1 newคู่มือ Admin Less paper 19-07-66

คู่มอื หน้าทเี่ บอื้ งตน้ ของ Admin Less paper การดแู ล ข้อมูลหน่วยงาน -เพม่ิ ชื่อบุคลากรในการใช้ระบบ Less paper -การกาหนดบทบาทของผู้ใช้ระบบ Less paper -การขอหนังสือรับรองการใชง้ านระบบ less paper -การตงั้ รหสั ลงนาม -การสร้างตรายาง นางสาวนิภาพร เกษมสุข หน่วยสารบรรณ ฝ่ ายบริหาร คณะสัตวแพทยศาตร์ จุฬาลงกรณม์ หาวทิ ยาลัย

การเพม่ิ ช่อื บุคลากรในการใช้ระบบ Less paper หนา้ 1-8

ด้านบุคลากร -การเพมิ่ บุคลากรใหม่ และการตงั้ บทบาท ในกรณีทเ่ี ป็ นเจา้ หน้าทบ่ี รรจุใหม่ หรือ ตอ้ งการใชร้ ะบบ Less paper เป็ นครั้งแรก Admin ประจาคณะหรือหน่วยงาน จะต้องทาการเพมิ่ บุคลากรใหม่และทาการเปิ ดใช้งานใหบ้ ุคลากรทา่ นนั้น ถงึ จะสามารถ ทาการใช้ระบบ Less paper ได้ 1

ขั้นตอนการเพมิ่ บุคลากรใหม่ในหน่วยงาน มขี ั้นตอนดงั ตอ่ ไปนี้ 1.เข้าไปทขี่ ้อมูลหน่วยงาน 1.คล๊ิท่ีขอ้ มูล หน่วยงาน 2

2.คล๊กิ ทบ่ี ุคลากรและทาการเลอื กหน่วยงานทต่ี อ้ งการเพม่ิ บุคลากร ในกรณีทเ่ี ป็ น ภาควชิ า จากนั้นทาการใส่รายละเอยี ดให้ครบถ้วน และทาการบันทกึ 1.คล๊ิกท่ ีบุคลากร 4.บนั ทึก 2.เลื อกหน่วยงานท่ ี 3.ใส่ ตอ้ งการเพ่ิมบุคลากร รายละเอียด ใหค้ รบถว้ น 3

3.เม่ือทาการบนั ทกึ เรียบร้อย ระบบ จะแสดงข้อมูลทงั้ หมดของเจ้าหน้า ทเ่ี ราทาการเพม่ิ ข้อมูล และ Admin จะต้องทาการเปิ ดใช้งาน และ กาหนดบทบาท ใหเ้ จ้าหน้าทด่ี ว้ ยถงึ จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ กาหนดบทบาท คล๊ิกเปิดการใชง้ าน 4

กรณีทเ่ี ป็ นบุคลากรใหม่และมบี ทบาทในการลงนามเอกสาร Admin จะตอ้ งทา การเพมิ่ ลายเซน็ ตใ์ ห้แก่บุคลากรทา่ นนั้นดว้ ยโดยมขี ัน้ ตอนดงั นี้ 1.ทาการแสกนลายเซน็ ของบุคลากร และทาการทล่ี ายเซน็ บุคคล แล้วทาการ บนั ทกึ เป็ น JPG 5

2.การแนบลายเซน็ บุคคลในระบบ Less paper 1. คล๊ิกท่ีขอ้ มูลหน่วยงาน 6

การแนบลายเซน็ บุคคลในระบบ Less paper (ตอ่ ) 2.เลือกบุคลากร 5.เลือกขอ้ มูลบุคลากร 3.คน้ หาช่ือบุคลากรท่ีตอ้ งการแนบลายเซ็น 4.เลือกบุคลาการท่ีตอ้ งการ 6.Upload ลายเซ็น 7

การแนบลายเซน็ บุคคลในระบบ Less paper (ต่อ) 8. กดบนั ทึก 9. ระบบจะแสดงวา่ “บนั ทึกขอ้ มูล” แสดงวา่ ไดท้ าการแนบลายเซ็นเรียบรอ้ ย 7.ระบบจะทาการ แสดงลายเซ็น 8

การกาหนดบทบาทหน้าทข่ี อง Admin หนา้ 9-10

การกาหนดบทบาทหนา้ ท่ีของ Admin มีขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี้ 3.คล๊ิกท่ ีบทบาท 4.กดเพ่ ิม 1.คน้ หาเจา้ หนา้ ท่ี 5.ระบบจะทาการเปิ ด หนา้ ตา่ งใหเ้ พ่ิมขอ้ มูล 2.เลือกเจา้ หนา้ ท่ีท่ีตอ้ งการตง้ั บาทบาท 9

การกาหนดบทบาท (ตอ่ ) 6.กดเพ่ ิม 7.กดท่ี v 8.เลือกหน่วยงานท่ีเจา้ หนา้ ท่ี ในกรณีท่ีเป็น Admin ของหน่วยงาน ทาหนา้ ท่ีAdmin จะตอ้ งตง้ั บทบาทใหเ้ ป็น -DeptAdmin และ 10 -Officer จึงจะเห็นทง้ั ระบบของ Less paper

การขอหนังสอื รับรองการใช้งานระบบ less paper หนา้ 11-14

ในกรณีท่ีตอ้ งขอใบรบั รอง การใชร้ ะบบ Less paper นนั้ Admin จะตอ้ งดาเนินการในกรณีท่ีมีเจา้ หนา้ ท่ีใหมใ่ นหนว่ ยงาน หรอื ใน กรณีท่ีอาจารยต์ อ้ งการลงนาม Admid จะตอ้ งดาเนินการโดยการขอผ่าน ระบบ Less paper โดยการใชร้ หสั Longin ของผทู้ ่ีตอ้ งการขอ ใบรบั รองดงั มขี นั้ ตอนตอ่ ไปนี้ 1.Longin เขา้ ระบบ Lesspaper ดว้ ย รหสั Longin ของเจา้ หนา้ ท่ี ตอ้ งการขอใบรบั รอง *ในขนั้ ตอนการขอใบรบั รอง บุคคลท่ีตอ้ งการขอสามารถ ดาเนินการไดด้ ว้ ยตนเอง หรือ Admin ดาเนินการใหโ้ ดยการ ใชร้ หสั Longin ของบุคคล นั้นๆ 11

2.คล๊ิกไปท่ี สัญญาลักษณ์ ฟันเฟื อง และ เลอื กทใ่ี บรับรอง 12

3.Downlond ใบสมัครขอใบรับรอง ระบบจะทาการโหลดใบสมัครให้ เจ้า หน้ากรอกรายละเอยี ดในใบสมัคร และ หลักฐานในการสมัคร -สาเนาบัตรพนักงาน -ใบสมัครขอใบรับรอง และทาการ * - กดท่ี “ใบสมคั รขอใบรับรอง 13

4. ทาการแนบ ใบสมคั ร และ สาเนาบตั รพนักงาน และทาการสมคั ร ระบบจะสง่ เร่อื งไปยงั สานักงานบรหิ ารเทคโนโลยสี ารสนเทศ จฬุ าฯ เป็ นลาดบั ตอ่ ไป โดยการขอใบรับรองจะใช้เวลาประมาณ 3 วนั ทาการ แนบเอกสารการสมคั ร 14

การตงั้ รหสั ลงนาม หนา้ 15-16

เมอ่ื ทาการขอใบรับรองการใช้ระบบ และทางสานักงานบริหารเทคโนโลยี สารสนเทศ จุฬา ไดท้ าการอนุญาตใหเ้ ข้าใช้ระบบได้ ขัน้ ตอนตอ่ ไปคอื การดาเนินการตัง้ ค่า รหสั ลงนาม โดยขั้นตอนนีเ้ จ้าหน้าทจ่ี ะเป็ นผู้ดาเนินการดว้ ย ตนเอง โดยทาง Admin สามารถให้คาแนะนา ได้ดังขัน้ ตอนต่อไปนี้ คล๊ิกท่ีฟนั เฟือง เลือกรหสั ลงนาม 15

ตงั้ ค่า รหสั ลงนาม และทาการยนื ยันรหัสลงนาม ตงั้ รหสั ลงนามและยืนยนั รหสั ลงนามอีกครง้ั กดยืนยนั ในกรณีท่ีลืมรหสั ผา่ น จะตอ้ งทาการขอใบรับรองใหมอ่ กี คร้งั 16

การสร้างตรายาง หนา้ 17-33

การสร้างตรายาง เป็ นอกี หน้าทขี่ อง Admid ทส่ี ามารถสร้างรูปแบบตรายางไว้ใช้ ในระบบ Less paper เช่น ตรายางลายเซน็ ตรายางเกษียนหนังสอื ฯลฯ โดยมขี ัน้ ตอนดงั ต่อไปนี้ 1. เลอื ก คลังแสตมป์ เลือกคลงั แสตมป์ 17

2.ทาการสร้างกลุ่มใหต้ รายาง 2.ตง้ั ช่ือชุดแสตมป์ 1.เลือก New Group 3.กดตกลง 18

3.ขั้นตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล 2.กดท่ี New stamp 1.เลือกกลุม่ ท่ีเราตง้ั ไว้ 19

ขัน้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ต่อ) 3.ตงั้ ช่ือแสตมป์ 4.กดตกลง 20

ขั้นตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ตอ่ ) 6.Admidทาการใส่ 5.ระบบจะแสดงตรายาง รายละเอียดในตรายาง วา่ งข้ึนมา 7.คล๊ิกเพ่ ิม 21

ขนั้ ตอนการสรา้ งตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 8.เลือกสรา้ งขอ้ มูล 22 ท่ีตอ้ งการ 9.กดเลือก ในกรณีท่ีตรายาง 1 อนั มีขอ้ ความหลาย บรรทดั Admid สามารถทาได้ โดยการ กดท่ี “ เพ่ิม+ขอ้ มูล”

ขัน้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ตอ่ ) 10.ระบบแสดง กลอ่ งขอ้ มูลท่ีเลือก 23

ขัน้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ต่อ) 11.เลือกกลอ่ งขอ้ มูล เพ่ือแกไ้ ขและตกแตง่ ตรายางใหส้ วยงาม 12.ใสช่ ่ือบุคคลท่ีตอ้ งการ ในการแกไ้ ขกลอ่ งขอ้ มูล สามารถทาไดค้ รง้ั ละกลอ่ งเทา่ น้ัน 24

ขัน้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ต่อ) 25

ขัน้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ต่อ) 15.ระบบแสดงตรายาง ท่ีพรอ้ มใชง้ าน 26

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสอื มขี ัน้ ตอนดงั นี้ 1.สรา้ งกลุม่ ตรายาง 2.สรา้ งช่ือชุดตรายาง 3.กดตกลง 27

การสร้างตรายางกรณีเกษียนหนังสอื (ต่อ) 4.สรา้ งช่ือแสตมป์ 5.กดตกลง 28

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสอื (ต่อ) 7.คล๊ิก New Stamp 8.ระบบสรา้ งตรา ยางวา่ งข้ึนมา 6.คล๊ิกท่ีกลุม่ ท่ีสรา้ งเอาไว้ 9.คล๊ิกเพ่ ิม 29

การสร้างตรายางเกษียนหนังสอื (ตอ่ ) 10.คล๊ิกท่ีขอ้ มูลท่ี ตอ้ งการ 11.กดเลือก 30

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสอื (ต่อ) 13.ระบบแสดงกลอ่ งพิมพ์ ขอ้ ความ ท่ีตอ้ งการจะเกษียน 12.คล๊ิกท่ีขอ้ ความ 14.กดตกลง 31

การสร้างตรายางเกษียนหนังสอื (ต่อ) 16.กดบนั ทึก 15.ระบบแสดงตวั อยา่ ง ของตรายาง 32

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสือ (ต่อ) 17.ระบบแสดงตรายาง พรอ้ มใชง้ าน 33