เก็บ ทำลาย(1)

การจัดเกบ็ และทําลายหนังสือราชการ จดั ทาํ โดย นางสาวเบญจวรรณ พลชยั นิตกิ รชาํ นาญการ สาํ นกั งานปลดั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี

ระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแี่ กไ ขเพ่ิมเติม (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ภาคผนวก ๑ - ๗ คาํ อธบิ าย ๑ - ๑๐

ภาคผนวก ๑ การกาํ หนดเลขท่ีหนงั สอื ออก ภาคผนวก ๒ คาํ ขึน้ ตน สรรพนาม คําลงทาย ในหนงั สอื ราชการและคาํ ท่ีใชใ นการจา หนา ซอง ภาคผนวก ๓ การลงช่อื และตาํ แหนง ภาคผนวก ๔ หนงั สอื ราชการภาษาองั กฤษ ภาคผนวก ๕ การกาํ หนดเลขทหี่ นงั สอื ออกและการออกหนงั สือราชการของสวนราชการทป่ี ระจําในตางประเทศ ภาคผนวก ๖ หลักเกณฑและวิธีการปฏบิ ตั ิในการรบั สงและเก็บรักษาขอมลู ขา วสารและหนังสือราชการ ภาคผนวก ๗ ดวยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส คําอธิบาย ๑ หลักเกณฑและวิธีการปฏิบตั ิในการรบั สง และเกบ็ รกั ษาขอ มลู ขา วสารและหนงั สือราชการ คําอธิบาย ๒ โดยไปรษณยี อ เิ ลก็ ทรอนิกส คาํ อธิบาย ๓ คาํ อธบิ าย ๔ ความหมายของงานสารบรรณ คาํ อธบิ าย ๖ การทําสาํ เนา คําอธิบาย ๕ วิธกี ารบันทึก คําอธบิ าย ๗ การเสนอหนังสอื การรา งหนังสือ คาํ อธบิ าย ๘ การจาหนา ซอง การเขยี นและการพิมพ คําอธบิ าย ๙ การควบคมุ และเรง รัดงานสารบรรณ การกําหนดตวั เลขสําหรบั ใชเ ปน หวั ขอ คาํ อธบิ าย ๑๐ รายงานการประชมุ

การใชบงั คบั ใชบังคับแกสว นราชการ สวนราชการ หมายถงึ กระทรวง ทบวง กรม สํานกั งาน หรือหนวยงานอื่นใดของรัฐ ราชการบริหารสว นกลาง ราชการบรหิ ารสวนภูมภิ าค ราชการบริหารสว นทอ งถ่นิ สวนราชการในตางประเทศ และใหห มายความรวมถึงคณะกรรมการดว ย ขอ ยกเวน ๑. มีความจําเปน จะตองปฏบิ ัตงิ านสารบรรณนอกเหนือไปจากทีไ่ ดกําหนดไว ใหท ําความตกลงกับผูรกั ษาการตามระเบยี บ ๒. มกี ฎหมาย ระเบยี บวาดว ยการรักษาความปลอดภยั แหง ชาตหิ รือระเบยี บ วา ดวยการรกั ษาความลบั ของทางราชการกาํ หนด





ชน้ั ความลบั ของเอกสาร ๑. ลบั ทสี่ ดุ (Top Secret) เปดเผยท้ังหมด หรอื บางสว นจะเสยี หายตอ รฐั รา ยแรงท่ีสุด ๒. ลบั มาก (Secret) เปด เผยทง้ั หมด หรอื บางสว นจะเสียหายตอรัฐรา ยแรง ๓. ลับ (Confidential) เปด เผยทงั้ หมด หรือบางสวนจะเสียหายตอ รัฐ ใชสแี ดงหรอื สอี ื่นท่ีสามารถมองเหน็ ไดเ ดน และชัดเจน

“หวั หนา หนวยงานของรฐั ”

“องคประกอบ พจิ ารณาการกาํ หนดชั้นความลบั ”

ใบปกขอมลู ขา วสารลบั

สาํ นกั นายกรฐั มนตรี ลับ ทําเนยี บรัฐบาล ดุสติ กทม. ๑๐๓๐๐ เรยี น ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ ที่ นร ๐๑๐๖/ กระทรวงเกษตรและสหกรณ ถนนราชดําเนนิ นอก เขตพระนคร กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ ลบั

เบญจวรรณ เบญจวรรณ ลับ

๑. การจดั ทํา ๒. การรับ ๓. การสง ๖. การทําลาย ๔. การเก็บรักษา ๕. การยืม

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ๑. หนงั สอื ท่มี ีไปมาระหวางสวนราชการ ๒. หนงั สอื ทส่ี วนราชการมีไปถึงหนวยงานอ่ืนใดซึง่ มใิ ชสวนราชการ หรือท่มี ไี ปถึงบคุ คลภายนอก ๓. หนังสอื ท่ีหนว ยงานอ่นื ใดซึ่งมิใชส ว นราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถงึ สว นราชการ ๔. เอกสารท่ที างราชการจัดทําข้นึ เพือ่ เปนหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารท่ีทางราชการจัดทําขน้ึ ตามกฎหมายระเบียบ หรือขอ บังคบั ๖. ขอมูลขา วสารหรอื หนงั สอื ทไี่ ดร ับจากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส

ชนดิ ของหนังสอื ราชการ ๑. หนังสือภายนอก (แบบที่ ๑) ๕. หนงั สอื ประชาสัมพนั ธ ๒. หนงั สอื ภายใน (แบบท่ี ๒) - ประกาศ (แบบท่ี ๗) ๓. หนงั สอื ประทบั ตรา (แบบที่ ๓) - แถลงการณ (แบบท่ี ๘) ๔. หนังสือสง่ั การ - ขาว (แบบท่ี ๙) - คาํ สง่ั (แบบที่ ๔) ๖. หนังสอื เจา หนา ท่ีทาํ ข้นึ - ระเบยี บ (แบบท่ี ๕) หรือรับไวเปน หลักฐานในราชการ - ขอบงั คับ (แบบท่ี ๖) - หนังสอื รับรอง (แบบท่ี ๑๐) - รายงานการประชมุ (แบบที่ ๑๑) - บันทึก - หนงั สืออน่ื

ประเภทการเก็บหนังสือ ๑. เก็บระหวา งปฏิบัติ ๒. เก็บเมื่อปฏบิ ัตเิ สร็จแลว ๓. เกบ็ ไวเ พือ่ ใชใ นการตรวจสอบ

การเก็บระหวางปฏบิ ตั ิ การเก็บหนังสอื ทีป่ ฏบิ ัตยิ ังไมเ สร็จใหอ ยู ในความรับผดิ ชอบของเจา ของเร่ือง โดยใหก ําหนดวธิ เี ก็บให เหมาะสมตามข้นั ตอนการปฏิบตั งิ าน

การเก็บเมื่อปฏิบตั ิเสร็จแลว การเกบ็ หนังสอื ทปี่ ฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมอี ะไรท่ีจะตองปฏิบัติตอไปอีก ๑.จัดทาํ บญั ชหี นงั สอื สง เก็บ (อยา งนอ ยใหม ีตน ฉบบั )และสําเนาคฉู บบั สาํ หรบั เจาของเรื่องและหนว ยเกบ็ ๒. สงหนงั สือและเรอ่ื ง พรอมทั้งบัญชีหนังสอื สงเกบ็ ไปใหห นวยเกบ็ ๓. เจาหนา ทผี่ รู บั ผิดชอบในการเกบ็ ประทบั ตรากําหนดเก็บหนงั สอื

บญั ชีหนงั สอื สงเก็บ แบบท่ี ๑๙ ลาํ ดับที่ ที่ ลงวนั ที่ เรอ่ื ง อายุการ หมายเหตุ เกบ็ หนงั สอื ใหล งเลขท่ี ใหล้ งวนั ของหนังสือ เดือน ปี ของ ใหลงวนั เดือน ป แตละฉบบั หนงั สือ ที่จะเกบ็ ถงึ แต่ละฉบบั ในกรณีใหเกบ็ ไว ตลอดไป ใหลงวา “หามทาํ ลาย”

* คมู อื การจดั เกบ็ เอกสารประจาํ หนว ยงานของสาํ นักงานปลดั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี

หนงั สอื ท่ีเก็บไวต ลอดไป ใหป ระทบั ตราคําวา หามทําลาย ดวยหมึกสีแดง หามทําลาย

หนงั สือที่เกบ็ โดยมี กําหนดเวลาใหป ระทับตราคําวา เกบ็ ถงึ พ.ศ. .... ดว ยหมึกสีนํ้าเงนิ และลงเลขปพ ทุ ธศักราชทใ่ี หเก็บถงึ เกบ็ ถงึ พ.ศ. ๒๕๖๕

บญั ชหี นังสอื เกบ็ แบบท่ี ๒๐ ลาํ ดับท่ี วนั เก็บ เลขทะเบียนรบั ท่ี เรอื่ ง รหัสแฟม กําหนด หมายเหตุ เวลาเก็บ วันท่ีนาํ หนงั สอื นั้น เลขท่ีหนงั สือ ลงหมายเลขลําดบั หมู เขาทะเบียนเกบ็ ของการจัดแฟมเกบ็ หนงั สือ

เจา หนาที่ผูร บั ผดิ ชอบในการเก็บควรเปนเจาหนา ที่ระดบั ใด ? ระเบยี บฯ มไิ ดก าํ หนดไว จึงอาจเปน เจา หนา ทร่ี ะดับใด ก็ไดท่ปี ฏบิ ัติงานอยูใ นหนวยเก็บของสวนราชการ และไดร ับมอบหมายจากผบู งั คบั บัญชาใหม หี นาท่ีประทบั ตรา กาํ หนดเก็บหนงั สอื และจดั ทําทะเบียนหนงั สอื เก็บ

การเกบ็ ไวเพอื่ ใชในการตรวจสอบ การเกบ็ หนังสอื ท่ีปฏิบตั เิ สรจ็ เรยี บรอยแลว แตจาํ เปน จะตองใช ในการตรวจสอบเปนประจาํ ไมส ะดวกจะสง ไปเก็บยังหนวยเกบ็ ของสว นราชการ ใหเ จาของเรอ่ื งเกบ็ เปนเอกเทศ โดยใหแ ตง ตง้ั เจา หนาที่รบั ผดิ ชอบกไ็ ด เมอื่ หมดความจาํ เปน ที่จะตอ งใชต รวจสอบแลว ใหจดั สงหนังสือไปยงั หนว ยเกบ็ ของสวนราชการนน้ั

การจัดหมวดหมูจ ัดเก็บหนังสือราชการ * คูมอื การจดั เกบ็ เอกสารประจําหนว ยงานของสาํ นักงานปลดั สํานักนายกรัฐมนตรี

อายุการเก็บหนงั สือ โดยปกติ เวน แต ๑. สงวนเปนความลบั ไมนอ ยกวา ๑๐ ป ๒. หลกั ฐานทางอรรถคดี สาํ นวนของศาล หรอื ของพนักงานสอบสวน หรือหนงั สืออนื่ ใดท่ไี ดมี กฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาํ หนดไวเ ปน พเิ ศษแลว ๓. เกยี่ วกบั ประวตั ศิ าสตร ขนบธรรมเนยี มจารตี ประเพณี สถติ ิ หลกั ฐาน หรอื เร่อื งทีต่ องใชส าํ หรบั ศึกษาคนควา หรอื หนังสืออืน่ ในลกั ษณะเดยี วกัน ๔. ปฏิบัติงานเสร็จแลว และเปน คสู าํ เนา ท่ีมตี นเรื่องจะคน ไดจากท่อี ่ืน

อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติ เวนแต ๕. เร่ืองธรรมดาสามัญซงึ่ ไมม คี วามสาํ คัญ ไมน อ ยกวา ๑๐ ป และเปนเร่อื งท่เี กิดข้นึ เปน ประจํา ๖. หนงั สือหรือเอกสารการรับเงิน การจา ยเงนิ การกอหนผ้ี ูกพันทางการเงิน ฯลฯ หนังสอื เกย่ี วกบั การเงนิ ซงึ่ เหน็ วาไมม ีความจาํ เปนตองเกบ็ ไวถงึ ๑๐ ป หรือ ๕ ป แลวแตก รณี ใหทาํ ความตกลงกับกระทรวงการคลงั

การกาํ หนดอายกุ ารเก็บเอกสาร เปนอาํ นาจของสว นราชการเจา ของเอกสาร จะกําหนดไดเองโดยพิจารณาตามหลกั เกณฑ ท่รี ะเบยี บฯ ขอ ๕๗ กาํ หนดไว ประกอบกบั เหตุผล และความจาํ เปนในการใชงานของสว นราชการน้นั ๆ

ตารางการกาํ หนดอายุการจดั เกบ็ และการจดั เก็บหนงั สอื ราชการ * คมู อื การจดั เกบ็ เอกสารประจาํ หนวยงานของสาํ นกั งานปลดั สาํ นกั นายกรัฐมนตรี

หนังสอื หรือเอกสารทางการเงนิ หนงั สอื หรือเอกสารทางการเงนิ หมายความวา หนังสอื หรือเอกสาร เก่ยี วกบั การรับเงนิ การจา ยเงิน หรือการกอ หนผ้ี กู พันทางการเงนิ เชน หนงั สอื เกีย่ วกับการเบิกจา ยเงินเดือน หนังสอื เก่ยี วกับ การเบิกจายคาวัสดุ บนั ทึกขออนุมัตจิ ดั จาง ใบสั่งจา ย ใบสง่ั ซอื้ สัญญาจาง ใบตรวจรับ ใบเสรจ็ รบั เงิน การเบิกจายเงนิ สมนาคณุ วทิ ยากร การเบกิ จา ย เบีย้ ประชมุ เปนตน

กระทรวงการคลงั กําหนดหลกั เกณฑเ กย่ี วกบั การทาํ ลายหนงั สอื ทางการเงิน กอนครบกาํ หนดเวลา ๑๐ ปไ ด โดยไมต องขอตกลงกับกระทรวงการคลงั ดังนี้ ๑. เปน หนงั สือหรอื เอกสารเก่ียวกับการรับเงนิ การจายเงินหรือการกอ หน้ีผกู พันทางการเงินท่ีไมเ ปนหลกั ฐานแหง การกอ เปลี่ยนแปลง โอน สงวนหรือระงบั ซงึ่ สทิ ธิในทางการเงนิ รวมถึงหนังสอื หรอื เอกสารเกี่ยวกบั การรบั เงนิ การจายเงิน หรือการกอ หนผ้ี ูกพันทางการเงินท่ีหมด ความจําเปน ในการใชเ ปนหลักฐานแหงการกอ เปล่ยี นแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสทิ ธใิ นทางการเงนิ เพราะไดม ีหนงั สอื หรอื เอกสารอนื่ ที่ สามารถนาํ มาใชอางอิงหรือทดแทนหนังสือหรอื เอกสารดงั กลาวแลว และ สตง. ตรวจสอบแลวไมมปี ญหา ๒. หนงั สือหรอื เอกสารตามขอ ๑ ใหสวนราชการเกบ็ รกั ษาไว ไมน อ ยกวา ๕ ป ๓. เปน หนงั สือหรือเอกสารทีไ่ มม ีความจําเปน ตอ งใชป ระกอบการ ตรวจสอบหรือเพ่อื การใด ๆ อกี (หนงั สอื กระทรวงการคลัง ท่ี กค ๐๕๑๐/ว ๖๙ ลงวันที่ ๑๑ มถิ ุนายน ๒๕๓๓)

เอกสารถูกปลวกทําลาย หรอื เอกสารถกู ทําลาย จากภัยธรรมชาตจิ ะตอ งปฏบิ ัติอยา งไร ? ๑. ตรวจสอบขอเทจ็ จรงิ วา จดั เกบ็ และระมดั ระวงั รกั ษาเอกสารอยางเหมาะสม ตามระเบยี บฯ หรือไม ๒. เมอื่ เอกสารชาํ รุดเสียหายจนไมอาจซอมแซมใหค งสภาพเดมิ ไดใ หรายงาน ผบู งั คบั บัญชาทราบ และหมายเหตุไวใ นทะเบยี นเก็บ ๓. ถาเปนเอกสารสทิ ธิตามกฎหมายหรือหนังสอื สําคญั ท่ีเปนการแสดง เอกสารสทิ ธใิ หแ จง ความตอ พนกั งานสอบสวน

๔. หากตรวจสอบได ควรสงสาํ เนาบญั ชหี นงั สือท่ีถกู ทําลายไปให สาํ นกั หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร ทราบดว ย ๕. กรณนี เี้ ปน เร่ืองทีเ่ ก่ยี วของกบั ทรัพยสนิ ของทางราชการเสียหาย ตองดาํ เนนิ การตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วา ดวยหลักเกณฑก ารปฏบิ ัติ เกยี่ วกบั ความรบั ผิดทางละเมดิ ของเจาหนาท่ี พ.ศ. ๒๕๓๙ ดว ย

แนวทางปฏบิ ัตกิ รณเี อขกสอ าหราขรอือง(ทจางั งหรวาดัชชกุมารพเรส)ียหายจากภัยธรรมชาติ ซหใเไใจไขอนดปหงึออรกถตสใผืองมหสกูวบูอเไแจกานมทงงัซารอดคภํามหหจงาํลบัมู ใะนอเกจาเาหบอภินตกดนรายกคญัานิณอทไหึ่งไคดสงปกงชี่มเีสพามมอาแาเเาภรนีกมรกี.ตกลยศขาตาอ่ื่ือานสวเ.อพรหรางราส๒งจมตจเาตรดังทดัด๕ยารรขแุกงัมิากวเะง๓อหนัดกงไาจเเง๙ดรทบองั้น็บนสทชากยรีรใอกชาาหาสะบหบงใ็ตกบมาผหสราวิารดัดูวากกํารารขาวชนราไรสถอรยดะกยมักากู างวมางมศนนชทังารกีาลิากํ้ารนถาารยปทักางกูผรถการรษวจนูบตการจมาดัาํ้ังรชฐัังรไเทเควมหอกดกทจับวกนาวร็บสมรบรัดับสตาอทแญัซาครไบบรถ่ีลดงวี่ึวชดอไเกูาะราปาดวยดับรมนทนยะาวเคสํา้ รสงผมยทววาเยีบูหดัาหนวบหงัมรลมมรคาะสเักาาสยเบัวชําเะปียกังหบกสไนรหณมราญัมกัเาับรสรฑแษชยเอื่ากลจกาารมงาวาใาเะเราอนขรกหแรรกปรอยี่วถาตาสงฏวายนเชเาของิบงอํากรกาอกตักมอานางสิเสารยรกกเาใสาราจย่ีชับรรว่อืงดั ถวรคทเนงเหากกูวกดรภชบัมนรัพ็บงัมูกสาค้าํกยเิภาะทงปวลสรสาสาวนาินไคาํมมมวดเขเทรขรตชน ออื่มบัรอาําางงาผีมผรงบททบสดุลริดญัาสี่แะวเเทงสทวชนลเราบยีนาหีวรงากหยีารลนชจบบัชาาะกังะชยกฯเสเาตอมกจารอื กกอิดนราเทสาสํงรไถ่ีรหเมียาจาูกรหนส ายทาาดขงมายํ อาลานงรายถ (หนงั สอื สํานักนายกรฐั มนตรี ท่ี นร ๑๓๐๕/๙๖๘๐ ลงวันที่ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๐)

หนงั สือทมี่ อี ายคุ รบ ๒๐ ป ทกุ ปปฏทิ นิ ใหสวนราชการจดั สงหนงั สอื ทม่ี ีอายุครบ ๒๐ ป นบั จากวันทไ่ี ดจัดทําขึน้ ทเ่ี ก็บไว ณ สว นราชการใด พรอมทง้ั บญั ชสี ง มอบ หนังสอื ครบ ๒๐ ป ใหสาํ นักหอจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร ภายในวนั ที่ ๓๑ มกราคม ของปถ ัดไป

ขอยกเวน ๑. หนังสือท่ีตองสงวนไวเ ปน ความลบั ๒. หนงั สือที่มีกฎหมาย ขอ บงั คับ หรอื ระเบียบทอ่ี อกใชเ ปน การทวั่ ไป กาํ หนดไวเ ปนอยา งอนื่ ๓. หนงั สอื ท่สี ว นราชการมีความจําเปน ตองเก็บไวทส่ี ว นราชการนั้น

การทาํ ลาย ภายใน ๖๐ วัน หลังจากวนั ส้นิ ปปฏิทนิ ๑. ใหเ จา หนาทผ่ี ูรับผิดชอบในการเก็บหนังสอื สํารวจหนังสือท่คี รบอายุการเก็บในปนั้น (ไมวา จะเปน หนังสือท่เี ก็บไวเ อง หรือทฝี่ ากเก็บไวท่สี าํ นกั หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร) ๒. จดั ทาํ บญั ชีหนงั สอื ขอทําลาย เสนอหวั หนา สว นราชการระดับกรม เพ่ือพจิ ารณา แตง ต้ังคณะกรรมการทําลายหนงั สอื

คณะกรรมการทําลายหนังสือ ใหหวั หนา สว นราชการระดับกรม (รวมถงึ ผวู าราชการจังหวดั ) แตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ ประกอบดวย ๑. ประธานกรรมการ ๒. กรรมการอกี อยางนอย ๒ คน โดยปกติใหแ ตงตง้ั จากขาราชการพลเรอื นหรอื พนกั งานสว นทอ งถ่นิ ประเภทวชิ าการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททวั่ ไป ระดบั ชาํ นาญงาน ขน้ึ ไป หรอื เจาหนาทขี่ องรัฐอน่ื ที่เทียบเทา *(ตามระเบยี บสํานกั นายกรฐั มนตรี วาดวยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐)

หนงั สือสาํ นักนายกรฐั มนตรี ที่ นร ๐๙๐๔/ว ๓๑ ลงวนั ท่ี ๑๒ มถิ ุนายน ๒๕๒๗ เร่ือง อาํ นาจอนมุ ัติการทาํ ลายหนังสือของสว นราชการในราชการบรหิ ารสวนภมู ภิ าค ตามเจตนารมณข องระเบียบสาํ นักนายกรฐั มนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ในเร่ืองการทําลายหนงั สอื ประสงคใ หผ วู าราชการจงั หวัดมีอาํ นาจเหมอื นกับ หัวหนา สว นราชการระดับกรม เชนเดยี วกับสวนอืน่ ๆ ของระเบยี บ เชน ตราชอื่ สวนราชการทีใ่ ชใ นหนงั สือประทบั ตราแทนการลงชื่อ หัวหนาสว นราชการระดับกรม ข้นึ ไปกห็ มายความรวมถึงจังหวัดดวย ตามขอ ๗๒ และเร่อื งการลงชอ่ื และตาํ แหนง ในหนังสอื ราชการทกี่ าํ หนดในภาคผนวก ๓ เปน ตน ดังน้ัน เพอื่ ใหการปฏบิ ตั ใิ นเร่อื งนี้ เปน ไปตามเจตนารมณของระเบยี บฯ ท่ีมุง หมายใหผ ูวา ราชการจังหวดั มีอาํ นาจ เชนเดยี วกบั หัวหนา สวนราชการระดบั กรม จึงใหถือคาํ วา “หวั หนา สวนราชการ ระดบั กรม” ในเร่ืองการทําลายหนังสือหมายความรวมถึง “ผวู าราชการจังหวัด” ดว ย

บัญชีหนงั สือขอทําลาย ประจาํ ป. ...................... แบบท่ี ๒๕ กระทรวง/ทบวง............ วันท.่ี .................................. กรม............................... แผน ที่........ กอง............................... การพจิ ารณา หมายเหตุ ลําดบั ที่ รหัสแฟม ท่ี ลงวนั ที่ เลขทะเบียนรบั เร่ือง

* คมู อื การจดั เกบ็ เอกสารประจาํ หนว ยงานของสาํ นักงานปลดั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี

* คมู อื การจดั เกบ็ เอกสารประจาํ หนว ยงานของสาํ นักงานปลดั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี

การทาํ ลายหนังสอื ราชการ ๑. ใหเจาหนาที่ผรู ับผิดชอบในการเกบ็ หนังสอื สํารวจหนังสอื ที่ครบอายุการเก็บ แลว จดั ทาํ บัญชหี นังสือ ขอทําลายเสนอหัวหนา สวนราชการระดบั กรมเพื่อพิจารณาแตง ตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสอื (ระเบยี บฯ ขอ ๖๖) ๒. ใหห ัวหนาสว นราชการระดบั กรมแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนงั สือ (ระเบยี บฯ ขอ ๖๗) ๓. คณะกรรมการทําลายหนังสอื พจิ ารณาหนงั สอื ขอทาํ ลายตามบัญชหี นังสือขอทาํ ลาย และเสนอรายงาน ผลการพจิ ารณาตอ หวั หนาสว นราชการเพ่ือพจิ ารณาส่ังการรวมทง้ั ควบคมุ การทําลายหนงั สอื (ระเบียบฯ ขอ ๖๘) ๔. เมือ่ หัวหนา สว นราชการระดับกรมไดรบั รายงานผลการพจิ ารณาของคณะกรรมการทาํ ลายหนงั สือ ถาเห็นวา หนังสอื เร่อื งใดไมควรทําลายใหสง่ั การใหเกบ็ หนังสอื นัน้ ไว ถาเหน็ วาหนงั สอื ใดควรทําลาย ใหส งบญั ชหี นังสือ ขอทาํ ลายใหสํานกั หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร พิจารณา ๕. ใหสํานักหอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณารายการในบญั ชีหนังสอื ขอทําลาย แลว แจงให สว นราชการท่สี งบญั ชหี นังสอื ขอทําลายทราบ (ระเบียบฯ ขอ ๗๐) (ตามหนงั สอื สํานกั นายกรัฐมนตรี ที่ นร ๐๑๐๕/ว ๒๖๓๙ ลงวนั ท่ี ๒ พฤศจิกายน ๒๕๔๘)

วธิ กี ารทําลายหนังสือ ๑. โดยวธิ ีการเผา หรอื ๒. โดยวธิ กี ารอนื่ ใดทไ่ี มใ หอา นเปนเร่อื งได การทําลายหนังสือท่ีมีชน้ั ความลับ ๑. เผาแลว ขยี้ขเี้ ถาใหเ ปนผง ๒. วธิ ีแปรรปู อยา งอ่ืนจนไมส ามารถทราบความลับในซากเอกสารน้ัน

หนงั สอื สํานักเลขาธิการคณะรฐั มนตรี ที่ สร ๐๒๐๓/ว ๑๖๒ ลงวันที่ ๑๑ สงิ หาคม ๒๕๒๔ เรือ่ ง บรษิ ัทกระดาษแข็งไทย จํากดั เสนอขอซื้อเศษกระดาษที่มิไดใชประโยชนข องหนว ยราชการ ในคราวประชมุ เมอื่ วันท่ี ๖ สิงหาคม ๒๕๒๔ คณะรัฐมนตรีไดมมี ติเห็นชอบดวยกับหลักการการขาย กระดาษ ตามที่สํานักงานปลัดสาํ นักนายกรฐั มนตรเี สนอและใหสว นราชการตาง ๆ ถอื ปฏบิ ตั ิตอ ไป มรี ายละเอียดดังนี้ ๑. เศษกระดาษทผ่ี า นขัน้ ตอนการทําลายตามระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรี วาดว ยงานสารบรรณ ในปหนึง่ ๆ ยกเวน เอกสารลับ หากมีปรมิ าณมากใหขายเพอ่ื นาํ เงินสง คลงั เปนรายไดแ ผนดนิ ตามกฎหมายวาดว ยวิธกี ารงบประมาณ ๒. การขาย ๒.๑ ในสวนกลาง ใหขายแกโ รงงานทผ่ี ลติ กระดาษ ๒.๒ ในสว นภมู ภิ าค ใหข ายแกบ ุคคลที่ตอ งการซอื้ ไดเ ปนการทัว่ ไป

๓. วิธีขาย ใหขายโดยวธิ ตี กลงราคาหรือวิธีประกวดราคา ท้งั น้ี โดยนาํ วธิ ปี ฏิบตั เิ กีย่ วกับการ ซื้อตามระเบียบสาํ นกั นายกรฐั มนตรวี า ดว ยการพัสดมุ าใชโ ดยอนโุ ลมและอยูภายในหลกั เกณฑดงั น้ี ๓.๑ การขายครัง้ หน่งึ ซ่ึงมีนํ้าหนกั ไมเ กนิ ๑๐,๐๐๐ กิโลกรัม ใหข ายโดยวิธตี กลงราคา ๓.๒ การขายคร้งั หนึ่ง ซ่งึ มนี ้ําหนกั เกนิ กวา ๑๐,๐๐๐ กโิ ลกรัม ใหขายโดยวิธปี ระกวด ราคา ๔. กรณที ี่ไดด ําเนนิ การขายกระดาษตามหลกั การในขอ ๑ แลวไมไ ดผ ล ใหอ ยใู นดุลพนิ จิ ของหวั หนาสวนราชการท่จี ะพจิ ารณาดําเนินการเปน อยางอ่นื ไดตามท่เี ห็นควร

ระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรี วา ดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔

ผลการบงั คบั ใช ๑. วนั ที่ ๒๖ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ ๒. วนั ที่ ๒๓ สงิ หาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ ๓. วันที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๕

ระเบียบสาํ นกั นายกรฐั มนตรี วาดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ “ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส” หมายความวา การรบั สง ขอ มูลขา วสารหรือหนังสอื ผาน ระบบสอื่ สารดวยวิธกี ารทางอเิ ลก็ ทรอนิกส ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส” หมายความวา การรบั สง และเกบ็ รกั ษาขอมูลขาวสาร หรอื หนงั สอื ผา นระบบสอ่ื สารดว ยวิธกี ารทางอเิ ล็กทรอนิกส โดยรวมถึงการรบั สง โดยใช ไปรษณียอ เิ ล็กทรอนกิ สของสวนราชการหรอื ทีส่ ว นราชการจดั ใหแกเ จา หนา ท่ี และ ระบบสอ่ื สารทางอิเล็กทรอนกิ สอ ืน่ ใดตามท่หี ัวหนาสวนราชการกําหนดดว ย