De EventManager| 7

derde editie 2014 www.deeventmanager.nl Persoonlijk: Henkjan Smits G14 special Waar vind ik de eventafdeling? Cool gezins- evenement

Adv PINO

4 Henkjan Smits: JONG EN GASTVRIJ Bühnensucht Met groot genoegen las ik bij de voorbereiding18 G14 special, van deze editie dat de jonge garde 10 pagina’s eventmanagers gastvrijheidhoog in het vaandel heeft staan. Roelof Jansen en Dennis54 Inspire 2014 Droog, ook (toevallig?) jonge honden, hebben van gastheerschap zelfs hun vak gemaakt en8 Ook de toiletjuffrouw is gastvrouw vertellen daarover in het thema-artikel van11 Extra hand/oog/oor voor de eventmanager deze EventManager.12 Nieuwe leden GvE16 Drie musea gefuseerd De raadsleden van de G14 noemen in hun30 3e editie Amsterdam Light Festival groepsgesprek gastvrijheid zelfs ‘de rode draad’32 Dat verzin je niet! in de eventorganisatie in de komende jaren.34 Nieuwe leden FEP En gelijk hebben ze! Wat je ook onderneemt in36 London revisited onze sector, het is de gast die centraal moet38 Royaal uitpakken, Haagse Museumnacht 2014 staan. Dus: hoe mooi de techniek ook is van42 Power 2 the People Momice of van een van de andere deelnemers44 Boekbespreking aan de Themadag Nieuwe Technologie, je moet46 Schrappen in het decor je blijven afvragen of en hoe de gast op jouw48 Inspire inspireert event ermee gediendis.50 Waar vind ik de eventafdeling?52 Wij vertrouwen op onze eigen ideeën Henkjan Smits heeft het in zijn interview onder54 Inspire 2014 meer over het belang van de BHAG: the Big56 Momice Hairy Audacious Goal. Voor NASA en John58 English please! Tio Eventweek 2014 F. Kennedy was dat in de jaren ’60 ‘to put a60 Van hype naar icoon man on the moon’. Voor de eventbranche64 Technologie als gamechanger zou de BHAG vergelijkbaar gedurfd moeten68 Cool gezinsevenement zijn. Bijvoorbeeld: ‘de gast een onvergetelijke70 The lady M farewell interview beleving bezorgen’. In positieve zin uiteraard…72 Leon belt met … Marjan Stoker Ik vraag me af: gaan we van het hedonistische ik-tijdperk weer naar het jij-tijdperk? Stellen we het belang van die ‘jij’, ofwel de eventbezoeker, weer voorop? Ik hoop het van ganser harte! Daarom deed het mij bijzonder veel deugd (een uitdrukking die genadeloos onthult van welke generatie ik ben) om te lezen dat jonge eventmanagers het begrip gastvrijheidvolledig omarmen. Ik wens je veel leesplezier. Leon Kruitwagen, hoofdredacteur COVER: 3 Corneille, Fête Nocturne. 1950 Collectie Cobra Museum voor Moderne Kunst Amstelveen. Wil je een event laten plaats vinden in de nabijheidvan dit werk van Corneille en van andere Cobra kunstenaars? Ga naar www.cobra-museum.nl/nl/zaalverhuur

4 Foto: Elvin Boer

“Ik had altijd al Bühnensucht”Als iemand weet dat de X-factor je gegund moet worden door anderen, is het Henkjan Smits. Niet omdathij indertijd als juryvoorzitter van Idols de term introduceerde. Maar vooral omdat hij weet dat 50% vanNederland hem die X-factor niet gunt. Puur als reactie op zijn tv-optredens. “Is niet erg, hoor. Wel lastig,want het kost me werk.” Daar laat hij zijn humeur niet door beïnvloeden. Sterker nog, dat humeur is altijdgoed, zelfs bij persoonlijke of zakelijke tegenslagen. ‘Echt waar, hand op mijn hart.’Tijdens Inspire 2014 (zie pagina 54) verzorgde Henkjan Smits in samenwerking met masseuse Yvette Nesselaarworkshops onder de titel ‘de relaX-factor’. Hij schetste daarbij hoe je kunt werken aan persoonlijk succes, terwijl zij metstoelmassages de stressfactoren te lijf ging. Zijn verhaal in een notendop: de X-factor ontstaat uit synergie van ondermeer jouw passies, talenten, doelen en imago’s, maar bestaat echt alleen maar bij de gratie van communicatie.Je speeches zijn heel Je kunt alleen maar 5persoonlijk meevallen?“Ik dacht dat authenticiteit het allerbelangrijkste was voor “Ik hadaltijdal wat Herman BroodBühnensucht noemde.je X-factor, maar ik heb ontdekt dat consistentie minstens Was als 20-jarige zanger-gitarist van de band No Holdingzo belangrijk is. Ik heb verschillende dingen gedaan op tv Back, terwijl ik met mijn zangtalent zeker niet door deen daarbuiten – muziekproducer, jurylid, tv-presentator, Idols-jury zou zijn gekomen. Maar het was een middel ombusiness coach en spreker – en ik durf met de hand op mensen te entertainen, ik praatte bij optredens vooralmijn hart te zeggen dat ik in elke rol authentiek was, maar tussen de nummers door. Daar ligt mijn talent en keynotevoor veel mensen was het niet consistent. Vandaar die speeches geven vind ik nu dan ook een van de leukste50% Nederlanders van wie ik niet de X-factor krijg, omdat dingen om te doen.ze vinden dat wat ik doe niet klopt. Of ze zeggen ‘wat een Als spreker hebben mensen vaak weinig verwachtingenenorme stap heb je gemaakt, van muziek naar bedrijven van me. Misschien niet meer dan ‘o ja, die dikke van Idols’.coachen’. Maar ik was altijdal coach, sterker nog: ‘mensen Ook bij de Inspire-workshops waren er toehoorders methelpen het beste in zichzelf naar boven te krijgen’ is een zo’n uitdrukking van ‘kom maar op’. Dat zijn cadeautjes, dievan mijn grootste kwaliteiten.” moet ik in 5 minuten om zien te krijgen. En als dat lukt, dan ga je vliegen, samen met je publiek.”

Interview en tekst: Leon Kruitwagen en Carla van ElstDe X-factor hebben Hoe krijgt mijn team en houden de X-factor? “Je moet weten wie je bent en daarvoor is zelfonderzoek “Je hebt talent nodig om een instrument te nodig. Niet één keer, maar doorlopend. Weten wat je bespelen, maar een team om muziek te maken. onderscheidende kwaliteiten, talenten en passies zijn. Ga Definieer gezamenlijk de BHAG, Big Hairy te rade bij mensen om je heen – familieleden, vrienden, Audacious Goal, ofwel een gedurfde doelstelling collega’s – om te weten hoe je overkomt. Vraag ze: waar in één zin. Een voorbeeld: ‘to put a man on the benijdje me om, wat zijn mijn punten voor verbetering? moon’’, de BHAG van Kennedy/NASA in 1961. Focus op je positieve punten, je hoeft echt niet alles te kunnen. Communiceer die BHAG luid en duidelijk, binnen en buiten je team, zodat alle gelopen Stel jezelf ook de vraag wat je doelen zijn, voor deze dag, paden en genomen beslissingen leiden tot die deze week, deze maand. Of schrijf op hoe je leven er over 5 richtinggevende stip aan de horizon. jaar uit zou kunnen zien, als je onbegrensde mogelijkheden had. Ik hou wel van mijmeren over onbegrensde Noodzakelijke eigenschappen binnen je team: mogelijkheden. En dan bedenken: wat weerhoudt me open en transparante communicatie, onderling eigenlijk? Zo kom je tot de vragen die ertoe doen en ga je respect, synergie van talenten. denken in mogelijkheden in plaats van bezwaren.” Hanteer de stelregel: een briljant idee van één is De 55-plusser in de het briljante idee van allen. eventbranche Sta open voor inbreng van anderen buiten het “Talenten, kwaliteiten en passies veranderen met de jaren. team. Omdat je leert, jezelf ontwikkelt. Bovendien ontwikkelt alles om je heen zich en zeker in onze tijdgebeurt dat in een En last but not least: wees onderscheidend. Wat hoog tempo. Daar moet je in meegaan. Want jouw enorme maakt jouw team bijzonder?” ervaring is je grote voordeel. Als je die ervaring, met bewezen resultaten, kunt verbinden met de mogelijkheden Meer info over Business X-factor van deze tijd heb je echt iets unieks te bieden. Ga nooit uit van frustraties als ‘de branche is zo veranderd, ik heb niets Henkjan Smits was bij Inspire 2014 als spreker/ meer te bieden’. Mocht je een leidinggevende treffen die dagvoorzitter van Assemblee Sprekersbureau. wel zo denkt, vraag hem of haar dan om feedback op wat Wil je hem boeken voor jouw bedrijfsevent? Kijk je presteert. Dat is trouwens iets wat iedereen zou moeten op pagina 63 voor de speciale Inspire-actie. doen, niet alleen de 55-plusser.” Marktverandering is een gegeven6 “Mijn voordrachten zijn gelardeerd met voorbeelden uit de entertainmentbranche, dus ook de teloorgang van de platenindustrie in de jaren ’90 komt aan bod. Ik realiseer me heel goed dat er nu ook allerlei branches zijn die het zwaar hebben, omdat hun markt radicaal veranderd is. Die niet hebben geleerdvan de kop-in-het-zandvan de platenindustrie destijds. Ik zeg zeker niet ‘doe het op mijn manier en dan komt het wel goed’. Maar ik denk dat het beter is als mensen bereidzijn om mee te gaan met de veranderingen. Flexibel zijn en out of the box denken. Wat zijn jouw mogelijkheden op die veranderde markt?”

ZAKELIJKE EVENEMENTENPRIVÉ FEESTENPUBLIEKE EVENEMENTENTIJDELIJKE ACCOMMODATIES MTAEENSTSEENN® 7 MAATWERK OP LOCATIEHet organiseren van een evenement in Nederland kent altijd een onvoorspelbare factor: het weer. Maessen Tenten maaktmet een uitgebreid assortiment aan overkappingen, van sfeervolle flextent tot aluminium tenthal, gegarandeerd een eindeaan deze onzekerheid. Of het nu gaat om een zakelijk evenement, privé feest of het realiseren van een semi-permanentelocatie; met Maessen Tenten is de oplossing nooit ver weg en zijn de mogelijkheiden talrijk. Maessen Tenten is al sinds 1995een graag geziene partner op veel evenementen, festivals en particuliere gelegenheden. Het bedrijf kenmerkt zich doorkwaliteit, flexibileit en vernieuwing. Weer of geen weer: op Maessen Tenten kunt u bouwen ! www.maessententen.nl ZAKELIJKE PRIVÉ PUBLIEKE TIJDELIJKEEVENEMENTEN FEESTEN EVENEMENTEN ACCOMMODATIES

Vraag tijdens de lunch je collega’s eens naar hun slechte DE GAST STAAT CENTRAAL ervaringen in een restaurant of hotel. Binnen 10 minuten Roelof Jansen en Dennis Droog hebben beiden van heb je zoveel verhalen dat je er een boek over kunt gastheerschap hun vak gemaakt. Zij benadrukken: alles, schrijven. Hetzelfde geldt voor hospitality-missers tijdens alles, álles draait om de gast en om persoonlijke aandacht evenementen. voor die gast. Zonder gast geen horeca-omzet, zonder gast geen evenement. Daarom instrueren en trainen zij mensen Hoe kan dat? Hoe kan het dat in de gastvrijheidsindustrie waar ze mee werken, om zich continu bewust te zijn van fouten worden gemaakt op het gebiedvan gastheerschap? de gast. “Je moet voortdurend reageren en acteren op je Simpelweg vanwege de universele waarheid ‘waar gehakt gasten,” zegt Roelof Jansen. Niet alleen als er iets mis gaat of wordt, vallen spaanders’? Of heeft het ermee te maken dat dreigt te gaan, het is altijdbelangrijk om open te staan voor in the end, ongeacht alle sterrenkwalificaties en andere je gasten. Dennis Droog hamert erop dat letterlijk iedereen toeters en bellen, de kwaliteit afhangt van de één-op- “van gastheer tot beveiligingsman en toiletjuffrouw” een één ontmoeting tussen de gast en de medewerker? Een vriendelijk woord heeft voor elke gast: “Goedenavond, van ontmoeting die goedkan gaan, maar net zo hardfout als harte welkom, fijne avond gewenst, ik hoop dat u genoten die medewerker toevallig zijn dag niet heeft. heeft en goede reis naar huis. Simpele dingen, maar als je het echt en oprecht meent geef je mensen het gevoel dat er aandacht en interesse voor ze is.”8

EEN EXPERTVIEW Roelof Jansen werkte ruim 10 jaar alsEr zijn verschillende oorzaken aan te wijzen voor de eventmanager. Startte in 2013 zijn eigen bedrijfmissers in de gastvrijheidsindustrie, zeggen de experts. “GAST.”: professioneel Gastheerschap en Advies,Ten eerste zijn er manco’s in de organisatie zelf: gebrekkige Service en Training op het gebied van hospitality.voorbereiding, slechte aansturing of miscommunicatie. Werkt als gastheer in opdracht van locaties alsTen tweede kan de hectiek van het werk tot fouten leiden. Glazen Ruimte, Watergoed. Is daarnaast docentEn ten slotte heb je soms te maken met niet goedopgeleid Eventmanagement bij de Haagse Hogeschool énof ongemotiveerdpersoneel. restaurantmanager van RestaurantVoorEenMaand van chef-kok Ramon Beuk. Zie ook Nieuwe FEP-Aan vrijwel al die oorzaken is iets te doen, voor wie er oog leden op pagina 34.voor heeft. Ook hier is persoonlijke aandacht de basis.Roelof Jansen: “Als jij wilt dat er persoonlijke aandacht Stagiairesis voor de gast, dan moet die aandacht er achter de Hotels, restaurants en evenementenlocaties dieschermen ook zijn. Ik ben óók gastheer voor de mensen stagiaires inzetten, zonder back-up, voor de directewaar ik mee werk, ik moet ze laten zien dat ik ze gezien klantcontacten gaan zelf in de fout. Dennis Droog:en gehoord hebt. Dat wordt vaak vergeten. Bij een partij “Dat kun je de stagiaire niet kwalijk nemen, die is vaakvoor 3000 gasten, zijn er 250 mensen aan het werk. Dat doodongelukkig in die positie. Als ik daarmee moetmoet een gesmeerde machine zijn: mensen die zich op werken, omarm ik ze. Help ze om er het beste van tehun gemak voelen, die weten dat ze belangrijk zijn in het maken: ‘Je denkt dat je het niet kunt, maar dit zijn deverhaal.” tools voor vandaag en daarmee kun je het wél, let maar eens op!’ Dat geeft ze zelfvertrouwen.”EEN GESTROOMLIJNDE ORGANISATIEGastheerschap begint met voorbereiden. Vooraf nadenkenover wat de gast tegen kan komen, de routing nalopen endan met het projectteam om de tafel om alle gesignaleerdeproblemen te tackelen. Wat gebeurt er als iedereen tegelijkaankomt, waar staan parkeerwachten, kunnen mensenzien waar ze heen moeten en waar de toiletten zijn? Dezefase is des te spannender bij tijdelijke locaties. DennisDroog: “Bij een muziekfestival als Concert at Sea is hetecht heel belangrijk om te zien hoe je de mensen zonderfouten van A naar B krijg.” 9 Dennis Droog is mede-eigenaar van B&D Catering Hospitality & Support en van Brasserie Het Gemaal. Daarnaast verzorgt hij hospitality bij grote evenementen in ZiggoDome.

Tekst: Carla van Elst & beeld: Jordi Wallenburg Verder staat of valt elk project met interne communicatie: PERSONEEL de briefing vooraf en de aansturing tijdens het werk. Bij Onopgeleid of ongemotiveerd personeel is natuurlijk een een briefing vertel je de – veelal tijdelijke – medewerkers heet hangijzer in de gastvrijheidsbranche. Medewerkers van die dag wat zij in hun rol specifiek moeten weten. die van niets weten, oogcontact met de gasten vermijden Du-uh, zegt nu iedereen. Maar de experts weten dat die (“geen vragen graag”) of een ongeïnteresseerde indruk briefing nog niet overal vanzelfsprekend is. Of onvolledig maken. Het mag niet voorkomen, maar het gebeurt wel. kan zijn. “En dan heb je een ploeg mensen die niet weten Opvallend is dat beide hospitality-experts er begrip voor wat ze moeten doen en straks wegkijken als gasten op ze hebben omdat, zo zeggen ze, die mensen misschien slecht afkomen om iets te vragen,” aldus Roelof Jansen. geïnstrueerd zijn en daardoor zenuwachtig of gewoon niet geschikt of te jong voor hun taak. In hun eigen team zien “De projectmanager is leading,” vult Dennis Droog aan, “die ze dat als een uitdaging. “Ik vraag ze of ze plezier hebben moet zorgen dat de trein op gang komt en blijft rijden. Als in hun werk en waarom ze dingen moeilijk vinden,” zegt er één persoon verkeerd wordt aangestuurd of even niet Roelof Jansen. “Dan kunnen we ook zoeken naar een plek heeft opgelet, heb je een wagonnetje dat ontspoort en alle waar ze beter tot hun recht komen.” andere daarachter gaan dan mee.” Dennis Droog selecteert regelmatig personeel, voor zijn DE HECTIEK eigen bedrijf en voor opdrachtgevers. “Dan ga ik voor de Soms is het zo druk, zegt Roelof Jansen, dat je je laat mensen met een open uitstraling en plezier in het werk, niet verleiden om met futiliteiten bezig te zijn, in plaats van met voor degene met honderd jaar ervaring die alleen uurtjes je gasten. Je laat je leiden door je cue-list en je checkpoints. wil draaien.” Hij werkt graag met jongeren die aanleg “De kunst is om dan even een stapje terug te doen en je hebben, maar het vak nog moeten leren. “Op mensen bewust te zijn van waar het om draait: de gasten die jou afstappen durft niet iedereen, dat kan ik je leren.” nodig hebben en die jij nodig hebt. Want zonder gasten geen evenement, hè? Ervaren mensen doen continu dat Investeren in mensen stapje terug. Als ik gastvrijheidstrainingen geef, vertel ik Een observatie van Leon Kruitwagen in 2013, in een dat je heel eenvoudig kunt scoren bij je gasten. Namelijk column in Greater Venues: dat locaties wel miljoenen als je weet waarmee je ze kunt verrassen. Stapje terug en investeren in hun ‘stenen’ maar vaak geen dubbeltje nadenken: wat zijn hun verwachtingen, de basic needs in hun mensen. Met als gevolg dat de gastvrijheid waaraan ik gewoon moet voldoen, waarmee overtref ik die er ondermaats is. Is dat inmiddels verbeterd? “Nee. verwachtingen en wat is iets wat ze echt niet verwachten? Ik wijt het aan slechte managers die, in plaats van Dat laatste is de wow-factor, en al bereik je dat maar één geld steken in goed opgeleid personeel, stagiaires keer per dag, je moet je continu ervan bewust zijn dat je of junioren inzetten op cruciale plekken. Omdat ze dat kunt doen voor mensen.” alleen maar geïnteresseerd zijn in de opbrengsten. Zij zouden er goed aan doen zich te realiseren dat gasten die zich goed behandeld voelen, meer rendement opleveren.”10 WAT ALS HET FOUT GAAT? Ook goedopgeleide mensen die gepassioneerd het vak uitoefenen, maken fouten. Zo ook bij partijen die geleid worden door Roelof en Dennis. Ze zijn eensgezind over de juiste aanpak: eerst de zaak voor de klant oplossen, dan pas uitzoeken hoe de fout gebeurd is en als het kan dat later nog even gaan uitleggen bij die klant. “Toon empathie,” is het advies van Dennis, “de klant heeft misschien niet altijd gelijk, maar het is correct om de fout toch altijd bij jou of de organisatie te leggen.”

*Doorhalen wat niet van toepassing isVan de assistent-manager die ook verantwoordelijk Roze statafelsis voor de bedrijfsevenementen tot de zeer ervaren Die patronen kunnen van alles zijn: je te veel laten overruleneventmanager. Allemaal kunnen ze tijdens hun werk door je team, structureel te veel stress vlak voor een deadline,weleens behoefte hebben aan een sparringpartner, een vaak in de knoei komen met timemanagement. Aan wie vraagmentor. Aan iemand die langs de zijlijn meekijkt en je dan hulp? Je baas, je collega, je echtgenoot, je besteadviseert. Eventcoach Leonie Martens springt in. vriendin? Of aan iemand die weet wat jij doormaakt en voldoende ervaring, inlevingsvermogen én netwerk heeftTel de ervaring in eventmanagementland en de drive om om samen het eventtraject aan te gaan. Leonie: “Soms help25 jaar kennis over te brengen bij elkaar op en je hebt de ik iemand zijn of haar gedrag inzichtelijk te maken om zo‘eventcoach’: Leonie Martens. Veel mensen organiseren een het werkproces optimaal te krijgen. Soms ben ik een extraevent naast hun reguliere taken binnen een organisatie. Dan meedenker bij het bepalen van de doelgroep en de vormis een coach, mentor of adviseur een uitkomst. “Fulltime van een evenement. En soms word ik ingevlogen om teeventmanagers zijn uiteraard capabele professionals,” helpen knopen door te hakken.” De eventmanager blijft dealdus Leonie. “Zij wéten hoe je een event organiseert. Maar eindverantwoordelijke, benadrukt ze. “Ik laat de beslissingenook zij komen weleens patronen tegen waarmee ze anders altijd aan hem of haar zelf over. Dat is onderdeel van hetwillen leren omgaan. Dan is het fijn om iemand naast je te leerproces. Wil jij roze statafels? Dan zal ik niet roepenhebben die het vak begrijpt.” dat ik dat spuuglelijk vind, maar zal ik vragen: waaróm? Gaandeweg moet dan blijken of je die roze statafels echt goedoverdacht inzet.” Niemand kan álles Tekst: Shirley Brandeis Noem Leonie Martens niet de expert. Nee, zij is de vakspecialist en haar expertise is haar netwerk en haar jarenlange ervaring. En die ervaring leert dat veel eventmanagers – de corporate professionals, de zelfstandigen en de communicatiemedewerkers die ook bedrijfsevenementen organiseren – denken dat ze alles maar moeten kunnen. De eventcoach schudt haar hoofd: “Niemand kan álles. Niemand heeft altijd voldoende handen en tijd om alles te regelen. Soms heb je iemandnodig. Iemandbinnen het bedrijf óf een eventcoach, een neutraal iemandvan buiten.” Werktips van Leonie 11 Blijf niet hangen in je eigen ongemak als je ziet dat iets mis dreigt te gaan. Bespreek het! Bedenk voor een vergadering wat je bij je collega’s wilt bereiken. Wil je ze confronteren of enthousiasmeren? Kijk per dag kritisch naar je agenda en scheid hoofd- en bijzaken.

In deze editie van De EventManager stellen zes nieuwe Genootschapsleden zich voor. Op ons verzoek beantwoorden ze de volgende vragen: Hoeveel evenementen per jaar? Op welk recent evenement was het je meest trots? Thema Gastvrijheid: Heb jij tips hoe je je gasten zich gewaardeerd kunt laten voelen?‘Zorg dat de locatie ‘Durf de juiste vragen perfect aansluit te stellen’’Rogier Riemersma | Petra Hillenius | Eventmanager Saxion University of AppliedEventmanager Jumbo Supermarkten BV Sciences/ Hospitality Business School“Bij Jumbo Supermarkten organiseren wij ongeveer 100 “Onze eerste- en tweedejaars organiseren met elkaarevenementen per jaar. Mijn focus als eventmanager op jaarbasis ongeveer 100 evenementen. Ze doenligt daarbij vooral op de sportieve en externe events. dat in groepjes; zo leren ze goed samenwerken. DeVitaliteit en gezond leven spelen binnen Jumbo in evenementen zijn divers in grootte en in opzet; eenhet kader van duurzaam ondernemen een grote rol. kleine netwerkborrel, een grote bijeenkomst of eventsDaarnaast organiseren wij informatiebijeenkomsten voor van een aantal dagen. Onze studenten worden altijdonze medewerkers, relaties en leveranciers.” begeleid door professionals uit de evenementenwereld.” “Wat alle evenementen interessant maakt, is de brede “Ik doe de studenten te kort als ik er één evenement doelgroep: van de kantoormedewerkers en mensen van uitlicht. In de praktijk blijkt dat ieder zijn of haar eigen de distributiecentra tot en met onze klanten. Alle lagen talent anders ontwikkelt. Alle stappen die ze zetten en disciplines zijn aanwezig. Daarop stemmen we het zijn waardevol, of ze het nu groot aanpakken of niet. programma vanzelfsprekend af.” Een klein evenement kan ongelooflijk goed in elkaar zitten. Belangrijk is dat ze in staat zijn om positief te “Bij Jumbo stellen we de klant centraal in alles wat verrassen.” we doen. Goed gastheerschap is een eerste vereiste en bij alles ons uitgangspunt. Niet alleen op de “Hospitality is vooral: de juiste vragen durven te stellen. werkvloer, ook bij evenementen. Iedereen moet zich Dat lijkt simpel, maar gastvrijheid en een succesvol welkom voelen, zowel de externe als de interne klant event beginnen vaak met de juiste intake. Wat je de en onze medewerkers. Voor optimale gastvrijheid is de bezoeker meegeeft moet duidelijk zijn vanaf de start.” locatiekeuze essentieel: het moet perfect aansluiten, zéker voor actieve en sportieve events. Een goede12 voorbereiding is dan het halve werk!”

‘Hospitality is vooral ‘Zorg voor goede instructies’zélf gastvrijheiduitstralen’ Marlène Stenvert-Bloemhard | Eventmanager ING NederlandMargot Rozema |eventmanager Roche Nederland “Onze afdeling organiseert met een vast team van 8 personen ongeveer 300 evenementen per“Wij organiseren, als healthcare onderneming, jaar. Daarnaast schakelen we regelmatig externeop jaarbasis ongeveer 40 evenementen. Een professionals in als flexibele schil bij grote druktegroot aantal daarvan bestaat uit bezoeken en speciale projecten. We organiseren alle klant-van internationale medische congressen voor en medewerkersbijeenkomsten en sponsorings-artsen. Hiervoor verzorgen wij onder meer vlucht, evenementen. Zoals de sponsorevenementen rondhotelverblijf, registratie en diners. Daarnaast het Nederlands elftal, of sponsorevents met hetorganiseren we eigen company events.” Rijksmuseum en zakelijke events zoals De Week van de Ondernemer.”“Bij de medische congressen draait alles om hetinhoudelijke. Ook bij onze eigen evenementen is datbelangrijk. Zo hebben we afgelopen jaar een eventgeorganiseerd voor de eigen medewerkers. Met heel Roche Nederland (ongeveer 180 medewerkers)reisden we naar het hoofdkantoor in Zwitserland.Iedereen bij Roche Nederland heeft met onshoofdkantoor te maken maar veel collega’s zijnnog nooit in Bazel geweest. Door deze reis werdonshoofdkantoor minder abstract en leerde iedereen‘het gezicht achter de e-mail’ kennen. Een companyevent is belangrijk voor het contact onderling, ookvoor de collega’s in buitendienst.”“Hospitality is vooral: als persoon gastvrijheiduitstralen. Niet alleen als beleidvan je organisatie;je moet het zelf uitstralen, anders werkt het niet.” “Lastig om te kiezen, maar een van de mooiste events 13 was de Braziliaanse avond voor zakelijke relaties, 500 personen, in de aanloop naar het WK Voetbal. Met sprekers als Giovanni van Bronckhorst, spetterende muziek, in een geweldige sfeer.” “Hospitality betekent voor mij: het zo persoonlijk mogelijk maken in je contacten met iedereen. Belangrijk is het goed briefen van eventuele onderaannemers, zoals cateraars. Alles straalt af op de ontvangende organisatie; zorg voor goede instructies. Tegelijk moet je niet te star worden. En verwachtingen managen bij je bezoekers, dus open blijven over doelen en mogelijkheden.“

‘Verlies de basis ‘Creëer betrokkenheid’ niet uit het oog Yvette Stoker | junior adviseur Evenementenbureau ’Sigourney Blackman | Ministerie SZW Evenementencoördinator Kennedy “Als adviseur evenementenbureau van het Leer- en Van der Laan Ontwikkelplein van de ministeries SZW, VWS en OCW organiseer ik zowel interne als externe evenementen. “Bij Kennedy Van der Laan organiseer ik 70 tot 80 We werken voor de verschillende directies van deze evenementen per jaar, variërendvan seminars en ministeries. Op dit moment organiseren we tot ongeveer cursussentotklantenevenementenenrelatiedagen. 70 evenementen per jaar.” Een mooi voorbeeld van een evenement waar ik trots op ben is het Women’s Networking Event “Terugkijkend naar het afgelopen jaar ben ik het dat wij jaarlijks rondom internationale Vrouwendag meest trots op een bijeenkomst die ik organiseerde organiseren voor onze vrouwelijke relaties. voor 300 managementondersteuners, werkzaam Dit jaar heeft Gerdi Verbeet hier gesproken. De bij de rijksoverheid. Op deze sfeervolle, leerzame voorbereidingen voor 2015 zijn in volle gang.” dag gaven wij hen meer inzicht in hun loopbaan- en ontwikkelingsmogelijkheden bij de overheid. Een “Gastvrijheid wordt steeds meer een alomvattend fijn gevoel om de mensen met een glimlach te zien begrip. Ik zie het als een standaard die zich vertrekken.” continu ontwikkelt en ook zal blijven ontwikkelen nu er steeds meer mogelijk wordt. Naarmate “Gastvrijheid is belangrijk bij ons Evenementenbureau. mogelijkheden uitbreiden doen verwachtingen dit Binnen ons ministerie hebben wij een eigen host/ automatisch ook, bijvoorbeeld op het gebied van hostess-pool opgezet. Daaraan kan iedere werknemer deelnemersregistratie. Lang in de rij staan voor het deelnemen. Wij proberen zo een grotere betrokkenheid registreren is not done geworden, evenals je naam te creëren om de kwaliteit van het gastheerschap te moeten aanwijzen op een A4-tje.” waarborgen. De manier waarop je wordt ontvangen bepaalt of je als gast het evenement met een goed “Maar ondanks veranderingen in mogelijkheden gevoel verlaat.” blijft de basis hetzelfde, de gast wil zich welkom voelen. Als deze basis niet uit het oog verloren wordt, kan het eigenlijk niet misgaan.”14

THE PATI0 “VOOR EEN BUITENGEVOEL BINNEN\"VERGADERING • FEEST • PRESENTATIE • DINER • CONGREScentraal gelegen | uitstekend bereikbaar | gratis parkeren | naastgelegen hotel Claus | Bosweg 19 | 2131 LX Hoofddorp | Informatie: 023 556 00 65 of www.claus.nl

“Wij zijn overtuigd van onze gelijkwaardigheid Geen hoofdvestiging in collecties en deskundigheid” De drie partners zijn volkomen gelijkwaardig de fusie ingegaan en blijven bestaan als afzonderlijke De fusie tussen Rijksmuseum museumlocatie. Juridisch zijn ze ondergebracht in de Volkenkunde, Afrikamuseum en stichting Nationaal Museum Wereldculturen, maar met Tropenmuseum zou ook plaats hebben die naam treden ze niet naar buiten. De belangrijkste gevonden zonder de financiële druk om reden daarvoor is de grote naamsbekendheid van het voortbestaan van het Tropenmuseum de drie musea, die men niet wil kwijtraken. “In het veilig te stellen. Maar dan op een business-to-business contact zullen we kiezen voor de ander tijdstip en in een wat rustiger overkoepelende naam.” tempo. Dat zegt Miep Huivenaar, hoofd bedrijfsvoering van de drie gefuseerde Inmiddels zijn alle stafdiensten samengebracht in één16 musea. De musea werkten immers al lang backoffice in Leiden. “Omdat we er hier plek voor hadden samen binnen de Stichting Volkenkundige en bovendien zaten alle afdelingen hier al,” zegt Miep Collectie Nederland en kenden elkaar Huivenaar. Toch neemt Leiden niet de positie in van bijzonder goed. ‘hoofdvestiging’. “Ook al is iedereen ervan overtuigd dat dit de juiste weg is, een fusie heeft ook een emotionele Direct na de juridische fusie in april 2014 begon het in kant. Naast 400.000 objecten gingen er ook 160 elkaar schuiven van drie verschillende organisaties, elk mensen in de fusie. Daarom, en ook omdat we echt met hun eigen bedrijfscultuur, financieringsstructuur en overtuigdzijn van onze gelijkwaardigheidin collecties beleidsplannen. Een flinke klus die tijd vergt, maar ook en deskundigheid, houden we vast aan het idee van drie één die energie brengt in de organisatie. “Met zijn drieën locaties waarvan er één de backoffice bemant.” stijgen we van het staartje in de rangorde naar de top-10 van grote musea. En dat moeten we waarmaken.” Eventproof Het is nog te vroeg om te zeggen hoe de afdelingen voor verhuur en reserveringen in elkaar geschoven gaan worden. Eerst moeten praktische problemen worden opgelost, zoals er gewerkt wordt met drie verschillende reserveringssystemen. Ook zijn er verschillen wat betreft de focus op zakelijke verhuur. Bij Volkenkunde is men daarmee, zeker na de verbouwing van 2 jaar geleden, het verst gevorderd. “Die verbouwing is aangegrepen om de inrichting van het museum aan te pakken. De

begane grond is nu publieke ruimte, die net als de winkel, Financieel plaatje Interview en tekst: Leon Kruitwagen en Carla van Elsthet restaurant en de zaalverhuur deel uitmaakt van debeleving van het museum.” Met de verbeterde faciliteiten De drie musea hebben samen een begrotingpromoot Volkenkunde zich nu ook als museale van 17,5 miljoen euro, een kwart minder daneventlocatie op beurzen. Daarnaast zetten ze hun eigen ze samen vóór de fusie hadden. Met 14,5publieks- en commerciële evenementen in als aanjagers miljoen aan vaste kosten voor huisvestingvoor de zakelijke verhuur. en personeel blijft 3 miljoen over voor alle museum-activiteiten. Door de fusie kunnenDat ligt anders bij de fusiepartners. Het Tropenmuseum de musea wel kostenbesparend werken,– dat zijn ruimte huurt van het Koninklijk Instituut voor bijvoorbeeld met de gezamenlijke backofficede Tropen – heeft zeer beperkte zaalmogelijkheden. Voor én een gezamenlijk tentoonstellingsbeleidhet museum wordt nu een masterplan ontwikkeldwaarin waarin ze tentoonstellingen zullen delen.ook zaalverhuur is opgenomen. Het Afrikamuseum Desondanks blijven extra inkomsten hardbeschikt wel over een prachtig pandvoor verhuur, nodig, zoals uit commerciële zaalverhuur enmaar dit is tot nu toe onderbenut. Miep Huivenaar: “Het via sponsoring en fondsenwerving.Tropenmuseum moet eventproof gemaakt worden ende zaalverhuur bij het Afrikamuseum kan nog verder en bijvoorbeeldIndianen uit Suriname hier kunnengeprofessionaliseerdworden. Dat is een kwestie van uitnodigen om foto’s van hun voorouders te zien, watinvesteren, maar bij Volkenkunde is bewezen dat ook weer de kennis over de collectie ten goede komt.”investeren loont.” Ambitie 17Zakelijke opstelling De ambitie van de gefuseerde musea komt neer op:Geen enkel museum kan zonder sponsoring en meer bezoekers, meer (eigen) inkomsten en meer goedefondsenwerving. Een tentoonstelling maken kost al gauw verhalen. “Over 5 jaar willen we op alle locaties een flinkeeen paar ton, dat lukt niet zonder extern geld. In deze toename van het aantal bezoekers hebben gerealiseerd.tijdis het moeilijk om zulke bedragen binnen te halen. Met meer geldkunnen we de bezuinigingen het hoofdOok al omdat bedrijven nog moeten wennen aan de bieden. En meer goede verhalen betekent voor onsnieuwe zakelijke opstelling van de musea. “Het is niet bij vooral: bekender worden, in Nederland en daarbuiten.alle bedrijven doorgedrongen dat een museum gewoon Dat is allemaal bereikbaar, omdat we nu met zijn drieëneen bedrijf is, met een museaal product. Ook instellingen een grote speler zijn geworden.”die een link hebben naar ons product, snappen datniet altijd, Maar we moeten echt zakelijk blijven. Wantwe willen tentoonstellingen en expedities blijven maken

‘Wij zitten met de hele branche aan tafel” Eva de Veth, G14, club van jonge honden, werkzaam 2009 - heden in de evenementenbranche. Hoppend Eventmanager bij Logius (Ministerie van van job naar job, maar ook van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties): discipline naar discipline. Dat is de beeldvorming, maar hoe zien ze “Ik heb binnen Logius een mooie groei kunnen zichzelf? Gezeten aan de Hofvijver, maken de afgelopen jaren en zit hier helemaal een picknickmand van 7AM onder op mijn plek. Ik zie mezelf de komende jaren nog handbereik, ging Dirk Prijs in gesprek in mijn huidige baan – het liefst in combinatie met drie G14-leden over het werken met een dag in de week lesgeven – en dan wil ik in de eventbranche, waar gastvrijheid overstappen naar een bureau. Maar dan wel mijn steeds belangrijker wordt. eigen bureau: Evanementen.” Esther Veenendaal, Eva de Veth en Jan Esther Veenendaal Liebregts zijn raadslid bij de G14, wat betekent dat ze (mede)verantwoordelijk 2014 - heden zijn voor de vakinhoudelijke koers en Sales manager @ DeFabrique Evenementenlocatie: optreden als ambassadeur. Ze zijn geen job-hoppers, niet meer. Wat zij “Job-hoppen is niet erg, goedvoor je ontwikkeling, belangrijk vinden aan hun huidige maar bij DeFabrique ben ik helemaal op mijn plek. Ik baan: dat ze zich er kunnen blijven zou het leuk vinden om over 5 jaar te kunnen zien ontwikkelen. Niet ‘meer van hetzelfde’, hoe we bij DeFabrique invulling hebben gegeven aan ze moeten er niet aan denken, maar alle ontwikkelingen op technologisch gebied. Op de juist nieuwe uitdagingen aangaan op de lange termijn zie ik mezelf ook als schakel opereren plek waar je zit. Zolang dat mogelijk is, tussen accountmanagers en eventmanagers. Daarin zullen ze er blijven. Denken ze. zijn nog veel onontdekte mogelijkheden voor co- creatie.”18 Jan Liebregts 2006 - heden Operationeel manager bij Obsession Evenementen & Communicatie: “Na een aantal intensieve jaren van producties draaien bij Obsession ging ik nadenken over mijn mogelijkheden. Toen kreeg ik intern de kans om de stap te maken naar operationeel manager. De combi van projecten plus bedrijfsinterne verantwoordelijkheidmaakt mijn baan heel aantrekkelijk. Ik kan hier nog jaren blijven.”

G14 LOOPBAAN EN WERKDRUKAls raadslid voor de G14 zouden Esther, Eva en Jan Jan: “Een bureau geeft de meeste werkdruk. Je werktbest wat vaker aan het werk gezet willen worden. heel deadlinegericht en opdrachtgevers, locaties enMeepraten over de inhoud van bijeenkomsten volgend toeleveranciers vragen allemaal je aandacht. Word jejaar? Ja, graag. ouder, of krijg je een gezin, kies je misschien voor deEsther: “De opkomst van al die nieuwe technologische relatieve rust van een corporate baan. Relatief, want datsnufjes. Hoe wordt daar tegenaan gekeken in de hangt erg van het bedrijf af, maar het is rustiger om teeventbranche? Waar blijven bijvoorbeeld al die kunnen focussen op evenementen voor één merk.”gegevens die verzameld worden via Embraceled endergelijke? Dat is een interessante discussie.” Dirk: “Is dat de beste loopbaanopbouw: locatie, bureau, corporate?”Jan: “Waarbij je ook moet kijken naar kosten en baten. Jan: “In elk geval is eerst veel productie-ervaring80% van je budget uitgeven aan een nieuw, maar duur opdoen bij een locatie of cateraar heel waardevolsnufje? Dat zullen niet veel opdrachtgevers willen.” voor je bij een bureau begint. En daarna corporate een verdiepingsslag maken en intern eventexpert zijn.”Eva: “En misschien zijn over 2 jaar veel van die gadgetsalweer verdwenen om dat de start-up toch niet lukte.” Eva: “Wat eigenlijk een luxe positie is, zo voel ikEsther: “Dus een heel leuk onderwerp om te bespreken dat. Binnen een corporate ken je je doelgroep enmet de G14.” opdrachtgevers door en door, waardoor je snel kunt schakelen. Daarnaast weet iedereen binnenGEEN CALIMERO-GENOOTSCHAP de organisatie je te vinden en zie je overal wel weerJan: “Uiteraard niet, maar als het Genootschap een aanknopingen voor events en bijeenkomsten.”goed programma heeft met goede onderwerpen,waarom dan afwijken? Ik denk wel dat onze benadering Dirk: “Maar blijft dat ook zo, denk je?” 19anders moet zijn. Meer toewerken naar concrete Eva: “Ja, dat denk ik wel. De aanvragen stromen nogresultaten die je ook vastlegt.” steeds continu binnen, daar hoef ik nauwelijks iets voor te doen. Dit kan overigens ook voor een overload aanEva: : “Groot verschil is dat bij de G14 de hele branche opdrachten zorgen, dan is het echt even alle tandjesaan tafel zit. Die brede doelgroep is ons sterke punt.” bijzetten.”Jan: “En het bevordert de transparantie en deopenheid.”Esther: “Ik pleit daar echt voor, transparantie enopenheid. Bied je klanten goede service door ze verderte helpen. Als wij geen beschikbaarheid hebben, denkenwe mee. Ik stuur de aanvraag dan gerust door naareen collega-locatie, zeker als ik die ken vanuit hetGenootschap. Resultaat: een blije collega uit de brancheen een tevreden klant.”

GASTVRIJHEID GASTVRIJ WERKEN Esther: “Het draait allemaal om dienstverlening en Jan: “Wij hebben een klant die vraagt ‘Hoeveel aandacht voor je klanten. Daar schort het soms aan, bediening adviseert de cateraar? 1 op 12? Doe dan ook in de eventbranche. Het leukste aan dit vak vind maar 1 op 6.’ Dan weten wij dat we moeten focussen op ik het verrassen van mijn klanten door uit te blinken in topkwaliteit gastvrijheid en dienstverlening.” gastvrijheid en collega’s hierin te betrekken zodat zij dit ook doen.” Dirk: “Maar is dat niet het grootste manco in de branche? Je kunt alles nog zo goed voorbereiden, het Jan: “Gaat vaak om kleine dingen: bij locatiebezoek de kan fout gaan op de inzet van personeel.” verwarming aan en mooie videocontent op het scherm.” Jan: “Je kunt niet altijd voorkomen dat er fouten Dirk: “Ik denk wel dat gastvrijheid de rode draad wordt worden gemaakt, maar het gaat erom wat je daarmee in eventorganisatie de komende jaren. Tijd wordt doet. Rode wijn op je jasje? Ben je zo vergeten als de schaars, dus gasten willen zich meer dan welkom voelen volgende dag Suitable op de stoep staat om je een op een event. Bovendien moeten ze er de juiste mensen nieuw kostuum aan te meten.” kunnen ontmoeten, alleen dan heeft een event zin. Daarom gaan we minder uitgeven aan zaken als locatie, Eva: “Die reactie is belangrijk. Soms zegt een locatie, catering, techniek en meer investeren in gastvrijheid. als we bijvoorbeeld niet tevreden zijn over de Gewoon: zorgen dat alles goed geregeld is.” stoelopstelling: maar zo staat het in onze briefing. Nee dus! Eerst de klacht oplossen en dan kijken we later wel Eva: “Gastvrijheid gaat ook over afhandeling. Er naar die briefing.” zijn veel evenementen waarbij deelnemers samen over iets brainstormen. Dan kun je ze een magazine Esther: “Onze partymanagers zijn soms zo gastvrij dat met de opbrengst sturen, maar belangrijker zijn een ‘nee’ niet bestaat, dat maakt ons heel flexibel. Na vervolgevenementen waarin met een selecte groep op afloop kijken we wat de extra’s waren en die worden bepaalde ideeën wordt doorgegaan.” naar redelijkheid doorbelast.”Tekst: Carla van Elst & Beeld: Jordi Wallenburg Eva: “Heel goed. Want soms krijg je als je vraagt om een extra laptop direct als reactie: ‘dan komen er wel kosten bij.’ Ja-ah! Dat is voor later zorg, nu moet het geregeldworden En als we op een locatie een avond met drankafkoop organiseren en na afloop drinken we nog iets met het organisatieteam, wil ik niet ‘4 cola’ op de factuur zien. Over gastvrijheid gesproken, daar kom ik dan niet meer terug.”20

De G14, jongehondenclub powered by het Genootschap, “Speakap bespaart gigantisch veel tijd. Een teamleider hoeftcommuniceert via Speakap. Dit besloten sociale platform nog maar één pushbericht te sturen om iedereen op debiedt de voordelen van Facebook, maar niet de nadelen. hoogte te brengen van een roosterwijziging.”Het is een verhaal met een hoog jongensboekgehalte. Erwin Gebruiksgemak Tekst: Marjolein van Trigtvan der Vlist en Patrick van der Mijl werken tijdens hunstudie in een leidinggevende functie in een supermarkt. Het Het platform richt zich specifiek op retail, horeca en 21blijkt nogal een uitdaging om honderdtwintig parttimers transportindustrie; branches waar de meeste medewerkersbij het bedrijf te betrekken met behulp van ouderwetse geen vaste werkplek of telefoon van de zaak tot huncommunicatiemiddelen als nieuwsbrieven, prikborden en beschikking hebben. En er is nog een troef: “Amerikaansetelefoon. “Als de vrachtwagen vertraging had, was ik uren sociale netwerken voor bedrijven, zoals Yammer ofbezig om vakkenvullers te informeren dat ze later moesten Sharepoint, gooien alle werknemers van één bedrijf op eenkomen,” vertelt Erwin van der Vlist. “In het online tijdperk kan hoop, zodat 99 procent van de mededelingen niet relevantdat effectiever, dachten wij.” is. Binnen Speakap heeft elke vestiging van het bedrijf zijn eigen netwerk.”Funding Daarnaast is Speakap te integreren met andere software. Een eventmanager kan bijvoorbeeld Speakap aan MomiceDe vrienden ontwikkelden een idee voor een ‘Hyves (zie pagina 56) toevoegen en Speakap gebruiken om allevoor bedrijven’ en legden het voor aan een software- communicatie rondom een evenement in de beslotenheidontwikkelingsbedrijf. Met hun steun kon het hobbyproject van de app te voeren.van start.Daar was het misschien ook bij gebleven, als Van der Vlist in De app is pas sinds april 2014 volledig up and runningzijn eerste baan bij Deloitte niet in aanraking was gekomen en heeft nu 15.000 gebruikers. De supermarkt-teamleidersmet een investeerder. Een miljoen euro funding verder zegde van voorheen kijken al voorzichtig over de grenzen. Europahij zijn baan op om zich volledig op de ontwikkeling van telt 100 miljoen potentiële gebruikers. Het jongensboek isSpeakap te storten. Inmiddels zit er 2,5 miljoen euro in voorlopig nog niet gesloten.de dienst. Het Okura Hotel, het Amstel Hotel, Marqt, Plussupermarkten en de Bijenkorf behoren tot de klanten. “Wezijn succesvol omdat we met de voeten in de modder eenbusinessmodel bedachten,” meent Van der Vlist.

Lancering Rijksextra: Rijksmuseum Vriendschap tot 40 jaar Soft launch Stephanie Drabbe van Development en Amanda Jonge bezoekers vormen een interessante Smits van Evenementen en Ontvangsten van doelgroep voor het Rijksmuseum. De Vrienden het Rijksmuseum werken in teamverbandaan de van het Rijksmuseum, onderdeel van de afdeling organisatie van de activiteiten voor de nieuwe Development, hebben sinds kort een nieuwe doelgroep. Zoals de soft launch op 10 juli jl. in de Vriendschap opgezet om deze doelgroep aan zich tuin van het Rijks, die op dat moment in het teken te binden. Naast de reguliere Rijksvriendschap stond van Alexander Calder. Stephanie Drabbe:22 en het Rijkspatroonschap is er nu: Rijksextra, een “We wilden weten of Rijksextra zou aanslaan en dat Vriendschap tot 40 jaar. bleek het geval. Er waren die avond700 gasten, Rijksextra Vrienden betalen iets meer dan gewone waarvan 100 zich hebben aangemeldals Rijksextra Rijksvrienden en ontvangen daarvoor, naast de Vriend.” uitgebreide Vrienden-privileges, driemaal per jaar een uitnodiging voor een exclusieve Rijksextra- Speciale ontvangsten ontvangst. Voor € 100 per jaar krijgt elke Stephanie en Amanda, die zelf tot de jonge Rijksextra Vriendtwee toegangspassen waarmee doelgroep behoren, zijn ervan overtuigd dat de hij of zij bij elke bijeenkomst een introducé(e) naar speciale ontvangsten voor jongeren voorzien in een keuze kan meenemen. behoefte. “Jonge mensen willen samen naar events kunnen gaan of elkaar daar kunnen ontmoeten. Tijdens de soft launch kon je zien dat onze generatie behoefte heeft om met leeftijdgenoten van gedachten te wisselen over carrière, werk of persoonlijke interesses. Zij zijn aan het opstarten, staan nog aan het begin van alles. Dan is het heel boeiendom met leeftijdgenoten te netwerken.” De speciale Rijksextra-ontvangsten zullen naar verwachting een eyeopener zijn voor veel jongeren. Vooral omdat ze kunnen kennismaken met de collectie van het Rijksmuseum die zoveel meer omvat dan je zou denken. Ook de connecties die het Rijksmuseum heeft met de wereld van mode en fotografie zullen waar mogelijk gelinkt worden aan het Rijksextra-programma. Launchbijeenkomst Programma Rijksextra Vrienden Op 20 november 2014 vindt de officiële lancering van het Rijksextra-programma plaats, in aanwezigheidvan een special guest. Plaats van handeling is de nieuwe Philipsvleugel van het museum, waar op dat moment ook de fototentoonstelling Modern Times te zien zal zijn. Jij kunt daar bij zijn. Meldje vóór 20 november a.s. aan als Rijksextra Vriend:

Geslaagd feestje met 3.000 m/vHartelijk welkom!Groots of klein, van elk event maken we een geslaagd feest. Kijk uwgasten genieten, dansen, drinken, feestvieren. Geen zorgen, wie nietblijft slapen, brengen we ’s nachts gewoon weer thuis.Hart van Holland ligt lekker centraal in Nederland. Desgewenst Evenementen Totaalconcepten voor elkeregelen wij alles voor uw event: van catering en aankleding tot hetvervoer van uw gasten, als zij niet blijven slapen in het naast gelegen gelegenheid, 50 tot 3000 personenHotel Golden Tulip Ampt van Nijkerk. Parkeren is gratis. Beurzen 6000 m2 beschikbare vloerruimte metKijk op www.hartvanholland.nl volop creatieve mogelijkheden Congressen 9 zalen, 50 tot 2200 personen, diverse kleine ruimtes, vele opstellingen

WAAR WERK JIJ IN 2019? Wie nog geen 35 is, is meestal nog lang niet uitge-‘jobhopt’. Dus denk je: leden van G14 zijn allemaal volop bezig met carrière maken en het voorbereiden van hun volgende stap op de arbeidsmarkt. Dat blijkt mee te vallen. Ja, ze denken goed na over wat ze willen en waar ze dat willen doen, maar ze blijken het ook meestal dicht bij huis te zoeken. Ofwel: ze exploreren vooral hun doorgroeimogelijkheden bij hun huidige werkgever. Vijf portretten van G14-leden. Hoe kwamen ze in hun huidige baan terecht en waar denken ze dat ze over 5 jaar werken? Leden van de nieuwe G14 zijn werkzaam in alle disciplines, onderdelen en uithoeken van de evenementenbranche. Van corporate organisatie en evenementenbureau tot locatie, museum en toeleverancier én aanpalende terreinen zoals evenementenverzekering.24

SA RK OVERINKNNE SCHELLEN MA “Dit is mijn eerste ‘echte’ “Ik heb MBO Hotelschool baan. Ik ben bij De Vries gedaan en HBO + Partners als stagiaire Management, Economie begonnen, in het 3e jaar NHTV en Recht. De laatste Vrijetijdmanagement. Daarna ben twee jaar van mijn HBO ik er parttime blijven werken, onder meer opleiding duaal: 1 d agals medewerker registratietrajecten. Ik heb hier ook mijn naar school en 4 dagen perafstudeerstage gedaan en daarna kreeg ik een vaste week werken. Die combinatiefulltime baan aangeboden. Voor mij kon dat eigenlijk niet van studeren en werken in hetbeter, ik had destijds voor mijn stage ook heel bewust dit veld kan ik iedereen aanraden.”bedrijf uitgekozen.” “Eigenlijk zijn mijn loopbaankeuzes altijd“Als projectmanager organiseer ik complete events, van gebaseerd op ‘wat vind ik leuk en wat zou ikA tot Z. Ik ben betrokken bij de conceptfase, brainstorm willen ontwikkelen.’ Achtereenvolgens gemotiveerd vanuit:daarover mee met de bureau-eigenaren. Daarna houd interesse voor cijfers (ABN AMRO), cold calling (Hotels vanik het overzicht en regel alles inclusief de uiteindelijke Oranje), creativiteit (evenementbranche). Al deze facettenuitvoering. komen samen in mijn huidige baan. Tot voor kort was ik hier de enige op sales. Recent heeft MCI bureau PerformanceDe Vries + Partners is een van de grotere bureaus. Ik Improvement overgenomen, we zitten nu volop in de transitiekrijg hier de ruimte om met eigen klanten te werken, van functies. In grote lijnen: ik ben verantwoordelijk vooreigen evenementen te organiseren. Zo lang ik nieuwe proactieve sales, accountmanagement en een deel van deen uitdagende projecten voor opdrachtgevers mag marketing voor de zakelijke kant van MCI.”vervullen, heb ik geen enkele behoefte aan overstappen.” “Ik heb absoluut geen 5-jaarplan, maar weet wel welke kant“Dus ik heb geen planning ‘over 5 jaar’. De diversiteit aan ik op wil en daar heb ik bij MCI ook gesprekken over. Weklanten hier is heel leuk en de drukke en stressy sfeer van bouwen nu aan een grotere sales & marketingorganisatie,al die verschillende opdrachtgevers en evenementen heb want MCI is volop in beweging en aan het groeien. Voor mijik echt nodig. Ook de goede sfeer en leuke collega’s zou liggen daarin kansen, zowel nationaal als internationaal.ik niet willen missen. Ik wil graag iets doen waar ik gelukkig De combinatie met inhoud en diepgang vind ik belangrijk,van word en ik zou niets anders kunnen bedenken wat puur sales is soms net te ‘plat’. Denk hierbij aan inhoudelijkeleuker zou kunnen zijn dan dit.” klantenevenementen organiseren of contentmarketing. In feite steeds meer als consultant fungeren en verder groeienPROJECT MANAGER in mijn MCI-consultant rol.”DE VRIES + PARTNERS | creatieve communicatie,sinds 2011AFSTUDEERSTAGEDe VRIES + PARTNERS, 2011/1-2011/5STAGEDE VRIES + PARTNERS, 2009/9-2010/3LOOPBAAN TOT NU BUSINESS DEVELOPMENT MANAGER 25 LOOPBAAN TOT NU MCI Group, vanaf 2013 BOARD MEMBER GMIC, vanaf 2012 SENIOR ACCOUNT MANAGER DNA Events/MCI Group, 2012/5-2012/12 SENIOR ACCOUNT MANAGER DNA Events & Kitchen Deluxe, 2009/8-2012/5 SALES MANAGER Hotels van Oranje, 2007/7-2009/8 ASSISTANT PREFERRED BANKING ABN AMRO, 2005/8-2007/6 FRONT-OFFICE/NIGHT AUDITOR The Westin, 2003-2005

ANIQUE N OORDMANKRISTY VAN DOMMELEN “Na de Design Academy in Eindhoven heb ik eerst voor mezelf gewerkt, aan kleine vooral grafische opdrachten. Conceptontwerper bij Oogenlust is mijn eerste ‘echte’ baan. Samen met de andere ontwerpers, waaronder de oprichters van het bedrijf, bedenken we bijzondere concepten voor “Ik heb MBO Horeca- de totale aankleding van een evenement: van meubilair tot ondernemer gedaan en daarna HBO Toeristisch bloemwerk. Dat evenement kan van alles zijn, van een diner Management met specialisatie Evenementen en Business travel & of een bruiloft tot de aankleding van beursstands; sfeer en incentives. Ik heb naast mijn studies altijd gewerkt in de cateringbranche. Onder andere bij House of Lords, waar ik beleving staan altijdcentraal. Op domein Oogenlust hebben na mijn afstuderen een fulltime baan aangeboden kreeg.” we verschillende ruimten waar we proefopstellingen kunnen “Als sales & marketing assistent ben ik medeverant- woordelijk voor de verkoop. De eerste klantcontacten presenteren, bijvoorbeeld de complete setting van een diner komen binnen bij onze afdeling. Wij maken offertes op maat en bezoeken klanten. Ook ben ik verantwoordelijk voor het inclusief bloemwerk. Zo kan de klant vooraf de aankleding bijhouden van de bedrijfswebsite en de aanwezigheid van House of Lords op social media.” ervaren en beleven.” “Ik ben hier erg op mijn plek. Na een aantal jaar ervaring “Naast mijn huidige werk heb ik een salesopleiding mogen opdoen aan de uitvoerende kant van de cateringbranche volgen, Nima A. Ik zou graag over 5 jaar nog steeds bij is het leuk om aan de verkoopkant te staan. Handig Oogenlust werken. Via sales wil ik nog meer in contact is dat ik die uitvoerende kant, de werkvloer, ook ken komen met klanten, maar dat wil ik altijd in combinatie en weet hoe het er daar aan toe gaat. Over 5 jaar doen met ontwerpen en uitwerken van de concepten. Een26 werk ik nog steeds in de branche. Misschien nog in de verhaal omzetten in beeld, een idee uitwerken op papier cateringbusiness, misschien elders waar ik meer met zodat je het kunt communiceren naar de klant. Dat laatste evenementen kan doen.” wil ik nooit loslaten, omdat dat het leukste en meest inspirerende is van alles.” SALES & MARKETING ASSISTENT House of Lords cateringbedrijf, sinds 2014 HOSTESS/SERVICEMEDEWERKER Van der Kroft’s Party Hands, 2011/1-2014/9 STAGE BINK VIJF HOOG, 2013/4-2013/10 STAGE KvK Leiden, 2012/1-2012/7LOOPBAAN TOT NU PROJECT MANAGER LOOPBAAN TOT NU Conceptontwerper bij Oogenlust BV, sinds 2011 ANIQUE NOORDMAN FREELANCE DESIGN Professional, sinds 2010 STAGE Christiane Müller Industrial Design, 2009/2-2009/5

ANNEMARIE STR AATMAN “In 2009 solliciteerde ik op de functie accountmanager bij Buitenplaats Amerongen. Toen sloot mijn profiel, als schoolverlater, niet aan bij wat ze zochten. Daarna heb ik bewust een aantal heel verschillende dingen gedaan, ook in andere branches. Het was heel leerzaam én ik ontdekte dat de horeca-branche erg bij mij past. Toen in 2011 dezelfde functie weer vrij kwam, werd ik met inmiddels meer bagage wel aangenomen.”EVENTMANAGER WORDEN “We werken met een klein team, wat betekent dat je alsIS NIET ALTIJD accountmanager alles doet. Projecten, van het voortraject,EEN DOELBEWUSTE KEUZE het maken van offertes en voeren van de onderhandelingen tot en met de aftersales. Daarnaast word ik betrokken bijDe G14-leden uit de portretten maakten een strategische vragen binnen het bedrijf, op het gebiedvan saleshele bewuste keuze vóór hun huidige beroep en & marketing, daarover nemen we gezamenlijk beslissingen.werkgever. Ze werken er inmiddels tussen de 1 en En ik doe een deel van het relatiebeheer. Die combinatie is5 jaar en de meesten zien zichzelf daar over 5 jaar leuk en zorgt ervoor dat het beslist geen sleur wordt.”nog wel werken. “Denkendaan ‘over 5 jaar’ is wat mij betreft alles mogelijk.Hoe zit het eigenlijk met de loopbanen van Leidend blijft de gastvrijheid, daarin wil ik blijven werken,Genootschapsleden? Uit de antwoorden op maar dat zou ook in een heel andere sector kunnen. Ofeen kleine enquête onder de leden kunnen we in een eigen bedrijf. Ik sluit eigenlijk niets uit. Bepalendishet volgende afleiden. Bijna 60% maakte een de uitdaging: de verantwoordelijkheden die ik hier krijgdoelbewuste keuze voor het vak eventmanager. De om mee te denken over bedrijfsbeleid, zou ik niet meerrest koos eerst voor een ander vak, vaak in de willen missen.”communicatie-, marketing- of toeristische sfeer. LOOPBAAN TOT NULater rolden ze alsnog het vak in, omdat ze Interviews en tekst: Carla van Elstervoor werden gevraagd of zelf ontdekten dat het ACCOUNT MANAGER 27organiseren van evenementen goed bij ze paste. Buitenplaats Amerongen, vanaf 2012Inmiddels zijn ze gemiddeld 10 jaar werkzaam als COMMUNICATIE COACHeventmanager, hun werkervaring loopt uiteen van 1 Royal Bank of Scotland, 2011/08-2012/01tot ruim 20 jaar. Als eventmanager veranderden ze CONFERENCE AND EVENTS COORDINATORgemiddeld 2 keer van baan. Hilton Royal Parc Soestduinen, 2010/3-2011/8 GROUP RESERVATIONS AGENT Sofitel Amsterdam The Grand, 2009/10-2010/2 AFSTUDEERSTAGE Doe Een Wens Stichting Nederland, 2009/2-2009/8 CONSULTANT HUMAN TALENT MANAGEMENT Mise en Place, 2008/7-2008/12 STUDENT ASSISTANT, Hotelschool Den Haag, 2007/7-2008/7 STAGE Restaurant The Winter Garden, The Landmark London, 2006/7-2006/12

Dirk appt met... Philip Lamers is sinds 2011 directeur van evenementenlocatie Gooiland. Dit jaar lanceerde hij Dream Entertainment Productions BV, voor outdoor en indoor evenementen. Hi Philip alles goed? 10.59Jazeker, bijgekomen van drukke tijden! Verbouwing, Culinair festivalen natuurlijk Dromenland Festival. 11.01 Hoe was Dromenland Festival? 11.03Onwijs gaaf, onvergetelijk goed. Ruim 7 maanden ben je bezig met zo’nevenement en als het grote moment dan daar is …. super. 11.0611.06 Klinkt tof. Meest bijzondere moment? 11.07Toen we 4000 sterretjes uitdeelden en alle lichten uit gingen.Doel: saamhorigheid. Dat is gelukt. 11.09 Waren er veel bezoekers op afgekomen? 11.10We hadden op 3000 bezoekers gehoopt en we kregen er 4500. 11.11 Dus de festivalmarkt is nog niet verzadigd? 11.11Misschien in de grote steden? Maar hier in Hilversum zijn wij de eerste! 11.13 Kunnen we volgend jaar met de G14 een kijkje achter de schermen krijgen bij editie 2015? 11.1428 Absoluut. Van harte welkom. 11.15 Top Philip, ik bel je. 11.16

Stop wat inuw evenement

Het Amsterdam Light Festival is waarschijnlijk het eerste Lichtkunstwerken project dat met corporate crowdfunding wordt gefinancierd én succesvol is. Zegt Felix Guttmann, een enthousiaste “De toeristenindustrie in Amsterdam vroeg erom: waarom aanjager en pleitbezorger van het festival en met zijn gebeurt er niets in de winter? De zomer is tjokvol, maar in Canal Company een belangrijke sponsor. “Alle partijen de winter organiseert niemandwat. In 2009 kwamen twee die baat hebben bij dit festival betalen hun afdracht, van collega’s met de Christmas Canal Parade, een boten-met- rederijen tot hotels, restaurants en winkelstraten. Dat kun lichtjes-parade. Leuk idee, snel geregeld, leuk beginnend je niet afdwingen, maar iedereen beseft dat we dit alleen succes. Toen ze mij erbij vroegen, zei ik ‘je moet niet één gezamenlijk kunnen financieren. Dat brede draagvlak avond iets doen, maar een aantal weken lang’. Ik vroeg betekent heel veel praten, maar het werkt.” Rogier van der Heide – lichtontwerper en chief design officer van Philips Lighting – om de Magere Brug een Ideeën zijn ‘a dime a dozen’, zegt Felix Guttmann aantal weken bijzonder te verlichten, en hij haakte aan lachend. Allemaal briljant, maar niks waard tenzij je ze met: waarom niet iets met lichtkunst en er een festival kunt verwezenlijken. Neem zijn idee uit 1982 om bootjes van maken? Dat was uiteindelijk de gouden gedachte.” te gaan verhuren in de Amsterdamse grachten. Het duurde een jaar om dat te verwezenlijken. Wat achteraf De organiserende partijen waren het onderling snel eens misschien kort lijkt, maar toen héél lang duurde en vele over de voorwaarden. Het nieuwe evenement moest in afhaakmomenten kende. “Dat patroon heb ik vele malen de eerste plaats leuk zijn voor de Amsterdammers zelf, herhaald. Je bedenkt dingen en je sleept het erdoorheen. ten tweede artistieke kwaliteit hebben en als laatste Of niet.” Zo bouwde hij de afgelopen 30 jaar zijn ideetje ook economisch rendabel zijn voor de betrokkenen. Aan van toen uit tot Canal Company: een bedrijf met 300 de eerste twee voorwaarden is ruimschoots voldaan. medewerkers dat naast Canal Bikes ook de Canal Bus De Amsterdammer vindt het leuk, ervaart een prettige heeft, de Canal Hopper, de rondvaarten van Gray Line en drukte in zijn stad en komt zelf meestal lopend of op de gecaterde Dinner-, Pizza- en Candlelight Cruises. En op de fiets kijken. Voor de artistieke kwaliteit staat de Call dezelfde wijze bouwt hij nu, samen met een groot aantal for Concepts garant: een oproep vóór elke editie aan stakeholders, aan het Amsterdam Light Festival. kunstenaars, ontwerpers, architecten en ingenieurs om voorstellen voor lichtkunstwerken in te dienen, die dan door een jury worden beoordeeld.30

FACTS & FIGURES Haakje Interview en tekst: Leon Kruitwagen en Carla van Elst, Achtergrondfoto: Walter GoyenAmsterdam Light Festival 2015 Is na twee edities inmiddels ook aan de derde voorwaarde voldaan, ofwel is het festival economisch rendabel voor 7 weken: 27-11-2014 t/m 18-1-2015 een partij als Canal Company? “Mijn filosofie is simpel,” zegt Felix Guttmann. “Ik ben ondernemer in deze prachtige 1 thema: ‘A Bright City’ stad en doe graag iets terug. Wat goed is voor de stad, is uiteindelijk ook goed voor mijn bedrijf. Dat kan even duren, 4 pijlers: maar als familiebedrijf kan ik me een langetermijnvisie Water Colors, permitteren. Wij zijn al 30 jaar succesvol.” vaarroute dwars door Amsterdam; Illuminade, De organisatie heeft de ambitie om het Amsterdam Light wandelroute door historisch Amsterdam; Festival binnen 5 jaar op de kaart te hebben als een van Socialight, de grote Europese winterfestivals. Een culturele trekker diverse programma’s voor en door voor toeristen, maar ook voor nationale en internationale Amsterdammers; zakelijke bezoekers. “Het moet het mooiste haakje zijn Partnerprogrammering, voor bedrijven die in die periode iets te organiseren hebben evenementen van en door partners. en Amsterdam als locatie overwegen. Met het Amsterdam Light Festival heb je een programmaonderdeel waar je Canal Company is sinds 2014 Preferred van alles omheen kunt bouwen. Licht in het donker, dat Partner van het Genootschap voor fascineert mensen niet voor niets al eeuwen. Het is een Eventmanagers. bron van vreugde, iets wat mensen aantrekt, waar ze over zullen praten.”“Anno 1982 bleek Amsterdam geen 31regelgeving te hebben voor bootjesverhuurin de grachten. Mooi, dacht ik, dan mag hetdus. Maar alle ambtenaren zeiden ‘dan maghet dus niet’. Over dat tamelijk fundamenteleverschil van inzicht hebben we een jaargebakkeleid. Kerstavond 1983 kreeg ik mijnvergunning, april 1984 gingen we van startmet waterfietsen onder de naam Canal Bike.And the rest is history!”

Er gaat wel eens wat mis. Iets over het hoofd gezien, ietsvergeten, iemand dacht niet na. Foutje, pijnlijk, maar leukverhaal.Dat dachten we dit voorjaar en plaatsten een oproepvoor dergelijk missers. Hieronder de eerste oogst. Eenverhaal van event-nestor Henk van Dalen – inmiddelsgepensioneerd, voorheen eventmanager van Capgemini –over de gevolgen van traag internationaal betalingsverkeeren een horrorstory over werken met semi-professionalsvan Jurgen Dhollander, PR & Project Manager bij IADCDredging.CHECK PLEASE!Door Henk van Dalen Als hoofdaannemer organiseerden we een transformatie- Navraag in Nederland leerde dat er een vergissing was evenement van een van onze grootste klanten. Het gemaakt met het banknummer van het hotel, waardoor de volledige middenmanagement van deze klant (500 man/ betaling was mislukt. Herstel van de fout was lastiger dan vrouw) kwam 4 dagen bijeen in een van de grootste hotels gedacht. Het bleek in de praktijk onmogelijk om het bedrag in het Duitse Sauerland. Als hoofdaannemer kregen wij ook nog diezelfde vrijdag in Duitsland te krijgen. de diverse rekeningen van toeleveranciers, waaronder een zeer substantiële voorschotnota van het hotel. Ik tekende Het hotelmanagement had er geen begrip voor. Reden: voor akkoord en zond hem door naar de administratie kortgeleden was er een vergelijkbare ervaring geweest voor afhandeling. Natuurlijk stond er ook op dat de nota met een Duitse klant, waarvan ze uiteindelijk nooit meer voor aanvang van het evenement voldaan moest zijn. Maar een cent hadden gezien. Zij dreigden ons met 500 mensen daaraan werd, te midden van de honderden rekeningen die op straat te zetten, dus het afbreukrisico voor ons was dagelijks binnenkwamen, op dat moment niet de vereiste enorm. Samen met de accountdirecteur probeerden we aandacht geschonken. het hotelmanagement te overtuigen, bezwoeren dat het geld de maandag erop op hun rekening zou staan en dat Bij aankomst bij het Duitse hotel checkten we in en het onze bank dat telefonisch zou bevestigen. We praatten evenement startte volgens programma. De volgende als Brugman maar de hoteldirectie ging niet overstag, we ochtendnam de hotelmanager mij apart: er was nog geen kregen alleen uitstel tot 14.00 uur. Daarop schakelden we betaling ontvangen, kon ik dat per omgaande regelen? Ik onze hoofddirectie in. De financieel directeur nam contact belde naar de financiële administratie in Nederland en op met de directie van onze bank en er werd een paar uur32 men beloofde mij het forse bedrag direct telefonisch over lang heel veel heen en weer gebeld. Om 13.55 uur kreeg de te maken. hoteldirectie bericht van hun bankdirecteur: het geld was volledig gegarandeerd. De volgende ochtend, vrijdag, midden in een zeer hectisch deel van het programma, werd ik verzocht onmiddellijk bij Conclusie: vóór je met 500 man in de bus stapt, check de hoteldirectie te komen. Er was nog steeds geen betaling even of de hotelrekening is betaald. ontvangen. Ik kreeg tot 12.00 uur om een en ander in orde te maken. En zo niet, dan zou iedereen het hotel uit (Dit is een ingekorte versie van het verhaal Check Please! uit moeten. ‘Belevenissen van een evenementmanager’, een publicatie van Henk van Dalen uit 2003, met verhalen over wat er allemaal mis kan gaan bij het organiseren van evenementen.)

SCHOENMAKER BLIJF BIJ JE LEEST Door Jurgen Dhollander ’t Is alweer meer dan 10 jaar geleden; maar dit event zal ik niet snel vergeten. Bij een vorige werkgever besloot de afdeling Sponsoring een cultureel project te ondersteunen. Daar hoorde ook een doorvertaling naar een evenement bij. Nu was ik gewend om met bureaus te werken waar je van op aan kunt, maar in dit geval gingen we met de ‘creatieven’ van het culturele project aan de slag. De oude zegswijze ‘schoenmaker blijf bij je leest’, bleek hier helemaal van toepassing. Er waren vele missers, allemaal veroorzaakt door het feit dat niets op tijd af was. Bij aanvang stonden, in de gietende regen, een paar honderd mensen buiten te wachten om naar binnen te kunnen. Ik heb het gebiedwaar men met een hoogwerker nog bezig was met de afbouw laten afzetten met dranghekken. Daardoor kon in elk geval iedereen naar binnen. We hebben maar gedaan alsof het bij de opening hoorde dat een van de beeldschermen net op tijd op zijn plaats hing… TSSSS 33“ IK KREEG TOT 12.00 Stuur ons je missers en o ja, het mag anoniem. UUR OM EEN EN ANDER Dat schreven we in de vorige editie En plaatsten IN ORDE TE MAKEN. er vervolgens een fout e-mailadres bij. Ja, er EN ZO NIET,... gaat wel eens wat mis in de eventbusiness. Rectificatie: [email protected]“

In deze editie van De EventManager stellen drie nieuwe ‘Hospitality zit in het DNA FEP-leden zich voor. Op ons verzoek beantwoorden ze ’van het event de volgende vragen: Wat wilde je vroeger worden en wat doe je nu? Frederique Jonkhart | FIQUE Wat was je mooiste opdracht tot nu toe? Thema gastvrijheid: Heb jij tips hoe je je gasten “Exacte plannen voor wat ik later wilde worden had ik niet. Wel zich gewaardeerd kunt laten voelen? was het voor mij altijd belangrijk dat ik iets zou doen waarin ik plezier zou hebben. Na mijn opleiding Hotelschool Den Haag34 werd het duidelijk: gave events en projecten verzorgen met elk eigen charme en karakter. Van conceptontwikkeling tot productie, (helpen) opstarten van nieuwe initiatieven en het bewaken en verbeteren van kwaliteit en concept.” “Elke opdracht is steeds weer de mooiste. Elke opdracht heeft z’n eigen ‘why’, uitgangspunten en doelen. Daar hoort elke keer een custom-made invulling bij. Als we die match maken, gaat het sprankelen en is het ‘magniFIQUE’!” “Hospitality gaat verder dan de ontvangst. Het moet in het DNA van het event zitten; het totaalpakket. Dat begint ver voor het moment waarop de gasten binnenlopen. Hoe wil jij als gast van jouw event de hospitality ervaren? Daarnaast moet je verhaal kloppen; zorg voor een evenement dat volledig past bij je identiteit.”

‘Maak de gast letterlijk ‘Een evenement het middelpunt maak je met z’n allen’’ Roelof Jansen | GAST. Manon Douwes | Out ofOffice “Ik wilde net als mijn opa bakker worden. Als kind stond ik met mijn neus erbovenop te kijken hoe hij alles maakte. Hij maakte iedereen blij met zijn smakelijke producten, een mooi vak. Uiteindelijk heb ik een breder pad gekozen en werd ik restaurantmanager.” “Na 10 jaar als eventmanager in loondienst werk ik nu een jaar zelfstandig als eventmanager voor eventlocaties en opdrachtgevers. Belangrijk is dat ik ruime ervaring in de branche heb en een netwerk. Dit werk is vaak hectisch omdat je in korte tijdeen project opzet, maar heel afwisselend. De mooiste opdracht is het project dat ik nu afrond: restaurantmanager bij pop-up restaurant VoorEenMaand in Maarssen van topkok Ramon Beuk, geweldige ervaring!” “Mijn belangrijkste tip: maak je gasten létterlijk het middelpunt. Ik heb dat niet zomaar in mijn bedrijfsnaam verwerkt. Verplaats je in de gast; hoe wil je zelf ontvangen worden? Let daarbij op de kleinste details, want die kunnen een groot verschil maken.” Bekijk ook pag. 8 “Ik wilde altijd juf worden, dus deed ik een tijdje PABO. Daar merkte ik dat ik liever onderwijsmaterialen ontwikkelde, dan voor de klas stond. De afwisseling die ik zocht heb ik gevonden in de evenementenbranche. Wel blijf ik graag met studenten bezig. Ik volg naast mijn werkzaamheden als freelancer een opleiding voor yogalerares.” “Als corporate eventmanager voor diverse bedrijven deed ik 35 veel ervaring op. Nu ben ik 5 jaar als zelfstandige werkzaam. Het biedt flexibiliteit. Ook voor de klant; desgewenst kom ik ter plekke werken. Een van mijn mooiste opdrachten was de opening van het nieuwe hoofdkantoor van KIA Nederland, een 3-daags evenement voor de dealers, relaties en medewerkers. Tegelijkertijd werd het pand opgeleverd. Een uitdaging; alles moest op hetzelfde tijdstip top in orde zijn.” “Gastvrijheid is essentieel, altijd. Daarop neem ik met de klant altijd zorgvuldig de programmapunten door. Een evenement maak je met z’n allen en je moet vooral ook fysiek op allerlei manieren aanwezig zijn.”

cDAa.oan1n2dke.0ormd0asgutmuRiddag VBrijedazgooeckhtaeanndTate Britain 36DobniTdj eNeraadatagimotnitadhdl aTeg rbcuaasl.tco16n.y00 uuR

Hall British Museum, in afwachting van wat komen gaat Vrijdag ca. 13.00 uurTwee dagen kennis opdoen in musea in Londen. 36 PML-ledenwaren erbij en genoten van een inspirerende studytrip en vande ontvangst door hun Engelse collega’s van Tate Britain,British Museum, Spencer House, Charterhouse, UniqueVenues of London en The National Trust. 37In het Charterhouse vEanenChlaatretelurnhcohusien de tuin ODntivraencgtsotcradD.ooor14mD.i0n0eicvueuTlroipcmkeenllt

De Haagse Museumnacht groeide in 5 jaar uit, van een De Haagse Museumnacht kent twee doelstellingen. De bescheiden evenement met 10 deelnemers in 2010, tot eerste: bezoekers en dan met name jongvolwassenen op het grootse culturele stadsfeest waaraan in 2014 zo’n 40 een laagdrempelige manier kennis laten maken met de museale en niet-museale culturele instellingen deelnemen. culturele instellingen van Den Haag. “Die willen we triggeren Vanaf de start is de Museumnacht een duo-productie van om binnen te stappen in een museum waarvan ze dénken de Stichting Haagse Museumnacht – in het leven geroepen dat het niks voor ze is.” Een andere doelstelling is om door de huidige voorzitter en adjunct-directeur van het daarna herhalingsbezoek te stimuleren. “Daarom is het Gemeentemuseum Hans Buurman – en Adviesbureau toegangskaartje voor de Museumnacht nog een jaar lang Winkelman Van Hessen voor Marketing en PR. De laatste is geldig als entreebewijs voor de musea.” een van de Preferred Partners van het Genootschap voor Sinds 3 jaar wordt ook een Kindermuseumnacht Eventmanagers. georganiseerd, voor een nog jongere doelgroep. Dit evenement bleek vanaf de pilot in 2012 zo succesvol dat er Winkelman Van Hessen (WVH) organiseert vrijwel het dit jaar een eigen communicatielijn voor is ontwikkeld en een gehele evenement. Alle communicatie, alle PR- en eigen officiële opening. marketingaangelegenheden, alle logistiek. Van de uitnodiging tot aan de bewegwijzering en de beveiliging “De Museumnacht is belangrijk voor musea omdat het op straat. Ook de financiële kant nemen zij voor hun ze veel exposure biedt. Ze kunnen laten weten wie ze rekening: schrijven subsidiërende fondsen aan en verzorgen zijn en waar ze zitten. Vooral de communicatie over de het financieel beheer, Daarnaast organiseren ze – van Museumnacht leidt tot veel aandacht, van lokale maar idee tot uitvoering – de grote openingsevenementen van ook landelijke pers. De deelnemende instellingen doen38 Museumnacht en Kindermuseumnacht en de afterparty. er alles aan om zelf ook reuring te creëren, bijvoorbeeld met spannende programmaonderdelen. Met name voor “Kortom,”zegtSaschavanVeen,eventmanagerSpecialEvents de kleinere instellingen is het communicatieve bereik van bij WVH, “eigenlijk regelen we alles wat er bij het evenement de Museumnacht daardoor vele malen groter dan wat ze komt kijken, met uitzondering van de programmering van alleen zouden kunnen genereren. Verder zien we elk jaar dat de deelnemende instellingen zelf.” Hoewel ze ook daarin de Museumnacht leidt tot samenwerking tussen culturele ondersteunen en adviseren. “Wij waken bijvoorbeeld ervoor instellingen. Ze weten ook daarna nog de weg naar elkaar dat er niet te veel van hetzelfde wordt geprogrammeerd. te vinden.” Wat we alle instellingen meegeven, is dat ze hun eigen USP moeten benadrukken tijdens de Museumnacht. Het moet niet te veel gaan om het feestje, het is jouw kunst en jouw visie die je wilt communiceren.”

EVA BAUERMANN VAN KOEN BRAKENHOFFGEMEENTEMUSEUM DEN HAAG VAN HET MAURITSHUIS“De Museumnacht is voor ons een van de grootste De afgelopen twee jaar was het Mauritshuisevents van het jaar. Ondanks dat wij een van gesloten wegens verbouwing, nu deden ze weerde grotere deelnemende instellingen zijn, is en volop mee. “Dat ben je eigenlijk aan je standblijft deze exposure heel belangrijk. Ook willen we verplicht. Wij doen het niet zozeer om nieuwegraag de inwoners van Den Haag verwelkomen en bezoekers te trekken. Wel willen we graag aanze een leuke avond bezorgen.” jonge mensen laten zien dat een museum meer is dan ‘plaatjes kijken’. Dat het een plek is waar je je“Dit jaar hebben we een topprogrammering vrienden kunt ontmoeten, bijvoorbeeld.”neergezet met een Haags tintje. Bezoekerskregen de unieke kans om het internationaal “Een greep uit onze activiteiten die avond: hetgerenommeerde Nederlands Dans Theater 2 en Scapino Ballet danste de voorstelling Pearl inde populaire band Splendid te zien optreden op de Gouden Zaal, op het voorplein boden wede museumvijver. In de nieuwe tuinzaal hadden oesters aan in samenwerking met Haagse 3-,we cabaret van de Haagse dichters en comedians 4- en 5-sterrenhotels. In sommige oesters zatvan PUUR GELUL. een parel verstopt, waarmee bezoekers eenVerder was de opening van de Kindermuseumnacht hotelovernachting konden winnen. Voor debij ons. In de tuinzaal liet jeugdtheaterschool kinderen was er een workshop koek versieren enRABARBER hun voorstelling Plaaggraag zien. voorlezen onder de Stier van Potter. In de nieuweDe opkomst was overweldigend en de kinderen foyer draaide een dj en er was een bar, zaken waargenoten zichtbaar van deze vrolijke voorstelling.” we voor de renovatie nooit ruimte voor hadden.”Het Gemeentemuseum heeft circa 2000 bezoekers Het Mauritshuis ontving ruim 3000 bezoekersontvangen, waaronder veel vertegenwoordigers tijdens Museumnacht Den Haag. Dat aantal isvan ‘nieuwe’ doelgroepen zoals studenten en inclusief meer dan 100 kinderen.jonge bezoekers. 39

ROBERT VERDUYN LEONIE WINGEN VAN HUMANITY HOUSE VAN MUSEUM MEERMANNO “Museumnacht Den Haag is voor ons een van Museum Meermanno doet altijd mee, dit jaar in de belangrijkste events van het jaar, vanwege de samenwerking met de Koninklijke Bibliotheek. mogelijkheden voor exposure. Wij willen op die “Vanwege onze gezamenlijke tentoonstelling avond vooral veel bezoekers trekken en ons bij ‘Vogels. Duizend jaar vogels in honderden een nieuwe doelgroep in de kijker spelen. Daarom boeken’. Voor de Museumnacht hebben we ons investeren we in onze programmering voor de eigen thema ‘Vogels’ aangehouden en dit extra Museumnacht. We brachten onze ervaringsreis, feestelijk gemaakt door daaromheen activiteiten het museum, met acteurs als douaniers en te organiseren.” verpleegsters tot leven. Daarnaast hadden we dit jaar drie korte optredens van cabaretier “Hoogtepunt was het optreden van de Règâhs Tim Fransen over complexe wereldproblemen. (de Haagse Reigers). DJ Roetinthemood trad op Bezoekers konden chillen op ons sfeervolle in de museumtuin, een redacteur van de Donald buitenterras en op zolder een tas zeefdrukken Duck gaf lezingen over 80 jaar Donald Duck en en meenemen.” er was een kapsalon waarin je verenkapsels kon laten maken, waarna je in een reuzennest op de Humanity House ontving 818 bezoekers tijdens foto kon als vogel met een reuzenei. Ook waren Museumnacht Den Haag. “Dat is heel veel, als je er rondleidingen en er was een origamiworkshop bedenkt dat onderdeel van ons ervaringsmuseum vogels vouwen, wat we gedurende de is dat elke bezoeker ingecheckt moet worden. tentoonstelling vaker aanbieden.” Onder de bezoekers hebben we een mini-enquête gehouden. Daaruit kwam naar voren dat 85% van “Ons doel om mee te doen is nieuwe doelgroepen de bezoekers ons die avond voor de eerste keer naar het museum trekken. Daarom organiseren bezocht. Kortom, nieuw publiek.” we ook veel activiteiten, die we speciaal voor de Museumnacht bedenken. We hopen dat het veel Bekijk het programma in het Humanity House bezoekers trekt, dat ze een hele leuke avond bij ons hebben, kennis maken met het museum40 en hopelijk ook terugkomen. We hebben tegen de 500 bezoekers binnen gehad, waaronder inderdaad heel wat nieuwe doelgroepen, zoals expats en jongeren.” Filmpje met beelden van de Haagse Museumnacht

Zet alvast in je agenda!1 en 2 april 2015 vakbeurs event 15.De Beste Beurs voor deevenementenbranche. Jaarbeurs Utrecht 41 event.nl

CROWDSOURCING ALS MARKETINGINSTRUMENT Een van de workshops van Inspire 2014 werd EEN BETER EVENT verzorgd door de jonge ondernemer Tim Meuleman. Met zijn verhaal over de klanten van C2B – het Tim is ervan overtuigd dat crowdsourcing ook leidt tot betere marketingbureau dat hij met Robert van Meer in events. Programma-invullingen kunnen volgens hem vaak 2011 oprichtte – liet hij zien hoe je als bedrijf je worden geco-creëerd. Bijvoorbeeld: vraag de bezoekers of eigen klanten kunt gebruiken bij je bedrijfsvoering. gasten welke sprekers ze willen horen, laat de sets van dj’s Crowdsourcing dus, bijvoorbeeld om je diensten of (deels) crowdsourcen. producten beter aan te laten sluiten bij wat de klant “Bij de publieks-muziekevenementen zie je al steeds meer wil. Simpelweg: door het ze te vragen. voorbeelden. Zo hanteert Bungalup ‘Stem op de leukste invulling’ en vraagt Open Air de crowd om inbreng van ideeën. “Kernwoord is verbondenheid,” zegt hij. “Bij crowdsourcing Magneet Festival gaat nog een stapje verder, met een co- gaat het erom dat je verbonden bent met je doelgroep en creatie-internetplatform waarop bezoekers hun eigen creatieve zij dus ook met jou. Daarmee kun je je producten/diensten ideeën kunnen indienen om zo zelf inhoud te geven aan het verbeteren, maar bijvoorbeeld ook zorgen dat je klanten betere festival. Maar ik denk dat er met crowdsourcing ook nog een ambassadeurs voor jou worden of dat ze je propositie meer hoop te winnen is voor B2B-events. Vraag het je gasten: wat wil lading geven.” je eten, welke act wil je zien?” VOORBEREIDEN WEES CREATIEF42 Vraag het de crowd, het klinkt gemakkelijk, maar vergt een Een evenement verbeteren op basis van input vanuit de crowd goede voorbereiding. Je moet bedenken wat je wilt vragen, aan is een hele logische stap, aldus Tim Meuleman. “Tijdens de wie je dat gaat vragen en hoe je dat gaat vragen. Ook moet je workshops zeiden verschillende deelnemers al dat zij het voorafgaand aan crowdsourcing eerst je eigen doelstellingen wilden toepassen voor events. Puur: hun bezoeker vragen om bepalen. Daarbij heb je de keuze uit wel 24 verschillende doelen; mee te denken over wat hij of zij wil zien/horen/doen. Wat ik innovatie, creatieve inzichten, kostenbesparing, draagvlak en eventmanagers daarbij wil meegeven is dat het belangrijk is ambassadeurschap zijn enkele voorbeelden. “Daaruit kun je het dat je origineel bent in wat je van de bezoeker vraagt en hoe je beste 2 of 3 doelstellingen kiezen en je daar dan op focussen. dat vraagt. Als iedereen aan evenement-bezoekers vraagt ‘hoe Want bij crowdsourcing moet je in elke fase van het proces kunnen we het evenement nog verbeteren’ dan raken die na keuzes maken en dat gaat beter als je niet te veel doelen hebt.” verloop van tijd wel verzadigd. Het is de kunst om mensen op een creatieve manier te betrekken bij het evenement zodat ze toch met je mee gaan denken.”

Kan crowdsourcing leiden tot controleverlies? “Dat je de controle gedeeltelijk loslaat,is zeker. Of je het ook verliest is aan jezelf. Vind je het heel eng, begin dan klein. Werk je normaal met een 5-koppig projectteam? Vraag een keer input aan alle 200 medewerkers van je bedrijf.”BELONING “Mensen worden Tekst: Carla van Elst steeds mondiger. WetenCrowdsourcing betekent dat je aan mensen vraagt om tijd en zelf bedrijven te bereiken ommoeite te investeren in jouw event. Zeker als je op zoek bent daar hun mening te laten horen.naar kwalitatieve ideeën. Wat kun je daar tegenover stellen? “Jekunt mensen belonen met een cadeautje, dat werkt meestal Daarom denk ikmaar één keer en alleen op de korte termijn. Op de langere dat bedrijven anno 2014termijn werken intrinsieke en exclusieve motivaties beter. Zoals moeilijk om crowdsourcingeen vorm van erkenning, wat ook een beloning is. Stel dat jevoor het programma van het jaarlijkse Inspire-festival de crowd heen kunnen.”vraagt om mee te denken. Wie een goed idee aanbrengt, kunje lid maken van een speciale club met extra privileges op het 43event zelf. Zo weten ze dat zij een gewaardeerd klankbordvormen.” Meer weten over crowdsourcing? Lees De C2B Revolutie, door Robert van Meer en Tim Meuleman. Meer info op de website van C2B

Dirk Prijs over ‘Managementvaardigheden voor projectleiders’ Dit voorjaar verscheen een volledig herziene en In het boek worden veel theoretische modellen aangevulde 4e druk van het managementboek behandeld. Ik kan me voorstellen dat die niet altijd Managementvaardigheden voor projectleiders, dat FEP- een directe link hebben met de praktijk waarin lid Cees Rosman samen met Jan Verhaar schreef. eventmanagers werken. Anderzijds biedt zo’n theoretisch kader misschien wel weer een hele nieuwe kijk op zaken Een boek dat op het oog vooral een les- en handboek waar je al langer mee rondloopt. Toch ook een aanrader voor studenten hoger onderwijs is, heb je daar iets dus, om je weer eens te verdiepen in de theorie achter je aan in de praktijk? Bijvoorbeeld, in de praktijk van werk. een eventmanager? Dat vroegen we aan Dirk Prijs, verenigingsmanager van G14 en GvE. Hij las het boek en Achterin het boek vindje checklijsten, tips, oefeningen gaf zijn eerlijke en ongezouten mening over inhouden en testen waarmee je jouw leidinggevende capaciteiten bruikbaarheid. en ook de teamontwikkeling zou kunnen verbeteren. Ik ben zelf niet zo’n lijstjes-mens, maar veel van de tips zijn “Managementvaardigheden voor projectleiders is beslist zeker de moeite waard. geen boek waarmee je op zondagmiddag op de bank gaat zitten. Sterker nog, het is helemaal geen boek om Ook leuk: de stresstest. Heel bruikbaar, aangezien van kaft tot kaft te gaan zitten lezen. Wat is het wel? eventmanager in de top-5 van stressvolle beroepen Voor mij is het vooral een naslagwerk, waarin op zeer staat. De stresstest maakt de oorzaken van stress toegankelijke wijze de belangrijkste vaardigheden worden inzichtelijk. Leuk om in te vullen én verhelderend. gepresenteerd die je moet hebben als projectleider. Andere testen geven bijvoorbeeldinzicht in stijl van leidinggeven of in de karakters en capaciteiten van jou De toegankelijkheidis een groot pluspunt. De opbouw en je projectteamleden. Bruikbaar en toepasbaar voor de van het boek is logisch, vanaf de basisprincipes wordt eventmanager als projectleider. steeds iets dieper op de materie ingegaan. Onderwerpen44 die de revue passeren: het functioneren van een team, Het boek geeft inzicht in de pluriformiteit van taken die je problemen vaststellen en oplossen, projectvergaderingen als goedprojectleider moet beheersen. Dat is informatief leiden en projectrapportages samenstellen. ‘n Bijzondere voor jezelf en wellicht ook voor je leidinggevende. verdieping vond ik in het hoofdstuk waarin persoonlijk leiderschap wordt behandeld. Dat je eerst leiding moet Kortom, een prima naslagwerk voor de kunnen geven aan jezelf – lees: voor jezelf moet kunnen eventprofessional.” zorgen – voor je aan anderen leiding kan geven, was voor mij een eyeopener. Managementvaardigheden voor projectleiders is ook als e-book te lezen:

45

De leermomenten van Gemma Cooymans, freelance event professional In vijfentwintig jaar zag Gemma Cooymans het evenementenaanbod groeien en de budgetten krimpen. Dat betekent inventief zijn om hetzelfde niveau te behouden. Opdracht Drie opeenvolgende edities van het MWG Congres (2012, 2013, 2014) Opdrachtgever MWG, voorheen Mediawerkgroep, een branchevereniging voor de commerciële communicatiesector met een passie voor (nieuwe) media. Uitdaging Van een tweedaags congres met feest en hotelovernachting is het congres teruggebracht tot een eendaags evenement.Tekst: Marjolein van Trigt Het thema is beslissend Een goede presentator is goud waard “Ooit schreef men zich blind in voor het MWG Congres. “Vorig jaar was misdaadverslaggever John van den Dat is niet meer zo. Het congresaanbod is gigantisch. Heuvel spreker, maar toen werd Els Borst vermoord. Het Bovendien moeten mensen meer dan vroeger hele programma moest om. De technici moeten onder verantwoorden waarom ze naar jouw congres gaan. Dat die druk goed kunnen functioneren, maar je hebt vooral betekent dat we heel goed over het thema nadenken. Wat een dijk van een presentator nodig, die kan improviseren. kan de bezoeker ermee in zijn dagelijks werk?” Rens de Jong, van BNR, is zo iemand.” In een commissie doet iedereen het erbij Werk met professionals “Het congres wordt georganiseerd door een commissie “Door de techniek kun je veel meer alleen af dan vroeger. met mensen uit het werkveld. Iedereen doet het ernaast. Je hebt dan wel een locatie nodig die vrijwel zelfstandig De gesprekken zijn reuze interessant, maar ik moet zorgen opereert, zoals DeFabrique, iemand in de regie, iemand dat de man of vrouw in de zaal straks ook nog begrijpt vóór en een vliegende keep. De laatste keer hadden we46 waar het over gaat.” een professionele redacteur. Meer werk vooraf, maar het draagt absoluut bij aan de totaalbeleving van de zaal. Bespaar niet op de inhoud (of op het eindfeest) De sprekers waren meer bereid om zich te laten sturen, “We gebruiken de inhoud steeds meer wervend, omdat ze merkten dat ze met een professional van doen bijvoorbeeld door sprekers online columns te laten hadden.” schrijven voor Adformatie. In praktische zaken als decor kun je eventueel schrappen. Van het schrappen van het Creëer verlangen traditionele eindfeest zijn ze bij MWG teruggekomen. Het “Als negentig procent van de bezoekers pas in de laatste netwerk- en sociale element blijft ook belangrijk.” maand een kaartje koopt, kun je geen budget maken. Zorg dat mensen erbij willen zijn. TEDx kom je ook niet zomaar in.”

Rotterdam:aantrekkelijkerdan ooit Rotterdam is de 2e congresstad van NederlandRotterdam, World Port World City, staat voor meer dan Neem voor meer informatie contact Convention Bureau400 jaar succesvolle ervaring in handel en scheepvaart. op met Baris Soyogul (AccountDe haven van Rotterdam is de grootste van Europa en Manager Business Events)nummer 5 in de wereld. De stad is daarmee de toegangs- [email protected] tot Europa. Dankzij haar daadkrachtige en creatievementaliteit is Rotterdam inmiddels uitgegroeid tot een www.rotterdampartners.nl‘must see city’, die in binnen- en buitenland geroemdwordt om haar hoogstaande architectuur en open,kosmopolitische sfeer. Een stad bij uitstek, om uw(inter)nationale congres te organiseren.Rotterdam congresstad:• is makkelijk bereikbaar, ook vanaf internationale bestemmingen;• is in 26 minuten bereikbaar vanaf Schiphol Airport;• heeft een compacte binnenstad;• biedt een uitstekende prijs-kwaliteit ratio;• beschikt over moderne congresfaciliteiten met een capaciteit tot 10.000 personen;• beschikt over ruim 6.500 bedden;• is de thuisbasis van gerenommeerde universiteiten en kenniscentra;• is vooraanstaand in de medische, creatieve, architectonische en food sector;• heeft een afwisselend leisure-aanbod;• is de 2e congresstad van Nederland (ICCA ranglijst sinds 2009).Rotterdam Partners Convention BureauWij voorzien u graag van onafhankelijk, kosteloos enprofessioneel advies rondom de organisatie van uw congres.

INSPIRE INSPIREERT Nieuwe klant voor Omnivents/Watergoed Evenementenlocatie Watergoed kijkt nog steeds met Meedenken met concept plezier terug op de eerste editie van Inspire in 2013, “N-Sign legde ons hun concept voor: voor 600 vrij jonge waarvoor zij gastlocatie waren. Niet in de laatste mensen een tweedaagse evenement met een festivalkaraker, plaats omdat zij toen ook in gesprek waren met een een gevarieerd activiteitenprogramma en ’s avonds een nieuwe klant. Een klant die op zoek was naar een mooi feest. Wij hebben daarin meegedacht en in aanvulling locatie waar zowel een festivalsetting gecreëerd kon een activiteitenprogramma voorgesteld waarin vrijwel alles worden, als een activiteitenprogramma kon worden zat wat we op en om Watergoed te bieden hebben. De aangeboden en waar de catering zonder problemen meest actieve onderdelen waren survival of the fittest, geregeld kon worden. klimpark, ribboot varen, quad rijden en paintballen. De meer recreatieve onderdelen: wandeling met gids, tandemtour,48 hand- en kruisboogschieten, luchtbuksschieten, waterkart De klant was evenementenbureau N-Sign Special Event en een kookworkshop. Met zo’n programma schep je wel Planning, die voor hun eigen opdrachtgever Afas Software verwachtingen. Die hebben we ook waar kunnen maken.” werkte aan een concept voor een tweedaags evenement. “Ik heb N-Sign uitgenodigd om langs te komen tijdens Inspire 2013,” vertelt Sander de Wilde, accountmanager sales & events van evenementenbureau Omnivents dat zijn thuisbasis heeft op Watergoed. “Omdat ik wist dat Watergoed op dat moment een mooi plaatje zou bieden.” De festivalsetting van Inspire werd vervolgens de inspiratiebron voor het concept van N-Sign, waarin de actieve onderdelen nader werden ingevuld door Omnivents.

Slapen en ontbijten “AFAS Software en N-Sign ontwikkelden samenOok doorslaggevend bij de keuze voor locatie Watergoed AFAS Festival. Een inspirerend weekend met eenwas de overnachtingsmogelijkheid. “Wij hebben 150 tentjes op veelzijdig programma van gedurfde en gematigdehet terrein geplaatst waar 300 mensen konden overnachten, activiteiten, afgestemd op de doelgroep ennet als bij een muziekfestival. De anderen verbleven in een doelstelling van het jaarlijkse bedrijfsuitje vanhotel in de buurt.” AFAS Software. Het bezoek aan Inspire 2013 en de mogelijkheden op Watergoed sterkten ons in deWatergoed coördineerde ook de catering voor beide dagen. keuze om AFAS Festival daar te organiseren. DeHet meeste kwam uit de Watergoed-keuken zelf: alle lunches, waterrijke omgeving, het authentieke gevoel, deborrelhappen en ontbijten. Het diner in festivalsetting werd mix aan mogelijkheden op het terrein, de prettigein overleg met Watergoed verzorgd door Van der Linde samenwerking met Sander en de mogelijkheid totCatering. “Het feest was een productie van N-Sign. Ook dat exclusiviteit gaf de doorslag. Het terrein boodwas ingevuld als festival. Op elk deel van het terrein was iets tevens de kans om 150 AFAS tentjes te plaatsente doen en te beleven, zoals een bruine kroeg, clubsetting voor overnachting en er een inspirerend enmet dj’s en verschillende foodpunten.” veelzijdig feest te houden.” Laura Kerckhoffs (AFAS Software) & Patrick Mulder (N-Sign) 49

De eerste aflevering van een nieuwe serie in De Wie bepaalt het eventbeleid enEventManager waarin we laten zien hoe eventafdelingen beheert het budget?in elkaar kunnen steken. Hoe verschillend ze soms zijnin hun taken en verantwoordelijkheden. Hoe gaan zij om De afdeling Lokale Marktbewerking kent centrale en decentralemet de pieken in werkdrukte, werken ze dan samen met evenementen. Een centraal evenement is een door defreelancers bijvoorbeeld? marketingafdeling ontwikkeld concept dat wordt uitgerold in het land, met een vast draaiboek en vaste invulling. De kostenDe plek van Mariëlle bij ING? worden betaald door de afdeling marketing. Decentrale evenementen worden geïnitieerd door de regio, vaak in overlegCorporate Events met name evenementen met de afdeling Lokale Marktbewerking. “Overigens houden wij bij het aangaan van kleinere sponsorcontracten in de voor Raad van Bestuur; regio wel rekening met het centrale beleid. Zo is bijvoorbeeld ‘voetbal’ nu een belangrijke sponsorpijler binnen ING.”Sponsoring & Evenementen grotelandelijkeevenementen, De decentrale activiteiten zijn eigen initiatief van de regio grote sponsorcontracten; zelf, op basis van behoefte. Het budget voor de decentrale activiteiten ligt deels bij Lokale Marktbewerking en deels bijLokale Marktbewerking evenementen voor zakelijke de regiodirecties. markt, MKB, Grootbedrijf, Werkdruk Instellingen, Private Banking “De werkdruk is hoog, het hoogst in september–december en maart–juni. Er zijn dan in elke regio meerdere evenementen en Wealthmanagement. per week. Wij proberen dat strak te plannen, door te vragen of voorgenomen activiteiten 10 weken voor aanvang bekend Lokale Marktbewerking gemaakt kunnen worden, zodat er voldoende tijd is om in heeft 6 seniors + 4 medewerkers overleg met de regio te kijken naar een geschikte datum en senior Wealthmanagement locatie. Die 10 weken is helaas niet altijd haalbaar.” senior centrale activiteiten en sectormanagement 4 koppels senior+medewerker, elk koppel “Sinds enige tijd werken we volgens ‘het nieuwe werken’. bewerkt de lokale markt in een kwart van Nederland We zijn niet meer verplicht om in te loggen op onze eigen kantoorlocatie, maar kunnen inloggen op elk kantoor of vanuit Mariëlle Snethlage-van den Berg, huis. Een uitkomst voor onze afdeling, het heeft ons een stuk Senior Lokale Marktbewerking bij ING flexibeler gemaakt.” “Alle eventafdelingen van ING gezamenlijk organiseren circa Ondersteuning: stagiaires, freelancers, 600 evenementen per jaar, altijd regionale activiteiten ergens toeleveranciers, evenementenbureaus50 in het land. Wij worden aangestuurd vanuit Amsterdam, maar werken in de regio voor de regiodirecties. Zelf ben ik “Onze afdeling werkt weinig met stagiaires, omdat er geen verantwoordelijk voor de regio Zuid-Oost. tijd is ze goed in te werken en te begeleiden. Wij werken wel met freelancers, bijvoorbeeld als er onverwacht een extra Ons takenpakket omvat het van A tot Z organiseren van alle groot project uitgerold moet worden. Het kan niet altijd, maar regionale activiteiten. Daarnaast werken we aan het verbeteren we werken graag met dezelfde freelancers, omdat zij de van de boegbeeldfunctie van de regiomensen. Bijvoorbeeld organisatie kennen en er weinig inwerktijd nodig is. door activiteiten te organiseren, maar ook door aansluiting Tegenwoordig werken we met vaste toeleveranciers. We zoeken bij netwerken en/of te zorgen voor publiciteit.” werken nooit met evenementenbureaus. Wel betrekken we onze marketingafdeling of de afdeling formulemanagement om mee te denken op inhoud.”