาทาํ งานไดส ะดวก และอาจยงั ทําใหพ นักงานมีความสขุ ในการทํางาน ทําใหทํางานไดอยา งมีประสิทธิภาพ รปู ภาพ อาคารสถานท่ตี ้ังของสาํ นกั งาน4.2 เครือ่ งใชส าํ นักงาน เครอื่ งใชส าํ นกั งาน เปรยี บเสมอื นส่ิงทช่ี วยอาํ นวยความสะดวกตอ บคุ ลากร ทาํ ใหชว ยทุนแรงในการทาํ งาน เคร่ืองใชส าํ นักงาน เชน เคร่อื งถา ยเอกสาร โทรศัพท เครอ่ื งพมิ พดดีคอมพวิ เตอร เปนตน

สาํ นักงานอตั โนมัติ 10 รูปภาพ ตวั อยางของอุปกรณสํานักงานรปู ภาพ การเลอื กอุปกรณสาํ นักงานใหเ กดิ ประโยชนส งู สุดในการทํางาน

บทท่ี 1 สาํ นกั งาน 11 รปู ภาพ การเลือกวสั ดอุ ุปกรณท ่สี ามารถประยกุ ตใ ชง านไดหลากหลาย หรอื ปรบั เปลย่ี นไดตามวตั ถุประสงคข องผใู ชงาน4.3 ผูป ฏิบัตงิ าน ผูปฏบิ ตั งิ าน หรือบคุ ลากร เปรียบเสมอื นแรงขับเคลื่อน ท่ชี ว ยใหองคก รเกดิ แรงผลกั ดนัและทําใหเ กดิ ความสําเร็จ ผปู ฏิบตั งิ านจงึ เปนไดต ั้งแตผบู ริหาร ไปจนกระท่งั พนักงานทัว่ ไปผปู ฏบิ ัตงิ าน หรือบุคลากรที่เกย่ี วของภายในสํานกั งาน ประกอบดว ย 4 ฝายท่ีสาํ คญั ดังนี้ 1. ผูบริหารระดบั สงู (Top Management) ทาํ หนา ท่วี างแผนยทุ ธศาสตรระยะยาว 2. ผบู ริหารระดบั กลาง (Middle Management) ทาํ หนา ท่ีวางแผนการบริหาร 3. ผบู ริหารระดบั ลา ง (Lower Management) ทาํ หนาทวี่ างแผนระดบั ปฏบิ ตั ิการ 4. ระดบั ปฏบิ ตั ิการ (Operation Employee) ทาํ หนาทป่ี ฏบิ ัตกิ าร

สาํ นกั งานอตั โนมตั ิ 12 ภาพประกอบ ลาํ ดบั ชน้ั การบรหิ ารงานภายในองคก ร รูปภาพ ทีมงานทด่ี ีท่ปี ฏิบตั งิ านภายในสาํ นักงาน

บทท่ี 1 สาํ นักงาน 135 ลกั ษณะของสาํ นกั งาน ปจ จบุ ันลกั ษณะการทํางานมกี ารเปล่ยี นแปลงไปอยา งมากมาย ดังนนั้ ลักษณะของสํานกั งานจงึ อยูเปลย่ี นแปลงไปเชน เดยี วกัน จงึ สามารถสรปุ ลักษณะของสาํ นักงานไดดงั น้ี5.1 Traditional Office Traditional Office หรือสาํ นกั งานแบบด้งั เดิม สาํ นักงานแบบน้ีเกดิ ขนึ้ ในยคุ สมยั แรก ๆดงั นนั้ การทํางานจึงเปนลักษณะแบบการทํามือ (Manual) โดยสวนใหญ โดยท่ียังไมมเี ทคโนโลยีเขามาชว ยในการทาํ งานมากนกั เนอื่ งจากเทคโนโลยีนนั่ เองทาํ ใหสํานกั งานแบบนไ้ี ดห ายไปจากสงั คม รูปภาพ ลักษณะของ Traditional Office5.2 Virtual Office Virtual Office หรือสํานักงานเสมือน เปน สํานักงานท่ไี มเ นนทตี่ ้งั เนนการทํางานผา นระบบออนไลน เนื่องจากในปจ จบุ ันเทคโนโลยีไดเ ขามามบี ทบาทตอ สํานักงานเปน อยา งย่ิง เชนเทคโนโลยกี ารส่ือสาร เทคโนโลยีคอมพิวเตอร จงึ ทําใหก ารติดตอ สอ่ื สารระหวางบคุ ลากรภายในองคก รทําไดในหลายรูปแบบ เชน อเี มล โทรศัพท เปนตน ทาํ ใหบคุ ลากรสามารถที่จะทาํ งาน ณบริเวณไหนของโลกกไ็ ด สํานกั งานเสมือนจึงทาํ ใหค นจํานวนหน่งึ สามารถทํางานรวมกันได โดยไมต อ งใชส ถานที่เปน หลกั แหลง โดยอาศัยเครื่องมือทท่ี นั สมัยเขามาชว ยในการตดิ ตอ สือ่ สาร ซึง่ ทาํ ใหล ดความเส่ียงในการลงทุน ซึ่งเมอื่ ผนวกสาํ นักงานเสมือนเขากับระบบอินเทอรเนต็ ทาํ ใหส าํ นกั งานเสมือน

สํานักงานอตั โนมัติ 14สามารถใหบ รกิ ารไดต ลอด 24 ช่ัวโมง และยงั สามารถทาํ ธรุ กจิ ในระดับนานาชาตไิ ดอ ยา งงายอยา งไรก็ดีสํานักงานเสมอื นไมไ ดม ีความหมายครอบคลุมเพียงสํานักงานขนาดเล็ก (SmallOffice) แตองคกรขนาดใหญท ม่ี ีสํากนักงานอยูจริงกส็ ามารถประยุกตใ ชส าํ นกั งานเสมือนไดเชน เดียวกนั เชน เปด สํานักงานเสมอื นแทนสํานกั งานสาขาจริง เปนตน รูปภาพ ลกั ษณะของ Virtual Office

บทที่ 1 สํานกั งาน 15 เทคโนโลยีทส่ี ามารถนาํ มาใชงานรวมกบั สาํ นกั งานเสมือน ไดแ ก 1. เคร่ืองคอมพิวเตอร 2. โทรศัพทม อื ถอื 3. โมเด็ม 4. โทรศพั ท 5. โทรสาร 6. อนิ เทอรเนต็ ประโยชนของสาํ นักงานเสมือน 7. การลดตนทุน 8. เพิ่มโอกาสในการทํางาน 9. เกดิ ความคลองตัวตอองคกร 10. เกิดความคลองตัว และความมีอิสระของพนักงาน 11. สามารถเปดทาํ การไดต ลอด 24 ชว่ั โมง 12. ไมมีขอ จํากัดเรื่องเนอ้ื ที่ของสาํ นักงาน 13. ไมข ึ้นอยูกบั ตาํ แหนง ทตี่ ้ังของสํานกั งาน รปู ภาพ ลกั ษณะการทาํ งานของ Virtual Office5.3 Mobile Office Mobile Office หรือท่ีเรียกกันวาสํานักงานเคลือ่ นที่ ตามความหมายจรงิ ๆ แลว ไมไดหมายถึงสาํ นกั งานทสี่ ามารถเคลอ่ื นยา ยไปไหนมาไหนก็ได แตเ ปนการลดงบประมาณในการดาํ เนินงาน เชน บรษิ ัท IBM ทปี่ ระเทศสหรฐั ตองการท่ีจะขยายกลุมลูกคามายงั ประเทศไทย ก็สามารถทาํ ไดโดยเปด สํานักงานเล็ก ๆ หรือท่ีเรียกวา Mobile Office เพอื่ ไมใหเ สียคาใชจาย

สํานกั งานอัตโนมตั ิ 16ตาง ๆ มากมาย โดยทส่ี ํานักงานนัน้ สามารถทีจ่ ะใหลูกคาทาํ การสั่งซ้อื หรือใหบริการดา นตา ง ๆแกล กู คาไดครบถวน เหมอื นอยูในสาํ นกั งานใหญทป่ี ระเทศสหรฐั เม่อื ลูกคาไดทําการสัง่ ซือ้สาํ นกั งานทปี่ ระเทศไทย กจ็ ะทาํ การสง ใบสงั่ ซื้อไปยังสาํ นักงานใหญ ทําใหลดตน ทนุ ในการเกบ็สนิ คา ลดตน ทนุ ในการดแู ลสินคา เปน ตน แตในปจจุบนั น้ีไดมกี ารขายในลกั ษณะใหมทเ่ี รยี กวา Mobile Office เกิดข้นึ เยอะแยะมากมาย การขายในลกั ษณะท่ีเรยี กวา Mobile Office นนั้ ไดแ ก การนาํ สนิ คา และบริการ ไปใหบริการแกล กู คาทอี่ ยไู กลออกไป ทาํ ใหสะดวกตอลกู คา ทําใหล กู คา ไมต องเดินทางมายังสาํ นกั งาน การใหบ ริการลกั ษณะนีเ้ ชน การใหบ รกิ ารของธนาคารในการรบั ฝากเงนิ เปนตน รูปภาพ ลักษณะของ Mobile Office ในลกั ษณะตา ง ๆ อกี รูปแบบหนงึ่ ของการจดั สํานักงานแบบ Mobile Office โดย Mr. Kunio Ushioda รองผอู ํานวยการสาํ นกั งาน Corporate Marketing Headquarters (CHM) บริษัท NTT DoCoMo ซึ่งเปนบริษทั โทรคมนาคมทอี่ ยใู นระดบั แนวหนา ของประเทศญ่ีปุน เรมิ่ แนวคิดตัง้ แตป พ.ศ. 2546โดยประยกุ ตใชแ นวความคดิ ทางดาน การจดั การฐานความรู (Knowledge Management: KM)ทที่ ราบกันในช่อื ของ SECI Model จาก Prof. Nonaka และ Dr. Takeuchi จาก Hitotsubashi

บทที่ 1 สาํ นกั งาน 17University โดยหลักการทีอ่ าศัย KM เปนแนวคิดจะมรี ปู ลักษณท ีแ่ ตกตา งจากสาํ นกั งานทวั่ ไปในปจจบุ ัน ทจ่ี ดั โตะทํางานใหพนักงานนั่งครอบครองเปน เจา ของคนละชดุ อกี ทง้ั ยังแบงพืน้ ท่ขี องแตล ะคนโดยใชพ าทชิ นั กนั้ หรอื อาจจัดหองทํางานทมี่ ีประตูปดอยางมิดชดิ ซง่ึ สงิ่ เหลาน้จี ะไมพ บเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสาํ นกั งานตามแนวคดิ ใหมน ีจ้ ะมีรปู แบบที่สามารถสรปุ ไดด ังนี้ 1. หอ งทาํ งานเปด โลง ไมม ีผนังก้ันใหเ ปนหองเลก็ ๆ ทาํ ใหผูบริหารสาํ นกั งานสามารถ มองเหน็ ไดทกุ มมุ ในสาํ นักงาน 2. โตะทาํ งานของพนักงานเปน โตะ ขนาดใหญท่ที ํางานได 4 ท่ีนง่ั เพ่อื ใหพนักงานทํางาน รวมกัน พนกั งานสามารถเปล่ยี นท่นี ัง่ ไดต ลอด โดยเลอื กน่ังกบั ใครกไ็ ดขน้ึ อยูกบั ภาระ งานท่ีจะตอ งไปทาํ งานประสานกับเพ่ือนรวมงานคนใดในชว งเวลานน้ั 3. พนักงานทุกคนจะมคี อมพิวเตอร Notebook และโทรศพั ทมอื ถอื โดยใชเ ปน เครื่องมือ ในการปฏบิ ตั งิ านท่โี ตะ ทาํ งาน บนโตะ จะมีเอกสารเฉพาะเทา ท่จี ําเปน ตองใชใ น ขณะนนั้ โดยจัดเกบ็ เอกสารใหอ ยใู นรปู ของเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส (E-Document) โดยเกบ็ ไวทเี่ คร่อื งแมข า ย (Server) พนักงานสามารถเรียกใชไ ดต ลอดเวลา ทําให สํานกั งานลดการใชก ระดาษ (Paperless) ใหม ากทสี่ ดุ โดยบรษิ ทั ไดจ ัดบา งสว นของสาํ นักงานในแตละชัน้ ของตกึ ทํางาน ตามภาระการใชงานออกเปน 4 สวน ดังน้ี 1. Base Zone เปน พ้ืนทสี่ ว นใหญข องหอ งทาํ งานท่ีพนกั งานจะหมนุ เวยี นกนั มานั่งทํางานเปน กลมุ ตามโตะทํางานทจ่ี ดั ไวโตะละ 4 คน งานสวนใหญเ ปนการประสานงานปรกึ ษางาน รวมถงึ การวางแผนการปฏิบตั งิ านรวมกัน ซึง่ กิจกรรมดังกลา วจะกอ ใหเ กดิ กระบวนการแลกเปลีย่ นทักษะประสบการณซ ่งึ กันและกนั ระหวา งพนักงาน 2. Creative Zone เปน สว นของสาํ นกั งานท่ีสวนใหญจ ดั ใหอ ยรู มิ หนาตา ง มจี อภาพขนาดใหญไวสาํ หรับแสดง หรือนาํ เสนอขอมลู พนื้ ทใี่ นสวนน้จี ดั ไวส าํ หรับการประชมุ อยางเปน ทางการของคณะทาํ งานกลมุ เล็ก ๆ เพอ่ื ระดมสมองหาแนวคดิ ใหม ๆ สว นเคร่อื งคอมพิวเตอรส ามารถเชอื่ มตอ เครอื ขา ยอนิ เทอรเ น็ตผา นท้งั ระบบมีสาย และไรสาย เพื่ออาํ นวยความสะดวกในการสืบคนขอมูล โดยหอ งประชมุ ขนาดเลก็ ในลักษณะน้ี สามารถปรับเปลย่ี นรูปแบบของหองใหเหมาะสมกับการใชงานไดอ ยา งสะดวก รวดเรว็ ตามความตองการ 3. Concentration Zone เปน สวนของสํานกั งานท่ีจดั ไวสําหรับการทาํ งานที่ตอ งการสมาธใิ นการทาํ งานเปนอยางมาก เชนการวางระบบโปรแกรมคอมพวิ เตอร หรืองานรา งแผนงานโครงการตา ง ๆ สํานักงานในสวนนจี้ ะถกู จัดใหเปน สัดสว น และมโี ตะทํางานเฉพาะบคุ คล

สํานกั งานอัตโนมตั ิ 18 4. Refresh Zone เปน สว นทีจ่ ดั ไวส ําหรับเปน ท่พี ักผอ นของพนกั งาน อาจประกอบไปดวยตูเ ครื่องด่มื แบบหยอดเหรยี ญ หรอื ทอี่ านหนงั สอื พมิ พ เพือ่ ใหพนกั งานทกุ แผนกสามารถใชส ําหรบั พบปะพดู คยุกัน ทาํ ใหไดท ําความรูจักเพอื่ นใหม ๆ อยางไมเ ปน ทางการ5.4 Home Office Home Office หรือ การประยุกตบ านใหเปนที่ทํางาน ซ่ึงการประยกุ ตบ า นใหเ ปน ท่ีสํานกั งานนน้ั ชวยลดตน ทุนเปน อยางมาก เน่อื งจากปจจุบันนค้ี าใชจา ยตาง ๆ เชน คาเชา คาเดนิ ทาง เปนตน สูงข้ึนเปน อยา งมาก ทาํ ใหตอ งลดคาใชจายบางสวนที่ไมจ าํ เปนบางสว นออกไปHome Office จึงเปน อีกทางเลอื กหนงึ่ ที่จะทําใหช ว ยประหยัดคา ใชจ ายในการดาํ เนนิ งาน การทาํ งานภายในบา นทาํ ใหมอี สิ ระในการทํางานเปน อยางสูง ทาํ ใหเปนเจานายของตนเอง ตลอดจนไดแ ตง ตัวตามสบายทุกวัน ไมตอ งเครยี ดในการไปทาํ งานใหท นั เวลาในชว งเชาซ่ึงถอื วา เปน การเร่ิมตน ธรุ กจิ สําหรบั บคุ คลทีม่ ที ุนนอ ย การออกแบบ Home Office การออกแบบ Home Office ตองคํานึงถงึ สง่ิ ตา ง ๆ ตอไปน้ี 1. อันดบั แรก สง่ิ ท่ตี องคาํ นงึ เปนอยางมากคือ พ้นื ทใ่ี นการทาํ งาน และความเปนสว นตวั การจดั พน้ื ท่ีทาํ งานควรแยกหอ งทํางานออกมาใหเ ปนกิจจะลกั ษณะ ไมย ุงเกี่ยวกบั สว นอืน่ ภายในบาน หรอืถามีงบไมเ พียงพอ อาจกน้ั ดวยพาทิชัน (Partition) หรอื ตูส งู เพ่ือแบง แยกพ้ืนทีอ่ อกจากหองอื่นเนื่องจากบางครง้ั อาจมกี ารเจรจาตอรองสญั ญากับลกู คา 2. อนั ดบั สอง สงิ่ ตอไปท่ตี อ งคํานึงกค็ อื โตะทาํ งาน สามารถเลอื กไดวาตองการโตะทํางานที่มขี นาดใหญ หรือถา บานมพี ื้นที่จาํ กัด อาจจะใชโ ตะ ทาํ งานทเ่ี ปนเคานเ ตอรติดริมหนา ตา งก็ได หากมีเพอ่ื นรวมงาน หรือพนักงานที่มาทํางานกบั เรา อาจตองคาํ นงึ ถงึ การจดั วางพ้นื ที่ทาํ งานใหเหมาะสม เนือ่ งจากพืน้ ที่ทาํ งานทดี่ ี และเหมาะสม จะทาํ ใหค นทํางานมสี มาธิ และทาํ งานไดม ีประสิทธิภาพสูงกวาคนทท่ี าํ งานในพืน้ ทีแ่ ออดั ตเู ก็บของ ก็เปนอีกสิง่ หน่งึ ท่ีตอ งคํานึง เนื่องจากสํานักงานอาจมีอุปกรณท ่ีจาํ เปน ตอ การใชงานตา ง ๆ เชน โทรศพั ท โทรสาร เคร่ืองคอมพิวเตอร เคร่อื งพรินเตอร ตลอดจนแฟมเอกสารและเอกสารตา ง ๆ ซึ่งสิ่งตา ง ๆ เหลานพ้ี รอมท่ีจะทาํ ใหหอ งทาํ งานยงุ เหยงิ จนไมอ ยากทาํ งานไดดงั นน้ั ควรท่ีจะเลอื กตทู ี่มหี นา บานปดแบบตาง ๆ ตลอดจนช้ันปรบั ระดับได นอกจากน้ีลิน้ ชกั ยงั มีหนา ท่สี ําคัญในการจดั เก็บกระดาษ หรอื แฟม เอกสารจําพวกแขวน และชว ยในการจัดระเบยี บเอกสารไดเปนอยา งดี

บทท่ี 1 สาํ นักงาน 19 3. อนั ดับสาม การวางแผนผัง (Planning) หองทํางาน หากหอ งทาํ งานมหี นาตาง หรอื ชองรบั แสงท่ีรับววิ ภายนอกทสี่ วยงาม ก็ควรจดั ตาํ แหนง ของโตะ ทํางานใหส อดคลองกบั หนาตา ง เพื่อชวยผอ นคลายเวลาทาํ งาน ทาํ ใหทํางานไดอยา งสบายตลอดทัง้ วัน 4. อันดบั สี่ คํานงึ ถงึ แสงสวา ง เนอ่ื งจากแสงสวางมีบทบาทสาํ คญั และชวยกระตุนใหเ กดิ ความรูส ึกอยากทาํ งาน การจดั โตะทาํ งานตดิ หนาตา งทําใหมองเหน็ ทศั นียภาพทสี่ วยงาม และทาํ ใหรสู ึกผอนคลายเวลาทาํ งาน และยังทาํ ใหไ ดรบั แสงธรรมชาตไิ ดอกี ดวยการจดั พื้นทีท่ าํ งาน (Zone Management)การจดั พื้นทท่ี าํ งานสามารถแบงไดเปน 3 สวนดงั นี้ 1. สวนสาธารณะ (Public Zone) สว นสาธารณะกค็ อื สวนดา นหนาของออฟฟศ สว นท่คี นจากภายนอกสามารถเขาถึงไดควรประกอบดว ย สว นตาง ๆ ดังนี้ สวนตอนรบั (Information) เปนสว นแรกของออฟฟศ หรือเปรยี บเสมอื นหนา ตาของสาํ นกั งาน และยังเปนสวนใหข อ มูลตาง ๆ ตอ ผมู าตดิ ตอ งานอกี ดว ย สวนพกั คอย (Waiting Area) ถา พนื้ ที่ภายในบา นมไี มม ากพอ สวนพักคอยอาจเปนสว นเดยี วกบั สว นตอนรบั เลยกไ็ ด แตถ ามพี น้ื ที่มากพออาจแยกออกไปเปน สว นตา งหาก อาจเปนท้งั ภายใน และภายนอกบา นก็ได แลว แตจดุ ประสงค และความสะดวก หรอื อาจตามสไตลของการตกแตงกเ็ ปน ได รปู ภาพ การแบง พน้ื ท่สี ว นพกั คอย

สาํ นักงานอตั โนมตั ิ 20 2. สวนกงี่ สาธารณะ (Semi Public Zone) สว นก่งึ สาธารณะ เปนสวนท่เี ช่อื มตอ จากสว นสาธารณะ ใชสําหรับเปน ทตี่ ิดตอประสานงาน ระหวางผูมาตดิ ตองาน และพนักงาน ควรประกอบดวย สว นตาง ๆ ดงั นี้ หอ งประชุม (Meeting Room) ควรเปนหอ งทีส่ ามารถเปด -ปดไดโ ดยสะดวก เผื่อกรณีทีต่ อ งการความเปน สว นตวั มากยิ่งขนึ้ อาจกนั้ ดวยผนงั กระจก ซง่ึ ทําใหร สู ึกไมอดึ อดั และควรเตรียมอปุ กรณต าง ๆ ท่ีใชใ นการประชุมไวใหพรอ ม เชน ทีวี ไวทบอรด เปน ตน สวนเอนกประสงค (Multi Function) อาจเปนสว นทีใ่ ชรบั รองลกู คา อาจทําเปนมมุคาเฟเ ลก็ ๆ ไวรบั รองลูกคา และพนกั งาน เพอื่ ใชเปนสวนพกั ผอ น หรือเปล่ียนบรรยากาศการทาํ งาน 3. สว นตวั (Private Zone)พืน้ ทสี่ ว นนแี้ บงไวส าํ หรับพนักงาน (Staff Only) ซึ่งจะไมอนญุ าตใหล ูกคาเขามาในสว นน้ไี ด ควรประกอบดว ย สวนตาง ๆ ดงั น้ี สว นทาํ งาน (Working Area) ควรออกแบบใหมบี รรยากาศทนี่ าทาํ งาน ไมใชส ีสนั ท่ีฉูดฉาด เพอ่ื ทาํ ใหมสี มาธใิ นการทาํ งาน และควรวางแผนเพอื่ ใหร องรบั เทคโนโลยตี าง ๆ ที่ชว ยสง เสรมิ การทาํ งานใหสะดวกรวดเร็วยง่ิ ขนึ้ ทเี่ กบ็ เอกสาร (File Storage) เอกสารเปน สงิ่ จําเปนสาํ หรบั ออฟฟศ ทกุ ประเภท ย่งินานวันเอกสารยง่ิ เพิม่ ขึ้นเปน ทวคี ณู ดงั นน้ั ควรเตรยี มสถานทเี่ พ่ือจัดเกบ็ เอกสาร เพอ่ื ใหสะดวกตอการคนคืน เปนตน สว นเตรยี มอาหาร (Panty) อาจใชร ว มกบั หองครัวของสว นพกั อาศยั เนื่องจากพนักงานอาจใชเปนทพี่ กั รบั ประทานอาหารกลางวัน ซงึ่ จะไดไมสงกลิ่นไปรบกวนสวนทํางาน

บทที่ 1 สาํ นักงาน 21 รปู ภาพ ลักษณะของ Home Office6 ขอบเขตการบรหิ ารสํานักงานในองคกร ลักษณะของการบริหารสาํ นักงานในแตละองคก ร อาจมีการบริหารงานทแี่ ตกตา งกนัออกไป โดยอาจมกี ารบรหิ ารโดยบุคคลเพยี งคนเดียว หรอื หนว ยงานเดยี ว ซึ่งเรยี กการบริหารแบบน้วี าง ”การบรหิ ารงานแบบรวมอํานาจ” แตเมื่อไหรก ต็ ามทีม่ กี ารมอบหมายงานบรหิ ารสํานักงานใหฝา ยตา ง ๆ รว มกันทํา เรียกวา ”การกระจายอาํ นาจ” ซ่ึงองคก รตาง ๆ สามารถที่จะประยุกต โดยอาศยั การผสมผสานระหวางการรวมอาํ นาจ และการกระจายอาํ นาจ เนื่องจากแตละวธิ ีจะมจี ุดเดน และจดุ ดอ ยทีแ่ ตกตางกัน กอนที่องคก รจะตดั สนิ ใจในการรวมอํานาจ หรือกระจายอํานาจ ตองมองถึงความเหมาะสมกบั ลกั ษณะของงานภายในสํานกั งานเสยี กอ น การจัดสํานักงานอาจทาํ ไดใ นกรณีใดกรณีหน่งึ ดงั ตอ ไปนี้

สํานักงานอตั โนมัติ 22 1. สถานทีต่ ั้งอยรู วมกนั และการจดั องคก ารแบบรวมอาํ นาจ 2. สถานท่ีตัง้ แยกกัน และการจัดองคการแบบรวมอาํ นาจ 3. สถานท่ตี ั้งแยกกนั และการจดั องคการแบบกระจายอาํ นาจ 4. สถานที่ต้งั อยรู วมกนั และการจดั องคก ารแบบกระจายอาํ นาจ โครงสรางของการบรหิ ารสํานกั งาน มอี ิทธิพลตอโครงสรางระบบสารสนเทศภายในสาํ นกั งาน ตลอดจนถงึ การพจิ ารณาในการจดั สรรเรื่องของวสั ดุอปุ กรณ ดงั นน้ั จึงควรพจิ ารณาถึงการบริหารสํานกั งานใหถ ถี่ ว นกอนเลอื กทจ่ี ะจดั การบริหาร ซ่ึงแยกพจิ ารณาไดด งั น้ี6.1 การจัดองคก ารสาํ นกั งานแบบรวมอาํ นาจ (Centralization) เปน การรวมกจิ กรรมทมี่ ลี กั ษณะคลายคลงึ กัน ซ่งึ ปฏิบตั ิอยใู นฝายตา ง ๆ ขององคก ร ใหอยภู ายใตการควบคุม การสง่ั การ การตดั สนิ ใจ และความรับผดิ ชอบของบุคคลหรอื หนว ยงานเดยี ว ขอ ดี1. ทําใหวธิ กี ารปฏบิ ัติงาน และการรบรหิ ารงานสามารถกาํ หนดเปนรูปแบบเดยี วกนั ทาํ ใหเกดิ มาตรฐานในการปฏบิ ตั งิ าน2. ตนทนุ ในการปฏบิ ตั ิ ”งานบริหารสาํ นักงาน” ลดลง เชน ตน ทุนในการบริหาร คาใชจา ยในดา นเคร่ืองจกั รสํานกั งาน วสั ดุ และบุคลากรจะลดลง เน่อื งจากลดการ ทาํ งานซํ้าซอ น สามารถใชร วมกนั ได3. บุคลากรเกิดความชํานาญเฉพาะอยา ง4. ทําใหม ีการประสานงานไดดยี ิ่งขึน้ ขอ เสีย5. การบริหารงานลาชา เพราะมขี ัน้ ตอนในการปฏบิ ัตงิ านมาก6. ไมสามารถสนองความตองการของผตู ิดตอ ไดทันทวงที เนื่องจากตองรอขอความ เหน็ ชอบจากสว นกลาง7. ผบู รหิ ารระดับสูงไมส ามารถควบคุมกจิ การไดทั่วถึง ในกรณที ่ีมีปรมิ าณงานมาก6.2 การจดั องคการสํานกั งานแบบกระจายอาํ นาจ (Decentralization) เปน การมอบหมายอาํ นาจหนาท่ี ความรับผิดชอบ การควบคมุ และการตดั สินใจใหหนว ยงานตา ง ๆ ภายในองคกร

บทท่ี 1 สํานักงาน 23 ขอดี1. การปฏบิ ัติงาน และการบรหิ ารงานเปน ไปอยา งรวดเรว็ ถกู ตอ ง และเหมาะสมกบั สถานการณแ ตล ะอยาง เนื่องจากเปนการปฏบิ ตั งิ านและการตดั สินใจโดยบุคคลทรี่ ู รายละเอียดของงานเปน อยางดี2. เปน การแบง เบาภาระของงานสว นกลางใหล ดลง3. บุคลากรมีการพัฒนาอยางรวดเร็วทางดานตา ง ๆ เชน ความเชอื่ มัน่ ในตนเอง การ บริหารงาน และการตัดสินใจ4. สามารถลดงานบางประเภทลงได เชน งานตดิ ตอ ที่ไมจาํ เปน ขอเสยี1. ถากระจายอํานาจมากเกนิ ไป ทาํ ใหการควบคมุ ดูแลไมท ั่วถงึ อาจทาํ ใหเกดิ ผล เสียหายได2. ตน ทุนในการปฏบิ ัติงานเพมิ่ ขน้ึ เชน ตนทุนเกย่ี วกบั เครอ่ื งจักร เครอ่ื งใช และวสั ดุ ตาง ๆ จะเพิ่มขึ้น3. รปู แบบวธิ ปี ฏบิ ตั งิ านและการบรหิ ารงานจะแตกตางกนั และบางหนว ยอาจไมมี มาตรฐานทีด่ พี อ6.3 การจดั องคการสาํ นกั งานแบบรวมอํานาจ และกระจายอํานาจ (Centralization and decentralization) การจดั องคการแบบนมี้ วี ตั ถปุ ระสงคทีจ่ ะชว ยแกขอเสยี ของท้งั สองแบบ จึงไดน าํ เอาการจดั องคก ารมาใชรว มกันทงั้ 2 แบบ โดยมี 2 ลกั ษณะคือ 1. กระจายอาํ นาจใหห นวยงานตาง ๆ รับผดิ ชอบในงานของตน และเพ่ือใหมกี าร ประสานงาน สาํ นักงานจงึ รวมอํานาจใหบุคคลหน่งึ ควบคุมงานของหนว ยงานตา ง ๆ 2. รวมอํานาจ ”งานบริหารสาํ นักงาน” ทส่ี ําคัญบางชนดิ ใหผ ูบริหารระดับสูงรบั ผิดชอบ และกระจาย “งานบริหารสาํ นักงาน” บางอยางใหห นวยงานตาง ๆ ควบคุม7 การวางแผนผงั สํานักงาน การวางแผนผังสาํ นกั งาน เปนการจดั การ การวางแผนในพนื้ ทใ่ี ชสอยภายในองคกรหรอื บริษทั เพอื่ จดั วางองคประกอบตาง ๆ ไดแ ก อปุ กรณเ ครอื่ งมอื เครอื่ งใชสํานกั งาน อปุ กรณคอมพิวเตอร ระบบการตดิ ตอส่ือสาร เพื่อใหแ ตละสว นมคี วามสมั พนั ธก ับลกั ษณะการทํางาน

สาํ นักงานอัตโนมัติ 24ดังนนั้ ในการวางแผนสาํ นกั งานจงึ ตองพิจารณาถึงความตองการของสาํ นักงานเปน สวนรวม ผูทาํหนา ทีว่ างแผนสาํ นกั งานตอ งสามารถคาดคะเนความเปลย่ี นแปลงทอ่ี าจเกดิ ข้ึนไดใ นอนาคต และท่ีสาํ คัญผทู าํ หนา ท่วี างแผนสาํ นักงานตองเขา ใจถงึ ลกั ษณะงานภายในสาํ นกั งาน เพอื่ ใหก ารทาํ งานเกิดประสิทธิภาพมากที่สดุ รปู ภาพ ตัวอยางการจดั ผงั ของสาํ นักงานรปู ภาพ ตวั อยางอาคาร และผังสํานักงานของ Tokyo Tech Office Thailand

บทท่ี 1 สํานักงาน 257.1 ความสาํ คัญของการวางแผนผงั สํานกั งาน การวางแผนผังสาํ นกั งานทาํ ใหร ะบบการทาํ งานภายในสํานกั งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งข้นึ ซึง่ กอใหเกิดความสําคัญตอ สํานักงาน ดังนี้ 1. ชว ยใหบคุ ลากรสํานกั งานสามารถผลิตงานไดร วดเร็ว เรยี บรอ ย และไดผลดี ยิ่งขน้ึ ผลผลติ ท่เี กิดข้นึ จากสํานักงานน้นั สวนหนง่ึ มาจากการวางแผนผงั สาํ นกั งาน เนอ่ื งจากถา ทําการวางแผนผังสาํ นกั งานไดไ มด ี อาจทําใหการปฏบิ ัตงิ านเกดิ การไมคลอ งตัว เกดิ ความสบั สนในการทํางาน ถาทําการวางแผนผังสํานักงานไดดี ทาํ ใหผ งั การทาํ งาน (Flow) ของแตล ะแผนก สามารถทีจ่ ะทาํ งานเชือ่ มตอกนั ได ทําใหไ มตอ งเสียเวลาในการเดนิ ของงาน ซงึ่ กอใหเกดิความรวดเรว็ ในการทํางาน รูปภาพ การจดั พน้ื ทก่ี ารทาํ งานทมี่ อี ยอู ยางจํากัด 2. ชว ยใหสํานักงานประหยัดคาใชจาย เมือ่ ผทู ําหนาที่วางแผนสาํ นกั งาน วางแผนสํานกั งานไดอ ยา งเหมาะสม เชน จดั ใหก ลุมงานทีม่ ีลักษณะงานทส่ี อดคลอ งกนั อยูใ นกลุม เดยี วกนั จดั ใหมวี ัสดุอปุ กรณที่ครบครันพรอ มใชงาน จะเปนสวนท่ที าํ ใหลักษณะของงานเดนิ ไปไดอ ยา งสะดวก และมปี ระสิทธิภาพ ซ่งึ มสี ว นทําใหประหยดั คา ใชจา ยภายในสํานกั งานไดเปน อยางดี เชน อาจประยกุ ตใชร ะบบเครอื ขา ยคอมพวิ เตอร ทาํ ใหในสาํ นกั งานสามารถใชงานพรินเตอรร วมกัน ซ่ึงกอใหเกิดการประหยดังบประมาณในการซอ้ื วสั ดุอปุ กรณ เปนตน

สํานักงานอตั โนมตั ิ 267.2 วิธีการวางแผนผังสาํ นักงาน 1. จดั หาแผนผังของบรเิ วณทจ่ี ะวางแผนผังสํานักงาน 2. ประมาณการเน้ือทข่ี องบรเิ วณทีจ่ ะใชเ ปน ทางเดินทางสว นกลาง 3. ศึกษาลักษณะงานที่ตองปฏบิ ตั ใิ นเน้อื ทบี่ รเิ วณน้นั ๆ แตละงาน 4. ประมาณการปริมาณเน้อื ท่ี ขนาด ชนดิ และรูปแบบของเนอ้ื ที่ 5. จาํ แนกประเภทของพนักงานในสาํ นักงาน 6. ปรกึ ษาหัวหนา พนกั งานในแตล ะแผนกเพอ่ื ศึกษาลักษณะงาน 7. วางระเบยี บเกยี่ วกบั การใชห รือการงดเวน ในเนอื้ ทแ่ี ตล ะสว น 8. จัดทํารา งสํานกั งาน ตามสว นของเน้ือที่ และวสั ดุอุปกรณท่ีจะใชในเนอ้ื ท่ีนนั้ 9. จัดทาํ เครอื่ งหมายบอกทางเดินของงาน สายโทรศัพท ไฟฟา และช่ือพนกั งาน 10. ตรวจสอบ และแกไขดัดแปลงแผนผงั สํานกั งาน เทา ทจี่ ําเปน 11. สงแผนผงั สํานกั งานใหฝ ายบริหารพจิ ารณา7.3 สงิ่ ท่ีสาํ นกั งานจะตอ งพจิ ารณากอ นท่จี ะมกี ารตกแตงสาํ นกั งานใหม 1. ประสทิ ธิภาพการใชง านของอปุ กรณตาง ๆ 2. ศกึ ษาระบบการทาํ งานในแตละแผนก 3. ประเภทของคอมพิวเตอร และอุปกรณทีใ่ ช 4. คาใชจ ายทีใ่ ช (การปรบั ปรงุ เปลีย่ นแปลงภายใน, อายกุ ารใชง าน) 5. ความเหมาะสมกบั เนอ้ื ท่ีในสาํ นกั งาน โดยใหเ หมาะสมกับงานแตล ะประเภท 6. การเลือกกลมุ สีโดยใหเหมาะสมระหวางสภี ายในกับเครอ่ื งใชวสั ดตุ กแตง อ่ืน ๆ 7. ระบบการจดั เกบ็ เอกสารและขอมูล 8. การขยายงาน หรือการเปลีย่ นแปลงในอนาคต 9. สรา งภาพพจนใ หก ับองคการธุรกจิ และสรา งบุคลกิ ภาพของธรุ กจิ

บทท่ี 1 สํานกั งาน 27 รปู ภาพ การจดั การพนื้ ทีภ่ ายในสํานกั งานใหเกดิ ความเปนระเบยี บเรยี บรอย8 ควรจัดสาํ นกั งานเพอ่ื อะไร สํานักงานนน้ั เปรียบเสมือนหนาตาขององคก ร เน่อื งจากบางองคก รอาจใชเ ปนสถานที่ท่ีใชต อ นรบั ผมู าเยือน ดงั น้นั จงึ ควรท่ีจะจดั ระเบยี บสํานักงานเพื่อจดุ ประสงคดังตอไปนี้ 1. เพอ่ื ความเปน ระเบยี บเรยี บรอ ย 2. เพ่ือความเปนระเบยี บเรียบรอ ย 3. เพ่อื ความสะดวกในการควบคมุ ดูแล และส่ังการ 4. เพื่อใหสอดคลอ งกับสายงาน และใหเ กิดความคลองตวั ในการทาํ งาน 5. เพ่อื จัดสิง่ อํานวยความสะดวกใหอยใู กลก บั ผปู ฏบิ ตั ิงาน 6. เพือ่ ใหมสี ภาพแวดลอ มทเ่ี หมาะสมในการทํางาน 7. เพ่อื ใหสามารถใชประโยชนจ ากพนื้ ที่ไดอ ยา งเตม็ ที่ 8. เพอื่ ใหบคุ ลากรในสํานักงานเกดิ แรงจงู ในในการทาํ งาน เพ่ือทาํ งานไดอ ยางมี ประสิทธภิ าพ

สาํ นกั งานอตั โนมัติ 28 รปู ภาพ การจดั ตกแตงสาํ นกั งานในลักษณะตา ง ๆ

บทที่ 1 สาํ นกั งาน 29แบบฝก หัดทา ยบทที่ 11 บทบาทของสาํ นกั งานท่มี ตี อ องคกรเปนอยา งไร และมีความสําคัญตอ องคก รมากนอ ยแค ไหน2 รูปแบบของสาํ นกั งานในปจ จุบันแบง ออกเปน ก่ลี กั ษณะท่ีสาํ คญั3 ลกั ษณะของการบริหารสํานักงานแบง ไดเปนกป่ี ระเภท แตละประเภทมคี วามสาํ คัญ แตกตา งกันอยา งไร4 ผูป ฏิบตั งิ านทอี่ ยูภ ายในองคกรสามารถแบงออกเปนกป่ี ระเภท และมีประเภทอะไรบาง5 กอนทจ่ี ะวางแผนผังของสาํ นกั งาน ควรท่ีจะคาํ นงึ ถงึ สงิ่ ใดเปน สาํ คญั เพราะอะไร