งานนำเสนอ อบรมวันที่ 3

สาระสาคญั การปรับปรุงรายการบัญชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีให้ ถูกต้องก่อนการจัดทางบการเงินโดยจะทาในวันสิน้ งวดบัญชีหรือก่อนปิ ดบัญชี ซึ่งการ ปรับปรุงรายการบญั ชีและการปิ ดบัญชีจะบันทึกท่ีสมุดรายวันท่ัวไป และเม่ือผู้ใช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อยดีแล้ว จะสง่ั Post รายการ Voucher เข้าบญั ชีแยก ประเภท แตเ่ มื่อสงั่ Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อกี ไมไ่ ด้ ตาม ประกาศสรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จงึ ควรตรวจให้แน่ใจกอ่ นว่าไม่มีอะไรต้อง แก้ไขแล้ว

การปรับปรุงรายการบญั ชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินท่ีบนั ทกึ ไว้ ในบญั ชีให้ถกู ต้อง ก่อนการจดั ทางบการเงินโดยจะทาในวนั สิน้ งวดบญั ชี หรือก่อนปิ ดบัญชีซึ่งการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิ ดบัญชีจะ บนั ทกึ ท่ีสมดุ รายวนั ทว่ั ไปโดยใช้เมนลู งรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท

ก่อนทาการปิ ดบญั ชีจะต้องทาการปรับปรุงรายการบัญชีต่างๆ ได้แก่ รายได้รับล่วงหน้า รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายจ่ายลว่ งหน้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หนี ้ สญู และหนีส้ งสยั จะสญู วสั ดสุ านกั งานใช้ไป และคา่ เส่ือมราคาสินทรัพย์โดยจะ บนั ทกึ รายการท่ีสมดุ รายวนั ทว่ั ไป

การปิ ดบัญชีภาษีซือ้ และภาษีขาย เข้าบญั ชีลูกหนีส้ รรพากรหรือ เจ้าหนีส้ รรพากร หากภาษีขายสูงกว่าภาษีซือ้ กิจการจะต้องนาส่งส่วนต่าง ระหว่างภาษีขายกับภาษีซือ้ แต่ถ้าภาษีซือ้ สงู กว่าภาษีขายกิจการสามารถขอ คืนภาษี หรือขอเครดิตภาษีไว้ใช้ในเดือนถดั ไป 1. มลู คา่ ภาษีขาย เรียกดจู ากรายงานภาษีขายรวมยื่นเพิ่มเติมท่ีระบบ ภาษีมลู คา่ เพิม่ 2. มูลค่าภาษีซือ้ เรียกดูจากรายงานภาษีซือ้ รวมยื่นเพ่ิมเติมท่ีระบบ ภาษีมลู คา่ เพม่ิ 3. ทาการบนั ทึกบญั ชีท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ บนั ทึกรายการ และปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการรายวนั หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยก ประเภที ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป

การปิ ดบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic และบัญชีรายได้- ค่าใช้จ่ายเมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายวนั ต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิ ดบัญชีสินค้า คงเหลอื ในกรณีบนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic ปิ ดบญั ชีรายได้-คา่ ใช้จ่ายเข้าบญั ชี กาไร-ขาดทนุ ก็ให้โปรแกรมทาการปิ ดบญั ชีโดยมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าท่ีเมนู ระบบบญั ชี ➠ บนั ทึกรายการและปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการรายวนั หรือเปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ลงรายวนั 2. เลือก “สมดุ รายวนั ” ที่จะเข้าไปบนั ทกึ รายการ (สมดุ รายวนั ทวั่ ไป) 3. ทาการเพิ่มรายการโดยกดป่ มุ F3-เพม่ิ 4. ใสค่ า่ “C” ท่ีช่อง Type ซงึ่ หมายถงึ Voucher ประเภท ปิ ดบญั ชี 5. ใส่วันท่ีของการปิ ดบัญชี เช่น ปิ ดบัญชีเมื่อสิน้ ปี ให้ ใส่วันท่ี 31/12/XX หรือถ้าปิ ดบญั ชีทกุ เดอื นก็ให้ใสว่ นั ที่ของเดอื นนนั้ เช่น 30/08/58

การปิ ดบัญชีกาไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกาไร-ขาดทุนสะสม จะดูตัวเลขกาไร-ขาดทุนสุทธิจากการปิ ดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย ซึ่ง ตวั เลขนีจ้ ะอยดู่ ้านเดบติ หรือเครดติ ก็ได้ ทาการบนั ทึกบญั ชีที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ บนั ทึกรายการ และปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการรายวนั หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชี แยกประเภท ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป

การส่ัง Post รายการเข้าบญั ชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คอื 1. ส่ัง POST รายการบัญชีท่ีเป็ นช่วง (BATCH) เม่ือผ้ใู ช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อย ดีแล้ว จะสงั่ Post รายการ Voucher ก็ให้เข้าที่ระบบเมนู ระบบบญั ชี ➠ ฐานข้ อมูล ➠Post รายการเข้ าบัญชีแยกประเภท ซ่ึงสามารถสั่ง Post Voucher ได้ครัง้ ละหลายๆ ใบ 2. ส่ัง Post รายการบญั ชี นอกจากการสงั่ Post รายการท่ีเมนแู ล้ว ยงั สามารถเลือก Post รายการบญั ชีเป็ นใบๆ ได้ โดยเข้าไปที่ Voucher ใบที่ ต้องการ และเปลี่ยนรูปแบบการ Post เป็นคา่ “วา่ ง” ข้อสาคญั คือ เม่ือสง่ั Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไมไ่ ด้แล้ว ตามประกาศ สรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จงึ ควรตรวจให้แน่ใจก่อนวา่ ไมม่ ีอะไร ต้องแก้ไขแล้ว



สาระสาคัญ เม่ือผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแต่ละวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงานเพ่ือช่วย ในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้วก็ควรพมิ พ์ รายงานเพ่ือเก็บไว้เป็นHard Copy เผ่ือไว้ด้วย ซงึ่ โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพอ่ื ช่วยใน การดรู ายงาน และการพิมพ์รายงานตา่ งๆ ไว้ หลายอยา่ ง เช่น การ Lock ข้อความในแนว คอลมั น์และแนวนอนให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดูรายงานท่ีมี ข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขนึ ้ เป็นต้น

เมื่อผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแต่ละวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเมื่อตรวจสอบรายงาน เรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็ นHard disk Copy เผื่อไว้ด้วย รายงานท่ีมีให้ในระบบจะแบง่ เป็น 3 ประเภทหลกั ๆ ได้แก่ 1. รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่ือใช้ตรวจสอบความ ครบถ้วนของเอกสาร และเก็บเป็นสาเนากระดาษไว้ เป็นการ Backup หลงั จาก บนั ทกึ รายการเข้าไปแล้ว 2. รายงานเพื่อการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรับ รายงาน สินค้าค้างสง่ 3. รายงานเพื่อการวิเคราะห์ จะเป็นรายการท่ีเกิดจากการรวมยอดจาก หลายๆ เอกสาร เพ่ือนามาใช้เป็ นข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรือ วางแผนในอนาคต

รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง รายงานของระบบซอื้ ได้แก่ ได้แก่ 1. รายงานเพ่อื ตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพ่อื การตรวจสอบ เอกสาร รายการเอกสาร 2. รายงานเพ่อื ช่วยในการตดิ ตาม 2. รายงานเพ่อื การตดิ ตามงาน งาน 3. รายงานเพ่อื การวิเคราะห์ 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่อื ช่วยในการ บริหารงาน รายงานของระบบขาย ได้แก่ รายงานของระบบลูกหนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพื่อตรวจสอบรายการ เอกสาร เอกสาร 2. รายงานเพื่อชว่ ยในการตดิ ตามงาน 2. รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่ือช่วยในการ 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่ือชว่ ยในการ บริหารงาน บริหารงาน

รายงานของระบบเจ้าหนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพ่อื ตรวจสอบรายการเอกสาร 2. รายงานเพ่ือช่วยในการตดิ ตามงาน 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่อื ช่วยในการบริหารงาน รายงานของระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร ได้แก่ รายงานที่ใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมลู ที่เราบนั ทึกเข้าไปนนั้ ครบถ้วน และ ถกู ต้องเพียงใด มีให้เลือกพิมพ์หลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตาม วนั ที่เช็ค รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลกู ค้ารายงานเช็คจ่ายเรียงตามวนั ท่ี จา่ ยเช็ค รายงานเชค็ จ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค รายงานสถานะเชค็ จ่ายแยกตาม เจ้าหนี ้รายงาน Bank statement ทะเบียนเช็ครายวนั เรียงตามบญั ชีและ เลขท่ี Voucher

รายงานของระบบบัญชแี ยกประเภท ท่จี าเป็ นและมกั จะต้อง ใช้งานกนั ส่วนใหญ่ มดี ังนี้ 1. รายงานรายวนั เรียงวันท่ี 2. รายงานรายวันเรียงเลขท่ี 3. บัญชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง 4. รายการแยกประเภท 5. รายวนั เรียงวันท่ี (บัญชีเป็ นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) 6. รายวนั เรียงวันท่ี 7. รายการรายวันท่ยี ังไม่ Post

โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพ่ือช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์ รายงานต่างๆ ไว้หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และ แนวนอนให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพ่ือช่วยในการดรู ายงานท่ีมีข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขนึ ้ เป็นต้น 1. การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และแนวนอน เพื่อเล่ือนตามไป กบั ข้อความสว่ นอ่ืน 2. การให้แสดงเส้นแบง่ แนวกระดาษ 3. การ Zoom เพอ่ื ดขู ้อมลู 4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเม่ือสง่ั พิมพ์ทางเคร่ืองพมิ พ์

5. การตงั้ รอยพบั กระดาษ สาหรับคอลมั น์ท่ีไมต่ ้องการแสดง 6. การสง่ั พบั กระดาษ หรือยกเลิกการพบั กระดาษ 7. การ Mark เครื่องหมายที่ต้องการเน้น หรือการใช้ปากกาไวท์บอร์ด 8. การสงั่ ให้พิมพ์ลายนา้ จากไฟล์รูปภาพท่ีสร้างไว้

การพิมพ์ รายงานออกทาง จอภาพเป็ นการเรี ยกดูรายงานทาง จอภาพก่อนสง่ั พิมพ์ ซงึ่ สามารถสง่ั พิมพ์ ได้ จากทุกระบบ เช่น การส่ังพิมพ์ ร า ย ง า น ภ า ษี ข า ย จ า ก ร ะ บ บ ภาษีมลู ค่าเพ่ิม เมื่อระบุ Option ในการ ดขู ้อมลู เรียบร้อยแล้ว ให้กดป่ มุ OK ท่ี อยู่ด้านล่าง จะขึน้ หน้าต่างมาให้เลือก การพมิ พ์ ให้คลกิ เลือกที่ช่อง “จอภาพ”

การสงั่ ให้โปรแกรมพิมพ์ หน้าต่างการเลือกหวั ข้อในการพมิ พ์ (เลือก รายงานออกเป็ นไฟล์ประเภท ออกเป็ นไฟล์) และเลือกชนิดของไฟล์ ตา่ งๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP เป็ นต้น ซ่ึงไฟล์ท่ีสั่งพิมพ์นี ้ สามารถจดั เก็บและเรียกดเู พื่อสง่ั พิมพ์เป็ นเอกสารภายหลงั ได้ เช่น การสงั่ พิมพ์รายงานภาษีขายจาก ร ะ บ บ ภ า ษี มูล ค่ า เ พ่ิ ม เ มื่ อ ร ะ บุ Option ในการดขู ้อมลู เรียบร้อย แล้ว ให้กดป่ มุ OK

1. เลอื กรูปแบบและขนาดตวั อกั ษร (Font) โดยการกดป่ มุ Ctrl+F 2. เลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ พร้ อมทัง้ ตัง้ ค่าการพิมพ์ ได้แก่ การ กาหนดขนาดกระดาษ และการวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตงั้ เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เม่ือ เลือกแล้ว คลิกป่ มุ OK 3. กาหนดกัน้ หน้ าในการพิมพ์รายงาน โดยการใส่ตัวเลขท่ี ต้องการในช่อง “กัน้ หน้ าซ้าย” เมื่อกาหนดรายละเอียดในการพิมพ์ เรียบร้อยแล้ว คลิกป่ มุ Print

1. การส่ังพมิ พ์รายงานรายวันเรียงตามวันท่ี (ทกุ เล่ม) ได้แก่ 1.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠รายงาน ➠พิมพ์รายวันเรียง ตามวนั ท่ี 1.2 เลอื กการพมิ พ์สมดุ รายวนั “ทกุ เลม่ ” 1.3 กาหนดช่วงวันที่ของรายงานในช่อง “ตัง้ แต่วันที่” เมื่อกาหนด รายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 2. การส่ังพมิ พ์รายงานงบกาไรขาดทุน (บนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic) ได้แก่ 2.1 เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบ กาไร-ขาดทนุ (บนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic) 2.2 จะมีหน้าตา่ งให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลอื ก “Automatic” 2.3 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” เมื่อกาหนด รายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

3. การส่ังพมิ พ์รายงานงบแสดงฐานะการเงนิ ได้แก่ 3.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบแสดง ฐานะการเงนิ 3.2 จะมีหน้าตา่ งให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “Automatic” 3.3 กาหนดวันที่ของรายงาน ในช่อง “ณ วันท่ี” และเลือกพิมพ์เฉพาะ “บญั ชีที่มียอดเคล่อื นไหว” 3.4 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 4. การส่ังพมิ พ์รายงานสินค้าและวตั ถุดบิ แบบ FIFO ได้แก่ 4.1 เข้าท่ี ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠รายงานสินค้าและ Pricelist ➠ พมิ พ์รายงานสินค้าและวตั ถดุ บิ แบบ FIFO 4.2 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ที่” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 4.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

5. การส่ังพมิ พ์รายงานการ์ดลูกหนี้ ได้แก่ 5.1 เข้าที่ ระบบลกู หนี ้➠พมิ พ์รายงาน ➠การ์ดลกู หนี ้ 5.2 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 5.3 เมื่อกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 6. การส่ังพมิ พ์รายงานการ์ดเจ้าหนี้ ได้แก่ 6.1 เข้าที่ ระบบเจ้าหนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดเจ้าหนี ้ 6.2 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

7. การส่ังพมิ พ์รายงาน Bank Statement ได้แก่ 7.1 เข้าที่ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ➠พมิ พ์รายงาน ➠รายงาน Bank Statement 7.2 กาหนดชว่ งวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แตว่ นั ที่” 7.3 เมื่อกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK