ABS - Pre-solicitud de Consumo - Actualizado (1)

Manual de Usuario: Pre – Solicitud de Consumo Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Octubre 2019

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 Contenido NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO............................................................................................................ 4 1. PRE - SOLICITUD DE CONSUMO ............................................................................................................ 5 1.1 DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD.......................................................................................................... 5 1.2 CREACIÓN DE UNA PRE – SOLICITUD DE CONSUMO ...................................................................................... 6 1.2.1 Campos de Cabecera .................................................................................................................... 6 1.2.2 Detalle de Pre – Solicitud de Consumo ......................................................................................... 7 1.3 CONSOLIDACIÓN DE PRE – SOLICITUDES DE CONSUMO.................................................................................. 9 1.3.1 Crear Solicitud de Consumo .......................................................................................................... 9 Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 RESTRICCIÓN DE USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN Negocios en Tecnología y Software HGEG, S.A. de C.V., en lo sucesivo NETSOFT es dueño de la información contenida en este documento y anexos que lo acompañen, prohíbe expresamente la reproducción total o parcial, así como modificar, copiar, reutilizar, explotar, reproducir o transmitir, sin la previa autorización por escrito de NETSOFT. Dicha información y documentación deberán recibir un trato estrictamente confidencial por ser secreto comercial, salvo aquella información que sea pública; la información pública de NETSOFT se encuentra en la página www.netsoft.com.mx. Revisión Fecha Autor(es) Aprobador(es) Resumen de cambios 1.0 09/07/2019 Jackson Suarez 2.0 21/10/2019 Creación de documento Yanina Silva Modificación en las páginas: 5, 6 , 7 , 10 y 11 a solicitud de lo comentado por Marcela Murcia. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Entidades Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 1. Pre - Solicitud de Consumo 1.1 Descripción de la funcionalidad Este manual le guiará paso a paso para explicar el funcionamiento y creación de pre - solicitud de compra y su consolidación. Abastecimiento ❖ Pre - Solicitud de Consumo Haga clic en Transacciones >> Pre - Solicitud de Consumo >> Crear Esta funcionalidad permite al hotel hacer una solicitud previa de artículos de consumo que luego serán consolidadas en una solicitud de consumo para pre - costeo y cálculos de presupuesto y así generar salidas de inventario, solicitudes de compra y órdenes de compra solo para los casos de tipo de servicio FRUVER. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 1.2 Creación de una Pre – Solicitud de Consumo 1.2.1 Campos de Cabecera Para la creación de una Pre - Solicitud de Consumo, se debe ingresar la siguiente información a nivel de cabecera: ✓ Nombre: campo obligatorio. Este campo se llena automáticamente y lo asigna el sistema y hace referencia al número de Pre – Solicitud de Consumo. Se conforma de un prefijo y un número consecutivo ✓ Subsidiaria: campo obligatorio. Este campo se llena automáticamente y hace referencia a la subsidiaria del empleado que está creando la transacción ✓ Clase: campo obligatorio. Este campo se llena automáticamente y hace referencia a la clase del empleado ✓ Ubicación: campo obligatorio. Este campo se llena automáticamente y hace referencia a la ubicación del empleado ✓ Restaurante/Bar: campo obligatorio. En esta lista se debe seleccionar el restaurante/bar o categoría de los alimentos solicitados ✓ Tipo: Se debe seleccionar el tipo para el cual serán destinados los alimentos (desayuno, almuerzo / comida, cena) ✓ Departamento: campo obligatorio. Se debe seleccionar el departamento que aplique para la solicitud ✓ Tipo de Servicio: campo obligatorio. Seleccione el tipo de servicio de acuerdo con la configuración correspondiente ✓ Fecha de Entrega: campo obligatorio. Ingrese la fecha en la cual serán consumidos los alimentos. Corresponde a la fecha hasta cuando los productos seleccionados, van a ser consumidos por la operación ✓ Nota: campo de texto para ingresar una descripción de la Pre – Solicitud de Consumo ✓ Lista Para Consolidar: campo obligatorio, sin esta marcación, nos es posible la consolidación de la pre - solicitud. Este check debe ser marcado al finalizar la creación de la Pre – Solicitud de Consumo, con el fin de poder ser consolidada en la solicitud de consumo ✓ Solicitante: este campo se llena automáticamente y hace referencia al nombre del empleado que llena la Pre – Solicitud de Consumo ✓ Costo Total: este valor se llena automáticamente después de ser creada la Pre - Solicitud de Consumo y es el valor total de esta ✓ Ubicación Operativa: es la ubicación desde la cual se va a mover el inventario. Es la ubicación donde se encuentran almacenados los productos a seleccionar en la pre- solicitud ✓ Consolidada: este campo de check se marca automáticamente después de que la Pre - Solicitud de Consumo se consolide en la Solicitud de Consumo Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 ✓ Subgrupo: seleccione el subgrupo al que pertenecen los artículos que se solicitarán. Este campo ayuda a filtrar la cantidad de artículos que se mostrarán en el detalle que se han previamente configurados en la llave Tipo de Servicio / Departamento, por el área correspondiente de la Pre – Solicitud, para posteriormente ingresar las cantidades a solicitar por artículo 1.2.2 Detalle de Pre – Solicitud de Consumo Después de llenar los campos de la cabecera y de seleccionar el subgrupo, haga clic en el botón Enviar y los artículos pertenecientes a la configuración Tipo de Servicio / Departamento previamente configurados por el área correspondiente al subgrupo seleccionado, se le mostrarán en la parte de inferior de la pantalla, con lo cual podrá ingresar las cantidades correspondientes. Los datos a nivel de columna que se muestran son: • Artículo: código y nombre del artículo • Descripción: descripción del artículo • Cantidad: cantidad a solicitar del artículo • Disponible: cantidad disponible del artículo para la ubicación operativa seleccionada • Unidades: unidades de medida del artículo • Precio Unitario: precio unitario del artículo • Importe: importe total (cantidad x precio unitario) • Desde Costo Meta: muestra si el artículo tiene Costo Meta Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 Nota: si un artículo no tiene configurado un Costo Meta, este no será mostrado en la Pre - Solicitud de Consumo en el momento de cargar los artículos por medio del subgrupo. Después de ingresar las cantidades, seleccione otro subgrupo y luego haga clic en el botón Enviar. Se le mostrarán los artículos del nuevo subgrupo seleccionado y puede ingresar las cantidades, de lo contrario; puede hacer clic en el botón guardar. Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 1.3 Consolidación de Pre – Solicitudes de Consumo El proceso de consolidación de Pre - Solicitudes de consumo se realiza desde la creación de una Solicitud de Consumo. Este paso se realiza por un rol diferente al de la presolicitud de consumo. En esta transacción se consolidan todas las Pre – Solicitudes de Consumo que cumplan con las siguientes condiciones: 1. Tengan la misma ubicación 2. Tengan el mismo departamento 3. Tengan el mismo tipo de servicio 4. Tengan la misma fecha de consumo y 5. Tengan el check “Lista Para Consolidar” marcado El sistema toma las variables anteriores y consolida en una sola Solicitud de Consumo los artículos correspondientes. 1.3.1 Crear Solicitud de Consumo Para crear la Solicitud de Consumo, se debe acceder a la siguiente ruta: Haga clic en Transacciones >> Solicitud de Consumo >> Crear Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 1. Llene los campos de la cabecera de la Solicitud de Consumo y luego haga clic en el botón Consolidar. 2. Al hacer clic en el botón Consolidar se muestran todos los artículos que se consolidaron. También se muestran la(s) Pre - Solicitud(es) de Consumo que se consolidaron Nota: • La cadena que forma el nombre de la Pre - Solicitud de Consumo consolidada hace referencia a Número de Pre - Solicitud de Consumo + Ubicación + Restaurante / bar o Categoría + Campo Nota • Es importante que se genere la validación de los artículos y las cantidades consolidadas y una vez validado esto, se debe de dar clic en el botón “Recalcular” para que el sistema genere las correspondientes validaciones y cálculos en la Solicitud de Consumo • Si los valores de los costos de la Solicitud de Consumo no son satisfactorios para el rol que consolida, se debe ingresar a cada Pre – Solicitud de Consumo, editar cantidades y artículos y guardar los cambios realizados. Una vez editadas todas las Metodología Netsoft V.1 FECHA

Manual de usuario: Pre - Solicitud de Consumo 21/10/2019 V2 Pre – Solicitudes de Consumo, se debe ir nuevamente a la Solicitud de Consumo con las Pre - Solicitudes de Consumo consolidadas y dar clic en el botón “Consolidar” 3. Cuando esté lista la consolidación, marque el check “Consolidación Completa”. Esto marcará las Pre – Solicitudes de Consumo con el check “Consolidada” y así se cerrarán por completo. Una vez se genere el check de consolidación completada, no será posible realizar ningún tipo de modificación por el rol que genera la consolidación de la Solicitud de Consumo consolidada. Nota: en la cabecera se muestra la Solicitud de Consumo en la cual fue consolidada la Pre – Solicitud de Consumo. Metodología Netsoft V.1 FECHA

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