GRUPO DE PAGOS CHEQUE E IMPRESIÓN MASIVA

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suarez Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Grupos de Pagos Cheque-------------------------------------------------------------------------------------- 3 Proceso Impresión Masiva de Cheques------------------------------------------------------------------------------16 2

PAGOS POR CHEQUE Proceso Grupos de Pagos Cheque Este proceso se utiliza para realizar los grupos de pagos por Cheque, quedando las facturas pagadas y realizando la generación del Cheque en PDF Los grupos de pago permiten realizar pagos a Proveedores, Clientes y Empleados, que deben tener una configuración previa ❖ Tesorería Corporativa Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. 3

Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario que genera el grupo de pagos 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Grupos de pago y Aprobación de pagos 4

2. Se selecciona la subsidiara de la cual se van a realizar pagos 3. Se selecciona la cuenta de banco de la cual se van a realizar los pagos 4. Se escoge la fecha de inicio para el filtro de las facturas por pagar 5. 5

6. Se escoge la fecha fin, (fecha de corte) para el filtro de las facturas por pagar 7. Dar click para desplegar la lista de monedas y elegir la moneda para los pagos 8. Elegir el método de pago por el que se generan los pagos 6

9. Agregar la entidad a la que se va a realizar el pago (proveedores) 10. Agregar la entidad a la que se le va a realizar pagos (clientes) 11. Una vez diligenciados todos los datos se da click en el botón (empleados) 12. Se da click en el botón filtrar y el sistema trae los datos que se han seleccionado 7

13. Se escribe el concepto del grupo de pagos 14. Por medio de esta opción se seleccionan todas las facturas 15. Se pueden seleccionar una a una las facturas que se van a pagar 16. En cada pestaña se selecciona cada tipo de transacción a la cual se realizan los pagos 8

17. Se da click en el botón generar solicitud 18. Dando click en cada pestaña se visualizan las facturas que se seleccionaron para pagar Usuario que aprueba el grupo de pagos 1. Ir a la siguiente ruta: transacciones, grupos de pago y grupos de pago 2. 9

3. Dar click en el grupo de pagos que se va a aprobar en “ver” 4. Dar click en cada una de las pestañas se visualizan las facturas que se seleccionaron para el pago 5. Dando click en cada pestaña se visualizan las facturas que se seleccionaron para el pago 10

6. Dando click en el botón “aprobación de finanzas” 7. Dar click en el botón “generar aprobación” para la generación del grupo 8. Dando click en cada una de las pestañas se validan las facturas seleccionadas para pago 11

9. En esta pestaña “facturas seleccionadas”, se validan las transacciones seleccionadas para pago 10. Se da click en el botón generación de archivo 11. En la pestaña “Selected Advance emlpoyee” validar las transacciones de empleados seleccionadas 12. En la pestaña “facturas seleccionadas” se validan las facturas seleccionadas para pago 12

13. Si se requiere se puede editar el Nombre del Beneficiario del cheque 14. click en el botón “generar archivo” 15. sale un mensaje informativo de la ejecución del proceso 13

16. Queda en estatus el proceso como se muestra a continuación 17. Cambia a Status Pagos Aplicado 14

18. En la pestaña archivos se encuentra adjunto el pdf de los cheques a imprimir 15

IMPRESIÓN MASIVA DE CHEQUES Proceso Impresión Masiva de Cheques Este proceso se utiliza para realizar la impresión de los cheques en la ubicación donde corresponde la cuenta de Banco En la pantalla de impresión de Cheques, solo es posible visualizar las cuentas de banco correspondientes a la ubicación del usuario ❖ Tesorería Corporativa ❖ Tesorería Base Pasos a seguir Usuario 1. Ir a la siguiente ruta: transacciones, grupo de pago, Payment Approval e impresión masiva 16

2. Seleccionar la cuenta bancaría de la que se van a imprimir los cheques 3. Se selecciona la fecha inicial y la fecha final de los cheques a imprimir 4. 5. Se selecciona la fecha inicial y la fecha final de los cheques a imprimir 17

6. Se selecciona la ubicación, por defecto el sistema deja la ubicación del usuario 7. Sale en pantalla todos los cheques pendientes por imprimir 8. Se selecciona los cheques que se van a imprimir 18

9. En la pantalla se pueden verificar los datos de los cheques 10. Visualizacion previa a la impresión de cheques 11. 19

12. De click en este campo, para revisar los cheques que ya fueron impresos 20