De EventManager | 6

tweede editie 2014 www.deeventmanager.nl Persoonlijk: Peter van Uhm Musea naar de beurs FEP: brood op de plank Vernieuwd verdienmodel radiostations

Adv PINO

6 Generaal DE REMMENDE VOORSPRONG buiten dienst Peter van Uhm De wet van de remmende voorsprong houdt in dat een voorsprong op een bepaald gebied je32 Een station ervan weerhoudt om je verder te verbeteren, als eventlocatie waardoor anderen je vroeg of laat voorbij zullen streven. Met andere woorden: tevreden38 Geen collectie met bereikte resultaten achteroverleunen is Groot succes geen optie voor wie wil blijven groeien.4 G14 van start De eventbranche en eventmarketing hebben10 Nieuwe leden GvE zich in de afgelopen 20 jaren sterk ontwikkeld.16 Singer Laren herrijst Het event is een effectief communicatie-18 De puzzel van St. Gerlach is af instrument gebleken, de eventmanager20 De transformatie heeft zich ontpopt als een vakspecialist die22 Beleidsplannen schrijven de ins en outs ervan tot in de vingertoppen24 Nieuwe leden PML beheerst. De opkomende nieuwe media waren26 De gunfactor in beeld daarvoor geen bedreiging, sterker nog, ze28 Relatie-event in Brazilië hebben de communicatiemogelijkheden rond30 Gemeentemuseum Den Haag en de interactiviteit binnen het event alleen34 Beter een B-artiest maar vergroot. En als we de financiële crisis37 “Ik heb iets heel bijzonders voor je” wegdenken, lijkt er niets aan de hand in40 Radio en events eventland.42 FEP-case: bijzondere doelgroep44 Sneak-peak: Mauritshuis Hoewel. De huidige generatie eventspecialisten45 Genootschap naar TEFAF Maastricht heeft – om moverende redenen, bijvoorbeeld48 Kruip in de huid van je gasten omdat de waan van de dag ons allen opslokt50 No more boring badges – weinig oog voor wat er na hen komt. En51 Dat verzin je niet! zeker niet voor WIE straks hun stokje gaat52 Blog Niels Bouwman overnemen.54 FEP start eigen Broodfonds56 Nieuwe leden FEP De beste kaarten zijn wat dat betreft voor58 Musea naar de beurs de museale wereld. Die gedwongen werd te64 FEP-case: nieuw concept restaurant veranderen en zich aan te passen aan nieuwe65 Succes NSS-top op Canvas kaders. Als gevolg daarvan zetten musea de66 Aankomen mag! deuren nu wijd open voor nieuwe initiatieven68 Wat is jouw brand waard? én voor een nieuwe generatie jonge mensen.70 Avondsafari voor Genootschap Deze generatie laat een frisse wind door de72 Leon belt met … Simone Hollen museale locaties waaien. In deze editie komen zij uitgebreid aan het woord.Voorkant:Hip hip hurra (1888) van Peder Severin Krøyer Ook het Genootschap voor Eventmanagers 3 nam onlangs samen met een groep jonge ambitieuze eventmanagers het initiatief tot oprichting van de G14 – Generatie 2014. Een club voor aanstormend werkend talent in de branche. Daarmee hebben we de rem losgelaten en is de weg vrij voor een innige dialoog met de nieuwe generatie. Dat je soms een statement moet maken om te laten zien dat ook de nieuwe generatie een kans én een prijs verdient, wordt door een deel van de oude generatie niet altijd begrepen. Mijn dank is groot aan de gewaardeerde collega’s van EventBranche en al diegenen die op mij gestemd hebben, dat ik deze gelegenheid kreeg om met de prijs het stokje symbolisch aan de nieuwe generatie door te geven (zonder dat stokje nog helemaal los te laten ). Leon Kruitwagen

Jonge eventprofessionals verenigd in de eerste “Fantastisch initiatief. Ik was zwaar onder de indruk branche-brede branche-organisatie van de enorme opkomst die laat zien dat dit echt voorziet in een behoefte. Het zou mooi zijn als ze dit Het netwerk voor young eventprofessionals is sinds momentum kunnen vasthouden.” 30 april 2014 een feit. G14 – generatie 2014 – is gelanceerd tijdens een indrukwekkende bijeenkomst “Wat ik wel hoop is dat ze geen ‘kleine GvE’ worden, bij hotel Ramada Apollo Amsterdam. Indrukwekkend maar een eigen identiteit gaan ontwikkelen vooral vanwege het grote aantal geïnteresseerden. In voor de G14. Met eigen formats en content. De plaats van de verwachte 40 personen meldden ruim launchbijeenkomst liet dat nog niet zien – met 140 personen zich aan. Het bestelde zaaltje moest een de klassieke speeddate, jaarplanpresentatie en flinke zaal worden en de afsluitende borrel-met-dj werd netwerkborrel. Ze zouden echt anders moeten verplaatst naar het dakterras. Een perfecte launch dus, opereren, dingen doen die passen bij het begin waarvan het resultaat de volgende dagen duidelijk werd: van een carrière in de branche. Dan denk ik aan G14 gaat van start met maar liefst 84 leden. bijeenkomsten waarbij het minder gaat om luisteren en meer om doen. Waarbij de deelnemers samen G14 voorziet duidelijk in een behoefte. Dirk Prijs en iets maken, iets onderzoeken, iets uitproberen Leon Kruitwagen liepen al langer rond met het idee bijvoorbeeld. Waar je met concrete resultaten en werden daarin bevestigd tijdens gesprekken met vandaan komt en niet met het zoveelste to-do-lijstje jonge professionals in de branche. Dirk Prijs: “G14 vult dat je toch niet gaat uitvoeren.” het gat dat eventopleidingen laten vallen door geen alumnibeleid te organiseren. Daar maken wij dankbaar “Ik word overigens geen lid. Omdat ik binnen gebruik van en geven er invulling aan door ons te afzienbare tijd 35 ben en dus te oud, maar ook profileren als netwerkorganisatie en kennisinstituut.” omdat ik het niet van deze tijd vind om te betalen voor een netwerkclub. Waarom niet: betalen naar MULTIDISCIPLINAIR gebruik, dus alleen voor de bijeenkomsten die Format en content van de nieuwe organisatie zijn je bezoekt? Koppel een ‘betaling bij inschrijving’ voorbereid tijdens een brainstormbijeenkomst met aan het vooraf pitchen van ideeën voor 10 jonge eventprofessionals. Zij adviseerden ook bijeenkomsten en je weet welke bijeenkomst echt over inrichting van het lidmaatschap, inclusief de scoort bij je doelgroep.” contributie-vorm. “Grappig is dat ik hetzelfde gevoel had als Gerrit Heijkoop over contributie (zie kader), Gerrit Heijkoop, How Can I Be Social (HCIBS) maar dit is waar voor de potentiële leden voor hebben4 gekozen,” aldus Dirk Prijs. De branche-brede samenstelling is overigens een bewuste keuze van de oprichters. Hun overweging daarbij: jongeren zullen voor hun 35e vaker van baan wisselen en stappen net zo makkelijk over van de ene naar de andere discipline. “Waar ze na hun 35e ook terechtkomen, als G14-lid hebben ze daar dan al een netwerk opgebouwd.” De multidisciplinaire samenstelling is doorgevoerd in de G14-raad die een sturende en controlerende functie heeft bij de ontwikkeling van de nieuwe organisatie.

SPEEDDATEN “Vreemd dat er nooit een branchevereniging was voorEen netwerk is het beste fundament voor succesvol de breedte van de eventbranche. Daarover sprak ikopereren en samenwerken. Dat geldt zeker voor de in 2013 al eens met Dirk en Leon en ontdekte dateventbranche en al helemaal als alle disciplines aan dat zij dezelfde gedachte hadden. Nu, een jaar later isnetwerk deelnemen. Ook tijdens de launchbijeenkomst G14 een feit. Dat het een branche-brede verenigingwaren die disciplines vertegenwoordigd: locaties, is, vind ik minstens zo belangrijk als het predicaatleveranciers, bureaus en corporate en museale ‘jong’. Er zijn veel eventspecialisten zoals ik, rond deeventmanagers. Zij mochten om te beginnen een 30 en toch al jarenlange ervaring, die zichzelf geenhalf uur met elkaar kennismaken. Wat gebeurt er ‘jonge hond’ meer zullen noemen.”als je 140 dertigers in een zaal onderwerpt aan 10speeddate-sessies van 2 minuten? Het geluidsniveau “Uiteraard ben ik lid van G14. Bijvoorbeeld omdatis overweldigend, de temperatuur loopt op, de hoofden ik vaak word benaderd door leveranciers, waar ikworden allengs roder, de stemmen schor en de jasjes dan meestal wegens tijdgebrek ‘nee’ tegen moetgaan uit. Maar ook bij de 10e speeddate gaan ze er nog zeggen. Maar we hebben elkaar wel nodig om mijneven enthousiast in. De visitekaartjes bleven veelal in opdrachtgevers te bedienen. Daarom ben ik graagde zak, ook bij de geanimeerde borrel op het dakterras. lid van deze club die locaties, leveranciers, bureausEn waarom zou je ook, ‘old school’ met visitekaartjes en opdrachtgevers bijeen brengt.”strooien, als alle interessante contacten te vinden zijnin de handige app van Momice? “G14 is de eerste en enige club die alle disciplines van de markt verenigt. Ik verwacht dat die disciplinesTWEE SEMINARS G14 IN JUNI heel veel kennis met elkaar zullen delen. Veel meerDe eerste seminars van G14 vinden plaats in juni: willen delen ook, omdat de jonge generatie opener 16 juni 2014: The Generation Gap. In DeFabrique is dan de generatie van 10-15 jaar geleden. Voor ons Maarsen gaan 35- en 35+ in gesprek is ‘delen’ een tweede natuur.” en ontdekken wat ze weten van elkaar; 27 juni 2014: Achter de schermen bij Concert at Sea. “De combinatie van disciplines is commercieel Een insight view bij dit mooie publieksevent gezien natuurlijk bijzonder. Leveranciers en locaties op de Brouwersdam in Zeeland waarvan ik vaak opdrachtgever ben, corporate eventmanagers die soms mijn opdrachtgever zijn Aanmelden kan via www.g-14.nl maar ook die van de leveranciers en locaties. Glad ijs? Nee, ik denk niet dat het een probleem is.” Jan Liebregts, Obsession Live Communication 5

Hij ging na twee maanden (‘dat had ik mijn vrouw beloofd’) wennen aan generaal-buiten-dienst-zijn weer aan de slag. In alle rust weliswaar en als gastspreker. Hij kiest de evenementen waar hij spreekt met zorg: alleen als hij toegevoegde waarde heeft én als hij het eens is met de doelstelling van het event waar hij als spreker gevraagd wordt. “Ik wil niet alleen om mijn naam gevraagd worden.” Zijn lezingen vult hij in met militaire precisie. Een grondige voorbereiding die moet leiden tot een perfecte uitvoering van de afgesproken taak. Het mooiste en het moeilijkste PERSOONLIJK VERHAAL “Ik kan verhalen vertellen, heb weinig nodig om een Zijn TEDx Talk in 2011 ‘Why I choose the verhaal beeldend te maken. Vaak maak ik het persoonlijk, gun’ noemt Peter van Uhm zelf het mooiste omdat persoonlijke verhalen zoveel sterker zijn. Het optreden, zijn rede op de Dam op 4 mei 2013 Nationaal Comité 4 en 5 mei vroeg mij in 2013 ook het moeilijkste. vanwege mijn persoonlijke verhaal. De kunst was om dat verhaal tot het verhaal van iedereen te maken, een Beide schreef en bereidde hij voor met verhaal dat iedereen raakt.” Annelies Breedveld: “Speechwriter bij6 Defensie en misschien wel de beste DOELGROEP, BOODSCHAP, EMOTIE speechwriter van Nederland. Wij kunnen heel goed samenwerken, zij verwoordt mijn ideeën “Je focust: doelgroep, doelgroep, doelgroep. Dan kijk je en heeft ook eigen inbreng. Het wapen bij welke boodschap je wilt afgeven. En die twee verbind je TEDx was bijvoorbeeld haar idee en ik besefte aan elkaar. Liefst niet alleen met je ratio, maar ook één onmiddellijk het briljante ervan.” spa dieper, met je hart. Als je met storytelling mensen weet te raken en hun emotie aanspreekt, blijft de boodschap langer hangen.

PERSOONLIJK:Peter van UhmVOORBEREIDEN KWETSBAAR“Een spreker moet weten hoe het programma van een “Leidinggevenden moeten zich kwetsbaar opstellen. Bijevent in elkaar zit, welke sprekers er nog meer optreden Defensie gaat een groep na elke oefening, actie of missieen wat die gaan zeggen. Ik wil altijd een voorgesprek met bij elkaar zitten om te evalueren. Als baas ben je ookde organisatie en weten wat ze willen bereiken met het onderwerp van evaluatie. Iedereen mag vragen: waarom hebevent. Verdiep me in het publiek en de materie, omdat ik je dat besluit genomen? Maar aan het eind ben jij weer detoegevoegde waarde wil hebben. Ik probeer ook het hele baas die verantwoordelijk is: dit ging goed en dat kan beter.event mee te maken, de andere sprekers te horen en ter Bij bedrijven en events gebeurt hetzelfde: terugkijken, watplekke verbanden te maken. Als het even kan, blijf ik bij de waren onze doelen, wat hebben we bereikt, hebben weborrel zodat mensen mij daar kunnen aanspreken of vragen dat goed gedaan en hebben we dat op de goede manierkunnen stellen. Zo lever je als spreker echt meerwaarde.” gedaan? Daar moet open over gesproken kunnen worden.”LEIDERSCHAP DE NIEUWE GENERATIE 7“Als mens, maar zeker als leidinggevende, moet je een “In 2006 was ik baas van de landmacht en ontdekten we datgoed moreel kompas hebben, weten wat je idealen zijn. Met we moeite kregen met de werving en selectie van nieuweeen goed moreel kompas heb je de beste garantie dat je rekruten. Kennelijk misten we de link met de doelgroep.goede besluiten neemt. Want het gaat er niet om dat jij als Het boek ‘Generatie Einstein: slimmer, sneller en socialer’baas gelijk hebt, maar dat je het juiste besluit neemt. bracht het inzicht: de nieuwe generatie is niet beter ofMilitaire bazen vertellen hun mensen wat ze moeten slechter, maar wel anders en wij waren daar niet voldoendedoen, niet hóe ze hun werk moeten doen. Omdat we altijd in meegegaan. Zo moet je met je doelgroep bezig zijn als jeeen uitwedstrijd spelen, waarbij het nooit precies gaat je boodschap wil overbrengen en zo moet je elke dag metzoals gepland. Dus als de omstandigheden onverwacht je omgeving bezig zijn. Om de dingen te zien en vooral omveranderen moeten mensen handelen in de geest van hun te begrijpen. Als je dingen begrijpt – waarom doet die andercommandant, om toch bij het doel uit te komen. dat – dan kun je er goed op inspelen.”In het bedrijfsleven zie ik regelmatig bazen die hun mensenvertellen wát ze moeten doen, maar ook hóe. Is niet per severkeerd, maar het kan zoveel beter.”

Foto: Ferdy DammanBESLUITEN NEMEN TEGENSPRAAK“Een van de moeilijkste dingen die we de jeugd moeten “Echte loyaliteit aan de baas is drie keer ‘nee’ durven enleren, is dat ook niets doen betekent dat je een besluit hebt kunnen zeggen. Aan jaknikkers heb je niks. Kom je hogerop,genomen. Als je niets doet om die verdachte auto bij een wordt het lastiger om mensen uit te dagen het niet metroadblock te laten stoppen, en je maten achter je worden je eens te zijn. Een indringend voorbeeld: toen mijn zoonvervolgens aangevallen door de inzittenden van die auto, sneuvelde, werd het nog moeilijker voor mensen om mijben jij verantwoordelijk. tegen te spreken. Sommige beslissingen werden niet meer aan mij voorgelegd, om mij te ontzien. Ik heb toen gezegd:Ook bij bedrijven zie je vaak dat men ervoor kiest om dingen allemaal ophouden met op je tenen lopen, geef me de kansop hun beloop te laten, niets te doen. Ook in positieve zin, om mijn verantwoordelijkheid goed in te vullen. Dat wasbijvoorbeeld als het bedrijf groeit. Dan veranderen ze niets, voor iedereen een hele opluchting. Als je hogerop komt,want het gaat toch goed? Maar de wereld verandert wel, moet je nog beter weten dat je de tegenspraak, je checks &dus er komt altijd een moment dat de groei afneemt. Veel balances, zelf moet organiseren.”bedrijven komen dan pas in actie, als het slechter gaat.Maar je moet iets doen als het goed gaat. Het is de kunstom regelmatig jezelf een spiegel voor te houden, maar ookje organisatie. Om te zien of je nog goed bezig bent. Ben jenog in sync met je doelgroep, met je omgeving?”Groeten uit Maastricht! Maastricht. Een stad waar mensen zich thuis voelen en waar kwaliteit hoog in het vaandel staat. Al bijna 30 jaar is Maastricht de werkplek van Assemblee Sprekersbureau. Vanuit hier helpen wij u bij het vinden van de juiste spreker of het samenstellen van een aantrekkelijk programma. Wij luisteren, vragen door en denken met u mee om uw gasten met iets unieks te verrassen. En dat alles met maar één doel: u de kwaliteit blijven bieden waar wij al zo lang voor staan. Kijk voor een overzicht van onze sprekers op www.assemblee.nl of bel ons voor een vrijblijvend advies op 043-3432169.



“ Dag van de Medewerker ” is een fenomeen Cora Rosenthal & Daniëlle van der Giessen | Corporate Communicatie en Event Managers bij COAIn deze editie van De EventManager stellen “Wij organiseren jaarlijks verschillende evenementen,elf nieuwe Genootschapsleden zich voor. zoals een persoonsfeest voor ongeveer 1000 personen,Op ons verzoek beantwoorden ze de verschillende managementbijeenkomsten, informatievevolgende vragen: personeelsbijeenkomsten, een nieuwjaarsbijeenkomst, een bestuurscongres en werkbezoeken aan asielzoekerscentra Hoeveel evenementen per jaar? van bijvoorbeeld bewindslieden en buitenlandse delegaties.” Welk event is typisch voor jouw “De Dag van de Medewerker, ons personeelsfeest, is een bedrijf of organisatie? jaarlijks terugkerend fenomeen. Voor de medewerkers, die vaak door het hele land werken en die door de krimp en Welk event, waar jij als gast huidige groei in onze organisatie continu flexibel moeten aanwezig was, vond je geweldig zijn, voelt het als een soort reünie. Het feest is onderdeel en waarom? van onze communicatiestrategie om ze te informeren, te motiveren en te bedanken voor hun werkzaamheden.”samen, Danielle: “Het lijkt me een enorme uitdaging om eenaangenaam grootschalig concert te organiseren, zoals De Toppers, in Amsterdam Arena of The Night of the Proms in Ahoy. Ik zouontmoeten weleens willen meelopen met iemand die dit organiseert.” Cora: “Concerten van bekende artiesten of Parkpop zijn om te delen leuke evenementen die ik graag eens zou willen mede-10 organiseren. Wie zoekt er nog een stagiair? Ha ha!”

“ Trots op Abdicatie” en InhuldigingJop van Langevelde | Hoofd EvenementenDienst van het Koninklijk Huis“Als Hoofd Evenementen van het departement van deHofmaarschalk van de Koning organiseer ik met ons teamzo’n 200 evenementen per jaar. Per evenement wordter een projectteam geformeerd met collega’s uit onseigen departement en vanuit andere departementen. Degrootte van het team is afhankelijk van de grootte van deevenementen, van een klein diner tot een inkomend ofuitgaand Staatsbezoek.”“Laatstgenoemde evenementen zijn uniek voor de Dienst van “ ”De Leukste Bakkerhet Koninklijk Huis. Het departement van de Hofmaarschalkis verantwoordelijk voor diverse onderdelen van een Gerbrig Reitsma-Knijff |Staatsbezoek, zoals het uitnodigingstraject, de aankleding, Eventmanager easyFairs Nederlandde logies en het Staatsbanket. Ook al deze activiteitenrondom Abdicatie en Inhuldiging en recentelijk het diner op “easyFairs Nederland organiseert gemiddeld zo’n 7Paleis Huis ten Bosch tijdens de Nuclear Security Summit vakbeurzen per jaar. Ik draag zorg voor het daadwerkelijkzijn door ons georganiseerd. Dit zijn geweldige projecten neerzetten van de beurs. Sinds januari 2014 ben ik ookgeweest waar ik met veel voldoening en trots op terugkijk.” verantwoordelijk voor de 10 beurzen per jaar van de operations afdeling in België.”“Een evenement waar ik als gast echt van genoten heb,is Vrienden van Amstel Live. Door de jaren heen staat het “eastFairs organiseert alleen maar vakbeurzen, volledigbasisconcept nog steeds overeind, maar weet men wel te afgestemd op de sector. We proberen het deelnemers zovernieuwen en te verbeteren. De avond met een ontvangst makkelijk mogelijk te maken, bijvoorbeeld door te zorgenvooraf, de goede verzorging tijdens het concert en de variatie dat standhouders snel kunnen op- en afbouwen en hun tijdaan artiesten maakte het echt een feest.” helemaal aan de bezoekers kunnen besteden. Bakkersvak, de nationale beurs voor de bakkerijsector, is een mooi voorbeeld. De zondag is voor de ambachtelijke bakker met 11 zijn gezin en de maandag is voor de industriële bakker. Op zondag wordt de award van de Leukste Bakker uitgereikt. Tijdens de hele beurs zijn er demonstraties door patissiers en boulangers, zodat het voor de bezoeker een echte belevenis wordt.” “Ik vond het fantastisch om een kijkje achter de schermen te nemen in de rijke wereld van olie en gas tijdens the World Gas Conference uit 2004. Qua evenementen scoort de eerste Rechtszaak hoog. Ik heb nuttige informatie meegekregen in een leuke speelse setting!”

“ Duurste product ter wereld”Marijn Smit |Manager Events & Multi Media FEADSHIP“Wij organiseren ongeveer 20 evenementen per jaar; 10 inNederland en 10 in het buitenland. De Monaco Yacht Showis een belangrijk evenement in de superjachtenwereld. Wezijn aanwezig met een grote stand, 2 jachten in de show enmeerdere evenementen.”“In juni 2013 hebben we een grote overdracht georganiseerd “ De Rechtszaakin Het Scheepvaartmuseum, waar het jacht van 62 meter ” vond ik supervoor lag. 60 gasten van de eigenaar en 800 medewerkerszijn meegenomen in een geweldig programma. Ons product Nienke Vermeulen|behoort tot de duurste ter wereld, voornamelijk vanwege de Events & Communicatie Nederlandse Zuivelhoge kwaliteit. Die moet dus in alle kleine details terug te Organisatiezien zijn.” “Gemiddeld organiseer ik 15 tot 20 evenementen per jaar,“Onlangs was ik in China voor een bootshow. We verbleven van een congres of een symposium, tot een netwerkborrelin het Mandarin Oriental Resort, een prachtig 5- sterren- of een beurs, variërend van 20 tot 500 personen. Somsparadijs. Ik werd enorm geïnspireerd door de hoge mate van organiseer ik samen met andere landen een symposium,persoonlijke attentie. Medewerkers noemen je bij de naam, bijvoorbeeld een symposium samen met Frankrijk,er ligt een handgeschreven brief van de hotelmanager op je georganiseerd in Brussel. Dit is uitdagend omdat in anderekamer et cetera. Ik heb weer genoeg inspiratie opgedaan om landen vaak andere dingen gebruikelijk zijn.”onze evenementen naar een hoger niveau te tillen.” “De NZO organiseert elk jaar eind november een symposium. De doelgroep is enthousiast en de opkomst is vrij hoog. Jarenlang was de opbouw van het programma en de locatie hetzelfde, maar afgelopen jaar hebben we alles omgegooid. Het was leuk om mee te denken en dit te organiseren, zeker12 omdat het zeer succesvol geweest is.” “De Rechtszaak vond ik super. Ik heb er veel van geleerd, de opzet was leuk, de locatie mooi en de sfeer goed. Ik hoop dat het Genootschap meer van deze bijeenkomsten in petto heeft.”

Anouk was geweldig“ ”Manon van Gelder | Senior Events ManagerEMEA, Thermo Fisher Scientific“Voor Life Technologies, een van de vier op zichzelf staandebrands onder de Thermo Fisher Scientific paraplu, organiseertmijn afdeling 180 tot 200 evenementen. Variërend vankleine congressen tot grote events en van Schotland tot hetMidden-Oosten. We verzorgen de deelname van ons bedrijfaan wetenschappelijke congressen. Ook organiseren we zelfroadshows en user meetings. Eenmaal per jaar is er eenEuropese bijeenkomst voor 450 tot 500 man, waarvoor ik “ Inspirerende eventvideo”op ons nemen.”meestal de locatie kies en waarvoor wij alle logistieke zaken Els Hiemstra-Kuperus |“De bijeenkomst van the European Society of Human Genetics manager congressen Internationaal Instituut(ESHG), een jaarlijks terugkerend Europees congres waar wij voor Sociale Geschiedeniseen van de grootste exposanten zijn, is typisch voor ons.We organiseren twee workshops in het wetenschappelijke “Het IISG organiseert veel kleine seminars en workshopsprogramma. Ik probeer het altijd beter en groter te maken en eens in de twee jaar een groot internationaal congres,dan de vorige keer. De bezoekers zijn afkomstig uit de de European Social Science History Conference (ESSHC).laboratoriumwereld en dus gericht op de inhoud. Toch Daarvoor ben ik verantwoordelijk. Eigenlijk organiseer ik eenprobeer ik ze te triggeren met een ‘fun-element’.” half event per jaar.”“Het laatste concert van Anouk in het Gelredome vond “Dit jaar vindt de tiende editie van de ESSHC plaats inik geweldig. Met audiovisuele elementen kun je zo veel Wenen. We verwachten 2000 mensen. Er vinden 25 tot 30bereiken. Dat neem ik weer mee in mijn eigen werk, als een panelsessies tegelijk plaats, waarin mensen hun lopendemanier om ons mee te onderscheiden.” onderzoek presenteren. Bijzonder aan het congres is dat je er niet alleen met vakgenoten praat, maar ook met mensen uit andere disciplines die zich met dezelfde onderwerpen bezighouden.” “In februari was ik bij Convene, in Vilnius, Litouwen, een 13 evenement om de Baltische steden te presteren als potentiële congreslocatie. Het was fantastisch georganiseerd. Alles liep op rolletjes, het eten was heerlijk, er werd goed voor ons gezorgd. De eventvideo die tijdens het evenement werd opgenomen en vertoond, vond ik zo leuk, dat ik direct contact heb gezocht met de makers. Hun collega’s in Slovenië mogen voor ons aan het werk in Wenen.”

“ Inspirerende sfeer “ Uit inhoud ” volgt verbinding van halen en brengen Joanne Buning | ”Jacques Heuschen | Eventmanager bij UNICEF Senior Evenementenbureau, Provincie “Naast de evenementen die vóór UNICEF worden Limburg gehouden waarbij UNICEF beneficiant is, organiseren we er zelf ongeveer 10 per jaar. Dat zijn met name “De Provincie Limburg organiseert 200 grote en kleine inhoudelijke events, zoals de Kleine Prinsjesdag ontvangsten, bijeenkomsten, seminars en events. Deze en de UNICEF vrijwilligersdag. Met deze events vinden deels plaats in het Gouvernement aan de Maas en proberen we de bezoekers een UNICEF beleving deels op externe locaties.” mee te geven en ze te ‘begeisteren’. Ik geloof dat we goed duidelijk moeten maken wat UNICEF doet. “Limburg & Co is een initiatief van de Provincie Limburg Dan volgt het lid worden of je anderszins verbinden om de economie in Limburg te stimuleren, onder andere aan UNICEF vanzelf.” door middel van de uitreiking van de InnovAward. Dit is een financiële prijs van € 30.000 voor het ontwikkelen “Naaraanleidingvanzijn20-jarigambassadeurschap, en maken van een innovatief product of dienst. De zijn we in 2012 begonnen met het uitreiken van de InnovAward werd in 2013 beschikbaar gesteld door de Paul van Vliet Award. Die geven we in samenwerking Provincie Limburg en Development Company Greenport met de Efteling aan een organisatie in Nederland Venlo in samenwerking met het Greenport Venlo die kinderen centraal zet. De eerste Award ging naar Innovatiecentrum. Andere voorbeelden zijn TEFAF Business Stichting Agnes van Leeuwenberch die met Huize Meeting, het Knoevelemint (een carnavalsevenement) en de Agnes een tijdelijke opvang biedt aan vrouwen en belangrijkste netwerkbijeenkomst in Limburg: de provinciale hun kinderen die zonder geldige verblijfspapieren in nieuwjaarsreceptie.” Nederland verblijven.” “Ik zou TEDx Eindhoven willen beschrijven als jong, fris en “Op de Parade hangt een bijzondere sfeer. Er is dynamisch. Er heerste een sfeer van delen, van beurtelings een grote diversiteit aan mensen, van jong tot oud. halen en brengen, die zeer inspirerend werkt.” Als je het terrein op stapt, ervaar je meteen een14 ‘wij-gevoel’. Ik zou heel graag in de toekomst een koppeling met UNICEF maken.”

Meer dan 750 per jaar “ ”Typisch Brabants“ ”Niels Bouwman | Hanneke Colee-Satter | Eventmanager afdelingEventmanager Interface communicatie Avans Hogeschool“Voor Interface organiseren mijn collega en ik meer dan 750 “Wij doen ongeveer 50 evenementen per jaar. Voorevenementen per jaar. Aangezien we een eigen experience de medewerkers organiseren we de Onderwijsdagcentre hebben, inclusief evenementfaciliteiten op locatie, en de Opening Collegejaar. Voor de markt, deworden daar de meeste evenementen georganiseerd. Tevens scholieren, ligt de nadruk natuurlijk op werving,ondersteunen wij vanuit het hoofdkantoor de vestigingen via open dagen, profielevents en de MBO-middag.in Europa, Midden-Oosten en Afrika met eventmarketing en Daarnaast vervult Avans een maatschappelijkeorganisatie in de breedste zin van het woord.” rol, bijvoorbeeld via lectorale redes, symposia en congressen. Ook komt het steeds meer voor“Een aantal keer per jaar introduceren wij een nieuwe dat we onze gebouwen beschikbaar stellen voorproductlijn. Daarbij werken we zeer nauw samen met onze samenkomsten van regionale bedrijven en decollega’s van design, marketingcommunicatie en sales. overheid.”We organiseren diverse inspirerende bijeenkomsten voorarchitecten en eindgebruikers om deze producten onder deaandacht te brengen.”“Zelf ga ik elk jaar naar het dance-event Sensation in deArena. Ik ben altijd weer verbaasd over de setup van ditevenement.” “Typisch aan Avans is het Brabantse; onze 15 evenementen zijn goed georganiseerd en warm. Ondanks de grootschaligheid is er op een open dag toch aandacht voor de 15.000 individuele bezoekers.” “Toen ik werkte voor Arjan van Dijk, hielp ik bij de introductie van een van de eerste webportals. Het thema was ‘van chaos naar rust’. 200 man werd van een donkere kroeg in een geblindeerde bus vol thrillerachtige elementen naar een loungelocatie gebracht, met schermen op het plafond en bedjes eronder. In die tijd was zoiets helemaal nieuw.”

Vóór het 60-jarig jubileum – in 2016 – moet Capaciteit het allemaal klaar zijn. Het nieuwe theater, de transparante gezamenlijke entree en de “Na de verbouwing behouden we dezelfde beeldentuin op het dak. Singer Laren bereidt een ontvangstcapaciteit als nu, wij gaan niet enorm grootscheepse verbouwing voor, waarin onder uitbreiden. Dat is een bewuste keuze, die we nu maken meer deze drie nieuwe en gezichtsbepalende op basis van een marktonderzoek. Er zijn genoeg goede onderdelen gerealiseerd zullen worden. De locaties voor grootschalige congressen. Wij zijn primair verbouwing start in maart 2015. Het oude theater een museum mét een unieke en onderscheidende wordt daarbij gesloopt en zal dus gesloten zijn, propositie voor evenementen. We willen de markt vanuit terwijl de Singer villa en museum respectievelijk onze eigen kracht bedienen en richten ons daarbij op gedeeltelijk en gewoon open zullen zijn tijdens kleinere groepen, tot 400 personen. En dat op 15 auto- de bouwperiode. minuten van Amsterdam, op een steenworp van de A1 en met gratis ruime parkeergelegenheid!” “En tijdens de verbouwing gaan we theateruitvoeringen programmeren in het museum. Letterlijk beeldende Centrale entree kunst en podiumkunst elkaar laten ontmoeten.” Dat zegt directeur Evert van Os, die op verzoek van De “Singer Laren is bij uitstek geschikt voor bijeenkomsten EventManager uitlegt wat de ingrijpende nieuwbouw en die een ontmoeting creëren tussen een inhoudelijk restauratie betekent voor de zaalverhuur van Singer. onderwerp en de cultuur. Uniek is dat wij zowel podiumkunsten als beeldende kunsten in huis hebben. We kunnen dus een rondleiding door het museum aanbieden en een theaterpodium voor bijvoorbeeld presentaties, concerten of conferenties. Plus de klassieke villa De Wilde Zwanen, die met knisperende open haard een warme huiskamersfeer biedt. Belangrijk is dat we de theater-, museum- en evenementfuncties gescheiden kunnen gaan aanbieden. Op dit moment hebben theater, museum en villa nog aparte ingangen. Het nieuwe theater krijgt straks de centrale entree, die ook voor verbinding gaat zorgen. Tegelijk blijven de oude ingangen behouden; is de villa verhuurd voor ontvangsten, dan kunnen we daarop terugvallen.”16

Rijkdom“Straks ervaar je als bezoeker overal in het complexde museale rijkdom van Anna en Willem Singer. Jevoelt het verleden dat daarbij hoort. Oók in het nieuwetheater, hoewel dat helemaal volgens de laatste normenen standaarden van duurzaamheid wordt gebouwd.De villa wordt straks onderdeel van de openbareruimte en het is onze wens en ambitie om dat ookmet de beeldentuin te doen. Dat betekent dat dieplaatsen allemaal gratis toegankelijk worden tijdensopeningsuren.”MVO“Wij zijn behalve een culturele ook een maatschappelijkeinstelling. Dat betekent dat als je hier een opdrachtuitbesteedt, de opbrengst daarvan weer ten goedekomt aan onze collectie en ons publiek. Dat is in dezetijd van MVO zeker een pluspunt, denken wij.”Bekijk de toekomstplannen online 17

“State of the art, prachtig daglicht, voor meerdaagse conferenties, op alle mogelijke niveaus.” Camille Oostwegel werkt aan zijn zoveelste restauratieklus. ONTWERP Dit keer in combinatie met een groot nieuwbouwproject. “Het is voor het eerst dat we zelf zo’n groot De uitkomst daarvan – een gerestaureerde 16e eeuwse nieuwbouwpaviljoen bouwen, tussen de rijksmonumenten. kasteelhoeve en een modern glazen evenementenpaviljoen Dat vraagt om bijzondere detailleringen, kwaliteit, – vormt straks het laatste puzzelstukje van het élégance in de architectuur. We hebben Francine rijksmonumentale landgoed Château St. Gerlach. Houben van architectenbureau Mecanoo gevraagd het ontwerp te maken. Zij kijkt naar de omgeving – wat is de De kasteelhoeve naast de entree van het landgoed wordt geschiedenis, wat groeit en bloeit er, wat zijn de kleuren ontdaan van alle aanbouwtjes die de eigenaren door de van het landschap – en vertaalt dat naar een ontwerp. Het eeuwen heen hebben toegevoegd. Teruggebracht naar paviljoen is door haar helemaal in het bomenlandschap haar oorspronkelijke staat van Limburgse carréhoeve ingepast, dat wordt heel spectaculair. Vergaderen met het wordt dit de toegangspoort tot het landgoed en rustpunt landgoed als panorama en het Geuldal aan je voeten.” voor wandelaars en fietsers. Er komt een winkel waar landgoed- en streekproducten te koop zullen zijn en KLANKBORDBIJEENKOMST er komen vier mooie boardrooms. In een van de oude “De kasteelhoeve hoorde van oudsher bij het landgoed schuren wordt bovendien een lounge gerealiseerd met en is dus het laatste puzzelstukje dat we nu kunnen zitruimten en werkplekken. toevoegen. Bovendien betekent deze uitbreiding een belangrijke toevoeging aan de faciliteiten die we UNIEK CONCEPT kunnen bieden. Drie weken geleden hebben we een18 “Verlaat je de hoeve aan de zuidkant, zie je in één klankbordbijeenkomst gehouden met eventmanagers van verschillende nationale en internationale bedrijven oogopslag het hele landgoed in het Geuldal,. Daarachter en organisaties. Zij waren laaiend enthousiast en gaven bouwen we een groot glazen paviljoen, voor grote ons ook tips hoe we het nog rendabeler zouden kunnen evenementen. Hier kun je straks met 250 mensen maken.” tegelijkertijd vergaderen, zowel in één zaal als opgesplitst in break-outrooms. Maak je alles helemaal open, dan biedt RUST IN HET COMPLEX het paviljoen zelfs plek voor 500 tot 750 mensen. In de “Met deze uitbreiding komt er rust in het complex. setting van het landgoed wordt dit een uniek concept. In het hotel en het restaurant heb je straks niet meer State of the art, prachtig daglicht, voor meerdaagse de vermenging van leisure en zakelijke gasten. Daar is het conferenties, op alle mogelijke niveaus.” hele idee eigenlijk uit ontstaan. Sinds 1997 hebben wij hier al veel grote conferenties gehad: Europese en NATO-tops,

multinationals die hier vergaderden. Omdat we eigenlijk ENORME TOEGEVOEGDE WAARDEte klein waren, bouwden we dan tijdelijke paviljoens. Hele Met grote laarzen liepen ze rond de oude boerderijbijzondere en ook heel duur, maar het betekende steeds van Château St. Gerlach. Eventmanagers van groteweer dagen van opbouwen en afbreken. Gedoe dus en dat en kleinere bedrijven, afkomstig uit heel Nederland,wil je niet op je landgoed. Bovendien is het voor de leisure toekomstige gebruikers van de nieuwe faciliteitengasten niet prettig.” van het complex. Als klankbordgroep kregen zij in februari de bouwplannen voorgelegd. Met deECHT AF vraag: wat vinden jullie als gebruikers ervan?“Het is zeker een hele grote investering die we nu doen. “Daarmee stellen Camille Oostwegel en zijn teamMaar we weten dat deze plek mensen aantrekt. Je zich kwetsbaar op,” zegt Alise Long, Managerwaant je ergens anders, buiten Nederland, ook door de Corporate Meetings & Events bij DSM en een van deomringende natuur. De combinatie van rijksmonument klankbordgroepsleden. “Er was ruimte voor vragen,en state of the art modern paviljoen is ook bijzonder, kritische kanttekeningen en discussie. Daar is lefde kwaliteit van vroeger en nu bijeengebracht. Met deze voor nodig.”uitbreiding erbij bieden we alle facetten die de leisure en de zakelijke gast zoekt. Voor mijn gevoel is het echt af met De groep sprak uitgebreid over de faciliteiten diedit laatste puzzelstukje. Compleet.” het nieuwe glazen paviljoen en de kasteelhoeve gaan bieden. “Ook de logistieke aspecten van een multifunctionele ruimte kwamen aan de orde. Er is met name gesproken over het gebruik van de ruimte door verschillende doelgroepen en de specifieke wensen die een ieder heeft. Bijvoorbeeld lichtinval, zichtlijnen, hoogte van de ruimte en de mogelijkheid om diverse opstellingen in de ruimte te plaatsen. Dat hebben we ook als tip aangereikt: kijk ernaar door de ogen van meerdere gebruikers.” Alise vindt het heel bijzonder dat in de plannen ook aandacht is voor het dorp Houthem en de bewoners. “Heel goed dat niet alleen de zakelijke markt bediend gaat worden, maar ook de directe omgeving.” “Het plan heeft enorme toegevoegde waarde voor deze regio. Dit wordt echt de grootste ruimte waar je op dit niveau kunt vergaderen en dineren. Ik moet nu regelmatig uitwijken naar een ander deel van Nederland, wat jammer is omdat wij hier ons hoofdkantoor hebben. Dus ja, hieraan is zeker behoefte.” 19Camille Oostwegel studeerde in 1972 af aan de HogeHotelschool Maastricht en is daarna nooit meerweggeweest uit de hotellerie. Hij begon in 1980 metde bouw van zijn onderneming Camille OostwegelChâteauHotels & -Restaurants, nu een bloeiendbedrijf met drie hotels en zeven restaurants en 400medewerkers. Als hotelier restaureerde hij diverseoude en vervallen monumenten, vanuit zijn passievoor zowel gastronomie als historie en cultuur.

Judith Andringa De transformatie naar eventmanager 3.0 * is bij veel corporate collega’s in gang gezet. Wachten op opdrachten die van bovenaf moeten komen, daarbij genoegen nemend met immer krimpende budgetten? No way José! De 3.0 gaat zelf actief op zoek naar kansen voor evenementen, op basis van effect en effectiviteit. Tenminste, dat stelde Rob Captijn (strategy director & founding partner brandmarketing bureau BENG!) in ons vorige nummer. Hij benadrukte dat eventmanagers daarbij moeten aansluiten bij de beslissers binnen hun bedrijf: “Als jij kansen ziet om met een evenement waardevol te zijn, neem dan het initiatief als advocaat van je medium. Als eventspecialist lever je daarmee additionele waarde, bovenop je organisatievermogen en creativiteit.” VAN FUN NAAR INHOUD Wie de ontwikkeling binnen het beroep eventmanager aan den lijve heeft ervaren, is Judith Andringa. Zij werkt al 24 jaar bij Croon Elektrotechniek, in verschillende functies en sinds 10 jaar als PR & Eventmanager. Bij haar aantreden als lid van het Genootschap, medio 2012, zei ze in onze nieuwsbrief: “Het organiseren van evenementen begon met een golfdagje en een avondje theater en groeide uit tot een volledige dagtaak: het organiseren van alle interne en externe evenementen en sponsoractiviteiten voor het bedrijf voor heel Nederland.” Een aantal jaar geleden zette zij een grote verandering op touw binnen de organisatie van relatie- events van Croon. Ze wist de diverse salesafdelingen ervan te overtuigen dat relatie-evenementen in plaats van op fun, puur op inhoud ingericht moesten worden.20 “Alleen maar inhoud, blèèh, daar komt toch niemand voor?”

KRACHT VAN EVENEMENTEN Als gevolg van haar veranderende rol wordt ze steeds meer gevraagd om mee te denken over inhoud. “Ik krijgEr was aanvankelijk intern veel verzet (‘alleen maar een andere positie in het bedrijf en daar moet ik zelf ookinhoud, blèèh, daar komt niemand voor’) maar Judith aan wennen. Als ik bijvoorbeeld sprekers moet zoeken bijbedacht een vernieuwend concept waarmee inmiddels een thema, dan moet ik me daar eerst in verdiepen. Ookook echt een reputatie is opgebouwd. “Croon bouwt en word ik gevraagd om bijvoorbeeld salesmedewerkers teonderhoudt hele mooie projecten in de utiliteitsmarkt en helpen met de voorbereiding van hun presentaties: wat isdie gebruiken we als evenementlocaties. Daarbij zoeken een goed verhaal, hoe presenteer je het en welke middelenwe thema’s die passen bij onze strategie en binnen gebruik je erbij? Daar vertrouwen ze mij helemaal in. Daarhet marketingcommunicatiebeleid en waarmee we ons geniet ik van, want niets is zo leuk als er samen iets mooisonderscheiden op de markt. Aan het bouwproject en het van maken.”thema koppelen we een inhoudelijk programma, met eenbijpassende keynote-spreker en een rondleiding achter EFFECTMETINGde schermen. We krijgen zonder moeite 100 tot 150man binnen en horen intern niemand meer over ‘fun’- Judith stelt geen eigen beleidsplan op, creëert ook geenonderdelen. Iedereen is nu wel overtuigd van de kracht van eigen budgetten. “Maar als er bepaalde vraagstukken in dedeze inhoudelijke evenementen.” markt zijn, ben ik de eerste die er wat mee doet. En als ik voor de directie kan onderbouwen waarom een bepaald EVENTMANAGER 1.0 evenement in mijn ogen noodzakelijk is, is er altijd ruimte DE AMBACHTELIJKE voor binnen het budget.” EVENTMANAGER 2.0 Dat onderbouwen zal de komende tijd gemakkelijker DE DOELGERICHTE worden, want Croon is bezig een nieuw CRM-systeem in te voeren. “Vanuit dat systeem kunnen wij binnenkort EVENTMANAGER 3.0 onze uitnodigingen heel gericht gaan versturen: DE PROACTIEVE welke relatie is waarin geïnteresseerd, wie was aanwezig E N R E SULTA AT GE R IC H T E bij welk event en krijgt een evaluatie en bedankje toe- gestuurd? Effectmetingen zijn met dit systeem mogelijk enInmiddels staan ook de andere marktsegmenten van Croon we kunnen de opbrengst van evenementen gaan koppelen– zoals Marine & Offshore en Industry – te springen om aan omzet.”vergelijkbare relatie-evenementen. Voor het marksegmentIndustry is een ander concept ontwikkeld, gebaseerd op De term eventmanager 3.0 werd 21de samenwerking met leverancier-partners. “Kleinschalige gelanceerd door Rob Captijnseminars, op CEO-niveau, voor 30 tot 40 mensen, met (strategy director & founding partnereen plenaire presentatie van Croon, een passende brandmarketing bureau BENG!):keynote-spreker en carrouselpresentaties van Croon en “De 3.0 is de resultaatgerichtede partners.” eventmanager die geen beleid vertaalt maar proactief maakt, dieANDERE ROL eigen beleidsplannen schrijft en eigen budgetten creëert.”De groeiende kracht van evenementen zorgt ervoor datook contentmarketing steeds meer betekenis krijgt. “Elk Dit artikel is het tweede van een reeksevenement wordt nu in het voor- en natraject ingezet over de ontwikkeling van het beroepvoor (social) media – website, LinkedIn, SlideShare, Flickr, van corporate eventmanager. Ook inTwitter –, via beeld (film) en tekst.” Judith Andringa ziet ook De Eventmanager met jouw verhaal?haar rol veranderen, van organiserend naar adviserend. Meld je bij [email protected].“Voorheen werd gezegd ‘dit willen we’ en dan ging ikaan de slag. Nu stel ik vragen: wat wil je (inhoud), watis je doel, wat wil je met je inhoud bij welke doelgroepbereiken? Dat is wennen voor de organisatie. Doelgroepenen doelstellingen definiëren vindt men best lastig.”

Als een lichtstraal trof het Rob Captijn, ruim 25 AMBITIE jaar geleden. Het plotselinge besef: wat gebeurt er Het onderdeel Ambitie bestaat simpelweg uit jouw eigenlijk ná een event? Iedereen nam altijd maar antwoord op de vraag ‘wat wil ik binnen nu en 5 jaar met aan dat het wat zou opleveren, maar niemand wist mijn evenementen voor het bedrijf betekenen?’. Daarmee het echt. En, zegt hij, vaak gaat het nog steeds zo. stel je jezelf een doel. Zoals: “Evenementen tot volwaardig Dat wil zeggen, in bedrijven en organisaties waar onderdeel van het communicatie- en marketingbeleid ze hun corporate eventmanager niet erkennen maken.” Of: ‘Binnen 5 jaar twijfelt niemand in mijn bedrijf als de strategische eventspecialist die hij of zij is. nog aan de concrete business impact van evenementen’. Ook omdat die eventmanager zelf verzuimd heeft duidelijk te maken wat de functie en de waarde van VISIE het instituut ‘event’ eigenlijk is. Vanuit de ambitie ontwikkel je een Visie. Een die laat zien welke verbeterkansen en waardecreatie met de De crisis heeft veel veranderd, heeft onder meer de evenementen gerealiseerd kunnen worden. Een kenmerk rondzingende roep om ROI luider doen worden. Corporate van een goede visie is dat die altijd in heldere bewoording eventmanagers doen er daarom goed aan om aansluiting het ‘waarom’, ‘wat’ en ‘hoe’ aangeeft. Ook is een goede visie te zoeken bij het strategisch niveau binnen hun bedrijf altijd te vertalen naar gedrag en beleid. en hun CFO te overtuigen van de waarde van events. Een eigen beleidsplan is dan een onmisbaar instrument. DE ESSENTIE VAN WAARDECREATIE Event-, brandmarketing- en ROI-specialist Rob Captijn Het beïnvloeden van het gedrag van gaf op 8 mei jl. voor de tweede keer een introductie mensen om waarde te leveren aan Beleidsplannen Schrijven voor leden van het Genootschap onze stakeholders, tegen de laagst van Eventmanagers. Een ultrakorte samenvatting. mogelijke kosten. ‘Soms is intern al voor het middel ‘event’ gekozen, BELEID voordat de eventmanager zelf op de hoogte is, Het meest concrete onderdeel Beleid moet overtuigend laat staan dat hij of zij om advies is gevraagd.’ zijn voor – en gedragen kunnen worden door – je directie Deelnemer Workshop Beleidsplannen Schrijven én de marketing-, sales- en HR-afdelingen. Je moet aan hen kunnen laten zien hoe evenementen proactief VRAGEN gaan bijdragen aan het behalen van hun doelstellingen. Daaraan ontleen je ook de algemene doelstelling voor Bilderberg Kasteel ’t Kerkebosch vormde een sfeervolle het evenementenbeleid. Formuleer die SMART of liever SMARTER en koppel de doelstelling aan een budget. entourage voor de workshop Beleidsplannen Schrijven. Toon je daarin loyaal en houd rekening met urgentie en waarde. Evenementen zijn zoals gezegd het duurste Vooraf had een aantal leden vragen ingediend: zijn er medium per klantcontact. Voor het bereiken van doelen die niet veel mogen kosten zijn evenementen misschien tips voor het opstellen van een algemeen plan voor niet de juiste keuze. evenementenbeleid, waar te beginnen om zowel het Lees meer over Rob Captijn en ROI event- als sponsorbeleid totaal anders in te richten, hoe zorg je dat doelstellingen voor events intern ‘hard’ worden geformuleerd? Allemaal vragen die aan de orde kwamen22 tijdens de presentatie van Rob Captijn. Zo liet hij zien dat een beleidsplan niets meer en niets minder is dan een tool waarmee je kunt uitleggen waarom jouw bedrijf geld zou moeten uitgeven aan evenementen. Laat je dat uitleggen achterwege, dan blijft een evenement “gewoon een heel duur communicatiemiddel, namelijk het duurste medium per klantcontact.” Voor het maken van evenementenbeleidsplan moet je de missie van je bedrijf kennen en begrijpen. Vandaaruit formuleer je de ambitie voor, de visie op en een algemeen beleid voor evenementen.

23

Dit zijn de nieuwe “ De grachtengordel leden van het ” is één groot kunstwerk Platform Museum Locaties Hella Grotenhuis | Sales- en eventmanager Museum In deze editie van De EventManager stellen vier nieuwe Het Grachtenhuis PML-leden zich voor. Op ons verzoek beantwoorden ze de volgende vragen: “Museum Het Grachtenhuis organiseert jaarlijks ongeveer 50 zakelijke events. Dit kan een Hoeveel zakelijke ontvangsten organiseert jouw multimediale tour zijn door het museum met museum per jaar? aansluitend een borrel, een vergadering in een Welke opdrachtgever zou je graag eens inspirerende ruimte of een high end diner in de rijk ontvangen in het museum en waarom? gedecoreerde stijlkamers.” Wat is je favoriete kunstwerk/museaal object? “Ik zou kiezen voor een opdrachtgever die wellicht “ Trots op geslaagde niet direct aan ons wordt gelinkt, vanwege het klassieke interieur in de stijlkamers die we verhuren. herbestemming fort Ik zie bijvoorbeeld graag een presentatie van een modern product in Het Grachtenhuis, variërend van ”Bart Bennis | Directeur GeoFort moderne kunstobjecten en mode tot de nieuwste gebruiksproducten. Ik vind het fantastisch om “GeoFort is een moderne, educatieve attractie op het oud en nieuw samen te brengen. Daarom is onze gebied van cartografie, navigatie en geo-informatie, multimediale expositie op de eerste verdieping voor gevestigd in een indrukwekkend fort van de Nieuwe velen ook een verrassing.” Hollandse Waterlinie. We organiseren ongeveer 150 zakelijke ontvangsten per jaar.” “Voor mij is er niet direct één kunstwerk favoriet. Ik houd vooral van architectuur en de sfeer die “Graag brengen we GeoFort onder de aandacht van het bepaalde objecten uitademen. In New York ben ik erg ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. omdat verrast door het moderne Guggenheim museum. De we trots zijn op de geslaagde herbestemming van het 400 jaar oude Amsterdamse grachtengordel is voor Rijksmonument.” mij eigenlijk één groot museaal object. Met veel plezier fiets ik langs de Amsterdamse grachten!” “Mijn eigen favoriete kunstwerk zijn de strandbeesten van Theo Jansen die zelf hun weg zoeken.”24

“ Voormalig ramschip Schorpioen als filmdecor”Harry de Bles | Kapitein-luitenant ter zee vanspeciale diensten en directeur Marinemuseum“Jaarlijks organiseert Kampanje Catering enkele tientallenzakelijke ontvangsten in het Marinemuseum. De meeste vindenplaats aan boord van het voormalige ramschip Schorpioen.De bijeenkomsten variëren van commandantendiners totbedrijfspresentaties, van jubileumrecepties tot minisymposiaen van een ontvangst van de secretaris-generaal van deNAVO tot de gedeputeerde van cultuur. De werving vansponsors voor Sail Den Helder 2013 begon hier aan boord! DeSchorpioen doet ook dienst als trouwlocatie en filmdecor.”“De samenwerking met de provincie Noord-Holland “ Het melkmeisjeis uitstekend te noemen. Het zou geweldig zijn om voor ” is mijn favorietdeze opdrachtgever in de nabije toekomst een provinciaalevenement van niveau te mogen faciliteren. Dat zou onze Judi de Jong|bekendheid als eventlocatie beslist vergroten.” Operationeel manager Museum Hilversum“Ik heb veel favoriete museumvoorwerpen. Vorig jaar maakte “Sinds de verzelfstandiging in oktober 2013 moeten wij hetik in Skagens Museum kennis met de Skagenschilders, een museum vanuit een commerciële invalshoek benaderen.kolonie van Scandinavische schilders, aan het einde van Zelf ben ik vanaf augustus 2013 werkzaam bij het Museumde 19e eeuw, op het Noord-Deense visserseiland Skagen. Hilversum. We hebben nu meer een focus op zakelijkeHun vriendschap is treffend getypeerd in het schilderij Hip verhuur, maar zijn nog bezig dit beter op de kaart te zetten enhip hurra (1888; zie voorkant deze EventManager) van de te promoten. In de periode oktober – december hebben wijimpressionist Peder Severin Krøyer. De levensvreugde spat 24 zakelijke ontvangsten georganiseerd. Daarnaast wordenervan af.” er vrijwel wekelijks trouwceremonies in onze historische raadzaal voltrokken.” “In oktober 2013 heeft de AVRO een Kunst op Zolder 25 veiling in ons museum georganiseerd als aftrap van het AVRO cultuurfonds. Dit was ontzettendleuk. Het was extra bijzonder dat je, gezeten tussen de kunst, op kunst kon bieden. Daarom zou ik het erg leuk vinden om een groot veilinghuis als opdrachtgever in het museum te ontvangen.” “Vragen aan een kunsthistoricus wat je favoriete kunstwerk is! Moeilijk hoor. Op dit moment is Het melkmeisje van Vermeer mijn favoriet. In het Rijksmuseum kan ik daar uren naar kijken. Alhoewel... Pasgeleden heb ik ook een tijdlang gefascineerd naar De slapende muze van Brancusi staan kijken in het Boijmans van Beuningen.”

DE GUNFACTOR IN BEELD Case: City Box en ATP Event Experts WIE? WAAR? ATP Event Experts dacht 1 relatie-event te mogen “Een paar ideeën uit de brainstorm hebben we organiseren voor klant City Box en eindigde met 3 uitgewerkt, maar het budget bleef een uitdaging. Wij mooie events voor deze klant binnen 3 maanden. adviseerden: ga zelf met de ideeën aan de slag, steek Erwin Schmitz is Client Services Manager bij ATP: het eventueel wat simpeler in, en wij ondersteunen “Het komt vaker voor dat klanten niet precies weten jullie bijvoorbeeld telefonisch. Na twee weken wat er allemaal mogelijk is. Die klant dan vanuit kwam City Box met de vraag of we toch een van de hun doelstelling blijven adviseren, blijkt een positief brainstorm-ideeën wilden uitvoeren. Dat werd een effect te hebben op de gunfactor.” landelijke win-actie met als prijs 20 Winter Efteling VIP-arrangementen. Nog tijdens de voorbereidingen WAT? daarvan kwam de vraag of we ook iets wisten voor de opening van de nieuwe vestiging in Den Bosch. In de voorbereiding van een kleinschalig relatie- En daar hebben we een van de andere brainstorm- event kwam ook het 15-jarig jubileum van City Box ideeën gerealiseerd: een Concert-in-the-box met ter sprake. Dat wilde City Box graag met al hun een privé-optreden van Niels (‘Take your time girl’)26 huurders vieren, maar er waren twee knelpunten: Geusebroek.” het bereik en het budget. Opslagverhuurder City Box heeft 23 vestigingen en een zeer diverse huurders-doelgroep waar niet heel veel contact mee is. Hoe bereik je die op een originele manier? En hoe past dat in het beschikbare, niet al te ruime, budget? “City Box stondopen voor creatieve ideeën. Wij hebben ze toen uitgenodigd voor een brainstorm. Niet om per se met ons in zee te gaan, wel om de mogelijkheden te laten zien.”

WAT VOND CITY BOX ERVAN? “Het idee van een concert-in-the-box dat we samen tijdens de brainstorm bedacht hebben, past inhoudelijk en creatief uitstekend bij City Box. Een dat is wat we willen: marketing, communicatie en klant-events bedacht vanuit de kracht van City Box. En het leuke is, in diverse vestigingen hebben we oefenruimtes voor bandjes te huur. Hoe passend kan een concert dan zijn.” Jan van der Kleij, algemeen directeur City BoxHOE? 27Zowel voor de win-actie als voor het Concert-in- WAAROM?the-box event ontwikkelde ATP Event Experts ondermeer een direct mailing om het huurdersbestand Drie events, ATP Event Experts tevreden. En de klant,te bereiken. Die methode bleek uiterst succesvol Erwin? “Meer dan tevreden! Alle events zijn binnenvoor de landelijke win-actie. Bij deze actie maakten het budget uitgevoerd. City Box heeft veel huurdersklanten kans op de prijs door een slagzin zo bereikt met het aandachtsmoment ‘City Box deelt uit’origineel mogelijk aan te vullen. “City Box leverde en er waren veel positieve reacties op het Concert-hiervoor een e-mailadressenbestand met ca. 80% in-the-box. En de ervaring met direct mailing gebruiktbetrouwbaarheid. Wij hebben 11.000 mailings City Box nu om veranderingen door te voeren in deverstuurd, 70% is gelezen en 1.000 mensen meldden communicatie met huurders.”zich vervolgens via de landingspagina als deelnemer.Dat is veel, zeker voor een bedrijf dat weinigcontactmomenten heeft met klanten.”Het liep iets anders bij het event in Den Bosch.“We hadden daar gekozen voor inschrijving op devestiging zelf, om zo weer een contactmoment tecreëren. Die drempel bleek hoog. Dus we kregenwel veel enthousiaste reacties op de mail, maar hetaantal inschrijvingen bleef wat achter.Uiteindelijk heeft Niels toch zijn concert kunnen gevenvoor ca. 40 personen, wat een mooi aantal is voor debedoelde intieme setting van het concert.”

Relatie-event Wat zegt de fiscus?in Brazilië “Als jij zakelijke relaties uitnodigt om mee teTips van experts gaan naar het WK in Brazilië, dan staat de zakelijkheid van die uitgave niet ter discussie. DeMet klanten naar het WK Voetbal in aftrekbaarheid lijkt mij dus keihard. Jij vindt dieBrazilië? Het zou zomaar een geweldig relaties belangrijk genoeg om ze uit te nodigenrelatie-event kunnen worden, maar en daar geld aan uit te geven, dat is gewoonvoorzichtigheid is geboden. Immers, een zakelijke uitgave,” zegt Aad van der Zwanwe weten dat Brazilië een land is van Cloudia Financiële Dienstverlening. “Wel iswaar anders wordt omgegaan met het zo dat dit valt onder representatiekostenzakelijke afspraken. Ook zijn er nogal (zg. Oort-kosten) waarvoor een aftrekbeperkingwat gebieden waar je je beter niet kunt geldt. Dat betekent dat 26% van die kostenvertonen als Westerse bezoeker, in de (of €4000) niet aftrekbaar is.”favela’s bijvoorbeeld. “Anders wordt het wanneer jij naar BraziliëEn dan is er nog het fiscale aspect. reist en stelt dat je daar zakelijke relaties gaatHoe kun je straks de fiscus ervan overtuigen ontmoeten. Dat is geen sterk verhaal. Dan zal erdat een groepsbezoek aan een of meer discussie ontstaan over het privé-element en iswedstrijden mét overnachtingen noodzakelijk het maar de vraag of de kosten aftrekbaar zijn.”was voor de omzet van je bedrijf? “Ga je met eigen werknemers op pad naar hetDe EventManager vroeg drie experts naar WK, dan moet je wel een heel zakelijke redenhun visie op het WK Voetbal als relatie-event. hebben om niet in de loonsfeer terecht teZij geven tips om problemen te voorkomen. komen. De vraag van de fiscus zal zijn of dit tripje een bepaald doel heeft gehad. Ofwel: was er een reden om naar Brazilië te gaan? Als jij zegt ‘ja, teambuilding, want we gingen er ook cursussen volgen’ dan is dat niet heel sterk. Ook als je betere argumenten hebt, zou ik het, gezien de hoge bedragen, altijd vooraf voorleggen aan de fiscus: we combineren een bezoek aan het WK Voetbal met activiteit zus- en-zo, wat vind je daarvan?”28 Meer lezen over veilig verblijf in Brazilië

De juridische kant Verzekeringstechnisch 29“Je hebt in elk geval de verplichting om je Ook Michiel Bredius van Klap b.v., makelaarals een goede en professionele organisator in verzekeringen, benadrukt het belangte gedragen,” zegt René Halfens van Van van zaken doen met professionele partijen.As Advocaten. “Dat betekent dat je alle “Schakel een professioneel evenementenbureaumaatregelen neemt die redelijkerwijs nodig zijn. in. Die het kan regelen en die een goedeZorg dat je in een veilig gebied en een fatsoenlijk aansprakelijkheidsverzekering heeft, inclusiefhotel verblijft. Ik zou als opdrachtgever zeker dekking voor Incentive Travel. Dat laatste moet echtgebruikmaken van een incentivebureau dat meeverzekerd zijn, anders kan ook het bureau in deervaring heeft met reizen naar Brazilië. Ga je problemen komen.”daar met de groep op pad en allerlei dingenondernemen, zorg dan voor een eigen gids “Zorg voor een groepsreisverzekering. Natuurlijkmet voldoende lokale kennis. Gaan mensen heeft iedereen vast een individuele reisverzekering,zelf op pad, dan heb je dat natuurlijk niet in maar je weet niet of daarin ziektekosten zijnde hand, maar je kunt wel zorgen dat ze goed meeverzekerd, of er wel of geen werelddekking is,geïnformeerd zijn. Geef zelf vooraf aan alle et cetera. Trouwens, een groepsreisverzekeringdeelnemers goede informatie over de situatie inclusief annulering is ook aan te raden om jeter plaatse, inclusief duidelijke aanwijzingen klanten te ontzorgen. Daarmee is alles goedwaar ze beter niet kunnen komen. Sluit geregeld, ook als onverhoopt iemand eerder terugreisverzekeringen af voor alle deelnemers en moet vanwege een calamiteit thuis. Reis je meteen risicoverzekering voor jezelf. En vermeld eigen werknemers, controleer dan of de bestaandeergens dat deelname op eigen risico is, zeker in werknemersverzekeringen ook van kracht zijn in diehet geval dat mensen zelf eropuit gaan.” situatie.”Ben je als organisator/gastheer juridisch “Verder zou ik een evenementenverzekeringaansprakelijk als er iets gebeurt? “Dat is aanraden, aansluitend op de groepsreis-de vraag. Niet als iemand zelf eropuit trekt verzekering. Die keert uit bij calamiteiten waardooren in een favela in elkaar wordt geslagen, de reis plotseling niet door kan gaan, zoals eenterwijl in jouw reisinstructie duidelijk stond aswolk waardoor je niet kunt vliegen. Gaat het omdat je daar beter niet kunt komen. Overlijdt een hechte groep, zoals een managementteam,iemand aan koolmonoxidevergiftiging door dan kun je het non-appearance risico in diegebrekkig onderhoud van het hotel dat jij hebt evenementenverzekering meenemen. Die keertgekozen, kan dat weer heel anders liggen. dan bijvoorbeeld ook uit als een van de partnersMaar nog belangrijker is je commerciële overlijdt, waardoor de hele groep thuisblijft.”aansprakelijkheid, want jij bent het bedrijf datde mensen uitnodigt. Als daar iets mee gebeurt “Het is een goed idee om in de uitnodiging te wijzenen je kunt dat niet netjes oplossen, duiken de op het eigen risico van deelnemers en ze duidelijkmedia er bovenop. Dat kan leiden tot enorme te informeren over de situatie in Brazilië. Overigensimagoschade voor je bedrijf.” ontslaat dat je niet van je verantwoordelijkheid als organisator. En mocht er desondanks iets fout gaan, dan wordt dat toch gedekt door de verzekeringen die je hebt afgesloten.” Belangrijkste tip van Bredius: “De risico’s zijn geen reden om het níet te doen. Nagenoeg alle risico’s kunnen verzekerd worden, via de verzekeringen die voor jouw gezelschap op maat gemaakt kunnen worden. Schakel een professionele verzekeringsmakelaar in die je daarbij kan adviseren.”

“DE WIL TOT VERNIEUWING IS DUIDELIJK” Gemeentemuseum Den Haag zoekt samenwerking met bedrijfsleven Twee Nederlandse musea beleefden tijdens de NSS- PARTNER PROGRAMMA top in maart hun finest hour. De foto’s van Obama voor de Nachtwacht in het Rijksmuseum gingen de Het museum organiseert veel eigen evenementen. Sowieso hele wereld over. Een meer inhoudelijke bijeenkomst de openingen van de vele tijdelijke tentoonstellingen was gereserveerd voor het Gemeentemuseum Den en arrangementen daaromheen, maar ook netwerk- Haag. Zij mochten de afsluitende persconferentie bijeenkomsten, lezingen, workshops en discussies. Bij al hosten, mits de overkapping van de binnentuin deze activiteiten kunnen zakelijke partijen aanhaken. Ook gereed was. En dat was het, precies op tijd. op andere manieren zoekt het museum de samenwerking met het bedrijfsleven. Zo is er een aantal vaste grote OVERKAPPING sponsors, maar zijn er ook tijdelijke sponsors voor tijdelijke tentoonstellingen. Daarnaast heeft het museum vorig jaar “Ik heb nog nooit meegemaakt dat een verbouwing niet het Mondriaan Partner Programma opgezet, dat toegankelijk is vertraagd,” zegt eventmanager Danny Voshart, met een is voor grote corporates én het MKB. De partners worden big smile. Zij en haar collega Laura de Mildt kijken tevreden bijvoorbeeld uitgenodigd voor speciale bijeenkomsten, terug op het belangrijke PR-moment. Intern bestond de wens krijgen korting op zaalhuur en andere voordelen. Er is bewust voor overkapping van de binnentuin al langer, de komst van gekozen voor een laagdrempelig partnership, vanaf 2500 de NSS-top heeft het gemeentelijke besluitvormingsproces euro per jaar. “Om het ook interessant te houden voor de alleen versneld. De overkapping zelf werd ook in versneld kleinere onderneming om de hoek.” tempo uitgevoerd, de bijbehorende aanpassingen van keuken en opslagruimten zullen in september gereed zijn. Dan wordt NIEUW ook de nieuwe binnentuin-ruimte officieel geopend en wordt de nieuwe naam bekend gemaakt. Voorlopig hanteert het De ontvangsten zijn altijd zakelijk getint, geen bruiloften of Gemeentemuseum de werktitel ‘tuinzaal’ voor deze nieuwe andere particuliere partijen, en hebben altijd een link naar de ontmoetingsruimte voor publiek die ook ingezet zal worden kunst. Vanuit de verschillende tentoonstellingen die gelijktijdig voor de zakelijke klant. lopen, kan meestal gemakkelijk een link gemaakt worden met het event. “We lopen met de klant het programma door en ONTWIKKELING bespreken welke interactie wij kunnen bijdragen. Dat kan een rondleiding zijn, of een bijdrage door een conservator.” De Bij het Gemeentemuseum Den Haag is veel veranderd in eventmanagers werken aan verschillende nieuwe interactieve onderdelen. Nieuw zijn bijvoorbeeld de mogelijkheden voor de afgelopen 5 jaar. Van een plek waar het bedrijfsleven het spelen van een game in de vernieuwde Wonderkamers. “Doel daarvan is om mensen met elkaar in contact te brengen geen prominente rol speelde, ontwikkelde het zich naar en ze te laten samenwerken.”30 een museum waar sponsors van harte welkom zijn. Danny De sterke focus op de zakelijke markt zorgt ervoor dat er Voshart en Laura de Mildt traden recent in dienst en hun veel gelijktijdig in ontwikkeling is: aanpassen van de website, realiseren van een film die de zakelijke mogelijkheden laat komst – beiden vanuit een commerciële werkomgeving – was zien, zoeken naar samenhang bij alle sponsoractiviteiten. De afdeling marketing & communicatie heeft hierin een een bewuste keuze van de directie. “We krijgen veel ruimte initiërende rol, maar de conservatoren zijn niet minder belangrijk. “Wij kunnen dan misschien geld binnenhalen, de om nieuwe initiatieven uit te werken. Er is vertrouwen. De conservatoren dragen daaraan ook bij omdat zij keihard werken aan steeds nieuwe en mooie tentoonstellingen.” kunst en de museumbezoekers staan nog altijd op nummer 1, maar de evenementen en de eigen inkomsten zijn nu ook belangrijk. De wil tot vernieuwing is duidelijk.”

Uw evenement tot in de puntjes geregeld. Bilderberg heeft naast toplocaties ook heerlijke bedden én Het Bilderberg Ontbijt. Why settle for less?Bilderberg heeft een aantal toplocaties waar iedere eventmanager van droomt. Samen met Marije Karsten, Event Sales Manager vanBilderberg, worden alle wensen besproken en overtroffen. Van standaard evenementen tot maatwerk. Van dineren in een Friese stal totevents in Paleis Het Loo. Wat u ook maar bedenkt, het kan! Als preferred partner van het Genootschap voor Eventmanagers staan weklaar om van uw evenement een onvergetelijke ervaring te maken.Neem voor meer informatie contact op met Marije Karsten. Stuur een e-mail naar [email protected] of bel 06 - 5105 2473.

Als je een evenement organiseert waarbij Doelstelling koning Willem-Alexander de openingshandeling “Directe aanleiding was natuurlijk de opening, verricht, half Rotterdam te gast is en de rest Maar daarmee wilden we ook het station weer van Nederland via de tv kan meekijken, dan teruggeven aan de Rotterdammers. Die hebben ruim 5 is enige stress te verwachten. Toch had Elena jaar tegen een bouwput aangekeken en als reiziger zich Fernandez daar nauwelijks last van. “Alleen toen een weg erdoorheen moeten banen. Ook moest er voor een week van tevoren de opening van het nieuwe verschillende doelgroepen iets bijzonders zijn in het Rotterdam CS een item was in RTL Boulevard, openingsevent, voor de reizigers, de omwonenden en dacht ik wel even: wow!” voor wie had meegewerkt aan de bouw.” Elena Fernandez is eventmanager bij ProRail. Samen met een projectteam werkte zij ruim een jaar aan de voorbereidingen van de opening van het nieuwe station. In de projectgroep zaten naast ProRail ook de gemeente Rotterdam en NS. Twee evenementenbureaus waren aangetrokken: voor het openingsevent én voor allerlei feestelijkheden daaromheen. Een dynamisch geheel en daarom heel belangrijk om zo vroeg mogelijk met al die partijen in overleg te gaan, benadrukt Elena: “Een station is geen gewone eventlocatie. Het is een plek die altijd in bedrijf moet blijven. Bovendien waren we een jaar geleden nog aan het opleveren, dus de ins en outs van de locatie waren niet bekend. Je gaat in overleg met partijen op een moment dat je nog niets weet van het evenement. Toch moet je dat zo doen, want dan voelt iedereen zich gehoord en kan iedereen ook meedenken.”32

Concept Heel tevreden“Wat de projectgroep heel belangrijk vond, was dat “Van elk evenement neem je leermomenten mee. Hierhet geheel met een lokale saus zou worden overgoten. was dat het besef dat we een aantal juiste keuzesDat het echt een Rotterdams feest zou worden, waar hebben gemaakt: de lokale saus en het betrekken vande Rotterdammer zich in kon herkennen. Voor het alle doelgroepen in de feestelijkheden. Het unieke vanprogramma hebben we contact gelegd met Conny deze evenementlocatie was dat tijdens de opening deJansen Danst, Codarts Rotterdam, Rotterdams treinen gewoon van en naar Rotterdam CS bleven rijden.Philharmonisch Orkest en Mothership. Zij kregen van ons Dus een opening met de winkel open. Zo konden ook dede vrijheid om een invulling te maken met dans, muziek, reizigers van dichtbij de openingshandeling meemaken.kunstvormen en videobeelden. Zo is een programma Voor de omwonenden hadden we in het naastgelegentot stand gekomen waarbij alles perfect in elkaar paste Manhattan Hotel de 23e verdieping afgehuurd – spooren ‘verbinding’ het centrale element was. De koning 23 – waarvandaan ze een fenomenaal uitzicht hadden.legde tot slot zijn hand op een uitvergrote iPad en legde En de bouwers stond langs de rondleidingsroutedaarmee de verbinding tussen station en reizigers.” van de koning. Voor iedereen was er waardering en dank. Dat neem ik zeker mee naar de volgende grotePositieve vibe stationsopeningen: Amsterdam Den Haag, Arnhem, Breda“De opkomst overtrof onze stoutste verwachtingen. Het en Utrecht.”goede weer en de positieve pers hebben daar zeker aanbijgedragen. Er stond een rondleiding van de koning doorhet station op het programma. Ter plekke hebben we nogeven met de beveiliging van het hof overlegd of dat weldoor kon gaan. Omdat de sfeer heel ontspannen bleefen er een positieve vibe was, werd al snel besloten ‘wegaan het gewoon doen’. De koning vond het echt leuk,liep heel ontspannen door de menigte en sprak met debouwers van het station.”“Het is in feite een stadspleinwaar treinen stoppen. Daarmeekan Rotterdam zich meten metwereldsteden als Londen en Parijs.”Architect Jan Benthem in Leidsch Dagblad 33

A-artiesten. Je legt er veel geld voor neer, maar oh, Ook met een publiekstrekker erbij heb je de verplichting wat kunnen ze tegenvallen. Een standaardoptreden om er een mooi concept van te maken, zeggen de bureaus. op de automatische piloot, gebrek aan binding met de Nicoline van Straten (LiveHouse): “Het wordt niet vanzelf zaal of een waslijst aan eisen vooraf. Nee, dan liever goed met een A-artiest, je moet altijd zelf blijven nadenken. een B-artiest, want die doet beter zijn best. Aldus een Werk bij voorkeur met mensen die willen meebewegen met eventmanager bij onze ledenenquête in september jouw concept en ja, dat zijn vaker de naamloze professionals 2013. Die stelling legden we voor aan de Preferred (wat trouwens een betere term is dan B-artiest).” Daarom Bureaus van het Genootschap: adviseert ook Tessy Miltenburg (PINO) om de combinatie ‘inhoud evenement + artiest’ goed in de gaten te houden. Sleutelbegrip in deze kwestie blijkt het ‘managen van “Waarom per se die A-artiest programmeren als er ook een verwachtingen’. En die zijn torenhoog bij een A-artiest. B-artiest is met veel meer affiniteit met het onderwerp?” “Die moet altijd maar opleven naar zijn of haar reputatie,” meent Frits Drijver (Brilman & Partners). Tegelijk is die hoge Briefen vooraf verwachting vaak de reden om te kiezen voor de A-artiest. Marco Borsato trekt nu eenmaal meer publiek dan Pietje Verwachtingen managen betekent onder meer dat je vooraf Puk. Bij een B-artiest zijn de verwachtingen heel wat minder een gesprek(je) hebt met een artiest. Bij A-artiesten betekent hooggespannen. Daardoor kan hij of zij soms echt zorgen dat nogal eens dat je eerst een flinke vesting – lees: het voor een verrassing op het podium. “Vergelijkbaar met het management – moet nemen. Zo merkt Marleen van der effect van de blind auditions bij The Voice. Dat effect kan Zalm (Winkelman Van Hessen) op: “Het management van een A-artiest nooit meer teweegbrengen,” aldus Frits Drijver. een A-artiest is vaak weinig meewerkend. Praat je met de artiest zelf, dan blijken bepaalde zaken eigenlijk geen Niet vanzelf goed probleem.” Eenvoudig is het overigens niet om artiesten zelf te spreken te krijgen. Experttip van Nicoline van Straten:34 Er is niets mis met het programmeren van een A-artiest wacht niet tot ze in de kleedkamer zitten, maar bel als ze als publiekstrekker, mits er voldoende gedaan wordt aan onderweg zijn naar het event. verwachtingenmanagement. Zo is het goed om te bedenken dat er straks niet alleen maar fans in de zaal zitten, maar Een briefing vooraf is onmisbaar en moet ook helemaal ook mensen die die artiest nou net helemaal niks vinden. kloppen. Een artiest moet weten welke bijdrage er van Wil jouw opdrachtgever een grote naam, onderzoek dan of hem/haar verwacht wordt. Lisette van Hijkoop (Jibe!): “Laat die artiest wel bij het bedrijf, het doel van het evenement weten met welk publiek hij of zij te maken heeft. Ga ervan én bij het publiek past. Maak daarna de afweging of je uit dat artiesten geen idee hebben van de business van de grote naam als trekker gebruikt, of juist als verrassing hun publiek.” En die tip geldt natuurlijk zowel voor A- als gaat brengen. B-artiesten.

Gave act Zowel van A- als B-artiesten mag je verwachten dat ze hun optreden met plezier en toewijding uitvoeren. Dat ze erSoms werken bureaus met een alternatief voor A- en alles aan doen om de zaal mee te krijgen en hard werkenB-artiesten. “Wij kijken naar de beste programmering van om het beoogde effect te bereiken. Dan krijg je een top- inhet event, passend bij de doelstellingen en de doelgroep. plaats van een flopervaring. Marleen van der Zalm verwoordtDaar kan zowel een A- als een B-artiest aan bijdragen, het zo: “Flop was de artiest die de avond ervoor hadmaar vaak geven we een podium aan de medewerkers van doorgehaald en zijn hoge noten niet haalde. Top de artiesthet bedrijf. Omdat dat nog meer bijdraagt aan trots en het die het publiek meekreeg en daarna nog best met mensenversterken van de binding. De verrassing is veel groter als op de foto wilde.”de directie of jouw collega’s ineens op het podium staanmet een gave act,” zegt Femke Ramaker (Dechesne &Boertje). Ook Nicoline van Straten past het werken meteigen mensen al jarenlang succesvol toe in concepten voorinterne bedrijfsevents. “En dan vaak niet de directeur, maarjuist met een dwarsdoorsnede van het personeelsbestand.Dat werkt eigenlijk altijden het effect is fantastisch.”Hoe voorkom je een teleurstelling? Goed managen van verwachtingen Rekening houden met smaakvoorkeur (Michael Bublé: really?) Past het repertoire bij de gelegenheid? (Nick & Simon: mooi, maar swingt het ook?) Goede briefing en voorgesprek 35

www.7AM.nl Picknicken bij de Hofvijver In Nederland betekent lunch vaak een broodje kaas aan het bureau. Maar lunchen kan leuker, vindt 7AM. Veel leuker. Wat dacht u van een zonnige picknick aan de Haagse Hofvijver, met uitzicht op het Binnenhof, het Torentje en het Mauritshuis? En u hoeft zich nergens om te bekommeren: dat doen wij. U vlijt zich met uw gezelschap op de plaid, die wij op het gras voor u uitspreiden. Samen geniet u van allerlei biologische heerlijkheden uit onze rijk gevulde picknickmand. En na afloop ruimen we de rommel voor u op. Zo’n bijzondere picknick is ideaal als onderbreking van een vergadering, waarvoor u natuurlijk terecht kunt in een van onze zalen aan het Buitenhof, vlakbij de Hofvijver. Wilt u ook eens leuker lunchen? Neem dan contact met ons op! Buitenhof 47, 2513 AH Den Haag, T 070 346 84 29, [email protected]

Kees Janssen TheatreProdWie alles weet van de aansluiting tussen het inhoudelijk Benadering “Problemen met het management van een artiest? Het is maarprogramma van een event en het entertainment of net wat je van ze vraagt, hoe je het vraagt en wanneer. Eenamusement, is Kees Janssen. Hij draait dan ook al ruim 30 artiest die je contracteert voor een standaard soep-sla-koffiejaar mee in de branche. Na Hotelschool en Conservatorium evenementje komt gewoon een half uur zijn ding doen. Wil jepionierde hij met events (zelfs het woord bestond nog niet!) meer, dan moet je een artiest ver van tevoren al benaderen.bij Muziekcentrum Vredenburg, onder andere voor de Nacht Niet in de auto op weg naar het event nog even bellen, maarvan de Poëzie, maakte de overstap naar de commerciëlere ze echt erbij betrekken: ik heb iets heel bijzonders voor je, zouwereld van Orpheus Apeldoorn, om daarna eigen bureaus je mee willen doen? Het management benader je op dezelfdeop te richten: eerst het Nederlands Evenementen Bureau en manier: is hij of zij op die datum beschikbaar, ik wil er graagsinds 2010 Kees Janssen Theatre Productions, creatiebureau vooraf over praten en feedback horen. Als een artiest bij dieen management van bijzondere acts. “Zoeken naar vormen aanpak opveert, zit je goed. Karin Bloemen heeft dat, dievan podiumkunst die kort en pittig zijn en die passen in de vraagt meteen door: waar is het precies voor?”thematiek van een bijeenkomst. Dat zit in mijn botten.”Thema“Mijn eerste vraag aan eventmanagers is altijd: wat voortype meeting is het, heb je een centraal thema, wat vooramusement zoek je precies? Daar kun je iets bij zoeken watwerkelijk een waardevolle toevoeging is, een logisch geheelvormt met het thema, waar je meetbaar applaus voor krijgt.Ook kijken we naar de doelgroep, doen daar onderzoek naar:wat weten we van het publiek, qua leeftijd, opleidingsniveau,man-vrouwverhouding. Is er een budgetindicatie? Met alleinformatie maken we een programma op maat.”Vonk 37“Met mijn programma’s probeer ik een vonk in de zaal tebrengen. Mensen te raken in hun hart, met een combinatievan dingen die ze nog nooit eerder gezien hebben. Metpodiumkunst of met grote artiesten als Ilse de Lange: echtemuzikanten die zich omringen met andere top-muzikanten.Ik respecteer de mensen die voortkomen uit talentenshows,maar ze hebben zelden toegevoegde waarde. Pas als ze eeneigen repertoire ontwikkelen, als duidelijk wordt waar ze voorstaan, hebben ze meer te bieden.“Wij hebben ook al lang geleden ontdekt dat het inzetten vanpodiumkunst vaak meer rendement oplevert. Podiumkunstcommuniceert altijd. Elke dans, elke compositie, elkcircusnummer is gemaakt vanuit een thema en vertelt eenverhaal. Bovendien stellen veel jonge mensen die van de dans-en muziekopleidingen komen zich open voor commerciëleklussen, naast het maken van mooie theaterproducties.Omdat zij ook de huur moeten betalen.”

Humanity House groeit letterlijk uit haar jasje. Het runnen als een bedrijf en alle kansen moet museum dat eind 2010 werd opgezet door Nederlandse aangrijpen om er geld mee te verdienen. En Rode Kruis, gemeente Den Haag en Europese Unie dat bijvoorbeeld een goede fondsenwerver ontving de eerste drie jaar respectievelijk 15.000, 19.000 of businesspartnershipmanager zichzelf en 25.000 bezoekers. Maandelijks komen er zo’n 700 meer dan terugverdient. Ofwel: dat je er scholieren. Zelf organiseert het museum een kleine daar wel 10 van kunt hebben, omdat ze 100 evenementen per jaar en vrijwel elke dag hebben geld binnenbrengen. Tot nu toe komen wij ze zakelijke ontvangsten in 2 of 3 zalen. Het museum gewoon te weinig toe aan gestructureerde heeft geen collectie, maar een vaste experience – fondsenwerving en marketingbeleid, omdat waarin de bezoeker zelf vluchteling wordt. Daarnaast het zo druk is. Maar daar willen we wel mee ontwikkelen ze tijdelijke tentoonstellingen over actuele gaan experimenteren. Investeren in mensen humanitaire onderwerpen. Tentoonstellingen die veel die zichzelf terugverdienen, want zo groeit publiciteit krijgen. Zoals Fair Fashion Lab, over eerlijke uiteindelijk je budget.” kledingindustrie, die opende op 24 april 2014, precies een jaar na de ramp in een kledingfabriek in Bangladesh. “Er is een afspraak met het Rode Kruis tot eind 2014,” zegt directeur Lisette Mattaar over die enorme groei, “dus vanaf het begin zijn we heel alert geweest op keihard werken aan de opbouw en aan de bekendheid van onze organisatie. Daar hing ons voortbestaan vanaf. Vorig jaar kregen we van het Rode Kruis al groen licht voor nog vier jaar, de gemeente Den Haag zit nu in de besluitvorming daarover en dat ziet er goed uit. Dat betekent dat de basis voor twee derde rond is, een derde moeten we zelf gaan verdienen door fondsen en sponsors werven en door eigen inkomsten uit verhuur.” Kansen Met zo veel activiteiten op de rol per week, zou je denken dat de ambitie ‘on hold’ staat. Niets is minder waar. Overal zien Lisette Mattaar en operationeel manager Niels van Iwaarden kansen: voor het meer zakelijk benutten van hun tentoonstellingen en eigen evenementen, voor meer samenwerking met de organisaties voor vrede en recht in de stad, voor het aantrekken van meer zakelijke klanten die wat meer te besteden hebben. “Ik heb een fondsenwervingscursus in Amerika gevolgd, samen met andere Nederlandse musea,” vertelt38 Lisette. “Wat kun je als Europees museum leren van de Amerikaanse aanpak? Dat je een museum moetWat kan er in? Activiteit o.a.: Aantal personen: seminars, debatten 100 Zaal: presentaties, diners 40 Theaterzaal informele groepsbijeenkomsten 35 Zolderetage vergaderen 20 Museumcafé Voormalig koetshuis

“De ervaring dat je zomaar ‘weg’ kunt zijn.” Lisette Mattaar, directeur Humanity HouseVerhuizen Dat raakt iedereen 39Wat ze ook graag willen, is letterlijk uitbreiden. Ofwel: een De tijdelijke tentoonstelling Fair Fashion Labgroter pand. “Met een zaalcapaciteit van 100 personen zoekt naar oplossingen voor de problemen inzijn we nu net te klein voor een congres,” zegt Niels, kledingindustrie. En doet dat vanuit verrassende“terwijl onze thema’s zeker bij veel congressen zouden invalshoeken. Rondom het thema is een programmapassen. En er zijn genoeg bedrijven die hun congressen gemaakt met daarin onder meer debatten enhier zouden willen organiseren omdat ze weten dat hun festivals. Bedrijven kunnen aanhaken, of eigengeld ten goede komt aan een goed initiatief.” evenementen inzetten.In het plan voor de toekomst waar Lisette nu aan werkt Fair Fashion Lab is ontwikkeld in samenwerkingis verhuizen dan ook een onderdeel. “De gemeente wil met partners als de Schone Kleren Campagne. Zijzich profileren met het thema vrede en recht en heeft maakten bijvoorbeeld de GROTE KLERE QUIZ metons gevraagd of wij niet op termijn een plek willen die vragen en opdrachten zoals:voor het publiek duidelijker aan dat thema is gekoppeld 1 Hoeveel tijd kost het makenen ook iets meer ‘smoel’ heeft. Dat willen we zeker en van een spijkerbroek?dan bij voorkeur een plek die zelf historie heeft, zoals 2 Hoeveel liter water wordt gebruikt voorde Scheveningse gevangenis. Op zo’n plek zouden we de productie van een spijkerbroek en een shirt?de kennis die we hier hebben opgedaan en het scholen- 3 Hoe lang moet een kledingarbeidsteren eventnetwerk dat we hebben opgebouwd, direct in in Bangladesh werken om te verdienenkunnen zetten en daarmee een vliegende start maken.” wat een Nederlandse kledingverkoopster in een maand verdient? Check je antwoord op p. 74

Merken zoeken consument via radio-events Bron: Radio Advies Bureau “KOPPELING EVENTS EN RADIO NATUURLIJK EFFECTIEF” TOP 3 BESTEDINGEN OP RADIO PER BRANCHE 1. Retail 2. Transport 3. Financiële dienstverlening TOP 5 RADIOADVERTEERDERS 1. Renault/Nissan 2. Pon 3. KPN 4. General Motors 5. Peugeot40

Radio en events worden vaak samen ingezet van Buuren. Maar met een beroemde dj alleen ben jeals marketingtool om extra kracht te geven aan er niet; voor een geslaagd corporate event moet hetmerken. De belangstelling voor deze gecombineerde totaalpakket perfect aansluiten bij de merkuitstraling. Enmarketingstrategie is in 2013 flink gegroeid. het moet authentiek zijn, anders werkt het niet en wordt hetDat blijkt ook uit recente cijfers over de bestedingen aan ongeloofwaardig.”radioreclame over het afgelopen jaar. LAAGDREMPELIGHet RAB (Radio Advies Bureau), de marketingorganisatievan alle landelijke en regionale, publieke en commerciële “De 538Groep, waaronder ook Slam!FM valt, organiseertradiostations kwam begin dit jaar met opvallende cijfers onder andere events als de 538Koningsdag (dit jaar inover de radioreclamebestedingen in 2013. De totale Breda), 538JingleBall, LIVE38XXL, SLAM!Koningsdag (innetto radiobestedingen in 2013 waren dat jaar met 2,3% Alkmaar), de SLAM!SchoolAwards en het strandfestivalgestegen tot 226,8 miljoen euro. Het percentage non-spot Turn Up The Beach. De kracht van die evenementen isbestedingen hiervan (dus buiten radiocommercials) steeg de aansluiting bij de actualiteit, live verslag, groot bereik,in het afgelopen jaar met maar met liefst 7%. Een belangrijk laagdrempeligheid en focus op groepen mensen met eendeel van deze non-spot bestedingen ging naar events. eigen muzieksmaak. Zo wordt koppeling van events en radio effectief op een natuurlijke manier. De populariteitINTIEM MEDIUM van radioprogramma’s straalt af op producten, ze kunnen daarop meeliften. Merken komen zo gemakkelijker ‘binnen’Directeur Liedewij Hentenaar van het RAB: “Radiostations bij doelgroepen.”organiseren events, waarbij adverteerders goed kunnenaanhaken. Radio luisteren is het grootste bereiksmedium DOELGROEPgedurende de dag. Via events van de radiozenders komenmerken direct in contact met de radioluisteraars. Daardoor “Events werken goed omdat je direct in contact bent met jekunnen de merkwaarden van een adverteerder versterkt publiek. De band wordt daardoor aangehaald. Ook wij gaanworden. Een ander voordeel is dat radiostations een sterke zelf naar het publiek toe. Je kunt in Hilversum in je stoelband hebben met hun publiek. Radio is een intiem medium, blijven zitten en ervan uitgaan dat je de luisteraars toch weldichtbij de luisteraars. Muziek blijft gemakkelijk hangen in het bereikt, maar die band wordt veel sterker met echt contact.hoofd, brengt mensen bij elkaar en versterkt de boodschap. Dat zijn bewuste keuzes. Er zijn veel luisteraars van ons inRadio blijkt geassocieerd te worden met positiviteit. Merken Brabant en omgeving en daarom gaan we daarheen dit jaarprofiteren hiervan, juist ook via deze events.” met Koningsdag. Daarnaast is het voor ons belangrijk, om net als in de radio-uitzendingen, een goede afspiegelingKRACHT te zijn van onze brede doelgroep. Daarvan profiteren de merken ook. De toegangsprijzen die we berekenen zijn lagerDe radiomakers zelf zien ook dat de inzet van events dan gemiddeld bij dit soort grote muziekevents. Zo blijftals marketingtool groeit. Niels van Baarlen, de bekende het voor meer mensen toegankelijk en is ons bereik groot.”producer van onder andere het populaire ‘Evers staatop’, is als Eventmanager bij 538 verantwoordelijk voor de UITDAGING 41organisatie en productie van evenementen. Wat is volgenshem de kracht van events gecombineerd met radio en wat “Er ontstaan continu nieuwe vormen van communicatie enzijn de do’s en don’ts? branding, die elkaar aanvullen. Het is niet zo dat events de ‘traditionele’ advertentiemogelijkheden vervangen.TOEGEVOEGDE WAARDE Het is een mix geworden van allerlei media; muziek, reclameblokken, onderwerpen in de uitzending en events.“Wij organiseren muziekgerelateerde events voor de Daarbij zijn social media enorm belangrijk. Het voegtconsumer- en corporate markt. Zowel in opdracht van nieuwe mogelijkheden toe, ook aan de beleving van events.klanten als voor ons eigen merk 538. En in partnerships met Ervaringen worden live gedeeld; vooraf, op het momentonder andere KNVB, NOC*NSF en voor merken als Auping zelf en daarna. Dat gaat snel, wat het soms ongrijpbaaren Essent. Als radiostation bieden wij toegevoegde waarde, maakt (denk aan project X). Crowdmanagement zien wegezien onze ervaring met de organisatie van grootschalige daarom als een van de belangrijkste uitdagingen van numuziekevenementen. We hebben directe contacten met bij evenementenorganisatie. Daarin hebben wij de nodigeartiesten, bands en dj’s die grote trekkers zijn, zoals Armin ervaring opgebouwd. Je kunt niet meer zonder!”

“Het was een van mijn voorwaarden toen ik voor mijzelf VOORBEREIDING begon; ik wilde er ook iets maatschappelijks mee kunnen betekenen. Dit event is daar een mooi voorbeeld “Het was een uitdaging om te doen, omdat het publiek zo van,” vertelt zelfstandig eventmanager Linda Frans. Zij divers is. De bijeenkomst was voor jong (vanaf 18 jaar) tot organiseerde al diverse events, veelal voor de financiële oud. De cliënten zijn actief bij het programma betrokken. sector. Via een pitch kreeg zij de opdracht van Pameijer, Sommigen gaven zelf workshops tijdens het event. een grote zorginstelling in Rotterdam, voor een bijzonder Dat vereist een speciale aanpak en extra zorgvuldige event dat plaatsvond in de Cruiseterminal in Rotterdam voorbereiding. Daarbij kon ik wel terugvallen op de op 17 april 2014. Voor een publiek van 2500 mensen met deskundige begeleiding uit de zorginstelling. Bijvoorbeeld een (lichte) verstandelijke beperking en hun begeleiders bij de uitnodigingen, waarbij je ermee rekening moet maakte zij een gevarieerd programma. houden dat niet iedereen post leest, reageert op een uitnodiging of een agenda inkijkt. Vervoer van en naar de MEEDRAAIEN locatie vraagt ook extra zorg en coördinatie. Er was eerder een bijeenkomst voor deze doelgroep georganiseerd, “Zorginstellingen staan onder druk. Daarom was het maar daar was geen draaiboek van, dus ik moest opnieuw uitgangspunt dat het niet alleen een feestelijk evenement beginnen voor de organisatie van dit event.” werd. Het moest vooral ook inhoud hebben; een zinvolle bijeenkomst met een feestelijk tintje. En in het teken VOLDOENING42 van het delen van ieders unieke talent. Doel van de zorginstelling is dat iedereen zo veel mogelijk normaal “Opvallend is dat deze mensen vaak muzikaal zijn. kan meedraaien in de maatschappij. Het event liet dit ook Een belangrijk onderdeel van het evenement bestond zien. De Cruiseterminal was de ideale plek; de hele groep daarom uit muziek, zoals karaoke, percussieworkshops en kon zo bijeen zijn op één vloer, op een locatie dicht bij de jamsessies. Een spectaculair moment was het optreden cliënten, in Rotterdam.” van Jan Smit. De openingsact was een bodypercussie, zodat iedereen direct enthousiast werd. Ik kijk met voldoening op dit evenement terug. Natuurlijk zijn er altijd dingen die je in de praktijk tegenkomt, die nog aangepast kunnen worden. Die neem ik mee in de ervaring voor volgende events. Ik zou dit zeker nog eens willen doen!”

Speel zelf de hoofdrol www.ksevents.nlWOzbaaimniijacjlnzetnoteeeuuguunGneworklirsieooojekkkmetvehenueselZwntaodeaercentagmanileate,eivssnednittsaeietmvnnvedee.ovrobeKseooerenor.rgtmWefrosool@neiyeejzgetkeeoearsnrsnnc.sg,ntoiaeblknnnia/rtjidekras0ececee7entrnK0epenoonzt-infoem3giilsnnd5re,akfe6toialrnidrt5gjshkmi3vpeeeeeiae4rSertne8sercr.erhtenoohnsaeupedavwtrreoePdbekageuerirrnagsdg?, ijs

Koning Willem-Alexander opent het verbouwde Mauritshuis op 27 juni 2014. Hier alvast een sneak preview van het nieuwe uiterlijk en innerlijk van dit44 monumentale museumpand. Van oorsprong een stadspaleis, ontworpen in classicistische stijl door toenmalige toparchitect Jacob van Campen, in opdracht van graaf Johan- Maurits van Nassau-Siegen die er overigens zelf maar drie jaar woonde. In de afgelopen twee jaar verbouwd, met onder meer een ondergrondse uitbreiding, naar ontwerp van Hans van Heeswijk architecten.

“Jackie thought she looked sad in the Warhol painting.”“Deze Appel is 25.000. Zal ik het voor u opschrijven?”“Wij zullen goed voor uw oorbellen zorgen en na de beurs komen ze direct naar u toe.”Drie uitspraken die je alleen kunt optekenen op een fine arts beurs als TEFAF. Op 21 en 22 maart 2014 bezocht hetGenootschap voor Eventmanagers TEFAF in Maastricht en ging daar onder meer in gesprek met de partijen die dezebeurs jaarlijks tot een succes maken.EEN 10+De studiereis van het Genootschap kreeg het motto ‘Quality Customer Journey’ mee. Verschillende bedrijven enorganisaties die de TEFAF-beleving jaarlijks creëren, boden de Genootschapsleden inzicht in hun rol, werkwijze en dekwaliteitswaarborging van dit event. Uit hun verhalen bleek overduidelijk hoe zeer dit event een teamworkproject is. Enook: 11 maanden voorbereiding voor 10 dagen prime time performance.Alles voor de klant. Voor de TEFAF-partijen betekent dit dat zij zich elk jaar maximaal verdiepen in wat de klant wil. Elkjaar na afloop hun performance evalueren en jaar na jaar die performance proberen te verbeteren. En dat allemaal omgeen 10, maar een 10+ te scoren. Elk jaar weer.DAGVOORZITTER “TEFAF is de belangrijkste beurs “Relatiemanagement is bouwen, 45 voor het MECC. Wij proberen alles binden, boeien. De TEFAF is het“Hoe creëer je in een luxe omgeving, op TEFAF-niveau aan te vliegen evenement bij uitstek, om 10 dagenwaar de klantverwachting al heel maar hierbij doen we een stap extra. lang de zakelijke relaties van onzehoog is, geen 8 of een 9 maar een Want hier kan alleen een 10, minder verschillende bedrijfsonderdelen uit10 of hoger. Een ‘wauw’-ervaring in kan niet. Het is topsport, niets mag te nodigen. Dat doen we als gebaarplaats van ‘oké’.” aan het toeval overgelaten worden. en als dank voor hun vertrouwen. Vanaf de aankomst tot en met het Het resultaat is lastig te meten. WelAnnemarie Steen vertrek moet alles kloppen. Zo niet, merk je dat relaties het bijzonderDagvoorzitter Assemblee horen we dat direct terug vanuit vinden en ook een cadeautje om de TEFAF-organisatie die bijzonder hier te kunnen rondlopen.” hoge kwaliteitseisen stelt. Als venue ben je trots als je zo’n show mag Janny Kuilema hosten, en dat al 27 jaar.” Eventmanager ABN AMRO Rob van de Wiel Directeur MECC

“Hoe ga je van een kale loods “In november beginnen wij met “TEFAF wordt door en voor naar beleving? Tom Postma maakt reserveren bij de kwekers, want het exposanten georganiseerd. Dat is het beursontwerp, ik overleg met gaat om grote aantallen bloemen. een heel andere basis dan andere alle standhouders. Wij kunnen We bekijken van elke levering of beurzen. Betekent dat de grondslag alles maken, niets is onmogelijk. het wel de kwaliteit is die we willen. niet winst is, maar het creëren van TEFAF stelt hoge eisen, spreekt Bij de opbouw kunnen wij pas aan een megaplatform om kunst aan de standhouders bijvoorbeeld aan op de slag als alles staat, dus als man te kunnen brengen. een saaie stand. Dat betekent dat Stabilo achterloopt hebben wij een wij alleen werken met vakmensen probleem. Dan helpen we elkaar, Voor exposanten is TEFAF een die heel goed werk leveren. Het want op donderdag móet TEFAF geweldige beurs vanwege het comfort leuke is: hier zijn zij nog meer pietje open. dat de organisatie ons biedt. Ook precies dan in hun eigen winkel. dat is kwaliteit, je voelt je hier goed, De voorbereidingen kosten een Tijdens de beurs zorgen we voor er wordt voor je gezorgd zodat jij je half jaar, daarna bouwen we de en na openingstijd dat de bloemen ding kunt doen. Wij houden zelf de hele beurs in 21 dagen op. We op hun mooist zijn. Dat betekent kwaliteit hoog door elk jaar mooie werken met veel disciplines, van dat alle bloemen drie keer geleverd stukken te presenteren. Je probeert vloerenlegger tot elektricien en worden. Wij zijn er heel trots op dat elk jaar te bedenken: wat kan er het mooiste moment is wanneer we elk jaar hier weer voor gevraagd nog beter? Ik denk dat ‘techniek’ de alles en iedereen klaar staat om de worden, het is onze mooiste nieuwste uitdaging wordt. Iedereen bezoekers te ontvangen. Dan zit ons opdracht en een heel dankbare is welwillend, maar door de enorme werk erop. opdracht. Je vormt met elkaar een vraag naar draadloos gingen veel team, doet het met en voor elkaar. netwerken op de preview-night plat. We bouwen veel, maar TEFAF is ons Maison kan nog zulk heerlijk eten Dat kunnen we nog verbeteren.” paradepaardje. Succes is voor mij: hebben, maar als de beursvloer niet als exposanten zich pas aanmelden mooi is of als het MECC de kachel Nynke van der Ven46 zodra ze horen dat de beurs door te laag heeft staan, dan is het met Vanderven Oriental Arts Stabilo gebouwd wordt.” elkaar toch niks.” Marianne van der Hoorn Joachime en Tom Hutten Projectmanager Stabilo PA en directeur Ten Kate Flowers and Decorations

“Een paar jaar geleden heeft een “TEFAF biedt topkwaliteit, die “BMW sponsort TEFAF al 7 jaar,onafhankelijke partij onderzoek wordt gewaarborgd door een dit jaar staan er 25 limousinesgedaan naar de cateringbeleving keuringssysteem. Alle objecten met privéchauffeur klaar voorvan de TEFAF-bezoeker. Daaruit worden voorafgaand door 175 TEFAF-gasten. Om het sponsorshipkwam onder meer naar voren dat internationale experts gecheckt op ook anders te activeren dan metde locatie en de organisatie van het authenticiteit, kwaliteit en conditie. de traditionele ontvangsten ofgrootste cateringplein niet optimaal Het keuringssysteem staat bekend als productplacements, hebben we alwaren voor de zichtbaarheid van de het strengste ter wereld. De eisen die eens een promotiefilm gemaakt enproducten en voor de doorstroming. we stellen aan alle toeleveranciers, op YouTube gezet. Daarin rijdt eenDat is aangepast. staan in het teken van dezelfde denkbeeldige auto over de TEFAF, topkwaliteit. langs alle topstukken.Hoe wij de kwaliteit top houden? Alle relatie-evenementen zijn snelVia de kwaliteitscyclus Plan-Do- Iedereen is welkom op deze overboekt, voor TEFAF is er nuCheck-Act, waarbij check-act de beurs. Ongeveer 10% van de een wachtlijst van 700 personenhele dag doorgaat. We motiveren, beursbezoekers is daadwerkelijk die volgend jaar als eerste wordenenthousiasmeren en leggen onze koper, de andere bezoekers zijn benaderd. Nieuw is dat BMW eenmedewerkers ook uit waaróm we minstens zo belangrijk. Je hebt bijdrage vraagt van de klant. Uitiets willen. En we hebben mystery- een bepaalde grootte nodig om onderzoek blijkt namelijk datshoppers die de beurs bezoeken en de spanning te creëren waarmee evenementen waar je gratis voorde catering beoordelen. degenen die kunnen kopen worden wordt uitgenodigd geen waarde aangezet tot kopen. Wij zijn het hele hebben voor mensen. Dat zie je danHet succes van TEFAF zit in de jaar bezig met de voorbereidingen. aan een grote no show. Sinds we eenkwaliteit van de kunst, maar ook in Al tijdens de beurs bespreken we bijdrage vragen is de no show minderde kwaliteit van alle lagen daaronder. met Maison van den Boer hoe de dan 0,1 %.”Als toeleverancier moet je daarin catering volgend jaar beter kan, metmeegaan en dat wil je ook. Wij zijn MECC over beveiliging, parkeren, Jan van Kuyk 4711 maanden per jaar met TEFAF bewegwijzering et cetera. TEFAF Adriaanse/van Kuyk Brand Eventsbezig en er blijven altijd voldoende Maastricht blijft het moederschip,uitdagingen. Ik zou bijvoorbeeld graag maar we richten onze blik ook op hetgaan werken met bestellen via iPads.” buitenland. De afgelopen 5 jaar is de kunstmarkt echt globaal geworden,Aerd de Boode Azië is een belangrijke rol gaanVenue manager spelen. Wellicht starten we ooit eenKoninklijke Van den Boer Groep satelliet-TEFAF of een TEFAF-online.” Titia Vellenga PR- en Marketing manager TEFAF

Wie alles weet van de TEFAF customer journey is Albert Boswijk. de fase erna is essentieel: welke contacten heb ik opgedaan, Hij deed in opdracht van Maison van de Boer onderzoek naar de wat voor gevoel heb ik eraan overgehouden? Uit ons onderzoek cateringbeleving op de TEFAF. Vanuit zijn European Centre for bleek ook dat de gasten op de openingsavond van TEFAF drie the Experience and Transformation Economy (EE) adviseerde fasen van beleving hebben: eerst kunstgericht, als tweede kunst hij in de loop der jaren nog veel meer bedrijven en organisaties en een moment ontspanning en ten slotte, als ze alles gezien op het gebied van experience economy of zoals hij het liever hebben en ze willen netwerken, socializing. De catering hield noemt: waarde-creatie. daar geen rekening mee, begon met eenvoudige happen en serveerden de meer delicate hapjes aan het eind. Daar kon een Boswijk signaleert een aantal belangrijke structurele veel betere regie op, passend bij het moment. maatschappelijke en economische veranderingen: de- materialisering, waardenetwerken en waardeplatforms en de- “Ook ID&T adviseerden we over de belevingsketen van Sensation hiërarchisering. Deze ontwikkelingen zijn van invloed op de White. Wat is de spanningsboog van dat evenement, vanaf het manier waarop we zaken doen met elkaar en dus ook op onze moment dat het wordt aangekondigd tot het moment dat het relevantie voor klanten en gasten. Desondanks kennen veel uitdooft? Daarin hebben we 36 touch points geïdentificeerd: bedrijven nog steeds maar één manier om de crisis het hoofd te kritische punten die belangrijk zijn voor de bezoekers en die bieden, namelijk door alles zo efficiënt mogelijk te doen tegen je kunt verbeteren zodat bezoekers een nog inspirerender of de laagst mogelijke kosten, om zo hun marge te behouden. betere en consistentere beleving ervaren én de organisator Dat sluit dan niet aan bij hun klanten die inmiddels veel meer de touch points beter kan kapitaliseren. Het mes snijdt zo aan gericht zijn op beleving en betekenis. “Eigenlijk zie ik ons als twee kanten.”48 strategische experience architecten,” zegt hij over het werk van het European Centre (EE). “We adviseren bedrijven bij waar ze Hoe weet je als eventmanager wat de touch points al goed in zijn, zodat ze dat als waardevolle totaalbeleving voor zijn van jouw evenement? hun klant of gast kunnen neerzetten.” “Door in de huid te kruipen van je gasten en door de dialoog met ze aan te gaan. Ze te bevragen, hun gedrag te observeren. Bij Met welke vragen komen bedrijven bij jullie? een onderzoek naar gastvrijheid voor Amsterdam RAI hebben “Maison van den Boer hebben we geholpen om de we aan RAI-medewerkers gevraagd: kijk hoe bezoekers zich belevingscyclus van het evenement TEFAF te versterken. De gedragen als ze binnenkomen, hoe ze zich bewegen. Daar krijg corebusiness van cateringbedrijven is gericht op explosie op je gouden informatie uit. Bijvoorbeeld dat bij de ingang van een één moment. Maar ze vergeten, in termen van experience, beurs vijf hostessen staan zonder gasten en in de kelder een dat voor de gast verschillende fasen daaraan voorafgaan: file van mensen die zich willen registreren. Wie grijpt er hier in? anticiperen, verheugen, wie gaan er ook, het voorbereiden. Ook Niemand, want blijkbaar ziet niemand dat.”

Experience Management Voor Master in Eventmanagement verzorgt Albert Boswijk colleges bij de leergang Experience Management. De eerstvolgende editie is in 2015: 22 januari (dag 1) en 29 januari (dag 2). Kosten deelname: € 1.250 (2 dagen) of € 695 (1 dag). Aanbieding voor leden van GvE | PML | FEP: € 995 (2 dagen) of € 595 (1 dag) Voor informatie en aanmelding:Het klinkt zo eenvoudig, maar zijn er ook valkuilen? Nog andere tips?“Ons advies aan eventmanagers is altijd om alle belangen die “Denk gastgericht. Voor jou is het dagelijkse kost, voor deeen rol spelen in kaart te brengen. Emotioneel en zakelijk. Wat gast een eenmalige ervaring. En vergeet niet dat we leven invoor belang hebben de bezoekers bij dit feestje, wat is hun een aandachtseconomie. Er is zo veel wat onze aandachtmotief om erbij te zijn? Kijk of je dat synchroon kunt laten lopen vraagt, zo veel keus. Hoe zorg je ervoor dat gasten voormet jouw belang als organisator. Valkuil nummer 1 daarbij is jouw event kiezen? Misschien door ‘nudging’, een begrip uitdat je alleen maar dénkt dat je de bezoeker goed begrijpt. Het de gedragswetenschappen, wat betekent dat je een omgevingis pas goed als je helemaal weet aan te sluiten bij het DNA, het creëert waarin mensen als vanzelf de juiste keuzes maken.”gevoel en de beleving van je gasten. Punt is dat mensen altijddenken te weten wat de emoties en de beleving van hun gastenzijn. Maar ondertussen kijken ze vanuit hun eigen perspectief enhun eigen belang om de dingen zo goed mogelijk voor elkaarte krijgen. Dat is je valkuil.”Wat kun je nog meer doen, naast aansluiten bij de Over Albert Boswijk 49motieven van mensen om te komen?“Erop bedacht zijn dat mensen om andere redenen komen Founder en managing director van verschillendedan jij denkt. En dat je niet altijd aan alle touch points kunt bedrijven, zoals Albert Boswijk Consultants BV (sindsvoldoen. Bijvoorbeeld, voor het Anne Frankhuis móet je wachten 1985) en het European Centre for the Experience andwant de capaciteit is beperkt, maar dat verhoogt tegelijk de Transformation Economy (vanaf 2000). Het laatste iswaarde. Sommige bedrijven passen dat zelfs bewust toe, zoals een kennisplatform en netwerkorganisatie, voorheenAbercrombie & Fitch die een wachtrij voor de winkel laten gelieerd aan de Universiteit van Amsterdam, waarinontstaan zonder dat het binnen druk is. hij samen met co-founders en partners Ed Peelen“Zorg daarnaast voor regie van de dramatische actie, een en Steven Olthof onderzoek doet, advies geeft enklassiek begrip uit de theaterwereld dat ook van toepassing opleidingen verzorgt.is bij experience: spanning opbouwen en ook weer afbouwen.Houd rekening met wat bepalend is voor herinneringen. First Meer informatie over experienceimpression zet de mindset, last impression is de herinnering economydie bijblijft.”Is het dan niet beter om in plaats van een grootseopening altijd te eindigen met een klapper?“Je moet elke fase managen en je moet doseren. Dus niet jekruit verschieten in het begin, want er kan nog veel gebeurenwat de grote opening teniet doet. Maar ook niet alles bewarentot het laatst, want dan raken mensen verveeld, vertrekkeneerder en missen zo jouw grande finale.”

De handgeschreven badge. De onleesbare badge. JoosVt oBrmeguekveerrsDe badge waar je naam maar half op staat (omdatje toevallig Hendrik-Lodewijk van Haeringsma thoeSlooten heet). Ze behoren vanaf nu allemaal tothet verleden. Parthen Meeting Services komt dezezomer met een nieuw product – Andbadge.it– dat de oplossing is voor alle badge-problemen.Makkelijk te maken, mooie en leesbare badges,met een professionele uitstraling.Sabine Stalling en Mariëlle den Hertog zijn binnenParthen verantwoordelijk voor dit product, dat nieuw isin Europa. “Wij hebben een website ontwikkeld waar je inslechts enkele stappen je eigen badge kunt ontwerpen:namen, logo’s, foto’s, kleuren, alles. Op de websitestaat een aantal templates die je kunt gebruiken, maar Launch in junihelemaal zelf ontwerpen kan ook. Na het ontwerpenupload je de data die op de badges vermeld moeten Begin juni 2014 vindt de pre-launch van de websiteworden zoals naam, bedrijf, functie. Vervolgens genereer plaats, met 30 early adopters, waaronder hetje de PDF waarmee je jouw badges kunt printen.” Genootschap voor Eventmanagers. “Die gaan weStressfactor monitoren om snel te kunnen schakelen als bepaalde zaken nog beter kunnen.” Medio juni wordt de websiteBadges maken is voor veel eventmanagers een last- gelanceerd in Nederland. Vanaf dat moment is debij ons afstuderen?minute klus, weten Mariëlle en Sabine uit ervaring. “Je eerste fase van de nieuwe dienst volledig beschikbaar: wacht er lang mee, omdat mensen zich vaak tot op het genereren van PDF-badges die je zelf uitprint. Zolaatst registreren. Daardoor wordt het een stressfactor, snel mogelijk daarna komen de volgende twee faseno ja, de badges nog. Er is altijd te weinig tijd, waardoor beschikbaar: on site printing, ofwel badges printenbadges er vaak saai uitzien en niet zo professioneel voor onverwachte bezoekers op je event, en full service badging, wat inhoudt dat je alleen je badge ontwerptUh… já-a!”]als zou kunnen. En dat is jammer, want badges zijnblikvangers en zouden er altijd tiptop uit moeten zien. en de data uploadt en dat vervolgens het printen enOp onze website kun je al een maand voor een congres bezorgen je volledig uit handen worden genomen.50 de badge opmaken en klaarzetten, een week van Kosten tevoren het gros van de badges inladen en printen ende laatste wijzigingen zelfs op de dag zelf nog invoeren Betaling is per badge. Meer informatie en aanmelden:en printen.” www.andbadge.it