งานนำเสนอ อบรมวันที่ 3

3. บนั ทกึ รายละเอียดของบริษัทในหน้าตา่ งๆ 4. กดป่ มุ F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดที่บนั ทกึ เข้า เคร่ือง หน้าต่าง work flow ระบบโครงสร้างองค์กร























อธบิ ายเพ่มิ เตมิ การเพ่มิ บริษัทใหม่ 1. หลงั จากท่ีกดป่ มุ F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมบนั ทึกข้อมลู แล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมลู ไว้ท่ีไหน ซึง่ ปกติโปรแกรมจะทาการเก็บข้อมลู ไว้ที่ C:\\SMARTBIZ.WIN (ช่ือบริษัทท่ีตงั้ ไว้) แตผ่ ้ใู ช้งานสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ ในที่นีจ้ ะเก็บข้อมลู ไว้ท่ี D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษัท เอสทีวี จากดั 2. โปรแกรมจะให้ผู้ใช้งานเลือกว่าจะใช้ข้อมลู อะไรบ้างจากบริษัทท่ีจะ เอามาเป็ นต้นฉบบั หลงั จากที่กดป่ มุ OK แล้ว โปรแกรมจะขนึ ้ ช่ือบริษัทท่ีจะนามา เป็นต้นฉบบั ให้เลือก 3. คลิกเลือกชื่อบริษัทท่ีต้องการใช้เป็ นต้นฉบบั ในที่นีค้ ือบริษัท (ยังไม่ ระบุเจ้าของ) หลงั จากเลือกบริษัทต้นฉบบั แล้ว โปรแกรมจะทาการคดั ลอกข้อมลู ให้รอจนกวา่ โปรแกรมจะขนึ ้ ข้อความท่ีมมุ ขวาด้านบนวา่ “เก็บข้อมลู แล้ว...เพิ่มได้ อีกทนั ที”

4. กด Esc เพ่ือออกจากโปรแกรม 5. เข้าโปรแกรมอีกครัง้ หากเข้าโปรแกรมแล้วไม่เห็นชื่อบริษัทที่เพ่ิมไว้ ให้คลิกท่ี (ลกู ศรชี ้1) และเลือกชื่อบริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรชี ้ 2 ) หลงั จากนนั้ ก็จะปรากฏช่ือบริษัทท่ีเพ่ิมไว้ขนึ ้ มาให้เลือก ทาการคลิกเลือกช่ือ บริษัทที่สร้างไว้ (ลกู ศรชี ้3) จะเหน็ ว่ามีบริษัทเพ่มิ เข้ามา ซงึ่ จะมีชื่อ Folder ที่เก็บ ข้อมลู ซา้ กบั บริษัทท่ีนามาเป็นต้นฉบบั ให้เลอื กช่ือบริษัท และช่ือ Folder ที่จะใช้ งานให้ถกู ต้อง หลงั จากนนั้ โปรแกรมจะทาการลบข้อมลู ของบริษัทที่ไม่เก่ียวข้อง ออกให้ และเมื่อเข้าโปรแกรมในครัง้ ตอ่ ไปก็จะเหลือเพยี งบริษัทที่จะใช้งานเทา่ นนั้ 6. เม่ือเลือกบริษัทที่ต้องการทางานแล้ว ท่ี Title Bar จะแสดงช่ือบริษัท และตาแหนง่ ท่ีจดั เก็บข้อมลู บริษัท 7. บริษัทท่ีสร้างขนึ ้ ใหม่จะมี ผงั บญั ชี แบบฟอร์มงบ และแบบฟอร์มพมิ พ์ เหมือนบริษัทต้นฉบับ(ยงั ไม่ระบุเจ้าของ) ตรวจสอบโดยเข้าที่ระบบ บญั ชีแยก ประเภท ➠เปิ ด Work Flow ➠Setup Master File ➠เมนู เพ่มิ /แก้ไขผงั บญั ชี

1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือเปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพ่มิ /แก้ไขรายละเอียดสาขา 2. ถ้าบริษัทมีสานกั งานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่ ุม F2-แก้ไข เพ่ือ เข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สานักงานใหญ่” แต่ถ้ามีสาขาอื่นๆ ด้วย ให้กดป่ มุ F3-เพิม่ เพ่ือเพิ่มรายชื่อสาขา 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ช่ือสาขา ที่อยู่ ฯลฯ 4. เม่ือบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเครื่อง











1. เข้าที่ระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/ แก้ไขรายชื่อฝ่ าย หรือ เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิ่ม/ แก้ไขรายช่ือฝ่ าย 2. กดป่ มุ F3-เพิม่ เพื่อเพิม่ รายชื่อฝ่ าย 3. บนั ทกึ รายละเอียดของฝ่ าย เชน่ รหสั ฝ่ าย ช่ือฝ่ าย 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง

1. เข้าที่ระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/ แก้ไขรายช่ือแผนก หรือ เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อแผนก 2. กดป่ มุ F3-เพ่ิม เพือ่ เพ่ิมรายชื่อแผนก 3. บนั ทกึ รายละเอียดของแผนก เชน่ รหสั แผนก ชื่อแผนก รหสั ฝ่ าย 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง



สาระสาคัญ ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ต้องมีการกาหนดฐานข้อมลู ในแต่ละ ระบบก่อนเน่ืองจากขณะท่ีเราบนั ทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซือ้ ระบบขาย ระบบ ลกู หนี ้และระบบเจ้าหนี ้เป็ นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมูลมาใช้งานจึงต้องมีการเตรียม ฐานข้อมลู ไว้ก่อน แตฐ่ านข้อมลู บางระบบสามารถเพม่ิ เตมิ ขณะบนั ทกึ ข้อมลู ได้ โดยขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู ทกุ ระบบเม่ือเข้าไปที่ระบบท่ีต้องการเตรียมฐานข้อมลู แล้วเลือกเมนู ฐานข้อมลู หรือเปิด Work Flow แล้วคลิกป่ มุ Setup Master Files

เม่ือจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลงั ขนั้ ตอนแรกคือการเตรียม ฐานข้อมลู ท่ีต้องใช้ในระบบมีขนั้ ตอนท่ีต้องเข้าไปบนั ทึกรายการก่อนเร่ิมทา การค้าโดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ฐานข้อมูล (Setup Master Files)

เม่ือจะใช้งานระบบซือ้ หรือระบบเจ้าหนี ้ขนั้ ตอนแรก คือ การเตรียม ฐานข้อมลู ที่ต้องใช้ในระบบ คือการเพ่ิม/แก้ไขรายช่ือผ้จู าหน่าย (ฐานข้อมลู “เพ่ิม/แก้ไขรายช่ือผู้จาหน่าย” ในระบบซือ้ นี ้ เป็ นฐานข้อมูลเดียวกับเมนู “เพิ่ม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี”้ ในระบบเจ้าหนี ้ วิธีการทางานเหมือนกัน ซึ่ง ผ้ใู ช้จะบนั ทกึ ข้อมลู ท่ีใดที่หนง่ึ ก็ได้ เพราะข้อมลู จะเช่ือมโยงถงึ กนั ทงั้ 2 เมน)ู 1. เข้าท่ี ระบบซือ้ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี ้ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนเู พ่มิ และแก้ไขรายช่ือผ้จู า หนา่ ย 2. ทาการเพิ่มรายการโดยกดป่ มุ F3-เพมิ่ 3. บนั ทกึ รายละเอียดเสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพื่อเก็บข้อมลู เข้า ระบบคอมพิวเตอร์



การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบขายเป็ นการบนั ทึกฐานข้อมลู ของระบบ ขาย แต่เมื่อบนั ทกึ แล้วจะเชื่อมโยงไปใช้กบั ระบบลกู หนี ้การเตรียมฐานข้อมลู ได้แก่ 1. บนั ทกึ รายช่ือลกู ค้า 2. กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแตล่ ะราย

เม่ือจะใช้งานระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จะเร่ิมด้วยการเตรียม ฐานข้อมลู ท่ีต้องใช้ในระบบดงั นี ้ 1. การบนั ทกึ รายช่ือธนาคาร 2. การบนั ทกึ รายการสมดุ บญั ชีเงินฝากและยอดยกมาต้นงวด

การเพิ่มรายการสนิ ทรัพย์ 1. เข้าที่ ระบบสินทรัพย์ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายการสนิ ทรัพย์ 2. กดป่ มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพ่ิมรายการ 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสินทรัพย์ตามต้องการ 4. กดป่ มุ F10-Save เพ่ือเก็บข้อมลู

การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท ได้แก่ 1. เพม่ิ และแก้ไขผงั บญั ชี 2. สร้างแบบฟอร์มการบนั ทกึ บญั ชีเพื่อช่วยลงรายการซา้ ๆ 3. การกาหนดหน้าท่ีของบญั ชีตามสภาวะทวั่ ไป 4. การกาหนดหน้ าที่ของบัญชี ที่จะใช้ งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ์)



สาระสาคัญ การบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบเป็ นการบนั ทึกยอดยกมาของรายการค้าท่ี เกิดขึน้ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใดเร่ิมใช้โปรแกรมพร้ อมกับการจดทะเบียน จัดตัง้ บริษัทฯ ก็ไม่ต้องทาขัน้ ตอนนี ้ โดยจะบันทึกเฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเร่ิมใช้ ระบบเพยี งครัง้ เดยี วสว่ นยอดยกมาในรอบบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดย อัตโนมัติ แม้จะยงั ไม่ปิ ดงวดบญั ชีก็ตาม กรณีท่ีผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบญั ชีก่อน ไม่ได้สามารถลงรายการรายวนั เพื่อเร่ิมทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึง คอ่ ยย้อนกลบั มาบนั ทกึ ย้อนหลงั และสามารถเริ่มงานใหมไ่ ด้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา

กรณี ที่ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชี ก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการ รายวนั เพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้วจึงคอ่ ยย้อนกลบั มา บนั ทกึ ย้อนหลงั ทาให้ผ้ใู ช้สามารถเร่ิมงานใหม่ได้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา 1. เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท หรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใสย่ อดยกมาเร่ิมต้นตงั้ บริษัทและสาขา 2. เล่ือนแถบสว่างหรือใช้เมาส์คลิกไปยงั รายการบญั ชีท่ีจะเข้าไปบนั ทึก รายการ 3. กดป่ มุ F2-แก้ไข เพ่ือเข้าไปใสย่ อดยกมาต้นงวดของบญั ชีนนั้ 4. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีซง่ึ อาจจะเป็ นยอดยกมาด้านเดบิต หรือเครดติ ก็ได้ 5. บนั ทกึ รายละเอียดเสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพือ่ เก็บข้อมลู



เมื่อเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชีครัง้ แรกหากธุรกิจที่ดาเนินกิจการมาแล้ว จะมีเจ้าหนีท้ ่ียังค้างชาระหนีอ้ ยู่จานวนหน่ึง จึงจาเป็ นต้องบนั ทึกยอดหนีข้ อง เจ้าหนีย้ กมาต้นงวด ซ่งึ จะทาเพียงครัง้ แรกเมื่อเร่ิมใช้ระบบเท่านนั้ สาหรับยอด เจ้าหนีใ้ นงวดถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้อตั โนมตั ิการบนั ทึกยอดยกมา ของเจ้าหนีจ้ ะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารซือ้ ไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เรา สามารถเริ่มทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนีก้ ารบนั ทึกยอดยก มาต้นงวดเลือกบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คือ วิธีท่ี 1 บันทกึ รายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชาระหนีต้ ามท่ีมี ทงั้ หมด วธิ ีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหนีข้ องเจ้าหนีร้ ายเดียวกันบันทกึ รวม เป็ น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ

การบนั ทึกยอดยกมาของลกู หนีจ้ ะเข้ามาบนั ทึกหลงั จากออกเอกสาร ขายไปแล้วก็ได้ นน่ั คือ เราสามารถเริ่มทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของ ลกู หนี ้เพราะในความเป็ นจริงหากเราหยดุ งานทงั้ หมดเพื่อปิ ดบญั ชีลกู หนีเ้ ดิม ให้เสร็จก่อนจงึ เริ่มระบบใหมไ่ ด้ก็คงเป็นเร่ืองที่วนุ่ วายอยไู่ มน่ ้อย การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดเลือกบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คอื วิธีท่ี 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชาระหนีต้ ามท่ีมี ทงั้ หมด วธิ ีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหนีข้ องลูกหนีร้ ายเดยี วกัน บันทกึ รวม เป็ น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ

เมื่อจดั เตรียมฐานข้อมลู ของระบบแล้วหวั ข้อนีจ้ ะเป็ นการบนั ทกึ ยอด ยกมาต้นงวดของสินค้าคงเหลือ ซึง่ จะทาเพียงครัง้ แรกที่เร่ิมใช้งานโปรแกรม เท่านนั้ สาหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอด ให้เองอตั โนมตั ิ การบนั ทกึ ยอดสินค้ายกมาต้นงวดมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠ บนั ทกึ (Edit) ➠ บนั ทกึ ปรับปรุงยอดสนิ ค้าหรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใบปรับยอด 2. เลือก “สาขา” ท่ีจะเข้าทา�งานโดยกดป่ มุ Enter 3. เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่ม เอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกบั รายการปรับ ยอดทวั่ ไปได้)

4. จะเข้ามาท่ีรายการใบปรับยอดให้ทาการเพิ่มรายการ โดยกดป่ มุ F3-เพ่ิม 5. บนั ทกึ วนั ที่เอกสารใบปรับยอดจะต้องเป็ นวนั ที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวันที่ตามงบแสดงฐานะการเงิน) เช่น ถ้าเร่ิมใช้ระบบวันท่ี 01/08/58 ก็จะต้องลงวนั ท่ีในใบปรับยอดสินค้าเป็ นวนั ท่ี 31/07/58 ซ่งึ เมื่อ บนั ทกึ วนั ที่แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งแจ้งรูปแบบการ Post เป็น N คอื ไมม่ ีการบนั ทกึ บญั ชีให้คลิก OK 6. บนั ทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบนั ทึกจานวน สินค้าในช่อง “จานวนเพ่มิ ” เสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพอื่ เกบ็ รายการ



สาระสาคญั การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทกึ รายการค้าตา่ งๆ ที่เกิดขึน้ ในแต่ละวนั เช่น ซือ้ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้และการรับชาระ หนี ้รวมทงั้ การทารายการฝากถอนเงินกบั ธนาคารซง่ึ โปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะมีการ เชื่อมโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถบันทึกรายการรายวันท่ีระบบย่อยที่ เกี่ยวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบญั ชีท่ีระบบบญั ชีแยกประเภทให้อตั โนมตั ิ หรือจะ บนั ทกึ ทร่ี ะบบบญั ชีแยกประเภทโดยตรงกไ็ ด้

การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทกึ รายการค้า ตา่ งๆ ท่ีเกิดขนึ ้ ในแตล่ ะวนั เชน่ ซือ้ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้การ รับชาระหนี ้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับ ธนาคารโดยโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะเตรียมสมดุ รายวนั ไว้ให้ 5 เลม่ ได้แก่ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป สมดุ รายวนั เงินสดจ่าย สมดุ รายวนั เงินสดรับ สมดุ รายวนั ซือ้ เชื่อ และสมุดรายวันขายเช่ือ ให้เลือกเข้าทางานซึ่งส่วนใหญ่รายการรายวัน เหล่านีจ้ ะเกิดจากการลงบญั ชีอตั โนมตั ิมาจากระบบต่างๆ ตามภาพแสดงการ เช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ ซ่ึงจะเห็นว่ามีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติมาจาก ระบบต่างๆ เข้ามาที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยผ้ใู ช้สามารถบนั ทกึ รายการราย วันที่ระบบย่อยที่เกี่ยวข้ องแล้ วโปรแกรมจะทาการลงบัญชีท่ีระบบบัญชีแยก ประเภทให้อตั โนมตั ิ หรือจะบนั ทกึ ที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้



เมื่อมีการซือ้ ขายสินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้การรับชาระหนี ้การจ่าย ค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผู้ใช้สามารถบนั ทึก รายการเหล่านีใ้ นระบบย่อยแต่ละระบบเพ่ือให้โปรแกรมลงบญั ชีให้อตั โนมตั ิ โดยเข้า ระบบที่เกี่ยวข้องแล้วเลือกใช้เมนใู นกลมุ่ Entry Transaction ของระบบนนั้ ๆ ดงั นี ้ 1. ระบบซือ้ (Purchase Order System) จะมีการบนั ทกึ รายการที่เกี่ยวกบั การซือ้ สินค้าและบริการอาจจะเร่ิมตงั้ แต่ การทาใบเสนอขออนุมตั ิจัดซือ้ การสง่ั ซือ้ สินค้า การซือ้ สินค้าและบริการทงั้ การซือ้ สด ซือ้ เช่ือ การส่งคืนสินค้า และได้รับใบลด หนีจ้ ากเจ้าหนี ้ 2. ระบบขาย (Sales Order System) จะมีการบนั ทกึ รายการค้าและการ จัดทารายงานท่ีเกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการ อาจจะเริ่มตงั้ แต่การทาใบเสนอ ราคา การรับคาสงั่ ขาย การขายสนิ ค้าและบริการ ที่เป็ นการขายสด ขายเช่ือ การรับคนื สนิ ค้าจากลกู ค้าและออกเป็นใบลดหนีใ้ ห้กบั ลกู หนีเ้ป็นต้น

3. ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System) การบนั ทึก รายการในระบบลกู หนีจ้ ะทาใบวางบิลหรือไมท่ าก็ได้และเม่ือถึงกาหนดชาระ หนีก้ ็จะเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงินจากลกู หนีห้ ลงั จากท่ีได้รับชาระหนี ้ อาจจะเป็ นเช็คเงินสด หรือการโอนเงินเข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณี ถกู หกั ภาษี ณ ท่ีจ่ายด้วย 4. ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System) การบนั ทกึ รายการ ในระบบเจ้าหนี ้ มีขัน้ ตอนวิธีการเช่นเดียวกับการบันทึกรายการในระบบ ลกู หนี ้ถ้าเจ้าหนีท้ าใบวางบิลมาก็จะทาใบรับวางบิลก่อน และเมื่อถึงกาหนด ชาระหนีก้ ็จะบนั ทกึ รายการใบเสร็จรับเงิน ซง่ึ การจ่ายชาระหนีอ้ าจจะเป็ นเงิน สด เช็ค หรือการโอนเงินเข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีหกั ภาษี ณ ที่ จ่าย กจ็ ะมาบนั ทกึ รายละเอียดการจ่ายเงิน

5. ระบบเช็ค และเงนิ ฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System) ระบบเช็คและเงินฝากธนาคารเป็นระบบท่ีเชื่อมโยงกบั ระบบขาย ระบบซือ้ ระบบลกู หนี ้ ระบบเจ้าหนี ้ ซ่ึงที่ผ่านมาจะเห็นว่าส่วน ใหญ่จะบนั ทึกรายการรับเงินจากลกู หนี ้และรายการจ่ายชาระเงินให้เจ้าหนี ้ ได้จากระบบนนั้ เมื่อบนั ทึกรายการรับเงิน ซึ่งอาจเป็ นเช็ค เงินสด หรือการ โอนเงินเข้าบญั ชี ก็จะมาเป็ นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อตั โนมตั ิ แต่อย่างไรก็ตามอาจจะมีรายการเช็คหรือรายการธนาคารอื่นๆ ซึ่งเป็ น รายการภายในของบริษัทและต้องการบนั ทกึ เพ่ือให้รายการในบญั ชีเงินฝาก ครบถ้วน

6. ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบสินทรัพย์เป็นการคานวณคา่ เส่อื มราคา สินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่สงั่ ประมวลค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ในช่วง เดือนท่ีต้องการเท่านนั้ แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อมราคาให้ ละเอียดตามจานวนวนั ของแต่ละเดือน และทาการลงบญั ชีให้อตั โนมตั ิไป ยงั ระบบบญั ชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีท่ีผู้ใช้งานต้องการปรับปรุง ตวั เลขค่าเส่ือมราคาท่ีได้จากการคานวณต้องมาทาการปรับปรุงท่ีระบบ สินทรัพย์ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะ Update รายการไปลงบญั ชีให้ ถกู ต้อง

การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท จะบนั ทกึ ที่เมนู ลงรายวนั และผ้ใู ช้จะต้องเลือกสมดุ รายวนั ที่จะบนั ทึกรายการ ซ่งึ โปรแกรม เตรียมไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป (GJ) สมดุ เงินสด-จ่าย (PC) สมดุ ซือ้ เช่ือ (PD) สมดุ เงินสดรับ (SC) และสมดุ ขายเชื่อ (SD) และการ บนั ทึกรายการในระบบบญั ชีแยกประเภท มีป่ มุ ฟังก์ชน่ั ที่สาคญั สาหรับการ บนั ทกึ รายการ ดงั นี ้ F2-สมดุล สง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงินด้านเดบิต และ เครดติ ให้ดลุ กนั โดยจะนายอดท่ีทาให้ดลุ ไปใสท่ ี่รายการบญั ชีสดุ ท้าย F4-ลบบรรทดั ใช้ลบรายการยอ่ ยบรรทดั ท่ีไมต่ ้องการ F5-พิมพ์ สง่ั พมิ พ์ Voucher ใบที่ทารายการอยู่ F7-Link ใช้สาหรับเข้าไปดเู อกสารประกอบการลงบญั ชีท่ีทามาจาก ระบบอื่น หรือเข้าไปบนั ทกึ เอกสารเพ่มิ เติม

การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท กรณีท่ีมีเอกสาร ประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้จะต้องเลือกประเภทของเอกสารให้ถูกต้อง ซ่ึงกลุ่มของ เอกสารประกอบการลงบญั ชีที่นิยมใช้โดยทวั่ ไปจะแบ่งออกเป็ น 2 กล่มุ หลกั ๆ คือ กล่มุ ท่ี ขนึ ้ ต้นด้วยตวั P กลมุ่ นีจ้ ะเกี่ยวข้องกบั ระบบซือ้ และระบบเจ้าหนี ้และกลมุ่ ท่ีขนึ ้ ต้นด้วยตวั S กลมุ่ นีจ้ ะเก่ียวข้องกบั ระบบขายและระบบลกู หนี ้ดงั นี ้